Parametrin nimi	Merkitys
Artikkelin aihe:	Toimistoohjelmistot
Otsikko (teemaattinen luokka)	Teknologiat

Toimistoautomaation tasot

Joka tapauksessa toimistotyöhön kuuluu tiedon parissa työskentelemistä. Mutta tieto ei voi olla olemassa yksinään. Se pitää jotenkin turvata. Tiedot tallennetaan erilaisille medioille.

Erilaisten toimiston sisäisten tietojen automatisointi voidaan jakaa tasoihin. Seuraavaa luokitusta ehdotetaan.

1 taso. Joidenkin toimistolaitteiden käyttö (puhelin;

kopiokone, faksi) asiakirjojen lähettämiseen ja kopioimiseen.

2. taso. Tietokoneen käyttäminen asiakirjojen luomiseen ja tulostamiseen tavallisilla toimistoohjelmilla (Microsoft Office -ohjelmistopaketti).

3. taso. Erityisesti suunniteltujen ohjelmien käyttö toimistotyöskentelyyn yksittäisissä tietokoneissa.

4. taso. Paikallisen verkon käyttäminen tietokoneiden väliseen kommunikointiin ja asiakirjojen käsittelyyn.

Taso 5 Sähköinen asiakirjojen hallinta. Erityisesti kehitettyjen ohjelmien verkkoversioiden käyttö asiakirjojen, tavaroiden liikkumisen, tietokantojen välisen yhteydenpidon paikallisverkon kautta jne.

6. taso. Sähköinen asiakirjojen hallinta. Internetin etäyhteyden käyttö tiedon vastaanottamiseen ja lähettämiseen.

7. taso. Automatisoidun ohjausjärjestelmän käyttö sekä omistettu pääsy Internetiin pysyvää läsnäoloa varten verkossa virtuaalisen toimiston luomiseksi.

Vähimmäisautomaatio, joka matkatoimistolla tulee olla, on tietokoneet, joissa on vakioohjelmisto. Nykyaikainen matkatoimisto ei voi toimia normaalisti ilman tietokonetta. Lisäksi tarvitaan sähköposti - tehokas viestintäväline. Yhä useammat matkanjärjestäjät ja pienetkin toimistot keskittyvät sähköpostiin kätevämpänä ja ennen kaikkea halvempana tiedonvaihtotapana.

Kaiken toimistotyön automatisoimiseen tarkoitetun matkailuohjelman erityisohjelmiston tarve johtuu kahdesta syystä. Ensimmäinen on niiden asiakkaiden määrä, joita Excelin johtaja ei enää pysty hallitsemaan. Toinen syy on henkilöstön koulutuksen korkea ammattitaito.

Internet-toimiston tai -myymälän avaaminen on erittäin vakava asia, joka vaatii paljon rahaa ja huomiota.

Matkailu on valtava toiminta-ala eri organisaatioille.

Kaikkien ohjelmistojen (ohjelmistojen) kehitysstrategian määrää pitkälti sekä Microsoftin tuotteiden suosio että Internet-teknologioiden laaja käyttö ja paikallisverkkojen käyttö.

Sovellusohjelmiston valinnan määrää käyttäjä itse ja ratkaistavien tehtävien luokka. Monet sovellusohjelmistojen luomiseen erikoistuneet yritykset luovat erilaisia ​​ohjelmia toimistotyötä varten,

Tekstintunnistusohjelmia käytetään esimerkiksi muuttamaan painetut asiakirjat sähköisiksi skannerin avulla. Οʜᴎ muuntaa skannerilla saadun tekstin (kuvan) graafisen kuvan tekstiksi ja sen myöhempään editointimahdollisuuteen. Yksi suosituimmista OCR-ohjelmista on FineReader.

Työnkulun automatisoimiseen käytetään Microsoft Office -paketin vakioohjelmia (Word, Excel, Access) ja erikoisohjelmistoja - ns. asiakirjanhallintajärjestelmiä (DMS).

Sähköpostin kanssa työskentelyyn tarkoitettuina ohjelmina käytetään Outlook Expressiä, Microsoft Outlookia, The Batia ja muita.

On tärkeää huomata, että Microsoft PowerPointia käytetään laajasti tuoteesitysten luomiseen.

Tarkastellaanpa joitain matkailussa käytettyjä ohjelmia erilaisten ongelmien ratkaisemiseen.

Toimistoohjelmistot - konsepti ja tyypit. Luokan "Toimistoohjelmistot" luokitus ja ominaisuudet 2017, 2018.

Maailmassa on luotu satoja ohjelmia, joiden kehittäjät luokittelevat tuotteensa toimistolaitteiksi. Samanaikaisesti maassamme on muodostettu erittäin rajoitettu joukko toimistosovelluksia (kuudesta seitsemään ohjelmaa), jotka on asennettu valtaosaan tietokoneista, joiden omistajat työskentelevät asiakirjojen kanssa tavalla tai toisella. Tietenkin ensinnäkin tämä luettelo sisältää ohjelmia kaikista Microsoft Office -paketin versioista. Suosituin tuote tästä sarjasta on MS Word (melkein kaikki käyttävät sitä), MS Outlook on todennäköisesti toisella sijalla suosiossa - suuri joukko käyttäjiä käyttää sitä sekä sähköpostiohjelmana että henkilötietojen järjestämisen välineenä. Myös PowerPointia ja Exceliä käytetään melko usein, mutta syvällistä Exceliä tuntevien PC-omistajien määrä ei ole niin suuri, kun taas PowerPointin ominaisuuksien hallitseminen ei ole vaikeaa. Mutta Access DBMS:ää, joka on asennettu moniin (etenkin kotiin), niin sanotusti varaukseen, käytetään paljon harvemmin.

Huolimatta siitä, että Microsoft täydentää jatkuvasti toimisto-ohjelmiensa arsenaalia, kotimaisilla yrityksillä on vielä tilaa toimia toimistotuotteiden luomisessa, ja tämä johtuu ensisijaisesti kansallisista eli kielikohtaisista erityispiirteistä. Puhumme sanakirjoista, kääntäjistä ja merkintunnistustyökaluista, jotka täydentävät Microsoft Office -ohjelmapakettia. Suurin osa näistä ohjelmista on integroitu Microsoft Office -sovellusliittymään.

Tietokonesanakirjoista kannattaa nostaa esiin ABBYYn sähköinen sanakirjatuote Lingvo, joka kääntää nopeasti venäjästä englanniksi, ranskaksi, saksaksi, italiaksi, espanjaksi ja päinvastoin. ABBYY tarjoaa myös suosituimman ohjelmiston paperiasiakirjojen tekstin tunnistamiseen ja muuntamiseen sähköiseen muotoon - FineReaderin.

Käännösohjelmista suosituimpia ovat venäläisen PROMT-yrityksen ohjelmat, joka kehittää käännösjärjestelmiä ja sähköisiä sanakirjoja seitsemälle eurooppalaiselle kielelle: englanti, saksa, ranska, espanja, italia, portugali ja tietysti venäjä. Näitä ohjelmia käsitellään tässä artikkelissa.

MS Office – toimisto aina

MS Officen kehityshistoria heijastaa pitkälti toimistosovellusten kehitysvaiheita käsitteen nykyisessä merkityksessä. Suhteellisen äskettäin, nimittäin vuonna 1983, Microsoft kehitti ensimmäisen tekstieditorinsa - Multi-Tool Wordin. Samana vuonna ohjelmasta ilmestyi DOS-versio, vuonna 1984 - versio Apple Macintoshille ja vuonna 1989 - Microsoft Windowsille.

Vuonna 1984 Microsoft aloitti työskentelyn PC- ja Macintosh-laskentataulukon ensimmäisten versioiden parissa, joiden lopulliset versiot julkaistiin vuotta myöhemmin. Samaan aikaan Berkeleyn yliopistosta valmistunut Bob Gaskins kehitti esityksiin tarkoitetun PowerPoint-ohjelman. PowerPoint 1.0:n mustavalkoinen versio julkaistiin vuonna 1987 Apple Macintosh -tietokoneelle, ja Microsoft osti sen samana vuonna. Vuotta myöhemmin ohjelmasta ilmestyi Windows-versio.

Ja niinpä vuonna 1988 esiteltiin ensimmäinen versio integroidusta Microsoft Office -ohjelmistopaketista, joka sisälsi sana- ja taulukkolaskentaprosessorit, esitystyökalun ja sähköpostiohjelman. Ajan myötä tästä sarjasta on itse asiassa tullut standardi toimistosovelluksissa. Integroidun toimistopaketin ideana oli, että yhteistyöohjelmien paketti voisi tehdä enemmän kuin yhteenkuulumattomien sovellusten summa. Ja tällainen idea osoittautui erittäin hedelmälliseksi: erilaisten tekstien kirjoittaminen, asiakirjojen luominen, talouslaskelmat ja sähköpostin vaihto - tämä on juuri se tehtävä, joka toimistotyöntekijöiden on suoritettava.

Ensimmäinen Microsoft Office -paketti julkaistiin Macintosh-tietokoneille vuonna 1988, mutta vasta Windows 3.x -käyttöjärjestelmän julkaisun ja yleistymisen jälkeen toimisto-ohjelmistojen kehittäminen PC-tietokoneille nousi yrityksen painopistealueeksi. Ensimmäiset Windows-toimistosovellukset ilmestyivät 90-luvun alussa, ja ensimmäinen MS Office for Windows -versio, numero 3.0, julkaistiin vuonna 1992. Ohjelmasarjaan kuuluivat Word 2.0 -tekstinkäsittelyohjelma, Excel 4.0 -taulukkolaskentaohjelma, PowerPoint 3.0 -esityssovellus ja sähköpostiohjelma. Officessa ei tuolloin ollut tietokannan hallintajärjestelmää - Access DBMS, joka oli suunnattu ensisijaisesti Microsoft Office -käyttäjille, jotka joutuvat luomaan omia tietokantoja ja jotka eivät tunne ohjelmointia, ilmestyi vasta 90-luvun alussa.

Ajatus yhdistää universaaleja toimistotyökaluja, jotka eivät ole sidottu tiettyyn toimistotyöhön, toimi pohjana MS Office -paketin maailmanlaajuiselle suosiolle. Microsoft Officella ei ole erillisiä ohjelmia tietyille yrityksen työntekijöille (kirjanpitäjä, lakimies, henkilöstöpäällikkö jne.), mutta jokaisen käyttäjän tarvitsemat tehtävät on mahdollisimman pitkälle automatisoitu. Juuri tämä lähestymistapa antoi Microsoftille mahdollisuuden tehdä toimisto-ohjelmistaan ​​välttämättömiä eri käyttäjäryhmille ympäri maailmaa.

1990-luvun alussa Internetistä tuli melko massailmiö, ja pian kävi selväksi, että toimistotyöhön tulisi kuulua myös työkaluja webin käyttöön. Ja sitten vuonna 1995 Microsoft, suurin toimistoohjelmistojen valmistaja, julkisti ohjelman Internet-ominaisuuksien lisäämiseksi kaikkiin tuotteisiinsa. HTML:stä on tullut täysi MS Office -sovelluksissa luotu tiedostomuoto. HTML-muotoon tallennetut asiakirjat mahdollistivat niiden tarkastelun selaimella, mutta niitä voi edelleen muokata vastaavissa Office-ohjelmissa käyttämällä kaikkia alkuperäisten sovellusten käytettävissä olevia työkaluja. Paketin kehittämisen päävaiheet on esitetty kuvassa. 1, ja tämän kaavion loppupiste on edelleen vuosi 2003 - tämän vuoden lokakuussa ilmestyi uusi tuote nimeltä Office System. Office Systemin perustaksi tuli Microsoft Office 2003 -paketti, jonka lisäksi Office Systemiin sisältyy Microsoft Office 2003:n lisäksi, joka sisältää suositut tuotteet kuten Word, Excel, PowerPoint, Access, useita muita sovelluksia. Se sisältää esimerkiksi uuden OneNote 2003 -sovelluksen, muistiinpano- ja hallintasovelluksen, jonka avulla voit tallentaa, järjestää ja käyttää muistiinpanoja uudelleen kannettavassa tai pöytätietokoneessa. Lisäksi Office System sisältää FrontPage 2003:n, työkalun Web-sivustojen luomiseen ja hallintaan.

Office System sisältää myös Microsoft Publisher 2003:n, käyttäjäystävällisen työpöytäjulkaisujärjestelmän, joka on suunniteltu ensisijaisesti yrityskäyttäjille, jotka haluavat tuottaa omia markkinointimateriaaleja ilman ammattisuunnittelijoiden apua. Microsoft Publisher tarjoaa korkealaatuisten markkinointi- ja tiedotusmateriaalien luomisen ja suunnittelun. Tässä ohjelmassa on monia Wordin ominaisuuksia, mutta jos Wordin päätehtävänä on muodostaa dokumentin sisältö ja Wordilla on mahdotonta saada korkealaatuisia painotuotteita, Publisherin tarkoitus on toteuttaa asiakirja korkealaatuisen painojulkaisun muodossa. Publisher-ohjelma on saanut suurimman levinneen värikkäiden vihkojen, luetteloiden, kutsukorttien, onnittelukorttien jne. valmistuksessa, koska se sisältää kaikki tähän tarvittavat työkalut, mallit ja aihiot.

Office System sisältää myös muita sovelluksia, mutta koska tässä artikkelissa annamme yleiskatsauksen massakäyttäjälle vaadituista PC-ohjelmien vähimmäismäärästä, rajoitamme vain lyhyeen luetteloon ohjelmien, kuten Word 2003, Excel 2003, Outlook, ominaisuuksista. 2003, PowerPoint 2003.

Microsoft Word 2003

Microsoft Word 2003 on monitoiminen tekstinkäsittelyjärjestelmä, jossa on täydellinen joukko työkaluja, joita tarvitaan lähes minkä tahansa monimutkaisten asiakirjojen nopeaan luomiseen ja tehokkaaseen käsittelyyn (kuva 2). niin laajalle levinnyt tekstinkäsittelyohjelma, että sen tiedostomuodosta (*.doc) on tullut de facto standardi kaikille toimistosovellusten kehittäjille.

Word tarjoaa tekstin muokkauksen tarjoamalla käyttäjälle erilaisia ​​muotoilutyökaluja (merkki-, kappale- ja jaksotasolla). Merkkitasolla ohjelma tarjoaa merkkien muotoilun (fontti, kirjasinkoko, merkkivälit, lihavoitu teksti, kursivoitu, alleviivaus, tekstin väri jne.) ja kappaletasolla kappaleen muotoilun noudattamisen (tasausmenetelmä, rivivälit, kehystys, täyttö, luettelomerkittyjen luetteloiden luominen jne.). Ohjelman avulla voit myös muotoilla osia, toisin sanoen asiakirjan osia, joissa sarakkeet, ylä- ja alatunnisteet, sivunumerointi, alaviitteet, marginaalit ja jotkut muut parametrit säilyttävät muotonsa. Merkkien, kappaleiden ja osien muotoilun sekä sivun asetusten (koko, tausta ja niin edelleen) yhdistelmä määrittää asiakirjan asettelutiedot.

Word tekee asiakirjan muotoilusta paljon helpompaa tarjoamalla mahdollisuuden käyttää tyylejä – nimettyjä ja tallennettuja muotoiluvaihtoehtoja. Tyyli voi määrittää fontit, kirjasinkoot, rivivälit, tekstin kohdistamisen reunoja pitkin ja niin edelleen. Kun olet määrittänyt tyylin, voit nopeasti käyttää sitä mihin tahansa asiakirjasi tekstiin. Tekstin muotoilu tyyleillä on paljon nopeampaa kuin jokaisen muotoiluelementin manuaalinen muuttaminen. Tyylin käyttäminen varmistaa, että asiakirjan tiettyjen elementtien ulkoasu on johdonmukainen, ja voit myös automatisoida toimenpiteitä, kuten sisällysluettelon ja hakemistojen luomisen. Wordissa on useita ennalta määritettyjä tyylejä, ja voit myös luoda mukautettuja tyylejä.

Pääsääntöisesti organisaatiot luovat monia toistuvia asiakirjoja, joiden valmistelua voidaan nopeuttaa erityisten mallien avulla, joiden avulla voit nopeasti tuottaa samanmuotoisia asiakirjoja tuhlaamatta aikaa muotoiluun. Mallit voivat sisältää tietoja tyyleistä ja vakioteksteistä ja jopa työkalurivejä valmisteluprosessin yhtenäistämiseksi ja automatisoimiseksi. Wordin mukana tulee malleja monille vakioasiakirjoille. Wordin avulla voit tehdä nopeasti tilauksen, muistion, laatia tieteellisen ja teknisen raportin, kirjeen tai minkä tahansa muun asiakirjan, joka sisältää vakioelementtejä. Word tarjoaa myös sisäänrakennettuja grafiikkatyökaluja, joiden avulla voit sisällyttää tekstiin kaavioita, piirustuksia ja kaavioita.

Word 2003 sisältää myös uusia mahdollisuuksia käyttää lisäresursseja - sähköisiä sanakirjoja, malleja, leikekuvia, koulutusmateriaaleja jne., jotka on kerätty erityiselle Microsoft Office Online -verkkosivustolle.

Viime aikoina on ilmestynyt useita uusia interaktiivisia venäjänkielisiä palveluita. Erityisesti Office 2003:n käyttäjillä on pääsy sähköisiin tietosanakirjoihin ja tuotteiden hakukoneisiin verkkokaupoissa. Tällaisten palveluiden määrä kasvaa jatkuvasti, mikä avaa MS Office -käyttäjille pääsyn uusiin palveluihin.

Word 2003:n tuki XML-tiedostomuodolle antaa sinun tallentaa yhteenvedot, raportit ja muut asiakirjat tässä muodossa rikkomatta Wordin muotoilua. Word-asiakirjan tallentaminen XML-muodossa luo yhden tiedoston, mikä helpottaa tiedoston jakamista ja käsittelyä verrattuna HTML:ään, joka tallentaa kuvat ja muut tiedostot erikseen.

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook 2003 on tehokas henkilökohtaisten tietojen työkalu. Ohjelma yhdistää sähköpostin, henkilökohtaisen kalenterin, aikataulutyökalut, henkilökohtaisten tietojen (kuten yhteystietojen ja tehtävien) hallinnan, erityissovellusten luomisen yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen. Outlook tarjoaa yhteystietoluettelon, johon voit tallentaa yhteystietoja, sekä päiväkirjaa, jolla voit lajitella ja paikantaa Microsoft Office -asiakirjoja sen mukaan, kuinka kauan olet työskennellyt niiden parissa.

Monet ihmiset ympäri maailmaa ovat täysin arvostaneet Outlookin kykyä suunnitella työtä ja hallita sen edistymistä. Se osoittautui erittäin käteväksi, että kullekin ajoitetulle tapahtumalle voi asettaa muistutuksia tietylle ajalle. Käyttäjät voivat nähdä muistutuksia kaikista kuluvan päivän ajoitetuista toiminnoista tai saada varoituksen tärkeästä tapahtumasta useita päiviä etukäteen. Outlookia voidaan käyttää myös ryhmätöiden ajoittamiseen. Esimerkiksi kun työskentelet yritysverkossa, voit tarkastella kokoukseen kutsuttavien työntekijöiden vapaa-aikataulua ja valita automaattisesti kaikille sopivimman ajan.

Outlook 2003:ssa ohjelma on muuttunut merkittävästi. Uusi käyttöliittymä tarjoaa viestien järjestelyn näytölle pystysuoran ikkunan - ns. sanomalehtisarakkeen - muodossa (kuva 3).

Sähköpostien hallintaan on uusia vaihtoehtoja. Smart Mail Grouping -ominaisuuden avulla voit lajitella sähköpostisi vastaanottoajan, tärkeyden, koon ja muiden mukaan. Tämän seurauksena käyttäjä saa lyhyen luettelon osioista: tänään, eilen, tällä viikolla, viime kuussa, viime vuonna. Napsauttamalla mitä tahansa kohdetta näet kirjaimet, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Toinen innovaatio mahdollistaa tehokkaamman postin lajittelun ja käsittelyn. Nämä ovat virtuaalisia hakukansioita, jotka näyttävät tiettyjen hakukyselyiden tulokset. Tämä jättää kaikki sähköpostit alkuperäisiin Outlook-kansioihinsa. Hakukansioiden avulla sähköpostit on helppo ryhmitellä tiettyjen kriteerien mukaan.

Outlook 2003:ssa on myös mukautettu roskapostisuodatin. Ohjelma suodattaa roskapostiksi epäillyt viestit ja siirtää ne automaattisesti Roskaposti-kansioon.

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft PowerPoint 2003 (Kuva 4) on suosittu esitysten valmisteluohjelma, jota liikemiehet, opettajat, luennoitsijat ja toimistotyöntekijät käyttävät laajalti. Tämän ohjelman käyttö on muuttanut käsitystä esityksen luomisen monimutkaisuudesta: laadukkaimman kuvamateriaalin sisältävän raportin suunnittelu vie nykyään muutamassa minuutissa.

PowerPointin avulla voit luoda visuaalisia esityksiä integroimalla tekstiä, grafiikkaa, videoita ja muita elementtejä erillisille sivuille, joita kutsutaan dioiksi, kuten diaprojektorit, jotka ovat nykyään poistuneet käytöstä tietokoneesitysten käyttöönoton vuoksi. PowerPointin avulla voit luoda dioja, jotka sisältävät kelluvia taulukoita ja rivitystekstiä, sekä muokata, näyttää ja tulostaa dioja.

Siirtymiä diojen välillä esitystä esitettäessä tietokoneelta voidaan animoida monin eri tavoin, ja voit myös animoida diojen yksittäisiä elementtejä kiinnittääksesi niihin yleisön huomion. Kuten muutkin MS Officen ohjelmat, PowerPoint tarjoaa monia valmiita suunnitteluvaihtoehtoja ja sisältömalleja.

Microsoft PowerPointin avulla voit lähettää esityksiä suurelle yleisölle Internetin kautta.

Microsoft Officen kehittyessä ohjelma sai uusia elementtejä, jotka olivat yhteisiä kaikille Office-sovelluksille. Esimerkiksi PowerPoint 2003 esitteli parannetun katseluohjelman (PowerPoint Viewer), jonka avulla käyttäjät, joilla ei ole PowerPointia asennettuna, voivat tarkastella PowerPoint-esitystä. Esityksen tekijät voivat ottaa Viewerin käyttöön esityksen polttovaiheessa CD-levylle. Lisäksi ohjelma on hankkinut useita uusia ominaisuuksia, erityisesti mahdollisuuden katsella koko näytön elokuvia PowerPoint-esityksinä.

Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel on ihanteellinen työkalu kirjanpitoongelmien ratkaisemiseen, kokeellisten tietojen käsittelyyn, raporttien laatimiseen jne. (Kuva 5).

Excel-dokumenttia kutsutaan työkirjaksi, joka koostuu taulukoista, jotka ovat solutaulukoita, joihin voidaan tallentaa numeerista ja tekstillistä tietoa. Tällainen kirja toimii hyvänä organisointityökaluna: sinne voi esimerkiksi kerätä kaikki tiettyyn projektiin (tehtävään) liittyvät dokumentit (laskentataulukot) tai kaikki dokumentit, joita yksi esiintyjä ylläpitää.

Excel-taulukot ovat käteviä tiedon tallentamiseen ja lajitteluun, matemaattisiin ja tilastollisiin laskelmiin. Numeroiden käsittelyn lisäksi Excelissä on edistyneitä tekstinkäsittelyominaisuuksia, joiden avulla voit luoda melkein minkä tahansa monimutkaisia ​​asiakirjoja. Excelissä on suuri määrä malleja, joiden avulla voit nopeasti laatia erilaisia ​​asiakirjoja, mukaan lukien talousasiakirjat.

Microsoft Excelissä on paljon sisäänrakennettuja toimintoja matemaattisia, tilastollisia, taloudellisia ja muita laskelmia varten. Yksi ohjelman tärkeimmistä toiminnoista on kyky esittää tietoja erilaisten kaavioiden, kaavioiden ja karttojen muodossa.

Excel tarjoaa tehokkaan työkalun parametrien valinnan, tilastollisen data-analyysin jne. ongelmien ratkaisemiseen. Ulkoisten tietolähteiden (erimuotoiset taulukot, tietokannat) käyttömahdollisuudet on toteutettu.

XML-tuen ansiosta Office Excel 2003 voi lukea tietoja mistä tahansa käyttäjän määrittämästä XML-skeemasta. Voit myös käyttää Microsoft Office Excel 2003:n XML-kielen tukea päivittääksesi kaavioita, taulukoita ja kaavioita, kun vastaavaan XML-tietovarastoon tehdään muutoksia.

MS Office -sovellusten integrointi

Microsoft Office -tuoteperheen tuotteet sisältävät samantyyppisiä työkalurivejä sekä kaikille sovelluksille yhteisiä työkalusarjoja (oikoluku, piirustustyökalu, kaavioeditori, clipart-kirjasto, piirustukset jne.), joten niillä on oppineet työskentelemään yhden sovelluksen kanssa, käyttäjät voivat helposti hallita paketin muut osat.

Kaikki Microsoft Office -sovellukset tarjoavat tiedonsiirtoa yksittäisten sovellusten välillä. Mikä tahansa paketin sovellus mahdollistaa kuvan, videoleikkeen tai äänileikkeen sijoittamisen dokumenttiin (teksti, laskentataulukko, esitys, tietokanta). Verkkokäyttöjärjestelmissä työskentely Microsoft Office -perheen sovellukset tukevat yhteistä ryhmätyöskentelyä jaetuilla asiakirjoilla, jotka sijaitsevat paitsi työaseman paikallisella asemalla, myös naapurikoneella tai verkkopalvelimella. Useat ihmiset voivat käyttää Microsoft Excel 2003 -laskentataulukkoa tai Microsoft Access -tietokantaa samanaikaisesti. Microsoft Wordin avulla voit luoda asiakirjan, jota eri ihmiset voivat käsitellä samanaikaisesti.

Integroimalla Microsoft Office -sovelluksia ohjelmistopaketin käyttäjät voivat luoda monimutkaisia ​​yhdistelmädokumentteja eri sovellusten tiedoista. Microsoft Office -sovellusten välinen tiedonvaihtomenetelmä (objektien linkitys- ja upotusmekanismi) tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden lisätä muissa sovelluksissa luotuja fragmentteja yhdessä sovelluksessa luotuun dokumenttiin. Lähdesovelluksessa luotu fragmentti voidaan sijoittaa kohdesovelluksen dokumenttiin objektina, joka tallentaa liitettyjen tietojen kanssa tietoa kohteen luoneesta sovelluksesta. Tämä mahdollistaa objektin muokkaamisen sen luoneen sovelluksen avulla. Objektit voivat olla kuva, teksti, kaavio, soluväli, äänitiedosto tai jopa videoleike.

Alkuperäisen objektin ja sen kopion linkittämismekanismi tarjoaa tehokkaan työn eri lähteitä käyttävien yhdistelmädokumenttien kanssa. Erityisesti voit määrittää tilan, jossa Excel-laskentataulukosta Word-asiakirjaan sijoitetut tiedot päivittyvät automaattisesti yhdistelmädokumenttiin, kun lähde, Excel-taulukko, päivitetään.

Vaikka Microsoft Office -sovelluksissa on hyvin laaja valikoima toimintoja, on selvää, että mikään ohjelmistotuote ei pysty tyydyttämään eri käyttäjäryhmien kaikkia erityistarpeita. Siksi Microsoft Office -ohjelmistopaketin sovelluksiin on sisäänrakennettu universaali työkalu omien Visual Basic for Applications (VBA) -sovellusten luomiseen.

Muita toimistoohjelmia

PROMT-kääntäjät

Tietotekniikan nopea kehitys, median globaali leviäminen, Internetin kasvava suosio ovat synnyttäneet valtavan tietovirran eri kielillä. Siksi tietokonetyökalujen tarve käännösprosessin automatisoimiseksi ja sen kustannusten alentamiseksi on erittäin akuutti. Konekäännöstä ei tietenkään voi verrata ihmisen tekemiin käännöksiin, mutta toisaalta käyttäjä saa tarvittavat tiedot muutamassa sekunnissa. Konekäännösjärjestelmien käyttö on tehokasta suurten samantyyppisten asiakirjojen käännösten järjestämisessä lyhyessä ajassa varmistaen samalla terminologian ja tyylin yhtenäisyyden kaikissa asiakirjoissa. Käännösjärjestelmää käytettäessä varmistetaan käytetyn tyylin ja terminologian yhtenäisyys ja asiakirjojen kääntämiseen käytetty aika minimoidaan.

PROMT-tuotteet tarjoavat nopean ja laadukkaan käännöksen luonnollisten kielten morfologisten ja syntaktisten sääntöjen mukaisesti. Riittää, kun avaat tekstiä sisältävän asiakirjan tai kirjoitat tekstiä manuaalisesti käännösikkunaan, napsautat "Käännä" -painiketta - ja käännös on valmis (kuva 6).

Käännösjärjestelmän uusimmasta versiosta puhuttaessa on korostettava, että PROMT 7.0 mahdollistaa käännöstoimintojen upottamisen suoraan Microsoft Word 2000-2003:een. PROMT:n asennuksen jälkeen Word-ikkunaan ilmestyy työkaluineen lisäpaneeli ja ylävalikon kohta, joka tarjoaa pääsyn kaikkiin käännöstoimintoihin (kuva 7). Siten Word-ikkunasta voit kääntää vieraan asiakirjan venäjäksi tai venäjästä vieraaksi kieleksi.

PROMT 7.0 on myös integroitu Excel-, Outlook-, PowerPoint- ja FrontPage-sovelluksiin, mikä helpottaa huomattavasti sähköpostin, esitysten ja vieraiden kielten HTML-sivujen käsittelyä.

ABBYY Lingvo 10

Lingvo-sanakirja (kuva 8) on laajalti kotikäyttäjien ja ammattikääntäjien käytössä pienissä yrityksissä ja suurissa yrityksissä. Lingvo-käyttöliittymän mukavuuden vahvistavat lukuisat käyttäjäarvostelut ja asiantuntijoiden korkeat arvosanat 15 vuoden aikana markkinoilla. Täydellisin sanakirjasarja "ABBYY Lingvo 10 Multilingual" sisältää 10 miljoonaa sanaa (yli 4,5 miljoonaa kohtaa) viidellä kielellä, 11 yleissanakirjaa, 67 erikoissanakirjaa eri aiheista.

Lingvoa päivitetään jatkuvasti uusilla sanakirjoilla ja merkityksillä: 10. monikielinen versio sisältää 16 uutta ja 7 merkittävästi uudistettua (verrattuna 9. versioon) sanakirjaa. Kaikki uudet sanakirjat julkaistiin vuosina 2003-2004, ja joillain sanakirjoilla ei ole painettuja analogeja (Lingvo 10:n julkaisuhetkellä): näitä ovat muun muassa kieli-kulttuurisanakirja "Americana II" ja tietokonetermien selittävä sanakirja. EM Proidakov.

Jokainen Lingvo-sanakirjamerkintä sisältää kaikki mahdolliset käännökset.

Sanakirjamerkinnät sisältävät transkriptiota, tulkintoja, synonyymejä ja antonyymejä, kieliopillisia kommentteja ja lukuisia esimerkkejä vieraiden sanojen käytöstä.

Lingvo voi etsiä sanaa koko sanastokorttien tekstistä samaan aikaan kaikista sanakirjoista, mikä on hyödyllistä, jos haluat löytää sanakirjamerkintöjen sisältämää tietoa esimerkiksi käyttöesimerkeistä. Samanaikaisesti Lingvo etsii ja kääntää sanoja morfologian mukaan eli missä tahansa muodoissaan.

Iso-Britannian ja Saksan puhujat äänestivät 15 000 eniten käytettyä englannin ja 10 000 saksankielistä sanaa.

ABBYY Lingvo tarjoaa mahdollisuuden luoda mukautettuja sanakirjoja sekä yhdistää muiden käyttäjien luomia sanakirjoja. Lisää sanakirjoja voi ladata ilmaiseksi Lingvo Association of Lexicographers -sivustolta www.LingvoDA.ru, jossa on nykyään yli 100 sanakirjaa useilla eri kielillä (mukaan lukien arabia, kiina, esperanto jne.) laajalla valikoimalla. aiheista (esimerkiksi lyhenteiden sanakirjat, kirjanpitotermit, idiomit jne.).

Vieraita kieliä opiskeleville tai osaamistaan ​​parantaville Lingvo auttaa tehostamaan tätä prosessia. Uusi sanaston oppimissovellus, Lingvo Tutor, perustuu menetelmään muistaa sanoja niin sanotuilla flashcardilla. Pääasiallinen toimintatapa on sanan oikeinkirjoituksen tarkistaminen tietyn käännöksen ja vihjeiden mukaan. Lingvo Tutor pitää tilastoja: kuinka monta sanaa on, kuinka monta niistä on jo opittu ja kuinka monta on jäljellä. Koulutuskortit sisältävät käännöksiä, transkriptioita, esimerkkejä. Ne voidaan tulostaa ja toistaa sanoja, vaikka tietokonetta ei olisi käsillä. Lingvo Tutor on kätevä sovellus, joka lisää leikkiä ja kilpailua sanojen oppimisprosessiin.

ABBYY FineReader

Asiakirjojen parissa työskentelevien käyttäjien on yhä useammin siirrettävä ne paperista sähköiseen muotoon. Venäjällä suosituin OCR-ohjelma paperiasiakirjojen ja PDF-tiedostojen tunnistamiseen on ABBYY FineReader (kuva 9).

ABBYY FineReader 7.0:sta on kolme versiota: ABBYY FineReader Kotiversio suunniteltu tunnistamaan yksinkertaiset asiakirjat kotona, ABBYY FineReader Professional Edition— monenlaisten asiakirjojen, myös monimutkaisten, ja ABBYY FineReaderin ammattimaiseen tunnustamiseen yrityspainos yhdistää korkean tunnistustarkkuuden verkkoominaisuuksiin.

Alla luetellaan ABBYY FineReader 7.0 Professional Editionin ominaisuudet.

ABBYY FineReaderin integrointi Microsoft Office Word 2003:een antaa sinun muokata tunnistustuloksia tutuilla Word-työkaluilla ja samalla tarkistaa tekstin alkuperäiseen kuvaan verrattuna. Tätä varten riittää, että tallennat asiakirjan uudessa muodossa - Microsoft Word XML.

ABBYY FineReaderin avulla voit avata, tunnistaa ja muokata PDF-tiedostoja ja tallentaa tuloksen missä tahansa ohjelman tukemassa muodossa. FineReaderilla luodut PDF-tiedostot on optimoitu julkaistavaksi Internetissä: monisivuisen asiakirjan ensimmäiset sivut ovat heti luettavissa, kun taas muut sivut latautuvat edelleen tietokoneellesi.

FineReader tukee neljää perus PDF-tallennustilaa: vain teksti ja kuvat, vain kuva, teksti sivukuvan päälle, teksti sivukuvan alla. Lisäksi voidaan asettaa vaihtoehto "Korvaa epävarmasti tunnistetut merkit heidän kuvillaan", mikä kasvattaa tuettujen tallennustilojen kokonaismäärän kuuteen.

ABBYY FineReader tunnistaa asiakirjat 177 kielellä, mukaan lukien venäjäksi, ja 34 kielelle on sisäänrakennettu oikeinkirjoituksen tarkistus. Oikoluku mahdollistaa tunnistetun tekstin muokkaamisen. Epävarmuudella tunnistetut merkit ja sanat, joita ei ole sanakirjassa, on korostettu eri väreillä. FineReader 7.0 sisältää lääketieteellisiä ja juridisia sanakirjoja englanniksi ja saksaksi.

Ohjelmassa on intuitiivinen käyttöliittymä. Ohjattu skannaus- ja lukutoiminto auttaa sinua saamaan tuloksen nopeasti, ja voit oppia OCR:n kanssa työskentelyn monimutkaisista osista Opi esimerkin mukaan. Sisäänrakennettu WYSIWYG-editori ABBYY FineReader tarjoaa asiakirjan suunnittelun yksityiskohtien toiston: tekstisarakkeet, taulukot ja kuvat näkyvät muokkausikkunassa samalla tavalla kuin ne olivat alkuperäisessä kuvassa.

ABBYY FineReader vie tunnistustulokset nopeasti suosittuihin toimistosovelluksiin, kuten Microsoft Wordiin, Microsoft Exceliin ja Microsoft PowerPointiin. Tunnistettu teksti voidaan tallentaa eri muodoissa: PDF, HTML, Microsoft Word XML, DOC, RTF, XLS, PPT, DBF, CSV ja TXT.

	Vaihtoehtoiset toimistopaketit Kuluttajamäärällä mitattuna toimistopakettimarkkinat ovat yksi massiivisimpia, joten on selvää, että Microsoftilla oli ja on edelleen kilpailijoita – vaihtoehtoisia toimistotuotteita tarjoavia yrityksiä. Monilla suurilla yrityksillä on toimistopaketteja. Esimerkiksi Corel mainostaa WordPerfect Office -pakettia; IBM on kehittänyt SmartSuite; Sun Microsystems tarjoaa StarOffice-ohjelmistopaketin. Monissa maissa oli myös kansallisia tekstieditoreja, esimerkiksi Venäjällä Lexicon-tekstieditori oli suosittu pitkään. Markkinoilla on yhteensä kymmeniä eri valmistajien toimistosovelluksia, mutta ne kaikki yhdessä vievät korkeintaan 5 % maailmanmarkkinoista. Useimmiten vaihtoehtona MS Officelle kutsutaan ilmaista OpenOffice.org-pakettia (OpenSource on Sunin jakama toimistopaketti ja sen StarOffice-versio). OpenOffice.org on ilmainen toimisto-ohjelmistopaketti, joka sisältää seuraavat osat: Writer (tekstinkäsittelyohjelma ja HTML-editori); Calc (laskentataulukot); Piirrä (graafinen editori); Impress (esitysjärjestelmä); kaavaeditori; tiedonsiirtomoduuli. Käyttäjille, jotka tarvitsevat kehittäjätukea, on järkevää tarkastella StarOffice 7.0:aa, jossa on kaikki OpenOfficen ominaisuudet sekä lisäkomponentteja. StarOffice ja OpenOffice.org toimivat Solaris-, Linux- ja Windows-käyttöjärjestelmissä.

Kuva on mahdollista jakaa useisiin osiin ja tallentaa jokainen osa erilliseksi sivuksi, mikä on erityisen hyödyllistä tunnistaessa kirjojen levitteitä, käyntikortteja ja tulosteita Microsoft PowerPoint -esityksistä.

Matkailu on valtava toiminta-ala eri organisaatioille.

Kaikkien ohjelmistojen (SW) kehitysstrategian määrää pitkälti sekä Microsoftin tuotteiden suosio että Internet-teknologioiden laaja käyttö ja paikallisverkkojen käyttö.

Sovellusohjelmiston valinnan määrää käyttäjä itse ja ratkaistavien tehtävien luokka. Monet sovellusohjelmistojen luomiseen erikoistuneet yritykset luovat erilaisia ​​ohjelmia toimistotyötä varten,

Tekstintunnistusohjelmia käytetään esimerkiksi muuttamaan painettuja asiakirjoja sähköisiksi asiakirjoiksi skannerin avulla. Ne muuntavat skannerilla saadun tekstin graafisen kuvan (kuvan) tekstiksi, jonka jälkeen sitä on mahdollista muokata. Yksi suosituimmista OCR-ohjelmista on FineReader.

Työnkulun automatisoimiseen käytetään Microsoft Office -paketin vakioohjelmia (Word, Excel, Access) ja erikoisohjelmistoja - ns. asiakirjanhallintajärjestelmiä (DMS).

Sähköpostin kanssa työskentelyyn tarkoitettuina ohjelmina käytetään Outlook Expressiä, Microsoft Outlookia, The Batia ja muita.

Microsoft PowerPointia käytetään laajasti tuoteesitysten luomiseen.

Tarkastellaanpa joitain matkailussa käytettyjä ohjelmia erilaisten ongelmien ratkaisemiseen.

2.6.1. Työnkulun automatisointi

Tiedonkulku ja asiakirjojen liikkuminen muodostavat työnkulun.

Kaikilla asiakirjoilla on yleiset ja erikoistoiminnot. Yleiset ominaisuudet:

Informatiivinen (asiakirja luodaan tietojen tallentamiseksi);

Sosiaalinen (asiakirja on sosiaalisesti merkittävä kohde, koska se liittyy tiettyyn sosiaaliseen tarpeeseen);

Kommunikaatio (asiakirja toimii viestintävälineenä organisaatioiden ja muiden julkisten rakenteiden välillä);

Kulttuuri (asiakirja lujittaa ja välittää kulttuuriperinteitä). Lisäominaisuudet:

Hallinta (asiakirja on hallintatyökalu, koska se on luotu erityisesti tätä tarkoitusta varten);

Oikeudellinen (asiakirja on keino vahvistaa ja muuttaa oikeudellisia normeja ja oikeussuhteita yhteiskunnassa);

Historiallinen (asiakirja on historiallisen tiedon lähde yhteiskunnan kehityksestä).

Sähköinen asiakirjojen hallinta vaatii kaksi olennaista komponenttia:

Asiakirjanhallintajärjestelmä,

Ohjelmisto.

Pienet ja keskisuuret yritykset, joilla on pieni työnkulku ja joilla on yksi tai useampi tietokone, voivat automatisoida työnkulun melko laajalti ja kätevillä tekstieditoreilla ja laskentataulukoilla.

Pienten ja keskisuurten yritysten, joilla on paljon asiakirjavirtaa, sekä kaikkien suurten yritysten tulisi käyttää erikoistuneita asiakirjanhallintajärjestelmiä.

Tietokoneiden käyttö ei muuta toimistotyön päätehtäviä ja periaatteita, vaan auttaa vain organisoimaan asiakirjoja tehokkaammin.

Sähköinen toimistotyö ohjelmistopaketilla Microsoft toimisto . Toimistotyötä varten vakiomuotoisten asiakirjojen (tilaukset, ohjeet, ohjeet, kirjeet, raportit jne.) luominen voidaan suorittaa automatisoiduilla toimistotekniikoilla Microsoft Office -ohjelmistopaketin avulla. Sähköisellä rekisteröinnillä on merkittäviä etuja manuaaliseen arkistointiin verrattuna (Pöytä 1).

pöytä 1 Sähköisen liiketoiminnan edut

	toimintaa	Edut
	Asiakirjojen luominen	Voit luoda uuden asiakirjan, muokata olemassa olevaa dokumenttia, antaa asiakirjalle sopivan ulkoasun. Microsoft Wordissa oleva automaattinen oikeinkirjoituksen ja välimerkkien tarkistus on erittäin kätevä. Käyttämällä tiettyjä fontteja ja asiakirjan marginaaliasetuksia voit luoda asiakirjan, joka täyttää GOST:n vaatimukset. Voit syöttää tekstiä tietokoneellesi skannerin avulla.
	Tyhjien asiakirjojen luominen	Useimmiten käytetyistä asiakirjoista on mahdollista luoda lomakkeita tietokoneella (esim. Tilauslomake), ja seuraavan asiakirjan valmistuksen aikana tarvitsee vain muuttaa tekstiä ja rekisterinumeroa - ajansäästö on ilmeinen.
	Tekstin käännös	Erikoisohjelmien avulla voit kääntää tekstiä vieraille kielille. Automaattisen käännöksen jälkeen dokumentin tekstiä on muokattava. Tämä on erittäin kätevää, jos organisaatio työskentelee suuren määrän asiakirjoja vierailla kielillä.
	Asiakirjojen rekisteröinti	On erittäin kätevää luoda sähköinen tiedostokaappi tai tietokanta Microsoft Excelissä. Tämä säästää aikaa ja helpottaa asiakirjan etsimistä millä tahansa hakutoiminnolla.
	Persoonallisuuden muodostuminen	Tietokannan käyttäminen organisaation työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen muodostamiseen. Saat seuraavat edut: on kätevä tehdä muutoksia (puhelinnumero, siviilisääty jne.), mahdollisuus lajitella tiedot sarakkeiden mukaan (esimerkiksi aakkosjärjestyksessä), kyselykomennolla saat tarvittavat tiedot tietokanta muutamassa sekunnissa
	Tapausten nimikkeistön muodostaminen	Voit ylläpitää organisaation tiedostojen nimikkeistöä Microsoft Excelin avulla. Voit tehdä tarvittavat korjaukset ja lisäykset kirjoittamatta uudelleen koko lehden sivua (mikä on väistämätöntä paperitoimistotyössä).
	Tietojen kopioiminen	Voit kopioida tietoja asiakirjasta toiseen leikepöydän avulla. Voit tehdä tämän valitsemalla fragmentin kopioitavaksi ja valitsemalla valikkopalkista muokata, valitse joukkue Kopio, siirry toiseen asiakirjaan, aseta kohdistin oikeaan paikkaan, valitse muokata, sitten Lisää.
	Asiakirjan haku	Voit etsiä asiakirjan Resurssienhallinnan avulla, jos tiedät asiakirjan luomispäivämäärän tai asiakirjan nimen. Jos et tiedä tätäkään, löydät asiakirjan seuraavasti: käynnistä tietokone, paina -painiketta Alkaa, Lehdistö Hae, Lehdistö Tiedostot ja kansiot täytä sitten hakuparametrit ja napsauta Löytö.
	Asiakirjan suojaus	Voit suojata asiakirjoja luvattomalta käytöltä salasanalla. Jos tietokoneellesi on tallennettu tärkeitä tietoja etkä halua muiden organisaation työntekijöiden pääsevän niihin käsiksi, voit asettaa salasanan ohjelmatasolla, jolloin tietokone ei käynnisty ilman salasanaa. Jos useita työntekijöitä työskentelee tietokoneen ääressä, voit suojata tietyn asiakirjan pääsyltä. Microsoft Wordissa tätä varten sinun tulee: avata asiakirja, jolle haluat asettaa salasanan, valita valikkopalkista palvelu, valitse Aseta suojaus syötä salasana, paina OK.

Erityinen järjestelmätsähköinen asiakirjojen hallinta. Mikä tahansa työnkulkujärjestelmä voi sisältää elementtejä jokaisesta seuraavista luokista, mutta useimmilla niistä on tietty suuntaus jollakin ensisijaisesti tuotteen sijoitteluun liittyvällä alueella.

Järjestelmät, joissa on edistyneet tiedon tallennus- ja hakukeinot(elektroniset arkistot - EA). Sähköinen arkisto - Tämä on asiakirjanhallintajärjestelmän erikoistapaus, joka keskittyy tehokkaaseen tiedon tallentamiseen ja hakuun. Jotkut järjestelmät erottuvat erityisesti kehitetyistä kokotekstihaun keinoista: sumea haku, semanttinen haku jne., toiset - tehokkaan tallennusjärjestelyn ansiosta.

Järjestelmät edistyneillä toiminnoillatehdä työtä/ matala(WF) - "työnkulku". Nämä järjestelmät on suunniteltu pääasiassa varmistamaan tiettyjen kohteiden liikkuminen ennalta määrättyjä reittejä pitkin (ns. "kova reititys"). Jokaisessa vaiheessa kohde voi muuttua, joten sitä kutsutaan yleissanaksi "työ" (työ). Teoksiin voidaan liittää asiakirjoja, mutta ne eivät ole näiden järjestelmien perusobjekteja. Tällaisten järjestelmien avulla on mahdollista organisoida tiettyjä töitä, joita varten se tiedetään etukäteen ja voi olla

kaikki vaiheet on kirjoitettu.

Järjestelmät keskittyivät tukemaan organisaation johtamista ja tiedon keräämistä. Nämä ovat "hybridijärjestelmiä", joissa yleensä yhdistyvät kahden edellisen elementit. Tällöin järjestelmän peruskäsite voi olla sekä itse asiakirja että suoritettava tehtävä. Organisaation hallintaan tarvitaan sekä "kovaa" että "ilmaista" reititystä, kun dokumentin reitin määrää pää ("maalaa" saapuvan dokumentin), joten molempia tekniikoita muodossa tai toisessa voi olla läsnä tällaisia ​​järjestelmiä. Näitä järjestelmiä käytetään aktiivisesti valtion hallintorakenteissa, suurten yritysten toimistoissa, joille on ominaista kehittynyt hierarkia, ja joilla on tietyt säännöt ja menettelyt asiakirjojen liikkumiselle. Samaan aikaan työntekijät luovat yhdessä asiakirjoja, valmistelevat ja tekevät päätöksiä, toteuttavat tai valvovat heidän teloitus. Tällaisia ​​järjestelmiä toteutettaessa suurissa yrityksissä on tärkeää selvittää, mahdollistaako järjestelmä tehokkaan hallinnon, suurten tietomäärien käsittelyn, integroinnin automatisoituihin tuotannonhallintajärjestelmiin, vaiheittaisen toteutuksen, monimutkaisen organisaatiorakenteen, roolipohjaisen pääsyorganisaation jne. .

Yhteistyölähtöiset järjestelmät(yhteistyö). Tämä on uusi suuntaus asiakirjanhallintajärjestelmien alalla, joka liittyy nykymaailman markkinaolosuhteiden epävakauden ymmärtämiseen ja tarpeeseen saada "vain tarpeellisin" nopeaan liikkumiseen ilman tarpeetonta, erittäin hyödyllistä, mutta raskasta. painolasti. Tällaiset järjestelmät, toisin kuin aiemmat, eivät sisällä organisaation hierarkian käsitettä, eivät välitä mistään työnkulun virallistamisesta. Heidän tehtävänsä on varmistaa, että organisaation ihmiset työskentelevät yhdessä, vaikka he olisivat maantieteellisesti erillään, ja säilyttää tämän työn tulokset. Yleensä toteutetaan "portaalien" käsitteessä. Ne tarjoavat palveluita asiakirjojen säilyttämiseen ja julkaisemiseen organisaation sisäisessä verkossa, tiedonhakuun, keskusteluun, tapaamisajanvarauksiin (sekä todellisiin että virtuaalisiin). Tällaiset järjestelmät löytävät asiakkaita nopeasti kasvavien kaupallisten yritysten, työryhmien ja suurten yritysten ja valtion virastojen joukosta.

Järjestelmät edistyneillä lisäpalveluilla. Niillä voi olla eri vaikeustasoja. Esimerkiksi asiakkuudenhallintapalvelu (CRM - Customer Relation Management), projektinhallinta, sähköposti jne.

Venäjällä esitellyt dokumentinhallintajärjestelmät: Docs Fusion ja Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, BOSS-Referent, Delo, Euphrates, Company Media, Lotus Domino.doc, Effect -Office. Tietoja näistä järjestelmistä löytyy Docflow-konferenssipalvelimelta http://www. Docflow.ru ja muut.

Kaikissa järjestelmissä on integraatio Microsoft Office -sovelluksiin, raporttien luomiseen, vakiohakutyökaluihin.

Ulkoinen sähköinen dokumenttien hallinta. Kuten tiedätte, erilaisia ​​sähköisiä asiakirjanhallintajärjestelmiä (EDMS) käyttävien organisaatioiden välisen kirjeenvaihdon ongelma on varsin ajankohtainen. Asiakirjavirta kahden eri organisaation välillä tapahtuu edelleen paperimuodossa, mikä vaikeuttaa huomattavasti palvelutietojen operatiivista vaihtoa. Tähän asti prosessi on näyttänyt tältä: yhden organisaation EDMS:ssä luotu dokumentti tulostettiin paperille, toimitettiin kuriirin tai postin välityksellä toiselle organisaatiolle, jossa se skannattiin ja syötettiin uuteen EDMS:ään. Ottaen huomioon, että jokaisella näistä organisaatioista on oma työnkulun automatisointijärjestelmä, jokainen ulkoiseen liikkeeseen tarkoitettuun asiakirjaan tehty muutos alistetaan toistuvasti yllä olevaan menettelyyn.

Digitaalisia allekirjoituksia koskevan lain hyväksyminen ratkaisi tämän ongelman osittain sallimalla laillisesti paperittoman asiakirjojen vaihdon riippumattomien organisaatioiden välillä. Yksi alkaen Kohteena olevan liittovaltion "Elektroninen Venäjä" -ohjelman tehtävänä on yhdistää valtion viranomaiset yhdeksi sähköisen dokumentinhallinnan järjestelmäksi.

Uuden XML-muodon, yksi lupaavimmista vaihtoehdoista, ilmaantuminen, jonka käyttö on siirtymistä yhtenäiseen sähköiseen dokumentinhallintajärjestelmään, tehostaa merkittävästi organisaatioiden yhteydenpitoa kumppaneihinsa, etäkonttoreihin, valtion virastoihin ym. ulkopuoliset organisaatiot. XML-tekniikan tarkoituksena on erottaa data (sisältö) niiden visuaalisesta esityksestä (muodosta ja muodosta), mikä mahdollistaa saman asiakirjan esittämisen eri muodoissa ja formaateissa.

Dokumentinhallintajärjestelmän valinta ei ole vain teknologinen tai insinööritehtävä, vaan se liittyy organisaation yleiseen kehitysstrategiaan. Jos kyseessä on kaupallinen yritys, niin valinnan määräävät pitkälti sen tavoitteet, kilpailuympäristö, tällä hetkellä olemassa oleva rakenne sekä rakenne, johon yritys tulee tulevaisuudessa, ja lisäksi täytäntöönpanon taloudellinen vaikutus.

Aihe koskee lähes kaikkia henkilökohtaisten tietokoneiden käyttäjiä. Vaikka olisit hyvin kaukana toimistotyöstä, saatat joutua joko avaamaan vastaanotettu asiakirja tai luomaan omasi milloin tahansa. Siksi toimistosovelluspaketti ei ole tarpeeton. Yritämme auttaa sinua tekemään oikean valinnan. Kyllä, valinnalla, koska paketteja on erilaisia. Tiedätkö heistä mitään? Älä huoli, se on korjattavissa.

Lopputulos

Toimistoohjelmistopaketti on joko joukko sovelluksia, joissa on yksi asennusohjelma (jossa valitaan tarvittavat komponentit), tai joukko erillisiä tuotteita, joita ei ole integroitu yhdeksi kokonaisuudeksi. Tällainen paketti sisältyy joko alun perin käyttöjärjestelmään (GNU/Linux-jakelu), tai se on lisättävä, jotta se on aina käsillä.

Yleiskatsaus suosittuihin toimistopaketteihin

Aluksi pieni yleiskatsaus toimistoohjelmistopaketeista, niiden lyhyet kuvaukset ja ominaisuudet. Mainitsemme vain todella merkittävät tuotteet, joita levitetään laajasti ja käytetään aktiivisesti.

MS toimisto

Microsoft Office on ylivoimaisesti suosituin toimistopaketti Windows- ja Mac OS -käyttöjärjestelmille. Ehkä kaikki tietävät MS Word -tekstinkäsittelyohjelmasta, Excel-taulukkoeditorista, Power Pointista esitysten luomiseen ja Accessista tietokantojen järjestämiseen.

Useimmiten maksullinen MS Office -paketti ladataan ja asennetaan laittomasti. Ei ole harvinaista, että ihmiset hankkivat ilmaisen beta-version uudesta julkaisusta ja käyttävät sitä loppuun asti - kunnes ilmainen beta-versio vanhenee.

Edut: voi tehdä kaiken, mitä toimistopaketin pitäisi pystyä.

Virheet: ilmaisille käyttöjärjestelmille ei ole olemassa eikä luultavasti tule koskaan olemaan versioita; melko kallis; alkuperäiset asiakirjamuodot on suljettu.

Varma tapa tuhota yritys on asentaa MS Officen piraattikopiot toimistoon. Tietokoneet pidätetään ja takavarikoidaan pitkäksi aikaa, järjestön toiminta pysähtyy. No, sakko ei tietenkään vaikuta vähäpätöiseltä.

libreoffice

LibreOffice on nyt koomassa olevan OpenOffice.orgin seuraaja. (OpenOffice.orgilla on kuitenkin mahdollisuus elpymiseen, mutta se on eri tarina.) Ilmainen jopa kaupalliseen käyttöön, koska se on ilmaista ohjelmistoa.

Writer-tekstinkäsittelyohjelma (tai pikemminkin LibreOffice Writer, mutta lyhennämme täydet nimet mukavuuden vuoksi) on MS Wordin analogi. Excelin sijaan - laskentataulukkoeditori Calc. Esitykset luodaan Impressissä, yksinkertaiset tietokannat - Basessa (samanlainen kuin MS Access). Siellä on myös matemaattinen kaavaeditori ja yksinkertainen vektoripiirustus.

Edut: vapaa; kehittyy ja paranee nopeasti; alkuperäinen *.odt-muoto (alias ODF, Open Document Format) on ilmainen, avoin, XML-pohjainen ja melko hyvä.

LibreOffice on yrityksen pelastaminen konkurssilta ostamalla lisensoituja MS Office -kopioita satoja organisaation tietokoneita varten. Ja tietysti synkät virkapukuiset, jotka tulevat shekkien kanssa, ovat tyytymättömiä, koska varusteiden pidättämiseen jää yksi syy vähemmän.

Virheet: MS Wordin luomat monimutkaiset *.doc-muodossa olevat asiakirjat voivat näkyä vinosti LibreOffice Writerissä (mutta tämä ei ole kehittäjien vika, koska *.doc on suljettu).

GNOME Office

Miksi GNOME Office -ohjelmistoa pidetään tärkeänä? Tämän paketin ohjelmat löytyvät suosituista GNU/Linux-jakeluista kevyillä XFCE- ja LXDE-kuorilla. Esimerkiksi Xubuntussa ja Lubuntussa. Ensinnäkin - AbiWord-tekstinkäsittelyohjelma ja Gnumeric-laskentataulukkoeditori.

Jos AbiWord ei ole vielä kovin sopiva vakavaan työhön, niin Gnumeric on jo varsin laadukas ohjelmistotuote. Sekä Evolution-sähköpostiohjelma, Evince PDF-katseluohjelma ja tietysti kaikkien suosikki vektorigrafiikkaeditori Inkscape, jonka suosiosta ei ole epäilystäkään.

Virheet: AbiWord.

Muut toimistosviitit

Historiallisesti KDE kilpailee GNOME:n kanssa GNU/Linuxissa. Nämä kaksi graafista kuorta kilpailevat toistensa kanssa taistelussa suosiosta. Siksi KDE:ssä on KOffice, eräänlainen toimistopaketti: Kword-tekstinkäsittelyohjelma, Kcells-taulukkoeditori ja Showcase-esitystyökalu (jostain syystä ilman perinteistä KDE-kirjainta "K" nimen alussa).

Yllä olevien sovellusten kehityksessä ei ole vielä havaittu merkittävää edistystä (Kword osoittautui erityisen kieroksi - se ei useinkaan voi avata tiedostoa, jonka se on itse tallentanut), joten KDE-kuoren GNU / Linux-jakelujen käyttäjät suosivat LibreOfficea.

Järjestelmään asennettujen paikallisten lisäksi on olemassa web-sovellusten muodossa olevia toimistopaketteja. Suosituin ja laadukkain on kenties Google Docs -palvelu. Tarkoitan Google-dokumentteja.

Jos sinulla on keskeytymätön pääsy verkkoon, voit tehdä ilman painavien ohjelmien asentamista yksinkertaiseen netbookiin, jossa on rajoitettu määrä tallennustilaa.

Johtopäätös

Käytännöllisin ratkaisu useimmille Windows-, Mac OS- ja GNU/Linux-käyttöjärjestelmien käyttäjille tällä hetkellä on ilmainen toimistopaketti LibreOffice (libreoffice.org) . On järkevää ostaa MS Office vain, jos toimistosi työnkulku ei tule toimeen ilman Microsoftin 100-prosenttista muototukea. Mutta tämä tilanne on vähitellen korjattu, vapaat ohjelmistot ovat vähitellen saamassa suosiota ja leviämässä, ja sen mukana avoin ODF-muoto.

Aiemmat julkaisut:

Viimeisin muokkaus: 2012-04-15 22:53:38

Materiaalimerkit: ,

Kauan odotettu aika on siis koittanut, kun kaikki valmistelut on tehty: vuokra maksettu, toimisto varusteltu ja henkilökunta rekrytoitu. On vain päätettävä ohjelmistosta (SW). Tässä on se suuri sudenkuoppa! Ja mikä ohjelmisto on parempi? Kuinka olla laskematta väärin, mutta samalla olla maksamatta liikaa? Mitä ohjelmia pitää lisensoida? Ohjelmiston valinta ei ole helppo tehtävä. Pidät päätäsi ja alat kiihkeästi etsiä vastauksia kysymyksiisi. Ei tarvitse huolehtia. Istutaan alas ja mietitään rauhassa kaikki.

Ensin sinun on päätettävä, mitä ohjelmia on oltava jokaisen työntekijän tietokoneessa. Sitten "laske" erikoistuneet, joita tietty joukko ihmisiä käyttää. Lopuksi mietitään valinnaisia, mutta hyväksyttäviä ohjelmia. No, oletko aloittanut?

Turvallisuus ennen kaikkea! Siksi sinun on aloitettava virustentorjuntaohjelmien valinnasta. Kaikki toimistotuotteet ovat maksullisia. Samalla ne on suunniteltu suojaamaan kaiken kokoisia ja monimutkaisia ​​yritysverkkoja, joten ne ovat erittäin luotettavia. Voit käyttää ilmaisia ​​ohjelmia ja apuohjelmia, mutta ne eivät tarjoa haluttua vaikutusta. Virustentorjuntatietokantoja päivitetään paljon harvemmin kuin samojen NOD32:n, Avastin, Dr.Webin tai Kasperskyn tietokannat. Kaksi viimeistä valmistajaa valmistavat erittäin käteviä ilmaisia ​​apuohjelmia (Dr.Web Curelt ja Kaspersky Virus Removal Tool 2010), mutta toimistoympäristössä ne sopivat vain "pistetarkastuksiin", koska eivät tue jatkuvaa skannausta. Tässä asiassa on parempi olla säästämättä, muuten se maksaa itsellesi enemmän!

Kun järjestelmä on suojattu, alamme ajatella "työvälineitä". Keräämmekö asiakirjoja? Me teemme! Tarvitseeko sinun luoda taulukoita? Välttämättä! Joten olemme ymmällämme sellaisesta kysymyksestä kuin "ohjelmiston valinta". Maksullisista palveluista kiistaton edelläkävijä on Microsoftin tuote - Microsoft Office 2007. Jopa standardisarjassa se sisältää sellaisia ​​apuohjelmia kuin Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook. Niiden avulla voit luoda, muokata tekstitiedostoja ja laskentataulukoita, luoda esityksiä, lehtiä ja päiväkirjoja. Epäilemättömiä etuja ovat kahden kuukauden kokeiluversio, jossa kaikki toiminnot säilyvät, säännölliset päivitykset, jotka helpottavat ohjelmien kanssa työskentelyä, tekninen tuki, joka tulee apuun ja vastaa kysymyksiisi. Miinus - harvinaisia ​​"häiriöitä", jotka johtavat ohjelman sulkemiseen. Ne käsitellään automaattisella tallennuksella vähimmäisaikavälillä.

Ilmaiset apuohjelmat, kuten AbiWord, StarOffice Writer ja vastaavat, antavat sinun ratkaista vain yhden tai kaksi tehtävää, kuten työskennellä tekstien ja taulukoiden kanssa. Muiden toimintojen tukemiseksi sinun on ladattava lisäohjelmia. Niiden etuna on käyttömaksujen puuttuminen, perustoimintojen tuki, pieni koko. Miinus - harvinaisia ​​päivityksiä, joskus työssä on ongelmia, teknisen tuen puute. Kaikkia käsitellään samalla automaattisella tallennuksella.

Jatkamme keskustelua aiheesta. Tiedostonhallintaohjelmien, selainten ja muiden ohjelmien joukossa valinta on sinun. Valtava valikoima täysin ilmaisia ​​versioita (on myös maksullisia, mutta niillä on samat toiminnot kuin ilmaisilla versioilla) tarjoaa täydellisen toimintavapauden.

Ohjelmilla, kuten 1C: Accounting, ei ole arvokkaita analogeja (etenkään ilmaisia). Siksi kehittäjät yrittävät pitää brändin eivätkä missaa kämmentä. Laadukkaat ja kätevät toiminnot, yksinkertainen manuaali ja navigointi, lähes ympärivuorokautinen tekninen tuki.

Lyhyesti eduista ja haitoista

Maksulliset ohjelmat PER antaa sinun suorittaa maksimaaliset toiminnot päivitysten saatavuus tekninen tuki helppo navigointi, yksinkertaisuus korkealaatuiset suorituskyvyn säästöasetukset käyttöjärjestelmän uudelleenasennuksen jälkeen
VASTAAN yhteensopivuus yhden käyttöjärjestelmän kanssa (useimmiten) suuri "paino" kuormittaa huomattavasti järjestelmän lisenssin uusimista
Ilmaiset ohjelmat PER ei käyttömaksua pieni koko ei kuormita järjestelmää suosituimpien toimintojen läsnäolo VASTAAN teknisen tuen puute kyvyttömyys laajentaa toimintoja päivitysten puute ei aina kätevä navigointi ei suojattu haittaohjelmilta mahdolliset toimintaongelmat ("häiriöt")

Jos sinun on vaikea ratkaista ongelmaa ohjelmiston valinnassa, ota yhteyttä KLiK-yritykseen. Asiantuntijamme auttavat, neuvovat ja ratkaisevat ilmenneet ongelmat. Tiedämme varmasti mitä ohjelmistoja valita toimistoon Lisensoitujen ohjelmistojen ostaminen edulliseen hintaan on erittäin helppoa. Odotan sinua!