Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky kroky manažéra a zamestnancov musia určite zohľadňovať pravidlá slušného správania a zodpovedať situácii.
Jednou z najdôležitejších súčastí etikety je obchodná korešpondencia
Odhaduje sa, že takmer 50 % času v práci strávite čítaním papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti, urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.
Samozrejme, existujú určité vzory a určite sa o nich bude diskutovať v tomto článku. pravidlá Obchodná korešpondencia sú už dlho štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 pomôže správne umiestniť text na list, povie vám, aké zarážky, okraje, typy písma. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje rovnomernosť a opakovateľnosť obratov reči.
Každý list je však individuálny. Identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a adresát v ňom zanecháva veľkú stopu. Obchodná korešpondencia je do istej miery kombináciou kreativity a tvrdej práce.
Druhy obchodnej korešpondencie
Obeh dokumentov sa uskutočňuje v papierovej forme a prostredníctvom e-mailu.
Všetku korešpondenciu v podniku možno podmienečne rozdeliť do nasledujúcich skupín:
úradná / neoficiálna korešpondencia;
Interný a externý.
Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné a záručné listy, obchodné zmluvy, objednávky pre podnik, pracovné povinnosti, dopyty, požiadavky, reklamácie.
Neformálna korešpondencia sú rôzne gratulácie od obchodných partnerov, zákazníkov, zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.
Interné dokumenty obiehajú len medzi oddeleniami jedného podniku a externé dokumenty presahujú jeho rámec.
Pravidlá obchodnej korešpondencie: Vnútorný obsah
Hlavnou požiadavkou je stručnosť a kapacita listu. Nenaťahujte text na viacero strán. Najlepšia cesta- držať do jedného.
Pravidlá obchodnej korešpondencie predpokladajú vylúčenie zložitých, nezrozumiteľných, cudzích a vysoko odborných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.
Vyhnite sa nejednoznačným výkladom v liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo máte na mysli pod určitou frázou.
Pravidlá pre návrh obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa volať adresáta krstným menom a patronymom, pred ktorým musí uviesť odvolanie „Vážený(-í) ...“. A vždy na „vás“, aj keď máte s adresátom listu dobré priateľské vzťahy.
V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena predpísaný hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú dostatok šablón a pečiatok pre takéto prípady: „V súvislosti s predchádzajúcim listom...“, „Pripomíname...“, „Informujeme...“ a iné.
Nepriaznivá odpoveď pre prijímateľa (odmietnutie ponuky, zo spolupráce) zjemňuje vetami: „Bohužiaľ, nebudeme môcť využiť ponúkané podmienky...“ alebo podobne.
Externé papierovanie
akýkoľvek obchodný list musí byť napísané na hlavičkovom papieri s údajmi o spoločnosti a všetkými kontaktnými údajmi.
Nezabudnite uviesť presný dátum dokumentu.
V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.
Rozdeľte text do zmysluplných odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a pochopil. Nie viac ako 4-5 riadkov.
Písať všetky slová veľkými (veľkými) písmenami je zlá forma.
K listu môžu byť priložené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené v samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. Autor: obchodná etiketa odpoveď na list by mala byť doručená do 10 dní. Ak vyriešenie problému trvá dlhšie, adresát na to musí upozorniť.
Po napísaní nezabudnite znova dôkladne skontrolovať text, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa vyskytnú nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Neštve človeka ešte viac negramotným listom.
Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť sa štandardne používa pre akúkoľvek korešpondenciu, aj keď samotný text zaberá iba polovicu listu.
Pred tlačou skontrolujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazaniu a špinavému výstupu.
V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a samotný vytlačený list priložiť k priehľadnému súboru.
Za dobrú formu sa považuje aj firemná obálka s logom firmy.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie v neformálnej rovine sú často emotívnejšie ako v obchodné papiere, a menej opečiatkované. Vhodné sú tu skratky, použitie farebných prídavných mien, napríklad pri gratuláciách: úžasný, sympatický, milý.
Obchodné e-maily
To, že neposielate poštu v obálke cez poštovú sieť, by nemalo byť relaxom. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.
Kompetentné a správne e-business správy vytvárajú pozitívny obraz o spoločnosti aj jednotlivcovi. Obchodná povesť stojí za veľa!
Základné pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu
Pracovník emailová adresa používajte len podľa pokynov.
Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Nepoužívajte nesprávne mená, ako napríklad „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.
Vždy vyplňte predmet, inak môže váš email skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „ ponuka"," hlásenie "nebude fungovať. V poštovej schránke vášho príjemcu môže byť veľa takýchto listov. Uveďte čo najkonkrétnejšie, čoho sa vaša správa týka. Nepoužívajte viac ako päť slov. Predmet napíšte veľkým písmenom. netreba dávať na konci bodku.
Ak posielate odpoveď na e-mail, ktorý ste dostali skôr, nezabudnite odstrániť „Re“ z predmetu.
Komunikačný štýl
Dodržiavajte formát obchodného listu. Odstráňte výhražný, prosiaci, rozkazovací tón.
Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú používanie emotikonov, veľkého množstva otáznikov či výkričníkov v texte.
Byť zdvorilý. Obligátny pozdrav na začiatku a rozlúčka s hovorcom na konci je dobrá forma. Napríklad „S pozdravom ...“ alebo tak: „S pozdravom ...“.
Firemný e-mail a jeho " Zlaté pravidlo": Nemiešajte niekoľko správ v jednej správe rôzne témy... Je lepšie poslať sériu listov.
E-mail by mal byť dvakrát kratší ako papierový.
Práca s prílohami
Ak je na prenos príliš veľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale priložte ich ako samostatné dokumenty v prílohe.
Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktoré sú pre neho zrozumiteľné. Tým ukážete svoj záujem a zvíťazíte nad vami. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má adresát v počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.
Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte objemné dokumenty.
A tiež najlepšie veľké investície(od 200 kB) odosielané iným spôsobom, napríklad cez ftp server.
Takéto formáty ako COM, EXE, CMD, PIF a mnohé ďalšie sú blokované niektorými poštovými servermi.
Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nebuďte príliš leniví na to, aby ste zakaždým vymazali všetky dôkazy o hromadnej korešpondencii. Takéto nadbytočné informácie adresát vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „slepá kópia“.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie e-mailom zahŕňajú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak momentálne nie je možnosť odpovedať, informujte o tom partnera. Uchovajte si históriu korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.
Ak je odpoveď dôležitá a urgentná, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, skype alebo ICQ. Ak po tomto pozitívnom výsledku nebolo možné dosiahnuť, znova si pripomeňte.
Nie je nezvyčajné, že sa pri vyžiadaní dokumentu vráti prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú povinné umiestnenie príslušných informácií v tele dokumentu. Napríklad toto: "Posielam potrebné údaje k Vašej žiadosti."
Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné spôsoby spojenia, pozícia, web spoločnosti, odkazy na sociálne siete.
Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií - telefónne číslo s kódom mesta, adresu s PSČ. Vaša komunikácia totiž prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky údaje, bude jednoduchšie vás kontaktovať.
A posledné pravidlo: kto začal korešpondenciu, musí ukončiť elektronický dialóg.
Záver
Obchodná korešpondencia je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby sme si vytvorili jednoznačný názor na človeka a organizáciu, ktorú zastupuje. Poznanie pravidiel obchodného písania môže vo vašej kariére výrazne napredovať.
Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky kroky manažéra a zamestnancov musia určite zohľadňovať pravidlá slušného správania a zodpovedať situácii.
Jednou z najdôležitejších súčastí etikety je obchodná korešpondencia
Odhaduje sa, že takmer 50 % času v práci strávite čítaním papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti, urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.
Samozrejme, existujú určité vzory a určite sa o nich bude diskutovať v tomto článku. Pravidlá obchodnej korešpondencie sú už dlho štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 pomôže správne umiestniť text na list, povie vám, aké zarážky, okraje, typy písma. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje rovnomernosť a opakovateľnosť obratov reči.
Každý list je však individuálny. Identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a adresát v ňom zanecháva veľkú stopu. Obchodná korešpondencia je do istej miery kombináciou kreativity a tvrdej práce.
Druhy obchodnej korešpondencie
Obeh dokumentov sa uskutočňuje v papierovej forme a prostredníctvom e-mailu.
Všetku korešpondenciu v podniku možno podmienečne rozdeliť do nasledujúcich skupín:
úradná / neoficiálna korešpondencia;
Interný a externý.
Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné a záručné listy, obchodné zmluvy, objednávky pre spoločnosť, pracovné povinnosti, dopyty, požiadavky, reklamácie.
Neformálna korešpondencia sú rôzne gratulácie od obchodných partnerov, zákazníkov, zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.
Interné dokumenty obiehajú len medzi oddeleniami jedného podniku a externé dokumenty presahujú jeho rámec.
Pravidlá obchodnej korešpondencie: Vnútorný obsah
Hlavnou požiadavkou je stručnosť a kapacita listu. Nenaťahujte text na viacero strán. Najlepšou možnosťou je držať sa v rámci jedného.
Pravidlá obchodnej korešpondencie predpokladajú vylúčenie zložitých, nezrozumiteľných, cudzích a vysoko odborných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.
Vyhnite sa nejednoznačným výkladom v liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo máte na mysli pod určitou frázou.
Pravidlá pre návrh obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa volať adresáta krstným menom a patronymom, pred ktorým musí uviesť odvolanie „Vážený(-í) ...“. A vždy na „vás“, aj keď máte s adresátom listu dobré priateľské vzťahy.
V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena predpísaný hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú dostatok šablón a pečiatok pre takéto prípady: „V súvislosti s predchádzajúcim listom...“, „Pripomíname...“, „Informujeme...“ a iné.
Nepriaznivá odpoveď pre prijímateľa (odmietnutie ponuky, zo spolupráce) zjemňuje vetami: „Bohužiaľ, nebudeme môcť využiť ponúkané podmienky...“ alebo podobne.
Externé papierovanie
Akýkoľvek obchodný list musí byť napísaný na hlavičkovom papieri s údajmi o spoločnosti a všetkými kontaktnými údajmi.
Nezabudnite uviesť presný dátum dokumentu.
V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.
Rozdeľte text do zmysluplných odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a pochopil. Nie viac ako 4-5 riadkov.
Písať všetky slová veľkými (veľkými) písmenami je zlá forma.
K listu môžu byť priložené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené v samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. Podľa obchodnej etikety musí byť odpoveď na list doručená do 10 dní. Ak vyriešenie problému trvá dlhšie, adresát na to musí upozorniť.
Po napísaní nezabudnite znova dôkladne skontrolovať text, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa vyskytnú nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Neštve človeka ešte viac negramotným listom.
Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť sa štandardne používa pre akúkoľvek korešpondenciu, aj keď samotný text zaberá iba polovicu listu.
Pred tlačou skontrolujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazaniu a špinavému výstupu.
V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a samotný vytlačený list priložiť k priehľadnému súboru.
Za dobrú formu sa považuje aj firemná obálka s logom firmy.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie v neformálnej rovine sú často emotívnejšie ako v obchodných novinách a sú menej opečiatkované. Vhodné sú tu skratky, použitie farebných prídavných mien, napríklad pri gratuláciách: úžasný, sympatický, milý.
Obchodné e-maily
To, že neposielate poštu v obálke cez poštovú sieť, by nemalo byť relaxom. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.
Kompetentné a správne e-business správy vytvárajú pozitívny obraz o spoločnosti aj jednotlivcovi. Obchodná povesť stojí za veľa!
Základné pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu
Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na určený účel.
Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Nepoužívajte nesprávne mená, ako napríklad „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.
Vždy vyplňte predmet, inak môže váš email skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „komerčný návrh“, „správa“ nebudú fungovať. V poštovej schránke vášho príjemcu môže byť veľa takýchto listov. Buďte čo najkonkrétnejší, čoho sa vaša správa týka. Nepoužívajte viac ako päť slov. Napíšte tému veľkými písmenami. Na koniec nemusíte dávať bodku.
Ak posielate odpoveď na e-mail, ktorý ste dostali skôr, nezabudnite odstrániť „Re“ z predmetu.
Komunikačný štýl
Dodržiavajte formát obchodného listu. Odstráňte výhražný, prosiaci, rozkazovací tón.
Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú používanie emotikonov, veľkého množstva otáznikov či výkričníkov v texte.
Byť zdvorilý. Obligátny pozdrav na začiatku a rozlúčka s hovorcom na konci je dobrá forma. Napríklad „S pozdravom ...“ alebo tak: „S pozdravom ...“.
Firemný e-mail a jeho zlaté pravidlo: nemiešať niekoľko rôznych tém v jednej správe. Je lepšie poslať sériu listov.
E-mail by mal byť dvakrát kratší ako papierový.
Práca s prílohami
Ak je na prenos príliš veľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale priložte ich ako samostatné dokumenty v prílohe.
Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktoré sú pre neho zrozumiteľné. Tým ukážete svoj záujem a zvíťazíte nad vami. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má adresát v počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.
Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte objemné dokumenty.
A najlepšie je posielať príliš veľké prílohy (od 200 KB) iným spôsobom, napríklad cez ftp server.
Takéto formáty ako COM, EXE, CMD, PIF a mnohé ďalšie sú blokované niektorými poštovými servermi.
Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nebuďte príliš leniví na to, aby ste zakaždým vymazali všetky dôkazy o hromadnej korešpondencii. Takéto nadbytočné informácie adresát vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „slepá kópia“.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie e-mailom zahŕňajú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak momentálne nie je možnosť odpovedať, informujte o tom partnera. Uchovajte si históriu korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.
Ak je odpoveď dôležitá a urgentná, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, skype alebo ICQ. Ak po tomto pozitívnom výsledku nebolo možné dosiahnuť, znova si pripomeňte.
Nie je nezvyčajné, že sa pri vyžiadaní dokumentu vráti prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú povinné umiestnenie príslušných informácií v tele dokumentu. Napríklad toto: "Posielam potrebné údaje k Vašej žiadosti."
Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné spôsoby komunikácie, pozíciu, webovú stránku spoločnosti, odkazy na sociálne siete.
Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií - telefónne číslo s kódom mesta, adresu s PSČ. Vaša komunikácia totiž prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky údaje, bude jednoduchšie vás kontaktovať.
A posledné pravidlo: kto začal korešpondenciu, musí ukončiť elektronický dialóg.
Záver
Obchodná korešpondencia je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby sme si vytvorili jednoznačný názor na človeka a organizáciu, ktorú zastupuje. Poznanie pravidiel obchodného písania môže vo vašej kariére výrazne napredovať.
Za posledné desaťročia si obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu získala obrovskú popularitu a stala sa jednou z hlavných metód obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť takého človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako formovať s adresátom pomocou kompetentného listu dobrý dojem o odosielateľovi?
Tento článok popisuje pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu a praktické rady prezentované v tomto článku vám pomôžu naučiť sa správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov.
Mnoho ľudí začína svoj deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia, ako správne používať jazyk obchodnej korešpondencie, pričom si e-maily mýlia s neformálnym spôsobom komunikácie.
Pre rýchlosť doručovania zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, tlačív, výpisov, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Často sa stáva, že pri písaní e-mailu pri výmene akýchkoľvek súborov adresáti z nejakého dôvodu neskladajú sprievodné náčrty a nezadávajú predmet, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať email a dodržať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie cez email?
Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia
Pravidlá obchodného e-mailu ukladajú odosielateľovi listu povinnosť vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Musí byť opísaný predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je v korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal nasledovať text, ktorý sa nazýva "telo listu" a na konci sa nechá podpis, napríklad "S pozdravom Brisov Petr Ivanovič."
Pozdravy v obchodnej korešpondencii
Stojí za to zamerať sa na tento bod ďalej, pretože gesto rešpektu je veľmi dôležité v každom aspekte obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý deň“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „ Dobré ráno“ Pretože príjemca môže list prečítať oveľa neskôr, ako bol prijatý. Rovnako nie je správne používať bežné výrazy používané v pozdravoch
Po slove alebo fráze pozdravu by ste mali kontaktovať príjemcu podľa mena a priezviska, a ak je meno odosielateľovi neznáme, môžete tento moment preskočiť. Potom môžete prejsť na určenie účelu listu.
Priložené súbory v obchodnej e-mailovej korešpondencii
Ak hlavným účelom listu nie je len písomné rozprávanie a prezentácia podstaty problému, ale aj zaslanie súboru, potom je lepšie priložiť predmet, ktorý sa má odoslať. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia z nepozornosti po uvedení podstaty problému v tele listu zabudnú priložiť potrebnú prílohu. Takáto nedbalosť môže negatívne ovplyvniť obchodnú povesť odosielateľa obchodného listu.
E-mailová adresa musí byť rozpoznateľná a výstižná
Pravidlá obchodného e-mailu vyžadujú, aby odosielateľ mal rozpoznateľné meno e-mailu, ktoré musí obsahovať pravdivé informácie o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nezrozumiteľne a hlúpo, keď sú v e-mailovej adrese uvedené neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa „limon_petya“. Pre dospelého človeka to vyzerá veľmi nedôstojne. Pre obchodnú korešpondenciu je najlepšie vytvoriť samostatný e-mail a riadiť sa etiketou obchodného e-mailu.
Pomocou funkcie rýchlej odpovede (odpovede) môžete odpovedať na predtým prijaté e-maily
Používateľovi pomáha funkcia Reply alebo Response (skrátene Re :) rýchly spôsob odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť prečítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danú tému. Ale pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom zaväzujú odosielateľa premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.
Pred odoslaním obchodného listu by sa mala vykonať korektúra pravopisu a interpunkcie
E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale v obchodnej korešpondencii by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť dôveryhodnosť odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či neobsahuje offografické chyby a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má funkciu kontroly pravopisu, takže by ste mali venovať pozornosť slovám podčiarknutým červenou čiarou. Ak máte pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.
Cieľové pole by malo byť vyplnené ako posledné
Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadajte až na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je tiež súčasťou základov obchodnej emailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresáta Email môže ponúknuť zoznam predtým použitých adresátov, aj tu by ste mali zbystriť pozornosť, aby ste omylom neposlali zostavený obchodný list cudziemu adresátovi.
Štruktúrovanie obchodného listu
Pravidlá pre štruktúrovanie textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pravidlá pre obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké objemy textu písmen na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.
Podstata obchodného listu by mala byť uvedená vo veci samej
Okrem určenej témy obchodného listu by mala adresáta zaujať jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je na začiatku listu uviesť podstatu problému alebo otázky, s ktorou sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Vzor: "Oznamujeme Vám, že podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 02.01.2017" O dodávke sypkých materiálov Blížia sa ku koncu. Na predĺženie zmluvy musíte predložiť opakovaný balík dokumentov." Vďaka určenému cieľu má príjemca možnosť ponoriť sa do hlavnej myšlienky obchodného listu. Ak je text listu príliš veľký, potom je lepšie použiť funkciu pripojenia objektu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň s textovým poľom by ste mali nechať sprievodný náčrt, ktorý sa rozsvieti obchodný list. Ukážka: „Posielame vám elektronickú kópiu listu od Mak-Stroy LLC na posúdenie. Žiadame Vás, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie o predĺžení zmluvy č. 45 zo dňa 02.01.2017 „O dodávke sypkých hmôt“ v lehote uvedenej v liste.“
Na každý obchodný e-mail je potrebné odpovedať
existuje negatívne príklady obchodnú korešpondenciu, keď príjemca z akéhokoľvek dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď z určitých situácií nie je možné odpovedať, napríklad lehota na vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade by sa mal k tejto veci uviesť krátky komentár, napríklad „Dobrý deň, Petr Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes sa mi ťažko odpovedá, keďže sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a dáme oficiálnu odpoveď do konca týždňa. S úctou, manažér obchodného oddelenia Belov Ivan Gennadievich “.
Je potrebné pripomenúť, že ak odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, mlčanie príjemcu obchodného listu možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietnutie komunikácie s odosielateľom.
Pri písaní odpovedí by ste mali odpovedať na všetky položené otázky
Ak má list odoslaný príjemcovi otázku, potom by ste pri jeho zostavovaní mali odpovedať na otázky v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri skladaní listu by sa odpovede nemali číslovať, stačí uviesť myšlienku v poradí. Aby ste odpovedali na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát znovu prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať samostatne, aby ste ich nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to zdôrazniť, že v súčasnosti z nejakého dôvodu nie je možné odpovedať.
Nepoužívajte nadmerne skratky, emotikony a veľké písmená
Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia neformálnymi znakmi vo forme emotikonov. Ich použitie je obľúbené pri komunikácii v sociálne siete Pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, pretože príjemca nemusí poznať ich skutočný význam a považovať ich za súbor interpunkčných chýb, ktorým nerozumie.
Tiež by ste mali odmietnuť písať text veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „honosné frázy“ a častejšie takéto frázy nesú negatívnu konotáciu. Príjemca pri čítaní e-mailového obchodného listu môže takéto písmo vnímať negatívne, čo nepriaznivo ovplyvní vnímanie významu. Ak v obchodnom liste potrebujete zdôrazniť dôležitosť okamihu, je lepšie použiť úvodné frázy, napríklad: „Upozorňujeme, že balík dokumentov na predĺženie zmluvy musíte poskytnúť najneskôr do 2.10.2017 “ alebo „Upozorňujeme, že doklady na predĺženie zmluvy je potrebné predložiť do 10.02.2017 “.
Nie je potrebné prenášať citlivé informácie prostredníctvom e-mailu
Na prenos osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť e-mailové schránky, pretože hrozí zachytenie informácií kyberzločincami na ich vlastné žoldnierske účely. Tieto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá od bankové karty, osobné bankové účty atď. Je dôležité si uvedomiť, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade hackerstva môžu byť odcudzené.
Na konci listu musí byť podpísaný odosielateľom
Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný list musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu blokovania podpisov, do ktorej môžete zadať svoj titul, meno a kontaktné telefónne číslo. Následne sa tento blok automaticky zobrazí na konci každého písmena, čo zjednoduší písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť správne kontaktovať odosielateľa pri odpovedi na list. Príklad podpisu môže vyzerať takto: „S pozdravom Nikolaj Alexandrovič Petrov, +79810000000“.
Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Stačí dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.
Pred zostavením tejto alebo tej správy si musíte pamätať, ako sa líši etiketa obchodného listu a osobného listu. Najdôležitejšie je zachovať mieru istoty pri prezentácii zvolenej témy. Adresát je s väčšou pravdepodobnosťou presiaknutý tým či oným problémom a bude sa snažiť zapojiť do riešenia položených otázok, ak cíti živú komunikáciu v riadkoch listu. Preto znalci modernej etikety obchodného písania nezahŕňajú do textu také anachronizmy ako „na základe skutočnosti“, „musíš“ alebo ešte zabudnutejšie „upozorňujem“.
Charakteristika
V obchodných listoch zostalo zachované zameranie a jasné vymedzenie cieľa, dôslednosť v prezentovaní faktov, špecifiká návrhov a požiadaviek, informatívnosť správ o konaní a skutkoch. Obchodné listy sa začali tvoriť uvoľnenejšie, nezískali sa však otvorené emotívne výpovede, epitetá a prirovnania zo zvláštností osobnej korešpondencie, stále tu prevláda stará etiketa obchodného písania. A práve preto, že účelom takejto správy je, tak ako doteraz, podanie návrhu, na ktorý musí nevyhnutne nasledovať konkrétna odpoveď, vplyv autora obchodného listu by mal byť veľmi veľký, keďže podnecuje adresáta k činnosti špecifického charakteru. Navyše je text koncipovaný tak, že pohľad autora nepredstavuje jeho vlastný postoj k problému, ale obojstranne výhodné záujmy na jeho riešení.
Etiketa obchodného listu predpisuje nepoužívať zámeno „ja“, ako je zvykom v osobnej korešpondencii, tu je vhodné zdôrazniť iné zámeno – „ty“. Ak je obchodná správa napísaná bez chýb, napísaná úhľadne, text je umiestnený v súlade so všetkými pravidlami a existujúcimi požiadavkami, a preto je nielen ľahko čitateľný, ale aj s potešením, korešpondencia bude mať určite pokračovanie. Aj keď dnes je veľmi často potrebné dešifrovať rozmarne skrútené frázy, hľadať predmet a predikát, aby sme sa dostali k podstate významu, ktorý je im vlastný. Pravidlá obchodného písania sa teraz veľmi rýchlo menia. Aký dobrý tón písať rukou. Potom si človek mohol byť istý, že správa nebola vyhotovená ako kópia. Koľko osobnosti bolo v tomto posolstve vidieť a do vzťahu medzi adresátom a autorom sa vždy pridávala úcta. Škoda, že tento zvyk je už úplne zastaraný a takmer všetky listy sa v súčasnosti stali elektronickými.
Moderné pravidlá
Obchodný list, ktorého vzor bude uvedený nižšie, predstavuje korešpondenciu ako moderný civilizovaný akt. Dnes existujú nemenej pestré pravidlá, ktoré treba dodržiavať. Aj keď v porovnaní s úradný jazyk, ktorý v krajine existoval pred päťdesiatimi rokmi, tieto pravidlá pôsobia skôr ako nuansy alebo zvláštne jemnosti. V prvom rade, ako diktujú pravidlá obchodného listu, musíte pred začiatkom textu použiť pozdrav v osobnej výzve adresátovi. Aj keď teraz v korporáciách a akýchkoľvek nie príliš malých organizáciách existuje interná komunikácia formátu ISQ, kde odpoveď nasleduje za otázkou, otázkou za odpoveďou a v tejto rýchlej korešpondencii nie je zakaždým potrebné volať po mene. ale správny dizajn obchodný list predpokladá individuálne zameranie, a preto je potrebné osobné odvolanie.
Predmet listu sa v modernej korešpondencii zvyčajne umiestňuje do samostatného poľa a musí byť vyplnený primerane, teda podľa obsahu. Správne sformulovanie predmetu listu znamená získať polovicu úspechu, pretože to je prvá vec, ktorú adresát uvidí. Presná formulácia mu pomôže naladiť sa správny kľúč a vnímať prijaté informácie rýchlo a in plne... A je nevyhnutné informovať adresáta o prijatí jeho odpovede - to je dobrý tón, prejav úcty voči kolegom a partnerom, urobili to pred sto a dvesto rokmi a ani vtedy sa neponáhľali žiť a presne vedel, ako napísať obchodný list. Dnes potrebujete na správu rýchlo odpovedať, k čomu pomáha e-mail – komunikácia je veľmi efektívna. Ak nemôžete okamžite odpovedať, musíte ešte poslať správu o prijatí odpovede, kde uvediete čas ďalšej komunikačnej relácie.
Čas a miesto
Treba mať na pamäti, že z psychologického hľadiska je časový limit odpovede v kritickom zmysle štyridsaťosem hodín. To je v prípade, ak nie je k dispozícii funkcia záznamníka. Po uplynutí dvoch dní je už adresát naplnený dôverou, že jeho list bol ignorovaný resp najlepší prípad- stratený. Pravidlá obchodného listu obsahujú aj tento bod: nikdy neodkladajte odpoveď, pretože ide o nevyhnutnú stratu klienta a partner sa začne báť a premýšľať o prerušení akéhokoľvek vzťahu. V každom prípade ide o hrubé porušenie etiky obchodnej korešpondencie. Ak potrebujete odoslať rovnaké informácie, môžete jednoducho rozšíriť zoznam príjemcov. Uvedením všetkých adries do jedného poľa „komu“ sa výrazne skráti čas doručenia a transparentnosť v partnerstvách sa zachová: vygenerovaný zoznam vidí každý, kto dostane list.
Skvelá správa na pokračovanie vášho partnerstva je zdvorilé „vopred ďakujem“. Ako je to napísané v obchodnom liste a v akej časti je umiestnené - každý sa rozhodne sám za seba. Samozrejme, adresát by to mal vidieť po už asimilovaných informáciách a motivácii k akcii. Na konci listu, pred kontaktným blokom - najviac najlepšie miesto pre túto frázu. Mimochodom, o kontaktných údajoch: mali by byť v každom liste, nielen v prvom. Autorove telefónne čísla, pozícia a všetko ostatné nemožno nútiť hľadať. Dizajn obchodného listu nezávisí od dĺžky korešpondencie. Pravidlá treba vždy dodržiavať. A aby sa nehádalo, či adresát list dostal, je tu funkcia vyžiadania. Iba v tomto prípade si môžete byť istí, že bol prečítaný. História korešpondencie musí byť uložená, nemôžete napísať odpoveď s novou správou. Pri odosielaní celého komunikačného kanála na riešenie konkrétneho problému je však potrebné pamätať nielen na podriadenosť, ale aj na dôvernosť. Ak sú v korešpondencii osobné údaje, musia byť pred prečítaním tretími stranami vymazané.
Každý z nás napísal formálne listy a poznámky aspoň niekoľkokrát v živote. Bez ohľadu na to, kde sa nachádzame a čo robíme, každá oblasť má svoju vlastnú obchodnú korešpondenciu, ktorá sa musí viesť s cieľom objasniť niektoré body, objasniť informácie, položiť otázku atď. Kým skôr bol tento jav bežnejší v papierových výpisoch a posielaní listov šéfom (ale aj obchodným partnerom), dnes je táto kategória v našom prostredí rozšírenejšia.
Musíte vedieť, ako správne viesť obchodnú korešpondenciu, aj keď len zadávate objednávku v niektorom internetovom obchode a chcete komunikovať s jeho zástupcom.
V tomto článku popíšeme niektoré z hlavných bodov, ktoré tvoria obchodnú komunikáciu. Budeme venovať pozornosť tomu, aké nuansy by sa mali brať do úvahy pri výmene listov s našimi partnermi; čo nemožno zanedbávať, ak nechcete, aby sa partner javil ako nekompetentný a nezdvorilý, a tiež nezabudnite na pravidlá, ktoré by ste mali dodržiavať v každej situácii.
Kde sa uplatňuje
Je zrejmé, že v pracovnom postupe sa najčastejšie používa obchodná korešpondencia. Ak pracujete pre spoločnosť, určite budete čeliť potrebe zostaviť tento typ korešpondencie. Pokiaľ ide o prichádza o obchodných záležitostiach je ľahké pochopiť, že štýl písania by mal byť primeraný – čo najviac formalizovaný a formálny.
Od toho, ako sa vám podarí nadviazať obchodnú korešpondenciu, závisí ďalší dojem zamestnancov spoločnosti, do ktorej sa list posiela, o vás a vašej spoločnosti. Preto treba k procesu písania textu a jeho dizajnu pristupovať čo najzodpovednejšie.
V prvom rade, ak hľadáte, ako prebieha obchodná korešpondencia, odporúčame vám prečítať si náš návod. V ňom, ako už bolo uvedené vyššie, uvedieme niekoľko teoretických bodov a praktické otázky... Na konci článku sa pokúsime uviesť niekoľko príkladov fráz, ktoré sú typické pre formálny štýl písania. Nakoniec pomocou základu z tohto článku budete môcť samostatne zostavovať vysokokvalitné texty pre ďalšiu komunikáciu s protistranami.
Druhy korešpondencie
Hneď pri diskusii o tom, čo je obchodná korešpondencia, by som chcel upozorniť na jej typy. Môžete si teda vybrať žiadosť a podľa toho aj odpoveď; informačný list (najčastejšie zasielaný klientovi); poďakovanie (ako prejav vďaky za poskytnutú službu), oznamovací list, upomienka, upozornenie; odporúčací list; záručný a sprievodný list. V skutočnosti ide len o najpoužívanejšie typy, z ktorých pozostáva skutočná aj elektronická obchodná korešpondencia. Preto sa s nimi budeme v praxi stretávať najčastejšie.
Štruktúra
Je logické, že pre pohodlnejšiu organizáciu pri písaní akéhokoľvek listu by bolo užitočné, aby sme pracovali s jeho určitou štruktúrou alebo plánom. To vám umožní rozdeliť úlohu na menšie kroky, ktoré je oveľa jednoduchšie dokončiť. Zamyslite sa napríklad nad riadkom svojho listu, aby ste pokryli témy, ktoré potrebujete čo najpresnejšie. Ak napríklad píšete otázku o cene toho či onoho produktu, skúste zhrnúť motív: prečo píšete firme (keďže si chcete kúpiť alebo objednať ten či onen produkt); ujasnite si hlavný cieľ (zistite, koľko vás bude stáť objednanie 10 kusov produktu s určitými možnosťami). Nakoniec uveďte, akou formou si želáte dostať kalkuláciu, a opýtajte sa, či je na takýto objem produktov zľava.
Samozrejme, tieto informácie sú už zrejmé – treba si len logicky ujasniť, čo chcete napísať. Okrem toho nesmieme zabudnúť na dizajn a požiadavky. O tom si povieme podrobnejšie neskôr.
Požiadavky na list
V pravidlách obchodnej korešpondencie sa teda uvádza, že všetky listy by mali byť v prvom rade krátke. Toto je hlavné pravidlo, že sa bude čítať. Súhlasíte, všetci nemáme radi, keď sme zaťažení veľkým množstvom informácií. Ak je tento list obchodného charakteru, nemal by byť veľký – v takom prípade ho možno jednoducho ignorovať. Ak nemôžete skrátiť informácie hneď, urobte to po napísaní prvého návrhu svojho listu.
Po druhé, váš partner (korešpondent) musí pochopiť, čo je v stávke. To znamená, že list by mal byť informatívny a zrozumiteľný. Do nej musíte vložiť informácie, ktoré by ste chceli sprostredkovať tak, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a nestrácali čas objasňovaním detailov.
Po tretie, list by sa mal prejavovať čo najrešpektovanejšie voči vášmu partnerovi alebo zamestnancovi spoločnosti, ktorý ho bude čítať. Je pravda, že čím viac rešpektu prejavíte svojmu partnerovi, tým väčšia je šanca, že na vašu žiadosť správne zareaguje a nakoniec dosiahnete požadovaný účinok.
Korešpondencia v angličtine
V niektorých prípadoch by sa rokovania mali viesť v angličtine (alebo v inom jazyku ako v ruštine). To je normálne, najmä ak existujú vzťahy so zahraničnými protistranami. Je pozoruhodné, že pravidlá obchodnej korešpondencie sa vzťahujú na akýkoľvek jazyk: môžu sa líšiť iba štylistické obraty. Vašou úlohou je nájsť ten najvhodnejší pre situáciu, v ktorej sa vy a váš partner (partner) nachádzate.
Obchodná korešpondencia na anglický jazyk určite vyžaduje, aby ho vlastnili dosť vysoký stupeň, preto, ak nejde o vás, odporúčame obrátiť sa na profesionálnych prekladateľov. Je dôležité, aby preklad vykonala osoba, ktorá ovláda odbornú reč, ktorá je súčasťou jazyka obchodnej korešpondencie.
Príklad. Úvod
V každom rozhovore je veľmi dôležité, ako to začnete. V tomto ohľade sa etiketa obchodnej korešpondencie nelíši od živej komunikácie: prvým krokom je pozdraviť partnera a nejako ho uviesť do rozhovoru. Pozdrav môže byť štandardne „Ahoj“, ale úvod by mal byť osobnejší. Môžete napríklad uviesť stručný účel vášho listu („Kontaktujeme vás, aby sme vám vysvetlili niektoré informácie o vašom produkte. V prvom rade nás zaujíma cena modelu „A1“). Ďalšia možnosť: „Ako pokračovanie nášho telefonický rozhovor o modeli „A1“, píšem vám s otázkou o cene tohto produktu “). Svoju situáciu môžete jednoducho opísať aj takto: “Píšem Vám z dôvodu, že v roku 2010 Váš partner kontaktoval našu spoločnosť s ponukou, že vo Vašom mene začne spoluprácu v tejto oblasti.”
Prezentácia materiálu
Ďalej, po tom, ako ste vo svojom liste napísali úvod, by ste mali objasniť, prečo píšete. Napríklad po položení otázky o cene produktu špecifikujte, čo vás zaujíma. Môžete napísať toto: "Chceme objednať N-tý počet jednotiek produktov za predpokladu, že budú doručené na adresu X". V prípade pokračovania telefonického rozhovoru môžete uviesť svoju požiadavku – prečo ste danej osobe po telefonickom rozhovore (povedzme na potvrdenie úmyslu uskutočniť transakciu) napísali: „Totiž: sme má záujem o produkt N za predpokladu, že bude dodaný s možnosťou X“. Ak vezmete do úvahy tretiu verziu, môžete začať rozvíjať aj tému vašej túžby spolupracovať s firmou. Popíšte, že je to vo vašom záujme a že partner získa z interakcie s vami určité konkrétne výhody, ak s tým bude súhlasiť: „Bude pre vás zaujímavé vedieť, že sa zmenil chod našej spoločnosti, po ktorej sa zmenil ešte bližšie k záujmom vášho podnikania.“
Ponuka
Akákoľvek obchodná korešpondencia (príklady, ktoré uvádzame, tiež nevyhnutne majú túto vlastnosť) si vyžaduje logickú postupnosť. Ak si najprv písal o tom, prečo píšeš, tak by si mal túto myšlienku ďalej konkretizovať a rozširovať. Uveďte, čo by ste chceli od partnera v širšom meradle – možno mu načrtnite vyhliadky na výhody vyplývajúce zo súhlasu s vami spolupracovať. Táto časť by podľa všetkej logiky mala byť „vrcholom“ vášho listu, vyvrcholením svojho druhu. Ak ste sa na začiatku hladko priblížili k tomu, čo vás zaujíma predovšetkým, potom by ste v tejto časti mali „odhaliť karty“. Všetka obchodná korešpondencia (príklady vyššie uvedených listov nie sú výnimkou) by mala byť postavená pozdĺž takejto hladkej krivky nahor. Čitateľ vašich riadkov potom pochopí vaše nálady a bude sa mu tak s vami pohodlnejšie komunikovať. Nerobte žiadne prudké skoky, neprechádzajte z jednej témy na druhú.
Ako ukazujú príklady, ak potrebujete diskutovať napríklad o dvoch nesúvisiacich problémoch, môžete článok rozdeliť tak, že ho rozdelíte na odseky. To je výhodné pre čitateľa, ktorý vizuálne uvidí moment, kedy prechádzate od jednej otázky k druhej; teda pre teba, lebo v tomto prípade píšeš, ako keby sme sa bavili o dvoch rôznych písmenách.
Ak hovoríme o našich príkladoch, mali by ste napísať: "Okrem toho by sme radi doobjednali produkt N, o ktorom sme s vami komunikovali pred mesiacom." Alebo: „Pri vhodnej cene na naše pomery by sme s vami radi nadviazali trvalú spoluprácu v tejto oblasti a zvýšili predajný kanál na X-Y tisíc jednotiek ". Nakoniec môžete urobiť toto: "Ak je váš záujem o spoluprácu s nami stále platný, dajte nám vedieť."
Na tomto princípe je postavená každá druhá vzorka obchodnej korešpondencie, takže na tom nie je nič zlé. Naopak, zvýraznenie nadpisov často pomáha k lepšej navigácii, pretože odstraňuje „plný text“, robí v ňom akési „kotvy“, ku ktorým sa môžete vizuálne pripojiť.
Záverečná časť
Nakoniec by ste mali list ukončiť v rovnakom duchu, v akom ste ho začali. Ak ste vďační, napíšte, že máte radosť zo spolupráce so spoločnosťou, ktorú popisujete; ak ide o komerčnú ponuku, mali by ste vyjadriť svoju vďačnosť za pozornosť, ktorú ste venovali svojmu listu, a dúfať v ďalšiu interakciu s touto osobou. Musíte pochopiť, že to, ako svoj list ukončíte, do značnej miery určí konečný názor vás a vašej spoločnosti. Všetka obchodná korešpondencia (príklady listov to neustále dokazujú) je postavená na zdvorilosti - takže vždy nezabudnite poďakovať partnerovi, vyjadriť nádej, pochváliť ho alebo zanechať svoje odporúčanie. Mali by ste zvoliť koniec textu tak, aby plne zodpovedal problému opísanému v liste.
Príklady: "Dúfame, že si zostanete naším stálym partnerom s nádejou na stabilnú spoluprácu v našich budúcich aktivitách." Alebo „Sme úprimne vďační za vašu pozornosť a dúfame, že s vami budeme môcť v budúcnosti rozvíjať spoluprácu.“ Alebo "Ďakujem za pozornosť. Dúfam, že aj v budúcnosti budeme môcť slúžiť vašim záujmom na trhu N."
Etiketa a gramotnosť
V žiadnom prípade nezabúdajte na slušnosť. Ako bolo zdôraznené vyššie, je dôležité, ak máte záujem o obchodnú korešpondenciu. Frázy ako „rád spolupracujem“, „ďakujem za pozornosť“, „ospravedlňujem sa, že vás vyrušujem“, „rádi vás uvidíme“, „pridáte sa k nám“ a iné. Posledné dve sa, mimochodom, týkajú skôr pozvánok na firemné oslavy ako obchodného listu.
Na znak úcty k frázam vždy pridajte slová „prosím“, „ďakujem“, „buďte láskaví“ atď.
Ľudská gramotnosť je v procese písania obchodných listov nemenej dôležitá. Presnejšie, ak urobíte aspoň jednu elementárnu chybu v procese písania listu, môžete povedať, že partner si o vás vytvorí úplne iný názor, ako očakávate. Snažte sa preto písať čo najkompetentnejšie a všetko si niekoľkokrát skontrolujte. Ak neviete, ako nájsť chyby a opraviť ich sami, využite služby korektora alebo špecializované služby. Je to veľmi jednoduché, no umožní vám to byť si istý vo svojom texte.
Cvičenie a tréning
Na webe, ako je uvedené vyššie, existuje veľa príkladov hotových obchodných listov na akúkoľvek tému. Nevložili sme ich sem celé, pretože v skutočnosti tento článok jednoducho nemá dostatok priestoru na to, aby sa doň zmestilo také množstvo informácií. Namiesto toho sme sa rozhodli jednoducho stanoviť niekoľko základných pravidiel a princípov, s ktorými ste sa mali možnosť zoznámiť vyššie. To však, samozrejme, nie sú všetky kroky, ktoré treba na ceste k preštudovaniu obchodného listu podniknúť. V skutočnosti zohrávajú v tejto oblasti najdôležitejšiu úlohu praktické skúsenosti.
Ak si preštudujete, povedzme, 5-10 príkladov hotových listov, prečítate si náš článok a vytiahnete odtiaľto niektoré pravidlá, čoskoro budete môcť písať listy tak, ako potrebujete. V skutočnosti to stačí na vytvorenie akéhokoľvek listu v rámci obchodnej korešpondencie.
Pripravené príklady
Keďže, ako je uvedené vyššie, existuje obrovské množstvo hotové príklady, študenti a začínajúci špecialisti sú v pokušení použiť hotové dielo niekoho iného na výrobu na jeho základe vlastný projekt... Chcel by som povedať, že sa to neodporúča robiť v praxi, zatiaľ čo na tréningu - prosím.
V procese štúdia toho, čo je napísané v iných listoch, sa budete môcť ľahšie orientovať v tom, čo je potrebné vo vašej korešpondencii objasniť. Je to normálne, pretože je ľudskou prirodzenosťou učiť sa priamo zo skúseností.
Ak ste však požiadaní o napísanie plnohodnotného obchodného listu, skúste si najprv zrevidovať príklady a vybrať ten najvhodnejší pre vašu úlohu. Potom ho treba čo najviac prispôsobiť situácii, ktorú máte podľa všeobecného konceptu, no zároveň ho napísať nanovo, aby ste si ustálili svoj vlastný štýl prezentácie a písania. Koniec koncov, možno budete vedieť lepšie sprostredkovať informácie a samotnú komunikáciu urobíte produktívnejšou a efektívnejšou.
Učte sa a cvičte! A máš toho dosť krátke obdobiečas bude môcť vytvárať svoje vlastné obchodné listy!
