MS Outlook 2007:n käytön perusteet
Tutkittuasi materiaalia onnistuneesti tiedät:
yleistä tietoa MS Outlookin tarkoituksesta ja ominaisuuksista;
MS Outlookin asennus- ja määritysmenettely;
MS Outlookin työikkunan työkalurivin elementtien määrittäminen;
periaatteet sähköisen viestin luomiseksi;
eri kansioiden tarkoitus ja toimivuus, niiden kanssa työskentelyn periaatteet.
Tämän aiheen opiskelun jälkeen pystyt:
asentaa ja määrittää MS Outlookin asetukset;
luoda ja muokata käyttäjätiliä;
selata MS Outlookin eri komponenttien toimintoja.
Tutkittuasi materiaalia, sinä sinulla on taidot:
MS Outlook -parametrien asennus ja konfigurointi;
asetusparametrit ja sähköpostin tyyppi;
luomalla elementin "Yhteystiedot"-kansiosta;
luoda, muokata ja poistaa Kalenteri-kansion kohteen.
Aiheen 10 peruskäsitteet
Tietopalvelu
Henkilökohtaiset kansiot
Roskaposti
Yleistä tietoa Microsoft Outlook 2007:stä
MS Outlook- tehokas työkalu sähköpostin, päiväkirjan, muistiinpanojen jne. Sen avulla voit järjestää:
sähköpostiviestien vaihtaminen, tarvittavien viestien tallentaminen ja etsiminen erityisiin kansioihin, jotka voivat sijaita sähköpostipalvelimella tai tietokoneen kiintolevyllä, viestien tulostaminen;
siirtää muissa sovelluksissa luotuja tiedostoja, kuten Excel-työkirjoja tai PowerPoint-esityksiä ja niihin liittyviä selittäviä huomautuksia tai viestejä;
sähköisen kalenterin ylläpitäminen, jonka avulla voit suunnitella asioita ja esittää tarvittavat tiedot kätevimmässä muodossa - päiväkirja, viikko- tai kuukausisuunnittelija;
ylläpitää yhteystietoluetteloa, jonka avulla voit tallentaa osoitteita, puhelinnumeroita ja muita tietoja tarvitsemistasi ihmisistä;
lokikirjaus, joka tallentaa automaattisesti työstämäsi Microsoft Office -asiakirjat kronologisessa järjestyksessä, jonka avulla voit etsiä dokumentteja ei niiden sijainnin perusteella levyllä, otsikon tai sisällön mukaan, vaan yksinkertaisesti sen mukaan, milloin työstelit asiakirjaa;
luoda muistiinpanoja, joita voidaan käyttää samalla tavalla kuin tavallista muistiinpanopaperia tai nyt suosittuja tarroja, joissa on tarranauha takana.
Kuten muitakin Microsoft Office -sovelluksia, Outlookia voidaan käyttää sekä yhdessä tietokoneessa että tietokoneessa, joka kuuluu paikalliseen tai maailmanlaajuiseen tietokoneverkkoon. On huomattava, että MS Outlookin päätarkoitus on sähköisen viestinnän organisointi, joten tämä ohjelma on pohjimmiltaan verkkosovellus. Jotta voit käyttää kaikkia MS Outlookin ominaisuuksia, se on asennettava tietokoneeseen, joka on kytketty tietokoneverkkoon. Vain tässä tapauksessa voit käyttää sähköpostia tiedostojen siirtämiseen, tapaamisten tai tapaamisten koordinointiin ja ajoittamiseen muiden Outlook-käyttäjien kanssa jne. Outlook-kohteiden tallennusmuoto on kiinteä, mutta niiden tallennuspaikka voi olla mielivaltainen: henkilökohtaiset kansiot, palvelimen postilaatikko, kiintolevy ja niin edelleen. Tästä syystä tuotesäilöön (esimerkiksi tuotetta avattaessa tai etsittäessä) ei päästä suoraan Outlookin kautta, vaan Outlookin kokoonpanoon sisältyvän tietyn tietopalvelun kautta.
Kansioita käytetään yleensä kiintolevyllä olevien tiedostojen jäsentämiseen, ja tämä pätee Outlook-kohteisiin sillä ehdolla, että kohdesäilön ja sen käyttöpalvelun on tuettava kansioiden luomista. Kansioilla, kuten kohteilla, on joukko ominaisuuksia. Yksi ominaisuuksista on kohteiden tyyppi, jotka kansion on tarkoitus tallentaa. Outlook käyttää tätä ominaisuutta luodessaan kohteen kansioon kutsuakseen lomakkeen ja määrittääkseen tämän tyyppisille kohteille parhaiten sopivat näkymät. Joillekin elementeille on kätevää käyttää ei listaa tai taulukkoa, vaan jotain muuta tapaa (näkymää), kuten kalenteriruudukkoa tai aikajanaa.
MS Outlook paneelit ja työkalut
Outlook koostuu kuusi alajaksoa.
Kun käynnistät Outlookin, samannimisen osan kansio avautuu.
Ikkunan yläosassa on valikkopalkki ja työkalupalkki. Vasemmalla on paneeli osien välillä vaihtamista varten. Paneelissa on jo kolme ryhmää: Outlookin pikakuvakkeet, Omat pikakuvakkeet ja muut etiketit. Jokainen näistä ryhmistä sisältää pikakuvakkeita, joiden avulla voit avata haluamasi kansiot postilaatikossasi tai tiedostojärjestelmän kansioissa. Napsauttamalla painiketta avautuu vastaava lisäpikakuvakkeiden luettelo. Itse kansioita ei näytetä oletusarvoisesti, mutta niiden näyttäminen näytöllä ei ole vaikeaa. Voit tehdä tämän valitsemalla kohteen Näytä-valikosta.
Kun kansio on auki, Outlook-ikkunan oikealla puolella näkyy taulukko, joka kuvaa kansion viestit. Tämän taulukon sarakkeet ovat viestikenttiä. Yleensä seuraavat kentät näytetään: "Lähettäjä", "Aihe", "Vastaanotettu", sekä kentät erityisiä huomautuksia varten (kirjeen suuresta tai alhaisesta tärkeydestä, viestin lukemisesta, liitetiedostojen olemassaolosta). Voit lisätä tai poistaa kenttiä tästä taulukosta. Voit tehdä tämän valitsemalla Näytä-valikosta "Nykyinen näkymä" ja valitse avattavasta valikosta. Napsauta kenttäpainiketta, jolloin näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit lisätä tai poistaa sarakkeita. Ikkunan alareunassa näkyy nykyisen kirjaimen katselualue. Ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä tämän tilakomennon "näkymäalue" Näytä-valikosta.
Uuden viestin kuvake näyttää suljetulta kirjekuorelta, luetun viestin kuvake näyttää avoimelta kirjekuorelta.
Kun napsautat "Luo"-painiketta, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit luoda jokaiselle osiolle ominaisen elementin. Esimerkiksi osiosta - näkyviin tulee valintaikkuna uuden kirjeen luomista varten.
Saat luettelon kaikista luotavissa olevista objekteista avaamalla avattavan luettelon Luo-painikkeen oikealla puolella.
Työskentely sähköpostin kanssa
Sähköposti, itse asiassa, eroaa vähän yandex-portaalien tavallisesta sähköpostistasi. ru ja posti. ru.
Työskentely sähköpostin kanssa tapahtuu osion avulla. Tässä tilassa Omat pikakuvakkeet -paneeli sisältää oletuksena seuraavat etiketit.
Luonnokset - siirtyy kansioon, jossa on keskeneräisiä viestejä.
Lähtevät - osoittaa kansion, jossa on lähetettäväksi valmiita viestejä.
Lähetetyt - kansio tallentaa jo lähetetyt viestit.
Poistettu - siirry kansioon, jossa poistetut viestit sijaitsevat.
Osoittaa kansioon, jossa on vastaanotetut viestit.
Roskaposti- kansio, jossa on "epäilyttäviä" viestejä.
Poista pikakuvake valitsemalla "Poista Outlook-palkista" tämän pikakuvakkeen kontekstivalikossa.
Voit lisätä tunnisteen valitsemalla "Pikakuvake Outlook-palkissa" ja määritä näkyviin tulevassa ikkunassa kansio, jolle se luodaan.
Uusi viesti
Luominen sähköpostiviestejä tehdään työkalupalkin "Luo"-painikkeella. Samalla näkyviin tulee ikkuna uuden kirjaimen kirjoittamista varten. Tässä ikkunassa sinun on määritettävä vastaanottajan osoite Vastaanottaja-kenttään. "Kopioi"-kenttään voit kirjoittaa toisen vastaanottajan osoitteen. "Aihe"-kentässä tulee olla viestin aihe, joka näkyy vastaanottajalle kirjeen otsikossa.
Napsauta "Vastaanottaja"-painiketta avaa osoitekirjan.
Jos haluat lisätä vastaanottajan "Vastaanottaja"-kenttään, valitse se luettelosta ja napsauta kentässä "Vastaanottaja->"-painiketta. "Kopioi" - "Kopioi->" ja "CK->" -painike lisätäksesi piilokopion (sokkokopio tarkoittaa, että muut, jotka ovat vastaanottaneet viestin, eivät näe tätä vastaanottajaa). Kun olet lisännyt kaikki vaaditut vastaanottajat, napsauta OK-painiketta.
Osoitekirjat voivat sisältää kymmeniä nimiä, varsinkin jos verkko on riittävän suuri, postitoimistoja on useita tai posti ohjataan Internetiin. Tässä tapauksessa, jotta löydät nopeasti haluamasi nimen osoitekirjasta, kirjoita vain etsimäsi nimen muutama ensimmäinen merkki. Pienemmissä luetteloissa voit myös käyttää luettelon oikealla puolella olevaa vierityspalkkia tai selata luetteloa painamalla näppäimistön nuolinäppäimiä.
Viestin runko voi olla yksi seuraavat muodot:
pelkkä teksti - viesti sisältää vain tekstiä;
RTF-muoto - tekstin lisäksi se voi sisältää tietoa fonteista ja muotoilusta;
HTML-muoto - voi sisältää tietoa fonteista, muotoilusta sekä tausta- ja tavallisista kuvista.
Vaihtaminen näiden muotojen välillä tapahtuu Parametrit-välilehden Muoto-osion painikkeilla (kuva 10.1). 
).
Välilehden Parametrit-osiossa (Kuva 10.2 
) sisältää seuraavat painikkeet.
Tärkeys - määrittää viestin tärkeyden ja voi saada seuraavat arvot: normaali, matala, korkea (kun valitset "matala" tai "korkea" kohteet, vastaavaa painiketta painetaan työkalurivillä).
Asetukset-valintaikkuna sisältää seuraavat kentät.
Mark - osoittaa kirjaimen luokan. Kirje voi olla: tavallinen, henkilökohtainen, yksityinen ja lastulevy (viralliseen käyttöön).
Lähetä vastaukset- voit määrittää osoitteen, johon vastaus lähetetään.
Älä toimita ennen kuin- asettaa viestin lähetyspäivän.
Ei voimassa sen jälkeen- asettaa päivämäärän, jonka jälkeen viestiä ei lähetetä.
Lähetä viesti osoitteeseen- voit valita sähköpostipalvelimen.
Kun vastaanottaja on määritetty, tarvittavat parametrit on asetettu ja kirjeen teksti on valmis, se tulee lähettää, tähän käytetään "Lähetä" -painiketta. Kun tätä painiketta painetaan, viesti lähetetään ja se itse, ellei toisin mainita, siirretään Lähetetyt-kansioon.
Jos sinun on usein lähetettävä viestejä samoille vastaanottajaryhmille, on järkevää määrittää postituslistat. Voit luoda niin monta postituslistaa kuin haluat ja sisällyttää vastaanottajia useisiin eri ryhmiin samanaikaisesti. Postituslistat on merkitty eri väreillä ja niillä on mukautetut nimet.
kutsu Luo-painikkeen luettelo ja sitten - komento;
Kirjoita Nimi-kenttään nimi;
napsauta välilehdellä Valitse jäsenet;
valitse osoitekirjaluettelosta osoitekirja, joka sisältää sähköpostit, jotka haluat sisällyttää postituslistalle;
Kirjoita Haku-kenttään sisällytettävän yhteystiedon nimi. Korosta alla olevasta luettelosta nimi ja napsauta Jäsenet-painiketta. Noudata näitä ohjeita jokaisen postituslistalle lisäämäsi henkilön kohdalla ja napsauta sitten OK-painiketta .
Jatkossa voit käyttää luodun postituslistan nimeä samalla tavalla kuin yksittäisen vastaanottajan nimeä syöttämällä sen näppäimistöltä tai valitsemalla sen osoitekirjasta - näin lähetetty viesti lähetetään kaikille ryhmän jäseniä. Ryhmän kokoonpanoa voidaan tarvittaessa muuttaa. Voit milloin tahansa lisätä uusia jäseniä ryhmään tai poistaa poistuneet.
Sähköpostin lähettäminen, vastaanottaminen ja katselu. Vastaa ja välitä viestit
Jos tietokone on yhdistetty Internetiin lähiverkon kautta (pysyvää yhteyttä käytetään), saapuvat viestit lähetetään automaattisesti osoitteeseen . Jos yhteys ei ole pysyvä, esimerkiksi modeemin kautta, voit yhteyden muodostamisen jälkeen noutaa postia painikkeella "Lähetä vastaanota". Tämä painike lähettää tarkoitetun postin ja toimittaa myös saapuvan postin.
Jos tila on käytössä "näkymäalue", niin näet viestin valitsemalla sen otsikon ylemmässä ikkunassa, kun taas sen teksti näkyy alemmassa ikkunassa.
Jos haluat tarkastella viestiä toisella tavalla, kaksoisnapsauta tämän viestin riviä tai korosta haluamasi rivi ja paina -näppäintä
Voit vastata valittuun kirjeeseen napsauttamalla työkalupalkin "Vastaa"-painiketta: .
Kirjeen kopion lähettäminen toiselle vastaanottajalle tapahtuu "Eteenpäin"-painikkeella: 
.
Jos kirje sisältää useita vastaanottajia, lähetä vastaus kaikille sen vastaanottajille painamalla "Vastaa kaikille" -painiketta: 
.
Tarkastele ja tallenna liitteitä
Viestiin liitetyt tiedostot näkyvät suoraan viestin tekstissä vastaavan sovelluksen kuvakkeena, jossa on tiedoston nimeä edustava kuvateksti. Jos sovellus, jolla tämä tiedosto on luotu, on asennettu tietokoneellesi, voit avata liitetiedoston suoraan viestilomakkeesta kaksoisnapsauttamalla vastaavaa kuvaketta. Voit myös tallentaa liitteenä olevan tiedoston erikseen viestistä tavallisena tiedostona mihin tahansa tiedostojärjestelmän kansioihin.
Tallenna valitun sähköpostin liitteet valitsemalla komento "Tallenna liitteet""Tiedosto"-valikossa. Määritä avautuvassa liitetiedostojen tallentamisen valintaikkunassa polku levyn tallennuspaikkaan (tiedoston nimi voidaan muuttaa tallennuksen yhteydessä).
Kansioiden luettelon näyttäminen ja niiden käsittely
Voit luoda lisää postilaatikkokansioita vastaanotettujen sähköpostien tallentamista ja lajittelua varten tai voit tallentaa erityisen tärkeät viestit erillisinä tiedostoina levylle, vaikka jälkimmäistä käytetään harvemmin.
Luo uusi kansio valitsemalla "Tiedosto"-valikosta kohta "Kansio" ja valitsemalla avattavasta valikosta "Uusi kansio". Luo uusi kansio -valintaikkuna avautuu.
Kirjoita uudelle kansiolle nimi "Kansion nimi" -kenttään, valitse seuraavassa kentässä tähän kansioon tallennettavien kohteiden tyyppi ja kenttään "Paikka kansio" valitse polku luotavaan kansioon.
Voit siirtää valitun viestin toiseen kansioon käyttämällä komentoa "Siirrä kansioon""Tiedosto"-valikosta tai vastaavasta painikkeesta viestityökalurivillä: .
Voit muuttaa avoimen kansion viestien lajittelujärjestystä: viestit voidaan lajitella minkä tahansa olemassa olevan kentän mukaan, vaikka kyseinen kenttä ei tällä hetkellä näy missään taulukon sarakkeessa. Voit myös määrittää lajittelun useiden kenttien mukaan.
Voit määrittää lajittelujärjestyksen valitsemalla "Nykyinen näkymä" Näytä-valikossa. Valitse avattavasta valikosta "Vaihda nykyistä näkymää". Avautuvassa ikkunassa "Tarkemmat tiedot" napsauta Lajittele-painiketta. Valintaikkuna avautuu. Valitse sinulle sopivat postin lajitteluvaihtoehdot ja tallenna muutokset painamalla OK-painiketta.
Outlook tarjoaa myös mahdollisuuden ryhmitellä kenttien mukaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kentän nimeä ja valitsemalla pikavalikosta "Ryhmittele" tämän kentän kohdalla.
Kansio "Yhteystiedot" MS Outlook 2007:ssä
Jos haluat käsitellä yhteystietoja, siirry "Yhteystiedot"-osioon. Tähän kansioon voit tallentaa tavallisia osoitteita ja puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita, henkilökohtaisen web-sivun URL-osoitteita, tietoja asemastasi, syntymäpäivistäsi ja todellakin kaikkea sinua kiinnostavista ihmisistä.
Luo uusi yhteystieto. Yhteydenottolomake
Lisää uusi yhteystieto "Luo"-painikkeella. Näyttöön tulee valintaikkuna, johon sinun on syötettävä vaaditut tiedot.
Voit määrittää kullekin yhteyshenkilölle yhden tai useamman luokan, johon se kuuluu. Tämä tehdään painamalla "Categories"-painiketta ja valitsemalla haluamasi luokat.
Tiedot-välilehdellä voit syöttää lisätietoja.
Toiminnot-välilehti sisältää kaikki sähköpostit, tehtävät ja muut kyseiseen henkilöön liittyvät tiedot.
"Sertifikaatit"-välilehteä käytetään tietyn henkilön digitaalisten allekirjoitusten tallentamiseen. Sähköpostissa oleva digitaalinen allekirjoitus on samanlainen kuin tavallisessa sähköpostissa oleva allekirjoitus. Se on suunniteltu vahvistamaan, että tämä kirje on tämän henkilön luoma. Henkilökohtaisen digitaalisen allekirjoituksen voi hankkia erikoistuneelta organisaatiolta.
"Kaikki kentät" -välilehti sisältää kaikki "Ota yhteyttä" -lomakkeen kentät. Voit tarkastella kiinnostavaa alaa valitsemalla sen avattavasta luettelosta.
Työskentely tehtävien kanssa
Kansio on toinen tapa suunnitella työtäsi. Tänne sijoitetaan tietoa pitkäkestoisista tehtävistä ja projekteista, jotka eivät mahdu yhden työpäivän kehykseen. Jos haluat käsitellä tehtäviä, siirry samannimiseen osioon. Kun laajennat Tehtävät-kansion, näet kaaviollisen laskentataulukon, jossa luetellaan olemassa olevat tehtävät.
Uusi tehtävä. Parametrien asettaminen, tehtävän antaminen
Tehtävän lisääminen tapahtuu klikkaamalla kirjoitusta "Lisää kohde napsauttamalla".
Avautuu lomake uuden tehtävän tietojen syöttämistä varten kahdella välilehdellä "Tehtävät" ja "Tiedot", joilla voit kirjoittaa uuden tehtävän kuvauksen tai tehdä muutoksia olemassa olevan tehtävän tietoihin työn edistymisen mukaan. se.
Voit myös käyttää työtovereiden ja alaisten tehtävien ajoitusta ja puolestaan vastaanottaa tehtäviä kollegoiltasi tai esimiehiltäsi, mikäli tehtäväkansiot sijaitsevat Microsoft Exchange -palvelimella. Lähetä tehtävä napsauttamalla -painiketta "Anna tehtävä" luodun tehtäväikkunan työkalupalkissa. Tässä tapauksessa sähköpostilla lähetetään viesti tehtävästä. Lisäksi kansiota voivat käyttää muut sovellukset kuin Outlook.
Kansiossa olevien tehtävien esitystyypit. Tehtävän toiminnot
Kätevin muoto tehtävien esittämiseen on aikajanalla. Voit siirtyä tähän tehtävänäkymään avattavasta luettelosta "Nykyinen näkymä" valitse arvo "Aikajana".
Tehtävän tilan päivitys tapahtuu kaksoisnapsauttamalla vaadittua tehtävää ja asettamalla uusi arvo.
Voit peruuttaa tehtävän suorittamisen useilla tavoilla.
Miten MS Outlook -kansiot eroavat Windows Explorer -kansioista?
Mihin kirjoitettu mutta lähettämätön viesti on tallennettu?
Mitä kansioon on tallennettu?
Onko mahdollista ryhmitellä kirjeitä kansioon? Jos kyllä, millä parametreilla?
Miten roskaposti pitäisi mielestäsi seuloa?
Mitä postituslistoja luot sähköpostiisi, keitä ottaisit mukaan?
Kuinka nopeasti lähettää viesti tietyn luettelon kaikille vastaanottajille?
Voitko luoda tehtäviä esimerkiksi nuoremmalle siskolle? Onko tälle prosessille rajoituksia?
Kirjoitit esseen viime kuussa, mutta et muista, kuinka tallensit sen. Mikä MS Outlook -työkalu voi auttaa sinua löytämään abstraktin tiedoston?
Miten muistiinpanot voidaan ryhmitellä? Mihin tarkoituksiin käyttäisit "Väri"-parametria?
Valitse Näytä "Yksinkertainen lista" ja laita vastaavan tehtävän viereen valintamerkki, joka osoittaa tehtävän suorittamisen.
"Päivä".
Ikkunan vasen osa näyttää tavallisen päiväkirjan arkilta, joka on jaettu puolen tunnin välein. Tälle lomakkeelle voit suunnitella työpäiväsi tärkeimmät tapahtumat ja merkitä toimintoihin kuluvan ajan.
Ikkunan oikea osa on jaettu kahteen paneeliin: yläreunassa on kalenteri, jolla voit siirtyä mihin tahansa päiväkirjaan, napsauta vain haluamaasi päivää. Kalenterissa näkyy yleensä kuluva kuukausi, mutta se voidaan vierittää mihin tahansa kuukauteen sen otsikossa olevilla nuolipainikkeilla. Alareunassa on tehtäväpalkin ikkuna.
On myös mahdollista näyttää tuntikalenteri työviikolle. Voit tehdä tämän käyttämällä "Työviikko" -painiketta.
"Päiväkirja"-kansion tarkoitus ja toiminnallisuus
Kansion päätehtävä on tallentaa tietoja niistä Microsoft Office -asiakirjoista, joiden kanssa olet työskennellyt. Päiväkirjaan kirjatut tiedot näkyvät kronologisessa järjestyksessä ja niissä on selkeä graafinen esitys.
Yksityiskohtaisen päiväkirjan avulla voit nopeasti löytää halutun asiakirjan ei sen sijainnin levyllä, otsikon tai sisällön perusteella, vaan yksinkertaisesti tämän asiakirjan kanssa työskentelypäivämäärän perusteella.
Luo, muokkaa, tarkastele, käytä ja poista muistiinpanoja
Muistiinpanot käsittelee osasto. Tämän kansion elementtejä voidaan käyttää tavallisena muistiinpanopaperina lyhyiden muistiinpanojen luomiseen ja tallentamiseen - ideoita, kysymyksiä jne.
Uuden muistiinpanon lisääminen tapahtuu napsauttamalla "Luo"-painiketta tai kaksoisnapsauttamalla työtilan tyhjää aluetta.
Kun suljet muistiinpanon, se tallennetaan automaattisesti. Sen sisällön ensimmäinen kappale näkyy luodun muistiinpanon kuvakkeen alla. Siksi halutun nuotin etsimisen helpottamiseksi on järkevää kirjoittaa muistiinpanon otsikko tai lyhyt kuvaus ensimmäiseksi kappaleeksi ja pääteksti seuraaviin kappaleisiin.
Voit tarkastella muistiinpanoa kaksoisnapsauttamalla sitä.
Muistiinpanot voidaan ryhmitellä myös seuraavien vaihtoehtojen mukaan: Muokattu, luokat, yhteystiedot, luotu ja väri. Voit määrittää ryhmittelyehdot siirtymällä valintaikkunaan "Nykyisen näkymän muutokset" ja napsauta "Ryhmä"-painiketta.
Voit poistaa muistiinpanon valitsemalla "Poista" sen konteksti- tai järjestelmävalikosta.
Tärkeimmät johtopäätökset
Kontrollikysymykset
Outlook on "toimisto" kaikista Microsoft Office -sovelluksista. Yksinkertaisimpienkin toimintojen avulla voit ratkaista monenlaisia toimistotehtäviä, mutta yleensä sen mahdollisuudet ovat lähes ehtymättömät. Mutta suinkaan kaikki käyttäjät eivätkä suinkaan aina käytä niitä täysillä. Tavalliset työntekijät suorittavat useimmiten seuraavat toiminnot työskennellessään Microsoft Outlookin kanssa:
- käsitellä sähköpostia: luoda, lähettää, vastaanottaa ja tulostaa viestejä, käsitellä postikansioita, allekirjoittaa viestejä, asettaa viestien käsittelysääntöjä;
- suunnitella työaikansa: luoda kirjaa kokouksista ja tapahtumista kalenteriin, asettaa hälytyksiä, tarkastella kalenteria;
- ylläpitää yhteystietoja: lisätä ja tarkastella tietueita;
- työskennellä tehtävien kanssa: luoda tehtäviä ja seurata niiden toteutumista;
- käytä muistiinpanoja: luo, muokkaa, järjestä ja poista niitä.
Verrattuna muihin suuriin Microsoft Office 2007 -sovelluksiin, Outlook 2007 näyttää vähiten poikkeavalta aiemmista versioista. Sillä on kuitenkin uusia mahdollisuuksia, uusia tiimejä ja... uusia ongelmia.
Tarkastellaan Outlookin kykyjä tyypillisten toimistotehtävien ratkaisemiseen esimerkkinä Microsoft Office Outlook 2007:n toisella beta-versiolla, joka kehittäjän mukaan sisältää kaikki tavallisen julkaisun toiminnot, mutta ei ole lopullinen tuote.
Yleisiä työkysymyksiä
Asennus ja yhteensopivuus
Outlookin asentaminen osaksi Microsoft Office 2007:ää on yksinkertaista. Microsoft Office 2007:n järjestelmävaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti artikkelissa "The New Word is Coming", joka on julkaistu ComputerPressissä nro 10'2006.
Kun asennat Microsoft Office 2007:n osana Microsoft Office 2003 -päivitystä, kaikki käyttäjämallit ja -asetukset, kirjeenvaihto, yhteystiedot, kalenterimerkinnät ja muut kohteet sekä sähköpostitilit säilyvät ja ovat käytettävissä.
Käyttöliittymä
Microsoft Office Outlook 2007:n pääikkunan käyttöliittymä ei juurikaan eroa aiemmista versioista (kuva 1). Se säilyttää tutun valikkopalkin ja työkalurivit. Niiden sisältö kokonaisuudessaan ei ole muuttunut, vaikka joissakin valikoissa on uusia komentoja.
Riisi. 1. Microsoft Office Outlook 2007 -ikkunan ulkoasu
(Postialue)
Pääikkunan merkittävistä innovaatioista on syytä mainita paneeli To Do Bar sen oikealla rajalla. Se näytetään oletuksena, kun työskentelet millä tahansa Outlookin alueella. Jos paneeli jostain syystä puuttuu, sen näyttämiseen ja parametrien konfigurointiin käytetään alivalikkoa. To Do Bar valikosta näkymä. Tämä paneeli näyttää lähimmän ajoitetuista kokouksista ja asetettuun päivämäärään mennessä lähinnä olevan tehtävän. Kun napsautat mitä tahansa paneelin aluetta, se laajenee (kuva 2) ja näyttää kuluvan kuukauden kalenterin, luettelon tulevista kokouksista (yleensä kolme kokousta) ja käytettävissä olevista tehtävistä.
Riisi. 2. Microsoft Office Outlook 2007 -ikkuna (postialue)
laajennetulla To-Do Barilla
Paneeli To Do Bar pitäisi katsoa Outlookin uuden version ansioksi. Nähdäksesi lähimmän kokouksen (kokoukset) ja ajankohtaiset tehtävät sinun ei enää tarvitse jatkuvasti vaihtaa vastaaville alueille Kalenteri ja Tehtävät.
Jos analysoimme Outlook-käyttöliittymän muutoksia alueittain, voimme tehdä seuraavat johtopäätökset.
Alueella Mail käyttöliittymässä ei ole merkittäviä muutoksia. Kuten Outlook 2003:ssa, oletuslukuruutu on oikealla, mutta perinteisesti käyttäjät sijoittavat sen ikkunan alaosaan.
Alueilla Tehtävät ja muistiinpanoja Myös käyttöliittymään on tehty muutamia muutoksia. Alueen suunnittelua hieman muutettu Yhteystiedot, mutta tällä ei ole merkitystä.
Alueen rajapinta on kokenut suurimmat muutokset Kalenteri Kaikki käyttäjät eivät kuitenkaan hyväksy väitettä, että tämän ansiosta työskentely on helpompaa. Tätä aluetta käsitellään tarkemmin vastaavassa osiossa.
Tietysti Outlook 2007:n käyttöliittymässä on myös Microsoft Office 2007:n tärkein innovaatio - välilehdet ja nauhat. Nämä elementit näkyvät kuitenkin vain, kun ratkaistaan tiettyjä tehtäviä - luotaessa viestiä, kalenterimerkintää jne. Välilehdet ja niiden säätimet kuvataan tarkemmin asianomaisissa osioissa.
Kuten muissakin sovelluksissa, kontekstivalikot ja niiden käyttötapa eivät ole muuttuneet paljon Outlook 2007:ssä.
Yleisesti ottaen käyttöliittymä on tunnustettava erittäin käteväksi. Aloittelevalle käyttäjälle, joka ei ole työskennellyt Microsoft Outlookin aiemmissa versioissa, sen hallitseminen ei ole vaikeaa. Kokeneille käyttäjille siirtyminen uuteen käyttöliittymään kestää enintään kaksi tai kolme päivää.
Hae
Outlook 2007:ssä on parannettuja ominaisuuksia ja uusittu hakuliittymä. Uusi hakuominaisuus korvaa sekä Outlookin aikaisempien versioiden perushaun, joka oli hyvin rajallinen, että tarkennetun haun, jota ei käytetty laajalti sen epäselvyyden vuoksi.
Voit vaihtaa hakuun millä tahansa alueella laajentamalla Kyselyn rakennustyökalu. Hakupalkki näkyy ikkunan yläosassa (kuva 3).
Riisi. 3. Hakupalkki
Hakupalkissa on tyypillinen joukko kenttiä kullekin alueelle. Voit lisätä kenttiä, joista voidaan hakea, napsauttamalla painiketta Lisää kriteerit ja valitse kentän nimi ehdotetusta luettelosta. Voit poistaa kentän hakupalkista napsauttamalla kentän nimeä ja valitsemalla komennon näkyviin tulevasta valikosta. Poista.
Haku suoritetaan välittömästi. Riittää, kun syötät vähintään yhden merkin mihin tahansa kenttään, koska tietueiden valinta tehdään välittömästi. Kun lisää merkkejä syötetään, tehdään uusi valinta. Valitussa tietueluettelossa löydetyt kyselyelementit on korostettu keltaisella taustalla (voit vaihtaa taustaväriä halutessasi).
Haku on nykyisellä alueella. Jos haluat etsiä kaikkia kohteita Outlookin eri alueilta, sinun on valittava tarkennettu haku.
Kun työskentelet sähköpostiviestien kanssa, haku suoritetaan nykyisestä sähköpostikansiosta. Voit halutessasi etsiä kaikista sähköpostikansioista.
Palataksesi normaaliin tietueiden näyttöön ei riitä hakualueen tiivistäminen - sinun on myös napsautettava painiketta Tyhjennä haku pyyntökentässä (kuva 4).
Riisi. 4. Hakutulokset Posti-alueella
Hakutoiminnon tulisi olla tehokas ja erittäin kätevä käyttää.
Luokat
Aiemmissa versioissa luokkia käytettiin määrittämään kaikki Outlook-kohteet (viestit, kalenterimerkinnät, muistiinpanot jne.) tiettyihin ryhmiin ( Tärkeitä yhteystietoja, Tärkeitä asiakkaita, Henkilökohtaiset tiedot jne.). Ryhmien nimet olivat ehdollisia ja harvoin kukaan käytti niitä tässä muodossa. Lisäksi aiemmissa versioissa joillekin elementeille tarjottiin värimuutoksia. Voit esimerkiksi asettaa värillisen tunnisteen kalenterimerkintöille: Tärkeä- Punainen väri, Virallinen- sininen väri jne. Muistiinpanoille tarjottiin yksi viidestä väristä.
Uudessa versiossa yhdistetään mahdollisuudet luokkien määrittämiseen ja elementtien värikorostukseen. Samaan aikaan luokat muuttuivat nimettömiksi, tai pikemminkin oletuksena niitä alettiin nimetä vain niiden luontaisen värin mukaan ( sininen luokka, punainen luokka jne.). Luokka (tai useita) ja siten väri voidaan määrittää mille tahansa Outlookin kohteelle. Voit määrittää luokan napsauttamalla painiketta Kategoria paneelissa standardi ja valitse haluamasi väri luettelosta. Luokkaa voidaan käyttää kriteerinä tavaroiden etsimisessä ja/tai lajittelussa ja ryhmittelyssä.
Voit halutessasi antaa luokille merkityksellisiä otsikoita. Lisäksi voit luoda itse uusia luokkia. Voit tehdä tämän napsauttamalla painiketta Kategoria paneelissa standardi ja valitse Kaikki kategoriat. Ikkunassa Väriluokat(kuva 5) muuttaaksesi luokan nimeä, paina -painiketta Nimeä uudelleen ja listassa Nimi vaihtaa nimeä. Luo uusi luokka napsauttamalla -painiketta Uusi, ikkunassa Lisää uusi luokka kirjoita luodun kategorian nimi ja valitse sen väri.
Riisi. 5. Luo uusi luokka
Työskentely sähköpostin kanssa
Työskentely viestien kanssa alueella Mail ei ole kokenut merkittäviä muutoksia. Viestien lähettäminen ja vastaanottaminen, viestiluettelon tarkasteleminen, ryhmittely ja lajittelu, sähköpostikansioiden käsittely, siirtyminen vastauksen luomiseksi tai viestin edelleen lähettämiseksi - kaikki tämä on peritty Microsoft Outlookin aiemmista versioista.
Innovaatiot koskettivat kolmea pääkohtaa: työskentely viestiikkunoissa, sähköpostitilin luominen ja liitteiden esikatselu.
Työskentely viestilaatikoissa
Ikkunan ulkoasua on muutettu sekä uutta viestiä luotaessa (kuva 6) että saapuvaa viestiä katsottaessa (kuva 7).
Riisi. 6. Uusi viesti-ikkuna
Nämä ikkunat on suunniteltu Microsoft Office 2007:n tyyliin, eli ne sisältävät välilehtiä, jotka näyttävät kunkin alueen tärkeimmät säätimet.
Riisi. 7. Vastaanotettu viesti -ikkuna
Uusi viesti-ikkuna sisältää neljä päävälilehteä: viesti, Lisää, Vaihtoehdot ja Muoto Teksti.
Tab viesti(katso kuva 6) sisältää elementit, joita tarvitaan viestin tekstin luomiseen ja muotoiluun sekä viestin perusparametrien asettamiseen. Tutun viestivalintaikkunan näyttäminen ( viesti Vaihtoehdot Vaihtoehdot. Nyt voit nopeasti lisätä yhteystietoja, kalenterielementtejä ja allekirjoituksia viestin tekstiin (ryhmä Sisältää), mikä on erittäin kätevää. Tässä tapauksessa myös yhteystiedot ja kalenteri liitetään viestiin objekteina. Sama välilehti sisältää painikkeen tiedostojen liittämiseksi viestiin (ei tarvitse mennä Lisää mikä on erittäin kätevää).
Tab Lisää muistuttaa monella tapaa samaa välilehteä Word 2007:ssä, vain hieman lyhennetyssä versiossa. Yritysviestien luomiseksi suurin osa tämän välilehden ominaisuuksista ei todennäköisesti ole kysyntää.
Tab Vaihtoehdot(Kuva 8) sisältää elementtejä viestin parametrien asettamiseen. Tässä valitaan erityisesti viestin tekstimuoto (ryhmä Muoto), asetetaan ilmoitus viestin toimittamisesta ja lukemisesta (ryhmä seuranta) jne. Tavallisten viestiparametrien ikkunan näyttäminen ( viesti Vaihtoehdot) voidaan napsauttaa ryhmäpainiketta seuranta tai Lisää Vaihtoehdot.
Riisi. 8. Asetukset-välilehden elementit uudessa viestiikkunassa
Tab Muoto Teksti ominaisuuksiltaan ja käytöltään se muistuttaa osittain välilehteä Koti Word 2007:ssä ja on suunniteltu koristelemaan tekstiä, mukaan lukien tyylien käyttäminen, tekstin etsiminen ja korvaaminen.
Jonkin verran haittaa aiheuttaa se, että viestin voi lähettää vain välilehdellä työskennellessä viesti. Koska voidaan kuitenkin olettaa, että käyttäjä työskentelee pääasiassa tällä välilehdellä, se ei ole niin merkittävää.
Vastaanotetun viestin ikkunassa on vain yksi työn kannalta tärkeä välilehti - viesti(Katso kuva 7). Tab Ilmoita renderöintiongelmasta sisältää yhden elementin - painikkeen osoitteeseen lähetettävän viestin luomiseksi: [sähköposti suojattu] tämän viestin ongelmista.
Sähköpostitilien määrittäminen
Tilin asetusten määrittäminen alueella Mail valikossa Työkalut joukkue on valittava Tilin asetukset. Sähköpostitilit määritetään ja niitä hallinnoidaan Tilin asetukset(Kuva 9).
Riisi. 9. Sähköpostitilien määrittäminen Tilin asetukset -ikkunassa
Uuden tilin lisääminen välilehdelle Sähköposti-painiketta tulee napsauttaa Uusi. Ikkunassa Lisää uusi sähköpostitili(Kuva 10) sinun on syötettävä nimi, sähköpostiosoite, salasana ja napsauta painiketta Edelleen. Outlookin odotetaan määrittävän automaattisesti palvelinnimet, portit ja muut saapuvan ja lähtevän postin tiedot. Kuitenkin tilien kanssa POP3 ei onnistunut tekemään niin. Käyttäjien palautteen mukaan tämä ominaisuus toimii toistaiseksi vain tilien kanssa Exchange-palvelin.
Riisi. 10. Sähköpostitilin lisääminen automaattisesti
Käytännössä uuden tilin luominen ikkunaan Lisää uusi sähköpostitili(katso kuva 10) et voi määrittää mitään, mutta valitse valintaruutu Määritä palvelinasetukset manuaalisesti ja paina painiketta Edelleen. Seuraavassa ikkunassa voit määrittää asetukset aiempien versioiden tavalliseen tapaan (kuva 11).
Riisi. 11. Tilin lisääminen
sähköposti manuaalisessa tilassa
Työskentely liitetiedostojen kanssa
Outlook 2007 esittelee uuden ominaisuuden, kuten tietyntyyppisten viestiin liitettyjen tiedostojen tarkastelun suoraan viestin lukuruudussa. Voit tehdä tämän napsauttamalla liitteenä olevan tiedoston kuvaketta - ja kuva- tai tekstitiedosto näytetään viestin lukualueella (kuva 12).
Riisi. 12. Liitetyn tiedoston esikatselu
Kun yrität tarkastella mahdollisesti vaarallisia tiedostoja lukualueella, vastaava viesti tulee näkyviin (Kuva 13).
Riisi. 13. Varoitus liitteenä olevan tiedoston avaamisen vaarasta
Jos käyttäjä on varma, että liite on turvallinen, hän voi napsauttaa painiketta esikatselutiedosto ja katso se (kuva 14).
Riisi. 14. Liitetyn tiedoston esikatselu
Poistu esikatselutilasta napsauttamalla painiketta. viesti(katso kuvat 12 ja 14).
Käytännössä liitteiden esikatselumahdollisuuden tarjoama mukavuus ei ole niin suuri. On olemassa vaara, että käyttäjä poistaa valintaruudun valinnan Lämmitä aina ennen tämän tyyppisen tiedoston esikatselua(katso kuva 13), mikä lisää tietokoneen tartunnan riskiä.
Työajan suunnittelu
Kalenterialueen ulkonäkö ( Kalenteri) on kokenut eniten muutoksia Outlook 2007:ssä (Kuva 15).
Riisi. Kuva 15. Microsoft Office Outlook 2007:n kalenteriruudun ikkuna
Ikkunan alaosaan on ilmestynyt alue tehtävien katseluun, joiden eräpäivä vastaa näytettävää kalenteripäivää. Tehtävien kanssa työskenteleville tämä on luultavasti kätevää, mutta useimmille käyttäjille se ei ole kovin hyvä, koska tämä alue vie osan ikkunasta. Lisäksi tehtävät näkyvät paneelissa To Do Bar, mikä riittäisi. Kalenterin tehtäväalue voidaan kuitenkin minimoida.
Tämän ja muiden muutosten seurauksena ikkunassa näkyy nyt merkintöjä lyhyemmän ajan kuin aiemmissa versioissa. Tämä on hieman epämukavaa, mutta kuten ennenkin, voit muuttaa kalenteriviivaimen askelta.
Ulkoisista muutoksista huolimatta kalenterin kanssa työskentelyssä ei ole merkittäviä innovaatioita.
Kokous- ja tapahtumapöytäkirjojen luominen tapahtuu samalla tavalla kuin ennenkin. Ero on Microsoft Office 2007 -tyyliin tehdyn uuden tietueikkunan (kuva 16) ulkonäössä.
Riisi. 16. Uusi kalenterimerkintäikkuna
Ikkuna sisältää kolme päävälilehteä: Nimittäminen (tapahtuma- tallentaa tapahtumaa), Lisää ja Muoto Teksti.
Tab Nimittäminen (tapahtuma) (katso kuva 16) sisältää lähes kaikki elementit, joita tarvitaan uuden tietueen luomiseen tai olemassa olevan tietueen muokkaamiseen.
Tab Lisää muistuttaa monella tapaa samanlaista välilehteä Word 2007:ssä ja on suunniteltu lisäämään tietueeseen erilaisia objekteja: kuvia, taulukoita, kaavioita jne. Samassa välilehdessä Outlook-tiedostot ja -kohteet on liitetty merkintään. Tab Muoto Teksti ominaisuuksiltaan ja käytöltään se vastaa osittain välilehteä Koti Word 2007:ssä ja se on suunniteltu koristelemaan tekstiä, mukaan lukien tyylien soveltaminen. Yritystietueiden luomiseen ei todennäköisesti tarvita useimpia näiden välilehtien toimintoja tiedostojen lisäämistä lukuun ottamatta.
Kuten ennenkin, kalenterimerkintää luotaessa asetetaan oletusarvoisesti ilmoitus: kokouksille - 15 minuuttia ennen alkua, tapahtumille - 18 tuntia ennen alkua. Halutessasi voit valita eri aikavälin ilmoitukselle. Jonkin verran haittaa on, että kalenteri ei näytä merkinnän hälytyksen olemassaoloa tai puuttumista (katso kuva 15).
Yhteystietojen hallinta
Kosketusalueen ikkunan ulkonäkö ( Yhteystiedot) on kokenut joitain muutoksia Outlook 2007:ssä (kuva 17).
Riisi. 17. Microsoft Office Outlook 2007 Yhteystiedot-ikkuna
Uusia yhteystietoluettelon katselutiloja on esimerkiksi useita käyntikortti(Kuva 18).
Riisi. 18. Yhteystiedot-alueen ikkuna Käyntikorttitilassa
Muuten eroja on vähän verrattuna aikaisempiin versioihin. Yhteystietojen lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin Outlookin aiemmissa versioissa. Yhteystietoikkuna on suunniteltu Office 2007:n tyyliin (kuva 19) ja sisältää kolme päävälilehteä: ottaa yhteyttä, Lisää ja Muoto Teksti. Välilehdellä ottaa yhteyttä(katso kuva 19) sisältää kaikki elementit, jotka tarvitaan uuden yhteystiedon luomiseen tai olemassa olevan yhteystiedon muokkaamiseen. Aiempien versioiden yhteystietoikkunan välilehtien sijaan voit käyttää erilaisia välilehtien näyttötiloja tietojen lisäämiseen ottaa yhteyttä näytä(katso kuva 19): Kenraali, Yksityiskohdat jne.
Riisi. 19. Yhteystiedot-ikkuna
Välilehdet Lisää ja Muoto Teksti liikekontaktien luominen ei useimmissa tapauksissa ole tarpeen.
Toinen hyödyllinen innovaatio on hyödyllinen käyttäjälle, kun päällekkäinen yhteystieto havaitaan. Aiemmissa versioissa tämä yksinkertaisesti yhdisti tiedot ja korvasi vanhat tiedot uudella. Outlook 2007:ssä on vertailuikkuna, joka näyttää vastaavat tiedot ja korostaa eroja (Kuva 20).
Riisi. 20. Yhdistä tiedot, kun lisäät kaksoiskappaleen
Työskentely tehtävien kanssa
Tavalliset toimistotyöntekijät työskentelevät tehtävien kanssa harvoin: harvat ihmiset haluavat luoda tietueen tehtävästä ja avata sen jälkeen säännöllisesti vastaavan Outlook-alueen ja merkitä sen valmistumisen tarkasti. Ilmeisesti tässä mielessä uudessa versiossa tehtävälista näkyy sekä kalenterissa että paneelissa To Do Bar. Ehkä tämä lisää käyttäjien kiinnostusta käyttää tehtäviä työn suunnitteluun ja virtaviivaistamiseen.
Tehtävätyössä ei tapahtunut perustavanlaatuisia muutoksia. Alueen ikkuna Tehtävät käytännössä ei muuttunut (kuva 21).
Riisi. 21. Microsoft Office Outlook 2007 Tehtävät-ruudun ikkuna
Mutta tehtäväikkuna on suunniteltu Office 2007:n tyyliin (kuva 22).
Riisi. 22. Tehtäväikkuna
Se sisältää kolme päävälilehteä: tehtävä, Lisää ja Muoto Teksti. Välilehdellä tehtävä(katso kuva 22) sisältää kaikki elementit, joita tarvitset tehtävien luomiseen ja seurantaan. Aiempien versioiden tehtäväikkunan välilehtien sijaan voit käyttää erilaisia välilehtien näyttötiloja tehtävä, valittu osiopainikkeilla näytä(katso kuva 22): tehtävä ja Yksityiskohdat.
Välilehden kohteista Lisää tehtävien luomiseen käytetään todennäköisesti useimmiten mahdollisuutta liittää tiedostoja ja Outlook-tietueita. Muut elementit sekä välilehden ominaisuudet Muoto Teksti työskennellä tehtävien kanssa, useimmissa tapauksissa niitä ei tarvita.
Työskentely muistiinpanojen kanssa
Muistiinpanojen kanssa työskentely on luultavasti vähiten muuttunut. Muistiinpanoalueen ikkuna muistiinpanoja(Kuva 23) ja itse muistiinpanoikkuna eivät ole juurikaan muuttuneet.
Riisi. 23. Microsoft Office Outlook 2007:n muistiinpanojen ikkuna
Johtopäätös
Outlook 2007:n tärkeimmät, kysytyimmät ominaisuudet on tarkasteltu ja testattu, minkä seurauksena voimme päätellä, että Outlook 2007 on useimmilta osin ylivoimainen aiempiin versioihin verrattuna.
Ei kuitenkaan kannata odottaa kaikkien yritysten nopeaa ja keskitettyä siirtymistä Outlook 2007:n ja muiden Microsoft Office 2007 -ohjelmistopaketin sovellusten käyttöön. Microsoft Office 2007:ään siirtymiseen liittyvät yleiset ongelmat ja vaikeudet on kuvattu jo artikkelissamme. mainitsi "Uusi sana on tulossa".
Lisäksi Outlook 2007:n käyttöönottoa pienissä toimistoissa ja kotona rajoittavat epämääräiset kehittäjäkäytännöt. Microsoft ei ole sisällyttänyt Outlook 2007:ää Office 2007:n opiskelija- ja opettajaversioon (Microsoft Office Home and Student 2007). Outlookin sijaan tämä versio sisältää OneNote 2007:n (Wordin, Excelin ja PowerPointin lisäksi). Totta, Outlook sisältyy Microsoft Office Basic 2007:ään, mutta se ei sisällä PowerPointia, jota opiskelijat, opettajat ja toimistotyöntekijät usein käyttävät. Näin ollen pieniin toimistoihin ja kotikäyttöön Microsoft Office Standard 2007 -versio, joka sisältää neljä perinteistä osaa: Word, Excel, PowerPoint ja Outlook, voi olla optimaalinen.
Lisääkö Microsoft Outlook 2007 ongelmia ja vaikeuksia vai päinvastoin, nopeuttaako se koko paketin käyttöönottoa? Varovasti, mutta voidaan olettaa, että se kiihtyy. Pääominaisuuksiltaan Outlook 2007 on paljon lähempänä tavallista käyttäjää. Sen työstäminen on tullut paljon helpommaksi ja selkeämmäksi, myös käyttäjän intuition tasolla.
Kansion kohteiden (postiviestit, yhteystiedot, Kalenteri jne.) on yleensä tärkein osa ohjelmia, jotka käyttävät Outlookin objektimallia. Heidän kanssaan suoritetaan erilaisia operaatioita.
Kansiokohteita käytetään useimmiten kansioobjektin Items-ominaisuuden kautta, joka palauttaa kokoelman kohteita. Tämä kokoelma sisältää kaikki tämän kansion kohteet. Outlook-kohteille ei kuitenkaan ole yhtä objektia. Sen sijaan sinulla on 16 erillistä objektia kullekin Outlookin kohteelle:
- TapaaminenItem- mitä kutsutaan Venäjän Outlookin graafisessa käyttöliittymässä tapaaminen. Tämä kohde löytyy yleensä kansiosta Kalenteri.
- Ota yhteyttäTuote on tietysti yhteydenotto. On hyvin yleistä luoda uusia kontakteja ohjelmallisesti.
- DistList on toinen kohde, joka yleensä löytyy kansiosta Yhteystiedot. Se edustaa postituslistaa.
- Asiakirjakohde- Tämä on Outlookin kaikkien Outlook-säilössä olevien tiedostojen nimi, joka ei vastaa muotoaan minkään muun Outlook-elementin kanssa. DocumentItem-objekti voi olla esimerkiksi Word-dokumentti, Excel-työkirja, ZIP-arkisto, Acrobat Readerin PDF-tiedosto, EXE-suoritettava tiedosto ja vastaava. - yleensä mikä tahansa käyttöjärjestelmätiedosto. Tiedostojen tallentaminen Outlook-myymälöihin (PST-tiedostot ja Exchange Server -postilaatikot ja julkiset kansiot) ei kuitenkaan ole vaivan arvoista. Tämä hidastaa tavallisten Outlook-kohteiden käyttöä. Tämä mahdollisuus tarjottiin alun perin esimerkiksi erilaisten siihen liittyvien tiedostojen tallentamiseksi projektien kirjeenvaihdon ohella projektin yhteiseen Outlook-kansioon.
- JournalItem on päiväkirjamerkintä.
- MailItem- monille tutuin elementti. Edustaa sähköpostiviestiä.
- Kokouskohde- kutsu tapaamiseen, erityinen sähköpostiviesti. Löytyy yleensä samasta paikasta kuin tavalliset sähköpostiviestit, esimerkiksi kansiosta postilaatikko. Tätä elementtiä ei voi luoda ohjelmallisesti - se luodaan automaattisesti vasta saatuaan vastaavan viestin (voit lähettää sen käyttämällä objektia Tapaaminen v Kalenteri).
- HuomautusTuote- muistiinpanoobjekti (kansiosta Huomautuksia). Se eroaa kaikista muista elementeistä vähimmäismäärällä ominaisuuksia ja menetelmiä.
- Postitus- toinen erityinen sähköpostiviesti. Tämä on viesti, joka lähetetään julkiseen kansioon. Tavallisesta esineestä MailItem eroaa siinä:
- löytyy vain julkisista kansioista;
- sen lähettämiseen käytetään Post()-menetelmää Send()-menetelmän sijaan.
- RemoteItem- myös hyvin erikoinen sähköpostiviesti. Nämä kohteet ovat sähköpostiviestejä, joihin on täytetty vähimmäismäärä ominaisuuksia (vain vastaanottaja, lähettäjä, vastaanottopäivä ja koko täytetään) ja viestin teksti, joka sisältää 256 merkkiä oikeaa tekstiä. Nämä objektit luodaan automaattisesti, kun Outlook muodostaa yhteyden Exchange-palvelimen postilaatikkoon puhelinverkkoyhteyden (yleensä puhelinverkkoyhteyden) kautta. Jos viesti on OST-tiedostossa (eli ladattu samasta Exchange-palvelimesta MAPI:n kautta tai vastaanotettu POP3/IMAP4:n kautta), tätä objektia ei koskaan luoda sille.
- ReportItem- hyvin erityinen sähköpostiviesti, joka on erityisesti luotu palvelukirje: yleensä sähköpostipalvelimesi luoma viesti toimituskyvyttömyydestä (ei-toimitusraportti), viestin lähetyksen viivästymisestä tai muusta virheestä. Näitä objekteja ei myöskään voi luoda ohjelmallisesti: ne luodaan automaattisesti vain, kun vastaanotetaan tietyn tyyppinen viesti.
- TaskItem on tehtävä tai tehtävä kansiosta Tehtävät.
- TaskRequestAcceptItem, TaskRequestDeclineItem, TaskRequestItem, TaskRequestUpdateItem- Nämä ovat kaikki erikoispostiviestejä, jotka liittyvät tehtävien delegointiin liittyvään kirjeenvaihtoon. Näitä objekteja ei myöskään voi luoda ohjelmallisesti.
Minun on sanottava, että useimmissa tapauksissa olet kiinnostunut vain MailItem-, ContactItem- ja joskus DocumentItem-objekteista. Keskitymme niihin.
Toinen erittäin tärkeä kohta. Kuten jo mainittiin, Outlookin objektimalliin on rakennettu erityisiä rajoituksia, jotka on suunniteltu estämään viruksia käyttämästä tämän objektimallin ominaisuuksia hyväkseen. Nämä ovat pääsääntöisesti tärkeimmät ominaisuudet, jotka sisältävät tietoa sähköpostiosoitteista, lähettäjän nimestä, viestin tekstistä ja niin edelleen. Nämä rajoitukset on rakennettu seuraaviin objekteihin: AppointmentItem, ContactItem, MailItem ja TaskItem – toisin sanoen kaikkiin Outlookin ydinobjekteihin. Rajoitukset ovat myös asetettu joillekin toimille, joita voidaan suorittaa näillä objekteilla, kuten sähköpostien lähettäminen. Esimerkiksi sähköpostin luominen ja lähettäminen Outlookin avulla on hyvin yksinkertaista:
Himmeä oOutlook uutena Outlook.Application
Himmeä viesti Outlook.MailItem-tiedostona
"Luo viestiobjekti
Aseta oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)
" Kenelle
oMessage.To=" [sähköposti suojattu]"
"Viestin aihe
oMessage.Subject = "Hei VBA:sta"
"Viestin teksti. Body-ominaisuuden käyttäminen tarkoittaa, että lähetämme viestin
"pelkkä teksti. Voit lähettää viestin myös HTML- tai RTF-muodossa
oMessage.Body = "Viestiteksti"
"Lisää LIITE
oMessage.Attachments.Add("C:\installlog.txt")
"Lähetä viestiä
oViesti.Lähetä
Virusten elämän vaikeuttamiseksi kuitenkin viestin lähettämisen sijasta kuvassa 1 näkyvän kaltainen ikkuna. 13.3. Lisäksi lopullisen voiton saavuttamiseksi viruksista löytyy myös painike Joo ei ole käytettävissä muutaman sekunnin ajan.
Riisi. 13.3 Varoitusikkuna Outlookissa
Mitä tehdä tällaisessa tilanteessa?
Vaihtoehdot voivat vaihdella:
- ensimmäinen vaihtoehto - lähettää viestin makrosta, joka on itse Outlookin VBA-moduulissa(ilman Outlookin ohjelmallista avaamista). Tässä tapauksessa tällaista ikkunaa ei tule näkyviin. Mutta tietenkään tällainen ratkaisu ei yleensä ole kovin kätevä, etenkään mitä tulee tämän ohjelmakoodin siirtämiseen eri tietokoneisiin.
- toinen vaihtoehto - käytä mukautettuja Outlook-objektien paikkamerkkejä, jotka eivät lähetä tällaisia viestejä ja antavat kehittäjille mahdollisuuden lähettää viestejä VBA:sta ilman ongelmia. Yleisin ja suositelluin tällainen työkalu on ilmainen Outlook Redemption. Voit saada tietoa siitä ja ladata sen sivustolta http://www.dimastr.com/redemption. Tämä vaihtoehto on varsin kätevä, jos lähetät sähköpostia yhdeltä palvelimelta, mutta sen asentaminen kaikkiin tietokoneisiin on tietysti hankalaa;
- kolmas vaihtoehto - tunnistaa ohjelmallisesti vahvistusikkunat ja paina ohjelmallisesti niissä olevia tarvittavia painikkeita. Microsoftin kehittäjät kuitenkin varmistivat, että tämä oli mahdotonta tehdä VBA- tai VBScript-koodista. Periaatteessa tällaiset toiminnot voidaan suorittaa käyttämällä matalan tason Windows API:ta (toinen vaihtoehto on käyttää näitä ominaisuuksia käyttämällä MAPI-sanomien kanssa työskentelyyn tarkoitetun erityisen ohjelmointirajapinnan erikoistyökaluja). Sinun on kuitenkin käytettävä muita ohjelmointikieliä (C++ tai Delphi) VBA:n sijasta, koska VBA ei tue kaikkia tarvittavia tietotyyppejä API:n kanssa työskentelyyn. Lisäksi vaaditaan edistynyttä järjestelmien ohjelmoinnin tuntemusta, jotta voit työskennellä luotettavasti API:n kanssa. Lisätietoja näiden tekniikoiden käyttämisestä Outlookin kanssa on osoitteessa http://www.mapilab.com/en/support/articles/vb_outlook_security_1.html (venäjäksi);
- ja lopuksi neljäs vaihtoehto, minun näkökulmastani kätevin: käyttää saapuvien viestien lähettämiseen ja ohjelmalliseen käsittelyyn CDO-objektikirjastoa, joka on käytettävissä kaikilla Windows 2000-, XP- ja 2003-tietokoneilla. tämän kirjaston käytöstä on kuvattu osiossa 13.8.
Nyt itse Outlook-kohdeobjekteista. Näillä objekteilla on paljon ominaisuuksia ja menetelmiä (esim. ContactItem-objektilla on lähes 100 ominaisuutta), ja niiden kaikkien tarkastelu vaatisi paljon tilaa. Samaan aikaan useimmat näiden kohteiden ominaisuudet ovat ilmeisiä, eikä niiden käytössä pitäisi olla ongelmia. Yleensä ainoa kysymys, joka voi syntyä, on se, mikä ohjelmallinen ominaisuus vastaa mitäkin elementtiattribuuttia.
Valitettavasti Outlookissa ei ole makrotallenninta, mutta voit ymmärtää tietyn ominaisuuden nimen ikkunasta Paikalliset. Sen sovellus voi näyttää tältä: kuvittele, että sinun on ymmärrettävä, mikä ContactItem-objektin ohjelmallinen ominaisuus voi vastata kenttää Lyhyt nimi.
Ensimmäinen asia, joka meidän on tehtävä, on luoda yhteystieto, johon tämä ominaisuus täytetään (katso kuva 13.4).
Riisi. 13.4 Luo yhteystieto
Seuraavaksi tulee kirjoittaa ohjelmakoodi, jossa tämän elementin objekti luodaan. Esimerkiksi jos tämä yhteystieto on kansiossa Yhteystiedot, koodi (Outlookin makrosta) saattaa näyttää tältä:
Himmeä oNamespace nimellä NameSpace
Dim oFolder As MAPIFolder
Himmeä oContactItem Yhteystiedot
Aseta oNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Aseta oFolder = oNimitila.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Aseta oContactItem = oFolder.Items("Contact1")
Stop-komento on tarkoitettu pysähtymiseen oikeaan paikkaan.
Sitten meidän on suoritettava koodimme suorittamista varten ja kun se pysähtyy Stop-riville, avattava (valikon avulla näkymä) ikkuna Paikalliset.
Meidän tapauksessamme näet siinä neljä objektia (katso kuva 13.5).
Riisi. 13.5 Ikkuna Paikalliset kontaktiobjektin kanssa
Tietenkin meidän on laajennettava oContactItem-objektin solmua ja etsittävä sen ominaisuus, joka on asetettu Lyhyt nimi. Yllätykseksemme saatamme huomata, että tämän ominaisuuden nimi on eMail1DisplayName (katso kuva 13.6).
Riisi. 13.6 Löydämme kiinteistön ikkunaan täyttämällämme arvolla Paikalliset
Samalla tavalla voit löytää halutut ominaisuudet muille kohdeobjekteille.
Perushaku Outlookissa
Voit käyttää työkalupalkin hakukenttää etsiäksesi nykyisestä kansiosta tai näkymästä.
Kun olet lopettanut hakutulosten katselun, välilehdellä Hae painaa nappia Sulje haku.
Huomautuksia:
Siirry kansioon tai näkymään, josta haluat etsiä, kuten Mail-, Calendar- tai People-näkymään.
Kirjoita Outlook-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaan hakukenttään etsimäsi sana tai lause.
Hakutulokset näkyvät välilehdellä Hae.
merkintä: Suorittaaksesi täyden haun kaikki Outlook-tiedostot (kansiosta tai näkymästä riippumatta), valitse kaikki elementit. Tämä vaihtoehto on käytettävissä kaikissa näkymissä. Huomaa, että joka kerta, kun vaihdat näkymää, sinun on syötettävä hakutermit uudelleen. 
Jos olet Office Insider ja käytät rakennusnumero 16.18.181008 ja myöhemmin hakuasi on parannettu ja parannettu. Kun valitset hakukentän, näet lyhyitä ehdotuksia viimeisimmän hakuhistorian perusteella. Valitse mikä tahansa vaihtoehto nopean tuloksen saamiseksi.
Valitse, missä hakutoiminto suoritetaan. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat kansiosta tai näkymästä, jossa työskentelet.
Hae elementin sisällä
Tiedät, että sinulla on sähköpostiviesti, mutta et vain löydä sitä Outlookista. Älä huoli, Outlook for Macin monien hakuvaihtoehtojen avulla löydät etsimäsi valitsemalla yhdistelmän eri hakuehtoja.
Hakukriteerit | Kuvaus |
|---|---|
|
Lisäksi |
Teksti, joka esiintyy missä tahansa elementissä. |
|
Viestin lähettäjä. |
|
|
Aihe |
Viestin aiheessa oleva teksti. |
|
Liite |
Onko elementillä liite tai liitetyn tiedoston koko. |
|
Kenelle |
Viestien vastaanottajat. |
|
Otettu vastaan |
Päivämäärä, jolloin viesti vastaanotettiin. |
|
Lähtöpäivä |
Viestin lähetyspäivämäärä. |
|
Tärkeä |
Viestin prioriteettitaso. |
|
Lukematon |
Viestin lukemisen tila. |
|
Merkitty |
Viestin tila "Suoritukseen". |
merkintä: Jotkut hakuehdot edellyttävät lisätietojen syöttämistä.
Jos haluat muokata hakuasi lisäämällä tai poistamalla ehtoja, tee jokin seuraavista:
