dokument – ide o „hmotný predmet, na ktorom sú fixované informácie vo forme textu, zvukového záznamu alebo obrazu, určený na prenos v čase a priestore na uloženie a verejné použitie“.

Dokument sa spravidla vyhotovuje na formulári v súlade s požiadavkami akceptovanej normy. Formulár možno definovať ako list papiera s trvalými náležitosťami alebo ich časti reprodukované typografickým spôsobom (náležitosti sú povinné znaky ustanovené zákonom alebo úradnými predpismi pre určité druhy dokumentácie).

Podľa GOST 6.380-97 môžu dokumenty obsahovať 31 podrobností, ale v obchodných listoch sa prakticky nepoužíva viac ako 17 z nich:

2) znak organizácie;

4) kód dokladu podľa OKUD;

7) telefónne číslo;

10) dátum zostavenia listu;

13) adresát;

14) nadpis k textu;

16) podpis;

Druhy obchodných dokumentov možno rozdeliť do troch skupín: obchodné písomnosti osobného charakteru, úradné písomnosti a obchodná korešpondencia.

Obchodné dokumenty osobného charakteru

· vyhlásenie

· vysvetľujúci list

· Potvrdenie

Splnomocnenie (osobné)

Autobiografia

Charakteristický

Servisná dokumentácia:

memorandum

Protokol

· oznámenie

· referencia

dohoda (zmluva)

Obchodná korešpondencia

· Upozornenie

· pripomienka

· potvrdenie

· ponuka

· žiadosť

· Odpoveď na požiadavku

· pozvánka

Odpovedzte na pozvánku

· vďačnosť

gratulujem

Ospravedlnenie

Ľútosť

Text osobné doklady môže byť ľubovoľný a môže byť vypracovaný samotným autorom, musia sa však vyžadovať také údaje, ako je názov a typ dokumentu, dátum, podpis.

Pri uchádzaní sa o zamestnanie občania predkladajú písomnú vyhlásenie , ktorým sa ustanovuje žiadosť o prijatie do podniku, organizácie, inštitúcie s uvedením ich povolania, kvalifikácie, špecializácie, postavenia. V súčasnosť základom pre prijatie do zamestnania je aj zmluva. Žiadosť o zamestnanie sa vyhotovuje v akejkoľvek forme, napísaná rukou. Odporúča sa písať na papier A4 - formát listov osobných spisových dokumentov, do ktorých sa zakladá aj žiadosť o prijatie do zamestnania.

Vysvetľujúci list. Tento dokument obsahuje označenie adresáta, text vypracovaný najčastejšie vo voľnej forme s vysvetlením dôvodov akéhokoľvek porušenia vo výrobnom procese, dátum a podpis pôvodcu.

Potvrdenie- Toto je dokument, ktorý potvrdzuje prijatie niečoho. Schematicky môže byť účtenka znázornená takto:
Zhrnutie - tento popis profesionálna cesta osoba v písomnej forme, ktorá je určená na vytvorenie pozitívneho názoru zamestnávateľa na kandidáta na určitú pozíciu. Pri vytváraní životopisu treba pamätať na to, že sa stane vašou vizitkou a mal by vás odlíšiť od celého prúdu ľudí hľadajúcich prácu.
Dobrý životopis je jedným z najúčinnejších nástrojov na hľadanie zamestnania. Preto je potrebné mať na pamäti tri kľúčové body:

1. Vaša jediná šanca uspieť so životopisom je v momente, keď si ho prvýkrát prečítate. Zobrazenie životopisu spravidla netrvá dlhšie ako 2-3 minúty. Ak sa vám nepodarilo upútať pozornosť, životopis nefungoval.

2. Pri písaní životopisu sa musíte riadiť zásadou selektívnosti: životopis by mal obsahovať popis presne tých aspektov vašich skúseností, ktoré sú významné pre pozíciu, o ktorú sa uchádzate. 3. Dobrý životopis môže byť ospravedlnením na pohovor, tzn. osobné stretnutie so zamestnávateľom alebo jeho zástupcom, no zatiaľ negarantuje prácu. Vaším cieľom je primäť čitateľa, aby sa s vami chcel stretnúť osobne.
Životopis pozostáva z nasledujúcich blokov:
1. Vaše meno, adresa, telefónne číslo (vrátane predvoľby).
2. Účel (voliteľný, ale žiaduci): Stručný opis o akej pozícii a prečo sa uchádzate (nie viac ako 6 riadkov, najlepšie 2-3).
3. Pracovné skúsenosti naopak časová postupnosť(najskôr sa uvádza posledné miesto výkonu práce).

4. Pri popise svojich úspechov používajte akčné slovesá, ako napríklad rozvinutý, uložený, zvýšený alebo znížený .. Uveďte dátum začiatku a konca práce, názov organizácie, názov pozície (môže ich byť viacero, ak vaša kariéra sa úspešne rozvinula) a stručne opíšte pracovné povinnosti a produkčné úspechy, ak ste ich mali.

5. Vzdelanie, tým viac času uplynulo od ukončenia štúdia vzdelávacia inštitúcia, tým menej miesta by mal tento odsek zaberať v životopise; pre absolventov a študentov by sa mal umiestniť pred predchádzajúcim, od r pracovné skúsenosti ak existuje, je menej významný. Môžete podávať správy o oceneniach, zdôrazňovať tie odbory, ktoré ste študovali, ktoré zodpovedajú vášmu cieľu.
6. Ďalšie informácie: znalosť cudzích jazykov a počítačov, dostupnosť vodičského preukazu, členstvo v profesijných organizáciách a pod. (koníček by sa mal uvádzať len vtedy, ak úzko súvisí s požadovaným zamestnaním).

Autobiografia -životopis človeka, ktorý sám zostavil vo forme dokumentu. Pre životopis neexistuje štandardná forma a je zostavený v akejkoľvek forme. Niektoré zložky a detaily však musí autobiografia bezpodmienečne obsahovať. Svoju autobiografiu napíše ručne na hárok papiera A4 alebo na špeciálny hlavičkový papier. Forma prezentácie je naratívna, od prvej osoby. Všetky informácie sú uvedené v časová postupnosť a aby ste si mohli urobiť predstavu o životnej ceste, obchodných kvalifikáciách a spoločenských a politických aktivitách táto osoba.
Splnomocnenie - ide o písomné splnomocnenie vydané jednou osobou (správcom) inej osobe (správcovi, zástupcovi) na zastupovanie záujmov správcu voči tretím osobám, plná moc je jednostranný obchod, určuje obsah a limity splnomocnenia. správcu, ktorého konaním na základe splnomocnenia vznikajú práva a povinnosti priamo splnomocnencovi. Treba poznamenať, že notársky overené splnomocnenie je právny dokument. Súčasná právna úprava stanovuje viacero druhov splnomocnení. V závislosti od rozsahu a povahy splnomocnení vyjadrených v plnomocenstve sa rozlišujú tri druhy plnomocenstva:
- generálna (všeobecná) plná moc na zastupovanie záujmov splnomocniteľa vo všetkých oblastiach;
- osobitné splnomocnenie na vykonávanie niektorých homogénnych úkonov;
- jednorazové splnomocnenie na vykonanie určitého konkrétneho úkonu.
Dokumenty na externé použitiečasto volať podnikania(oficiálne, komerčné) písmená... Slúžia ako najdôležitejší prostriedok komunikácie danej organizácie (podniku, inštitúcie) s vonkajším svetom. Prostredníctvom svojej organizácie nadväzujú a udržiavajú kontakty, triedia veci, vymieňajú si informácie, vedú predbežné rokovania, objasňujú detaily pripravovanej transakcie, uplatňujú reklamácie atď.

Zjednotenie obchodnej korešpondencie pokrýva slovnú zásobu príslušných dokumentov, tvaroslovie, syntax, grafiku, interpunkciu, štýl, dokonca aj ich vonkajšiu úpravu. Ako už bolo spomenuté, podľa GOST 6.380-97 môžu dokumenty obsahovať 31 podrobností, ale v obchodných listoch sa prakticky nepoužíva viac ako 17 z nich:

1) štátny znak(pre hlavičkové papiere štátnych organizácií;

2) znak organizácie;

3) kód podniku podľa OKPO (pre vnútrorepublikovú korešpondenciu);

4) kód dokladu podľa OKUD;

5) názov organizácie (úplný a / alebo skrátený);

6) poštové a telegrafické adresy;

7) telefónne číslo;

8) faxové číslo, ďalekopis, e-mail, internetová adresa;

9) číslo bežného účtu v banke;

10) dátum zostavenia listu;

13) adresát;

14) nadpis k textu;

16) podpis;

17) priezvisko a telefónne číslo účinkujúceho.

Súbor uvažovaných detailov, ktoré môžu byť v konkrétnom dokumente, sa nazýva formulár.

V posledných rokoch sa v praxi kancelárskej práce stále častejšie uvádza DIČ aj pred číslom bežného účtu - identifikačným číslom daňovníka, ktoré prideľuje daňový inšpektorát pri registrácii, a odsek 9 sa chápe široko a uvádza v ňom , okrem čísla bežného účtu aj ďalšie bankové údaje, a to: názov banky, jej BIC (identifikačný kód banky) a korešpondenčný účet.

V korešpondencii s úradníkmi alebo jednotlivcami - cudzími občanmi - pred napísaním priezviska G. alebo pán (pán). Táto výzva sa čoraz viac šíri v korešpondencii s domácimi partnermi. Konzumná liečba občan povolené len v oblasti právnych a administratívnych vzťahov (na súdoch, orgánoch činných v trestnom konaní, samospráve a pod.). Písomné odvolanie súdruh mimo používania.

V nadpise textu je použitá len konštrukcia s predložkou o / o(napríklad " O založení spoločného podniku“). Neodporúča sa začínať nadpis slovami ako napr obavy, v prípade atď.

V zásade platí, že náležitosť obchodného listu - v texte - dĺžka riadkov by nemala presiahnuť 60 znakov vrátane medzier medzi slovami.

V závislosti od obsahu a objemu obchodné (obchodné) listy sa delia na jednoduché a zmluvné.

Jednoduché obchodné listy zahŕňajú dokumenty s jednoduchým obsahom a malým objemom, ktoré sa odosielajú na komerčné účely. Väčšinou obsahujú prosbu, správu, poďakovanie, pozvanie, sprievodnú informáciu alebo potvrdenie o prijatí akejkoľvek informácie alebo produktu. Možno im chýba nadpis textu, pútavosť, no často sa používajú stereotypné výrazy.

Žiadosť listu obsahuje požiadavku na zaslanie vzoriek tovaru, katalógov, cenníkov a akýchkoľvek iných informácií. V tomto prípade sa používajú určité štandardné výrazy, napríklad:

- Obraciame sa (na vás) so žiadosťou ................................ o zaslanie

- Pýtam sa (pýtame sa) vás ................................................... ........ odoslať

- Pýtali by sme sa (vás) ................................................... ....... Pošlite nám

- Mohli by ste ................................................... ............ ohlásiť

- Budeme vďační, ak budete môcť ................ informovať

- Radi by sme.............................................. ............... potvrdiť

- Bolo by žiaduce ................................................... ..... prijať

- Povedzte nám, prosím ................................... oboznámte sa s ...

Ak sa dokument odošle organizácii ako odpoveď na jej list alebo predbežné rozhovory, ktoré sa uskutočnili, žiadosť môže obsahovať zodpovedajúci odkaz:

- S odvolaním sa na váš list (fax, žiadosť) z ...

- Podľa našej dohody ... prosím ...

- Na základe nášho telefonického rozhovoru...

Správa list obsahuje oznam, oznam, informaciu o predmete spolocneho zaujmu; používa štandardné výrazy. Tie obsahujú:

- Oznamujeme, oznamujeme, informujeme, informujeme,

- informujeme vás; Upozorňujeme, že ...

- S potešením Vám oznamujeme, že...

List so správou môže byť reakciou na prijatý list obsahujúci súhlas alebo odmietnutie niečoho. V tomto prípade by bol vhodný odkaz na predchádzajúcu korešpondenciu alebo telefonický rozhovor, ktorý sa uskutočnil:

- V odpovedi na váš list (na váš fax) informujeme, informujeme ...

- Okrem nášho listu vám oznamujeme, že ...

- V pokračovaní telefonického rozhovoru informujeme ...

Ak list obsahuje v žiadosti odmietnutie, má tri časti: v prvej sa žiadosť opakuje, na ktorú sa dáva odpoveď; v druhej časti sa uvádza odôvodnenie odmietnutia; tretia časť obsahuje znenie vzdania sa práva. Napríklad:

- Obdržali sme Váš list so žiadosťou o zaradenie Vášho rukopisu do tematického plánu nášho vydavateľstva.

- Podľa recenzenta, s čím redakcia súhlasí, rukopis nebol napísaný v súlade s uvedenou témou a obsahuje veľké množstvo faktografických chýb.

- V tejto forme nemôže byť rukopis prijatý na publikovanie. Vraciame vám ho spolu s recenziou a názorom redakcie.

Pozvánka obsahuje pozvánku na akékoľvek podujatie (výstava, veľtrh, prípravné rokovania a pod.). V tomto prípade sa používajú niektoré stereotypné výrazy:

- Pozývame (vás), máme tú česť pozvať vás na ..., na návštevu .... zúčastniť sa ...

- Budeme (vám) vďační, vďační, zaviazaní, ak môžete navštíviť .., zúčastniť sa ...

Na oficiálnu pozvánku možno použiť ofsetové (typografické) písmená a šablóny.

Šablóna- ide o typ formalizovaného textu, v ktorom je vopred zabezpečená typická situácia, používajú sa štandardné jazykové formy a výrazy a zároveň sú tu medzery, ktoré sú vyplnené variabilnými informáciami - špecifickými údajmi (meno pozvaného , dátum a pod.), prípadne aj ručne. Napríklad:

1. Vážený ______________________

Vedenie Petrohradskej štátnej technickej univerzity v súvislosti so 100. výročím jej založenia Vás pozýva zúčastniť sa na slávnostnom stretnutí venovanom tomuto dátumu.

Stretnutie sa uskutoční aj v aule univerzity ... 1999

Vstup na pozvánky.

Rektorát Štátnej technickej univerzity v Petrohrade

Ďakovný list obsahuje poďakovanie za niečo (za prijaté vzorky produktov, katalóg, informácie, pozvánku, pohostenie a pod.). Používajú sa tu určité štandardné výrazy, napríklad:

– Ďakujem)…

- Sme vám vďační za ...

- Vyjadrujeme našu vďačnosť za to, že...

- Vopred ďakujem (vy)

- Vyjadrenie vďaky

za tvoj list,

(Vaše pozvanie) od ... vám oznamujeme, že ...

- Dostali sme váš fax

(e-mail

mail ...) od ... za čo (vy) ďakujem.

za čo si (si) veľmi vďačný.

Sprievodný (krycí) list obsahuje správu o zaslaní niekomu (adresátovi) nejakých materiálov (zmlúv), produktov, vzoriek produktov, katalógov a pod. a zasiela sa v prípade, že obsahuje nové informácie v porovnaní s cestovnými dokladmi.

Pritom sa používajú niektoré štandardné výrazy:

- Posielame (posielame, posielame, posielame vám) ...

- Radi vám pošleme (pošleme, pošleme, pošleme ďalej) ...

- Vyjadrujeme spokojnosť s Vaším listom č. ... z ... a posielame (poslať, poslať, preposlať) ...

- Posielame (posielame, posielame, preposielame vám) ... a prílohu ... (s týmto listom ..., samostatný balík ..., doporučený balík ..., expresnú poštu ..., a samostatný poštový balík...)

- V tejto súvislosti Vás posielame na schválenie (na informáciu, na posúdenie, na záver, na podpis, na ďalšie dopracovanie) ...

Sprievodný list môže obsahovať odkazy na predchádzajúce kontakty:

- Ako odpoveď na vašu žiadosť (na váš list č. ... z ...)

- V súlade s našou dohodou ( telefonický rozhovor, na vašu žiadosť, s dodatkovým protokolom na ... rok) posielame, posielame, posielame, preposielame (vám) ...

Vykonali sme vyšetrenie alkoholické nápoje, zaistené v sklade spoločnosti Salun, ktorá nemá licenciu na predaj týchto produktov. Zasielame výsledky rozboru alkoholu a svedectvo o skutku zaistenia tovaru.

Potvrdenie obsahuje potvrdenie o prevzatí tovaru, vyžiadané materiály (katalógy, cenníky, vzorky produktov), v nevyhnutné prípady- dôležitá korešpondencia. Tieto dokumenty používajú nasledujúce štandardné výrazy:

– (S vďakou) potvrdzujeme príjem ...

- Ďakujem za list od ... č. ... (za fax, za zaslané kópie inzerátu) ...

- Dostali sme vzorky vašich produktov. Ďakujem za promptnosť a ochotu.

Ak je potrebné potvrdiť platnosť akýchkoľvek zmlúv, predtým zaslaných dokumentov, používajú sa tieto stereotypné výrazy:

– Akciu potvrdzujeme...

- Potvrdením našich skorších záväzkov vyplývajúcich zo zmluvy zo dňa ... č. ...

Medzi riadiace dokumenty rozlišovať organizačné a administratívne (preto sa nazývajú aj organizačné a administratívne). Medzi prvé patria: charta, štruktúra a personálne obsadenie riadiaceho aparátu, personálny stôl, interné pracovné predpisy alebo predpisy o personáli, predpisy o štruktúrnej jednotke podniku, náplň práce. Administratívne dokumenty zahŕňajú: príkaz, príkaz, pokyn, pokyn. Samostatne sa rozlišujú aj informačné a referenčné dokumenty, ako je protokol, akt, správa a vysvetlivky, osvedčenie atď., a dokumenty o zamestnancoch podniku: štandardná pracovná zmluva, žiadosť, dotazník, charakteristiky atď.

Popis práce. Tento dokument špecifikuje funkcie, povinnosti, práva a zodpovednosti zamestnanca určitej kategórie. Hlavné ustanovenia popisu práce sú základom pracovnej zmluvy s týmto alebo tým zamestnancom. Toto poučenie sa vyžaduje aj v prípade pracovných sporov, konfliktné situácie vo vzťahu medzi zamestnancami a zamestnávateľmi.

Neexistuje jednotný popis práce pre pracovníkov a zamestnancov pracujúcich v rôznych podnikoch. Špecifický pokyn zvyčajne vytvoria zamestnanci personálneho oddelenia podniku, dohodnutý s právnym poradcom a schválený vedúcim podniku. Ak je potrebné vykonať významné zmeny, vydá sa zodpovedajúci príkaz vedúceho podniku.

Objednať - ide o taký právny akt, ktorý vydáva vedúci podniku a inštitúcie (alebo vedúci ich odborov), konajúci na základe jednočlenného vedenia. Príkaz sa vydáva za účelom vykonania niektorých opatrení zameraných na zlepšenie činnosti organizácie alebo riešenie personálnych otázok.

Nadpis objednávky začína predložkou o (o) s pridaním slovesného podstatného mena: Na stretnutí, na schválení.

Objednávka, podobne ako ostatné riadiace dokumenty, zvyčajne obsahuje dve časti: s uvedením a administratívne... Prvým je úvod do podstaty skúmanej problematiky. Druhá časť začína slovom ORDER, ktoré je vytlačené veľkými písmenami; potom nasleduje samotná objednávka na novom riadku. Mal by byť konkrétny, jasný, so znením, ktoré neumožňuje rôzne výklady, s uvedením vykonávateľov a termínov vykonania, ako aj osoby, ktorá je poverená kontrolou nad vykonaním príkazu.

Náležitosti objednávky zahŕňajú: štátny znak Ruskej federácie, názov útvaru alebo organizácie, druh dokumentu, ako aj dátum, register, miesto vyhotovenia, názov, text, podpis, príp. homologizačnú značku.

objednať... Svojím účelom a charakterom je tento dokument blízky zákazke, ale zvyčajne sa vydáva na prevádzkové záležitosti každodennej výrobnej, ekonomickej a administratívnej činnosti podniku. Jeho text by mal obsahovať: konkrétnu úlohu, poučenie o zodpovednom vykonávateľovi a termín. Objednávky by mali byť vyhotovené na všeobecnom hlavičkovom papieri podniku, podpisuje ich vedúci alebo jeho zástupca.

Protokol... Rozlišuje sa medzi úplnými a krátkymi protokolmi. Ak sa koná mimoriadne dôležité stretnutie, porada, porada, vypracuje sa úplný protokol. Jeho hlavnú časť zaberajú sekcie, z ktorých každá priamo súvisí s bodom programu, je štruktúrovaná podľa schémy: VYPOČUŤ, HOVORIŤ, ROZHODNUTO (rozhodnuté). Posledná časť je najdôležitejšia a mala by obsahovať striktné a jasné znenie, ktorým sa riadi implementácia uvažovaných otázok.

V krátkych zápisniciach sú zaznamenané iba prejednávané otázky, mená rečníkov a rozhodnutia prijaté spoločne.

Zápisnicu musí podpísať predsedajúci a tajomník schôdze (schôdze).

zák. Ide o listinu, ktorá je vyhotovená viacerými osobami na potvrdenie zistenej skutočnosti, konania, udalosti. Na vypracovanie aktu sa zvyčajne na príkaz vedúceho organizácie vytvára komisia (trvalá alebo dočasná). Tento dokument je vyhotovený na bežnom formulári, často v jednotnej šablónovej forme. Akty sa môžu týkať rôznych prípadov: likvidácia inštitúcie, prijatie a prevod akéhokoľvek hmotného majetku, prijatie stavebných projektov, inventarizácia, rôzne druhy incidentov.

Text zákona má spravidla tri časti: 1) úvod, kde je formálne uvedený podklad na vyhotovenie dokumentu, sú uvedené osoby podieľajúce sa na vyhotovení zákona; 2) zisťovacia časť, ktorá stanovuje úlohy a podstatu práce vykonávanej členmi komisie, jej výsledky; 3) záverečná (nepovinná) časť, ktorá obsahuje závery alebo odporúčania komisie.

Memorandum - dokument, ktorý je adresovaný vedúcemu tohto podniku alebo vyššej organizácie s upozornením na aktuálnu alarmujúcu situáciu, akékoľvek skutočnosti alebo javy, ktoré zasahujú do výrobné činnosti a obsahuje konkrétne návrhy na nápravu situácie. Správy možno písať na návrh vedenia a z vlastnej iniciatívy zamestnanca.

Textu poznámky by mal predchádzať nadpis začínajúci predložkou o (asi). Interná poznámka je vyhotovená na jednoduchom hárku papiera s uvedením hlavných podrobností, podpísaná zostavovateľom, vonkajšia je uvedená na všeobecnom hlavičkovom papieri organizácie a podpísaná jej vedúcim.

Pracovná zmluva. Podľa Zákonníka práce Ruskej federácie musí byť pracovná zmluva uzatvorená s osobou, ktorá sa uchádza o prácu, a to písomne. Zmluva musí obsahovať:

- miesto výkonu práce (názov zamestnávateľa, jeho adresa);

- špecifická práca v konkrétnej špecializácii alebo pozícii;

- dátum začatia prác a ich skončenia (na záver o zmluva na dobu určitú);

- podmienky odmeňovania;

- povinnosti podniku zabezpečiť ochranu práce.

V zmluve môžu byť uvedené aj ďalšie podmienky, ktoré špecifikujú povinnosti zmluvných strán, napríklad neplatené voľno, ďalšie vzdelávanie, rôzne druhy príplatkov k základnej mzde atď.

Zmluva je vyhotovená v dvoch kópiách, z ktorých jedna je uložená v podniku, druhá - zamestnanec.

Prihlasovací formulár. Ide o dokument, ktorého formulár vypĺňa uchádzač o prácu. Ním vyhotovené záznamy sa zdokumentujú, následne ich správnosť potvrdí zamestnanec personálnej služby podpisom a pečiatkou. Dotazník je neoddeliteľnou súčasťou osobného spisu (dokumentácie) zamestnanca.

Medzi hlavné zmluvný (právny) dokumenty zahŕňajú: dopyt, odpoveď na dopyt, ponuka (ponuka), odpoveď na ponuku, dohoda (zmluva), sťažnosť (reklamácia), odpoveď na sťažnosť. Tieto dokumenty odrážajú najdôležitejšie fázy výrobného procesu každého podniku (verejného aj súkromného) tohto procesu. Aby výrobný podnik úspešne fungoval, musí v prvom rade získať vybavenie, suroviny na výrobu svojich produktov a potom ich predať. Ak to však neprináša výhody, znamená to, že spoločnosť je nečinná, a preto smeruje k bankrotu. Aby nedošlo ku kolapsu, je potrebné podnikať týmto spôsobom, t.j. tak kupuj a predaj, aby si mohol nielen platit mzdy pracovníkov, ale aj vyčleniť prostriedky na rozvoj výroby. Na to však musíte vedieť, ako najlepšie nakupovať vybavenie a suroviny, ako predávať svoje produkty výhodnejšie. Všetky tieto operácie nevyhnutne sprevádza vyhotovenie určitých zmluvných dokumentov. Preto každý podnikateľ a jednoducho manažér potrebuje mať predstavu štandardné vzorky takéto dokumenty, rozumieť ich detailom, vedieť ich vypracovať alebo vyplniť s prihliadnutím na všetky okolnosti sprevádzajúce obchodné transakcie. Okrem toho, aby bolo možné vykonávať externé činnosti, zmluvné dokumenty musia obsahovať ďalšie informácie týkajúce sa menovej kontroly zo strany štátu.

Dopyt- Ide o obchodný doklad, ktorým je výzva dovozcu (kupujúceho) na vývozcu (predávajúceho) so žiadosťou o poskytnutie potrebných informácií o tovare (službách), ktorý má k dispozícii a/alebo zaslanie ponuky na dodávku. (predaj) tohto tovaru alebo poskytovanie služieb.

Žiadosť zvyčajne uvádza, ktorý produkt by chcel dovozca kúpiť a za akých podmienok. Sú to predovšetkým: množstvo a kvalita produktu, jeho značka alebo model, cena, dodacia lehota a spôsob dopravy, platobné podmienky.

Ak firma robí časté nákupy zvonku, tak na urýchlenie prípravy požiadavky a priebehu obchodnej korešpondencie slúži jednotná (štandardizovaná) forma formulára tohto dokumentu.

Ponuka (ponuka) - obchodný doklad, ktorým je vyhlásenie vývozcu (predávajúceho) o vôli uzavrieť obchod s uvedením jeho konkrétnych podmienok. Ponuka môže byť zaslaná dovozcovi ako odpoveď na jeho žiadosť alebo na podnet samotného vývozcu.

V ponuke je spravidla uvedený názov ponúkaného produktu, jeho množstvo a kvalita, cena, dodacia lehota, platobné podmienky, druh balenia a ďalšie podmienky v závislosti od charakteru produktu.

Rozlišujte medzi pevnými a bezplatnými ponukami.

Ak je ponuka na konkrétny produkt urobená len jednému kupujúcemu a je uvedená lehota, počas ktorej sa predávajúci považuje za viazaný podmienkami ponuky, ide o tzv. pevný. Neprijatie odpovede od kupujúceho v stanovenej lehote sa považuje za odmietnutie a oslobodzuje predávajúceho od predloženej ponuky.

Ak je ponuka urobená nezáväzne zo strany predávajúceho a je smerovaná viacerým kupujúcim, napríklad inzerát, ide o tzv. zadarmo.

V záujme urýchlenia prípravy návrhu v Obchodná korešpondencia používa sa jednotná forma. Charakteristiky náležitostí formulára návrhu sú spravidla totožné s formulárom formulára žiadosti, s výnimkou troch bodov, a to: namiesto Žiadosť č., Text požiadavky a Podpis dovozcu dať Číslo ponuky, Text ponuky a Podpis exportéra.

Odpovedzte na ponuku. Sú dve možnosti:

1) Kupujúci súhlasí so všetkými podmienkami ponuky. Predávajúcemu potvrdí (akceptuje) jeho prijatie a obchod sa považuje za uzavretý. Potom sa vydá objednávka alebo sa uzavrie zmluva;

2) kupujúci nesúhlasí so žiadnymi podmienkami ponuky (množstvo, kvalita, cena, podmienky) a informuje o tom predávajúceho. Dôsledkom je zdĺhavá korešpondencia či rokovania.

zmluva- obchodný doklad, ktorým je zmluva o dodávke tovaru (poskytnutie služby a pod.), podpísaná predávajúcim a kupujúcim (vývozcom a dovozcom).

Ak produkty prijaté na základe zmluvy nespĺňajú niektorý z parametrov v nej uvedených. V prípade závažných porušení zmluvy v tomto smere odošle kupujúca spoločnosť reklamáciu predávajúcemu.

1) základ pre prihlásenie pohľadávky;

2) dôkazy (osvedčenie o skúške, osvedčenie o prijatí alebo osvedčenie o skúške a iné dokumenty);

3) osobitné požiadavky poškodeného, najmä v prípade nedostatku tovaru, jeho dodatočného dodania alebo zaplatenia určitej sumy za chýbajúce množstvo; v prípade nízkej kvality tovaru jeho výmena za kvalitný alebo označenie už prijatého tovaru; v prípade iných hrubých porušení (dodacia lehota, balenie a pod.), ukončenie zmluvy a náhrada priamych strát a ušlého zisku.

Reklamáciu je potrebné podať písomne s prílohou požadované dokumenty, ktorý na podporu tvrdení poškodeného musí mať plnú dôkaznú silu pre obe strany. Lehoty na uplatnenie reklamácií sú stanovené zákonom a závisia od ich povahy: vo vzťahu k množstvu tovaru, jeho kvalite, vo vzťahu k tovaru, ktorý má a nemá záručnú dobu a pod.

Ak je reklamácia oprávnená, výsledkom môže byť: dodatočné dodanie chýbajúceho produktu alebo zníženie celkovej sumy jeho hodnoty; výmena nekvalitného produktu za kvalitný alebo jeho zníženie; zaplatenie peňažnej pokuty, úroku alebo zmluvnej pokuty, ak to ustanovuje zmluva; varovanie atď.

Ak sa strany nevedia dohodnúť na náhrade škody, vec sa postúpi súdom uvedeným v zmluve, najčastejšie rozhodcovskému súdu.

NOVINÁRSKY ŠTÝL

(stručný popis)

Publicistický štýl funguje v spoločensko-politickej oblasti a používa sa v rečníckych prejavoch, v médiách: v TV, rozhlase, v periodikách. Realizuje sa v písomnom aj ústnom prejave. Jeden z hlavných charakteristické znaky tento štýl je kombináciou dvoch trendov – expresívne tendencie a trend smerom k štandardu ... Je to spôsobené funkciami, ktoré žurnalistika vykonáva: informačná a obsahová funkcia a funkcia presviedčania, emocionálny vplyv ... Majú osobitný charakter v publicistickom štýle. Informácie v tejto oblasti spoločenskej činnosti sú určené širokému okruhu ľudí, všetkým rodeným hovorcom a členom danej spoločnosti (a nielen odborníkom, ako napr. vedeckej oblasti). Pre relevantnosť informácií je veľmi dôležitý časový faktor: informácie sa musia preniesť a stať sa všeobecne známymi čo najskôr, čo napríklad v oficiálnom obchodnom štýle nie je vôbec dôležité. V novinovo-žurnalistickom štýle sa presviedčanie uskutočňuje prostredníctvom emocionálneho vplyvu na čitateľa alebo poslucháča, preto autor vždy vyjadruje svoj postoj k oznamovanej informácii, ale spravidla to nie je len jeho osobný postoj, ale vyjadruje názor určitého sociálna skupinaľudia, napríklad nejaká strana, nejaké hnutie atď. Smerovanie k štandardu znamená túžbu žurnalistiky byť prísna a informatívna, čo je charakteristické pre vedecké a úradno-obchodné štýly. Napríklad možno pripísať štandard pre novinársky štýl novín stabilný rast, široký záber, oficiálna návšteva atď. Trend k expresívnosti sa prejavuje v túžbe po prístupnosti a obraznosti formy prejavu, ktorá je charakteristická pre umelecký štýl a hovorová reč- znaky týchto štýlov sa prelínajú v publicistickom prejave. Tento štýl je konzervatívny aj flexibilný. Na jednej strane je v publicistickom prejave dostatok klišé, spoločensko-politických a iných pojmov. Na druhej strane snaha presvedčiť čitateľov si vyžaduje čoraz viac jazykových nástrojov na ich ovplyvňovanie. Práve na to slúži všetko bohatstvo umeleckej a hovorovej reči.

Slovná zásoba novinovo-žurnalistický štýl má výrazné emocionálne a expresívne zafarbenie, zahŕňa hovorové, ľudové a dokonca aj žargónové prvky. Tu sa používajú také lexiko-frazeologické jednotky a slovné spojenia, ktoré spájajú funkčné a výrazovo-hodnotiace farby, napr. hlupák, bulvár, spolupáchateľ atď.; nielenže ukazujú, že patria do novinovo-novinárskeho štýlu reči, ale obsahujú negatívne hodnotenie. Mnohé slová získajú novinovo-žurnalistické zafarbenie, ak sa použijú v prenesenom zmysle ( Tento článok vyvolal diskusiu). Novinový publicistický prejav aktívne využíva cudzojazyčné slová a slovné prvky, najmä predpony a-, anti-, pro, neo-, ultra- a iní. Je to vďaka masmédiám, že aktívny slovník cudzojazyčné slová, ktoré sú súčasťou ruského jazyka: privatizácia, voličstvo, denominácia a iné.. Do posudzovaného funkčného štýlu patria v oblasti hodnotenia aj vlastné mená, názvy literárnych diel a pod. (Plyushkin, Derzhimorda, Muž v prípade atď.). Snaha o expresívnosť, obraznosť a zároveň o stručnosť sa realizuje aj pomocou precedentných textov (textov známych každému bežnému členovi spoločnosti), ktoré sú dnes neoddeliteľnou súčasťou publicistického prejavu.

Syntax novinovo-žurnalistický štýl reči má tiež svoje charakteristiky spojené s aktívnym používaním emocionálne a expresívne zafarbených konštrukcií: zvolacie vety rôzneho významu, opytovacie vety, vety s odkazom, rečnícke otázky, opakovania, rozčlenené konštrukcie atď. Túžba po vyjadrení určuje používanie konštrukcií s hovorovým zafarbením: konštrukcie s časticami, citoslovcia, frazeologické konštrukcie, zvraty, nezväzkové vety, elipsy (vynechanie jedného alebo druhého člena vety, štruktúrna neúplnosť konštrukcie) a pod.

3.6. Jazyk fikcie(krátky popis)

Hlavným rozlišovacím znakom jazyka fikcie je jeho zamýšľaný účel. Celá organizácia jazykových prostriedkov v beletrii je podriadená nielen prenosu obsahu, ale aj prenosu umeleckými prostriedkami. Hlavná funkcia jazyk fantastiky - estetický (alebo poetický), na realizáciu ktorého možno využiť prvky všetkých funkčných štýlov a nespisovných foriem národného jazyka. Osobitné postavenie beletristického jazyka v systéme funkčných variet jazyka spočíva aj v tom, že má obrovský vplyv na spisovný jazyk ako celok. Nie náhodou je v názve štandardizovaného národného jazyka zahrnutá aj definícia „literárny“. Sú to spisovatelia, ktorí tvoria normy spisovného jazyka vo svojich dielach. Pri premýšľaní o jazyku fikcie je potom zrejme vhodnejšie hovoriť nie o kultúre reči, ale o talente, zručnosti spisovateľa pri využívaní všetkého bohatstva a možností národného jazyka.

Svet fikcie- ide o „znovu vytvorený“ svet, zobrazovaná realita je do istej miery autorova fikcia, čo znamená, že v umelecký štýl reči hrá hlavnú úlohu subjektívny moment... Všetka okolitá realita je prezentovaná prostredníctvom vízie autora. Ale v literárnom texte nevidíme len svet spisovateľa, ale aj spisovateľa v tomto svete: jeho preferencie, odsúdenia, obdiv, odmietnutie atď. Súvisí s týmto emocionalita a expresívnosť, metafora, zmysluplná mnohostrannosť umeleckého štýlu reči.

Analyzujme krátky úryvok z príbehu N. Tolstého „Cudzinca bez jedla“: "Lera išla na výstavu len kvôli študentovi, z pocitu povinnosti." "Alina Kruger. Osobná výstava. Život ako strata. Vstup voľný". V prázdnej chodbe sa potuloval bradatý muž s dámou. Cez dieru v pästi sa pozeral na niektoré diela, cítil sa ako profesionál. Lera sa tiež pozerala cez päsť, ale nevšimla si rozdiel: všetci tí istí nahí muži na kuracích stehnách a v pozadí horela pagoda. V brožúre o Aline bolo povedané: "Umelec premieta podobenstvo do nekonečného priestoru." Zaujímalo by ma, kde a ako sa učia písať texty dejín umenia? Pravdepodobne sa s tým už narodili. Pri návšteve si Lera rada listovala v umeleckých albumoch a po zhliadnutí reprodukcie si prečítala, čo o nej napísal odborník. Vidíte: chlapec prikryl hmyz sieťkou na motýle, anjeli trúbia na rohy pionierov a na oblohe je na palube lietadlo so znameniami zverokruhu. Čítate: "Umelec vníma plátno ako kult okamihu, kde tvrdohlavosť detailov interaguje so snahou pochopiť každodenný život." Myslíte si: autor textu je málo na vzduchu, pije kávu a cigarety, intímny život mu niečo komplikuje“

Pred nami nie je objektívna prezentácia výstavy, ale subjektívny opis hrdinky príbehu, za ktorým je jasne vidieť autorku. Text je postavený na spojení troch výtvarných rovín. Prvým plánom je to, čo Lehr vidí na obrazoch, druhým je kunsthistorický text, ktorý interpretuje obsah obrazov. Tieto plány sú štylisticky vyjadrené rôznymi spôsobmi, zámerne je zdôraznená knižnosť a chytrosť opisov. A tretím plánom je autorova irónia, ktorá sa prejavuje prostredníctvom demonštrácie nesúladu medzi obsahom obrazov a verbálnym vyjadrením tohto obsahu, v hodnotení bradatého muža, autora knižného textu, schopnosti písať takéto kunsthistorické texty.

Medzi slová, ktoré tvoria základ a vytvárajú obraznosť štýlu umeleckých diel, patria obrazové prostriedky ruského literárneho jazyka, ako aj slová, ktoré si uvedomujú svoj význam v kontexte. Sú to slová so širokým rozsahom použitia. Vysoko špecializované slová sa používajú v zanedbateľnej miere len na vytvorenie umeleckej dôveryhodnosti pri opise určitých aspektov života.

V umeleckom štýle reči je veľmi široko využívaná slovná polysémia slova, ktorá odhaľuje významy a sémantické odtiene v ňom, ako aj synonymiu na všetkých jazykových úrovniach, čo umožňuje zdôrazniť jemné odtiene významov. Je to spôsobené tým, že autor sa snaží využiť všetko bohatstvo jazyka, vytvoriť svoj vlastný jedinečný jazyk a štýl, až po jasný, expresívny, obrazný text. Autor využíva nielen slovnú zásobu kodifikovaného spisovného jazyka, ale aj rôznorodé obrazové prostriedky z hovorovej reči a ľudovej reči.

V literárnom texte vystupuje do popredia emocionalita a expresivita obrazu. Mnohé slová, ktoré sa vo vedeckej reči javia ako jasne definované abstraktné pojmy, v novinovej a publicistickej reči - ako spoločensky zovšeobecnené pojmy, v umeleckej reči nesú konkrétne zmyslové predstavy. Štýly sa teda navzájom dopĺňajú. Napríklad prídavné meno "olovo" vo vedeckej reči realizuje svoj priamy význam - "olovo ruda", "olovo, guľka", v umeleckých formách expresívna metafora - "olovené oblaky", "olovená noc". V umeleckej reči preto zohrávajú významnú úlohu slovné spojenia, ktoré vytvárajú akési obrazné zobrazenie.
Pre umeleckú reč, najmä básnickú, je charakteristická inverzia, t.j. zmena obvyklého poradia slov vo vete s cieľom zvýšiť sémantický význam slova alebo dať celej fráze špeciálne štylistické zafarbenie.

Syntaktická štruktúra umeleckej reči odráža tok figuratívnych a emocionálnych dojmov autora, takže tu nájdete všetku rozmanitosť syntaktických štruktúr. Každý autor podriaďuje jazykové prostriedky plneniu svojich ideových a estetických úloh.

V umeleckej reči sú možné aj odchýlky od štrukturálnych noriem, aby autor zvýraznil nejakú myšlienku, črtu, ktorá je dôležitá pre zmysel diela. Môžu byť vyjadrené v rozpore s fonetickými, lexikálnymi, morfologickými a inými normami. Uvoľňovanie noriem však nepatrí k úlohám spisovateľov (výnimkou sú futuristi), pre tvorivého človeka sú zaujímavé len experimenty so slovami, hra so slovami a hra so slovami. A všetky možné odchýlky v reči slúžia zákonu umeleckej nevyhnutnosti.

Otázky pre sebakontrolu k sekcii číslo 3:

1. Aké sú dôvody na rozlišovanie medzi funkčnými variáciami jazyka?

2. Aké sú hlavné funkčné štýly (podľa Šmelevovej typológie)?

3. Aký je zásadný rozdiel medzi hovorovou rečou a inými varietami jazyka? Aké sú lexikálne, morfologické a syntaktické znaky hovorovej reči?

4. V akej oblasti spoločenskej činnosti funguje vedecký štýl? Pomenujte to charakteristické rysy?

5. Aké hlavné vedecké žánre poznáte?

6. Čo je vedecká terminológia?

7. Aká je pôsobnosť úradníka obchodný štýl?

8. Čo je to dokument, formulár, podrobnosti?

9. Do akých dvoch skupín sa dokumenty delia v závislosti od potrieb podnikov a rozsahu ich použitia? Uveďte hlavné žánre formálneho obchodného štýlu.

10. V čom spočíva originalita jazyka fantastiky?

Úvod ………………………………………………………………………………………
1. Obchodný papier: kľúčové pojmy ………………………………………… ...
2. Funkcie dokumentu …………………………………………………………………
3. Druhy dokumentov …………………………………………………………………………
4. Druhy riadiacich dokumentov ………………………………………….
5. Hlavné vlastnosti dokumentu ………………………………………………………….
6. Algoritmus na zostavovanie obchodných dokumentov ………………………………………… ...........
7. Návrh a jazykový návrh určitých typov dokumentov …………
	7.1. Vyhlásenie ………………………………………………………………………
	7.2. Splnomocnenie ………………………………………………………………….
	7.3. Autobiografia ……………………………………………………………….
	7.4. Zhrnutie ………………………………………………………………………...
	7.5. Memo ……………………………………………………….......
Cvičenia …………………………………………………………………………………..
Zoznam použitej literatúry ………………………………………… ..
Dodatok 1. Jazykové modely obchodných dokumentov …………………………………
Príloha 2. Vzor životopisu ………………………………………………… ..
Dodatok 3. Vzory servisných poznámok …………………………………………
Príloha 4. Vzorové žiadosti ………………………………………………….
Dodatok 5. Všeobecné pravidlá používania skratiek ………………………… ..
Zoznam najbežnejších skratiek …….
Zoznam najbežnejších skratiek ………………………

Úvod

Kultúra reči predpokladá adekvátne rečové správanie v akejkoľvek konkrétnej situácii. Zručnosti obchodnej komunikácie ako osobitný druh rečovej činnosti zahŕňajú okrem iného aj schopnosť správne vytvárať a zostavovať obchodné dokumenty. Významné miesto pri formovaní týchto zručností sa kladie v rámci univerzitných kurzov „Ruský jazyk a kultúra reči“ a „Štylistika a literárna úprava“, pretože jednou z hlavných požiadaviek na moderného odborníka je zvládnutie princípov vypracovanie dokumentov a schopnosť zvoliť si na tento účel vhodné jazykové prostriedky.

Tieto usmernenia, ktorých cieľom je pomôcť študentom zvládnuť tému „Oficiálny obchodný štýl“, najmä časť „Obchodné dokumenty“, majú výrazné praktické zameranie. V tomto smere sme sa obmedzili len na nevyhnutné minimum teoretických informácií o hlavných typoch obchodnej dokumentácie a o zásadách zostavovania niektorých žánrov oficiálnych obchodných dokumentov.

Našou hlavnou úlohou bolo rozvíjať u študentov pochopenie podstaty pravidiel a algoritmov na tvorbu a formátovanie textov dokumentov nielen v súlade s jazykovými normami, ale aj so špecifickými požiadavkami oficiálneho obchodného štýlu. Rozvoj príslušných zručností potrebných na prípravu a úpravu rôznych druhov dokumentov uľahčujú cvičenia zahrnuté v metodických odporúčaniach, ktoré zahŕňajú analýzu jazykových a rečových faktov, ako aj samostatnú prácu na príprave dokumentu. .

Hlavná pozornosť je venovaná referenčným a informačným dokumentom (prihláška, autobiografia, plná moc, životopis, memorandum a vysvetlivky), ktoré sú podľa nášho názoru najžiadanejšie v akejkoľvek profesijnej oblasti. Pri charakterizovaní životopisu sa brali do úvahy viaceré faktory, medzi ktoré patrí naliehavá potreba študenta a absolventa vysokej školy ovládať tento žáner, chýbajúca jednotná, všeobecne akceptovaná vzorka tohto obchodného dokumentu a napokon samotná špecifickosť tohto žánru. , ktorá spočíva v spojení vlastností dokumentu na jednej strane a PR textu na strane druhej.

Teoretickým základom pre tieto usmernenia boli informácie obsiahnuté v GOST v referenčnej a vzdelávacej literatúre.

Metodické odporúčania sú určené predovšetkým študentom NSTU, učiteľom lingvistických disciplín, ľuďom podieľajúcim sa na organizácii a riadení výroby, ako aj všetkým, ktorí chcú zlepšiť kultúru obchodnej komunikácie.

2.1. Papiernictvo ako osobitný druh textu a jeho jazykové črty

Základom obchodnej komunikácie sú písané texty osobitného druhu, dokumenty. Pojem „dokument“ pochádza z latinčiny documentum(certifikát), hmotné záznamové médium, na ktorom sú zafixované informácie, určené na ich prenos v čase a priestore. V užšom zmysle (služba) dokument Je obchodný dokument, ktorý niekomu právne potvrdzuje skutočnosť alebo právo na niečo. Formálny obchodný štýl, ktorého hlavnou oblasťou použitia je dokument, sa niekedy nazýva „dokumentárny“.

Porovnanie obchodných, vedeckých, publicistických a umeleckých textov nám umožňuje niektoré vyzdvihnúť Všeobecné požiadavky do textového dokumentu:

1. Všetky úradné dokumenty sú vypracované v prísnom súlade s tradíciou oficiálne akceptovanou alebo legalizovanou formou.

2. Obchodný dokument musí byť presný, stručný a konkrétny; hlavnou úlohou zostavovateľa dokumentu je jasne odrážať informácie, ktoré majú právnu silu.

3. Dokument je určený na písomnú fixáciu, a preto je vnútorne protikladný k hovorenému typu prejavu, ktorý je oslobodený od zákazov.

4. Dokument sa vyznačuje častým opakovaním a jednotnosťou. rečové prostriedky z toho dôvodu, že tematický rozsah obchodnej reči je striktne vymedzený, obmedzený a situácií jej aplikácie je pomerne málo a rovnakého typu.

Obmedzenie typov jazykových jednotiek používaných v obchodné texty, a všeobecná úprava podoby dokumentov určujú najdôležitejšiu črtu obchodnej reči - vysokú frekvenciu jednotlivých jazykových foriem v určitých úsekoch textov dokumentov, napr.: absolútnu prevahu nominatívnych foriem v prvkoch prípravy dokumentu, v r. texty postavené na princípe dotazníkov a tabuliek. L. V. Shcherba formuloval originalitu obchodného štýlu takto: „Jazyk zákonov vyžaduje v prvom rade presnosť a nemožnosť dezinterpretácie: rýchlosť porozumenia už nie je v tomto prípade mimoriadne dôležitá.“

Jazyková špecifickosť obchodného dokumentu je do značnej miery odrazom originality jeho formy, inklinujúcej k predlohe, stereotypu. Stereotypizácia formálny obchodný prejav spôsobené zvláštnosťami komunikácie: opakovanie opísaných situácií, berúc do úvahy princípy vnímania a porozumenia reči, jej ukončenie. Zvykom sa hovorí, že dokument nie je „napísaný“, ale „kompilovaný“. V skutočnosti nemá zmysel zakaždým vymýšľať originálne úvody, nadpisy a výzvy pre opakujúce sa typické situácie. Tu je pohodlnejšie a prirodzenejšie použiť hotový vzorec. Preto sú jazykové klišé obchodného štýlu objektívnou nevyhnutnosťou. Pri príprave dokumentu je potrebné dodržiavať tieto zásady:

1) objektívny odraz v texte obsahu servisnej situácie;

2) prísny súlad medzi obsahom informácií a typom dokumentu;

3) používanie jednotných rečových prostriedkov - stabilné obraty, frázy, modely viet, výrazy stanovené štátnymi normami, akceptované skratky, symboly pre jednotky merania atď.

Jazykové funkcie každodennej obchodnej dokumentácie zahŕňajú:

1) prítomnosť konkrétneho použitia slova:

a) osoba alebo inštitúcia dostane v dokumentoch označenie, berúc do úvahy úlohu, ktorú zohrávajú v príslušnej situácii: zamestnávateľ, dizajnér, dodávateľ, dodávateľ, príjemca, vkladateľ, nájomca, žalobca, odporca, obeť, svedok atď.;

b) jednotlivé slová sa používajú s osobitným významom: osoba je osoba, predaj je predaj, strana je osoba alebo inštitúcia, do ktorej vstupuje obchodný kontakt, prípad je súbor dokumentov atď.;

c) niektoré slová vo frázach sú veľmi bežné: indikátor kvality, spôsob implementácie, spôsob výroby, technická úroveň, úroveň výroby atď.;

d) existuje viacero vzorcov rovnakého typu: majúc na zreteli, berúc do úvahy vyššie uvedené, berúc do úvahy na jednej strane ... na strane druhej zmluvné strany atď.;

2) písanie číslic číslicami, s výnimkou súm peňažných dokumentov (faktúra, splnomocnenie, potvrdenie); písanie koncov radových číslic, označených arabskými číslicami, oddelených pomlčkou, okrem rímskych číslic, za ktorými sa koncovky nepíšu;

3) používanie predložiek na označenie časového limitu od do, ale nie Od do, ako aj hláskovanie názvov mesiacov slovami, napríklad: od novembra do decembra;

4) pomocou osobného zámena vy a privlastňovacie zámeno Vám ako forma zdvorilého úradného oslovenia, písané s veľkým (veľkým) písmenom;

5) zvýraznenie uvedených mien, ktorým predchádza dvojbodka, aj keď neexistuje zovšeobecňujúce slovo ( K memorandu prikladám: a) pracovné výkresy, b) výpočet upevnenia); časté používanie veľkých písmen za dvojbodkou namiesto malých písmen atď.

6) rozsiahle používanie odbornej terminológie (právna, diplomatická, účtovnícka a pod.), skrátených slov, skrátených názvov rôznych inštitúcií a organizácií (viď nižšie Príloha „Niektoré všeobecné pravidlá používanie skratiek v textoch dokumentov „(s. 139-143));

7) primárne používanie prostriedkov logického, a nie emocionálno-expresívneho hodnotenia as tým spojené zriedkavé odvolávanie sa na prostriedky obraznej reči (metafory, prirovnania, hyperboly a iné trópy); absencia dialektizmov, slangu a hovorových slov; veľmi zriedkavé použitie výkričníkov; minimálne používanie citosloviec, modálnych slov, nominálnych tvarov so subjektívnymi príponami;

8) široké používanie slovesných podstatných mien v obchodných textoch, najmä v - nie(preferované použitie Pýtam si povolenie, ale nie prosím dovoľte);

9) frekvencia štruktúr s dôsledná podriadenosť pádové formy, zvyčajne genitív: príkaz riaditeľa závodu na výrobu kovov;

10) používanie participiálnych a príslovkových výrazov, pasívnych konštrukcií, ako sú: je tu príležitosť, zistila komisia;

11) používanie neosobných a infinitívnych viet s významom rozkazovacieho spôsobu, napríklad: treba zvážiť, poučiť o správaní, treba zvážiť;

12) spravidla absencia priamej reči v obchodných textoch;

13) častá prezentácia textu od tretej osoby: rada rozhodla, vedenie žiada o; písanie objednávok, vyhlásení, memorandov a vysvetliviek v prvej osobe.

2.2. Forma kancelárskych dokumentov (obchodné papiere)

Každý dokument má určitú formu textového záznamu: lineárny záznam (vyhlásenie, splnomocnenie), vzorový záznam (certifikáty, zmluvy, doklady o vzdelaní), tabuľka (účtovná závierka), dotazník (osobný záznamový list), analogické texty (objednávky, nariadenia). ).

Zjednotenie textov úradných dokumentov sa vykonáva na základe GOST a iných inštruktážnych materiálov. Stanovujú: požiadavky na obsah dokumentu - jeho objem, vnútornú štruktúru; vzory všeobecnej formy dokumentov - zloženie podrobností, ich umiestnenie na poli formulára atď .; požiadavky na jazyk dokumentov.

Vzory dokumentov nájdete v Celoruskom klasifikátore manažérskej dokumentácie, ako aj v Štátny systém dokumentačná podpora manažmentu.

Od 1. júla 2003 bol dekrétom Gosstandartu Ruska zo dňa 3.3.2003 č. 65 schválený a uvedený do platnosti GOST R 6.30-2003 "Jednotný systém dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie". . Hlavným rozdielom medzi touto štátnou normou a predtým existujúcou normou je jej odporúčací charakter. Prvýkrát v histórii domácej normalizácie sa legislatívny akt nezameriava na kogentný charakter požiadaviek normy.

Každý človek sa vo svojom živote musí vysporiadať s obchodnými dokumentmi: buď ich dostane, alebo si ich sám vypracuje. Ale nie každý, aj keď sa naučil písať siahodlhé eseje, robiť si poznámky, vie rozumne napísať napríklad vyhlásenie alebo čin.

Obchodné cenné papiere zahŕňajú:

Vyhlásenia,

· vzťah,

účtenky,

účty,

· memorandá,

splnomocnenia,

Pomoc,

autobiografia,

protokoly,

· zmluvy,

Pracovné zmluvy,

· technické údaje,

objednávky,

· reklamy,

· obchodné listy,

· Rôzne akty atď.

Obchodné noviny sa vyznačujú zvláštnym štýlom, zvláštnymi obratmi reči

(klerikalizmus), všeobecne uznávané známky.

Obchodné dokumenty sú dôležité dokumenty. Každý z nich je na určité obdobie vedený v spisoch inštitúcií, organizácií, firiem. Preto musíte byť veľmi seriózni pri príprave a písaní akéhokoľvek obchodného dokumentu. Mali by ste ich napísať jasným rukopisom, konkrétne a logicky, na ľavej strane každého listu papiera ponechajte okraje široké 3 – 4 cm.

Ukážky niektorých obchodných dokumentov

Vyhlásenie

Aplikácia je písaná iba rukou. Jeho forma je nasledovná: názov organizácie alebo úradníka, ktorému je určený, je uvedený v plnom riadku navrchu. V stĺpci nižšie (od stredu riadku) je uvedená funkcia, priezvisko, meno, priezvisko

(úplne) a adresu žiadateľa a potom do stredu riadku napíšte slovo „Prihláška“ (veľkým písmenom). Ďalej od červeného riadku uvádza text prihlášky, na konci ktorého je vľavo uvedený dátum podania a vpravo podpis navrhovateľa.

Riaditeľ štátneho podniku "Russian Gems"

z Petrova Maria Ivanovna,

žije v Petrohrade,

na ulici Kachalovo, č.8, kr. 17

Vyhlásenie

Žiadam vás, aby ste ma zaviedli do podniku, ktorý vám bol zverený ako kontrolórovi oddelenia kontroly kvality. Na tejto pozícii som 5 rokov pracoval v signálovom závode v Petrohrade.

14.03.04. Podpis / M. I. Petrova /

______________________________

1 Je dovolené písať bez predložky „od“, ale jednoducho: Petrova atď.

Postoj

Postoj sa píše podľa prihlášky. Ale postoj je výzva v mene inštitúcie alebo správnej osoby. Preto je pečiatka inštitúcie umiestnená v ľavom rohu listu. Na konci vzťahu - podpisy zodpovedných osôb alebo tvár.

Splnomocnenie

Splnomocnenie je písomné splnomocnenie jednej osoby (splnomocnenca), ktoré vydáva inej osobe (splnomocnencovi) o oprávnení nekonať v jej mene (napríklad prijímať materiálne hodnoty, peniaze). Podpis riaditeľa je overený, je pripevnená oficiálna pečiatka inštitúcie, v ktorej osoba pracuje.

Splnomocnenie

Ja, Ivanov Petr Sergejevič, verím Marii Aleksejevne Golubevovej, že dostane od firmy Prometheus plat, ktorý mi patrí za január 2005 vo výške osemtisíc rubľov.

2.01.05. Podpis / P. S. Ivanov /

Osvedčujem vlastnoručný podpis P. S. Ivanova

(Podpis osvedčujúcej osoby)

(Tuleň)

Skontrolujte

Skontrolujte. Názov tohto dokumentu je napísaný podľa formulára žiadosti, to znamená, že je uvedený úplný názov inštitúcie, ktorej sa faktúra predkladá.

Autobiografia

Ja, Andrej Petrovič Makarov, som sa narodil 21. septembra 1980 v Leningrade v rodine inžiniera. (Ďalej je popísaný koniec štúdia, je uvedené kto a kde pracoval a na konci je uvedené zloženie rodiny).

Naša rodina pozostáva zo štyroch ľudí: otec Petr Ivanovič Makarov pracuje ako inžinier v podniku Signal; matka Maria Sergeevna Makarova je žena v domácnosti; brat Sergej Petrovič Makarov je študentom druhého ročníka na Pedagogickej univerzite v Herzene.

28.09.04. Podpis / A. P. Makarov /

Charakteristický

Popis - úradný dokument s prehľadom vzdelávacích, služobných, vedeckých, spoločenských aktivít osoby. Môže ho napísať vedúci zariadenia (podniku), triedny učiteľ, miestny výbor atď.

Charakteristika je napísaná v tomto tvare: do stredu riadku napíšte slovo „charakteristika“, do druhého riadku vpravo uveďte priezvisko, meno, priezvisko, rok narodenia, vzdelanie toho, o kom recenzia sa píše. Na konci je uvedený dátum, pečiatka a podpis hlavy.

Charakteristický

Ivanov Vasilij Petrovič,

Narodený v roku 1980, vzdelanie

priemerný

Ivanov Vasilij Petrovič pracuje od 15. augusta 2002 ako mechanik v závode Signal v Petrohrade.