ZMLUVA č. __________/__________ EDO

O elektronickej správe dokumentov

Moskva "____" ____ 2011

___________________“ďalej len „Klient“, zastúpený ______________, konajúci na základe ______________ na jednej strane a

Všeobecná dohoda o používaní digitálneho podpisu - Rámcová zmluva č. 3/VERIF zo dňa 01.01.2001 uzatvorená v rámci Zmluvy účastníkov systému EDF medzi Nekomerčným partnerstvom „Burza RTS“ ako certifikačným centrom a Uzatvorenou akciovou spoločnosťou „Depozitná spoločnosť „REGION“ ako prevádzkovateľ systému ERF;

Elektronický digitálny podpis (EDS)- podrobnosti o elektronickom dokumente určené na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, získané v dôsledku kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča elektronického digitálneho podpisu a umožňujúceho identifikovať vlastníka certifikátu podpisového kľúča, ako aj preukázať absenciu skreslenia informácií v elektronickom dokumente;

Elektronický dokument- dokument v elektronickej digitálnej forme, ktorý pochádza od vlastníka certifikátu podpisového kľúča a ktorý dostal kladné potvrdenie pravosti digitálneho podpisu v súlade s postupom stanoveným touto dohodou a jej prílohami, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou tejto zmluvy dohoda.

Elektronická správa dokumentov– akceptovanie a zasielanie dokumentov ustanovených touto dohodou zmluvnými stranami podpísaných elektronickým digitálnym podpisom v elektronickej forme.

Krypto balík– súbor s príponou „pkt“ s informáciami o obsahu elektronického dokumentu a elektronický digitálny podpis, ktorý zaručuje nemennosť prenášaných údajov;

ZATVORENÉ (tajný) kľúč elektronického digitálneho podpisu- jedinečná sekvencia znakov známa vlastníkovi certifikátu podpisového kľúča a určená na vytváranie elektronického digitálneho podpisu v elektronických dokumentoch pomocou nástrojov elektronického digitálneho podpisu;

Vlastník certifikátu podpisového kľúča- fyzická osoba oprávnená jednou zo zmluvných strán na podpisovanie dokumentácie podľa zmlúv uvedených v prílohe č. 2 tejto zmluvy, ktorá vlastní zodpovedajúci súkromný kľúč elektronického digitálneho podpisu, ktorý umožňuje používanie nástrojov elektronického digitálneho podpisu na vytvorenie vlastného elektronického digitálneho podpisu podpisovanie v elektronických dokumentoch (podpisovanie elektronických dokumentov);

Potvrdenie pravosti elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente- pozitívny výsledok kontroly na Kryptoserveri, že digitálny podpis v elektronickom dokumente patrí vlastníkovi príslušného certifikátu podpisového kľúča a že po jeho podpísaní nedošlo v tomto dokumente k žiadnym zmenám;

Verifikačné centrum– Neziskové partnerstvo „RTS Stock Exchange“ (licencia FAPSI č. LF/17-344 zo dňa 1. januára 2001), ktoré vykonáva kontrolu nad fungovaním systému EDI;

EDI systém- Systém elektronickej správy dokumentov RTS, čo je súbor softvéru spravovaného Certifikačným centrom, ako aj výpočtových nástrojov a databáz vo vlastníctve alebo pod kontrolou Certifikačného centra, určený na prenos elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom.

3 Predmet dohody

3.1 Zmluvné strany sa v súlade s touto Zmluvou dohodli na výmene dokumentov v elektronickej forme s elektronickým digitálnym podpisom v rámci Zmlúv uvedených v Prílohe č. 2 tejto Zmluvy.

3.2 Zoznam dokumentov, ktoré je možné prenášať elektronickým podpisom v súvislosti s každou Zmluvou, určujú Zmluvné strany v Prílohe č. 2 tejto Zmluvy.

4 Základné ustanovenia

Strany sa dohodli, že:

4.1 Elektronický tok dokumentov s použitím digitálnych podpisov v rámci dohôd uvedených v prílohe č. 2 k tejto zmluve sa vykonáva v súlade s federálnym zákonom z 1. januára 2001 N 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“, federálnym zákonom z apríla 6, 2011 N 63-FZ „O elektronickom podpise“, túto Zmluvu a Zmluvu o používaní digitálneho podpisu.

4.2 Informácie v elektronickej podobe, podpísané elektronickým digitálnym podpisom, sa uznávajú ako elektronický dokument rovnocenný s papierovým dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom, ak pravosť elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente prijatom spôsobom uvedeným v ods. 4 tejto zmluvy sa potvrdzuje.

4.3 Všetky právne vzťahy v rámci Zmlúv uvedených v Prílohe č.2, vyplývajúce z poskytovania/prijímania dokumentov v listinnej podobe, sa vzťahujú aj na elektronické dokumenty podpísané elektronickým podpisom.

4.4 Zmluvné strany sa riadia ustanoveniami Zmluvy účastníkov Systému EDF a Všeobecnej zmluvy o používaní EDS vo vzťahu k terminológii, požiadavkám na softvér a hardvér, postupu pri potvrdzovaní pravosti EDS a ďalším technickým aspektom. a technologická interakcia, ktorá nie je špecifikovaná v tejto dohode.

4.5 Klient je povinný uhradiť náklady Špeciálneho depozitára na úhradu Jednorazových platieb za registráciu Klientskych zostáv (určených pre Klienta), vykonanú Špeciálnym depozitárom v prospech Nekomerčného partnerstva „RTS“. Burza cenných papierov“ na základe Všeobecnej zmluvy o používaní EDS.

5 Postup a podmienky interakcie medzi stranami

5.1 Zákaznícky servis je poskytovaný v časovom rámci, spôsobom a za podmienok uvedených v Zmluvách uvedených v Prílohe č. 2 a tejto Zmluve.

5.2 Poskytovanie služieb uvedených v Zmluvách (prílohe) zo strany Špeciálneho depozitára sa uskutočňuje na základe elektronických dokumentov predložených Klientom Špeciálnemu depozitárovi.

5.3 Hlásenia o vykonaných transakciách, ako aj ďalšie dokumenty uvedené v Prílohe č. 2 vo vzťahu ku každej Zmluve sú Klientovi poskytované vo forme elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom.

5.4 Výmena elektronických dokumentov medzi Zmluvnými stranami sa uskutočňuje ich zasielaním e-mailom vo forme krypto balíkov pripojených k e-mailom. Veľkosť jedného krypto balíka by nemala presiahnuť 1 MB.

5.5 Formáty, v ktorých musia byť dokumenty zasielané, sú uvedené v Prílohe č. 2 tejto Zmluvy.

5.6 Zoznam informácií, ktoré musia byť obsiahnuté v elektronických dokumentoch upravených Predpismi, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou Zmlúv (špecifikovaný v Prílohe č. 2), je dodatočne dohodnutý Zmluvnými stranami, ak sa líšia od tých, ktoré sú stanovené v Dohode. príslušné dohody a/alebo nariadenia. Takéto dodatočné dohody sú neoddeliteľnou súčasťou tejto dohody. Objem informácií obsiahnutých v elektronických dokumentoch nesmie byť menší ako objem stanovený v príslušných dohodách/nariadeniach.

5.7 Na vytváranie šifrovacích balíkov, overovanie digitálnych podpisov a extrakciu počiatočných informácií Strany používajú softvér ANR „Sign&Verify“ a ANR „Sign&Region IC Verify“, vyvinutý v REGION. ANR „Sign&Verify“ používa:

· komponent RTSSign na podpisovanie dokumentov digitálnym podpisom;

· API RTSVerif na kontrolu krypto balíčkov na Cryptoserver CJSC „DK REGION“ s možnosťou potvrdenia v úložisku certifikátov certifikačnej autority;

· RTSVerif API na extrahovanie počiatočných informácií z krypto balíčkov.

· ANR „Sign&Region IC Verify“ používa komponent RTSSign, ktorý vo svojich zdrojoch obsahuje informácie o aktuálnom certifikáte REGION na podpisovanie dokumentov, overenie digitálneho podpisu REGION a extrahovanie počiatočných informácií z krypto balíkov prijatých z REGION.

5.8 Postup pri podpisovaní dokumentov elektronickým digitálnym podpisom, ich kontrole a získavaní prvotných informácií je uvedený v Prílohe č. 1, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou tejto Zmluvy.

5.9 Každá zmluvná strana zaisťuje bezpečnosť všetkej elektronickej komunikácie prijatej od druhej zmluvnej strany podľa tejto zmluvy a vedie o nej úplný a chronologický záznam. Tieto materiály sa uchovávajú úplne a bez zmien po dobu stanovenú pre príslušné dokumenty v papierovej forme.

6 Práva a povinnosti zmluvných strán

6.1 Osobitný depozitár sa zaväzuje:

6.1.1 akceptovať dokumenty Klienta uvedené v Prílohe č. 2 tejto Zmluvy vo forme súborov podpísaných elektronickým podpisom;

6.1.2 Prenášať dokumenty e-mailom Klientovi vo forme súborov podpísaných elektronickým podpisom v lehotách stanovených v príslušných Zmluvách s Klientom;

6.1.3 overiť pravosť elektronického digitálneho podpisu v elektronických dokumentoch prijatých Špeciálnym depozitárom od Klienta;

6.1.4 Spôsobom uvedeným v bode 4.9 tejto Zmluvy uchovávať elektronické dokumenty podpísané digitálnym podpisom vo forme prijatej od Klienta a zabezpečiť ich bezpečnosť po dobu stanovenú Dohodami zmluvných strán a/alebo príslušnými predpismi;

6.1.5 Bezodkladne (v každom prípade však najneskôr do jedného pracovného dňa) oznámiť Certifikačnému centru, ako aj Klientovi prípady straty, rozpoznania nezákonnosti alebo straty tajných EDS kľúčov, ako aj iné prípady porušenia dôvernosť kľúčov EDS;

6.1.6 Za vlastníka certifikátu podpisového kľúča určiť iba osoby oprávnené podľa tejto zmluvy podpisovať elektronickú dokumentáciu;

6.1.7 Zabezpečiť dôvernosť kľúčov EDS, najmä zabrániť použitiu kľúčov EDS patriacich Osobitnému depozitáru bez jeho súhlasu, zabezpečiť, aby elektronické dokumenty nemohli EDS podpisovať osoby, ktoré nie sú na to oprávnené na základe príkazu úradníkov Úschovne. Špeciálny depozitár;

6.1.8 Nepoužívajte kľúč digitálneho podpisu, ak existuje dôvod domnievať sa, že bola porušená dôvernosť tohto kľúča.

6.2 Špeciálny depozitár nemá právo:

6.2.1 Vykonávať akékoľvek zmeny v elektronických dokumentoch prijatých od Klienta podľa tejto Zmluvy.

6.3 Klient sa zaväzuje:

6.3.1 Poskytovať dokumenty v elektronickej forme s použitím elektronického digitálneho podpisu v lehotách stanovených v príslušnej Zmluve zmluvných strán, ako aj v súlade s požiadavkami uvedenými v Prílohe č. 2 tejto Zmluvy.

6.3.2 Zabezpečiť bezpečnosť a dôvernosť tajných EDS kľúčov, vrátane zabezpečenia prístupu k nim len oprávneným osobám, a taktiež neumožniť používanie EDS kľúčov patriacich Klientovi bez jeho súhlasu;

6.3.3 Upozorniť Špeciálny depozitár a Certifikačné centrum o všetkých prípadoch porušenia dôvernosti (vrátane straty, uznania nezákonnosti alebo straty) tajných kľúčov EDS do dvoch hodín od momentu zistenia okolností uvedených v tomto odseku. V prípade nedodržania lehôt uvedených v tomto odseku Klient nemá právo odvolávať sa na uvedené okolnosti, vrátane skutočnosti, že dokument podpísala neoprávnená osoba, ak medzi Zmluvnými stranami dôjde k sporu;

6.3.4 určiť vlastníka certifikátu podpisového kľúča osobám, ktoré absolvovali školenie v používaní prostriedkov kryptografickej ochrany a sú oprávnené ich používať na základe príkazu pracovníkov Klienta;

6.3.5 vymenovať za vlastníka certifikátu podpisového kľúča iba osoby oprávnené podľa tejto zmluvy podpisovať elektronickú dokumentáciu;

6.3.6 zabezpečiť, aby elektronické dokumenty nemohli podpisovať osoby, ktoré na to nie sú oprávnené na základe príkazu úradníkov Klienta;

6.3.7 nepoužívať kľúč digitálneho podpisu, ak existuje dôvod domnievať sa, že bola porušená dôvernosť tohto kľúča

7 Zodpovednosť strán

7.1 Zmluvné strany sa pri riešení nezhôd, ktoré vzniknú pri používaní EDS, riadia ustanoveniami Zmluvy o používaní EDS, tejto Zmluvy, ako aj právnymi predpismi Ruskej federácie.

7.2 Zmluvné strany sú zodpovedné za neplnenie alebo nesprávne plnenie svojich záväzkov podľa tejto Zmluvy.

7.3 Špeciálny depozitár je zodpovedný za:

7.3.1 Spôsobenie škody Klientovi v dôsledku nedodržania postupu pri potvrdení pravosti digitálneho podpisu v elektronickom dokumente;

7.3.2 Straty Klienta vzniknuté v dôsledku úmyselnej úpravy dokumentu podpísaného elektronickým digitálnym podpisom Špeciálnym depozitárom;

7.3.3 Konanie zamestnancov Osobitného depozitára súvisiace s nezákonným/nekvalifikovaným použitím tajných kľúčov EDS, ktoré má za následok stratu Klienta.

7.4 Špeciálny depozitár nezodpovedá za:

7.4.1 Straty Klienta vzniknuté v dôsledku straty, poškodenia alebo neoprávneného/nekvalifikovaného použitia tajných EDS kľúčov Klientom, o ktorých Špeciálny depozitár nebol upovedomený v lehotách uvedených v bode 5.3.3 tejto Zmluvy. alebo bol upozornený v rozpore s týmito podmienkami;

7.4.2 Úkony zamestnancov Klienta a ich prenos elektronických dokumentov do Špeciálneho depozitára, ktoré mali za následok straty Klienta v rámci plnenia zmlúv uvedených v Prílohe č. 2 tejto Zmluvy.

7.5 Klient je zodpovedný za:

7.5.1 Spoľahlivosť a/alebo včasnosť poskytovania informácií súvisiacich s implementáciou tejto Zmluvy;

7.5.2 poskytovanie elektronických dokumentov v iných formátoch, ako sú tie, ktoré sú opísané v tejto zmluve a jej prílohách;

7.5.3 Konanie zamestnancov Klienta súvisiace s nezákonným/nekvalifikovaným použitím tajných kľúčov EDS, ktoré má za následok straty Klienta a/alebo Špeciálneho depozitára;

7.5.4 Neskoré oznámenie Špeciálneho depozitára o prípadoch straty, uznania nezákonnosti alebo straty tajných EDS kľúčov.

7.6 Klient nezodpovedá za:

7.6.1 Straty vyplývajúce zo zmien v elektronických dokumentoch Špeciálneho depozitára prijatých Špeciálnym depozitárom;

7.6.2 Konanie zamestnancov Špeciálneho depozitára súvisiace s nezákonným/nekvalifikovaným používaním tajných EDS kľúčov, ktoré má za následok straty Klienta a Špeciálneho depozitára

7.7 Žiadna zo zmluvných strán nezodpovedá za úplné alebo čiastočné nesplnenie povinností podľa tejto zmluvy, ak je nesplnenie povinnosti spôsobené výskytom okolností vyššej moci (vyššej moci), ako sú prírodné katastrofy, štrajky, akty vládnych orgánov, zlyhanie komunikácie (vrátane, ale nie výlučne, telefónnej, elektronickej, teletypovej a iných typov komunikácie) a iných okolností, ktoré sú mimo primeranej kontroly zmluvných strán a ktoré bránia prenosu a prijímaniu akýchkoľvek elektronických správ, na ktorých sa zmluvné strany dohodnú ktoroukoľvek zo zmluvných strán .

7.8 Zmluvná strana, u ktorej nastali okolnosti uvedené v bode 6.7, je povinná túto skutočnosť oznámiť druhej Zmluvnej strane do jedného dňa od vzniku takýchto okolností. V tomto prípade má druhá zmluvná strana právo požadovať predloženie dôkazov, ktorými môžu byť osvedčenia vydané príslušnými orgánmi a vedením, s výnimkou prípadov, keď sú takéto okolnosti všeobecne známe. V prípade porušenia oznamovacej lehoty uvedenej v tomto odseku sú zmluvné strany zbavené práva odvolávať sa na vyššie uvedené okolnosti ako na zbavenie zodpovednosti za nesplnenie svojich povinností.

7.9 V prípade ukončenia okolností vyššej moci sú Zmluvné strany povinné sa o tom navzájom informovať do jedného dňa odo dňa ukončenia.

8 Postup riešenia sporov

8.1 Pri riešení kontroverzných otázok Zmluvné strany nespochybňujú právnu platnosť elektronických dokumentov odoslaných, prijatých, uložených v súlade s podmienkami tejto Zmluvy, ktoré sú prezentované ako dôkaz.

8.2 Elektronické dokumenty podpísané elektronickým podpisom majú pre Zmluvné strany právnu silu porovnateľnú (a to rovnocennú) s písomným dokumentom spečateným vlastnoručnými podpismi a pečaťami.

8.3 Všetky spory vyplývajúce z vykonávania tejto zmluvy zmluvnými stranami budú riešené rokovaním, v dôsledku ktorého musia zmluvné strany podpísať príslušný protokol.

8.4 V prípade, že sa prostredníctvom rokovaní nedosiahne dohoda o sporných otázkach, zmluvné strany predložia spor na posúdenie Moskovskému arbitrážnemu súdu.

9 Trvanie zmluvy a postup pri jej ukončení

9.1 Táto zmluva nadobúda platnosť okamihom jej podpísania oboma zmluvnými stranami.

9.2 Doba platnosti tejto Zmluvy nemôže presiahnuť dobu platnosti Zmluvy o používaní EDS. Vo vzťahu ku každej z dohôd uvedených v Prílohe č. 2 je táto Dohoda platná až do zániku záväzkov z takýchto Dohôd.

9.3 Túto zmluvu možno na žiadosť ktorejkoľvek zmluvnej strany predčasne ukončiť. Strana, ktorá chce zmluvu vypovedať, to písomne ​​oznámi druhej zmluvnej strane. Od okamihu prijatia oznámenia Špeciálny depozitár neakceptuje elektronické dokumenty Klienta, z ktorých vyplýva povinnosť Špeciálneho depozitára vykonať akékoľvek právne úkony.

9.4 Táto zmluva zaniká okamihom, keď si Zmluvné strany splnia všetky svoje záväzky vyplývajúce z tejto Zmluvy.

9.5 Ak táto Zmluva stanovuje iné pravidlá vzťahov medzi Zmluvnými stranami ako tie, ktoré sú obsiahnuté v dokumentoch uvedených v ods. 2 – 6 článku 1 tejto dohody, platia pravidlá tejto dohody.

10 Iné ustanovenia

10.1 Zmluvné strany, ktoré získali prístup k osobným údajom, ktoré boli zmluvnými stranami prenesené v rámci plnenia zmluvy, sa zaväzujú nezverejňovať ich tretím osobám a nešíriť osobné údaje bez súhlasu subjektu osobných údajov, pokiaľ nie je inak ustanovené federálnym zákonom.

10.2 Táto zmluva je vyhotovená v 2 rovnopisoch s rovnakou právnou silou, po jednom vyhotovení pre každú zo zmluvných strán. Každá kópia je podpísaná oprávnenými osobami a zapečatená.

10.3 Všetky prílohy a dodatky k tejto zmluve sú jej neoddeliteľnou súčasťou a musia byť podpísané oprávnenými zástupcami oboch zmluvných strán.

11 Podrobnosti o stranách

Špeciálny depozitár: Uzavretá akciová spoločnosť "Depozitná spoločnosť "REGION"	Zákazník:
Adresa: , bldg. 2. V "NÁRODNOM ŠTANDARDE" Tel. ext. 337 , 223, 133 Fax ext.337	Fax
_____________________ //	________________________ / ___________./

Aplikácia

k Zmluve o elektronickej správe dokumentov

№ _________________ EDO

z "___" ___________ 2011

"____" __________ 2011

ZOZNAM ZMLUV,

v rámci ktorej platí Zmluva o správe elektronických dokumentov,

ako aj Zoznam dokumentov, ktoré je možné preniesť pomocou digitálneho podpisu

I. Zmluvné strany sa dohodli, že Zmluva o elektronickej správe dokumentov č.___ zo dňa ________ sa vzťahuje na tieto zmluvy:

1. Zmluva o poskytovaní služieb špecializovaného depozitára na krytie hypoték správcovi hypotekárneho krytia č. _______/IP zo dňa ., uzatvorená medzi uzavretou akciovou spoločnosťou "Depozitárska spoločnosť "REGION" (ďalej len Špeciálny depozitár) a _ _______________________________ (ďalej len Objednávateľ).

Klient má právo preniesť do Špeciálneho depozitára nasledovné dokumenty ustanovené v Pravidlách špecializovaného depozitára REGION na krytie hypoték (ďalej len Pravidlá, a to elektronickým digitálnym podpisom:

· Všetky typy objednávok.

· Všetky typy požiadaviek.

· Žiadosti.

Špeciálny depozitár má právo previesť na Klienta tieto dokumenty stanovené Nariadením:

· Všetky typy upozornení.

· Výpisy z registra hypotekárneho krytia.

· Certifikáty o výške krytia hypotékou.

· Register krytia hypoték.

2. Zmluva o poskytovaní špecializovaných depozitných služieb č. _______/ SD-UKPIF od _______________________________ ., uzatvorenej medzi Špeciálnym depozitárom a Klientom.

3. Zmluva o poskytovaní služieb vedenia registra vlastníkov investičných akcií. č. _______/ SR-UKPIF zo dňa ______________, uzatvorenej medzi Špeciálnym depozitárom a Klientom.

4. Zmluva o úhrade za služby Špecializovaného depozitára zo dňa _________ 2011.

5. Zmluva o úschove č. ____ zo dňa „___“ ____________ 2011

II. Formát prenosu dokumentov. Šablóny dokumentov.

1. Podľa dohody uvedenej v bode 1 čl. I. tejto Prílohy č. 2 Klient sa zaväzuje poskytovať dokumenty v elektronickej podobe s použitím elektronického digitálneho podpisu striktne podľa vzorov, ktoré sú prílohami tejto Zmluvy.

Klient musí do Špeciálneho depozitára predložiť dokumenty vo formáte: XML, Extensible Markup Language (kódovanie Windows 1251).

Špeciálny depozitár musí Klientovi previesť dokumenty vo forme súborov podpísaných digitálnym podpisom vo formáte doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Elektronické vzory dokumentov poskytuje Špeciálny depozitár Klientovi ako súčasť balíka dokumentácie a softvéru preneseného podľa tejto Zmluvy.

2. Podľa dohôd uvedených v odsekoch 2-4 čl. I. tohto Dodatku č. 2 majú zmluvné strany právo previesť si navzájom akékoľvek dokumenty ustanovené Pravidlami vedenia evidencie vlastníkov investičných akcií podielových fondov špecializovaným depozitárom REGIÓN, Pravidlami špecializovaného depozitára. REGION a ustanovené v samotných vyššie uvedených dohodách.

V tomto prípade musia Zmluvné strany predložiť dokumenty v týchto formátoch: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. Podľa dohody uvedenej v bode 5 čl. I tejto Prílohy č. 2 sa Klient zaväzuje poskytovať dokumenty v elektronickej forme s použitím digitálneho podpisu striktne podľa vzorov.

Špeciálny depozitár je povinný odovzdať Klientovi dokumenty stanovené Poriadkom služby depozitára REGION a zmluvou uvedenou v článku 5 čl. I tejto prílohy č. 2 vo forme súborov podpísaných elektronickým podpisom vo formáte doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Klient musí do Špeciálneho depozitára preniesť elektronické dokumenty v jednom z nasledujúcich formátov:

· text (kódovanie ASCII (American Standard Code for Information Interchange), kódová stránka WIN1251);

·HTML, HyperText Markup Language (kódovanie Windows 1251).

Šablóny elektronických objednávok poskytuje Špeciálny depozitár Klientovi ako súčasť balíka dokumentácie a softvéru preneseného na základe tejto Zmluvy.

PODPISY STRÁN

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami – ako to funguje? Aké dokumenty je možné vymieňať elektronicky, ako vypracovať dohodu s protistranou o nadviazaní elektronickej interakcie a čo by malo obsahovať predpisy? O tom sa bude diskutovať v našom materiáli.

Dôležitým prvkom každej elektronickej správy dokumentov je elektronický dokument. Aby mal dokument vytvorený v elektronickej forme právne významnú silu, obe strany toku elektronických dokumentov mu musia poskytnúť 3 dôležité vlastnosti. Elektronický dokument musí:

• Majte požadované podrobnosti.
• Dodržiavajte schválený formát.
• Overené podpisom zodpovednej osoby.

Ak ste vy a vaša protistrana zorganizovali generovanie elektronických dokumentov v zavedených formátoch vo vašich podnikoch, je potrebné technicky zabezpečiť vašu elektronickú interakciu s nimi. Ako to spraviť?

Aby si dva samostatné systémy vzájomne a efektívne vymieňali dokumenty, je potrebné špecifikovať všetky nuansy toku dokumentov v osobitných predpisoch.

V prvom rade si musíte ujasniť, ktoré elektronické dokumenty by sa mali podpisovať jednoduchým elektronickým podpisom a ktoré zosilneným. Zákonom povolené typy elektronických podpisov sú znázornené na obrázku.

Elektronický tok dokumentov s protistranami môže zahŕňať dokumenty rôzneho stupňa závažnosti a dôvernosti. Napríklad na elektronické faktúry sa vzťahujú najprísnejšie požiadavky: musia byť podpísané výlučne UKEP a odoslané prostredníctvom operátora EDI (príkaz Ministerstva financií Ruska z 10. novembra 2015 č. 174n). A pre vnútrofiremné dokumenty nie je používanie UKEP povinné. Preto sa spoločnosť sama rozhodne, akým podpisom sa bude podpisovať ten či onen interný dokument.

V predpisoch o správe elektronických dokumentov je potrebné ustanoviť postup pri podpisovaní elektronických dokumentov a vytýčiť okruh zodpovedných osôb, ktoré majú právo ich podpisovať.

Po vyriešení všetkých regulačných problémov s protistranami si musíte vybrať operátora EDF, prostredníctvom ktorého si budete vymieňať elektronické dokumenty a uzavrieť s nimi dohodu. Okrem toho budete musieť vyriešiť ďalšie problémy:

• Organizujte elektronický archív prijatých a odoslaných elektronických dokumentov.
• Vykonajte dodatky k účtovnej politike týkajúce sa prechodu na elektronickú správu dokumentov.
• Poskytnúť zodpovedným osobám elektronický podpis.
• Riešiť ďalšie organizačné a technické záležitosti potrebné pre efektívne fungovanie systému.

Výmena dokumentov vo forme naskenovaných obrázkov: ako a kedy je to možné

Elektronická výmena dokumentov medzi protistranami vo forme ich naskenovaných obrázkov sa vo firmách praktizuje už dlho – od nástupu rôznych internetových poštových služieb. Nepotrebujete k tomu žiadne špeciálne programy ani pripojenie k operátorom EDF. Jednoduchosť používania tohto spôsobu výmeny dokumentov má však niekoľko významných nevýhod:

• Neschopnosť zabezpečiť zaručenú informačnú bezpečnosť.
• Značné výdavky na čas a pracovné zdroje na konverziu papierového dokumentu na elektronický naskenovaný obrázok.
• Potreba následnej tlače dokumentu.
• Neschopnosť rýchlej výmeny dohodnutých dokumentov.
• Ďalšie nevýhody (neschopnosť sledovať dokument, oneskorenie pri schvaľovaní hierarchiou vo firme a pod.).

To vedie k zúženiu rozsahu aplikácie tohto spôsobu elektronickej výmeny dokumentov medzi organizáciami. Výmena naskenovaných obrázkov sa využíva najmä pri tých typoch dokumentov, ktoré nie sú pre spoločnosť právne významné. A elektronicky sa posielajú protistrane len na urýchlenie interakcie (plnenie zmluvných podmienok alebo riešenie aktuálnych obchodných problémov). Papierový originál je zároveň zaslaný poštou alebo kuriérskou službou.

Kedy potrebujete aplikáciu na pripojenie k elektronickej správe dokumentov?

Niekedy za účelom externej interakcie so záujemcami potrebuje firma vyplniť žiadosť o prepojenie na elektronickú správu dokumentov a množstvo ďalších dokumentov pomocou špeciálneho formulára. S potrebou vyplniť takúto žiadosť sa väčšina spoločností stretáva pri podávaní elektronických výkazov na dôchodkový fond.

Účastníkmi elektronického toku dokumentov v tomto prípade nebudú obchodní partneri, ale spoločnosť a mimorozpočtový fond. Žiadosť nie je možné napísať v žiadnej forme – jej hotový vzor nájdete na stránke dôchodkového fondu. Mal by obsahovať nasledujúce údaje:

• Podrobnosti o spoločnosti, ktorá vstupuje do elektronickej interakcie s fondom.
• Informácie o telekomunikačnom operátorovi a použitom nástroji na kryptografickú ochranu informácií.

Jedna žiadosť o elektronickú interakciu s fondom ale nestačí. Je tiež potrebné:

1. Pred vyplnením žiadosti si vyberte akreditované certifikačné centrum, ktoré zabezpečuje technické nuansy prepojenia toku dokumentov cez TCS a následne s ním uzatvoríte zmluvu (dohodu) o poskytovaní služieb prenosu elektronických dokumentov.
2. Po odoslaní žiadosti a jej kontrole odborníkmi fondu uzatvorte s PRF zmluvu o pripojení k elektronickej správe dokumentov. Formulár je možné stiahnuť z webovej stránky nadácie.

Elektronická výmena informácií medzi spoločnosťami a Dôchodkovým fondom Ruskej federácie vám umožňuje poskytovať personalizované účtovné informácie bez návštevy fondu, včas identifikovať a opraviť chyby vo vykazovaní a vyriešiť množstvo ďalších problémov.

Viac informácií o elektronickej interakcii s Dôchodkovým fondom Ruska nájdete v tomto materiáli.

Spoločnosť si sama určuje, ako prejsť na elektronickú správu dokumentov s protistranami. Ale v každom prípade ide o proces vyjednávania. O návrhu na prechod na elektronickú správu dokumentov je možné rozhodnúť ústne, formou písomnej výzvy niektorého z obchodných partnerov, alebo podpísaním osobitnej zmluvy.

Ak chcete svoju protistranu písomne ​​vyzvať na zriadenie elektronickej správy dokumentov, môžete jej poslať list. Odosielanie takýchto listov pomáha spoločnosti s veľkým tokom dokumentov pozvať nových a existujúcich partnerov k elektronickej interakcii.

V texte listu musíte informovať protistranu stručnou formou:

• O zákonom ustanovenej možnosti elektronickej správy dokumentov.
• Jeho výhody.
• Formuláre dokumentov, ktoré sa plánujú vymieňať elektronicky.
• Akcie potrebné na prechod na tento systém.

Vzor listu o prechode na elektronickú správu dokumentov (výňatok) je uvedený nižšie.

Bez toho, aby ste zmenili text listu a nahradili iba údaje o protistranách, ich môžete rýchlo informovať o svojom želaní zorganizovať vzájomnú elektronickú výmenu dokumentov.

Dohoda o výmene elektronických dokumentov medzi právnickými osobami

Protistrany môžu špecifikovať nuansy bezpapierovej interakcie v samostatnej dohode o správe elektronických dokumentov. Ako ho poskladať?

Právna úprava neustanovuje osobitné požiadavky na formu a obsah dohody o elektronickom toku dokumentov medzi právnickými osobami. Preto jeho zloženie a obsah určujú jeho účastníci. V tomto prípade je potrebné dodržať štýl a štruktúru spoločnú pre takéto dokumenty (treba popísať predmet zmluvy, dobu platnosti, podrobnosti o zmluvných stranách a iné záležitosti).

Na obrázku nižšie sú uvedené hlavné (možné) časti takejto dohody.

Na vytvorenie elektronickej interakcie je potrebné dohodnúť sa na jej nuansách. Dá sa to urobiť ústne, zaslaním listu a/alebo podpísaním samostatnej dohody. Bude potrebné vyriešiť aj množstvo súvisiacich otázok (predpísať postup pri elektronickej výmene dokumentov, identifikovať zodpovedné osoby, opatriť ich elektronickým podpisom a pod.).

Právnická osoba sa môže ústne alebo písomne ​​dohodnúť so svojou protistranou a začať si s ňou prostredníctvom Diadocu vymieňať právne významné elektronické dokumenty. Na to stačí, aby sa organizácie napojili na Diadok a podpísali licenčnú zmluvu s SKB Kontur.

Právnická osoba sa môže ústne alebo písomne ​​dohodnúť so svojou protistranou a začať si s ňou prostredníctvom Diadocu vymieňať právne významné elektronické dokumenty. Na to stačí, aby sa organizácie napojili na Diadok a podpísali licenčnú zmluvu s SKB Kontur. V tomto prípade nie je potrebné uzatvárať žiadnu dodatočnú dohodu o EDI medzi dvoma protistranami.

Faktom je, že všetky dokumenty prenášané cez Diadoc sú podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom. V odseku 1 čl. 6 federálneho zákona 63-FZ „O elektronickom podpise“ uvádza: „Informácie v elektronickej forme podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom (CES) sa uznávajú ako elektronický dokument ekvivalentný papierovému dokumentu podpísanému vlastnoručným podpisom.“ Právny význam má teda elektronický dokument podpísaný EPC, na potvrdenie ktorého nie sú potrebné žiadne ďalšie podmienky.

Samozrejme, že právnické osoby môžu v prípade potreby vypracovať dohodu o postupe pri práci s elektronickými dokumentmi a špecifikovať v nej formát elektronických dokumentov, postup pri vykonávaní opráv dokumentov, povinnosti zmluvných strán a pod.

Ďalšie články na tému „Tok dokumentov s protistranami“

Vlastnosti manipulácie s UPD

UPD je alternatívou k balíku faktúry a dokladu. Môže sa použiť aj namiesto prvotného účtovného dokladu. V akej funkcii sa používa v každom konkrétnom prípade odráža jeho stav: 1 - pre súbor dokumentov, 2 - pre akt.

Tok dokumentov s protistranami

„Správa elektronických dokumentov je progresívny a sľubný systém prenosu údajov:

- Systém poskytuje vysokú spoľahlivosť a spoľahlivosť evidencie a kontroly toku dokumentov, garantuje súlad s dôvernosťou prenášaných informácií;

- systém umožňuje odosielať hlásenia z pracoviska poistenca v ktorýkoľvek deň, kedykoľvek počas dňa;

- Systém vám umožňuje rýchlo opraviť chyby zistené Dôchodkovým fondom Ruska v predložených dokumentoch z pracoviska poisťovateľa opakovane za jeden deň;

- Nie je potrebné, aby účtovník navštívil územnú kanceláriu Penzijného fondu Ruska;

- Pri zasielaní hlásení poistenec dostáva elektronické informácie o výsledkoch prijímania hlásení;

- Podniku sa otvára príležitosť vytvoriť elektronické archívy všetkých tokov dokumentov s územným orgánom Penzijného fondu Ruska.

O otázke možnosti a postupu podávania informácií v elektronickej podobe rozhoduje územný orgán dôchodkového fondu spolu s konkrétnym poistencom a je vypracovaná v „Dohode o výmene elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov“.

1. Čo je potrebné podávať Kancelárii dôchodkového fondu v elektronickej podobe s elektronickým podpisom (ďalej len ES):

- softvér na vytváranie správ v zavedených formátoch;

- kryptografický softvér s implementáciou potrebných funkcií elektronického podpisu a šifrovania (generovanie kryptografických kľúčov, podpisovanie a overovanie elektronického podpisu na úrovni súborov, šifrovanie dát). Tieto funkcie sú implementované softvérom, ktorý patrí do kategórie nástrojov na ochranu kryptografických informácií (ďalej len nástroje na ochranu kryptografických informácií), a ktorý pri použití v systéme elektronickej správy dokumentov (ďalej len EDMS) dôchodkového fondu Ruska , musí mať certifikát FSB;

- služby certifikačného centra pre tvorbu a údržbu certifikátov elektronických kľúčov v EDMS Dôchodkového fondu;

- vykonávanie organizačných opatrení: určenie zodpovednej osoby za organizáciu používania ochrany kryptografických informácií, vybavenia a ochrany pred neoprávneným prístupom pracoviska, magnetických médií kryptografických kľúčov, archívov elektronických dokumentov;

- Uzavretie „Dohody o výmene elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov Penzijného fondu Ruska prostredníctvom telekomunikačných kanálov“ s okresným úradom Penzijného fondu Ruskej federácie.

Na tieto účely budete potrebovať:

* Kontaktujte certifikačné centrum, vyberte si balík služieb, ktorý potrebujete, dostanete formulár žiadosti (na výrobu certifikátu podpisového kľúča pre manažéra) a ďalšiu dokumentáciu.

* S vyplnenou žiadosťou o jej schválenie kontaktujte regionálny úrad PFR a uzatvorte „Zmluvu o výmene elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov PFR prostredníctvom telekomunikačných kanálov“.

* Keď ste pripravení začať pracovať, vykonajte skúšobnú výmenu správ s kanceláriou dôchodkového fondu.

1. Funkcie elektronickej správy dokumentov v dôchodkovom fonde.

- Individuálne (personalizované) účtovné informácie predkladané Kancelárii dôchodkového fondu patria do kategórie osobných údajov. Ich príprava, prenos a spracovanie prebieha v súlade s platnou legislatívou o ochrane osobných údajov.

- Na podanie hlásenia Kancelárii dôchodkového fondu je potrebný jeden elektronický podpis - vedúci organizácie.

- V súlade s požiadavkami federálneho zákona „o elektronickom podpise“ zo dňa 6. apríla 2011 č. 63-FZ je použitie elektronického podpisu osobou, ktorá nie je jeho vlastníkom, neprijateľné. Takéto konanie má za následok stratu právneho významu podpísaného dokumentu, presun kryptografických kľúčov do kategórie kompromitovaných a zrušenie príslušného certifikátu.

Služby poistencom poskytujú:

Organizácia	Technológia	Kontaktné informácie	Poznámka
JSC "CenterInform"	"Kontur-Extern"	Kontaktovať tel. 740-54-05 - Spojovacie oddelenie
CJSC "CERTIFIKAČNÉ CENTRUM"	PP "Comita-Report"	Kontaktovať tel.
LLC "Spoločnosť "Tensor"	"Elektronické hlásenie SBIS++"	Kontaktovať tel.
ARGOS LLC www.argos-nalog.ru	EDS "Argos - daňový poplatník"	Kontaktovať tel.
Taxkom LLC	PC "Sprinter"	Kontaktovať tel.
JSC "Kaluga Astral" www.astralnalog.ru	PC "Astrálna správa"	Kontaktovať tel. 702-11-93, 309-29-23
KORUS Consulting CIS LLC	PC "guľa"	Kontaktovať tel.
LLC "Certifikačné centrum GAZINFORMSERVICE" http://ca.gisca.ru	PC "Taxnet-Referent"	Kontaktovať tel. 8-800-50-50-50-2 (bezplatný hovor)
LLC "Rus-Telecom" www.rus-telecom.ru	"kuriér"		Kontaktovať tel. zastupiteľské úrady v Petrohrade
Interný tok dokumentov väčšiny spoločností je už dávno zautomatizovaný, iná otázka akým spôsobom a do akej miery, ale už nie je potrebné dokazovať výhody práce s elektronickými dokumentmi. Dnes má biznis záujem o „bezpapierovú“ interakciu na medzipodnikovej úrovni a najdôležitejšie v tejto veci je dohodnúť sa s protistranou na novom výmennom postupe. V tomto procese je dôležité urobiť dva kroky vpred: Poskytovať informácie o elektronickej výmene protistranám. Dajte elektronickej výmene právny význam. Informovanie. Hej, dodávatelia! V prvom rade je potrebné informovať partnerov o možnosti zasielania dokumentov elektronicky prostredníctvom služby EDI. Hromadná práca Samozrejme, nikto nebude nútiť partnerov k novému formátu práce bez vysvetlenia. V prvej fáze spravidla iniciátori prechodu na elektronickú výmenu rozosielajú hromadné korešpondencie s výzvou na začatie výmeny a uverejňujú príslušné tlačové správy na webovej stránke. Všetky detaily sa už ale preberajú pri osobných stretnutiach či telefonických rozhovoroch. Príklad novinky o prechode na elektronickú správu dokumentov Individuálne pozvanie Pri pozývaní protistrán môže pomôcť aj samotný operátor EDF, najmä ak hovoríme o strategicky dôležitom partnerovi. V prípade potreby sa uskutočňujú obchodné stretnutia s prezentáciami, diskutuje sa o individuálnych zlepšeniach, integrácii a technických riešeniach. Organizačná konsolidácia, alebo kde stiahnuť vzor zmluvy o elektronickej výmene dokumentov? Ďalším krokom je zabezpečenie organizačného postupu pri elektronickej výmene dokumentov. Hoci toto opatrenie nie je vôbec povinné, jasné pochopenie procesov a orientácia v pojmoch nie je nadbytočná. Spoločnosti spravidla uzatvárajú dohodu alebo dohodu o výmene elektronických dokumentov alebo pridávajú k existujúcej zmluve dodatočnú doložku. Nie je potrebné pripravovať nový dokument sami, stačí si vyžiadať vzor zmluvy alebo zmluvy od svojho operátora EDF. Najčastejšie sú štandardné dokumenty už zverejnené na ich webových stránkach, ako je to v prípade Synerdocs, stačí si stiahnuť a zadať svoje údaje. Príklad doložky o elektronickej výmene nadpis: Farba zdieľam Súvisiace príspevky úplná charakteristika znamenia Potrebuje LLC registračnú pokladňu? Sen o filé z červenej ryby. Prečo snívate o rybom filete? Význam rýb vo sne Ako sa obrátiť na súd: podrobné pokyny od právnikov