Orlová E.V. odborník,
časopis „Ruský daňový kuriér“ č.17/2008
Publikácia bola pripravená za účasti odborníkov z Federálnej daňovej služby Ruska
Organizácie, ktoré pri svojej činnosti využívajú dopravu, majú nevyhnutne výdavky spojené s nákupom pohonných hmôt a mazív. Benzín je možné zakúpiť pomocou palivových kariet. Ako premietnuť operácie pri príjme a spotrebe PHM v účtovníctve a daňovom účtovníctve? Doklady potvrdzujúce nákup pohonných látok a mazív totiž firma dostane až na konci mesiaca.
Palivové mikroprocesorové karty (tzv. smart karty) sú pohodlným a spoľahlivým spôsobom platby za palivo, najatraktívnejším pre firemných klientov. Držiteľmi palivových kariet sú najmä právnické osoby. Tieto karty vám umožňujú kontrolovať kedy, koľko, za akú sumu, za akú cenu, na akej čerpacej stanici, akej značky paliva a mazív boli zakúpené. V súčasnosti sa zvyšuje dopyt po palivových kartách medzi strednými a veľkými spoločnosťami.
Špecifiká platieb pomocou čipových kariet
Palivová mikroprocesorová karta, ktorú vydáva palivová spoločnosť alebo majiteľ siete čerpacích staníc, je technický prostriedok na evidenciu dodávky ropných produktov na čerpacích staniciach, ktoré akceptujú čipové karty. Palivová karta sa nepovažuje za platobný prostriedok. Okrem toho môže byť obmedzená alebo neobmedzená.
Neobmedzená palivová karta obsahuje počet litrov každého druhu pohonných hmôt nakúpených nákupnou organizáciou od dodávateľa ropných produktov, ktoré môže kupujúci získať v plnej výške zostatku na karte bez denných obmedzení. Kupujúci má možnosť obmedziť čerpanie PHM z nelimitovaných kariet na denný alebo mesačný limit na základe aplikácie. V prípade vyčerpania objemu PHM na neobmedzenej karte je príjem PHM pozastavený.
Limitovaná palivová karta je karta, na ktorej je stanovený jeden denný alebo mesačný limit (počet litrov). S limitovanou kartou získava kupujúci rôzne druhy pohonných hmôt, ktorých celkové množstvo za deň alebo mesiac by nemalo prekročiť stanovený limit, bez ohľadu na to, koľko litrov pohonných hmôt kartou prijal v predchádzajúcich dňoch. Pre zmenu denných alebo mesačných limitov na limitovaných kartách je potrebné kartu preformátovať na základe štandardnej žiadosti podanej v kancelárii dodávateľa pohonných látok. V aplikácii kupujúci uvedie hodnoty nových limitov. Napríklad limit je 30 litrov benzínu AI-98 za deň. V tomto prípade môže držiteľ karty minúť najviac 30 litrov za deň (od 00:00 do 24:00) naraz alebo pri niekoľkých doplneniach. V tomto prípade sa zaplatený objem paliva zníži o množstvo naplnených litrov. Každý začiatok dňa poskytuje možnosť natankovať stanovený limit benzínu v plnej výške.
Prevádzku odpisovania litrov z palivovej karty môže terminál čerpacej stanice zastaviť len z týchto dôvodov:
Požadované množstvo paliva presahuje zostatok na karte alebo denný limit;
Karta je zablokovaná.
Technickú podporu pre fungovanie platobného systému pomocou palivových kariet spravidla poskytuje spracovateľské centrum (spracovateľská spoločnosť) - centrálne zberné miesto informácií, ktoré prijíma všetky informácie z kartových terminálov čerpacích staníc. Informácie sa spracúvajú a odosielajú organizáciám vo forme aktov, správ a registrov.
Na nákup benzínu pomocou palivových kariet musí spoločnosť uzavrieť zmluvu o dodávke paliva so spracovateľským strediskom alebo zmluvu o tankovaní vozidiel ropnými produktmi pomocou palivových kariet. V podstate ide o zmiešanú dohodu. Spracovateľské stredisko vystupuje ako vydavateľ palivovej karty a funguje na základe províznych zmlúv s vlastníkom paliva.
V súlade s uvedenou dohodou je dodávka benzínu realizovaná jeho odberom na čerpacej stanici dodávateľa (zoznam čerpacích staníc je uvedený v prílohe zmluvy) kupujúcim (držiteľom karty kupujúceho) pomocou palivových kariet prostredníctvom PHM. výdajné stojany využívajúce účtovné terminály dodávateľa na identifikáciu držiteľa karty.
Odber vzoriek paliva a prenos údajov sa začína odo dňa, keď nákupná spoločnosť dostane palivové karty. Za dátum dodania sa považuje dátum odberu vzoriek paliva držiteľom karty kupujúceho, uvedený v pokladničnom doklade registračného terminálu čerpacej stanice.
Zmluva zvyčajne stanovuje, že vlastníctvo ropných produktov prechádza na kupujúceho v čase natankovania vozidla kupujúceho na čerpacej stanici na základe palivovej karty predloženej zástupcom kupujúceho.
Platby za nakúpené PHM sa uskutočňujú tak, že nákupná organizácia poukáže na účet dodávateľa 100% zálohu objednaného množstva PHM v súlade s cenníkom dodávateľa v cenách stanovených ku dňu vystavenia faktúry. Platbu vopred môže kupujúci vykonať samostatne alebo na základe faktúr vystavených na žiadosť kupujúceho na výšku preddavku vypočítanú na základe limitu.
V niektorých prípadoch kupujúci samostatne platí náklady na opakovane použiteľné litrové palivové karty s denným (alebo mesačným) limitom.
Množstvo prevedených ropných produktov sa určuje na základe výšky finančných prostriedkov na osobnom účte nákupnej organizácie. Maximálny povolený zostatok na osobnom účte kupujúceho je stanovený v súlade s podmienkami uzatvorenej zmluvy (napríklad na základe spotreby ropných produktov do troch dní). Keď bilančné množstvo (počet litrov) na osobnom účte nákupnej organizácie pre akúkoľvek značku paliva dosiahne prahovú hodnotu signálu (určuje ju dodávateľ), dodávateľ upozorní kupujúceho na potrebu zadať objednávku paliva. .
Dokumentácia...
...palivové karty
Palivové karty sa vydávajú na základe žiadosti schválenej oprávnenými osobami kupujúceho. Pri prevode palivových kariet organizácii (jej zástupcovi) sa vystavuje akceptačné osvedčenie alebo (formulár č. TORG-12).
PRÍKLAD 1
Aurika LLC uzavrela zmluvu č. 65 zo dňa 11. augusta 2008 s palivovou spoločnosťou Petrol Plus CJSC na nákup benzínu AI-98 a AI-95 pomocou čipových kariet. Bola podaná žiadosť o získanie palivových kariet. Pri odovzdávaní kariet strany podpísali akt.
Na evidenciu pohybu vydaných a vrátených palivových kariet je vhodné, aby organizácia vypracovala a schválila osobitný mesačný denník vo svojich účtovných zásadách.
REFERENCIA
Smart karty pre doplnkové služby čerpacích staníc
Palivové karty je možné využiť aj na získanie doplnkových služieb čerpacej stanice (umývanie karosérie, leštenie, čistenie interiéru, montáž pneumatík a pod.). Na zohľadnenie takýchto služieb sa zavádza pojem, napríklad „podmienečné umývanie“. Cena jednej jednotky „podmieneného prania“ je stanovená v cenníku dodávateľa.
Za tieto služby sa nákupnej organizácii účtuje počet jednotiek „podmienených umytí“, ktorý zodpovedá spotrebovaným službám v rámci jedného „podmienečného umytia“. Predpokladajme, že náklady na „podmienečné umývanie“ sú 100 rubľov. Ak umývanie karosérie stojí 550 rubľov, z palivovej karty sa odpočíta 5,5 jednotiek „podmieneného umývania“. V tomto prípade sa zostatok jednotiek týchto služieb na osobnom účte nákupnej organizácie zníži o sumu rovnajúcu sa počtu jednotiek služieb prijatých kupujúcim.
Upozorňujeme, že ak nakupujúca organizácia podľa aplikácie nakúpi niekoľko čipových kariet naraz, na každú jednotlivú čipovú kartu sa nepripisujú peniaze (čipová karta nie je platobný prostriedok) ani litre. Za celkové množstvo benzínu deklarované za všetky palivové karty sa platí záloha spracovateľskému centru. Čipová karta je v skutočnosti len technický nástroj vydávaný vodičom na výdaj ropných produktov na čerpacích staniciach. Pri vydaní čipovej karty sa preto jej držiteľovi (vodičovi) neprenášajú peniaze ani peňažné doklady. Preto je použitie účtov 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“ a 50 „Hotovosť“ podúčet 50-3 „Pokladničné doklady“ v tomto prípade neprimerané. Skutočnosť vydania je zaznamenaná iba v mesačnom denníku prijatia a vydania čipových kariet a nie je zohľadnená v účtovných účtoch.
Palivová karta s denným (alebo mesačným) limitom uvádza objem nakúpeného PHM v litroch (a nie náklady), čo umožňuje držiteľovi karty natankovať palivovú nádrž benzínom v rámci limitu spotreby uvedeného v žiadosti nákupnej organizácie. .
V tejto súvislosti odporúčame vypracovať a schváliť v príkaze o účtovných zásadách vzor osobitného tlačiva „Správa držiteľa čipovej karty“. Za základ môžete vziať napríklad formu zálohovej správy, ktorá ju doplní o potrebné kvantitatívne údaje súvisiace so špecifikami obehu palivovej karty, ktorá nie je platobným prostriedkom.
Údaje z mesačného výkazu (registra) spracovateľského strediska o pohybe PHM na jednej karte (alebo na všetkých kartách - podľa toho, aký výkaz sa podáva v súlade s podmienkami dohody) je potrebné porovnať s údajmi z r. hlásenia držiteľov čipových kariet a k nim pripojené potvrdenky z terminálu Čerpacia stanica. Na uľahčenie kontroly organizácie nad nákupom ropných produktov sa odporúča v prílohe k príkazu o účtovných zásadách určiť postup a načasovanie predloženia osobitnej správy držiteľa čipovej karty.
...náklady na benzín
Každý mesiac po spracovaní údajov spracovateľské stredisko odovzdá nákupnej organizácii faktúru, správu o vyrovnaní pre vzájomné zúčtovanie, nákladný list za objem a cenu vybraného paliva, ako aj mesačnú správu (alebo registráciu) kartových transakcií. Tieto doklady zaznamenávajú množstvo nakúpených palív a mazív.
Hlavným sprievodným dokladom potvrdzujúcim skutočnú spotrebu palív a mazív na výrobné účely je nákladný list. Jeho jednotná podoba bola schválená vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 28. novembra 1997 číslo 78. Na nákladnom liste je uvedené číslo a dátum jeho vydania, číslo a značka auta, účel cesty, informácie o konkrétnu trasu, stav tachometra a zostávajúce palivo pri odchode a návrate. Vyššie uvedené údaje sú povinné a vyjadrujú obsah obchodnej transakcie. Na základe týchto údajov sa určí skutočná spotreba paliva pre konkrétne vozidlo.
Upozornenie: ak nákupná organizácia nie je uznaná ako špecializovaná organizácia alebo organizácia motorovej dopravy, má právo vypracovať formu nákladného listu samostatne za predpokladu, že vyhotovený nákladný list obsahuje potrebné údaje uvedené v odseku 2 článku 9 Federálny zákon z 21. novembra 1996 č. 129-FZ (pozri napríklad listy Ministerstva financií Ruska zo dňa 4.7.2006 č. 03-03-04/1/327 a zo dňa 20.2.2006 č. 03-03-04/1/129). V tomto prípade musia byť nákladné listy vyhotovené tak a pravidelne, aby sa na ich základe dala posúdiť opodstatnenosť vynaložených nákladov. List Ministerstva financií Ruska zo 16. marca 2006 č. 03-03-04/2/77 zdôrazňuje, že ak týždenná (mesačná, štvrťročná) príprava nákladného listu umožňuje organizovať účtovanie odpracovaného času a spotreba pohonných látok a mazív, nákladný list vyhotovený s takouto frekvenciou, s priložením potrebných prvotných dokladov o nákupe pohonných látok a mazív, môže potvrdiť výdavky daňovníka za benzín. Okrem toho musí samostatne vypracovaný formulár nákladného listu nevyhnutne obsahovať informácie o konečnom mieste určenia vozidla. Tieto údaje nám umožňujú posúdiť, či auto používajú zamestnanci organizácie na oficiálne účely.
Ak teda organizácia, ktorá nakupuje benzín pomocou čipových kariet, používa nezávisle vyvinutú formu nákladného listu, musí byť zahrnutá do účtovnej politiky. Je potrebné evidovať aj pravidelnosť vyhotovovania tohto dokumentu.
Účtovníctvo na smart karte
Keď organizácia nakupuje čipovú kartu, jej náklady by sa mali premietnuť do účtovníctva v rámci zásob ako ostatný materiál na účte 10 „Materiály“ podúčet 10-6 „Ostatný materiál“. Podkladom bude doručenka alebo akt prevzatia a prevodu čipovej karty (ku dňu jej prijatia).
Podľa odseku 6 PBU 5/01 sa zásoby prijímajú na účtovanie v skutočných nákladoch. Rovná sa výške skutočných nákladov organizácie na obstaranie zásob bez dane z pridanej hodnoty a iných vratných daní. V posudzovanej situácii je skutočným výdavkom na nákup čipových kariet suma zaplatená na základe dohody spracovateľskej alebo palivovej spoločnosti bez DPH.
Keďže nákup čipových kariet je neoddeliteľne spojený s nákupom benzínu (samotné sa nepoužívajú pri činnosti nákupnej organizácie), na konci mesiaca je potrebné náklady na čipové karty zahrnúť do ceny nakúpeného paliva.
Na účely dane zo zisku sa náklady na palivovú kartu zohľadňujú ako súčasť ostatných nákladov spojených s výrobou a predajom na základe článku 264 ods. 1 pododseku 49 daňového poriadku Ruskej federácie.
Suma dane z pridanej hodnoty predložená predajcom karty nákupnej organizácii je akceptovaná na odpočet na základe faktúry (článok 1 článku 172 daňového poriadku Ruskej federácie) a za podmienok stanovených v odseku 2 Článok 171 daňového poriadku.
Účtovanie PHM zakúpených pomocou čipových kariet
Vzhľadom na to, že dodací list a výkaz (register) o transakciách palivovou kartou predkladá spracovateľské stredisko nákupnej organizácii na konci mesiaca, v ktorom boli nakúpené ropné produkty pomocou čipových kariet, majú nákupné organizácie problémy s vykazovaním výdavkov na pohonné hmoty. Koniec koncov, náklady na zakúpené ropné produkty môžu byť odpísané do nákladov až po ich prijatí do účtovníctva. Na druhej strane sa palivá a mazivá prijímajú na účtovanie na základe dostupných primárnych účtovných dokladov, ktoré nákupná organizácia dostane v súlade s podmienkami zmluvy až na konci vykazovaného mesiaca.
Na základe špecifík platieb za ropné produkty pomocou palivových kariet existuje podľa autora niekoľko spôsobov, ako vziať do úvahy benzín zakúpený pomocou čipových kariet a odpísať ho ako výdavky v budúcnosti.
Registrácia a odpis benzínu raz za mesiac
Základom účtovania benzínu zakúpeného pomocou čipových kariet na účet 10 „Materiály“ podúčet 10-3 „Palivo“ je dodací list spracovateľského centra z posledného dňa vykazovaného mesiaca, ako aj mesačný výkaz smart držiak karty s potvrdenkami pripojenými k plynovým terminálom. (Údaje hlásenia sú overené údajmi z potvrdení z terminálu čerpacích staníc, ktoré dostali vodiči držiteľov karty pri odbere vzoriek paliva.)
Dôležitý bod: informácie o cene uvedené na potvrdenkách z terminálu čerpacej stanice sú len orientačné, pretože celý objem deklarovaného paliva uhradila organizácia ako 100% zálohu a pri dodaní sa nemôže meniť. Na účtenke z plynárenského terminálu budú zároveň uvedené aktuálne ceny pre každý konkrétny dátum, ktoré sa, samozrejme, môžu líšiť. Mimochodom, toto je práve jedna z výhod palivových kariet: nákupná organizácia nakupuje benzín za dnešnú cenu a bude ho používať niekoľko týždňov alebo mesiacov, počas ktorých sa môžu náklady na benzín výrazne zvýšiť.
Spotrebovaný benzín sa odpisuje do nákladov na základe cestovných poukážok.
Metodickým zdôvodnením uvedeného účtovného postupu je bod 15 Predpisov o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii, schválený nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 29. júla 1998 č. 34n. Podľa tejto normy sa postup vytvárania prvotných účtovných dokladov a načasovanie ich prenosu na zohľadnenie v účtovníctve stanovuje v súlade s harmonogramom toku dokladov schváleným organizáciou.
Organizácia, ktorá nakupuje benzín pomocou čipových kariet, má teda právo raz mesačne premietnuť transakcie do prijatia benzínu do účtovníctva a jeho následného odpisu do nákladov. Pravda, za predpokladu, že spracovateľská alebo palivová spoločnosť predloží všetky potrebné dokumenty na konci vykazovaného mesiaca, ale najneskôr. Tento postup by mal byť stanovený v účtovných zásadách.
V odsekoch 5, 7 a 9 PBU 10/99 je určené, že náklady spojené s obstaraním surovín, materiálu, tovaru a iných zásob (v tomto prípade náklady na nákup benzínu spotrebovaného organizáciou, ako aj na výrobu čipových kariet) sú výdavky na bežné činnosti, na základe ktorých sa tvoria produkty.
Odpočet súm DPH predložených dodávateľom sa vykonáva v súlade so všeobecne stanoveným postupom, to znamená, ak sú splnené tieto podmienky:
Palivo bolo kapitalizované;
Existujú všetky potrebné dokumenty (vrátane);
Pohonné látky budú použité v prevádzkach podliehajúcich DPH.
PRÍKLAD 2
Využime podmienku z príkladu 1. Aurika LLC uzavrela zmluvu s palivovou spoločnosťou Petrol Plus CJSC na nákup benzínu AI-98 a AI-95 pomocou čipových kariet.
Podľa faktúry vystavenej Petrol Plus CJSC dňa 12. augusta 2008 bola prevedená suma 38 540 rubľov. (vrátane DPH 5879 rubľov) ako preddavok na benzín AI-98 s objemom 1000 litrov za cenu 26,2 rubľov. za liter (vrátane DPH 4 ruble) a značka AI-95 s objemom 500 litrov za cenu 24,68 rubľov. za liter (vrátane DPH 3,76 rubľov).
Náklady na výrobu dvoch čipových kariet sú 590 rubľov. (vrátane DPH 90 rubľov) bola zaplatená 14. augusta 2008. Smart karty v počte dva kusy boli prijaté podľa akceptačného listu zo dňa 14.8.2008.
Predpokladajme, že do mesiaca bol všetok benzín prijatý a spotrebovaný. CJSC Petrol Plus promptne predložila dodací list na odoslanie benzínu na výšku zálohy, faktúru a evidenciu pohybu PHM za august. Dokumenty sú zo dňa 31.8.2008.
Údaje registra o pohybe PHM z Petrol Plus CJSC a informácie z hlásení dvoch držiteľov čipových kariet sa zhodujú.
Na základe účtovnej politiky spoločnosti Aurika LLC za rok 2008 organizácia:
Benzín zakúpený pomocou čipových kariet je akceptovaný na účtovníctvo a odpisuje sa raz mesačne;
Nákladný list vo forme vypracovanej samostatne sa vyhotovuje mesačne a predkladá sa účtovnému oddeleniu v posledný kalendárny deň vykazovaného mesiaca;
Hlásenie od držiteľov čipových kariet v samostatne vypracovanej forme sa zostavuje mesačne a predkladá sa účtovnému oddeleniu v posledný kalendárny deň vykazovaného mesiaca.
V účtovných záznamoch spoločnosti Aurika LLC boli vykonané tieto záznamy:
DEBIT 60 podúčet „Vydané preddavky“ KREDIT 51
38 540 RUB - platba vopred za benzín bola prevedená na účet Petrol Plus CJSC;
DEBET 60 KREDIT 51
590 rubľov. - platba za dve čipové karty bola prevedená na účet Petrol Plus CJSC;
DEBET 10-6 KREDIT 60
500 rub. - na účtovanie sú akceptované dve čipové karty na základe nákladného listu;
DEBET 19 KREDIT 60
90 rub. - zohľadňuje sa DPH účtovaná na dvoch čipových kartách;
90 rub. - suma DPH na dvoch čipových kartách bola akceptovaná na odpočet na základe faktúry CJSC Petrol Plus (boli splnené požiadavky odseku 2 článku 171 a odseku 1 článku 172 daňového poriadku Ruskej federácie);
DEBET 10-3 KREDIT 60
32 661 RUB (38 540 RUB – 5 879 RUB) - benzín prijatý v auguste, zakúpený pomocou dvoch čipových kariet na základe dodacieho listu od Petrol Plus CJSC, evidencie pohybu PHM za august od Petrol Plus CJSC a dvoch hlásení boli zohľadnení držitelia čipových kariet. ;
DEBET 19 KREDIT 60
5879 rubľov. - DPH sa zohľadňuje v nákladoch na prijatý benzín;
DEBIT 68 podúčet „Výpočty DPH“ KREDIT 19
5879 rubľov. - suma DPH bola akceptovaná na odpočet z nákladov na benzín skutočne prijatý v auguste na základe faktúry spoločnosti JSC Petrol Plus (požiadavky článku 171 ods. 2 a článku 172 ods. 1 daňového poriadku Ruskej federácie federácie boli splnené);
DEBIT 60 podúčet „Vysporiadanie s CJSC Petrol Plus“ KREDIT 60 podúčet „Vydané preddavky“
38 540 RUB - záloha za benzín bola pripísaná na základe výpisu o vyrovnaní s CJSC Petrol Plus;
DEBIT 10-3 KREDIT 10-6 „Iné materiály“
500 rub. - cena dvoch čipových kariet je zahrnutá v cene benzínu;
DEBIT 26 KREDIT 10-3
33 161 RUB (32 661 rubľov + 500 rubľov) - náklady na benzín spotrebovaný v auguste a náklady na výrobu dvoch čipových kariet (na základe nákladných listov dvoch vodičov za august 2008) sa uznávajú ako všeobecné obchodné náklady.
Prijatie registrácie a odpis benzínu do mesiaca
V súlade s týmto spôsobom sa benzín eviduje pri tankovaní na základe hlásení od držiteľov kariet a potvrdení z terminálov čerpacích staníc za účtovné ceny akceptované organizáciou. Tento účtovný postup vychádza z účtovných pravidiel pre nevyfakturované dodávky ustanovených v odsekoch 36-41 Smernice pre účtovanie zásob, schválenej vyhláškou Ministerstva financií Ruska z 28. decembra 2001 č. 119n.
V odseku 37 uvedeného dokumentu sa uvádza, že nevyfakturované dodávky sa prijímajú do skladu s vyhotovením potvrdenia o prevzatí materiálu (formulár č. M-7, schválený uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 30. októbra 1997 č. 71a) . V prípade potreby po obdržaní podkladov od spracovateľskej alebo palivovej spoločnosti je cena upravená (ak sa účtovné ceny líšia od cien stanovených v cenníku ku dňu vystavenia faktúry).
Spotrebovaný benzín sa odpisuje do nákladov spôsobom uvedeným vyššie, na základe nákladných listov. Tento postup účtovania, ako aj pravidelnosť zostavovania správ od držiteľov čipových kariet a nákladných listov musia byť zaznamenané v účtovných zásadách nákupnej organizácie.
V súvislosti s posudzovanou situáciou možno DPH odpočítať z nákladov na skutočne prijatý benzín až po tom, čo spracovateľská spoločnosť alebo spoločnosť vyrábajúca palivo vystaví faktúru.
Pripomeňme, že oba uvažované postupy prijatia do účtovníctva a následného odpisovania ako výdavok benzínu zakúpeného pomocou čipových kariet nezjednodušujú život hlavného účtovníka.
Ako ukazuje prax, v prvom prípade (pri účtovaní raz za mesiac) je veľmi ťažké dosiahnuť, aby spracovateľské alebo palivové spoločnosti včas predložili všetky potrebné primárne účtovné doklady.
V druhom prípade (pri účtovaní do mesiaca) môžu vzniknúť dodatočné mzdové náklady z dôvodu potreby úpravy cien.
Podľa autora by si organizácie, ktoré nakupujú benzín pomocou čipových kariet, mali vytvoriť svoj vlastný odborný postoj k uvažovanému problému, ktorý by sa mal riadiť požiadavkami racionálneho účtovníctva a obozretnosti v súlade s normami paragrafu 7 PBU 1/98.
Daňové účtovanie PHM zakúpených pomocou čipových kariet
Výdavky organizácie na nákup pohonných hmôt sa berú do úvahy buď ako súčasť materiálových nákladov (odsek 5, odsek 1, článok 254 daňového poriadku Ruskej federácie), alebo ako súčasť výdavkov organizácie na údržbu služobných vozidiel (odsek. 11, odsek 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie). Zároveň znížia zdaniteľný zisk, ak sú splnené požiadavky odseku 1 článku 252 daňového poriadku. To znamená, že tieto výdavky musia byť ekonomicky opodstatnené, zdokumentované a vynaložené na vykonávanie činností zameraných na vytváranie príjmov.
Pre účely dane zo zisku sú teda prvotné doklady potvrdzujúce náklady spojené s nákupom a odpisom benzínu zakúpeného pomocou čipových kariet prvotnými dokladmi používanými v účtovníctve na účtovanie týchto nákladov. Ide najmä o nákladné listy, faktúry od spracovateľskej alebo palivovej spoločnosti za nakúpené ropné produkty, účtenky z terminálov čerpacích staníc, hlásenia od držiteľov čipových kariet, hlásenia o pohybe PHM od spracovateľských alebo palivových spoločností a pod.
Na potvrdenie ekonomickej opodstatnenosti nákladov v daňovom účtovníctve má organizácia právo uplatňovať normy spotreby palív a mazív.
Poznámka: príslušné normy boli uvedené do platnosti nariadením Ministerstva dopravy Ruska zo 14. marca 2008 č. AM-23-r. Nové normy spotreby pohonných hmôt sú navyše určené tak pre podniky motorovej dopravy, ako aj pre organizácie zapojené do systému riadenia a kontroly, podnikateľov a iné osoby, bez ohľadu na formu vlastníctva, prevádzkujúce automobilovú techniku a špeciálne koľajové vozidlá na podvozkoch vozidiel v SR. území Ruskej federácie. Podľa autora má organizácia pri tvorbe prevádzkových noriem právo riadiť sa týmto dokumentom.
Zároveň sa na daňové účely zohľadňujú náklady na skutočne spotrebované pohonné látky a mazivá na základe podkladov.
Najdôležitejšie je však zaznamenať skutočnosť samotného prevodu. Iba ak existuje akceptačný dokument, hodnoty sa považujú za prenesené a prijaté. Aké sú vlastnosti vyhotovenia aktu o prijatí a prevode predmetu?
Všeobecné aspekty
Vo väčšine prípadov je akt prijatia a prevodu rôznych druhov majetku dodatkom k dokumentom zakladajúcim práva strán.
Každá dohoda len definuje podmienky, ktoré musia zmluvné strany splniť. Podpísanie zmluvy o prevode majetku neznamená jej vyhotovenie.
Je to úkon, ktorý potvrdzuje splnenie podmienok. Tento dokument musí byť podpísaný odosielajúcou aj prijímajúcou osobou. Akt sa stáva neoddeliteľnou súčasťou zmluvy. Ale takýto úkon sa vyžaduje aj v iných prípadoch.
Napríklad v každej organizácii sú zamestnanci, ktorí sú zodpovední za majetok, tovar, cenné dokumenty alebo iné aktíva. Niekedy sa vymenia zodpovedné osoby resp.
Niekedy pohyb aktív súvisí s potrebami výroby atď. Bez ohľadu na dôvod musí byť prevod príslušného majetku zaznamenaný. Na tento účel sa používa akt prijatia a prevodu.
Čo to je
Akt prijatia a prevodu predmetu je dokument potvrdzujúci prevod majetku z jednej osoby na druhú. Akt možno použiť v rôznych situáciách.
Predmetom môže byť akákoľvek materiálna hodnota v držbe alebo likvidácii konkrétnej osoby. Prenosový a akceptačný certifikát môže byť potrebný pri prenose predmetov:
- v prípade predaja;
- na základe nájomnej zmluvy;
- ako kolaterál;
- z dôvodu zmeny zodpovednej osoby a pod.
Osvedčenie o prevode a prevzatí je právny dokument. Jeho potreba je spôsobená potrebou právne potvrdiť skutočnosť prevodu niečoho a zaznamenať presný okamih prevodu práv a povinností spojených s prevádzaným predmetom.
Preberací doklad sa vyhotovuje vždy najmenej v dvoch vyhotoveniach. Jednu prijíma odosielajúca strana, druhú prijímajúca strana.
V tomto prípade sa kopírovanie dokumentu považuje za neprijateľné. Každá strana musí dostať originál listiny. V opačnom prípade je dokument neplatný.
Účel dokumentu
Ako každý úradný dokument má akt prijatia a prevodu právnu silu. Ak je to potrebné, tento akt sa môže stať pádnym argumentom pri ochrane záujmov jednej zo strán procesu prevodu majetku alebo iných hodnôt.
Forma prevodného a akceptačného listu nie je zákonom schválená. Dokument je vyhotovený v akejkoľvek forme. Zároveň sa však prítomnosť určitých povinných podrobností považuje za prísnu normu.
V zákone sú uvedené tieto aspekty:
- názov dokumentu;
- dátum jeho prípravy;
- miesto registrácie;
- mená a podrobnosti o stranách;
- identifikácia a popis prenášanej položky.
Akt prijatia a prevodu predmetu predovšetkým potvrdzuje skutočnosť prevodu špecifikovaného majetku. Zákon v žiadnom prípade nemôže nahradiť zmluvu alebo dohodu, ktorá predpisuje podmienky nadchádzajúcej transakcie.
Ako samostatný dokument sa v rámci organizácie môže objaviť akt prevodu cenín, keď sa majetok prevádza medzi zodpovednými osobami.
Ale aj v tomto prípade sa podkladom stáva administratívny doklad vyššieho vedenia o potrebe prevodu objektu.
V externej činnosti podniku je akceptačný list povinnou prílohou rôznych prenájmov a iných transakcií súvisiacich s prevodom majetku.
Zvláštnosťou aktu je, že zobrazuje všetky nuansy prenesených predmetov. V doklade musia byť uvedené všetky závady a poškodenia majetku.
Ak zákon nezistí vady veci, potom aj prostredníctvom súdu bude v budúcnosti ťažko možné preukázať ich prítomnosť. Podpísaním zmluvy o prevode sa má za to, že nehnuteľnosť bola skutočne prevedená a presne v stave, v akom je uvedená v listine.
Súčasný regulačný rámec
Právne predpisy ako také nestanovujú formu potvrdenia o prijatí. Zákon však stanovuje niektoré prípady, kedy sa prítomnosť listiny o prevode považuje za povinnú.
Napríklad pri prevode nehnuteľnosti alebo odovzdaní záležitostí zodpovednej osobe. V ostatných prípadoch nie je potrebné potvrdenie o prijatí ako povinnosť, ale samotná podstata prevádzky predpokladá jeho prítomnosť.
V kontroverzných situáciách súvisiacich s odovzdaním cenín súd vychádza práve z existencie aktu o prevzatí a odovzdaní. V jeho neprítomnosti ani podpísanú dohodu nemožno považovať za potvrdenie prevodu konkrétneho predmetu.
Subjekty majú právo vytvoriť si vlastnú formu akceptačného certifikátu. Jeho obsah sa určuje na základe naliehavých potrieb.
V každom prípade však formulár musí obsahovať povinné údaje uvedené v primárnej dokumentácii.
Nakoľko zákon potvrdzuje uskutočnenie obchodnej transakcie, za ktorú sa považuje odovzdanie akýchkoľvek cenín, je dokument oprávnene zaradený do primárnej dokumentácie.
Nuansy pri zostavovaní formulára akceptačného certifikátu
Pri zostavovaní formulára osvedčenia o prevode a prijatí by ste mali brať do úvahy rôzne nuansy týkajúce sa podstaty dokumentu. V prvom rade by ste si nemali zamieňať akceptačný certifikát a.
Ak tento jednoducho potvrdí prijatie niečoho, potom ide o obojstranný dokument. Jeho zostavovanie predpokladá, že účastníkmi sú dve strany, jedna prijímajúca, druhá vysielajúca. Platný dokument musí obsahovať podpisy oboch strán.
Ďalšou dôležitou skutočnosťou je, že osvedčenie o odovzdaní a prevzatí je dokladom, ktorý potvrdzuje, že zmluvné strany nemajú vzájomné nároky.
Zákon podrobne popisuje prevádzaný predmet, jeho vlastnosti, vlastnosti a vlastnosti. Zobrazia sa tu aj nedostatky zistené počas procesu prijímania.
A ak príjemca podpísal akt, potom sa má za to, že súhlasí s prijatím predmetu v stave, v akom existuje. Po podpísaní prevodného a akceptačného certifikátu nemá príjemca predmetu právo vznášať voči nemu žiadne nároky. K predajcovi.
Základnými bodmi každého aktu prijatia a prevodu majetku sú teda tieto:
- označenie strán zapojených do prevodu;
- presná identifikácia predmetu prevodu podľa zákona;
- podrobný popis stavu objektu.
Určité nuansy pri vytváraní aktu o prevzatí a prevode predmetu vznikajú aj v súvislosti s charakteristickými vlastnosťami konkrétne prevádzaného majetku.
Prípady po prepustení
Ku kúpnej a predajnej zmluve
Uzatvorením kúpno-predajnej zmluvy sa predávajúci zaväzuje previesť na kupujúceho predmet určený v zmluve spôsobom určeným v zmluve. Môže ísť o akýkoľvek cenný majetok, ktorý má predávajúci na základe vlastníckeho práva.
Je možné uzavrieť zmluvu o kúpe a predaji určitého nákladu. Účelom listiny je potvrdiť platnosť prevodu majetku.
V niektorých prípadoch je prítomnosť listiny o prevode odporúčaná, v iných je povinná. Napríklad pri kúpe a predaji nehnuteľnosti je prevodná listina neoddeliteľnou súčasťou zmluvy.
Prevodný doklad je súčasťou balíka dokumentov predkladaných na zápis vlastníckeho práva vlastníka kupovanej nehnuteľnosti.
Význam aktu o prevzatí a prevode pri predaji a kúpe je aj v tom, že podpisom aktu prechádzajú všetky práva a povinnosti týkajúce sa predmetu zmluvy na nového vlastníka.
Zákon podrobne popisuje predmet zmluvy. Taktiež je potrebné zobraziť všetky nedostatky predmetu predaja, keďže podpísanie zmluvy znamená prevzatie nehnuteľnosti bez nárokov.
Špeciálne vybavenie na prenájom
Pri prenájme špeciálnej techniky jedna dohoda nestačí. Práve akceptácia a odovzdanie osvedčuje aktuálne vlastnosti zariadenia a tiež určuje, v akom stave by sa malo zariadenie vrátiť.
Zákon o prevode špeciálneho vybavenia na prenájom špecifikuje:
- opis odovzdaného špeciálneho vybavenia;
- prítomnosť chýb, poškodenia alebo iných nedostatkov;
- nezrovnalosti medzi názvami špeciálneho vybavenia a tými, ktoré sú uvedené v zmluve;
- obdobie, na ktoré sa špeciálne vybavenie prenajíma;
- podpisy strán.
Úloha prevodnej listiny pri prenájme špeciálnej techniky, akou je napríklad traktor, je významná aj z toho dôvodu, že dňom podpísania zmluvy začína plynúť doba nájomného užívania.
Predmety nefinančných aktív
Pri prevode nefinančného majetku sa môžete riadiť zákonom schváleným postupom pre rozpočtové inštitúcie.
Organizácie, ktoré sú súčasťou verejného sektora, sú v súčasnosti povinné používať jednotné formuláre, ktorých požiadavky na dizajn sú vopred určené Dodatkami a sprievodnými smernicami.
Akt o prevzatí a prevode nefinančného majetku sa vyhotovuje podľa schváleného tlačiva 0504101 pri prevode majetku medzi inštitúciami, organizáciami a inštitúciami.
Príkaz č. 52n zároveň neuvádza povinné použitie tlačiva 0504101 pri obstarávaní hmotného majetku. Inštitúcia však môže túto zodpovednosť upevniť v.
Zmenky
Akt prijatia a prevodu zmeniek nie je formálne záväzným dokumentom. Jeho prítomnosť však znižuje riziká v prípade právnych sporov, ak druhá strana vyhlási, že k dohode nedošlo.
Zákon je vypracovaný s očakávaním zadania množstva informácií špecifikujúcich údaje o transakcii s cennými papiermi. Vzor zákona obsahuje tieto údaje:
- druh papiera (prenosový alebo obyčajný);
- dátum zostavenia a miesto;
- identifikačné údaje papiera (séria, číslo, iné údaje);
- ocenenie každej jednotlivej zmenky;
- výšku ocenenia všetkých prevádzaných cenných papierov;
- lehota na zaplatenie finančných prostriedkov na zmenkách.
Zákon tiež uvádza informácie o zmluvných stranách a poskytuje odkaz na dohodu, ak existuje. Príklad – štandardné tlačivo a príklad vyplnenia aktu o prijatí a prevode zmenky.
Na úschovu
Dohoda o uskladnení zahŕňa odovzdanie veci s jej následným vrátením. V tomto prípade sa prevod, podobne ako vrátenie, vykonáva prostredníctvom vyhotovenia tradičných dokumentov, ktoré naznačujú, že sa prevod uskutočňuje na účely úschovy.
Ale samotná skutočnosť prevodu je potvrdená aktom prijatia a prevodu. Podpísaním listiny prechádza zodpovednosť za bezpečnosť majetku na uschovávateľa počas celej doby skladovania uvedenej v zmluve.
Forma aktu môže byť ľubovoľná, najčastejšie sa však používa schválená forma. Zákon vyhotovuje vkladateľ a za prítomnosti zamestnancov skladu podpisuje uschovávateľ.
Vo všeobecnosti všetky znaky vytvorenia aktu o prevode a prijatí spočívajú v povinnom podrobnom opise prevádzaného predmetu a identifikácii strán. To vylučuje prípadné nároky strán týkajúce sa nevhodného stavu prevádzaného majetku.
Proces prijímania alebo prenosu akéhokoľvek zariadenia vyžaduje dokumentáciu. Skutočnosť pohybu je zaznamenaná vhodným aktom. Aké sú vlastnosti vytvorenia osvedčenia o akceptácii zariadenia? Pri preberaní alebo prevode zariadenia sa musí vyhotoviť osvedčenie o prevode a preberaní. Tento dokument je...
Dnes existuje veľa rôznych dokumentov súvisiacich s uzavretím nájomnej zmluvy, ako aj s prevodom priestorov do užívania tretej osobe z iných dôvodov. S prípravou takýchto dokumentov je spojené veľké množstvo rôznych nuancií. Jedným z povinných dokumentov je potvrdenie o odovzdaní a prevzatí. On nie je...
Pre stiahnutie materiálu vyplňte pole nižšie a kliknite na stiahnuť.
Zmluva na kartu Novatorrus, UniCardOil - Vysokooktánový akt prijatia prevodu palivovej karty stiahnuť akt prevodu palivovej karty do vzorky vodiča. Prevod vlastníctva pri prevode - úkon odovzdania palivovej karty vodičovi. Môžete si ho stiahnuť z - Potvrdenie o prevzatí, akt o prevzatí odovzdania palivovej karty vodičovi, vzor 1) osoby Špecifikované aktuálnou komunikačnou situáciou.
V stĺpci sa uvádza 100. preddavok na stiahnutie plastu za úkon odovzdania palivovej karty vodičovi, vzor podľa faktúry a palivové karty na základe úkonu prevzatia a odovzdania palivových kariet. Palivové karty sú Klientovi prevedené podľa Osvedčenia o odovzdaní a prevzatí, dňa. Príklady hlásenia o chybe výrobku 11. 9. 2008 Pri prevode palivových kariet organizácii (jej zástupcovi) sa vyhotovuje akceptačný certifikát alebo hlásenie o strate výrobku (tlačivo TORG-12).
Palivová karta nie je platobným prostriedkom a je akceptovaná na čerpacích staniciach. Akt prijatia a odovzdania auta Hľadali zlo nie v sebe, ale okolo seba a ľahko ho našli. Výroba kariet trvá nejaký čas, po ktorom vám budú dané na použitie. Proces policajného výcviku zahŕňa definovanie takýchto prostredí, ktoré zahŕňa reprezentáciu typického, prijateľného, vhodného, ktoré môže závisieť od faktorov ako vek, pohlavie, rasa, správanie, oblečenie, čas a miesto.
Takáto reakcia je prípustná len vtedy, ak povaha tejto námietky súvisí s vecami, ktoré sú pre rečníkov žiadané.
Účelom, pre ktorý je takýto akt vypracovaný, je formalizácia procesu prevodu palivových kariet klientovi po naprogramovaní. Ak je v dohode ustanovené vrátenie bezpečnostnej karty, potvrdenie o vrátení sa vystavuje rovnakým spôsobom.
Vývoj a vyplnenie formulára
V súčasnosti nie sú na štátnej úrovni prijaté žiadne všeobecné normy a pravidlá, podľa ktorých by sa mali vypracovávať akty o prijatí a prevode palivových kariet. Pri formovaní podoby takéhoto dokumentu jeho tvorcovia vychádzajú predovšetkým z logiky a praxe tvorby inej podobnej dokumentácie.
Dodávatelia predávajúci karty Rosneft, TNK alebo iné palivové karty spravidla uverejňujú na svojich webových stránkach formuláre o akceptácii kariet. Každý klient, ktorý je právnickou osobou, si môže stiahnuť vzor tohto dokumentu pre seba.
V rôznych spoločnostiach môžu mať takéto formy menšie rozdiely, ale v zásade sú všetky oblasti rovnaké. Takmer vo všetkých prípadoch je klient povinný uviesť:
- dátum, mesiac a rok vyplnenia formulára;
- názov organizácie alebo jej číslo;
- priezvisko, iniciály a funkcia osoby, ktorá akt vyplnila;
- číslo splnomocnenia alebo iného právneho dokumentu, na základe ktorého môže zástupca organizácie dostať palivové karty;
- počet objednaných kariet;
- mená vodičov, ktorým budú vydané karty pridelené, ako aj poznávacie značky ich áut;
- informácie o zástupcovi banky;
- typ vydaných palivových kariet.
Hotové palivové karty sa spravidla odovzdávajú osobne vedúcemu organizácie, ktorá si ich objednala. V tomto bode je podpísaný certifikát o prijatí a prevode karty.
Denník vydávania palivových kariet zamestnancom
Príkaz (pokyn) na pridelenie palivových kariet konkrétnym zamestnancom sa vyhotovuje v akejkoľvek forme. Pre ľahkú kontrolu a jednoduchosť účtovania sa odporúča vytvoriť špeciálny denník, v ktorom sa budú zaznamenávať skutočnosti o vydávaní palivových kariet vodičom a ich vrátení.
Časopis obsahuje štandardné informácie pre dokumenty tohto druhu:
- priezvisko vodiča;
- značka a ŠPZ auta;
- druh a značka paliva, ktoré sa dopĺňa;
- číslo karty;
- dátum jeho vydania;
- dátum návratu;
- podpis vodiča.
Spoločnosť RusPetrol predáva palivové karty právnickým osobám a poskytuje informačnú podporu svojim klientom. Zamestnanci spoločnosti vám podrobne odpovedia na všetky vaše otázky.
Akt odovzdania palivovej karty vodičovi je dôležitou súčasťou toku dokumentov spoločnosti, ktorá vlastní vozidlá s najatými vodičmi. Pomocou tohto dokumentu môžete sledovať algoritmus na dokumentovanie vydávania benzínu vodičom.
SÚBORY
klady
Prevažná väčšina spoločností pôsobiacich v sektore dopravy alebo zaoberajúcich sa dopravou čelí problémom kontroly spotreby paliva. Masívne používanie palivových kariet v expandujúcej spoločnosti umožňuje:
- Optimalizujte účtovné výkazy.
- Pomocou tlačových výstupov sprehľadnite výdavky spoločnosti, zbierajte štatistiky a celkovo zlepšite logistické procesy.
- Skráťte platobné časy na čerpacích staniciach.
- Znížte náklady prostredníctvom firemnej zľavy, ktorú zvyčajne poskytujú palivové spoločnosti.
Jedným slovom, manažéri spoločností pri intenzívnej práci na doprave rýchlo pochopia potrebu uzatvárať zmluvy a vydávať palivové karty svojim vodičom.
Postup pri zákonnej registrácii
Aby ste zabezpečili, že daňová organizácia nebude mať otázky týkajúce sa nákladov na palivo, môžete sa uchýliť k tomuto mechanizmu na generovanie dokumentov:
- S každým zamestnancom uzatvorte pracovnú zmluvu, v ktorej je stanovené používanie palivových kariet. Ak boli dohody uzatvorené skôr, môžu sa k nim pridávať prílohy.
- Pre každého zamestnanca vyhotovte potvrdenie o prijatí palivovej karty.
- Zaviesť systém účtovania palív a mazív vo forme vyhotovenia nákladných listov pre každú jazdu.
- V účtovníctve sa spotreba PHM vykazuje podľa dodacieho listu vystaveného ku každej palivovej karte.
- Odpisujte palivo a mazivá na základe podpísaných nákladných listov.
Dôležitá nuansa: autá by nemali vlastniť vodiči. Ak je to tak, musíte najprv s organizáciou uzavrieť zmluvu o prenájme auta.
V opačnom prípade môžu mať regulačné organizácie množstvo otázok týkajúcich sa zákonnosti účtovania spotreby paliva ako kompenzovateľných nákladov spoločnosti.
Vyplnenie aktu o prevode
Vodič a zamestnávateľ sa s týmto dokladom dohodnú na prevode majetku formou palivovej karty. Aby mal dokument právnu silu, musí obsahovať:
- Podrobnosti o organizácii, ktorá ho zostavila.
- Dátum.
- Mesto.
- Celé meno.
- Ak si spoločnosť osvojila takúto prax, tak evidenčné číslo. To uľahčí zaznamenávanie prítomnosti do protokolov.
Hlavná časť
V priloženom vzore je uvedený minimálny súbor informácií, ktoré by mali obsahovať úkony odovzdania palivovej karty vodičovi:
- Názov spoločnosti.
- Zástupca organizácie, v mene ktorej sa prevod uskutočňuje. V tomto príklade je to generálny riaditeľ. Je žiaduce, aby sa na papieri objavila tá istá osoba, pre ktorú bola uzatvorená zmluva o dodávke paliva s palivovou spoločnosťou. Je uvedené celé meno.
- Na základe akých dokladov zamestnávateľ prevádza majetok na vodiča? V LLC je takouto dokumentáciou charta.
- Účel prevodu palivovej karty na túto konkrétnu osobu. Tu ako vysvetlenie môžete uviesť číslo a značku auta, ku ktorému je vodič priradený (ideálne samostatnou objednávkou). Môžete sa však zdržať zmienky o vozidlách.
- Celé meno vodiča, ktorému sa karta vydáva. Dôležitý bod: s týmto vodičom je potrebné pred aktom spísať pracovnú zmluvu. Okrem toho je zahrnutie palivovej karty a momentu prevodu v dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom povinné.
- Názov a číslo palivovej karty.
- Koľko kópií zákona bolo vyhotovených?
Pokiaľ ide o posledný bod, zvyčajne sa vyhotovujú dva dokumenty: jeden pre zamestnávateľa a druhý pre zamestnanca. Na oboch musia byť podpisy oboch. Iba tak bude mať dokument požadovanú právnu silu.
Na konci stránky sú špeciálne stĺpce pre podpisy príjemcu karty a toho, kto ju prenáša. Manažér môže chcieť vymenovať osobu zodpovednú za tento proces. Potom budú dokumenty takéhoto plánu podpísané menovanou finančne zodpovednou osobou.
Cena palivovej karty
Vo všeobecnosti je zvláštnosťou palivovej karty to, že ju možno vydať tromi možnými spôsobmi:
- Zadarmo.
- S podmienkou vrátenia. Vodič za ňu nechá peňažnú zálohu. Po vrátení karty sa vykoná spätné zaúčtovanie do účtovného oddelenia. V tomto prípade by sa cena karty nemala nikde objaviť. To znamená, že celkové výdavky organizácie by sa v dôsledku toho nemali zvyšovať ani znižovať. Vyplýva to z § 250 daňového poriadku.
- S platbou, za určitú sumu. V tejto situácii sa náklady okamžite odpíšu na účet výrobných nákladov.
Predložený vzorový zákon špecifikuje bezodplatný prevod. Ale ak sú to iné možnosti, tak by sa mali v texte objaviť, pretože v podstate ide o vzájomnú dohodu o prijatí a prevode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
Účtovanie palivových kariet
Za účelom systematizácie procesu vydávania kariet je vytvorený špeciálny dokument - denník na evidenciu prijatia a vydania palivových kariet. Jeho vytvorením a systematickým udržiavaním je možné zostaviť plnohodnotný reporting pre akúkoľvek formu kontroly účtovania spotreby PHM.
Doklad obsahuje základné informácie o procese vydania: číslo karty, značka auta, ŠPZ, dátum vydania, celé meno osoby, ktorá kartu vydala a samozrejme údaje o vodičovi, ktorý ju prevzal. Tento doklad môže obsahovať aj číslo úkonu odovzdania palivovej karty vodičovi.
Inač
V prípade, že na vydanie karty je určených veľa zamestnancov, je prípustné vydať osobitný príkaz podpísaný vedúcim na vydávanie palivových kariet. Tam môžu byť informácie prezentované v zozname alebo tabuľke. V jednom zo stĺpcov tejto tabuľky bude vodič zaregistrovaný, v druhom - karta, ktorá mu bola vydaná. Pri podpise objednávky samozrejme nie je potrebné vyhotovovať akt o odovzdaní palivovej karty vodičovi.
