Herhangi bir organizasyonun, ticari firmanın veya işletmenin faaliyetlerindeki başarı, ayrılmaz bir şekilde davranış kültürü ve görgü kuralları ile bağlantılıdır. Yöneticinin tüm eylemleri, çalışanlar kesinlikle iyi form kurallarını dikkate almalı ve duruma uygun olmalıdır.
Görgü kurallarının en önemli kısımlarından biri iş yazışmalarıdır.
İş yerinde geçirilen zamanın neredeyse %50'sinin gazete ve posta okumakla geçtiği tahmin ediliyor. Ancak bu gereklidir, çünkü yetkili iş yazışmaları şirketin cirosunu önemli ölçüde artırabilir, farklı hizmet ve departmanların etkileşimini hızlandırabilir.
Tabii ki, burada belirli kalıplar var ve kesinlikle bu makalede tartışılacaklar. tüzük İş yazışmaları uzun süredir standartlaştırılmıştır. Mevcut GOST R.6.30-2003, metni sayfaya doğru bir şekilde yerleştirmeye yardımcı olacak, size hangi girintileri, kenar boşluklarını, yazı tiplerini yapacağınızı söyleyecektir. İş yazışmaları, konuşma dönüşlerinin tekdüzeliği ve tekrarlanabilirliği ile karakterizedir.
Bununla birlikte, herhangi bir mektup bireyseldir. Gönderenin kimliği, konumu, durumu ve muhatabı onda büyük bir iz bırakır. Bir dereceye kadar, iş yazışmaları yaratıcılık ve sıkı çalışmanın bir birleşimidir.
Ticari yazışma türleri
Belge sirkülasyonu kağıt üzerinde ve e-posta yoluyla gerçekleştirilir.
İşletmedeki tüm yazışmalar şartlı olarak aşağıdaki gruplara ayrılabilir:
Resmi/resmi olmayan yazışmalar;
Dahili ve harici.
Resmi yazışmalar, ticari teklifler, teşekkür ve teminat mektupları, ticari anlaşmalar, şirkete yönelik siparişler, iş görevleri, sorular, talepler, iddialar.
Gayri resmi yazışmalar, iş ortaklarından, müşterilerden, çalışanlardan çeşitli tebrikler; taziyeler, özürler, davetler ve teşekkürler.
Dahili belgeler yalnızca bir işletmenin departmanları arasında dolaşır ve harici belgeler kapsamının ötesine geçer.
İş Yazışma Kuralları: İç İçerik
Temel gereksinim, mektubun kısalığı ve kapasitesidir. Metninizi birden çok sayfaya yaymayın. En iyi yol- birinin içinde tut.
Ticari yazışma kuralları, karmaşık, anlaşılmaz, yabancı ve son derece özel kelime ve ifadelerin metinden çıkarılmasını gerektirir. Tüm cümleler, yazarın ana düşünceleriyle ve "su" olmadan kısa olmalıdır.
Mektupta belirsiz yorumlardan kaçının, aksi takdirde anlaşmazlıklar ortaya çıkarsa, bakış açınızı savunmak ve belirli bir ifadeyle ne demek istediğinizi kanıtlamak daha zor olacaktır.
Ticari yazışma kuralları, yazarın, daha önce "Sevgili (ler) ..." temyizini belirtmesi için muhatabı isim ve soyadı ile aramasını zorunlu kılar. Mektubun alıcısıyla iyi dostluk ilişkileriniz olsa bile, "siz" olduğunuzdan emin olun.
Giriş bölümünde, soyadı ve adın belirtilmesinin yanı sıra mesajın asıl amacı belirtilmiştir. Ticari yazışma örnekleri, bu tür durumlar için yeterli şablon ve damga bilir: "Önceki mektupla bağlantılı olarak ...", "Size hatırlatıyoruz ...", "Size haber veriyoruz ..." ve diğerleri.
Alıcı için olumsuz bir cevap (bir teklifin reddedilmesi, işbirliğinden) şu ifadelerle yumuşar: "Maalesef sunulan koşullardan yararlanamayacağız ..." veya benzeri.
Dış evrak işleri
Herhangi iş mektubu antetli kağıda şirket bilgileri ve tüm iletişim bilgileri yazılmalıdır.
Belgenin kesin tarihini yazdığınızdan emin olun.
Sayfanın sağ üst köşesinde muhatabın baş harfleri ve alıcı şirketin adresi yer alır.
Okuyucunun anlamasını ve algılamasını kolaylaştırmak için metni anlamlı paragraflara ayırın. 4-5 satırdan fazla değil.
Tüm kelimeleri büyük (büyük) harflerle yazmak kötü bir biçimdir.
Belgeler mektuba eklenebilir. Bu durumda, sayfanın sol alt kısmında ayrı bir satırda listelenirler. Tarafından iş etiği mektuba cevap 10 gün içinde alınmalıdır. Sorunun çözülmesi daha uzun sürerse, muhatap bunu bildirmelidir.
Yazdıktan sonra, hem yazım hem de dilbilgisi hataları için metni tekrar dikkatlice kontrol ettiğinizden emin olun. Vaktiniz varsa, mektubu bir kenara bırakmalı ve daha sonra tekrar dönmelisiniz. Kural olarak, ilk başta fark edilmeyen yanlışlıklar olacaktır. Bu tavsiye, bir müşteri şikayetine yanıt verirken çok önemlidir. Okuma yazma bilmeyen bir mektupla bir kişiyi daha fazla rahatsız etmeyin.
Belge birkaç kez yazılıp kontrol edildikten sonra A4 kağıda yazdırın. Bu boyut, metnin kendisi sayfanın yalnızca yarısını kaplasa bile, herhangi bir yazışma için varsayılan olarak kullanılır.
Çıktıların bulaşmasını ve dağınık olmasını önlemek için yazdırmadan önce yazıcıdaki mürekkebi kontrol edin.
Bazı durumlarda, kartvizitinizi belgeye ekleyebilir ve yazdırılan sayfanın kendisini şeffaf bir dosyaya iliştirebilirsiniz.
Şirket logolu bir kurumsal zarf da iyi bir form olarak kabul edilir.
Gayri resmi bir düzlemde iş yazışmalarını yürütme kuralları, çoğu zaman olduğundan daha duygusaldır. iş kağıtları, ve daha az damgalı. Burada kısaltmalar uygundur, örneğin tebriklerde renkli sıfatların kullanılması: şaşırtıcı, sempatik, kibar.
İş e-postaları
Posta ağı üzerinden bir zarf içinde posta göndermiyor olmanız rahatlatıcı olmamalıdır. Ticari yazışma kuralları bu durumlarda da geçerlidir.
Yetkin ve doğru elektronik iş mesajları, hem şirket hem de birey hakkında olumlu bir imaj yaratır. İş itibarı çok değerlidir!
E-posta yazışmaları için temel kurallar
Çalışan e sadece belirtildiği şekilde kullanın.
Posta kutusunun adına dikkat edin. Çalışırken "bebek", "süpermen" gibi yanlış isimler, İngilizce transkripsiyonda belirtilmiş olsa bile kullanmayın.
Her zaman konu satırını doldurun, aksi takdirde e-postanız spam olabilir. "Plan", "liste", "gibi açıklamalar teklif"," rapor "işe yaramaz. Alıcınızın posta kutusunda bu tür çok sayıda mektup olabilir. Mesajınızın ne hakkında olduğunu mümkün olduğunca spesifik belirtin. Beş kelimeden fazla kullanmayın. Konuyu büyük harfle yazın. Siz sonuna nokta koymanıza gerek yoktur.
Daha önce aldığınız bir e-postaya cevap gönderiyorsanız, konu satırındaki "Yeniden" i kaldırmayı unutmayın.
İletişim şekli
Bir iş mektubu formatı koruyun. Tehdit, yalvarma, emretme tonunu kaldırın.
Elektronik iş yazışması kuralları, metinde ifade, çok sayıda soru veya ünlem işareti kullanımına izin vermez.
Kibar ol. Başta zorunlu selamlama ve sonunda muhatap ile vedalaşmak güzel bir şekildir. Örneğin, "Saygılarımızla ..." ya da öylesine: "Saygılarımla ...".
İş e-postası ve " altın kural": Bir mesajda birkaç mesajı karıştırmayın farklı konular... Bir dizi mektup göndermek daha iyidir.
Bir e-posta, kağıttan iki kat daha kısa olmalıdır.
Eklerle çalışma
Aktarılacak çok fazla bilgi varsa, hepsini mektubun gövdesine koymayın, ayrı belgeler olarak bir eke ekleyin.
Alıcının rahatlığı için hazırladığınız belgeleri onun anlayabileceği isimlerle yeniden adlandırın. Bu ilginizi gösterecek ve sizi kazanacaktır. Alıcının bilgisayarında kaç tane çalışma klasörü olduğunu ve bunların arasında mektubunuzu nasıl arayacağını düşünün.
Gönderdiğiniz dosyalar hakkında alıcıyı bilgilendirdiğinizden emin olun, böylece onları rastgele bir virüs olarak görmez. Hacimli belgeleri arşivleyin.
Ve hepsinden de iyisi büyük yatırımlar(200 kB'den) başka yollarla, örneğin bir ftp sunucusu aracılığıyla gönderilir.
COM, EXE, CMD, PIF ve diğerleri gibi biçimler bazı posta sunucuları tarafından engellenir.
Mektubunuzun birkaç alıcısı varsa, her seferinde toplu postalamanın tüm kanıtlarını silmek için çok tembel olmayın. Bu tür gereksiz bilgilere muhatap tarafından hiç ihtiyaç duyulmaz. "Kör kopya" komutu size yardımcı olacaktır.
E-posta ile iş yazışması yapma kuralları, diğer tarafa yazışmaların alındığı hakkında bilgi vermeyi içerir. Şu anda cevap verme fırsatı yoksa, muhatabı bu konuda bilgilendirin. Daha fazla soru ve işlemlerden kaçınmak için yazışmalarınızın geçmişini saklayın.
Cevap önemli ve acil ise, muhatabı telefon, Skype veya ICQ ile ayrıca bilgilendirmesine izin verilir. Bu olumlu sonuçtan sonra elde etmek mümkün olmadıysa, kendinize tekrar hatırlatın.
Bir belge talep ettiğinizde, ekli bir dosyayla yanıt olarak boş bir mektup gelmesi nadir değildir. Kabul edilemez. Ticari yazışma örnekleri, belgenin gövdesine uygun bilgilerin zorunlu olarak yerleştirilmesini gerektirir. Örneğin, bu: "Gerekli verileri isteğinize gönderiyorum."
Mektubun sonunda koordinatları belirtmeyi unutmayın: hepsi mevcut yollar bağlantılar, pozisyon, şirket web sitesi, sosyal ağlara bağlantılar.
Kuruluşun kişilerini yazarken, mümkün olduğunca fazla bilgi verin - şehir kodlu bir telefon numarası, posta kodlu bir adres. Sonuçta, iletişiminiz sadece bölgenizin sakinleriyle gerçekleşmiyor. Tüm verilere sahipseniz, sizinle iletişim kurmak daha kolay olacaktır.
Ve son kural: Yazışmayı başlatan kişi elektronik diyaloğu sonlandırmalıdır.
Çözüm
İş yazışmaları hassas bir konudur. Bazen bir kişi ve temsil ettiği kurum hakkında kesin bir fikir edinmek için bir bakış yeterlidir. İş yazma kurallarını bilmek, kariyerinizde uzun bir yol kat edebilir.
Herhangi bir organizasyonun, ticari firmanın veya işletmenin faaliyetlerindeki başarı, ayrılmaz bir şekilde davranış kültürü ve görgü kuralları ile bağlantılıdır. Yöneticinin tüm eylemleri, çalışanlar kesinlikle iyi form kurallarını dikkate almalı ve duruma uygun olmalıdır.
Görgü kurallarının en önemli kısımlarından biri iş yazışmalarıdır.
İş yerinde geçirilen zamanın neredeyse %50'sinin gazete ve posta okumakla geçtiği tahmin ediliyor. Ancak bu gereklidir, çünkü yetkili iş yazışmaları şirketin cirosunu önemli ölçüde artırabilir, farklı hizmet ve departmanların etkileşimini hızlandırabilir.
Tabii ki, burada belirli kalıplar var ve kesinlikle bu makalede tartışılacaklar. Ticari yazışma kuralları uzun süredir standartlaştırılmıştır. Mevcut GOST R.6.30-2003, metni sayfaya doğru bir şekilde yerleştirmeye yardımcı olacak, size hangi girintileri, kenar boşluklarını, yazı tiplerini yapacağınızı söyleyecektir. İş yazışmaları, konuşma dönüşlerinin tekdüzeliği ve tekrarlanabilirliği ile karakterizedir.
Bununla birlikte, herhangi bir mektup bireyseldir. Gönderenin kimliği, konumu, durumu ve muhatabı onda büyük bir iz bırakır. Bir dereceye kadar, iş yazışmaları yaratıcılık ve sıkı çalışmanın bir birleşimidir.
Ticari yazışma türleri
Belge sirkülasyonu kağıt üzerinde ve e-posta yoluyla gerçekleştirilir.
İşletmedeki tüm yazışmalar şartlı olarak aşağıdaki gruplara ayrılabilir:
Resmi/resmi olmayan yazışmalar;
Dahili ve harici.
Resmi yazışmalar; ticari teklifler, teşekkür ve teminat mektupları, ticari sözleşmeler, şirkete verilen emirler, iş sorumlulukları, sorgulamalar, talepler, talepler gibi konuları içerir.
Gayri resmi yazışmalar, iş ortaklarından, müşterilerden, çalışanlardan çeşitli tebrikler; taziyeler, özürler, davetler ve teşekkürler.
Dahili belgeler yalnızca bir işletmenin departmanları arasında dolaşır ve harici belgeler kapsamının ötesine geçer.
İş Yazışma Kuralları: İç İçerik
Temel gereksinim, mektubun kısalığı ve kapasitesidir. Metninizi birden çok sayfaya yaymayın. En iyi seçenek bir tanesinde kalmaktır.
Ticari yazışma kuralları, karmaşık, anlaşılmaz, yabancı ve son derece özel kelime ve ifadelerin metinden çıkarılmasını gerektirir. Tüm cümleler, yazarın ana düşünceleriyle ve "su" olmadan kısa olmalıdır.
Mektupta belirsiz yorumlardan kaçının, aksi takdirde anlaşmazlıklar ortaya çıkarsa, bakış açınızı savunmak ve belirli bir ifadeyle ne demek istediğinizi kanıtlamak daha zor olacaktır.
Ticari yazışma kuralları, yazarın, daha önce "Sevgili (ler) ..." temyizini belirtmesi için muhatabı isim ve soyadı ile aramasını zorunlu kılar. Mektubun alıcısıyla iyi dostluk ilişkileriniz olsa bile, "siz" olduğunuzdan emin olun.
Giriş bölümünde, soyadı ve adın belirtilmesinin yanı sıra mesajın asıl amacı belirtilmiştir. Ticari yazışma örnekleri, bu tür durumlar için yeterli şablon ve damga bilir: "Önceki mektupla bağlantılı olarak ...", "Size hatırlatıyoruz ...", "Size haber veriyoruz ..." ve diğerleri.
Alıcı için olumsuz bir cevap (bir teklifin reddedilmesi, işbirliğinden) şu ifadelerle yumuşar: "Maalesef sunulan koşullardan yararlanamayacağız ..." veya benzeri.
Dış evrak işleri
Herhangi bir iş mektubu, şirket bilgilerini ve tüm iletişim bilgilerini içeren bir antetli kağıda yazılmalıdır.
Belgenin kesin tarihini yazdığınızdan emin olun.
Sayfanın sağ üst köşesinde muhatabın baş harfleri ve alıcı şirketin adresi yer alır.
Okuyucunun anlamasını ve algılamasını kolaylaştırmak için metni anlamlı paragraflara ayırın. 4-5 satırdan fazla değil.
Tüm kelimeleri büyük (büyük) harflerle yazmak kötü bir biçimdir.
Belgeler mektuba eklenebilir. Bu durumda, sayfanın sol alt kısmında ayrı bir satırda listelenirler. İş görgü kurallarına göre 10 gün içinde bir mektuba cevap alınması gerekir. Sorunun çözülmesi daha uzun sürerse, muhatap bunu bildirmelidir.
Yazdıktan sonra, hem yazım hem de dilbilgisi hataları için metni tekrar dikkatlice kontrol ettiğinizden emin olun. Vaktiniz varsa, mektubu bir kenara bırakmalı ve daha sonra tekrar dönmelisiniz. Kural olarak, ilk başta fark edilmeyen yanlışlıklar olacaktır. Bu tavsiye, bir müşteri şikayetine yanıt verirken çok önemlidir. Okuma yazma bilmeyen bir mektupla bir kişiyi daha fazla rahatsız etmeyin.
Belge birkaç kez yazılıp kontrol edildikten sonra A4 kağıda yazdırın. Bu boyut, metnin kendisi sayfanın yalnızca yarısını kaplasa bile, herhangi bir yazışma için varsayılan olarak kullanılır.
Çıktıların bulaşmasını ve dağınık olmasını önlemek için yazdırmadan önce yazıcıdaki mürekkebi kontrol edin.
Bazı durumlarda, kartvizitinizi belgeye ekleyebilir ve yazdırılan sayfanın kendisini şeffaf bir dosyaya iliştirebilirsiniz.
Şirket logolu bir kurumsal zarf da iyi bir form olarak kabul edilir.
Resmi olmayan bir düzlemde iş yazışmalarını yürütme kuralları genellikle iş kağıtlarından daha duygusaldır ve daha az damgalıdır. Burada kısaltmalar uygundur, örneğin tebriklerde renkli sıfatların kullanılması: şaşırtıcı, sempatik, kibar.
İş e-postaları
Posta ağı üzerinden bir zarf içinde posta göndermiyor olmanız rahatlatıcı olmamalıdır. Ticari yazışma kuralları bu durumlarda da geçerlidir.
Yetkin ve doğru elektronik iş mesajları, hem şirket hem de birey hakkında olumlu bir imaj yaratır. İş itibarı çok değerlidir!
E-posta yazışmaları için temel kurallar
İş e-posta adresinizi yalnızca amacına uygun olarak kullanın.
Posta kutusunun adına dikkat edin. Çalışırken "bebek", "süpermen" gibi yanlış isimler, İngilizce transkripsiyonda belirtilmiş olsa bile kullanmayın.
Her zaman konu satırını doldurun, aksi takdirde e-postanız spam olabilir. "Plan", "liste", "ticari teklif", "rapor" gibi açıklamalar çalışmayacaktır. Alıcınızın posta kutusunda bu türden çok sayıda mektup olabilir. Mesajınızın ne hakkında olduğunu olabildiğince spesifik olarak belirtin. Beşten fazla kelime kullanmayın. Konuya büyük harfle başlayın. Sonuna nokta koymanıza gerek yok.
Daha önce aldığınız bir e-postaya cevap gönderiyorsanız, konu satırındaki "Yeniden" i kaldırmayı unutmayın.
İletişim şekli
Bir iş mektubu formatı koruyun. Tehdit, yalvarma, emretme tonunu kaldırın.
Elektronik iş yazışması kuralları, metinde ifade, çok sayıda soru veya ünlem işareti kullanımına izin vermez.
Kibar ol. Başta zorunlu selamlama ve sonunda muhatap ile vedalaşmak güzel bir şekildir. Örneğin, "Saygılarımızla ..." ya da öylesine: "Saygılarımla ...".
İş e-postası ve altın kuralı: Bir mesajda birkaç farklı konuyu karıştırmayın. Bir dizi mektup göndermek daha iyidir.
Bir e-posta, kağıttan iki kat daha kısa olmalıdır.
Eklerle çalışma
Aktarılacak çok fazla bilgi varsa, hepsini mektubun gövdesine koymayın, ayrı belgeler olarak bir eke ekleyin.
Alıcının rahatlığı için hazırladığınız belgeleri onun anlayabileceği isimlerle yeniden adlandırın. Bu ilginizi gösterecek ve sizi kazanacaktır. Alıcının bilgisayarında kaç tane çalışma klasörü olduğunu ve bunların arasında mektubunuzu nasıl arayacağını düşünün.
Gönderdiğiniz dosyalar hakkında alıcıyı bilgilendirdiğinizden emin olun, böylece onları rastgele bir virüs olarak görmez. Hacimli belgeleri arşivleyin.
Ve çok büyük ekleri (200 KB'den) başka yollarla, örneğin bir ftp sunucusu aracılığıyla göndermek en iyisidir.
COM, EXE, CMD, PIF ve diğerleri gibi biçimler bazı posta sunucuları tarafından engellenir.
Mektubunuzun birkaç alıcısı varsa, her seferinde toplu postalamanın tüm kanıtlarını silmek için çok tembel olmayın. Bu tür gereksiz bilgilere muhatap tarafından hiç ihtiyaç duyulmaz. "Kör kopya" komutu size yardımcı olacaktır.
E-posta ile iş yazışması yapma kuralları, diğer tarafa yazışmaların alındığı hakkında bilgi vermeyi içerir. Şu anda cevap verme fırsatı yoksa, muhatabı bu konuda bilgilendirin. Daha fazla soru ve işlemlerden kaçınmak için yazışmalarınızın geçmişini saklayın.
Cevap önemli ve acil ise, muhatabı telefon, Skype veya ICQ ile ayrıca bilgilendirmesine izin verilir. Bu olumlu sonuçtan sonra elde etmek mümkün olmadıysa, kendinize tekrar hatırlatın.
Bir belge talep ettiğinizde, ekli bir dosyayla yanıt olarak boş bir mektup gelmesi nadir değildir. Kabul edilemez. Ticari yazışma örnekleri, belgenin gövdesine uygun bilgilerin zorunlu olarak yerleştirilmesini gerektirir. Örneğin, bu: "Gerekli verileri isteğinize gönderiyorum."
Mektubun sonunda koordinatları belirtmeyi unutmayın: mevcut tüm iletişim yöntemleri, pozisyon, şirket web sitesi, sosyal ağlara bağlantılar.
Kuruluşun kişilerini yazarken, mümkün olduğunca fazla bilgi verin - şehir kodlu bir telefon numarası, posta kodlu bir adres. Sonuçta, iletişiminiz sadece bölgenizin sakinleriyle gerçekleşmiyor. Tüm verilere sahipseniz, sizinle iletişim kurmak daha kolay olacaktır.
Ve son kural: Yazışmayı başlatan kişi elektronik diyaloğu sonlandırmalıdır.
Çözüm
İş yazışmaları hassas bir konudur. Bazen bir kişi ve temsil ettiği kurum hakkında kesin bir fikir edinmek için bir bakış yeterlidir. İş yazma kurallarını bilmek, kariyerinizde uzun bir yol kat edebilir.
Geçtiğimiz on yıllarda, e-posta yoluyla iş yazışmaları büyük bir popülerlik kazandı ve iş iletişiminin ana yöntemlerinden biri haline geldi. Bugün, kişilerarası iletişim pratiğinde e-posta kullanmayacak böyle bir kişi bulmak zordur. Buna rağmen, bugün birçok kişi şu soruyu soruyor: tüm kurallara uyulması için mi? Yetkili bir mektup yardımıyla muhatap ile nasıl oluşturulur iyi izlenim gönderen hakkında?
Bu makale, e-posta ile ticari yazışma kurallarını açıklar ve pratik tavsiye Bu makalede sunulan bilgiler, e-posta oluştururken doğru iş iletişimini öğrenmenize yardımcı olacaktır.
Birçok kişi yeni mesajlar için posta kutularını kontrol ederek güne başlar. Ancak ne yazık ki, bu bilgi alışverişi yönteminin yaygınlığına rağmen, birçoğu iş yazışmalarının dilini nasıl doğru kullanacağını bilmiyor, e-postaları gayri resmi bir iletişim yolu sanıyor.
Teslimat hızı nedeniyle önemli resmi belgelerin, formların, beyanların değişimini kolaylaştırır, ancak burada bile insanlar mektup gönderirken hata yaparlar. Genellikle, herhangi bir dosya alışverişi yaparken bir e-posta oluştururken, muhataplar, herhangi bir nedenle, eşlik eden eskizler çizmezler ve alıcıların çalışmasını zorlaştırabilecek konuya girmezler. Bu makalenin amacı şu soruya cevap vermektir: e-posta nasıl gönderilir ve e-posta yoluyla iş yazılı iletişiminin tüm kurallarına nasıl uyulur?
E-posta oluştururken, sağlanan tüm alanlar doldurulmalıdır
Ticari e-posta kuralları, mektubu gönderen kişinin, e-postada verilen alıcının adresi ve adı ve mektubu gönderen gibi tüm alanları doldurmasını zorunlu kılar. Gönderilen mektubun özünü kısaca açıklayan bir konu tanımlanmalıdır. Çoğu zaman, gönderilen mektubun kaderi ve içinde belirtilen sorunu çözme hızı, doğru tanımlanmış konuya bağlıdır. Bir iş e-postası bir selamlama ile başlamalıdır - alıcıya bu basit saygı gösterisi yazışmalarda çok önemlidir. Selamlamayı "mektubun gövdesi" olarak adlandırılan metin takip etmeli ve sonunda imza bırakılmalıdır, örneğin "Saygılarımızla, Brisov Petr Ivanovich."
İş yazışmalarında selamlar
Bu noktaya daha fazla odaklanmaya değer, çünkü iş iletişiminin herhangi bir alanında saygı ifadesi çok önemlidir. En uygun selamlama ifadesi "İyi günler" veya "Merhaba"dır. E-posta ile iş yazışmaları yapmak, gönderenin "İyi akşamlar" veya "" ifadelerini kullanmasını sınırlar. Günaydın”, Alıcı mektubu aldığından çok daha sonra okuyabildiğinden. Selamlaşmalarda kullanılan genel ifadeleri kullanmak da doğru değildir.
Selamlama kelimesi veya cümlesinden sonra, alıcıyla ad ve soyadı ile iletişime geçmelisiniz ve ad, gönderen tarafından bilinmiyorsa, bu anı atlayabilirsiniz. Ardından mektubun amacını belirlemeye geçebilirsiniz.
İş e-posta yazışmalarında ekli dosyalar
Mektubun asıl amacı sadece konunun özünün yazılı anlatımı ve sunumu değil, aynı zamanda bir dosya göndermek ise, önce gönderilecek nesneyi eklemek daha iyidir. Çoğu gönderici, dikkatsizlik nedeniyle, konunun özünü mektubun gövdesinde belirledikten sonra, gerekli eki eklemeyi unutur. Bu tür bir ihmal, iş mektubunu gönderen kişinin ticari itibarını olumsuz yönde etkileyebilir.
E-posta adresi tanınabilir ve kısa olmalıdır
Ticari e-posta kuralları, gönderenin, gönderenin adı hakkında doğru bilgileri içermesi gereken, tanınabilir bir e-posta adına sahip olmasını zorunlu kılar. Resmi mektuplar ve itirazlar, e-posta adresinde, örneğin "limon_petya" e-posta adresinde gayri resmi ifadeler veya kelimeler belirtildiğinde çok anlaşılmaz ve aptal görünüyor. Bir yetişkin için çok onursuz görünüyor. İş yazışmaları için ayrı bir e-posta oluşturmak ve iş e-postası görgü kurallarına uymak en iyisidir.
Daha önce alınan e-postaları yanıtlamak için hızlı Yanıt (Yanıt) işlevini kullanma
Yanıtla veya Yanıt işlevi (Re :) olarak kısaltılır, kullanıcıya yardımcı olur hızlı yol gönderenden daha önce gönderilen mesajları yanıtlayın. Bu işlev ayrıca, belirli bir konuda muhatap ile önceki yazışmaları okuma konusunda evrensel bir yeteneğe sahiptir. Ancak e-posta ile ticari yazışma kuralları, yazışma sırasında tartışmanın özü değişirse, göndereni iş mektubunun konusunu yeniden adlandırmaya zorlar.
Bir iş mektubu göndermeden önce, yazım ve noktalama hatalarını kontrol edin
E-posta bilgi alışverişini kolaylaştırır, ancak iş yazışmalarında Rus dilinin kurallarını ihmal etmemelisiniz, çünkü dikkatsizce yapılan bir hata gönderenin güvenilirliğini etkileyebilir. Bir mektup göndermeden önce, metni birkaç kez gözden geçirmeli ve yazım ve noktalama hataları için dikkatlice kontrol etmelisiniz. Birçok e-posta istemcisinde yazım denetimi özelliği vardır, bu nedenle kırmızı çizgi ile altı çizili kelimelere dikkat etmelisiniz. Doğru yazım konusunda şüpheleriniz varsa, İnternet'ten yardım almalı veya bir yazım sözlüğü kullanarak yazım denetimi yapmalısınız.
Hedef alanı en son doldurulmalıdır
Tamamlanmamış veya düzenlenmemiş mektupların gönderilmesini önlemek için, iş mektubunun alıcısının adresi, gönderilmeden en son anda girilmelidir. Bu kural aynı zamanda iş e-posta yazışmalarının temellerinin bir parçasıdır. muhatap alanını doldururken olur E-posta daha önce kullanılan alıcıların bir listesini sunabilir, burada ayrıca üçüncü taraf bir muhataba yanlışlıkla derlenmiş bir iş mektubu göndermemek için dikkatinizi keskinleştirmelisiniz.
Bir iş mektubunun yapılandırılması
Metin yapılandırma kuralları sadece kağıt medya için değil, aynı zamanda e-posta ile ticari yazışma kuralları için de geçerlidir. Alıcının monitör ekranında büyük hacimli harf metinlerini okuması her zaman uygun değildir. Bu noktayı basitleştirmek için, iş mektubu metnini yazarken metni mantıksal olarak oluşturulmuş küçük paragraflara bölmeli ve karmaşık cümlelerden kaçınmalısınız. Bir iş mektubunda bir cümlenin optimal uzunluğu on beş kelimeden fazla olmamalıdır.
Bir iş mektubunun özü esasında belirtilmelidir.
İş mektubunun belirtilen konusuna ek olarak, alıcı ana metnin açıkça formüle edilmiş birinci ve ikinci cümleleriyle de ilgilenmelidir. Gönderenin görevi, alıcıya hitap ettiği sorunun veya sorunun özünü mektubun başında belirtmektir. İlk cümle, iş mektubunun gönderilme amacını belirtmelidir. Örnek: "02.01.2017 tarih ve 45 sayılı sözleşme kapsamındaki yükümlülük şartlarının size bildirildiğini bildiririz" Tedarik hakkında dökme malzemeler sona yaklaşıyorlar. Sözleşmeyi yenilemek için tekrarlanan bir belge paketi göndermelisiniz. " Belirlenen hedef sayesinde, alıcı, iş mektubunun ana fikrini keşfetme fırsatına sahiptir. Mektubun metni çok büyükse, bir nesneyi metin belgesi biçiminde ek olarak ekleme işlevini kullanmak daha iyidir, ancak aynı zamanda metin alanıyla birlikte bir çizim bırakmalısınız. bu iş mektubunu aydınlatır. Örnek: “Size incelemeniz için Mak-Stroy LLC'den gelen mektubun elektronik bir kopyasını gönderiyoruz. 02.01.2017 tarihli "Dökme malzeme tedariğine ilişkin" 45 No'lu sözleşmenin uzatılmasına ilişkin kararınızı yazıda belirtilen son tarihten önce tarafımıza iletmenizi rica ederiz."
Her iş e-postası yanıtlanmalıdır
var olumsuz örnekler alıcı herhangi bir nedenle iş mektubunu görmezden geldiğinde iş yazışmaları. Bazen gerçekten bazı durumlar nedeniyle cevap verilemediği durumlar olabilir, örneğin, sorunu çözme süresi birkaç gün sürebilir veya alıcının düşünceli olduğu ve soruyu hemen cevaplayamadığı durumlar olabilir. Bu durumda, bu konuda kısa bir yorum yapılmalıdır, örneğin, “Merhaba Petr İvanoviç. Mektubunuzu aldım, ancak bugün üst yönetime danışmam gerektiğinden yanıt vermekte zorlanıyorum. sorununuzu bildireceğim CEO'ya firmamız hafta sonuna kadar resmi bir cevap verecektir. Saygılarımla, satış departmanı müdürü Belov Ivan Gennadievich ".
Üç iş günü içinde cevap verilmezse, iş mektubunun alıcısının sessiz kalması gerçeği, gönderen ile iletişim kurmayı görmezden gelme ve reddetme olarak değerlendirilebilir.
Cevap mektupları oluştururken, sorulan tüm soruları cevaplamalısınız.
Alıcıya gönderilen mektup doğası gereği sorgulayıcı ise, mektubu yazarken, soruları iş mektubunun alınan metninde bulunan sırayla cevaplamalısınız. Sorular sorulursa, gönderen onlara özel cevaplar almayı umar. Mektup yazarken cevaplar numaralandırılmamalı, sadece düşünceyi sırayla belirtmeniz yeterli. Sorulan tüm soruları cevaplamak için, önce gelen iş mektubunu birkaç kez tekrar okumanız gerekir ve çok fazla soru varsa, onları kaçırmamak için ayrı ayrı yazmak daha iyidir. Sorulan soruların bazılarına cevap vermek mümkün değilse, şu anda nedense cevap verilemeyeceğini belirtmekte fayda var.
Kısaltmaları, emojileri ve büyük harfleri aşırı kullanmayın
Gönderenler, ifadeler şeklinde gayri resmi işaretler kullanarak seyrelttiğinde, olumsuz ticari yazışma örnekleri vardır. İletişim kurarken kullanımları popülerdir. sosyal ağlar Bununla birlikte, ticari yazışma kuralları bu tür duygu gösterimlerini hoş karşılamaz, çünkü alıcı gerçek anlamlarını bilmeyebilir ve anlamadığı bir dizi noktalama hatası olarak alabilir.
Metni büyük harflerle yazmayı da reddetmelisiniz. İnternette, büyük harflerle yazılmış bir dizi kelimeye "gösterişli ifadeler" denir ve daha sıklıkla bu tür ifadeler olumsuz bir çağrışım taşır. Alıcı, bir iş e-postasını okurken böyle bir yazı tipini olumsuz değerlendirebilir ve bu da anlam algısını olumsuz etkiler. Bir iş mektubunda herhangi bir anın önemini vurgulamanız gerekiyorsa, giriş ifadeleri kullanmak daha iyidir, örneğin, "Sözleşmeyi uzatmak için en geç 02/10/2017 tarihine kadar bir belge paketi sağlamanız gerektiğini lütfen unutmayın. " veya "Sözleşme yenilemeye yönelik belgelerin 10.02.2017 tarihinden önce teslim edilmesi gerektiğini lütfen unutmayın."
Hassas bilgilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekli değildir
Kişisel veya gizli bilgilerin aktarımı için, siber suçlular tarafından kendi paralı asker amaçları için bilgi ele geçirme tehdidi olduğundan e-posta kutularını reddetmek daha iyidir. Bu bilgiler şunları içerebilir: telefon numaraları, şifreler banka kartları, kişisel banka hesapları vb. Bilgilerin posta aracısının sunucusunda saklandığını ve bilgisayar korsanlığı durumunda çalınabileceğini unutmamak önemlidir.
Mektubun sonunda gönderen tarafından imzalanmalıdır.
Daha önce de belirtildiği gibi, gönderilen her mektup belirli bir imza içermelidir. Posta kutusu geliştiricileri genellikle unvanınızı, adınızı ve iletişim telefon numaranızı girebileceğiniz bir imza engelleme özelliği sunar. Daha sonra, bu blok, yazmayı basitleştirecek şekilde her harfin sonunda otomatik olarak görüntülenecektir. Alıcının mektuba cevap verirken gönderenle doğru bir şekilde iletişim kurma fırsatına sahip olması için imzayı doğru bir şekilde hazırlamak önemlidir. Bir imza örneği şöyle görünebilir: "Saygılarımla, Nikolay Aleksandroviç Petrov, +79810000000".
Sonuç olarak, e-posta ile iş yazışmalarının nasıl yapıldığını anlamak için ek ve karmaşık temellere hakim olmanız gerekmediği belirtilebilir. Kişi yalnızca temel görgü kurallarına uymak ve Rus dilinin normlarına uymak zorundadır.
Bunu veya bu mesajı oluşturmadan önce, bir iş mektubunun ve kişisel bir mektubun görgü kurallarının nasıl farklı olduğunu hatırlamanız gerekir. En önemli şey, seçilen konunun sunumunda güven seviyesini korumaktır. Muhatap, şu veya bu sorunla daha fazla meşgul olacak ve mektubun satırlarında canlı iletişim hissediyorsa, sorulan soruları çözmeye dahil olmaya çalışacaktır. Bu nedenle, modern iş yazma görgü kurallarını bilenler, metinde "gerçeğe dayalı", "yapmalısınız" veya daha da unutulmuş "bu vesileyle bildiriyorum" gibi anakronizmlere yer vermezler.
özellikleri
İş mektuplarında amacın odak noktası ve net tanımı, gerçeklerin sunumundaki tutarlılık, teklif ve taleplerin özellikleri, eylem ve eylemlere ilişkin mesajların bilgilendiriciliği korunmuştur. İş mektupları daha rahat bir şekilde oluşturulmaya başlandı, ancak kişisel yazışmaların özelliklerinden açık duygusal ifadeler, sıfatlar ve karşılaştırmalar elde edilmedi, eski iş yazma görgü kuralları burada hala geçerli. Ve böyle bir mesajın amacı, daha önce olduğu gibi, belirli bir cevabın mutlaka takip etmesi gereken bir teklifin sunulması olduğu için, muhatabı almaya teşvik ettiği için bir iş mektubu yazarının etkisi çok büyük olmalıdır. belirli bir nitelikteki eylemler. Ayrıca, metin, yazarın bakış açısının soruna karşı kendi tutumunu değil, çözümünde karşılıklı yarar sağlayan çıkarlarını temsil edecek şekilde düzenlenmiştir.
İş mektubu görgü kuralları, kişisel yazışmalarda geleneksel olduğu gibi "Ben" zamirinin kullanılmamasını öngörür, burada başka bir zamir vurgusu - "siz" uygundur. Bir iş mesajı hatasız yazılırsa, düzgün bir şekilde yazılırsa, metin tüm kurallara ve mevcut gereksinimlere uygun olarak yerleştirilir ve bu nedenle sadece okunması kolay değil, aynı zamanda zevkle de yapılır, yazışmaların kesinlikle devamı olacaktır. Bugün, kaprisli bir şekilde bükülmüş ifadeleri deşifre etmek çok sık gerekli olsa da, anlamlarının dibine ulaşmak için konuyu ve yüklemi aramak. İş yazma kuralları artık çok hızlı değişiyor. Elle yazmak ne güzel bir ton. O zaman mesajın bir karbon kopya olarak yapılmadığından emin olunabilir. Bu mesajda ne kadar kişilik görülebiliyordu ve muhatap ve yazar arasındaki ilişkiye her zaman saygı eklendi. Bu geleneğin tamamen modası geçmiş olması ve neredeyse tüm harflerin artık elektronik hale gelmesi üzücü.
Modern kurallar
Aşağıda örneğini vereceğimiz bir iş mektubu, yazışmayı çağdaş uygar bir eylem olarak temsil etmektedir. Bugün, uyulması gereken daha az çeşitli kurallar yoktur. ile karşılaştırıldığında, bununla birlikte resmi dil elli yıl önce ülkede var olan bu kurallar daha çok nüanslar veya özel incelikler gibi görünüyor. Her şeyden önce, bir iş mektubunun kurallarının dikte ettiği gibi, metin muhatabınıza kişisel bir itirazda bulunmadan önce bir selamlama kullanmanız gerekir. Her ne kadar artık şirketlerde ve çok küçük olmayan kuruluşlarda, cevabın soruyu, cevaptan sonra soruyu takip ettiği ISQ formatında bir dahili iletişim olmasına rağmen ve bu hızlı yazışmada her zaman isimle arama yapmak gerekli değildir. ancak doğru tasarım bir iş mektubu bireysel bir odaklanmayı varsayar ve bu nedenle kişisel bir itiraz gereklidir.
Modern yazışmalarda bir mektubun konusu genellikle ayrı bir alana yerleştirilir ve yeterince, yani içeriğine göre doldurulması gerekir. Mektubun konusunu doğru formüle etmek, muhatabın göreceği ilk şey olduğu için başarının yarısını elde etmektir. Tam ifade, uyum sağlamasına yardımcı olacak doğru anahtar ve alınan bilgileri hızlı ve dolu... Ve muhatabı cevabının alındığı hakkında bilgilendirmek zorunludur - bu iyi bir ton, meslektaşlarına ve ortaklara saygı gösterisi, bunu yüz iki yüz yıl önce yaptılar ve o zaman bile aceleleri yoktu. yaşa ve tam olarak nasıl bir iş mektubu yazacağını biliyordu. Bugün, bir mesaja hızlı bir şekilde yanıt vermeniz gerekiyor, bu da e-posta ile yardımcı oluyor - iletişim çok verimli. Hemen cevap veremiyorsanız, bir sonraki iletişim oturumunun zamanını belirttiğiniz cevabın alındığına dair bir mesaj göndermeniz gerekir.
Zaman ve yer
Unutulmamalıdır ki, psikolojik olarak, kritik anlamda yanıtın zaman sınırı kırk sekiz saattir. Bu, telesekreter işlevi yoksa geçerlidir. İki gün geçtiğinde, muhatap mektubunun dikkate alınmadığına veya en iyi senaryo- kayıp. Bir iş mektubunun kuralları da bu noktayı içerir: bir cevabı asla geciktirmeyin, çünkü bu bir müşteri için kaçınılmaz bir kayıptır ve ortak endişelenecek ve herhangi bir ilişkiyi kesmeyi düşünecektir. Her durumda, bu iş yazışmaları etiğinin ağır bir ihlalidir. Aynı bilgileri göndermeniz gerekiyorsa, alıcı listesini genişletmeniz yeterlidir. Tüm adresleri tek bir "alıcı" alanına koymak, teslimat süresini büyük ölçüde azaltır ve ortaklıklarda şeffaflık korunur: Bir mektup alan herkes oluşturulan listeyi görür.
Ortaklığınıza devam etmek için harika bir mesaj kibar "şimdiden teşekkür ederim". Bir iş mektubunda nasıl yazılır ve hangi bölüme yerleştirilir - herkes kendisi için karar verir. Tabii ki, muhatap bunu zaten özümsemiş bilgi ve eylem motivasyonundan sonra görmelidir. Mektubun sonunda, kontak bloğunun önünde - en en iyi yer bu cümle için. Bu arada, iletişim bilgileri hakkında: sadece ilk harfte değil, her harfte olmalıdır. Yazarın telefon numaraları, konumu ve diğer her şey aramaya zorlanamaz. Bir iş mektubunun tasarımı, yazışmanın süresine bağlı değildir. Kurallara her zaman uyulmalıdır. Ve muhatabın mektubu alıp almadığını tahmin etmemek için bir talep işlevi vardır. Sadece bu durumda okunduğundan emin olabilirsiniz. Yazışmaların geçmişi kaydedilmelidir, yeni bir mesajla cevap yazamazsınız. Bununla birlikte, belirli bir sorunu çözmek için tüm iletişim akışını gönderirken, yalnızca tabi olmayı değil, aynı zamanda gizliliği de hatırlamak gerekir. Yazışmada kişisel bilgiler var ise üçüncü kişiler tarafından okunmadan silinmelidir.
Her birimiz hayatımızda en az birkaç kez resmi mektuplar ve notlar yazdık. Nerede olursak olalım ve ne yaparsak yapalım, herhangi bir alanın bazı noktaları öğrenmek, bilgileri netleştirmek, soru sormak vb. için yapılması gereken kendi iş yazışmaları vardır. Daha önce bu fenomen kağıt beyanlarda ve patronlara (ve iş ortaklarına) mektup göndermede daha yaygınken, bugün bu kategori çevremizde daha yaygın.
Bir çevrimiçi mağazadan sipariş veriyor olsanız ve temsilcisiyle iletişim kurmak isteseniz bile, iş yazışmalarını nasıl doğru bir şekilde yapacağınızı bilmeniz gerekir.
Bu yazımızda iş iletişimini oluşturan ana noktalardan bazılarını anlatacağız. Ortaklarımızla mektup alışverişi yaparken hangi nüansların dikkate alınması gerektiğine dikkat edeceğiz; muhatap için yetersiz ve kaba görünmek istemiyorsanız ve ayrıca her durumda uyulması gereken kuralları da unutmayın, ihmal edilemez.
nerede uygulanır
Açıkçası, iş yazışmaları en çok iş akışında kullanılır. Bir şirket için çalışıyorsanız, kesinlikle bu tür yazışmaları oluşturma ihtiyacı ile karşı karşıya kalacaksınız. kadarıyla gelir iş konuları hakkında, yazı stilinin uygun - mümkün olduğunca resmi ve resmi olması gerektiğini anlamak kolaydır.
Siz ve şirketiniz hakkında mektubun gönderildiği şirket çalışanlarının daha fazla izlenimi, iş yazışmalarını ne kadar iyi yaptığınıza bağlıdır. Bu nedenle, metni yazma süreci ve tasarımı mümkün olduğunca sorumlu bir şekilde ele alınmalıdır.
Her şeyden önce, iş yazışmalarının nasıl yapıldığını arıyorsanız, talimatlarımızı okumanızı öneririz. İçinde, yukarıda belirtildiği gibi, hem bazı teorik noktaları hem de pratik konular... Makalenin sonunda, resmi bir yazı stili için tipik olan bazı ifade örnekleri vermeye çalışacağız. Sonunda, bu makaledeki temeli kullanarak, müteahhitlerle daha fazla iletişim için bağımsız olarak yüksek kaliteli metinler oluşturabileceksiniz.
yazışma türleri
Hemen iş yazışmasının ne olduğunu tartışarak türlerine dikkat çekmek istiyorum. Böylece bir talep mektubu ve buna göre bir cevap mektubu seçebilirsiniz; bilgilendirme mektubu (çoğunlukla müşteriye gönderilir); teşekkür (sağlanan hizmet için bir şükran ifadesi olarak), bildirim mektubu, hatırlatma, uyarı; tavsiye mektubu; garanti ve kapak mektubu. Aslında bunlar, hem gerçek hem de elektronik iş yazışmalarının oluşturduğu en yaygın kullanılan türlerdir. Bu nedenle onlarla en sık pratikte görüşeceğiz.
Yapı
Herhangi bir mektubu yazarken daha uygun bir organizasyon için, belirli bir yapısı veya planı ile çalışmamızın faydalı olacağı mantıklıdır. Bu, bir görevi tamamlaması çok daha kolay olan daha küçük adımlara bölmenize olanak tanır. Örneğin, mümkün olduğunca kesin olmanız gereken konuları kapsayacak şekilde mektubunuzun satırını düşünün. Örneğin, şu veya bu ürünün fiyatı hakkında bir soru yazıyorsanız, nedeni özetlemeye çalışın: neden şirkete yazıyorsunuz (bu veya o ürünü satın almak veya sipariş etmek istediğiniz için); ana hedefi netleştirin (belirli seçeneklerle 10 birim ürün sipariş etmenin size ne kadara mal olacağını öğrenin). Son olarak, hesaplamayı hangi biçimde almak istediğinizi netleştirin ve bu kadar çok ürün için indirim olup olmadığını sorun.
Tabii ki, bu bilgi zaten açık - sadece ne yazmak istediğinizi mantıklı bir şekilde bulmanız gerekiyor. Ayrıca, tasarım ve gereksinimleri de unutmamalıyız. Bunun hakkında daha sonra daha ayrıntılı konuşacağız.
Mektup için gerekenler
Bu nedenle, ticari yazışma kuralları, tüm mektupların öncelikle kısa olması gerektiğini belirtir. Bu okunacak ana kuraldır. Katılıyorum, çok fazla bilgi yüklediğimizde hepimiz bundan hoşlanmıyoruz. Bu mektup ticari nitelikteyse, çok büyük olmamalıdır - bu durumda basitçe göz ardı edilebilir. Bilgileri hemen kısaltamazsanız, mektubunuzun ilk taslağını yazdıktan sonra yapın.
İkinci olarak, partneriniz (muhabir) neyin tehlikede olduğunu anlamalıdır. Yani mektup bilgilendirici ve anlaşılır hale getirilmelidir. İçine, iletmek istediğiniz bilgileri, ek sorulardan kaçınacak ve ayrıntıları açıklığa kavuşturmak için zaman kaybetmeyecek şekilde koymanız gerekir.
Üçüncüsü, mektup, onu okuyacak olan ortağınıza veya şirket çalışanınıza karşı mümkün olduğunca saygılı olmalıdır. Bu doğru - muhatabınıza ne kadar saygı gösterirseniz, talebinize uygun şekilde yanıt verme olasılıkları o kadar yüksek olur ve sonunda istediğiniz etkiyi elde edersiniz.
İngilizce yazışmalar
Bazı durumlarda, müzakereler İngilizce (veya Rusça dışında herhangi bir dilde) yapılmalıdır. Bu, özellikle yabancı karşı taraflarla ilişkiler varsa normaldir. Ticari yazışma kurallarının herhangi bir dil için geçerli olması dikkat çekicidir: yalnızca stilistik dönüşler farklılık gösterebilir. Göreviniz, sizin ve eşinizin (muhatap) kendinizi bulduğunuz duruma en uygun olanı seçmektir.
üzerinde iş yazışmaları ingilizce dili kesinlikle yeterince sahip olmayı gerektirir yüksek seviye bu nedenle, bu sizinle ilgili değilse, profesyonel tercümanlarla iletişime geçmenizi öneririz. Tercümenin, ticari yazışma diline dahil olan, özel konuşma yapan bir kişi tarafından yapılması önemlidir.
Örnek. Tanıtım
Herhangi bir konuşmaya nasıl başladığınız çok önemlidir. Bu bağlamda, iş yazışmaları görgü kuralları canlı iletişimden farklı değildir: ilk adım, muhatabı selamlamak ve bir şekilde onu konuşmaya tanıtmaktır. Selamlama standart “Merhaba” olabilir, ancak giriş daha kişisel olmalıdır. Örneğin, mektubunuzun amacını kısaca belirtebilirsiniz (“Ürününüzle ilgili bazı bilgileri netleştirmek için sizinle iletişime geçiyoruz. Öncelikle“ A1 ”modelinin maliyeti ile ilgileniyoruz). Diğer bir seçenek: “Bizim çalışmamızın devamı olarak telefon konuşması“A1” modeli hakkında, size bu ürünün maliyeti hakkında bir soru ile yazıyorum ”). Durumunuzu da basitçe anlatabilirsiniz: “2010 yılında ortağınızın şirketimizle irtibata geçmesi ve sizin adınıza bu alanda işbirliğine başlamayı teklif etmesi nedeniyle size yazıyorum.”
Malzemenin sunumu
Ayrıca, mektubunuzda nasıl bir giriş yazdığınızdan sonra, neden yazdığınıza dair bir açıklama yapmalısınız. Örneğin, bir öğenin fiyatı hakkında bir soru sorduktan sonra, sizi ilgilendiren şeyi belirtin. Bunu yazabilirsiniz: "X adresine teslim edilmek şartıyla N'inci adet ürün sipariş etmek istiyoruz". Telefon görüşmesinin devam etmesi durumunda, talebinizi belirtebilirsiniz - kişiyle telefonda konuştuktan sonra neden yazdınız (örneğin, işlemi gerçekleştirme niyetini teyit etmek için): "Yani: biz X seçeneği ile tedarik edilmesi şartıyla N ürünü ile ilgilenen ". Üçüncü versiyonu dikkate alırsanız, şirketle işbirliği yapma arzunuzun konusunu da geliştirmeye başlayabilirsiniz. Bunun sizin yararınıza olduğunu ve eğer kabul ederse, ortağın sizinle etkileşim kurmaktan belirli bir fayda elde edeceğini açıklayın: işinizin çıkarlarına daha da yakın."
Teklif
Herhangi bir iş yazışması (alıntıladığımız örnekler de mutlaka bu özelliğe sahiptir) mantıklı bir sıra gerektirir. İlk başta neden yazdığınızı yazdıysanız, bu fikri daha da somutlaştırmalı ve genişletmelisiniz. Muhataptan ne istediğinizi daha geniş bir şekilde belirtin - belki de ona sizinle çalışmayı kabul etmenin faydalarının beklentisini çekin. Bu kısım, tüm mantıkla, mektubunuzun “zirvesi”, bir tür doruk noktası olmalıdır. Başlangıçta sizi ilgilendiren şeye sorunsuz bir şekilde yaklaştıysanız, bu bölümde “kartları ortaya çıkarmalısınız”. Tüm ticari yazışmalar (yukarıdaki mektup örnekleri istisna değildir) böyle düzgün bir yukarı doğru eğri boyunca oluşturulmalıdır. O zaman satırlarınızı okuyan kişi ruh halinizi anlayacak ve böylece sizinle iletişim kurması daha rahat olacaktır. Ani sıçramalar yapmayın, bir konudan diğerine geçmeyin.
Örneklerin gösterdiği gibi, örneğin birbiriyle ilgisiz iki konuyu tartışmanız gerekiyorsa, makaleyi paragraflara bölerek bölebilirsiniz. Bir sorudan diğerine geçtiğiniz anı görsel olarak görecek olan okuyucu için uygundur; sizin için öyle, çünkü bu durumda sanki iki farklı harften bahsediyormuşuz gibi yazıyorsunuz.
Örneklerimizden bahsedecek olursak, "Ayrıca, bir ay önce sizinle etkileşime geçtiğimiz N ürününü yeniden sipariş etmek istiyoruz" yazmalısınız. Veya: "Şartlarımıza uygun bir fiyatla, sizinle bu alanda kalıcı işbirlikleri kurmak, Türkiye'ye satış kanalını artırmak istiyoruz. X-Y bin birimleri ". Son olarak, şunu yapabilirsiniz:" Bizimle çalışmakla ilgili ilginiz hala geçerliyse, lütfen bize bildirin. "
Her ikinci iş yazışması örneği bu ilke üzerine kuruludur, bu yüzden bunda yanlış bir şey yoktur. Aksine, başlıkların vurgulanması genellikle daha iyi gezinmeye yardımcı olur, çünkü “düz metni” kaldırır, içinde görsel olarak ekleyebileceğiniz bir tür “bağlantı” yapar.
Son kısım
Son olarak, mektubu başlattığınız ruhla bitirmelisiniz. Minnettarsanız, tanımladığınız şirketle işbirliği yapmaktan memnun olduğunuzu yazın; Bu ticari bir teklifse, mektubunuza gösterdiğiniz ilgi için minnettarlığınızı ifade etmeli ve bu kişiyle daha fazla etkileşim kurmayı ummalısınız. Mektubunuzu nasıl sonlandıracağınızın, sizin ve şirketinizin nihai görüşünü büyük ölçüde belirleyeceğini anlamalısınız. Tüm ticari yazışmalar (mektup örnekleri bunu sürekli olarak kanıtlıyor) nezaket üzerine kuruludur - bu nedenle muhatapınıza teşekkür etmeyi, umudunuzu ifade etmeyi, onu övmeyi veya tavsiyenizi bırakmayı unutmayın. Metninizin sonunu, mektupta açıklanan soruna tam olarak karşılık gelecek şekilde seçmelisiniz.
Örnekler: "Gelecekteki faaliyetlerimizde istikrarlı bir işbirliği umuduyla sizi kalıcı ortağımız olarak tutmayı umuyoruz." Veya "İlginiz için içtenlikle minnettarız ve gelecekte sizinle işbirliğini geliştirebileceğimizi umuyoruz." Veya "İlginiz için teşekkürler. Umarım gelecekte N pazarındaki çıkarlarınıza hizmet etmeye devam edebiliriz."
Görgü kuralları ve okuryazarlık
Nezaket hakkında hiçbir şekilde unutma. Yukarıda vurgulandığı gibi, ticari yazışmalarla ilgileniyorsanız önemlidir. “İşbirliği yapmaktan memnun oldum”, “İlginiz için teşekkür ederim”, “Rahatsız ettiğim için özür dilerim”, “sizi görmekten memnun olacağız”, “bize katılır mısınız” gibi ifadeler ve diğerleri. Bu arada, son ikisi bir iş mektubundan çok kurumsal kutlamalara davetlerle ilgilidir.
Uygun olduğunda, saygı göstergesi olarak her zaman "lütfen", "teşekkür ederim", "kibar olun" ve benzeri ifadeleri ekleyin.
İş mektupları yazma sürecinde insan okuryazarlığı daha az önemli değildir. Daha doğrusu, mektup yazma sürecinde en az bir temel hata yaparsanız, muhatabın sizin hakkınızda beklediğinizden tamamen farklı bir görüş oluşturacağını söyleyebilirsiniz. Bu nedenle, mümkün olduğunca yetkin yazmaya çalışın ve her şeyi birkaç kez kontrol edin. Hataları nasıl bulacağınızı ve bunları kendiniz düzelteceğinizi bilmiyorsanız, bir düzeltmen veya özel hizmetlerin hizmetlerini kullanın. Çok basittir, ancak metninize güvenmenizi sağlayacaktır.
Uygulama ve eğitim
Web'de, yukarıda belirtildiği gibi, herhangi bir konuda birçok hazır iş mektubu örneği vardır. Bunları tam olarak buraya eklemedik, çünkü aslında bu makale bu kadar büyük miktarda bilgiyi barındırmak için yeterli alana sahip değil. Bunun yerine, yukarıda aşina olma fırsatına sahip olduğunuz bazı temel kural ve ilkeleri basitçe belirlemeye karar verdik. Ancak iş mektubu okuma yolunda atılması gereken adımların hepsi bu kadar değil elbette. Aslında, pratik deneyim bu alanda en önemli rolü oynar.
Diyelim ki 5-10 hazır mektup örneğini incelerseniz ve yazımızı okursanız ve buradan bazı kurallar çıkarırsanız, çok yakında ihtiyacınız olan şekilde mektup yazabileceksiniz. Aslında bu, ticari yazışmalar çerçevesinde herhangi bir mektup oluşturmak için yeterlidir.
Hazır örnekler
Yukarıda belirtildiği gibi, çok miktarda olduğu için, hazır örnekler, öğrenciler ve acemi uzmanlar, temelinde üretmek için başkasının hazır çalışmalarını kullanmaya eğilimlidirler. kendi projesi... Antrenman sırasında bunun pratikte yapılmasının tavsiye edilmediğini söylemek isterim - lütfen.
Diğer harflerle yazılanları inceleme sürecinde, yazışmalarınızda belirtilmesi gerekenleri daha kolay bir şekilde gezebileceksiniz. Bu normaldir, çünkü doğrudan deneyimden öğrenmek insan doğasıdır.
Ancak tam teşekküllü bir iş mektubu yazmanız istenirse, örnekleri inceleyerek ve işinize en uygun olanı seçerek başlamaya çalışın. O zaman onu genel konsepte göre mümkün olduğu kadar duruma uyarlamanız, ancak aynı zamanda kendi sunum ve yazma tarzınızı oluşturmak için yeniden yazmanız gerekir. Sonuçta, belki de bilgiyi daha iyi iletebilecek ve iletişimin kendisini daha üretken ve etkili hale getirebileceksiniz.
Öğren ve uygula! Ve sen yeterince bittin kısa süre zaman kendi iş mektuplarınızı yaratabilecek!
