Kancelarijski rad od A do Ž. Kako koristiti pečate i pečate u organizaciji. Službeni pečat prema novom zakonu o obrazovanju

Rekviziti 25 "Otisak pečata"... Trenutno se u ruskom uredskom radu koriste dvije vrste pečata u organizaciji za potvrdu autentičnosti dokumenata i ovjeru kopija dokumenata:

· Dom (pečat ili branded ) pečat,

· jednostavno brtve konstruktivnih podjela (10).

Glavni pečat organizacije ovjerava potpise rukovodioca, njegovih zamjenika, rukovoditelja finansijske službe, glavnog računovođe, njegovog zamjenika, kao i drugih službenika kojima su punomoćjem ili naredbom glava.

Pravo na sliku državnog grba Ruske Federacije na pečatu organizacije utvrđeno je čl. 4 Federalnog ustavnog zakona od 25. decembra 2000. br. 2-FZ "O državnom grbu Ruske Federacije". Pravila za formalizaciju službenog pečata utvrđena su u GOST R 51511-2001. Reprodukcija državnog grba Ruske Federacije. Oblik, dimenzije i tehnički uslovi (izm. br. 1 od 26.12.2002.).

Glavni element pečat otisak je lik dvoglavog orla. Službenim pečatom ovjeravaju se potpisi rukovodioca, njegovih zamjenika, rukovodioca finansijske službe, glavnog računovođe, njegovog zamjenika, kao i drugih službenih osoba kojima su data odgovarajuća ovlaštenja.

Službeni pečati se stavljaju na dokumenta koja zahtijevaju posebnu ovjeru: vezana za prijem novca ili materijalnih vrijednosti, na lične dokumente, na garantna pisma i ugovor.

Službeni pečat se koristi i kada se ovjeravaju kopije niza dokumenata, na primjer: kopija propisa, statuta upućenih vladinim organizacijama, kopije sudskih odluka i nekih drugih dokumenata. Postoji spisak dokumenata na koje je stavljen službeni pečat.

Nevladine organizacije koriste branded pečat, koji je izjednačen sa žigom. Amblem organizacije ili skraćenica njenog naziva nalazi se u sredini pečata, a puni naziv organizacije i njen državni registarski broj (OGRN) navedeni su duž obima.

Lokacija otiska glavnog pečata u odnosu na naziv položaja i lični potpis službenika definisana je u Modelu uputstva za kancelarijski rad u federalnim izvršnim tijelima (odobrena Naredbom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije). Federacije br. 536 od 8. novembra 2005. godine i registrovan od strane Ministarstva pravde Ruske Federacije 27. januara 2006. br. 418). Pečat treba da bude dobro čitljiv i da sadrži samo kraj imena službenog lica koje je potpisalo dokument. Stavljanje pečata na lični potpis je neprihvatljivo (11).

Jednostavne marke koriste se za internu dokumentaciju ustanove, na dupliranim kopijama administrativnih dokumenata, na potvrdama, propusnicama, prilikom pečaćenja paketa, paketa. U instituciji, organizaciji, preduzeću može postojati nekoliko jednostavnih pečata. U ovom slučaju se u štampi reproduciraju dva naziva - organizacija i strukturna jedinica: "sekretarijat", "kancelarija", "upravljanje poslovima", "kadrovska služba", "sektor za protokol", "administrativno odjeljenje" itd. Za razliku od službenih pečata, koji imaju okrugli oblik i standardne veličine, jednostavni pečati mogu biti različitih veličina, a po obliku - ne samo okrugli, već i kvadratni, trokutasti, ovalni itd.

Po prirodi materijala od kojih su izrađene brtve dijele se na gume i metal.

Za stavljanje oznaka o prijemu, registraciji, prolazu i izvršenju dokumenata, kao i drugih referentnih oznaka, odgovarajući mastiks pečati .

18.5. Oznake na dokumentima kao odraz faza

njihov prolaz i izvršenje

Rekvizit 26 "Oznaka ovjere kopije" koristi se za potvrdu usklađenosti kopije dokumenta sa originalom. Oznaka se postavlja ispod atributa "Potpis" sa lijeve margine dokumenta. Rekvizit se sastoji od potvrdnog natpisa U redu(velikim slovom, bez navodnika), naziv radnog mjesta osobe koja je ovjerila kopiju; lični potpis, prepis potpisa (inicijal, prezime), datum ovjere.

Kopije dokumenata ovjerava rukovodilac organizacije ili službena lica koje on ovlasti (zamjenik, šef kadrovske službe, kancelarijski rad, itd.).

Šef Sektora za protokol Lični potpis L. I. Ivanov

Na kopiji odlaznog pisma koje ostaje u poslovima preduzeća ne može se navesti datum njegove ovjere, naziv radnog mjesta osobe koja je ovjerila kopiju.

Prilikom slanja kopije drugim organizacijama, ovjerena kopija se ovjerava pečatom organizacije. Prilikom slanja dokumenata podređenim organizacijama, njihove kopije se ovjeravaju pečatom odjeljenja (sektora) u kojem se originalni dokument čuva. Na takvim kopijama, na mjestu gdje se daje potpis rukovodioca, stavlja se pečat odjeljenja za poslove, kancelarije, sektora za protokol i sl.

Rekviziti 27 « Oznaka umjetnika" označava osobu koja je sačinila dokument. U GOST R 6.30-2003 preporučuje se samo jedan način registracije rekvizita: inicijali i prezime izvođača, njegov broj telefona:

V.A. Petrov

Rekvizit je namijenjen realizaciji ažurne telefonske komunikacije sa izvođačem radi dobijanja pojašnjenja i pojašnjenja o pitanjima koja se postavljaju u dokumentu. Poslovni bonton propisuje oslovljavanje nepoznatog službenika ili imenom i prezimenom ili prezimenom u kombinaciji sa riječju "gospodar" ili "gospodarica". Metoda registracije rekvizita koju predlaže GOST isključuje mogućnost prve varijante adrese (inicijal ne sadrži potrebne informacije). Druga varijanta obraćanja (samo po prezimenu) nije uvijek zgodna, pogotovo ako prezime umjetnika nije sklono (Chernykh, Lominago, Shevchenko, itd.). Stoga je u rekvizitima dozvoljeno navesti puno ime i prezime izvođača umjesto inicijala (12).

Oznaka umjetnika nalazi se na prednjoj strani posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom uglu. Telefon je označen sa tri grupe brojeva bez crtica između njih.

U pismima odgovora možete navesti ne samo broj telefona, već i broj kancelarije, ako primalac pisma izrazi želju da se lično sastane sa osobom koja je pripremila dokument. U međugradskim slovima, pozivni broj je naznačen u zagradama prije službenog broja telefona.

Rekvizit 28 "Oznaka izvršenja dokumenta i njegovog smjera u predmetu" stavlja se na izvršene dokumente koji se otpisuje u predmet radi naknadnog skladištenja i upotrebe u referentne svrhe.

Oznaka izvedbe se stavlja na prvi list dokumenta ispod oznake izvedbe. Struktura rekvizita uključuje sljedeće podatke: upućivanje na datum i broj dokumenta kojim se dokazuje njegovo izvršenje, a u nedostatku takvog dokumenta - kratke informacije o izvršenju, kao i riječi U slučaju br. označavanje broja predmeta u kojem će dokument biti pohranjen; potpis izvođača i datum oznake.

Rezultati izvršenja mogu se formulisati na sljedeći način: "Odgovor je poslan, datum, br."; "Daje se usmeni odgovor"; "Uzima se u obzir prilikom sastavljanja prijave"; "Problem je riješen telefonom" itd.

Rekviziti 29 "Oznaka prijema dokumenta u organizaciju" zalijepljen rukom ili posebnim numeratorom u donjem desnom dijelu prednje strane prvog lista ulaznih dokumenata. Moguće je staviti oznaku na poleđinu lista.

Rekvizit se sastoji od naziva organizacije (ili strukturne jedinice) u kojoj je dokument primljen; datum prijema i ulazni registarski broj. Vremenski žig dolaska može opciono uključivati ​​naznaku sati i minuta. Naziv organizacije se navodi, po pravilu, u skraćenom obliku.

03.01.2008 № 001

Rekvizit 30 "Identifikator elektronske kopije dokumenta" je oznaka (podnožje) koja se stavlja na dno svake stranice dokumenta i sadrži naziv datoteke na mašinskom mediju, šifru operatera, datum i druge podatke za pretragu u organizaciji.

Obično naziv datoteke odražava njen sadržaj, kao i informacije o imenima i datumima. Dužina naziva datoteke (broj znakova) određena je karakteristikama operativnog sistema računara.

Test pitanja za samotestiranje:

1) Koje dokumente potpisuje šef organizacije i/ili njegovi zamjenici? U kom slučaju su sve kopije poslanih dokumenata potpisane?

2) U kom slučaju je potpisana samo prva kopija poslanog dokumenta? Koja je oznaka stavljena u druge kopije dokumenta?

3) Recite nam o pravilima registracije rekvizita "Potpis".

4) Koja je procedura za potpisivanje dokumenta ako na nacrtu dokumenta nema službenika čiji je potpis pripremljen?

5) U kom slučaju su u dokumentu potrebna dva ili više potpisa? Navedite primjere dokumenata koji su ovjereni sa dva potpisa.

6) Da li je dozvoljeno koristiti faksimilni potpis u originalnom dokumentu? Koji regulatorni dokumenti regulišu upotrebu faksimila i elektronskih potpisa u dokumentima?

7) Šta znači odobrenje dokumenta? Koje su metode dogovora.

8) Kako se koordinira dokument ako postoji više eksternih instanci?

9) Da li je odbijanje pristanka? Kako se sastavlja potrebna "viza za odobrenje dokumenta" u slučajevima službenog neslaganja sa sadržajem dokumenta?

10) Koji pečati se koriste u ruskom kancelarijskom radu za potvrdu autentičnosti dokumenata?

11) Recite nam o pravilima za dizajn rekvizita "Seal Imprint".

12) Kako se može izdati potrebna "izvođačka nota"? Motivirajte svoj odgovor.

Književnost

· Federalni zakon od 10.01.2002. br. 1-FZ "O elektronskim digitalnim potpisima".

· Federalni zakon od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“.

GOST R 51141-98. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije. - M.: Gosstandart, 1998.

GOST R 6.30-2003. Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju. - M.: Gosstandart, 2003.

· Tipična uputstva za kancelarijski rad u federalnim izvršnim organima, odobrena Naredbom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 8. novembra 2005. br. 536 i registrovana od strane Ministarstva pravde Ruske Federacije 27. januara 2006. br. 418.

· Basakov M.I. Kancelarijski rad [Upravljačka dokumentacija]: Udžbenik / M.I. Basakov, O. I. Zamytskov. - 5. izdanje, Rev. i dodati. - Rostov n/a: Phoenix, 2007.-- 352 str.

Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. Moderan kancelarijski rad. - SPb.: Peter, 2004.-- 256 str.

Demin Yu.M. Rad u kancelariji. Priprema kancelarijske dokumentacije / Yu.M. Demin. - SPb.: Peter, 2003.-- 220 str.

Kryukova N.P. Dokumentovanje aktivnosti upravljanja: Udžbenik. dodatak. - M.: INFRA-M, 2008.-- 268 str.

Kugusheva T.V. Kancelarijski rad: Udžbenik. dodatak / T.V. Kugushev. - Rostov n/a.: Phoenix, 2007.-- 256 str.

· Novoselov V.I. Pravna snaga dokumenta // Sovjetski arhivi. 1971. br. 1. S. 57-63.

Pšenko A.V., Doronina L.A. Kancelarijski rad: Praktični vodič. - M.: Yurayt-Izdat, 2004.-- 182 str.

Razdorozhny A.A. Dokumentovanje aktivnosti upravljanja: Udžbenik. dodatak. - M.: INFRA-M, 2008.-- 304 str.

Spivak V.A. Dokumentiranje aktivnosti upravljanja (kancelarijski rad). - SPb.: Peter, 2005.-- 240 str.

Chukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. Pravila pripreme dokumenata: Komentar na GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju". - M.: Ed. "Prospekt", 2004. - 216 str.

• - nalozi (budžetski, bankovni, penzioni, konsolidovani - isplata);
• - prijave i zastupanja, karakteristike, nagrade i certifikati;
• - registri (budžetski nalozi, čekovi, dokumenti dostavljeni banci);
• - predračun troškova;
• - sporazumi i ugovori potpisani u ime institucije;
• - nalozi i nalozi;
• - sertifikati;
• - uvjerenja zaposlenih u ustanovi;
• - kadrovski raspored ustanove;
• - uvjerenja o diplomiranim studentima;
• - lični poslovi učenika i studenata;
• - počasne diplome i diplome;
• - uputstva koja su obavezujuća;
• - radne knjižice zaposlenih;
• - u cool magazinu.

Nakon pregleda gornje liste, možete saznati koji su tačno dokumenti ovjereni službenim pečatom.

Koji dokumenti imaju pečat

Službeni pečati se koriste u državnim institucijama, javnim tijelima i organizacijama koje imaju državna ovlaštenja (na primjer, u privatnim javnobilježničkim uredima). Službeni pečat se stavlja na dokumente za koje je potrebna posebna potvrda autentičnosti, posebno na ugovore, radne knjižice, pisma, potvrde, službene potvrde, diplome.

Pečat daje dokumentu pravnu snagu i potvrđuje autentičnost potpisa službenog lica koje ga je potpisalo. Službeni pečat je potreban na originalima najvažnijih dokumenata, posebno onih kojima se dokazuje identitet, kvalifikacije i radno iskustvo.

Koji dokumenti su ovjereni službenim pečatom ustanove?

Prvo morate odrediti listu dokumenata kompanije na koje ćete morati pečatirati. Zatim je potrebno izraditi uputstva za upotrebu pečata, u kojima je potrebno napisati kada se pečat stavlja, izjednačen sa pečatom, a kada - jednostavno, kako se koriste pečati, da li postoje u organizaciji .
Posebno navedite gdje će se pečat čuvati i ko je imenovan odgovornim za njegovo skladištenje (obično o ovom pitanju odlučuje šef organizacije). Preporučljivo je da ovo uputstvo, zajedno sa listom, bude dodatak opštim uputstvima za kancelarijski rad vašeg preduzeća, a ako ga nema - samostalan dokument ili dodatak statutu.

Ubuduće, ako je potrebno ovjeriti dokument pečatom koji nije naveden u lokalnom aktu, šef organizacije izdaje posebnu naredbu o tome. Lista dokumenata ovjerenih pečatom može se vremenom dopunjavati.

Pravila upotrebe utvrđuju se za otisak svakog dozvoljenog pečata prema sljedećoj približnoj shemi: Štampa otisak službe DOE Naziv dokumenta Položaj službenika koji stavlja otisak Otisak službenog pečata Naziv dokumenta Položaj dokumenta radnik koji stavlja otisak Osnovu uputstva je spisak dokumenata ovjeren službenim pečatom. Može sadržavati: - tabelu osoblja; - uzorci potpisa za otvaranje računa i dr.

Pažnja

Izmjene i dopune liste su dozvoljene samo po nalogu rukovodioca organizacije. Upotreba pečata u organizaciji dozvoljena je samo zaposlenima koji su posebno imenovani naredbom šefa.

Pravo korištenja službenog pečata imaju prvi rukovodioci, službenici iz reda zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi ili finansijskoj službi.

Gdje mogu staviti otisak "za dokumente"?

U uputstvu za upotrebu pečata potrebno je propisati postupak uništavanja zastarjelih pečata Štampa u radnoj knjižici Posebno je potrebno reći o otisku pečata u radnoj knjižici zaposlenog. Postupak popunjavanja radnih knjižica jasno je propisan u dva normativna akta - Pravilima za vođenje i čuvanje radnih knjižica * i Uputstvima za popunjavanje radnih knjižica **, koji se moraju striktno poštovati.

Pregledom ovih dokumenata zaključujemo: postoje samo tri slučaja kada se u radnu knjižicu zaposlenog upisuje organizacija ili kadrovska služba (možete koristiti bilo koju od njih): - prilikom inicijalne registracije knjige - na naslovnoj strani; - pri promeni ličnih podataka zaposlenog - na unutrašnjoj strani korica - pri otkazu - nakon obaveštenja o otkazu u rubrici "Informacije o radu".

7. korištenje otiska štampe u papirologiji

Otisak pečata na priznanici za gotovinski račun takođe treba da obuhvati deo dokumenta koji ostaje u vašoj organizaciji. Neprihvatljivo je stavljati pečat na lični potpis. I na kraju, strogo je zabranjeno stavljanje pečata na prazne stranice i prazne formulare, jer

ovo je prava provokacija za zloupotrebe i prijetnja sigurnosti. Kako pečatirati?

• Prilikom "štampanja" dokumenata, prvenstveno platnih dokumenata, potrudite se da otisak ne bude dosadan i mutan. Loše čitljiv ili djelimično odštampan otisak pečata može biti osnov da notar odbije da ovjeri kopiju isprave i da banka prihvati nalog za plaćanje na izvršenje. Stoga blagovremeno mijenjajte (napunite) uložak za pečate.
• Nakon zamjene ili ponovnog punjenja jastučića s mastilom, uzmite probnu kopiju nacrta prije štampanja na dokumentu.

Još jednom o štampanju

Ponekad je otisak potrebno obrisati viškom mastila kako bi se izbjeglo razmazivanje ili razmazivanje otiska.

• Kada se pripremate da "pečatirate" dokument, uvjerite se da ispod njega nema ničega. Spajalica, neravnomerno presavijeni listovi dokumenta sa više stranica ili drugi strani predmet ispod hrpe dokumenata mogu ometati ispis.
  Kao rezultat, dobit ćete polovicu ili razmazani otisak.

Briga o pečatu Kao rezultat eksploatacije, gumeni pečat se začepljuje prljavštinom, slova postaju poput mrlja. Neuredan tip štampanja na dokumentima ne samo da ne oslikava organizaciju, već je i razlog za odbijanje prihvatanja određenih dokumenata, na primer, naloga za plaćanje.
Otisak možete održavati u ispravnom obliku običnom četkicom za zube, koja se može koristiti za nježno čišćenje klišea bez oštećenja nanesenog uzorka.

Info

Pečat ovjerava ne samo kadrovske dokumente, već i računovodstvene papire (naloge, registre, procjene), kao i osnivačke dokumente organizacije, kolektivni ugovor, razne ugovore. Dokumenti koji nisu navedeni u ovoj listi ne zahtijevaju ovjeru pečatom.

Pisma napisana na memorandumima (osim garantnih) ne moraju biti zapečaćena. Ali ako ne zapečatite dokument koji zaista treba (na primjer, ugovor), posljedice mogu biti vrlo strašne.

Takav sporazum neće biti pravno obavezujući, a sud ga najvjerovatnije neće smatrati dokazom.Da biste izbjegli ovakve nevolje, savjetujemo vam da jasno propišete proceduru korištenja pečata na lokalnom nivou.

Dokumenti se ne mogu ovjeriti pečatom

Press centar sadrži sliku grba Ruske Federacije, a njegov obim podrazumijeva primjenu podataka o nazivu određenog pravnog lica (u skladu sa konstitutivnim dokumentima). Skraćena verzija primjene naziva dopuštena je samo ako je navedena u konstitutivnim dokumentima.

Obično se nanosi iza glavnog i u zagradama. Ako je ovo ime na stranom jeziku, tada se u početku primjenjuje glavna verzija na ruskom, a zatim na stranom. Ne zaboravite da akcionarska društva podliježu zahtjevima drugog zakonodavnog akta, odnosno klauzule 6 člana 2 Saveznog zakona „O akcionarskim društvima“. Imaju neke razlike, ali u proizvodnji se pridržavamo upravo tih pravila i zahtjeva. Sada postoji mnogo letećih kompanija ili pojedinaca koji pružaju ovu vrstu usluge bez obzira na posljedice.

• Potvrde (o plaći, uplatama osiguranja, potvrde o limitu, itd.);
• Izvršne naredbe;
• Specifikacije;
• Izjave (posebno o odbijanju prihvatanja);
• Stope potrošnje;
• Povelje organizacija;

Pečaćenje je jedna od najstarijih stvari uz pomoć kojih je osoba označavala svoje vlasništvo nad imovinom ili dokumentima.

Evo moderne definicije ovog koncepta, koja je sadržana u GOST R 51511-2001 (usvojen i stavljen na snagu dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 25. decembra 2001., br. 573-st):

• pečat - uređaj koji sadrži štamparski kliše za nanošenje otisaka na papir;
• print kliše - element štampe koji sadrži zrcalnu sliku otiska.

Pečat je okrugao.

Uz izraz "pečat" često se koriste pojmovi kao što su pečat, apostil, faksimil i poštanski žig. Pogledajmo i ove pojmove.

Pečat (it. stampa - štampa) je posebna vrsta štamparske forme koja se koristi za izradu otiska na dokumentima, sadrži tekstualne informacije. To može biti složeni pečat, na primjer, koji ponavlja zaglavlje u uglu organizacije (u pravilu sadrži naziv organizacije, adresu i broj telefona, bankovne podatke, može sadržavati prazne kolone za ručno unošenje promjenjivih informacija, logo ili grb), ili može biti jednostavan, sa standardnim izrazom: „za propusnice“, „plaćeno“, „za recepte“, „za službenu upotrebu“ ili dr. Oblik pečata je proizvoljan.

Apostille - poseban pečat, koji se, u skladu sa Haškom konvencijom iz 1961. godine, stavlja na zvanična dokumenta država potpisnica Konvencije kako bi se ova dokumenta izuzela od potrebe diplomatske ili konzularne legalizacije. Apostil potvrđuje "autentičnost potpisa, kvalitetu u kojem je djelovala osoba koja je potpisala dokument i autentičnost pečata ili pečata koji stavlja ovaj dokument" (član 5. Haške konvencije iz 1961.).

Faksimil (od lat. fac simile - učiniti nešto tako) je pečat čiji otisak reproducira potpis službenog lica.

Postmark (od nje. Stempel) sada se po pravilu naziva pečat koji postavljaju poštanski radnici na poštanske pošiljke. Sadrži podatke pošte i datum operacije.

Vrste pečata:

• službeni pečat(organizacije koje imaju pravo korištenja državnih simbola, njihova lista je navedena u Federalnom ustavnom zakonu od 25.02.2000., br. 2-FKZ "O državnom grbu Ruske Federacije");
• glavni okrugli pečat organizacije(za one koji nemaju pravo korištenja državnih simbola);
• pečat posebnog odjeljenja(filijala, predstavništvo) može biti kod njega samo ako je to predviđeno Pravilnikom o ovoj područnoj jedinici. Takav pečat mora obavezno sadržavati riječ "filijala" ili "predstavništvo";
• dodatni otisak za određene grupe dokumenata ili strukturne podjele organizacije (na primjer, štampanje za upite ili štampanje kadrovske službe);
• pečat advokatske kancelarije;
• ljekarski pečat;
• pečat individualnog preduzetnika.

Potreba za pečatom

Potreba da organizacija ima pečat je sadržana u saveznom zakonodavstvu. Dakle, u stavu 7 člana 2 Zakona "O akcionarskim društvima" (br. 208-FZ od 26. decembra 1995. godine) utvrđeno je da akcionarsko društvo "mora imati okrugli pečat koji sadrži svoje puno ime kompanije na ruskom jeziku". i naznaku njegove lokacije". Slična norma postoji u stavu 5 člana 2 Zakona "O društvima sa ograničenom odgovornošću" (br. 14-FZ od 08.12.1998.).

Osnovna svrha pečata je da potvrdi autentičnost potpisa službenog lica na dokumentima, koji potvrđuju prava lica, evidentiraju činjenice u vezi sa finansijskim sredstvima, kao i na drugim dokumentima koji omogućavaju overu originalnog potpisa (ova odredba je sadržana u GOST R 6.30-2003). Zato pečat treba staviti samo na dokument potpisan od strane ovlaštene osobe, a ne na njegovu nacrtu, lišenu lične crte.

Spisak dokumenata na koji će biti stavljen jedan ili drugi pečat organizacije mora biti odobren naredbom šefa.

Kada razvijate svoju listu, možete se nadovezati na približnu listu sadržanu u

zbirka principa i pravila za dokumentovanje i organizovanje rada sa dokumentima na teritoriji Ruske Federacije "Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje" (M., VNIIDAD, 1991). Pomalo je zastario, jer sadrži dokumente više nepostojećeg SSSR-a. Ali na osnovu toga, možemo vam preporučiti da u svoj spisak dokumenata na koje mora biti stavljen glavni pečat vaše organizacije uključite sljedeće stavke:

• akti (izvedeni radovi, prijem opreme, otpis, pregled i sl.);
• punomoćja (za obavljanje poslova u arbitraži, za zaključivanje ugovora, za prijem inventara itd.);
• ugovori i sporazumi (o saradnji, ekonomskoj, radnoj itd.);
• dokumenti o gotovinskom i kreditnom prometu, priznanice, nalozi (banka, penzija, uplata itd.), potvrda o plaći;
• zaključci i recenzije o nacrtima dokumenata, disertacija, sažetaka i drugih naučnih radova;
• putne potvrde;
• kopije dokumenata za koje je potrebna posebna potvrda njihove autentičnosti;
• tovarni listovi (robni, robno-transportni, itd.);
• stope potrošnje materijala;
• uzorci otisaka pečata i potpisa zaposlenih ovlaštenih za obavljanje finansijskih i poslovnih transakcija;
• garantna pisma;
• protokoli dogovora o cijeni, rok isporuke itd.;
• predračun troškova (za proizvodnju, za kapitalnu izgradnju, itd.);
• potvrde (o uplati iznosa osiguranja, limita i sl.);
• specifikacije (proizvodi, proizvodi, itd.);
• radne knjižice;
• finansijski dokumenti i izvještaji dostavljeni finansijskim, poreskim i statističkim organima, fondovima;
• karakteristike zaposlenih, prezentacije i potvrde o dodjeli nagrada, počasna zvanja, diplome, potvrde, razne potvrde (o polaganju javne službe, arhivske, za pružanje beneficija i sl.), kadrovske tablice i izmjene istih.

Zahtjevi za pečate

To glavni pečat organizacije (jednostavan okrugli ili pečatiran) imala pravnu snagu, mora, u najmanju ruku, da ispunjava zahtjeve države. Na primjer, u Moskvi je usvojen važeći Zakon grada Moskve od 30. juna 2004. br. 44 "O registraciji pečata".

U periodu kada je registar pečata vodila Moskovska Registraciona komora (MRP), na snazi ​​su bila „Privremena pravila za izradu i razlozi za uništavanje pečata i pečata na teritoriji Moskve“ (bili su dodatak trenutno poništena naredba gradonačelnika Moskve br. 843-RM). Ali uredbom Vlade Moskve od 08.02.2005, br. 65-PP, Moskovska komora za registraciju (MRP) i Registar pečata su eliminisani. Umjesto toga, formirano je Državno jedinstveno preduzeće „Moskovski registar“, a arhiva MRP-a prebačena je u novu strukturu „nasljeđem“. Sada se uključivanje pečata organizacije u državni registar pečata vrši samo dobrovoljnom odlukom pravnog lica. U tom slučaju takav pečat dobiva registarski broj naveden na krajnjem vanjskom obodu otiska pečata. Neki s pravom vjeruju da je registrovani pečat sigurniji od krivotvorenja.

Godine 2003., Korporacija profesionalnih proizvođača pečata i pečata, zajedno sa Sveruskim istraživačkim institutom za štamparsku industriju, razvila je Nacionalni standard Ruske Federacije „Sertifikacione mastične pečate. Oblik, dimenzije i tehnički zahtjevi“. Evo primjera jednostavnog okruglog pečata koji ispunjava zahtjeve nacionalnog standarda:

Primjer 1

Collapse Show

Pečati možete naići na dokumentima koji nemaju ovdje navedene stepene zaštite. To im ne lišava njihovu moć provjere autentičnosti - samo ih čini manje sigurnim od krivotvorenja od strane napadača.

Obavezni detalji glavnog pečata trenutno su:

• puni naziv organizacije na ruskom jeziku sa naznakom organizacionog i pravnog oblika;
• lokacija;
• OGRN (ili broj u registarskom registru - za lica registrovana pre formiranja Moskovske registracione komore);
• Državni grb Ruske Federacije ili amblem konstitutivnog entiteta Ruske Federacije (za organizacije koje imaju pravo da ih reproduciraju).

Pored toga, štampa često sadrži identifikacioni broj poreskog obveznika (PIB), koji se za organizacije sastoji od 10, a za individualne preduzetnike od 12 cifara. Na zahtjev kupca, druge dodatne informacije mogu se nalaziti u krugovima informativnog polja, na primjer, OKPO, KPP, OKVED kodovi, državni registarski broj evidencije o državnoj registraciji promjena u sastavnim dokumentima.

Od 1. jula 2002. svi službeni pečati preduzeća, organizacija i institucija koji se nalaze na teritoriji Ruske Federacije izrađuju se u skladu sa GOST P 51511-2001 „Pečati sa reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije. Oblik, dimenzije i tehnički zahtjevi“. Prema ovom dokumentu Državne agencije su dužne da narudžbe za proizvodnju pečata daju samo kod certificiranog proizvođača... Dokumenti ovjereni službenim pečatom izrađeni u suprotnosti sa GOST-om i bez odgovarajuće potvrde neće imati pravnu snagu. Ovlašteno tijelo koje certificira organizacije - proizvođače pečata je VNII Poligraphy.

Minimalni prečnik štamparskog klišea sa reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije precizno je definisan GOST 51511-2001 i iznosi 40 mm, a maksimalni 45 mm. Duž vanjskog prstena, print kliše je ograničen na obod, na kojem se nalazi mikrotekst u negativnom stilu (bijeli tekst na crnoj podlozi), mikrotekst se sastoji od ponovljenog unosa uključujući riječ "certifikat" koji označava njegov broj, kao i druge informacije koje odredi proizvođač pečata.

Primjer 2 prikazuje otisak pečata s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije u skladu sa GOST 51511-2001:

Primjer 2

Collapse Show

Izrada pečata sa amblemima, simbolima, latiničnim pismom moguća je samo ako su navedeni u Povelji ili Pravilniku o osnivanju, preduzeću. Grafika koja nije registrovana kao logo dozvoljena je samo u internim, dodatnim pečatima i pečatima organizacije. Ako će pečat sadržavati grafičku sliku, tada je potrebna i potvrda o registraciji žiga/uslužnog znaka (ili ugovor o licenci, ugovor o ustupanju žiga/uslužnog znaka).

Organizacije mogu imati dodatne (pomoćne) brtve za njihove strukturne i zasebne podjele ... U tom slučaju, pored gore navedenih detalja, pečat mora sadržavati i dodatni natpis, na primjer:

• sekretarijat;
• ured;
• poslovni menadžment;
• Odjel za ljudske resurse;
• za certifikate;
• Referenca.

Pomoćne brtve mogu biti različitih oblika: okrugle, trokutaste, četverokutne itd.

Tehnologija izrade brtvi

By metoda reprodukcije slike brtve se dijele na:

1. Pečati obične organizacije o kojoj smo gore govorili.
2. Reljefno- ostaviti reljefnu (konveksnu) sliku na papiru. Obično se reljefni pečati koriste sa posebnim naljepnicama - "naljepnicama". Naljepnica u boji zalijepljena na papir daje prekrasnu reljefnu sliku. U kombinaciji sa etiketama, reljefna štampa je idealna za dizajn ugovora, sertifikata, diploma, diploma itd. Reljefni otisak ne može se kopirati faksom ili fotokopir aparatima radi dodatne zaštite dokumenata.
3. Zaštitne plombe sadrže složene polutonske crteže ili fotografije. Sama ispuna pozadine sastoji se od velikog broja malih elemenata, u standardnom okruglom otisku može biti do 10.000 komada. Polutonski uzorak je izuzetno teško obnoviti iz otiska, a nemoguće ga je proizvesti fotopolimernom tehnologijom, koja je najčešća među krivotvoriteljima. Po svojoj složenoj strukturi, pečati sa polutonskim punjenjem ni na koji način nisu inferiorni od službenih pečata sa zaštitnom opremom navedenim u GOST P 51511-2001.

Trenutno se za izradu štamparskih klišea koristi nekoliko tehnologija:

1. Tehnologija fotopolimera razlikuje se po jednostavnosti i jeftinosti uz dovoljno visoku kvalitetu dobivenih klišea pečata i žigova. U ovom slučaju pretpostavlja se korištenje pečatnih boja na bazi vode, budući da fotopolimeri nisu otporni na različita otapala.
2. Lasersko graviranje na gumi klišei sa složenim grafičkim elementima, kao i sa posebnim fragmentima za zaštitu od krivotvorenja (mikromreža, mikro fontovi, itd.). Gumeni otisci se razlikuju od polimernih otisaka po većoj rezoluciji, otpornosti na boje na bazi alkohola, povećanoj otpornosti na habanje i, kao rezultat toga, produženom vijeku trajanja. Ostavljaju bolji utisak jer mastilo se ne širi po površini klišea.
3. Stvrdnjavanje- dug, višestepeni, mukotrpan proces, kao rezultat kojeg se dobija kliše od sirove gume. Ova tehnologija je korisna kada postoji veliki broj identičnih brtvi. Njegovi nedostaci su ograničenja u rezoluciji, visoka cijena za jednokratne narudžbe.
4. Flash tehnologija principijelno se razlikuje od gore navedenog po tome što omogućava proizvodnju pečata punjenih mastilom - mastilo se akumulira u poroznom materijalu i ne dovodi se izvana. To je zbog nedostatka reljefa na samom pečatu, koji ima nesumnjive prednosti u odnosu na tradicionalne pečate. Marke izrađene flash tehnologijom omogućavaju reprodukciju vrlo malih i tankih elemenata zbog svoje visoke rezolucije, za takve marke nije potreban jastučić za pečat. Budući da otisak nema reljef, praktički nije podložan trošenju, a otisak se ne ispire vodom. Takvi pečati se nečujno postavljaju.

Potrebni dokumenti za izradu pečata

Pečati i žigovi izrađuju se u pečatnim radionicama. Da biste prihvatili vašu narudžbu, proizvodna organizacija će od vas tražiti da dostavite set dokumenata. Razlikuje se od proizvođača do proizvođača i ovisi o tome koja organizacija i koji otisak želi naručiti. U svakom slučaju, proizvođaču ćete morati dostaviti:

• ovjerene kopije Povelje organizacije i potvrde o državnoj registraciji;
• dokument kojim se potvrđuje izbor čelnika organizacije na funkciju;
• dokument kojim se utvrđuje činjenica donošenja odluke o izradi ovog pečata;

Primjer 3

Collapse Show

Ako je okrugli pečat naručilo akcionarsko društvo prilikom osnivanja ili zbog promjene njegovog naziva (organizaciono-pravnog oblika, lokacije), reorganizacije, ili zbog gubitka pečata, o tome se vodi zapisnik sa skupštine akcionara. društva o stvaranju, promjeni, reorganizaciji ili gubitku pečata.

Ako je zbog dotrajalosti stare napravljena nova okrugla plomba, ili akcionarsko društvo želi da naruči dodatnu pečat, onda se umjesto zapisnika skupštine akcionara donosi nalog čelnika može se obezbijediti organizacija koja bi uključivala ovu odluku.

• izjava koja sadrži skicu pečata (pečata);
• ako se na skici pečata nalazi zaštitni znak/uslužni znak, potrebno je dostaviti ovjerenu kopiju potvrde o registraciji
• i druga dokumenta.

Budući da ova lista nije normativno fiksirana, njen puni sastav uvijek treba provjeriti kod proizvođača pečata kojem kontaktirate.

Postupak uništavanja pečata

Dakle, shvatili smo šta su pečati, kao i ko ih proizvodi i kako. Sada predlažemo da razmotrimo pravila za njihovo uništavanje.

Kada bi vam mogao zatrebati? Postoje različiti mogući razlozi:

• prvo, u slučaju promjene podataka vlasnika pečata koji se u njemu pojavljuju (promjena organizacijsko-pravnog oblika ili naziva, lokacije organizacije);
• drugo, potpunom likvidacijom preduzeća;
• treće, brtva može postati neupotrebljiva (istrošiti se ili deformirati) i zahtijevati zamjenu novom, što bi ostavilo jasan otisak. Brojni dokumenti zahtijevaju potpun, jasan ispis na kojem se može pročitati cijeli tekst.

Primjer 4

Collapse Show

Primjer bi bio ček, prema kojem banka prima gotovinu na blagajni. A ako vaš pečat više ne može ostaviti potpuno čitljivu sliku sa svakim otiskom, onda morate izdati nekoliko čekova dok otisak na sljedećem ne ostavi željeni otisak. A ako uzmemo u obzir da čekovna knjižica ima ograničen broj listova i za svaku provjeru su potrebni potpisi nekoliko visokih zvaničnika organizacije, onda će muka s pečatom biti opipljiva.

U prijavi za izradu pečata mora se navesti razlog za izradu novog pečata. Uz takvu prijavu prilažu se dokumenti koji potvrđuju relevantne promjene: nova verzija povelje i potvrda o registraciji promjena u sastavnim dokumentima koju izdaju porezni organi.

Stari pečat se mora uništiti, tek nakon toga se izrađuje novi.

Obratimo vašu pažnju na jednu tačku. U ovoj situaciji ispada da će do određenog datuma na svim vašim dokumentima biti jedan pečat (na primjer, sa neispisanim desnim rubom ili bez posljednjeg slova u nazivu organizacije), a nakon ovog datuma - još jedan, idealan. Ovo postavlja pitanja. Kako da stari pečat ne padne u pogrešne ruke? I kako možete dokazati da izmijenjeni pečat sada daje pravno dejstvo dokumentima? Jednostavno je - potrebno je:

• prvo, fizički uništite stari pečat i,
• drugo, dokumentovati činjenicu uništenja starog i stupanja na snagu novog pečata (vidi primjere 5 i 7).

Način uništavanja pečata bira čelnik organizacije, ako za to ima ovlaštenja. Pečat se može uništiti:

Uništavamo sami

U prvom slučaju, uništavanje pečata i pečata vrši komisija koju posebno imenuje čelnik organizacije. Ova komisija uništava pečat i sastavlja akt, koji odobrava rukovodilac organizacije. U aktu mora biti navedeno:

• vrijeme i mjesto uništenja;
• sastav komisije;
• osnov za uništavanje pečata/pečata;
• naziv i otisci uništenih pečata/pečata;
• način uništavanja (proizvodi od gume i drugih polimera se režu na sitne komade ili spaljuju, a od metala se pile sa dvije poprečne linije);
• zaključak komisije o dovođenju pečata/pečata u stanje koje isključuje mogućnost restauracije i dalje upotrebe;
• potpise članova komisije.

Ovaj akt (vidi primjer 5) je osnov za upisivanje zabilješke o uništenju pečata/pečata u dnevniku (vidi primjer 9).

Akt uništenja sa otiskom starog pečata mora se trajno čuvati u slučaju sporova oko transakcija, izvještaja i drugih dokumenata koji su zapečaćeni starim pečatom.

Uništeno od strane treće strane

U drugom slučaju, stari pečati/žigovi se predaju nadležnom organu za računovodstvo pečata ili organizaciji - proizvođaču pečata (radionici pečata), o čemu se vlasniku pečata izdaje akt. Na poleđini je otisak uništenih pečata i pečata.

U ovom slučaju, ne samo sam pečat, već i skup dokumenata se podnosi na uništavanje. Dajemo njihov okvirni sastav:

• izjava o uništenju pečata koju potpisuje samo rukovodilac;
• fotokopija pasoša rukovodioca (a za državne organizacije - i kopija naredbe o imenovanju rukovodioca, ovjerena od strane više organizacije);
• punomoćje čelnika organizacije za uništavanje pečata licu odgovornom za njegovo uništenje;
• pasoš (fotokopija) osobe odgovorne za uništavanje pečata;
• izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica (kopija overena kod notara);
• dokument koji potvrđuje činjenicu plaćanja (originalni račun Sberbanke ili nalog za plaćanje).

Ako se pečat izgubi, ne može se uništiti

U slučaju gubitka starog pečata, prije izrade novog morate pribaviti potvrdu organa unutrašnjih poslova o gubitku pečata. Sa ovim certifikatom i gore navedenim standardnim paketom dokumenata možete podnijeti zahtjev za izradu novog pečata. Također je potrebno reklamirati gubitak pečata u lokalnim medijima.

Ako je izgubljeni pečat registrovan, onda se o činjenici gubitka mora obavijestiti registarski organ. Smatra se da je ovaj postupak dodatna garancija za nosioca autorskih prava na pečat.

Ako pečat nije bio registrovan kod nadležnog organa prije nego što je izgubljen, onda preporučljivo je registrirati novi pečat kako bi se izbjegla nezakonita upotreba starog pečata... Dakle, ako neko nezakonito koristi izgubljeni pečat, nezakonitu transakciju ili bilo koju drugu radnju moći će pobiti tako što će dostaviti dokumente o tome kada je napravljen novi pečat sa određenim registarskim brojem koji zamjenjuje izgubljeni i da stari pečat nije duže važi.

Pečati i žigovi napravljeni za zamjenu izgubljenih moraju u otisku imati slovo "D", što znači da se radi o duplikatu.

GOST R 51511-2001 vam omogućava da napravite pečat sa slikom grba u nekoliko primjeraka ( numerisani pečat ), ako se pečat izgubi, vraća se duplikat .

Primjer 6

Collapse Show

Kako bi zaštitili pečat od krivotvorenja, stručnjaci preporučuju da ga mijenjate jednom godišnje.

Odgovornost za kovanje pečata

Uz moderne mogućnosti, čak i kod kuće, možete napraviti štampani oblik otiska na štampaču ili na fotopolimeru. Međutim, takvi pečati neće biti ovjereni. Organizacije koje dozvoljavaju štampanje od strane necertificiranog proizvođača bez uzimanja u obzir zahtjeva GOST-a u svom toku rada trebaju zapamtiti da njihovi partneri ili konkurenti, dobavljači ili kupci također mogu koristiti ovu metodu.

Član 19.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije utvrđuje odgovornost za kršenje postupka za proizvodnju, upotrebu, skladištenje ili uništavanje obrazaca, pečati ili drugi nosioci slike državnog grba Ruske Federacije u obliku administrativne kazne u iznosu od 500 do 1.000 rubalja. U ovom slučaju, samo službenici organa unutrašnjih poslova ovlašteni su za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju, a predmet se po ovom pitanju razmatra na sudu.

Falsifikovanje dokumenata je krivično djelo.

Ovdje vrijedi obratiti pažnju na član 327 Krivičnog zakona Ruske Federacije "Falsifikovanje, proizvodnja ili prodaja krivotvorenih dokumenata, državnih nagrada, pečata, pečata, memoranduma". Krivotvorenje, proizvodnja ili prodaja dokumenta koji vam daje bilo kakva prava ili vas oslobađa obaveza (što može zahtijevati i lažni otisak), kažnjava se:

• ograničenje slobode do 3 godine, ili
• lišenje slobode u trajanju od 4 do 6 mjeseci, ili
• kazna zatvora do 2 godine.

Za ista djela učinjena u cilju prikrivanja drugog krivičnog djela ili olakšavanja izvršenja predviđena je kazna zatvora do 4 godine.

Upotreba svjesno krivotvorenog dokumenta prijeti:

• novčanom kaznom do 80.000 rubalja ili u visini plate ili drugog primanja osuđenog za period do 6 meseci, ili
• obavezan rad u trajanju od 180 do 240 sati, ili
• popravni rad do 2 godine, ili
• hapšenje od 3 do 6 meseci.

Meru kazne u svakom konkretnom slučaju određuje sud na osnovu stepena krivice i veličine posledica. Ako je krivotvorena isprava korištena za službeno krivotvorenje, tada će na snagu stupiti i član 292. Krivičnog zakona Ruske Federacije, ako je za prevaru - član 159. Krivičnog zakona Ruske Federacije.

Zaštita pečata i štambilja

Da bi se osigurala procedura za upotrebu, očuvanje i računovodstvo pečata u organizaciji, a Uputstvo o postupku upotrebe pečata, pečata i faksimila u preduzeću, aplikacije na koje mogu biti:

• uzorak prijave za izradu ili zamjenu pečata;
• obrazac dnevnika registracije pečata i štambilja;
• spisak dokumenata na koje se stavlja pečat organizacije;
• spisak dokumenata na kojima je strukturna jedinica pečatirana.

Stupanje na snagu novog pečata treba ozvaničiti naredbom šefa organizacije. Njegov uzorak demonstriramo u primjeru 7. Imajte na umu: ovaj red dodjeljuje osoba zadužena za novi pečat... Ovo nije slučajnost. Prvo, proizvodnju, računovodstvo, zamjenu, skladištenje, prijenos i uništavanje svih pečata i pečata organizacije obezbjeđuje službenik imenovan naredbom šefa. Također održava dnevnik pečata i pečata. Obično je to zaposlenik službe zadužen za kancelarijski rad u preduzeću. Drugo, pravo na korištenje određenog pečata, kao i odgovornost za njegovu sigurnost, može se prenijeti na drugog službenika (na primjer, šef ovog odjela može raspolagati pečatom kadrovske službe).

U slučaju otpuštanja ili privremene odsutnosti odgovornog radnika (na primjer, u vezi sa odmorom ili službenim putovanjem), izdaje se nalog za prijenos njegovih ovlaštenja u pogledu štampanja na drugu osobu (vidi primjer 8). Ovu proceduru možete popraviti i u opisu posla zaposlenika, koristeći sljedeću formulaciju: "U odsustvu šefa kadrovske službe, pravo korištenja i čuvanja pečata kadrovske službe prenosi se na zamjenika šefa kadrovske službe odjelu."

Sama činjenica prenošenja pečata sa jednog zaposlenog na drugog takođe mora biti dokumentovana. To se može uraditi u Dnevniku pečata i pečata organizacije (vidi primjer 9). U nekim poduzećima, umjesto časopisa ili uz njega, sastavlja se potvrda o prijenosu pečata. Ali, po našem mišljenju, potpis u časopisu je dovoljan da službeno lice za njega odgovara od dana prijema pečata.

Registar pečata i štambilja vodi lice odgovorno za njihovo čuvanje u organizaciji i čuva se u sefu. Forma takvog časopisa nije odobrena, stoga svaka organizacija ima pravo da izradi svoj obrazac.

Dnevnik se vodi u skladu sa pravilima vođenja strogih izvještajnih dokumenata. Svaki list je numerisan, časopis prošiven, zapečaćen i potpisan od strane rukovodioca organizacije, koji je svojim nalogom imenovao lice odgovorno za računovodstvo i čuvanje pečata i pečata. Nudimo Vam okvirni obrazac Registra pečata i štambilja:

Dakle, da bi se rizik od falsifikovanja pečata i neovlaštenog stavljanja otiska pravog pečata na lažni dokument sveo na najmanju moguću mjeru, potrebno je:

• naručite proizvodnju pečata i pečata samo od certificiranih proizvođača (u Rusiji certifikat za proizvodnju pečata za identifikaciju mastika, uključujući i heraldičke simbole, izdaje jedina organizacija - VNII Poligrafija);
• napraviti brtve uzimajući u obzir zahtjeve GOST R 51511-2001;
• koristite vodootpornu tintu za pečate: to će pomoći da se lako identificira falsifikat na inkjet štampaču (njegovo mastilo se ispere vodom);
• ne koristiti glavni okrugli pečat organizacije za sve prilike, praveći dodatne pečate za manje važne dokumente;
• vodi evidenciju o pečatima i pečatima organizacije;
• čuvajte markice u sigurno zaključanim i zapečaćenim ormarićima.

Fusnote

Collapse Show

Pravno lice mora imati pečat u skladu sa zahtjevima zakona o odgovarajućim vrstama pravnih lica:

Tačka 5 člana 2 Saveznog zakona "O društvima sa ograničenom odgovornošću" od 08.02.98 N 14-FZ:

"Kompanija mora imati okrugli pečat koji sadrži puni naziv kompanije na ruskom jeziku i naznaku lokacije kompanije. Pečat kompanije također može sadržavati naziv kompanije na bilo kojem jeziku naroda Ruske Federacije i (ili ) strani jezik.
Preduzeće ima pravo na pečate i memorandume sa svojim nazivom firme, sopstvenim logom, kao i žigom registrovanim na propisan način i drugim sredstvima individualizacije."

Tačka 7. člana 2. Federalnog zakona "O dioničkim društvima" od 12.12.95. N 208-FZ:

„Preduzeće mora imati okrugli pečat koji sadrži puni naziv kompanije na ruskom jeziku i naznaku njegove lokacije. Pečat može i da sadrži naziv kompanije na bilo kom stranom jeziku ili jeziku naroda Ruske Federacije.
Preduzeće ima pravo da ima pečate i memorandume sa svojim imenom, sopstvenim amblemom, kao i žigom registrovanim u skladu sa utvrđenom procedurom i drugim sredstvima vizuelne identifikacije."

Tačka 4. člana 3. Saveznog zakona "O nekomercijalnim organizacijama" od 12.01.1996., br. 12-FZ:

„Neprofitna organizacija ima pečat sa punim nazivom ove neprofitne organizacije na ruskom jeziku.
Neprofitna organizacija ima pravo na registrovanje pečata i memoranduma sa svojim nazivom, kao i amblema u skladu sa utvrđenom procedurom."

Državni grb Ruske Federacije ima pravo staviti na pečat:

• organi savezne vlasti, drugi državni organi, organizacije i ustanove;
• organizacije i institucije, bez obzira na oblik svojine, sa posebnim državnim i moćnim ovlašćenjima;
• organi koji vrše državnu registraciju akata civilnog stanja;
• notari;
• mirovnih sudija.

Zahtjevi za detalje pečata sa grbom (službeni pečati):

• puni naziv pravnog lica u nominativu, u zagradi - njegov skraćeni naziv (ako postoji);
• glavni državni registarski broj (OGRN);
• identifikacioni broj poreskog obveznika (PIB);
• kod prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija (OKPO).

TIN i OGRN brojevi su potrebni samo na pečatima sa reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije (službeni pečati), odnosno mogu se izostaviti na drugim pečatima.

Zakonodavstvo ne sadrži zabranu odraza dodatnih informacija na pečatu, te stoga možete, prema vlastitom nahođenju, prikazati TIN, OGRN, zaštitni znak, logo na njemu.

Ne postoje ograničenja u pogledu broja pečata koje organizacija može imati. Organizacija može imati više pečata - za strukturne podjele (kadrovska služba, sekretarijat, kancelarija), ovjeru određenih dokumenata (fakture, potvrde, itd.).