Un memo es un documento informativo que es escrito por un empleado a la alta gerencia o autoridades superiores con el fin de comunicar cualquier información, expresar sus sugerencias, ideas, solicitudes.
Una nota es similar en muchos aspectos a una nota. Sin embargo, un empleado de la empresa escribe una nota a otro si están en el mismo nivel, en puestos equivalentes, por ejemplo, de un empleado de un departamento a otro.
El informe se escribe a la dirección superior: desde el empleado del departamento (unidad) hasta el jefe de esta unidad o desde el jefe hasta el jefe de la organización.
En el caso de que una nota se transfiera entre empleados dentro de una organización, tiene un carácter interno. Sin embargo, a menudo se puede dirigir a autoridades superiores, en este caso se elabora desde el jefe de la organización y es de naturaleza externa.
En este artículo, proponemos descargar varias muestras del diseño del memorando, enlaces para descargar los formularios en formato doc presentado al final del artículo.
¿Cómo escribir una nota?
Si el documento se envía fuera de la organización y es de naturaleza externa, se puede utilizar el membrete de la empresa para el registro. Si se toma una hoja normal, debe indicar el nombre de la organización en nombre de la cual se escribe el memo.
Si el documento está destinado a uso interno, luego es necesario indicar el nombre del departamento, cuyo empleado redacta el formulario.
En la parte superior del formulario, se escribe la fecha de registro y, cuando se envía el informe a otras organizaciones, también se indica el lugar de registro.
También requisito obligatorio son datos sobre el destinatario: nombre completo de la persona a quien va destinado el formulario, así como su cargo.
El documento debe titularse "Memorando" y el título "o ...".
La parte principal de la nota es el texto. El texto debe construirse de acuerdo con siguiente principio: descripción de la situación (motivo de la redacción) luego solicitudes, conclusiones, sugerencias, ideas basadas en la situación descrita.
En ocasiones el texto de la nota es simplemente informativo, y en ocasiones se requiere la intervención de la dirección, la ejecución de alguna acción por su parte. Por ejemplo, un memorando sobre el ausentismo de un empleado debe informar sobre la ausencia del empleado de su lugar de trabajo y una solicitud para aplicar medidas disciplinarias a la persona culpable.
Por ejemplo, sugerimos descargar algunas versiones de este documento:
Descargue una nota de muestra sobre absentismo - enlace.
Ejemplo de informe predeterminado: enlace.
Informe de abuso en el lugar de trabajo - descargar.
Sobre la violación de la disciplina laboral - descargar.
¿Cómo escribir una nota?
¿Cómo escribir una nota? No podría ser más sencillo. Lo principal es que debes estar seguro de que tienes la razón y estás listo para defender tu propio punto de vista sobre el problema y no rendirte. El memo es documento comercial y está redactado de acuerdo con GOST 6.30-2003. Hay tres reglas básicas sobre cómo escribir una nota.
Preparación
El plan generalmente consta de 3 partes:
Crear texto
Para escribir una nota correctamente, debe utilizar el idioma oficial y comercial de la correspondencia. No debe contener declaraciones emocionales y descripciones artísticas situaciones. Su forma es claridad, brevedad y consistencia de presentación. Y lo principal del documento es la fiabilidad y los hechos, no su opinión personal. ¡No puedes escribir una nota bajo la influencia de las emociones!
En el trabajo de oficina de su organización, probablemente existan formas unificadas de documentos, muestras correspondencia de negocios que puedes usar como ejemplo ilustrativo... Pero si no hay ninguno, entonces, por ejemplo, considere cómo escribir una nota para un estudiante:
“Sobre la necesidad de transferir un estudiante.
De acuerdo con su orden de crear consuelo psicológico entre los estudiantes, yo, la maestra de la quinta clase "B", Elena Viktorovna Shubina, llevé a cabo una serie de actividades educativas. Como resultado, el entorno en el equipo de la clase ha mejorado significativamente. Al mismo tiempo, los estudiantes perciben negativamente a Ivanov I.I. debido a una actitud grosera sistemática hacia las niñas, que afecta significativamente el microclima del equipo.
Educación superior Ivanova I.I. en la presente clase tampoco es práctico debido al bajo rendimiento del alumno. Teniendo en cuenta la clase con un sesgo educativo y de producción que opera en la escuela, creo que es conveniente transferir a I.I. Ivanov a ella. para formación continua ".
Requisitos
Observe los requisitos. Es importante recordar los requisitos para redactar documentos. Después de todo, esto no es solo una hoja con información, sino una forma de influir en la situación.
Solo hay 8 requisitos principales:
- el nombre de su organización, ubicado en la esquina superior izquierda
- nombre del documento - PRESENTACIÓN - en mayúsculas en el centro o 2 espacios desde el margen izquierdo
- fecha - 12.12.2012 o 12 de diciembre de 2012
- número de registro - alineado con la fecha
- encabezado - "sobre la necesidad de transferir al estudiante" - desde el borde del margen izquierdo
- directamente el texto - fuente Times New Roman, tamaño - 14, espaciado - 1.5, sangría de línea roja - 1.25, interlineado - 1, alineación - al ancho del texto.
- destinatario - en la esquina superior derecha en nominativo para organizaciones y en dativo - para funcionarios
- requisitos y firma del contratista.
Ahora sabe cómo escribir un informe para el director, pero si no trabaja en una escuela, sino en otra organización, tendrá que cumplir estrictamente con las reglas para preparar documentos comerciales.
Memorando al empleado
Los memorandos pueden ser informativos, proactivos y de informes. También hay informes y notas explicativas; estas últimas explican las razones de las acciones y eventos o explican partes individuales del documento.
Nota de muestra
Un ejemplo clásico de memo es un documento de iniciativa sobre la provisión del flujo de trabajo con los elementos necesarios.
Director de LLC "Esfera".
Pavlov N.P.
Arriba a la izquierda - el nombre de la unidad estructural: Departamento de Gestión de Documentos
Centro: Memorando.
A la derecha, un lugar: Moscú.
A continuación se muestra el título: Acerca de la sustitución del cartucho.
Texto: Me gustaría informarle que el cartucho existente para la impresora se ha vuelto inutilizable debido al exceso de su vida útil. Esta circunstancia no le permite cumplir con las tareas marcadas por usted para el mantenimiento de la documentación.
Muestra de memorando
La plantilla propuesta para escribir un memo ayudará a informar a los jefes sobre los resultados, incluidos los intermedios, de la implementación de cualquier tarea.
Debajo del centro: Memorando.
Texto: En el marco del concurso de competencias profesionales entre jóvenes constructores, se realizó la primera ronda clasificatoria, en la que participaron 14 especialistas. 11 personas aprobaron la prueba con éxito. La segunda etapa del concurso tendrá lugar el 14 de mayo a las 14.00 horas en el edificio 1A.
Desde la línea roja: Capataz - firma - S.A. Semenov
Memorando al estudiante
Un memo puede servir como medida de influencia sobre el estudiante si otros métodos educativos no funcionan. Luego, el maestro redacta un memorando para el director o el director.
Por ejemplo: sobre la necesidad de transferir a un estudiante
Les llamo la atención que a pesar de las conversaciones y reuniones con los padres, el alumno del grado 7b Ivanov V.V. continúa rompiendo la disciplina. El 7 de mayo interrumpió una lección de literatura y el 8 de mayo, una lección de biología.
Como resultado de las acciones de Ivanov The.The. otros estudiantes no pudieron adquirir conocimientos. En este sentido, propongo apoyar la decisión consejo pedagógico y considere la transferencia de V.V. Ivanov. en el grado 7a.
Memorando de absentismo
Un tipo común de memorando es una nota para el gerente sobre el ausentismo cometido por un empleado sin una razón válida.
Por ejemplo: Sobre la violación de la disciplina laboral.
Llamo su atención que el 07/05/2013, la contable Glazkova Nina Dmitrievna estuvo ausente del lugar de trabajo de las 09.00 a las 13.00 horas.
Formulario de memorándum
Una nota externa a una organización superior se envía en papel con membrete y contiene los mismos detalles que una carta normal.
Una nota interna incluye: el nombre de la unidad estructural, el título del documento: nota, fecha, número, destinatario, título del texto, texto y firma.
Memorándum
Un memo es un documento de información y referencia que contiene una declaración de una pregunta, así como ciertas conclusiones y propuestas.
El propósito de escribir un memorando es informar a la gerencia sobre la situación actual y alentarlos a tomar una decisión determinada.
En algunos casos, el memo puede ser simplemente de naturaleza informativa, es decir, informar sobre la ejecución de órdenes, finalización o avance de obra, tareas.
Este documento puede redactarse por iniciativa propia del autor o bajo la dirección de la dirección.
La nota puede ser interna o externa. Interno se redacta en nombre del jefe de una unidad estructural u organización (en el orden de subordinación directa), externo, en nombre del jefe de una autoridad superior.
Cómo escribir una nota
En su esencia y forma, una nota se parece a una nota. La diferencia entre ellos es que los memorandos se envían de un funcionario de nivel inferior a uno de nivel superior, y las notas de servicio se envían de un empleado o el jefe de una unidad estructural a un empleado de un estado oficial equivalente de otra unidad.
El formulario de nota contiene los siguientes detalles:
Muestras y ejemplos de memo
Memorando sobre violación de la disciplina laboral
Informa sobre el hecho de la violación de la disciplina laboral por parte del empleado y contiene una solicitud para llevarlo a responsabilidad disciplinaria.
1 muestra de memorando de absentismo
Informa sobre el hecho de que el empleado se ausenta del lugar de trabajo durante toda la jornada laboral o una parte significativa de la misma y contiene una solicitud para que asuma responsabilidad disciplinaria.
1 muestra de Memorando al empleado por insulto
Informa sobre el comportamiento ofensivo de un funcionario en el lugar de trabajo y pide que se tomen medidas para prevenir dicho comportamiento en el futuro.
1 muestra de memorando de negligencia
Informa sobre el incumplimiento o el desempeño inadecuado por parte del empleado de sus deberes laborales y contiene una solicitud para llevarlo a la responsabilidad disciplinaria.
Nota de premio de muestra
¿Cómo escribir una nota?
Para transmitir un cierto tipo de información a la dirección de la organización, se redacta una nota. Este documento es solo para fines informativos y está redactado por un empleado de la organización.
El memorando puede contener cualquier tipo de información, sugerencias, quejas y otros temas relacionados con el trabajo de esta organización y la relación del equipo, puede ser solo informativo - para informar sobre la implementación de cualquier orden u orden, el desempeño de una cierta acción.
Sugerimos descargar varios ejemplos de redacción de un memorando de los enlaces al final del artículo.
Un empleado escribe un memorando a una gerencia superior con un propósito: transmitir a la gerencia cualquier información importante que requiera la intervención de la gerencia. En este caso, el documento es de carácter interno.
Además, en algunos casos, el memorando se puede escribir a autoridades superiores; en este caso, será externo.
Cualquiera sea el motivo de la redacción, se deben seguir ciertas reglas al redactar.
¿Cómo escribir una nota?
En la forma de la nota, es necesario indicar el nombre de la división de la organización (departamento), cuyo empleado es el autor del documento. Si el formulario se envía a autoridades superiores, se escribe el nombre de la organización.
Si la forma del memorando se dirige fuera de la organización, entonces es necesario indicar el lugar de redacción del documento: el nombre del acuerdo.
Se debe escribir el nombre y cargo de la persona a quien se envía la nota.
A continuación se escribe directamente el texto del memo, que contiene una descripción de la situación que necesita ser transmitida a la alta dirección, luego se pueden escribir sugerencias, conclusiones, formas de resolver problemas, solicitudes, dependiendo del motivo para escribir el memo.
En general, escribir una nota es muy similar a escribir una nota con una diferencia. El informe se escribe a nombre de la gerencia superior y el informe de servicio se envía a un empleado equivalente.
Por ejemplo, sugerimos descargar varias muestras de memorandos escritos para varios casos:
Una muestra de un memorando contra un empleado por insulto - descargar.
Modelo de informe sobre infracción de la disciplina laboral - descargar.
Sobre el incumplimiento de los deberes oficiales: descargar.
Un estudiante de comportamiento grosero es un modelo.
Un memorando predeterminado: un formulario de muestra y un ejemplo de cómo completar un formulario es el tema de nuestra revisión de hoy. Todo empleador se enfrenta a una situación como el desempeño inadecuado de sus deberes por parte de los empleados. Por tanto, es necesario saber cómo afrontar este tipo de situaciones, cómo prevenir el desconocimiento de la disciplina laboral y mantener un entorno de trabajo bien coordinado en el equipo. En efecto, para ello es necesario que cada colaborador cumpla con todos sus deberes profesionales de manera oportuna y con calidad, de ello depende el resultado del trabajo común.
El mas simple y método efectivo para tales situaciones problemáticas, existe una nota (memo) oficial, que permite al empleado exponer reclamos oficiales razonados, para responsabilizarlo por el desempeño inadecuado de sus deberes profesionales. Esta nota puede ayudar a que un empleado piense en su comportamiento inapropiado, por ejemplo, emitiendo una reprimenda o una reprimenda. Además, dicho documento puede ser la base para el despido de un empleado por motivos apropiados, uno de los artículos código de Trabajo.
El memo sirve como una herramienta para informar oficialmente al jefe de la organización sobre el desempeño inadecuado de un empleado específico de sus funciones, lo que a menudo tiene graves consecuencias para la organización, a menudo en forma de daños materiales importantes, así como la imposición de responsabilidad disciplinaria del empleado. En tales casos, a menudo se realizan verificaciones de servicio. Y si hay daños, alguien debe ser responsable de esto, por lo tanto, con la ayuda de una nota, puede informar oficialmente a la gerencia sobre la culpa de un empleado en particular por lo que sucedió. Sobre la base de este documento, ya se está emitiendo una orden para imponer responsabilidades disciplinarias o de otro tipo al empleado infractor.
Por lo tanto, este documento es la base para una decisión sobre la responsabilidad de una persona en particular que cometió un error grave. Consideremos en detalle cómo redactar correctamente dicho memorando y qué matices deben tenerse en cuenta al compilarlo.
Al contratar a un nuevo empleado, su supervisor inmediato o un empleado del departamento de personal están obligados a familiarizar al empleado con todas las normas vigentes en la organización. Además, algunas organizaciones también tienen un orden interno o las reglas de ética empresarial. En las organizaciones donde la contratación se realizó cumpliendo con todos los procedimientos necesarios, en el proceso de trabajo hay menos interrogantes y situaciones desagradables en relación con los deberes oficiales de los empleados y su cumplimiento de la disciplina laboral.
V descripción del trabajo empleado y las reglas generales de ética empresarial u otros documentos similares estipulan claramente todos los deberes de los empleados y sus derechos. Un empleado de la organización debe seguir reglas establecidas y comprender que el incumplimiento puede conducir en última instancia a daño material organización de la que tendrá que ser responsable. Pero tales casos, cuando los empleados no prestan la debida atención a sus responsabilidades directas, aún suceden, esto puede afectar negativamente las actividades de algún departamento o división de la organización, la empresa puede incurrir en pérdidas. Y luego, el supervisor inmediato del empleado infractor debe informar a la gerencia superior sobre el hecho que sucedió, indicar qué acciones llevaron a la situación desagradable y quién debe ser responsable de las consecuencias negativas.
En tales casos, el supervisor inmediato remite un memorando a la alta gerencia, en el cual describe el hecho de lo sucedido e indica a la persona que no cumplió adecuadamente con sus funciones. También puede haber una situación en la que un empleado no realice sistemáticamente sus funciones de manera adecuada y otros empleados deban realizar parte de sus funciones o corregir sus errores, tales casos también deben ser informados a la gerencia.
Memorando de incumplimiento - General
Un memo (servicio) es, de hecho, un documento de información en el que se informa al gerente sobre el desempeño indebido por parte del empleado de sus deberes profesionales, y esta nota también es la base para imponer una sanción disciplinaria al delincuente. El memorando generalmente establece los hechos que confirman el desempeño injusto del empleado de sus deberes profesionales y solicita la aplicación de medidas de responsabilidad al infractor. Como medidas de responsabilidad pueden ser: comentario, reprimenda y, en ocasiones, incluso despido por los motivos adecuados del Código de Trabajo.
Tenga en cuenta que el informe lo elabora el gerente de línea (jefe de la unidad), solo si existen buenas razones y evidencia de la falta deliberada de voluntad del empleado para cumplir con su deberes laborales o sobre los hechos de fallas graves y reiteradas por su parte en el cumplimiento de sus deberes y la falta de argumentos de peso del empleado para justificarse a sí mismo, una razón de peso. Son estas evidencias las que sirven de base para la preparación del memorando.
Por tanto, hasta que no se aclaren todas las circunstancias del incidente, no se elabora el informe.
Y especialmente notamos que solo luego de analizar todos los hechos de lo sucedido, es el líder inmediato del culpable, y ninguna otra persona, quien decide sobre la elaboración del informe, se elabora y se entrega al líder superior o director de la organización, generalmente a través del secretario. Sobre la base del informe, el empleado infractor puede ser castigado con una multa, amonestado u otro castigo aplicado. Si un empleado ya tiene varios informes, puede ser despedido bajo un artículo desagradable del código laboral.
La legislación actual no prevé un formulario unificado para dichos informes. Sin embargo, al redactar un documento, debe adherirse a provisiones generales en el trabajo de oficina. La nota se redacta manualmente o en una computadora. Reglas generales autorización:
- En la parte superior derecha, primero se indica el nombre completo del destinatario, a saber: el cargo de la persona y el nombre de la organización, nombre completo;
- Nombre y cargo del solicitante;
- Además, en el centro de la hoja está el título "Memorándum" y, por lo general, la esencia se indica brevemente en el segundo subtítulo: "sobre el incumplimiento de los deberes oficiales";
- A esto le sigue un texto que enumera las responsabilidades pendientes;
- traer evidencia y argumentos sobre la culpabilidad del empleado, conclusiones;
- proponer medidas de responsabilidad para el empleado infractor;
- firma, cargo del solicitante, nombre completo, fecha de preparación del trabajo.
Dado que, por el momento, no existe una forma uniforme unificada y claramente enunciada del documento, es posible que se produzcan algunas desviaciones de la plantilla anterior. Dicho documento también puede considerarse válido.
Por lo general, el papel cumplimentado se entrega a la secretaria, quien lo registra y le pone el número de serie del documento y la fecha de aceptación. Luego, el documento se transfiere al director u otro ejecutivo senior.
Dichos documentos deben estar registrados en la organización, ya que la nota contiene informacion oficial, que tiene implicaciones legales... Hablemos sobre los métodos y el procedimiento de registro con un poco más de detalle.
Normalmente para el registro documentos importantes la organización utiliza uno de los siguientes formularios:
- Forma de diario. La organización tiene un diario contable especial, que registra información sobre todos los documentos oficiales internos de la organización. A un documento nuevo se le asigna un número de serie, luego las entradas línea por línea se realizan manualmente en el diario. orden cronológico con una indicación de los breves detalles de los documentos. Forma automática. El documento se compila en una computadora y se ingresa inmediatamente en la base de datos de gestión de documentos electrónicos.
- Forma de tarjeta. Para cada documento, se ingresa una tarjeta separada con un número de registro y una indicación de los detalles de la nota. Luego, la tarjeta se coloca en el clasificador. Este método se usa generalmente en instituciones departamentales.
Características específicas de los memorandos
El objeto de la nota (nota de servicio) es transmitir a la alta dirección una solicitud para la aplicación de medidas disciplinarias contra el empleado infractor. El informe debe indicar los hechos confirmados, reflejando el incumplimiento indebido del empleado en el cumplimiento de sus deberes profesionales directos.
Los documentos que respaldan los argumentos del solicitante pueden adjuntarse a la nota. Estos pueden ser, por ejemplo, documentos redactados incorrectamente por un empleado, grabaciones de un sistema de videovigilancia y otras pruebas. Se puede realizar una verificación oficial sobre los hechos especificados en la nota. Con base en los resultados de la consideración de la nota y las acciones de verificación realizadas, se toma una decisión sobre las medidas de responsabilidad del empleado infractor, en forma de responsabilidad disciplinaria (comentarios, amonestaciones administrativas) o incluso despido del empleado en virtud de la artículo relevante del código laboral. Esta decisión se formaliza en forma de orden del responsable de la organización.
Como se señaló anteriormente, el memorando es redactado y revisado por la alta dirección de la organización solo si el empleado no ha seguido las instrucciones directas de su superior jerárquico o sus deberes profesionales actuales, sin una buena razón. En caso de disputa, se debe realizar una auditoría de servicio interno.
Si la organización ya ha desarrollado formularios o plantillas especiales para dichos documentos, en este caso deben utilizarse. La nota se puede completar a mano en un papel con membrete, en una computadora o escribir completamente a mano.
En ocasiones en el reglamento interno de la organización se indica que el informe sobre incumplimiento de deberes profesionales debe ser consensuado con determinados funcionarios. Se deben seguir los procedimientos internos prescritos o la nota no será aceptada por el director u otro funcionario superior.
Como ya dijimos, el informe sobre incumplimiento de deberes profesionales, de hecho, contiene una solicitud para imponer medidas de responsabilidad al empleado infractor. Si un gerente superior tomó una decisión positiva de que un empleado de la empresa debería ser considerado responsable de su error, entonces el empleado soporta un cierto castigo por su acto, que le asigna la gerencia de la organización para evitar que se repita. situaciones.
Pero sucede que el empleado culpable comprende y admite la equivocación de su comportamiento o las acciones que ha cometido, como resultado de lo cual se corrige rápidamente, busca no cometer tales errores en el futuro, trata de esforzarse más en cumplir con su cometido. deberes, tratando de rehabilitarse y recuperar la confianza. En tales casos, el gerente de línea (jefe) del empleado infractor bien puede presentar una denuncia ante un secretario sobre la eliminación de la pena u otras indulgencias al castigar al empleado. Dicho documento se redacta como un informe de incumplimiento.
Consideremos en detalle qué es exactamente lo que se debe especificar:
- el cargo del director y el nombre de la organización, nombre completo;
- cargo del compilador de la nota, nombre completo;
- el título "Memo";
- a continuación hay un enlace a la orden sobre la imposición de una multa por parte del empleado, indicando la fecha y el número de esta orden;
- dar datos sobre los nuevos éxitos laborales del empleado y las razones para cancelar el castigo;
- solicitud de levantamiento de la acción disciplinaria antes de tiempo o conmutar la sentencia;
- nombre y cargo del compilador del memorando;
- fecha de elaboración del documento, firma del solicitante.
Conclusión
Por el momento, la legislación rusa no prevé ningún formulario unificado específico o formulario para tales notas de servicio, pero las organizaciones tienen derecho a elaborar formularios (plantillas) para tales fines.
Al redactar dichos documentos, uno debe guiarse por las reglas generalmente aceptadas del trabajo de oficina, indicar todos los detalles necesarios. El cumplimiento de estas sencillas reglas ayudará a evitar la aparición de situaciones controvertidas o incluso conflictivas.
En el texto del documento, es necesario indicar claramente qué deberes laborales no cumplió el empleado, proporcionar evidencia de este hecho y las consecuencias existentes de sus acciones, proponer medidas de responsabilidad para el empleado infractor.
Tenga en cuenta que ningún equipo puede prescindir de violaciones de deberes o disciplina laboral, por lo tanto, el personal de administración debe conocer las reglas básicas para la elaboración de dichos documentos, y los empleados deben conocer las medidas de responsabilidad, en caso de incumplimiento, su deberes oficiales.
Hemos analizado la normativa básica y registro del informe sobre el desempeño indebido de funciones, considerado varios matices que surgen en tales situaciones. El documento en sí no es difícil de redactar, se podría decir, se redacta de cualquier forma. Sin embargo, es necesario conocer y tener en cuenta algunos puntos. También dijimos qué circunstancias importantes del incidente deben tenerse en cuenta antes incluso de compilar dicho informe de servicio.
De hecho, en la mayoría de los casos, un simple comentario bien hecho a un empleado es suficiente. O tal vez solo necesita averiguar las razones por las que el empleado no pudo cumplir adecuadamente con sus deberes, esto también sucede a menudo y las razones no siempre se encuentran en la superficie. A veces es necesario cambiar el esquema de trabajo en un sitio de trabajo determinado, para hacer ajustes al orden establecido, en relación con un cambio en la situación económica, o tal vez, proceso de manufactura requiere ajuste.
El flujo de trabajo de cualquier empresa es una colección de artículos de diferente naturaleza, sistematizados de cierta manera. Uno de los documentos es una nota.
Características generales y finalidad del documento
Para empezar, debe tenerse en cuenta que una nota es un documento comercial, que es informativo y al mismo tiempo de carácter consultivo. Está destinado a ser presentado al jefe de la empresa o al superior inmediato. Cualquier persona puede redactar este documento por dos motivos:
- Por iniciativa del propio empleado.
- Según las instrucciones de la dirección.
En cualquier caso, dicho papel contiene información detallada con respecto a una pregunta específica, tomada por separado. De hecho, esta es la opinión del empleado, expresada por escrito. Hay ocasiones en las que, para tomar una decisión, un gerente necesita conocer las consideraciones de sus subordinados con respecto a las circunstancias de un caso. Luego, el empleado está obligado a redactar una respuesta razonada y, en conclusión, agregar su opinión personal en forma de propuestas y recomendaciones específicas. En consecuencia, dicha nota se convierte en la opinión privada de una persona en particular.
No debe ser confundido
Al comenzar a redactar este o aquel documento, debe saber exactamente qué es exactamente lo que se debe proporcionar. Algunas especies son muy similares entre sí y pueden confundirse fácilmente. Por ejemplo, las notas comerciales son de tres tipos: servicio, memorando y explicativo. Al mismo tiempo, hay tres diferencias significativas que no permiten persona conocedora comete este error. Estos documentos difieren:
1. Por el destinatario, es decir, por el destinatario. A diferencia de una nota de servicio, se escribe una nota explicativa a nombre del supervisor inmediato y, además, se puede redactar una nota directamente para el director de la empresa.
2. Sobre el tema y carga semántica de la información presentada. El tema explicativo se desprende directamente del título. Oficial es parte de la correspondencia comercial entre las divisiones estructurales de la empresa. El tema del informe puede ser diferente:
- informes periódicos;
- suministro único de información sobre un tema de interés.
3. Si el oficial y el explicativo son para uso dentro de la empresa, entonces el memo puede ser tanto interno como externo. En el primer caso, está destinado al director de la empresa, y en el segundo, a la autoridad superior.
Cuando se redacta el documento
El memo es una medida obligatoria. Se elabora cuando la situación actual se sale de control y amenaza a la empresa con serios problemas. En otras palabras, el estado de cosas debe ser crítico. En este punto, el empleado trae la información a la atención de la gerencia y detalla los hechos que conoce. Esto podría ser una amenaza para el cumplimiento del plan o la recepción de la ganancia esperada. El documento tiene como objetivo llamar la atención de los gerentes sobre el problema que ha surgido y tratar de rectificar la situación que ha surgido. Cada especialista presenta una solución a la situación a su manera. En el memorando, describe en detalle su versión y expone sus propias consideraciones al respecto. Para la comodidad de percibir información, este documento está redactado de forma totalmente gratuita. Este estilo permite que absolutamente cualquier empleado exprese su punto de vista sobre un tema específico, tomado por separado, sin temor a ser malinterpretado por otros.
Razones para redactar el documento.
Hay varias razones por las que se puede redactar una nota. Muestra o plantilla única para todos posibles casos por supuesto, puedes inventarlo. Pero cualquier ocasión dada requiere una forma individual de presentación. Las razones pueden ser muy diferentes:
- llegar tarde al trabajo;
- absentismo;
- incumplimiento de obligaciones;
- conflicto entre empleados;
- presentación de los resultados de la inspección;
- poner en conocimiento de la información sobre el error;
- la amenaza de interrupción del cumplimiento de la tarea planificada;
- información sobre el comportamiento inaceptable de los empleados.
Hay muchas razones y cada una de ellas requiere un enfoque individual y una investigación específica. Habiendo recibido información de primera mano, el jefe debe investigarla a fondo y tomar una decisión competente. A menudo es necesario obtener información adicional de otros participantes en el problema. Deberán presentar sus explicaciones a la dirección sobre la cuestión planteada.
Si alguien ha violado algo
Las infracciones de fabricación no son infrecuentes. Sin ellos, el proceso de trabajo y la comunicación entre las personas son imposibles. La mayoría de las veces hay un memorando de abuso El comportamiento de los empleados en el lugar de trabajo es siempre ambiguo. Cualquier desviación de la norma generalmente aceptada generalmente se percibe como una violación y será castigada en consecuencia. Solo el titular de la empresa tiene derecho a imponer una sanción, por lo que el resto de los empleados, incluido el supervisor inmediato, solo pueden informarle de lo sucedido y ofrecer su propia versión de influencia sobre un colega negligente. El algoritmo para compilar tal memo es el siguiente.
- Nombre del servicio o departamento. Indicado en la parte superior izquierda de la hoja.
- Destinatario (responsable de la empresa). Indicado en la parte superior derecha.
- Título del documento. Está escrito justo debajo en letras grandes desde la línea roja.
- Número del Documento.
- Lugar de recopilación.
- Título.
- Texto del documento: nombre completo y la posición del infractor, la fecha de la infracción, el tipo de infracción, la causa del incidente, la propuesta de recuperación.
- Cargo, nombre completo y la firma del empleado que redactó el documento.
Si un colega es culpable
Un supervisor directo o un colega puede redactar una nota para un empleado. La mayoría de las veces, las razones de su preparación son negativas: violación, mala conducta, comportamiento indigno. En este caso, la nota tiene como objetivo prevenir lo sucedido y evitar que esto se repita en el futuro. Habiendo recibido dicho documento, el gerente debe comprender la situación y tomar una decisión. V en este caso depende de él si se impondrá alguna sanción al empleado o no.
Si el incidente negativo ocurrió por primera vez, entonces puede limitarse a advertir y mantener una conversación edificante. Si la violación ha pasado al sistema, el castigo seguirá de acuerdo con las leyes laborales. El titular está obligado a imponer un visado en el que quedará inscrito decisión... Se pueden elaborar informes para los empleados y por otros motivos. Por ejemplo, el jefe de un departamento tiene derecho a redactar una nota dirigida al director para recompensar a un subordinado por un trabajo concienzudo o un trabajo bien hecho. El principio de compilación es el mismo, solo el texto es positivo.
¿Es difícil escribir una nota?
Escribir una nota no es difícil. Si es necesario, siempre puede tomar una muestra de escritura de la secretaria. Muchos documentos similares pasan por sus manos. Lo principal es exponer claramente la esencia de lo sucedido. Después de leer dicho documento, el líder debe tener una idea clara de lo que quiso decir el autor de este "mensaje". Los hechos deben describirse en orden cronológico, paso a paso, para que surja una imagen brillante y comprensible como un todo.
También hay que recordar que para uso interno, la nota se suele redactar en una hoja normal de formato A4 (o A5). Si la información se proporciona a una organización superior, el texto debe imprimirse en el membrete de la empresa. Dicho documento debe entregarse al titular para que lo firme. Como resultado, será firmado por dos representantes de la empresa: el primero, el compilador, el segundo, el director. La información puede ser confirmada información adicional... Por lo general, se proporcionan como anexos numerados con el documento principal.
Para hacer las cosas bien
Para que se escuche la información, debe saber cómo escribir una nota. Por lo general, un documento de este tipo consta de tres partes principales.
- La razón para escribir tal nota. Aquí es necesario delinear claramente la situación y enumerar todos los hechos conocidos.
- La opinión del creador sobre lo que está sucediendo. Necesitamos analizar la situación de manera integral y ofrecer nuestra propia solución al problema.
- Resumen de conclusión y pasos concretos.
La información debe presentarse lo más breve y clara posible, para que el destinatario no pierda la cabeza mientras lee. De lo contrario, los hechos declarados pueden malinterpretarse y la decisión que se tome no producirá los resultados deseados. En el texto, no debes expresar tus conjeturas ni distorsionar la realidad. Esto va en contra de las reglas. Si surge tal necesidad, el propio destinatario se interesará en la opinión del compilador para comprender lo sucedido y tomar una decisión final.
Secuenciación
Se puede utilizar un ejemplo para considerar un caso específico de incumplimiento del deber. El superior inmediato redacta una nota para el empleado para presentarla a la dirección de la empresa. Para empezar, el empleado tiene tiempo para corregir sus errores. De lo contrario, el jefe del servicio correspondiente, en presencia de 3 testigos, que este empleado no completó la tarea dentro del plazo propuesto. El delincuente debe entonces escribir una explicación en todo el formulario indicando las razones.
El empleado no puede hacer esto. En este caso, pierde la última oportunidad de su defensa. La nota explicativa se entrega al gerente para su revisión. Expresa su decisión final en forma de resolución. La información va al departamento de personal para elaborar una orden de cobro. El grado de castigo se determina de acuerdo con la ley. Si la mala conducta resultó ser bastante grave y, además, repetida, el resultado puede ser el despido del trabajo según el artículo correspondiente.
Un memorando para un estudiante se entiende como documento informativo y de referencia dirigido al representante de la administración.
El propósito de dicho documento es informar sobre la superación de los límites de la conducta permisible y la imposibilidad de detener situaciones a nivel de "alumno-maestro". Por ejemplo, cuando el asunto no se limita a un par de "colas" o un dibujo que no se ha presentado a tiempo.
¡Referencia! Para volverse "hacia arriba" las razones deben ser más serias: violaciones sistemáticas o cuando es obvio que el estudiante ya no puede ponerse al día con sus compañeros.
¿A quién y quién está escribiendo?
Por lo general, el curador o profesor dirigirá el documento al decano, rector o vicerrector. También el autor puede ser, por ejemplo, el jefe del grupo- si el estudiante no se lleva bien con nadie en el equipo, y el punto no está en la similitud de personajes, sino en un mal comportamiento inaceptable, en forma de insultos, por ejemplo.
No existe un formulario unificado para este tipo de papel.... Sin embargo, en organizaciones individuales (y en instituciones educativas esto también se aplica), la documentación local generalmente contiene muestras de memorandos.
Qué información debe estar presente en él:
Reglas fundamentales
- Una nota es un elemento de la comunicación empresarial por escrito, por lo tanto, el estilo de escritura debe ser similar al de una empresa.
- No es necesario utilizar frases engorrosas, rotas y ambiguas, el lenguaje debe ser alfabetizado y conciso, sin coloración emocional, de lo contrario resultará que solo está ajustando cuentas.
- No se permiten errores de ortografía, puntuación y otros errores ortográficos.
- "Sombrero" está escrito de acuerdo con las reglas establecidas en la esquina superior derecha de la hoja. Por lo general, el título completo está contenido en el encabezado. institución educativa, respectivamente, en el "encabezado" puede indicar el nombre abreviado aceptado, por ejemplo, escuela vocacional №26 im. Chkalov.
- El título está escrito en el centro: la NOTA DE PRESENTACIÓN y el número de registro.
- La parte informativa sigue a continuación, por regla general, comienza con una frase estándar - "Les señalo que ..." - y luego se describe la esencia del problema.
- A continuación, definitivamente debe mencionar cómo confirma sus palabras, por ejemplo, una boleta de calificaciones. En general, este punto debe abordarse con especial seriedad; de lo contrario, su memo simplemente será ignorado, porque no hay evidencia de lo inapropiado del comportamiento del estudiante.
Además, tal falta de preparación asestará un duro golpe a la reputación del denunciante: nadie quiere convertirse en persona non grata y ser sospechoso de reunir un ejército personal contra una persona no deseada.
O incluso perder su trabajo en absoluto; después de todo, no se sabe qué medidas de represalia tomará un estudiante que será llamado "en la alfombra", lo pondrán bastante nervioso, pero no convencerán al rector de que algo debe terminar con este estudiante.
- Después de eso, se menciona por qué se dirige a los superiores con la nota, cuál es su propósito? Por ejemplo, le pido que aplique medidas disciplinarias a tal o cual cosa. Después de eso, una firma con un descifrado.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo debería verse un documento de este tipo:
Director de la escuela vocacional número 24
Serpukhov, Región de Moscú
Sidorov Peter Ivanovich
de Sergeeva Elena Sergeevna
NOTA DE OFICINA No. 9
Llamo su atención sobre la imposibilidad de transferir a la estudiante Nikiforova Alena Gerasimovna 01.02. Nacida en 2000, (grupo 101, facultad de merchandising) debido a que no aprobó la certificación en 8 de las 20. Además, la estudiante Nikiforova fue informada de inmediato sobre las consecuencias de tal actitud, pero no hizo ningún esfuerzo para rectificar la situación.
Le pido que emita una orden de expulsión de A.G. Nikiforov.
Atentamente,
Dean Sergeeva Elena Sergeevna (firma)
Las consecuencias de tal documento para el estudiante.
Esto dependerá de la gravedad de la mala conducta del estudiante y de la capacidad de rectificar la situación. Si el caso es que una persona simplemente “se fue de juerga”, aprovechando su “edad adulta” y el hecho de que está lejos de ser controlado tanto como en la escuela, pero al mismo tiempo la situación es solucionable y de carácter general. La certificación no es crítica, el estudiante que falta a clases simplemente será puesto en la superficie ...
Como regla general, se advierte a los padres. Pueden prescindir de esto, si, por ejemplo, la imagen de la persona en la que asiste a las clases (conferencias o prácticas) es demasiado impactante.
Pero otra cosa es si él o ella carecen de certificación en la mayoría de las materias o faltan demasiadas lecciones. O el delito se cometió mucho más allá de la disciplina normal de la institución. En este caso, el estudiante es amenazado con la expulsión, que se notifica de inmediato a la oficina de alistamiento militar. No es difícil adivinar lo que sigue.
¡Importante! La mejor manera Evitar incidencias y problemas con la gestión de una institución educativa significa no violar la normativa interna y aprobar todas las pruebas a tiempo.
Después de todo, si en la escuela un niño aprende de muchas maneras para sus padres, después de la graduación, todos aprenden por sí mismos.
Cada persona que trabaja, especialmente un empleado del gobierno, a veces tiene que escribir una nota. A menudo se percibe como una denuncia, por lo tanto, al redactarlo, es importante armarse con detalles.
¿Cómo redactar un documento de manera competente, con qué fundamento se sistematizan los memorandos y en qué casos son adecuados?
Forma y clasificación
Memorando - un documento dirigido a la gerencia, que contiene la esencia del problema, conclusiones y propuestas. Está escrito con la intención de dar un impulso a las autoridades superiores para decidir uno u otro situación problemática generado por el empleado.
Dependiendo del destinatario, son internos y externos.
Interno: dirigido al jefe del departamento o al jefe del departamento, escrito en una hoja ordinaria.
Un documento que va más allá de la organización, enviado a una autoridad superior (administración, Ministerio) se considera externo, se redacta en un formulario especial.
| Clasificación de la nota por destinatario | |||
|---|---|---|---|
| Interno | Externo | ||
| Indique el nombre del departamento estructural, destinatario, nombre del documento, texto y título del mismo, fecha y firma. | Agregue el nombre de la organización, lugar de compilación, índice, firma del titular, nombre y contactos del ejecutor. | ||
| Clasificación de contenido | |||
| Información | Proactivo | Reportando | |
| Compilados sistemáticamente en una organización o empresa, informan sobre los métodos y detalles de las asignaciones. | Su propósito es inducir al destinatario (generalmente la gerencia) a aceptar la resolución adecuada. El texto, además de hechos, contiene una iniciativa (recomendaciones y propuestas). | Un informe sobre el trabajo realizado o su etapa, información sobre la implementación de instrucciones y órdenes. | |
Cómo redactar y escribir correctamente una nota
Un documento se compila de acuerdo con la siguiente plantilla:
- en la parte superior (esquina izquierda) indique el departamento de donde proviene la nota;
- en la parte superior (esquina derecha) se indicará el cargo, apellido, iniciales del destinatario;
- debajo en el medio está el título del documento;
- la fecha y el número están debajo de él;
- necesariamente un encabezado que comience con las palabras "Acerca de ...", "Acerca de ..." o "Respecto a ...";
- el texto (cuerpo) del documento, que consta de una introducción, análisis y conclusión. En la primera parte, un resumen de los eventos que motivaron la redacción de la nota. En el segundo - análisis de la situación. El tercero contiene las conclusiones y recomendaciones del autor del documento;
- cargo, firma, apellido, iniciales del autor en una línea.
Nota de muestra para un empleado
La mayoría de las veces, el jefe del departamento escribe un documento dirigido al jefe, pero hay casos en que surge una situación de emergencia entre empleados comunes que requiere la intervención de autoridades superiores: resentimiento en el lugar de trabajo, comportamiento incorrecto.
A continuación se muestra un ejemplo de dicho documento.
NOTA EJECUTIVA
No. 41-07 / 215 03/02/2016Abuso en el trabajo
Les llamo la atención que el 02/03/2016, el conductor Dobrodomov Petr Alekseevich, en sus funciones oficiales, me humilló y me maldijo.
Solicite a P.A. Dobrodomov. acción disciplinaria.
Cómo está escrito este documento sobre absentismo escolar: diseño de muestra
NOTA EJECUTIVA
№ 43-13/228 11.05.2016Ausencia del lugar de trabajo
Me gustaría informarle que ayer, 10/05/2016, el especialista en adquisiciones Ivanyushchenko Roman Mikhailovich no apareció en lugar de trabajo... La ausencia duró todo el día.
Los motivos de la no llegada no fueron confirmados por documentos, por teléfono o por correo electrónico.
Propongo involucrar a R.M. Ivanyushchenko. a la responsabilidad disciplinaria por absentismo.
