Munca de birou de la A la Z. Cum să folosiți sigiliile și ștampilele într-o organizație. Sigiliu oficial conform noii legi a educației

Recuzita 25 „Amprenta sigiliului”. În prezent, în munca de birou rusă, pentru a certifica autenticitatea documentelor și pentru a certifica copiile documentelor într-o organizație, se folosesc două tipuri de sigilii:

· Acasă (timbru sau de marcă ) sigiliu,

· simplu imprimeuri ale unităților structurale (10).

Sigiliul principal al organizației este folosit pentru a certifica semnăturile șefului, adjuncților săi, șefilor serviciului financiar, contabilului șef, adjunctului acestuia, precum și altor funcționari cărora li s-au acordat împuternicirile corespunzătoare printr-o procură sau din ordinul capului.

Dreptul de a reprezenta emblema de stat Federația Rusă pe sigiliul organizației este determinat de art. 4 din Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 nr. 2-FZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”. Regulile pentru eliberarea sigiliului oficial sunt stabilite în GOST R 51511-2001. Sigilii cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse. Formă, dimensiuni și cerințe tehnice (modificată nr. 1 din 26 decembrie 2002).

Elementul principal timbru Sigiliul este o imagine a unui vultur cu două capete. Sigiliul oficial atestă semnăturile șefului, adjuncților săi, șefilor serviciului financiar, contabilului șef, adjunctului acestuia, precum și ale altor funcționari cărora li s-au acordat atribuțiile corespunzătoare.

Sigiliile oficiale se pun pe documentele care necesită o identificare specială: cele referitoare la primirea de bani sau bunuri materiale, pe actele de identitate, pe scrisorile de garanție și contracte.

Sigiliul oficial este, de asemenea, folosit pentru a certifica copii ale unui număr de documente, de exemplu: copii ale regulamentelor, actelor trimise organizațiilor guvernamentale, copii ale hotărârilor judecătorești și alte documente. Există o listă de documente pe care este aplicat sigiliul oficial.

Folosit în organizațiile neguvernamentale de marcă un sigiliu care este echivalent cu o ștampilă. Emblema organizației sau abrevierea numelui acesteia este plasată în centrul sigiliului, iar numele complet al organizației și numărul de înregistrare de stat (OGRN) sunt indicate în jurul cercului.

Locația amprentei principale a sigiliului în raport cu titlul postului și semnătura personală a funcționarului este determinată în Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de masă al Rusiei. Federația din 8 noiembrie 2005 Nr. 536 și înregistrată de Ministerul Justiției al Federației Ruse la 27 ianuarie 2006 Nr. 418). Amprenta sigiliului trebuie să fie clar lizibilă și să includă doar sfârșitul numelui funcționarului care a semnat documentul. Impunerea unui sigiliu pe o semnătură personală este inacceptabilă (11).

Timbre simple folosit pentru documentația internă a instituției, pe copiile duplicate ale documentelor administrative, pe certificate, legitimații, la sigilarea coletelor și coletelor. Pot exista mai multe sigilii simple într-o instituție, organizație sau întreprindere. În acest caz, pe sigiliu sunt reproduse două denumiri - organizația și unitatea structurală: „secretariat”, „birou”, „administrație”, „departamentul de personal”, „sectorul de protocol”, „departamentul administrativ” etc. Spre deosebire de sigiliile oficiale, care au forma rotundaȘi dimensiuni standard, sigiliile simple pot fi de diferite dimensiuni și de formă - nu numai rotunde, ci și pătrate, triunghiulare, ovale etc.

Pe baza naturii materialelor din care sunt realizate sigiliile, acestea sunt împărțite în cauciuc și metal.

Să marcheze primirea, înregistrarea, trecerea și executarea documentelor, precum și alte mărci de referință, în mod corespunzător timbre de mastic .

18.5. Marcaje pe documente ca o reflectare a etapelor

trecerea şi executarea lor

Cerința 26 „Copiați marca de certificare” folosit pentru a certifica conformitatea unei copii a unui document cu originalul acestuia. Marcajul este plasat sub atributul „Semnătură” din marginea stângă a documentului. Detaliile constau într-o inscripție de certificare Dreapta(cu majuscule, fara ghilimele), titlul functiei persoanei care a certificat copia; semnătura personală, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume), data certificării.

Copiile documentelor sunt certificate de șeful organizației sau funcționarii autorizați de acesta (adjunct, șef serviciu personal, conducere birou etc.).

Şeful Sectorului Protocol Semnătură personală L. I. Ivanov

Pe copia scrisorii de ieșire care rămâne în treburile întreprinderii, nu se pot indica data certificării acesteia și numele funcției persoanei care a certificat copia.

Atunci când trimiteți o copie către alte organizații, copia de certificare este certificată cu sigiliul organizației. La trimiterea documentelor către organizațiile din subordine, copiile acestora sunt certificate cu sigiliul departamentului (sectorului) în care este stocat documentul original. Pe astfel de copii, în locul în care este prevăzută semnătura managerului, se pune sigiliul sectorului de administrație, birou, protocol etc.

Recuzită 27 « Mark despre interpret" indică persoana care a întocmit documentul. GOST R 6.30-2003 recomandă o singură modalitate de a proiecta recuzită: inițialele și numele interpretului, numărul său de telefon:

V.A. Petrov

Detaliile sunt destinate unei comunicări telefonice prompte cu antreprenorul în vederea obținerii de lămuriri și clarificări asupra problemelor ridicate în document. Eticheta de afaceri prescrie adresarea unui funcționar necunoscut fie prin prenume și patronim, fie prin nume de familie în combinație cu cuvântul „Dl.” Metoda de înregistrare a detaliilor propusă de GOST exclude posibilitatea primei opțiuni de adresă (inițialele nu poartă informațiile necesare). A doua opțiune de adresă (numai după nume) nu este întotdeauna convenabilă, mai ales dacă numele de familie al interpretului nu este refuzat (Chernykh, Lominago, Shevchenko etc.). Prin urmare, în recuzită este permis să se indice numele complet și patronimul interpretului în loc de inițiale (12).

Un semn despre interpret este plasat pe partea din față a ultimei foi a documentului, în colțul din stânga jos. Numărul de telefon este indicat prin trei grupuri de numere fără liniuțe între ele.

În scrisorile de răspuns, puteți indica nu numai un număr de telefon, ci și un număr de birou, dacă destinatarul scrisorii își exprimă dorința de a se întâlni personal cu persoana care a pregătit documentul. În litere la distanță, codul orașului este indicat între paranteze înaintea numărului de telefon al biroului.

Cerința 28 „Notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar” atașat pe documentele executate care pot fi anulate pentru stocare și utilizare ulterioară în scopuri de referință.

Marca de execuție este plasată pe prima foaie a documentului sub marca interpretului. Detaliile includ următoarele date: un link către data și numărul documentului care indică executarea acestuia, iar în absența unui astfel de document - informații scurte despre execuție, precum și cuvintele În cazul nr. indicarea numărului cazului în care va fi stocat documentul; semnătura executantului și data aplicării mărcii.

Rezultatele executării pot fi formulate astfel: „Răspuns trimis, data, Nr.”; „S-a dat un răspuns oral”; „Luarea în considerare la pregătirea cererii”; „Problema a fost rezolvată prin telefon” etc.

Cerința 29 „Ștampila la primirea documentului de către organizație” aplicat manual sau folosind un număr special în partea dreaptă jos a feței primei foi de documente primite. Este posibil să puneți un semn pe reversul foii.

Detaliile constau în numele organizației (sau unității structurale) unde a fost primit documentul; data primirii acestuia și numărul de înregistrare primit. Timpul de sosire poate conține, dacă este necesar, o indicație a orelor și minutelor. Numele organizației este de obicei indicat în formă prescurtată.

03.01.2008 № 001

Prop 30 „Identificatorul copiei electronice a documentului” este un marcaj (subsol) care este plasat în partea de jos a fiecărei pagini a documentului și conține numele fișierului pe suportul computerului, codul operatorului, data și alte date de căutare instalate în organizație.

De obicei, numele fișierului reflectă conținutul acestuia, precum și informații despre nume și date. Lungimea numelui fișierului (numărul de caractere) este determinată de caracteristicile sistemului de operare al computerului.

Întrebări de control pentru autotest:

1) Ce documente sunt semnate de șeful organizației și/sau adjuncții acestuia? În ce caz sunt semnate toate copiile documentelor trimise?

2) În ce caz este semnată doar prima copie a documentului trimis? Ce marcaj este pus în alte copii ale documentului?

3) Spuneți-ne despre regulile de înregistrare a cerinței „Semnătură”.

4) Care este procedura de semnare a unui document în cazul în care lipsește funcționarul a cărui semnătură este întocmită pe proiectul de document?

5) Când sunt necesare două sau mai multe semnături pe un document? Dați exemple de documente care sunt certificate cu două semnături.

6) Este acceptabilă utilizarea unei semnături fax pe un document original? Ce documente de reglementare reglementează utilizarea fax-ului și semnături electroniceîn documente?

7) Ce înseamnă aprobarea documentului? Numiți metodele de coordonare.

8) Cum este coordonat documentul dacă există mai multe autorități externe?

9) Este acceptabil refuzul aprobării? Cum este necesară „Viza de aprobare a documentului” în cazurile în care un oficial nu este de acord cu conținutul documentului?

10) Ce sigilii sunt folosite în birourile rusești pentru a certifica autenticitatea documentelor?

11) Spuneți-ne despre regulile de proiectare a recuzitei „Amprenta sigiliului”.

12) Cum pot fi emise detaliile „marca despre interpret”? Spuneți motivele răspunsului dvs.

Literatură

· Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”.

· Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informare, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor.”

· GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții. - M.: Gosstandart, 1998.

· GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - M.: Gosstandart, 2003.

· Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale, aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 și înregistrat de Ministerul Justiției al Federației Ruse la 27 ianuarie 2006 nr. 418 .

· Basakov M.I. Lucrări de birou [Suport documentare de management]: Manual / M.I. Basakov, O.I. Zamytskova. - Ed. a 5-a, rev. si suplimentare - Rostov n/d: Phoenix, 2007. - 352 p.

· Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. Lucru modern de birou. - Sankt Petersburg: Peter, 2004. - 256 p.

· Demin Yu.M. Munca de birou. Pregătirea documente oficiale/Yu.M. Demin. - Sankt Petersburg: Peter, 2003. - 220 p.

· Kryukova N.P. Documentație activitati de management: Manual. indemnizatie. - M.: INFRA-M, 2008. - 268 p.

· Kugusheva T.V. Munca de birou: manual. indemnizatie /T.V. Kugusheva. - Rostov n/d.: Phoenix, 2007. - 256 p.

· Novoselov V.I. Forța juridică a documentului //Arhivele sovietice. 1971. Nr 1. P. 57-63.

· Pshenko A.V., Doronina L.A. Munca de birou: un ghid practic. - M.: Yurait-Izdat, 2004. - 182 p.

· Razdorozhny A.A. Documentarea activitatilor de management: Proc. indemnizatie. - M.: INFRA-M, 2008. - 304 p.

· Spivak V.A. Documentarea activităților de management (Management de birou). - Sankt Petersburg: Peter, 2005. - 240 p.

· Chukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. Reguli pentru pregătirea documentelor: Comentariu la GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” - M.: Editura. „Perspectivă”, 2004. - 216 p.

- comenzi (bugetar, bancar, pensie, rezumat - plata);
— petiții și depuneri, caracteristici, premii și certificări;
— registre (comenzi bugetare, cecuri, documente depuse la bancă);
- Costurile estimate;
— acorduri și contracte semnate în numele instituției;
— instrucțiuni și comenzi;
- certificate;
— certificate ale angajaților instituției;
- graficul de personal al instituției;
- certificate de absolvire;
— treburile personale ale elevilor și studenților;
— certificate de onoare și diplome;
— instrucțiuni care trebuie urmate;
— carnetele de muncă ale angajaților;
- într-o revistă cool.

După examinarea listei de mai sus, puteți afla exact ce documente sunt certificate cu sigiliul oficial.

Ce documente sunt ștampilate cu sigiliul oficial?

Sigiliile oficiale sunt folosite în agențiile guvernamentale, organismele guvernamentale și organizațiile învestite cu competențe guvernamentale (de exemplu, în birourile notariale private). Sigiliul oficial este aplicat pe documentele care necesită o confirmare specială a autenticității, în special pe contracte, carnete de muncă, diplome, certificate, ID-uri de serviciu, diplome.

Sigiliul conferă documentului forță juridică și confirmă autenticitatea semnăturii funcționarului care l-a vizat. Sigiliul oficial este cerut pe originalele celor mai importante documente, în special pe cele care dovedesc identitatea, calificările și experiența de muncă.

Ce documente sunt aplicate cu sigiliul oficial al instituției?

Mai întâi trebuie să stabiliți lista documentelor companiei pe care vi se va cere să puneți o ștampilă. Apoi trebuie să întocmiți instrucțiuni de utilizare a ștampilelor, în care să scrieți când se aplică o ștampilă echivalentă cu o ștampilă și când se aplică una simplă și cum sunt utilizate ștampilele, dacă organizația le are.
Specificați separat unde va fi depozitat sigiliul și cine este desemnat responsabil pentru depozitarea acestuia (această problemă este de obicei decisă de șeful organizației). Este recomandabil ca această instrucțiune împreună cu lista să fie anexă la instrucțiuni generale privind gestionarea înregistrărilor companiei dvs. și, dacă nu există, un document independent sau o completare la cartă.

În viitor, dacă este necesar să se certifice un document cu sigiliu care nu este specificat în actul local, șeful organizației emite un ordin special în acest sens. Lista documentelor certificate prin sigiliu poate fi completată în timp.

Reguli de utilizare sunt stabilite pentru amprenta fiecărui sigiliu autorizat conform celor de mai jos diagrama aproximativa: Amprenta sigiliului serviciului instituției de învățământ preșcolar Denumirea documentului Funcția angajatului care aplică amprenta Amprenta sigiliului oficial Numele documentului Funcția salariatului care aplică amprenta La baza instrucțiunilor este o listă de documente certificat de sigiliul oficial. Poate indica: - programul de personal; — mostre de semnături pentru deschiderea conturilor etc.

Atenţie

Modificările și completările la listă sunt permise numai la instrucțiunile șefului organizației. Utilizarea sigiliilor în organizație este permisă numai angajaților special desemnați prin ordin al managerului.

Dreptul de folosire a sigiliului oficial se acordă primilor conducători, funcționari din rândul angajaților serviciului de învățământ preșcolar sau serviciului financiar.

Unde pot pune ștampila „pentru documente”?

Instrucțiunile de utilizare a sigiliilor trebuie să specifice procedura de distrugere a sigiliilor învechite Sigilarea în cartea de muncă Separat, este necesar să se spună despre amprenta sigiliului în cartea de muncă a angajatului. Procedura de completare a cărților de muncă este clar menționată în două reguli— Reguli de păstrare și păstrare a cărților de muncă* și Instrucțiuni pentru completarea carnetelor de muncă**, care trebuie respectate cu strictețe.

După ce am studiat aceste documente, concluzionăm: există doar trei cazuri când sigiliul unei organizații sau al unui serviciu de personal este plasat în cartea de muncă a unui angajat (oricare dintre ele poate fi folosit): - la înregistrarea cărții pentru prima dată - pe pagina de titlu; - la modificarea datelor personale ale angajatului - activat interior acoperire; - la concediere - după înregistrarea concedierii în secțiunea „Informații despre muncă”.* Aprobat prin decret al Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003.

7. utilizarea amprentei sigiliului la pregătirea documentelor

Amprentă ștampilă pe chitanță ordin de primire numerar ar trebui să acopere și acea parte a documentului care rămâne în organizația dvs. Este inacceptabil să puneți o ștampilă peste o semnătură personală. Și, în sfârșit, este strict interzisă aplicarea unui sigiliu pe foile și formularele goale, deoarece

Aceasta este o adevărată provocare pentru abuz și o amenințare la securitate. Cum să ștampilăm?

Când „tipăriți” documente, în special cele de plată, încercați să vă asigurați că imprimarea nu este plictisitoare sau neclară. O amprentă a sigiliului slab lizibilă sau imprimată parțial poate deveni un motiv pentru ca un notar să refuze să certifice o copie a unui document sau pentru ca o bancă să refuze să accepte ordin de plata pentru executare. Prin urmare, schimbați (reumpleți) tamponul de cerneală în timp util.
După înlocuirea sau reumplerea tamponului de cerneală, înainte de a pune o ștampilă pe document, faceți o impresie de control asupra ciornei.

Încă o dată despre imprimare

Uneori, imprimarea trebuie șters cu excesul de cerneală pentru a evita spălarea sau murdarea imprimării.

Când vă pregătiți pentru „ștampilarea” unui document, asigurați-vă că nu există nimic sub el. O agrafă, coli pliate neuniform ale unui document cu mai multe pagini sau un alt obiect străin aflat sub un teanc de documente pot interfera cu imprimarea.
Ca rezultat, veți obține jumătate din ea sau o imprimare mânjită.

Îngrijirea sigiliului Ca urmare a utilizării, clișeul de cauciuc se înfundă cu murdărie, literele devin ca pete. Un sigiliu neglijent pe documente nu numai că nu arată bine organizației, dar este și un motiv pentru refuzul de a accepta anumite documente, cum ar fi ordinele de plată.
Puteți menține sigiliul în formă adecvată folosind o periuță de dinți obișnuită, care poate curăța ușor clișeul fără a deteriora designul aplicat.

Info

Sigiliul certifică nu numai documentele de personal, ci și documentele contabile (comenzi, registre, deviz), precum și documentele constitutive ale organizației, un contract colectiv și diverse acorduri. Documentele care nu sunt menționate în această listă nu necesită certificare cu sigiliu.

Scrisorile scrise pe formulare (cu excepția garanțiilor) nu trebuie să fie certificate cu sigiliu. Ce documente ar trebui ștampilate? Noi certificăm documentele conform regulilor. Desigur, nimic rău nu se va întâmpla dacă puneți din greșeală ștampila pe o comandă de personal sau scrisoare. Dar dacă nu certificați un document care chiar are nevoie de el (de exemplu, un contract), consecințele pot fi foarte grave.

Un astfel de acord nu va avea forță juridică, iar instanța cel mai probabil nu îl va considera ca o dovadă.Pentru a evita astfel de probleme, vă sfătuim să definiți clar procedura de utilizare a sigiliului la nivel local.

Unele documente nu pot fi ștampilate cu ștampilă

Centrul sigiliului conține o imagine a stemei Federației Ruse, iar circumferința acesteia implică informații despre numele unui anumit entitate legală(conform actelor constitutive). O versiune prescurtată a numelui este permisă numai dacă este specificată în documentele constitutive.

De obicei se aplică după cea principală și între paranteze. Dacă acest nume este activat limbă străină, apoi versiunea principală este scrisă inițial în rusă, apoi în străină. Nu uita că în societățile pe acțiuni sunt prezentate cerințele unui alt act legislativ și anume clauza nr. 6, articolul nr. 2 din Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni”. Au unele diferențe, dar în producție respectăm exact aceleași reguli și cerințe. Acum există multe companii sau persoane fizice fly-by-night care oferă acest tip de servicii indiferent de consecințe.

Adeverinte (despre salariu, plata asigurarii, limita etc.);
titluri executorii;
Specificații;
Declarații (în special, refuzul acceptării);
Ratele de consum;
Charte ale organizațiilor;

Un sigiliu este unul dintre cele mai vechi lucruri cu care o persoană și-a marcat proprietatea asupra proprietății sau documentelor.

Să oferim o definiție modernă a acestui concept, care este conținută în GOST R 51511-2001 (adoptat și pus în aplicare prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 25 decembrie 2001 nr. 573-st):

sigiliu - un dispozitiv care contine un bloc de imprimare pentru realizarea de amprente pe hartie;
tipărirea clișeelor - un element de etanșare care conține o imagine în oglindă a unei amprente de etanșare.

Sigiliul are o formă rotundă.

Alături de termenul „sigiliu”, sunt adesea folosite concepte precum ștampila, apostila, facsimilul și ștampila. Să înțelegem și acești termeni.

Timbru (stampa italiană - sigiliu) este un tip special de formular de tipărire folosit pentru a face amprente pe documente; conține informații text. Aceasta poate fi o ștampilă complexă, de exemplu, care repetă forma de colț al unei organizații (de regulă, conține numele organizației, adresa și numărul de telefon, detalii bancare, poate conține coloane goale pentru introducerea manuală a informațiilor variabile în ele , un logo sau o stemă), sau poate fi simplu, conținând o expresie standard: „pentru permise”, „plătit”, „pentru rețete”, „pentru uz oficial” sau altele. Forma ștampilelor este arbitrară .

Apostila - o ștampilă specială care, în conformitate cu Convenția de la Haga din 1961, este aplicată pe documentele oficiale ale statelor părți la Convenție pentru a scuti aceste documente de necesitatea legalizării diplomatice sau consulare. O apostila atestă „autenticitatea semnăturii, calitatea în care a acționat persoana care semnează documentul și autenticitatea sigiliului sau ștampilei cu care este aplicat documentul” (articolul 5 din Convenția de la Haga din 1961).

Facsimil (din latină fac simile - fă așa ceva) este un sigiliu, a cărui amprentă reproduce semnătura unui funcționar.

Marca poștală (din germană Stempel) se numește acum de obicei ștampila aplicată de lucrătorii poștale la trimiteri poștale. Conține datele oficiului poștal și data operațiunii.

Tipuri de sigilii:

sigiliu oficial(organizații care au dreptul de a utiliza simboluri de stat, lista lor este indicată în Legea constituțională federală din 23/25/2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”);
sigiliul principal al organizației(pentru cei care nu au dreptul de a folosi simbolurile de stat);
sigiliul unei unități separate(filiala, reprezentanta) poate fi la acesta numai daca acest lucru este prevazut in Regulamentul cu privire la aceasta diviziune. Un astfel de sigiliu trebuie să conțină în mod necesar cuvântul „sucursală” sau „oficiu de reprezentanță”;
imprimare suplimentară pentru anumite grupuri de documente sau diviziuni structurale ale unei organizații (de exemplu, un sigiliu pentru referințe sau un sigiliu pentru departamentul de resurse umane);
sigiliul biroului de avocat;
ștampila medicului;
sigiliul unui antreprenor individual.

Necesitatea unui sigiliu

Necesitatea ca o organizație să aibă un sigiliu este consacrată în legislația federală. Astfel, în paragraful 7 al articolului 2 din Legea „Cu privire la societățile pe acțiuni” (nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995) se stabilește că o societate pe acțiuni „trebuie să aibă un sigiliu rotund care să conțină denumirea completă a acesteia. în rusă și o indicație a locației sale " Există o regulă similară în paragraful 5 al articolului 2 din Legea „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (nr. 14-FZ din 8 decembrie 1998).

Scopul principal al sigiliului este de a certifica autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documente, care atestă drepturile persoanelor, înregistrează fapte legate de activele financiare, precum și pe alte documente care prevăd certificarea unei semnături originale (această prevedere este consacrată în GOST R 6.30-2003). De aceea, sigiliul trebuie aplicat doar pe un document semnat de o persoană autorizată, și nu pe proiectul acestuia, lipsit de o notă personală.

Lista documentelor pe care va fi aplicat unul sau altul sigiliu al organizației trebuie aprobată prin ordin al managerului.

Când vă dezvoltați lista, puteți construi pe baza listei exemple conținute în

o colecție de principii și reguli pentru documentarea și organizarea muncii cu documente pe teritoriul Federației Ruse " Sistemul de stat documentare suport pentru management” (M., VNIIDAD, 1991). Este oarecum depășit, pentru că... conţine documente ale URSS care nu mai există. Însă pe baza acesteia, vă putem recomanda să includeți în lista dvs. de documente care trebuie aplicate cu sigiliul principal al organizației dumneavoastră următoarele elemente:

acte (lucrări efectuate, acceptarea echipamentului, radiere, examinare etc.);
împuterniciri (pentru desfășurarea afacerilor în arbitraj, pentru încheierea de contracte, pentru primirea obiectelor de inventar etc.);
contracte și acorduri (de cooperare, economice, de muncă etc.);
documente privind tranzacțiile cu numerar și credit, ordine de primire, comenzi (bancare, pensie, plată etc.), certificate de salariu;
concluzii și recenzii ale proiectelor de documente, disertații, rezumate și alte lucrări științifice;
certificate de călătorie;
copii ale documentelor care necesită certificare specială a autenticității acestora;
facturi (mărfuri, mărfuri și transport etc.);
standarde de consum de materiale;
mostre de amprente de sigiliu și semnături ale angajaților care au dreptul de a efectua tranzacții financiare și de afaceri;
scrisori de garanție;
protocoale de convenire a prețurilor, termenelor de livrare etc.;
estimări de cost (pentru producție, pentru construcția capitalului etc.);
certificate (la plata sumelor de asigurare, limite etc.);
specificații (produse, produse etc.);
cărți de muncă;
documente și rapoarte financiare depuse la financiar, fiscal și autorităţile statistice, fonduri;
caracteristicile angajaților, prezentări și certificate de premii, titluri onorifice, diplome, certificate, diverse certificate (de serviciu public, de arhivă, de acordare de beneficii etc.), tabele de personalși modificări ale acestora.

Cerințe pentru ștampile

La sigiliul principal al organizației (rotund simplu sau ștampilă) avea forță juridică, trebuie să îndeplinească cel puțin cerințele stabilite de stat. De exemplu, la Moscova, a fost adoptată Legea Moscovei din 30 iunie 2004 nr. 44 „Cu privire la contabilitatea sigiliilor”, valabilă în prezent.

În perioada în care registrul sigiliilor a fost menținut de Camera de Înregistrare a Moscovei (MRP), au fost în vigoare „Regulile temporare pentru producția și motivele pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor pe teritoriul Moscovei” (erau o anexă la ordinul de acum nu mai este în vigoare al primarului Moscovei din 25 august 1998 nr. 843-RM). Dar prin decretul Guvernului de la Moscova din 02/08/2005 nr. 65-PP, Camera de Înregistrare din Moscova (MRC) și Registrul de timbre au fost lichidate. În schimb, a fost înființată Întreprinderea Unitară de Stat „Registrul Moscovei”, iar arhiva MCI a fost transferată în noua structură „prin moștenire”. Acum, includerea sigiliului unei organizații în registrul de stat al sigiliilor se realizează numai printr-o decizie voluntară a unei persoane juridice.În acest caz, un astfel de sigiliu primește un număr de înregistrare indicat pe marginea cea mai exterioară a amprentei sigiliului. Unii cred pe bună dreptate că un sigiliu înregistrat este mai protejat de contrafacere.

În 2003, Corporația producătorilor profesioniști de sigilii și ștampile, împreună cu Institutul rusesc de cercetare științifică a tipografiei, a dezvoltat Standardul național al Federației Ruse „Ștampile de certificare din mastic. Formă, dimensiuni și cerințe tehnice.” Iată un exemplu de sigiliu rotund simplu care îndeplinește cerințele standardului național:

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

S-ar putea să găsiți sigilii pe documente care nu au gradele de protecție enumerate aici. Acest lucru nu îi privează de puterea lor de autentificare - pur și simplu îi face mai puțin protejați de falsurile de către intruși.

Detalii obligatorii ale sigiliului principal in prezent sunt:

numele complet al organizației în limba rusă, indicând forma organizațională și juridică;
Locație;
OGRN (sau numărul din registrul de înregistrare - pentru persoanele înregistrate înainte de formarea Camerei de înregistrare din Moscova);
Emblema de stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse (pentru organizațiile care au dreptul de a le reproduce).

În plus, presa include adesea un număr de identificare a contribuabilului (TIN), care pentru organizații este format din 10, iar pentru organizații antreprenori individuali din 12 cifre. La cererea clientului, alte informații suplimentare pot fi localizate în cercurile câmpului de informații, de exemplu, codurile OKPO, KPP, OKVED, numărul de înregistrare de stat al evidenței de înregistrare de stat a modificărilor aduse documentelor constitutive.

De la 1 iulie 2002, toate sigiliile oficiale ale întreprinderilor, organizațiilor și instituțiilor situate pe teritoriul Federației Ruse sunt produse în conformitate cu GOST P 51511-2001 „Sigilii cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse. Formă, dimensiuni și cerințe tehnice.” Conform acestui document organizațiile guvernamentale sunt obligate să plaseze comenzi pentru tipărire numai de la producator certificat . Documentele certificate cu un sigiliu oficial realizat cu încălcarea GOST și fără certificatul corespunzător nu vor avea forță juridică. Organismul autorizat care efectuează certificarea organizațiilor - producătorii de sigilii este Institutul de Cercetare Științifică de Tipărire din întreaga Rusie.

Diametrul minim al unui clișeu de sigiliu cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse este determinat cu precizie de GOST 51511-2001 și este de 40 mm, iar maximul este de 45 mm. De-a lungul inelului exterior, clișeul sigiliului este limitat de o margine pe care microtextul este situat într-un contur negativ (text alb pe fundal negru), microtextul constă dintr-o intrare repetată care include cuvântul „certificat” care indică numărul acestuia, precum și ca și alte informații determinate de producătorul sigiliului.

Exemplul 2 arată o amprentă a sigiliului cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse în conformitate cu GOST 51511-2001:

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Producerea de sigilii cu embleme, simboluri și grafie latină este posibilă numai dacă sunt specificate în Carta sau regulamentele instituției sau întreprinderii. Graficele care nu sunt înregistrate ca logo sunt permise numai în sigiliile și ștampilele interne, suplimentare ale organizației. Dacă sigiliul conține o imagine grafică, atunci este necesar și un certificat de înregistrare a unei mărci comerciale/marcă de serviciu (sau un acord de licență, un acord privind cesiunea unei mărci comerciale/marcă de serviciu).

Organizațiile pot avea garnituri suplimentare (auxiliare) pentru structura lor si diviziuni separate . În acest caz, pe lângă detaliile enumerate mai sus, sigiliul trebuie să conțină o inscripție suplimentară, de exemplu:

secretariat;
birou;
administrare afaceri;
Departamentul de Resurse Umane;
pentru certificate;
Referinţă.

Garniturile auxiliare pot avea formă diferită: rotund, triunghiular, patruunghiular etc.

Tehnologia de fabricare a timbrelor

De metoda de reproducere a imaginii sigiliile sunt împărțite în:

Sigilii regulate ale organizațiilor, despre care am vorbit mai sus.
în relief- lăsați o imagine extrudată (convexă) pe hârtie. De obicei, imprimeurile în relief sunt folosite cu autocolante speciale - „etichete”. O etichetă colorată lipită pe hârtie creează o imagine frumoasă în relief. In combinatie cu etichetele, imprimarea in relief este ideala pentru proiectarea contractelor, certificatelor, diplomelor, diplomelor etc. Amprenta unui sigiliu în relief nu poate fi copiată prin fax și fotocopiatoare, care servește protectie suplimentara documente.
Sigilii cu protectie conțin desene sau fotografii complexe în semitonuri. Umplerea fundalului în sine constă dintr-un număr mare de elemente mici; într-o imprimare rotundă standard, pot fi până la 10.000 dintre ele. Un model de semitonuri este extrem de dificil de reconstruit dintr-o imprimare și, de asemenea, este imposibil să se producă folosind tehnologia fotopolimerului, care este cea mai comună printre falsificatori. În ceea ce privește structura lor complexă, sigiliile cu umplutură în semiton nu sunt în niciun fel inferioare sigiliilor oficiale cu măsuri de securitate specificate în GOST P 51511-2001.

În prezent, mai multe tehnologii sunt folosite pentru a realiza clișee de imprimare:

Tehnologia fotopolimerului se caracterizează prin simplitate și cost redus cu suficient calitate superioară clişeele rezultate de pecete şi timbre. În acest caz, se presupune că se vor folosi cerneluri pentru ștampile bazat pe apa, deoarece fotopolimerii nu sunt rezistenți la diferiți solvenți.
Gravura laser pe cauciuc clişee cu complexe elemente grafice, precum și cu fragmente speciale pentru protecție împotriva contrafacerii (microgrid, microfonturi etc.). Ștampilele din cauciuc diferă de cele polimerice prin rezoluție mai mare, rezistență la cerneluri pe bază de alcool, rezistență crescută la uzură și, ca urmare, durată de viață crescută. Lasa o impresie de calitate mai buna, deoarece... cerneala nu se răspândește pe suprafața clișeului.
Vindecare- un proces lung, în mai multe etape, cu forță de muncă intensivă, în urma căruia cauciuc brut se dovedește a fi un clișeu. Această tehnologie este benefică atunci când există un număr mare de sigilii identice. Dezavantajele sale sunt restricțiile privind rezoluția, costul ridicat pentru comenzile unice.
Tehnologia flash fundamental diferit de cele de mai sus prin faptul că permite producerea de sigilii umplute cu cerneală - cerneala se acumulează în materialul poros și nu este furnizată din exterior. Acest lucru se datorează lipsei de relief asupra sigiliului în sine, care are avantaje neîndoielnice în comparație cu sigiliile tradiționale. Printurile realizate folosind tehnologia flash vă permit să reproduceți elemente foarte mici și subțiri datorită rezoluției lor ridicate; un tampon de cerneală nu este necesar pentru astfel de imprimări. Deoarece imprimeul nu are relief, practic nu este supus la uzură, iar imprimeul nu este spălat cu apă. Astfel de ștampile sunt aplicate în tăcere.

Documente necesare pentru realizarea timbrelor

Sigiliile și ștampilele sunt realizate de ateliere de ștanțare. Pentru a vă accepta comanda, organizația de producție vă va cere să furnizați un set de documente. Acesta variază de la producător la producător și depinde de organizația care dorește să comande ce sigiliu. În orice caz, va trebui să furnizați producătorului:

copii legalizate ale statutului organizației și ale certificatului de înregistrare de stat;
un document care confirmă alegerea șefului organizației în funcție;
un document care consemnează faptul de a lua decizia de a produce acest sigiliu;

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

În cazul în care un sigiliu rotund este comandat de o societate pe acțiuni la crearea sau ca urmare a unei modificări a denumirii acesteia (forma organizatorică și juridică, locație), reorganizării sau din cauza pierderii sigiliului, atunci procesul-verbal al adunării acționarilor companiei cu privire la crearea, schimbarea, reorganizarea sau pierderea sigiliului sunt depuse.

Dacă se realizează un nou sigiliu rotund din cauza uzurii celui precedent sau societatea pe acțiuni dorește să comande un sigiliu suplimentar, atunci în loc de protocol intalnire generala acționarilor li se poate furniza un ordin de la șeful organizației, care ar include această decizie.

o aplicație care conține o schiță a unui sigiliu (ștampilă);
dacă există o marcă comercială/marcă de serviciu pe schița sigiliului, atunci trebuie să furnizați o copie legalizată a certificatului de înregistrare a acesteia
si alte documente.

Deoarece această listă nu este stabilită legal, compoziția sa completă trebuie verificată întotdeauna cu producătorul de sigilii pe care îl contactați.

Procedura de distrugere a sigiliilor

Așadar, ne-am dat seama ce fel de foci există, precum și cine le face și cum. Acum propunem să luăm în considerare regulile pentru distrugerea lor.

Când ar putea fi nevoie de acest lucru? Sunt posibile diverse motive:

în primul rând, în cazul unei modificări a datelor proprietarului sigiliului care apar în acesta (schimbarea formei juridice sau a denumirii, locația organizației);
în al doilea rând, în cazul lichidării complete a întreprinderii;
în al treilea rând, etanșarea poate deveni inutilizabilă (uzată sau deformată) și necesită înlocuirea cu una nouă care ar lăsa o impresie clară. O serie de documente necesită o imprimare completă, clară, pe care să poată fi citit întregul text.

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Un exemplu ar fi un cec care este folosit pentru a încasa un casier al unei bănci. Iar dacă sigiliul dvs. nu mai poate lăsa o imagine complet lizibilă cu fiecare imprimare, atunci trebuie să eliberați mai multe verificări până când sigiliul de pe următorul lasă imprimarea dorită. Și dacă considerați că un carnet de cecuri are un număr limitat de foi și fiecare cec necesită semnăturile mai multor oficiali de rang înalt ai organizației, atunci durerea cu sigiliul va fi remarcată.

Cererea de sigiliu trebuie să indice motivul pentru care se face un nou sigiliu. Această cerere va fi însoțită de documente care confirmă modificările relevante: noua editie din carte și un certificat de înregistrare a modificărilor aduse actelor constitutive, eliberat de organele fiscale.

Vechiul sigiliu trebuie distrus, abia după aceea se poate face unul nou.

Să vă atragem atenția asupra unui punct. În această situație, se dovedește că până la o anumită dată toate documentele dvs. vor avea un sigiliu (de exemplu, cu o margine dreaptă neimprimabilă sau fără ultima literă din numele organizației), iar după această dată - un altul, ideal . Acest lucru ridică întrebări. Cum să evitați obținerea unui sigiliu vechi mâini rele? Și cum să dovedești că sigiliul schimbat acum dă forță legală documentelor? Este simplu - ai nevoie de:

în primul rând, distrugeți fizic vechiul sigiliu și,
în al doilea rând, documentați faptul distrugerii vechiului sigiliu și intrarea în vigoare a noului sigiliu (vezi exemplele 5 și 7).

Metoda de distrugere a focilor este aleasă de șeful organizației, dacă are autoritatea să facă acest lucru. Sigiliul poate fi distrus:

Distrugem singuri

În primul caz, distrugerea sigiliilor și ștampilelor este efectuată de o comisie special desemnată de șeful organizației. Această comisie distruge sigiliul și întocmește un act, care este aprobat de șeful organizației. Actul trebuie să indice:

timpul și locul distrugerii;
componența comisiei;
baza de distrugere a sigiliilor/ștampilelor;
numele și amprentele sigiliilor/ștampilelor distruse;
metoda de distrugere (produsele din cauciuc și alți polimeri sunt tăiate în bucăți mici sau arse, iar cele din metal sunt pilete în două linii transversale);
încheierea comisiei de aducere a sigiliului/ștampilei într-o stare care exclude posibilitatea restaurării și utilizării ulterioare;
semnăturile membrilor comisiei.

Acest act (vezi Exemplul 5) stă la baza înregistrării distrugerii sigiliului/ștampilei în jurnalul contabil (vezi Exemplul 9).

Actul de distrugere cu amprenta vechiului sigiliu trebuie păstrat în permanență în cazul unor dispute privind tranzacțiile, rapoartele și alte documente care sunt sigilate cu vechiul sigiliu.

Distrus de un terț

În al doilea caz, sigiliile/ștampilele vechi sunt predate autorității de înregistrare a sigiliului corespunzătoare sau organizației care a fabricat sigiliul (atelier de ștampile), despre care proprietarului sigiliului i se eliberează un certificat. Pe spatele ei se află o amprentă a sigiliilor și ștampilelor distruse.

În acest caz, nu numai sigiliul în sine, ci și un set de documente este prezentat spre distrugere. Iată compoziția lor aproximativă:

o cerere de distrugere a sigiliului, care este semnată numai de manager;
fotocopie a pașaportului managerului (și pt organizatii guvernamentale- si o copie a ordinului de numire a unui manager, certificata de o organizatie superioara);
împuternicire de la șeful organizației pentru distrugerea sigiliului către persoana responsabilă de distrugerea acestuia;
pașaportul (fotocopie) persoanei responsabile cu distrugerea sigiliului;
extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (copie legalizată);
un document care confirmă plata (chitanța originală Sberbank sau ordinul de plată).

Dacă sigiliul este pierdut, acesta nu poate fi distrus

Dacă vă pierdeți vechiul sigiliu, înainte de a face unul nou, trebuie să obțineți un certificat de la autoritățile interne cu privire la pierderea sigiliului. Cu acest certificat și pachetul standard de documente de mai sus puteți solicita un nou sigiliu. De asemenea, este necesar să se publice un anunț despre pierderea sigiliului în presa locală.

Dacă sigiliul pierdut a fost înregistrat, autoritatea de înregistrare trebuie să fie anunțată despre pierderea. Această procedură este considerată a fi o garanție suplimentară pentru deținătorul dreptului de autor al sigiliului.

Dacă sigiliul nu a fost înregistrat la autoritatea competentă înainte de a fi pierdut, atunci Este recomandabil să înregistrați noul sigiliu pentru a evita utilizarea ilegală a vechiului sigiliu. Astfel, dacă cineva folosește ilegal un sigiliu pierdut, va fi posibilă infirmarea tranzacției ilegale sau a oricărei alte tranzacții prin furnizarea de documente care să indice când a fost realizat un nou sigiliu cu un anumit număr de înregistrare pentru a-l înlocui pe cel pierdut și că vechiul sigiliu nu este. mai valabilă.

Sigiliile și ștampilele făcute pentru a le înlocui pe cele pierdute trebuie să aibă în amprentă litera „D”, care indică faptul că este un duplicat.

GOST R 51511-2001 vă permite să produceți un sigiliu cu imaginea stemei în mai multe exemplare ( ștampila numărului ), dacă sigiliul este pierdut, acesta este pregătit duplicat .

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Pentru a proteja sigiliul de contrafacere, experții recomandă schimbarea acestuia o dată pe an.

Răspunderea pentru falsificarea sigiliilor

La capabilități moderneÎl poți face chiar și acasă formă tipărită imprimați pe o imprimantă sau fotopolimer. Cu toate acestea, astfel de sigilii nu vor avea nicio forță de identificare. Organizațiile care permit în documentele lor ștampile de flux realizate de un producător necertificat fără a ține cont de cerințele GOST, trebuie să rețină că partenerii sau concurenții lor, furnizorii sau clienții pot folosi și ei această metodă.

Articolul 19.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru încălcarea procedurii de producere, utilizare, depozitare sau distrugere a formularelor, sigilii sau alți purtători ai imaginii emblemei de stat a Federației Ruse sub forma unei amenzi administrative în valoare de la 500 la 1.000 de ruble. În acest caz, numai angajații organelor de afaceri interne sunt împuterniciți să întocmească un proces verbal privind contravenția administrativă, iar cauza pe această temă se examinează în instanță.

Falsificarea actelor este o infracțiune.

Aici merită să acordați atenție articolului 327 din Codul penal al Federației Ruse „Falsul, producerea sau vânzarea de documente contrafăcute, premii de stat, timbre, sigilii, formulare." Falsificarea, producerea sau vânzarea unui document care acordă orice drepturi sau eliberează de obligații (care poate necesita forjarea unei amprente de etanșare), se pedepseste:

restrângerea libertăţii de până la 3 ani, sau
arestare pentru o perioadă de la 4 până la 6 luni, sau
închisoare de până la 2 ani.

Aceleași fapte săvârșite cu scopul de a ascunde o altă infracțiune sau de a facilita săvârșirea acesteia se pedepsesc cu închisoare de până la 4 ani.

Folosirea unui document falsificat cu bună știință se pedepsește cu:

o amendă de până la 80.000 de ruble sau în valoare salariile sau alte venituri ale persoanei condamnate pe o perioadă de până la 6 luni, sau
munca obligatorie pentru o perioadă de 180 până la 240 de ore sau
munca corecțională de până la 2 ani, sau
arestare pe o perioadă de la 3 la 6 luni.

Pedeapsa în fiecare caz concret este stabilită de instanță în funcție de gradul de vinovăție și de mărimea consecințelor. Dacă un document fals a fost folosit pentru fals oficial, atunci va intra în vigoare și articolul 292 din Codul penal al Federației Ruse, dacă pentru fraudă - articolul 159 din Codul penal al Federației Ruse.

Protecția sigiliilor și ștampilelor

Pentru a asigura ordinea de utilizare, siguranța și contabilizarea sigiliilor într-o organizație, a Instrucțiuni privind procedura de utilizare a sigiliilor, ștampilelor și faxurilor la întreprindere, aplicații la care pot fi:

cerere de probă pentru producerea sau înlocuirea unui sigiliu;
formularul registrului de sigilii și ștampile;
o listă de documente pe care este aplicat sigiliul organizației;
lista documentelor pe care este aplicată ștampila unității structurale.

Intrarea în vigoare a noului sigiliu trebuie formalizate prin ordin al conducătorului organizaţiei. Demonstrăm un eșantion al acestuia în Exemplul 7. Vă rugăm să rețineți: acest ordin numește persoana responsabilă pentru noul sigiliu. Aceasta nu este o coincidență. În primul rând, producția, contabilitatea, înlocuirea, depozitarea, transferul și distrugerea tuturor sigiliilor și ștampilelor organizației este asigurată de un funcționar desemnat prin ordin al managerului. De asemenea, păstrează un Jurnal de Sigilii și Timbre. De obicei, acesta este un angajat al serviciului responsabil cu munca de birou la întreprindere. În al doilea rând, dreptul de a utiliza un anumit sigiliu, precum și responsabilitatea pentru siguranța acestuia, pot fi transferate unui alt funcționar (de exemplu, sigiliul departamentului de personal poate fi controlat de șeful acestui departament).

În cazul concedierii sau absenței temporare a angajatului responsabil (de exemplu, din cauza vacanței sau a călătoriei de afaceri), se emite un ordin de transfer al autorității sale în ceea ce privește presa către o altă persoană (vezi Exemplul 8). De asemenea, puteți atașa această procedură la Descrierea postului angajat, folosind următoarea formulare: „În absența șefului departamentului HR, dreptul de utilizare și păstrare a sigiliului departamentului HR se transferă șefului adjunct al departamentului HR.”

Însuși faptul de a transfera un sigiliu de la un angajat la altul trebuie de asemenea documentat. Acest lucru se poate face în Jurnalul de sigilii și ștampile al organizației (vezi Exemplul 9). La unele întreprinderi, în locul unui jurnal sau pe lângă acesta, se întocmește un certificat de transfer al sigiliului. Dar, în opinia noastră, o semnătură în jurnal este suficientă pentru a se asigura că de la data primirii sigiliului responsabilitatea pentru aceasta este atribuită acestui funcționar.

Registrul de sigilii și ștampile este ținut de persoana responsabilă de contabilitatea acestora în organizație și se păstrează într-un seif. Forma unui astfel de jurnal nu a fost aprobată, astfel încât fiecare organizație are dreptul să-și dezvolte propria formă.

Jurnalul se ține conform regulilor de menținere a documentelor de raportare stricte. Fiecare foaie este numerotată, revista este cusată, sigilată și semnată de șeful organizației, care prin ordinul său a desemnat persoana responsabilă cu înregistrarea și păstrarea sigiliilor și ștampilelor. Vă oferim formă aproximativă Jurnal de sigilii și ștampile:

Deci, pentru a minimiza riscul de falsificare a sigiliului și de aplicare neautorizată a unui sigiliu real pe un document fals, trebuie să:

plasați o comandă pentru producția de sigilii și ștampile numai de la producători certificați (în Rusia, un certificat pentru producerea de sigilii de identificare din mastic, inclusiv cele cu simboluri oficiale, este emis de o singură organizație - Institutul de Cercetare Științifică de Tipărire din întreaga Rusie );
produce sigilii ținând cont de cerințele GOST R 51511-2001;
utilizați cerneală de ștampilă rezistentă la apă: acest lucru vă va ajuta să identificați cu ușurință falsificarea imprimanta cu jet de cerneala(cerneala îi este spălată de apă);
nu folosiți sigiliul rotund de bază al organizației pentru toate ocaziile, ceea ce face mai puțin documente importante sigilii suplimentare;
ține evidența sigiliilor și ștampilelor organizației;
depozitați sigiliile în dulapuri bine încuiate și sigilate.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

O entitate juridică trebuie să aibă un sigiliu în conformitate cu cerințele legii privind tipurile relevante de entități juridice:

Alineatul 5 al articolului 2 din Legea federală „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02/08/98 N 14-FZ:

"Compania trebuie să aibă un sigiliu rotund care să conțină numele complet al companiei în limba rusă și o indicație a locației companiei. Sigiliul companiei poate conține, de asemenea, numele companiei în orice limbă a popoarelor Federației Ruse și (sau) un străin. limba.
Societatea are dreptul de a deține ștampile și formulare cu denumirea sa corporativă, emblema proprie, precum și înregistrate în în modul prescris marcă comercială și alte mijloace de individualizare.”

Clauza 7 din articolul 2 din Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” din 12 decembrie 1995 N 208-FZ:

„Compania trebuie să aibă un sigiliu rotund care să conțină numele complet al companiei în limba rusă și o indicație a locației sale. Sigiliul poate indica și numele companiei în orice limbă străină sau în limba popoarelor Federației Ruse.
Societatea are dreptul de a deține ștampile și formulare cu numele, propria emblemă, precum și o marcă înregistrată în modul prescris și alte mijloace de identificare vizuală.”

Clauza 4 din articolul 3 din Legea federală „Cu privire la organizațiile non-profit” din 12 ianuarie 1996 nr. 12-FZ:

"Organizație non profit are un sigiliu cu numele complet al acestei organizații non-profit în limba rusă.
O organizație non-profit are dreptul de a avea ștampile și formulare cu numele său, precum și o emblemă înregistrată corespunzător.”

Următoarele persoane au dreptul de a plasa pe sigiliu emblema de stat a Federației Ruse:

organisme guvernamentale federale, alte organisme guvernamentale, organizații și instituții;
organizațiile și instituțiile, indiferent de forma lor de proprietate, învestite cu competențe guvernamentale individuale;
organismele care implementează înregistrare de stat acte de stare civilă;
notarii;
judecătorii de pace.

Cerințe pentru detaliile sigiliilor cu stema (sigiliile oficiale):

numele complet al persoanei juridice din caz nominativ, între paranteze - numele scurt (dacă există);
numărul principal de înregistrare de stat (OGRN);
numărul de identificare a contribuabilului (TIN);
cod conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO).

Numerele INN și OGRN sunt necesare numai pe sigiliile care reproduc Emblema de stat a Federației Ruse (sigiliile ștampilei), adică este posibil să nu fie indicate pe alte sigilii.

Legislația nu conține interdicție de reflecție Informații suplimentare pe sigiliu și, prin urmare, puteți, la discreția dvs., să reflectați TIN, OGRN, marca comercială, sigla pe acesta.

Nu există restricții cu privire la numărul de sigilii pe care o organizație le poate avea. O organizație poate avea mai multe sigilii - pentru departamentele structurale (departamentul de resurse umane, secretariat, birou), certificarea anumitor documente (facturi, certificate etc.).