Názov parametra	Význam
Predmet článku:	Kancelársky softvér
Rubrika (tematická kategória)	technológie

Úrovne automatizácie kancelárie

V každom prípade kancelárska práca zahŕňa prácu s informáciami. Informácie však nemôžu existovať samostatne. Treba to nejako zabezpečiť. Informácie sa zaznamenávajú na rôzne médiá.

Automatizáciu rôznych vnútropodnikových prác s informáciami možno rozdeliť do úrovní. Navrhuje sa nasledujúca klasifikácia.

1 úroveň. Používanie niektorých kancelárskych zariadení (telefón;

kopírka, fax) na prenos a reprodukciu dokumentov.

2. úroveň. Používanie počítača na vytváranie a tlač dokumentov pomocou štandardných kancelárskych programov (softvérový balík Microsoft Office).

3. úroveň. Používanie špeciálne navrhnutých programov pre kancelársku prácu na jednotlivých počítačoch.

4. úroveň. Používanie lokálnej siete na komunikáciu medzi počítačmi a prístup k dokumentom.

Úroveň 5 Elektronická správa dokumentov. Využitie špeciálne vyvinutých sieťových verzií programov na účtovanie pohybu dokladov, tovaru, komunikáciu medzi databázami po lokálnej sieti a pod.

6. úroveň. Elektronická správa dokumentov. Používanie vzdialeného prístupu na internet na príjem a prenos informácií.

7. úroveň. Využitie automatizovaného riadiaceho systému, ako aj vyhradený prístup na internet pre trvalú prítomnosť v sieti za účelom vytvorenia virtuálneho sídla.

Minimálnou automatizáciou, ktorú by cestovná kancelária mala mať, sú počítače so štandardným softvérom. Moderná cestovná kancelária nemôže normálne fungovať bez počítača. Potrebný je aj e-mail – efektívny komunikačný prostriedok. Čoraz viac touroperátorov a dokonca aj malých agentúr sa zameriava na e-mail ako na pohodlnejší a hlavne lacnejší spôsob výmeny informácií.

Potreba špeciálneho softvéru pre cestovný program určený na automatizáciu všetkej vnútro-kancelárskej práce je z dvoch dôvodov. Prvým je objem klientov, ktorých už manažér v Exceli nestíha kontrolovať. Druhým dôvodom je vysoká odborná úroveň prípravy personálu.

Otvorenie internetovej kancelárie alebo obchodu je veľmi vážna záležitosť, ktorá si vyžaduje veľa peňazí a pozornosti.

Turizmus je obrovskou oblasťou pôsobenia rôznych organizácií.

Stratégia vývoja všetkého softvéru (softvéru) je do značnej miery daná tak obľúbenosťou produktov Microsoftu, ako aj rozšíreným používaním internetových technológií a využívaním lokálnych sietí.

Výber aplikačného softvéru je určený samotným používateľom a triedou úloh, ktoré sa majú riešiť. Mnohé spoločnosti špecializujúce sa na tvorbu aplikačného softvéru vytvárajú rôzne programy pre kancelársku prácu,

Napríklad programy na rozpoznávanie textu sa používajú na prevod tlačených dokumentov na elektronické pomocou skenera. Οʜᴎ previesť grafický obraz textu (obrázok) získaný pomocou skenera na text s následnou možnosťou jeho úpravy. Jedným z najpopulárnejších programov OCR je FineReader.

Na automatizáciu pracovného postupu sa používajú štandardné programy z balíka Microsoft Office (Word, Excel, Access) a špeciálny softvér - takzvané systémy na správu dokumentov (DMS).

Ako programy na prácu s e-mailom sa používajú Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat a iné.

Je dôležité poznamenať, že Microsoft PowerPoint sa široko používa na vytváranie prezentácií produktov.

Uvažujme o niektorých aplikovaných programoch používaných v cestovnom ruchu na riešenie problémov rôzneho typu.

Kancelársky softvér – koncepcia a typy. Klasifikácia a vlastnosti kategórie "Kancelársky softvér" 2017, 2018.

Vo svete vznikli stovky programov, ktorých vývojári zaraďujú svoje produkty medzi kancelárske. Zároveň sa u nás vytvorila veľmi obmedzená množina kancelárskych aplikácií (šesť až sedem programov), inštalovaných na veľkej väčšine počítačov, ktorých majitelia tak či onak pracujú s dokumentmi. Samozrejme, v prvom rade tento zoznam obsahuje programy akejkoľvek verzie balíka Microsoft Office. Najpopulárnejším produktom z tejto sady je MS Word (používa ho takmer každý), MS Outlook je pravdepodobne na druhom mieste v obľúbenosti - veľké množstvo používateľov ho používa ako e-mailový program, tak aj ako prostriedok na organizáciu osobných informácií. Pomerne často sa používa aj PowerPoint a Excel, ale počet majiteľov PC, ktorí Excel poznajú do hĺbky, nie je až taký veľký, pričom zvládnutie možností PowerPointu nie je náročné. Ale Access DBMS, ktorý je nainštalovaný v mnohých (najmä doma), takpovediac v rezerve, sa používa oveľa menej často.

Napriek tomu, že Microsoft neustále dopĺňa arzenál svojich kancelárskych programov, domáce firmy majú stále priestor na aktivitu v oblasti tvorby kancelárskych produktov, a to predovšetkým kvôli národným, teda jazykovým špecifikám. Hovoríme o slovníkoch, prekladačoch, nástrojoch na rozpoznávanie znakov, ktoré dopĺňajú balík programov Microsoft Office. Väčšina týchto programov je integrovaná do aplikačného rozhrania balíka Microsoft Office.

Z počítačových slovníkov treba vyzdvihnúť elektronický slovník ABBYY produkt Lingvo, ktorý vykonáva promptný preklad z ruštiny do angličtiny, francúzštiny, nemčiny, taliančiny, španielčiny a naopak. ABBYY ponúka aj najpopulárnejší softvér na rozpoznávanie a prevod textu papierových dokumentov do elektronickej podoby – FineReader.

Z prekladateľských programov sú najobľúbenejšie programy ruskej spoločnosti PROMT, ktorá vyvíja prekladateľské systémy a elektronické slovníky pre sedem európskych jazykov: anglický, nemecký, francúzsky, španielsky, taliansky, portugalský a samozrejme ruský. O týchto programoch sa bude diskutovať v tomto článku.

MS Office - kancelária pre všetky časy

História vývoja MS Office do značnej miery odráža etapy vývoja kancelárskych aplikácií v súčasnom zmysle slova. Relatívne nedávno, konkrétne v roku 1983, Microsoft vyvinul svoj prvý textový editor - Multi-Tool Word. V tom istom roku sa objavila verzia programu pre DOS, v roku 1984 - verzia pre Apple Macintosh av roku 1989 - pre Microsoft Windows.

V roku 1984 začal Microsoft pracovať na prvých verziách tabuľky pre PC a Macintosh, ktorých finálne verzie boli vydané o rok neskôr. Absolvent univerzity v Berkeley, Bob Gaskins, zároveň vyvinul program PowerPoint, určený na prezentácie. Čiernobiela verzia programu PowerPoint 1.0 bola vydaná v roku 1987 pre počítač Apple Macintosh a v tom istom roku bola získaná spoločnosťou Microsoft. O rok neskôr sa objavila verzia programu pre Windows.

A tak bola v roku 1988 predstavená prvá verzia integrovaného balíka Microsoft Office, ktorý obsahoval textové a tabuľkové procesory, prezentačný nástroj a e-mailový program. Postupom času sa táto zostava stala vlastne štandardom pre kancelárske aplikácie. Myšlienkou integrovaného kancelárskeho balíka bolo, že balík spolupracujúcich programov dokáže viac ako len súčet nesúvisiacich aplikácií. A takýto nápad sa ukázal byť veľmi plodným: písanie rôznych textov, vytváranie dokumentov, finančné kalkulácie a výmena e-mailov - presne to je rozsah úloh, ktoré musia pracovníci kancelárie vykonávať.

Prvý balík Microsoft Office bol vydaný pre počítače Macintosh v roku 1988, ale až po vydaní a popularizácii operačného systému Windows 3.x sa vývoj kancelárskeho softvéru pre PC stal prioritou spoločnosti. Prvé kancelárske aplikácie pre Windows sa objavili začiatkom 90-tych rokov a prvá verzia MS Office pre Windows s číslom 3.0 bola vydaná v roku 1992. Sada programov zahŕňala textový procesor Word 2.0, tabuľkový procesor Excel 4.0, prezentačnú aplikáciu PowerPoint 3.0 a poštový program Mail. V Office v tom čase neexistoval systém správy databáz - Access DBMS, zameraný predovšetkým na používateľov Microsoft Office, ktorí si potrebujú vytvárať vlastné databázy a nepoznajú programovanie, sa objavil až začiatkom 90. rokov.

Myšlienka spojiť univerzálne kancelárske nástroje, ktoré nie sú viazané na konkrétny typ kancelárskej práce, slúžila ako základ celosvetovej popularity balíka MS Office. Microsoft Office nemá samostatné programy pre konkrétnych zamestnancov podniku (účtovník, právnik, personalista atď.), ale úlohy, ktoré môže každý z týchto používateľov vyžadovať, sú maximálne automatizované. Práve tento prístup umožnil spoločnosti Microsoft urobiť svoj balík kancelárskych programov nepostrádateľným pre rôzne kategórie používateľov na celom svete.

Začiatkom 90. rokov sa prístup na internet stal pomerne masovým fenoménom a čoskoro sa ukázalo, že súčasťou kancelárskej práce by mali byť aj nástroje na používanie webu. A potom v roku 1995 Microsoft, ako najväčší výrobca kancelárskeho softvéru, ohlásil program na pridanie internetových možností do všetkých svojich produktov. HTML sa stalo plnohodnotným formátom súborov vytváraným v aplikáciách MS Office. Dokumenty uložené vo formáte HTML umožňovali ich prezeranie pomocou prehliadača, no stále ich bolo možné upravovať v príslušných programoch balíka Office pomocou všetkých dostupných nástrojov pôvodných aplikácií. Hlavné fázy vývoja balíka sú znázornené na obr. 1 a koncový bod v tomto diagrame je stále rok 2003 - v októbri tohto roku sa objavil nový produkt s názvom Office System. Základom Office System sa stal balík Microsoft Office 2003. Okrem Microsoft Office 2003, ktorý obsahuje také obľúbené produkty ako Word, Excel, PowerPoint, Access, je súčasťou Office System množstvo ďalších aplikácií. Zahŕňa napríklad novú aplikáciu OneNote 2003, aplikáciu na písanie a správu poznámok, ktorá vám umožňuje zaznamenávať, organizovať a opätovne používať poznámky na prenosnom alebo stolnom počítači. Okrem toho Office System obsahuje FrontPage 2003, nástroj na vytváranie a správu webových stránok.

Office System obsahuje aj Microsoft Publisher 2003, užívateľsky prívetivý systém publikovania na počítači určený predovšetkým pre podnikových používateľov, ktorí chcú vytvárať vlastné marketingové materiály bez pomoci profesionálnych dizajnérov. Microsoft Publisher poskytuje tvorbu a dizajn vysokokvalitných marketingových a informačných materiálov. Tento program má mnoho funkcií programu Word, ale ak je hlavnou úlohou programu Word vytvoriť obsah dokumentu a nie je možné získať vysokokvalitné tlačové produkty pomocou programu Word, potom je účelom Publishera implementovať dokument do vo forme kvalitnej tlačenej publikácie. Program Publisher získal najväčšiu distribúciu v oblasti vytvárania farebných brožúr, katalógov, pozvánok, pohľadníc atď., pretože obsahuje všetky potrebné nástroje, šablóny a polotovary.

Súčasťou Office System sú aj ďalšie aplikácie, ale keďže v tomto článku uvádzame prehľad požadovaných minimálnych PC programov pre masového užívateľa, obmedzíme sa na krátky zoznam funkcií programov ako Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003.

Microsoft Word 2003

Microsoft Word 2003 je multifunkčný systém na spracovanie textu, ktorý má kompletnú sadu nástrojov potrebných na rýchle vytváranie a efektívne spracovanie dokumentov takmer akejkoľvek zložitosti (obr. 2). natoľko rozšírený textový procesor, že jeho súborový formát (*.doc) sa stal de facto štandardom pre všetkých vývojárov kancelárskych aplikácií.

Word poskytuje úpravu textu tým, že používateľovi poskytuje množstvo nástrojov na formátovanie (úroveň znakov, odsekov a sekcií). Na úrovni znakov program zabezpečuje formátovanie znakov (font, veľkosť písma, medzery medzi znakmi, tučný text, kurzíva, podčiarknutie, farba textu atď.) a na úrovni odsekov súlad s formátovaním odsekov (spôsob zarovnania, riadkovanie, rámovanie, vypĺňanie, vytváranie zoznamov s odrážkami atď.). Program umožňuje aj formátovanie sekcií, to znamená sekcií dokumentu, v ktorých si stĺpce, hlavičky a päty, číslovanie strán, poznámky pod čiarou, okraje a niektoré ďalšie parametre zachovávajú svoj formát. Kombinácia formátovania znakov, odsekov a sekcií, ako aj nastavenia strany (veľkosť, pozadie atď.) definujú informácie o rozložení dokumentu.

Word výrazne zjednodušuje formátovanie dokumentu tým, že poskytuje možnosť používať štýly – pomenované a uložené sady možností formátovania. Štýl môže definovať písma, veľkosti písma, riadkovanie, spôsob zarovnania textu pozdĺž okrajov atď. Keď definujete štýl, môžete ho rýchlo použiť na ľubovoľnú časť textu v dokumente. Formátovanie textu pomocou štýlov je oveľa rýchlejšie ako ručná zmena každého prvku formátovania. Použitie štýlu zaisťuje, že vzhľad určitých prvkov dokumentu je konzistentný a tiež vám umožňuje automatizovať úlohy, ako je vytváranie obsahu a indexov. Word má množstvo preddefinovaných štýlov a môžete si vytvoriť aj vlastné.

Organizácie spravidla vytvárajú veľa opakujúcich sa dokumentov, ktorých prípravu je možné urýchliť pomocou špeciálnych šablón, ktoré umožňujú rýchlo vytvárať dokumenty rovnakej formy bez straty času na formátovanie. Šablóny môžu obsahovať informácie o štýloch a štandardných textoch a dokonca aj panely nástrojov na zjednotenie a automatizáciu procesu prípravy. Word sa dodáva so šablónami pre mnoho štandardných dokumentov. Pomocou Wordu tak môžete rýchlo vydať objednávku, poznámku, pripraviť vedeckú a technickú správu, list alebo akýkoľvek iný dokument obsahujúci štandardné prvky. Word ponúka aj vstavané grafické nástroje, ktoré umožňujú zahrnúť do textu diagramy, kresby a diagramy.

Word 2003 tiež obsahuje nové možnosti prístupu k ďalším zdrojom – elektronickým slovníkom, šablónam, klipartom, vzdelávacím materiálom atď., ktoré sú zhromaždené na špeciálnej webovej lokalite Microsoft Office Online.

Nedávno sa objavilo množstvo nových interaktívnych služieb v ruštine. Používatelia balíka Office 2003 majú najmä prístup k elektronickým encyklopédiám a vyhľadávačom produktov v internetových obchodoch. Počet takýchto služieb sa bude neustále rozširovať, čím sa používateľom MS Office otvára prístup k novým službám.

Podpora formátu XML v programe Word 2003 vám umožňuje ukladať súhrny, zostavy a ďalšie dokumenty v tomto formáte bez porušenia formátovania programu Word. Keď uložíte dokument programu Word vo formáte XML, vytvorí sa jeden súbor, čo uľahčuje zdieľanie a prácu so súborom v porovnaní s kódom HTML, ktorý ukladá obrázky a iné súbory oddelene.

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook 2003 je výkonný nástroj pre osobné informácie. Program kombinuje funkcie e-mailu, osobného kalendára, plánovacích nástrojov, správy osobných informácií (ako sú kontakty a úlohy), vytvárania špeciálnych aplikácií na spoluprácu a zdieľanie informácií. Outlook poskytuje zoznam kontaktov, do ktorého môžete ukladať kontaktné informácie, ako aj zapisovanie do denníka na triedenie a vyhľadávanie dokumentov balíka Microsoft Office podľa toho, ako dlho ste na nich pracovali.

Mnoho ľudí na celom svete plne ocenilo silu Outlooku plánovať prácu a kontrolovať jej priebeh. Ako veľmi výhodné sa ukázalo možnosť nastaviť si pripomienky na určitý čas pre každú naplánovanú udalosť. Používatelia môžu vidieť pripomienky všetkých naplánovaných aktivít na aktuálny deň alebo dostať upozornenie na dôležitú udalosť niekoľko dní vopred. Outlook možno použiť aj na plánovanie skupinovej práce. Napríklad, keď pracujete v podnikovej sieti, môžete si zobraziť rozvrh voľného času zamestnancov, ktorých chcete pozvať na stretnutie, a automaticky vybrať najvhodnejší čas pre každého.

V programe Outlook 2003 sa program výrazne zmenil. Nové rozhranie poskytuje usporiadanie správ na obrazovke vo forme vertikálneho okna – takzvaného novinového stĺpca (obr. 3).

Existujú nové možnosti správy e-mailov. Funkcia Smart Mail Grouping vám umožňuje triediť e-maily podľa času prijatia, dôležitosti, veľkosti a podobne. Výsledkom je, že používateľ dostane krátky zoznam sekcií: dnes, včera, tento týždeň, minulý mesiac, minulý rok. Kliknutím na ľubovoľnú položku môžete zobraziť písmená, ktoré spĺňajú určité kritériá. Ďalšia novinka umožňuje efektívnejšie triedenie a spracovanie pošty. Ide o virtuálne vyhľadávacie priečinky, ktoré zobrazujú výsledky konkrétnych vyhľadávacích dopytov. To ponechá všetky e-mailové položky v ich pôvodných priečinkoch programu Outlook. Vyhľadávacie priečinky uľahčujú zoskupovanie e-mailov podľa špecifických kritérií.

Outlook 2003 má tiež vlastný filter nevyžiadanej pošty. Program filtruje správy podozrivé zo spamu a automaticky ich presúva do priečinka Nevyžiadaná pošta.

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft PowerPoint 2003 (obrázok 4) je populárny program na prípravu prezentácií, ktorý vo veľkej miere využívajú podnikatelia, učitelia, lektori a administratívni pracovníci. Použitie tohto programu zmenilo samotnú predstavu o zložitosti tvorby prezentácie: návrh správy s najkvalitnejším ilustračným materiálom dnes trvá niekoľko minút.

PowerPoint vám umožňuje vytvárať vizuálne prezentácie integrovaním textu, grafiky, videa a ďalších prvkov na samostatné stránky nazývané diapozitívy, podobne ako diaprojektory, ktoré sa dnes prestali používať v dôsledku zavedenia počítačových prezentácií. PowerPoint vám umožňuje vytvárať snímky obsahujúce plávajúce tabuľky a zalamovací text, ako aj upravovať, zobrazovať a tlačiť snímky.

Prechody medzi snímkami pri premietaní prezentácie z počítača možno rôznymi spôsobmi animovať a jednotlivé prvky na snímkach môžete animovať, aby ste na ne upútali pozornosť publika. Rovnako ako ostatné programy zahrnuté v balíku MS Office, aj PowerPoint poskytuje množstvo hotových možností návrhu a šablón obsahu.

Microsoft PowerPoint vám umožňuje vysielať prezentácie širokému publiku cez internet.

Ako sa Microsoft Office vyvíjal, program získal nové prvky spoločné pre všetky aplikácie Office. PowerPoint 2003 napríklad predstavil vylepšený prehliadač (PowerPoint Viewer), ktorý umožňuje používateľom, ktorí nemajú nainštalovaný PowerPoint, zobraziť prezentáciu v PowerPointe. Autori prezentácií môžu povoliť prehliadač vo fáze napaľovania prezentácie na CD. Okrem toho program získal množstvo nových funkcií, najmä možnosť prezerať filmy na celej obrazovke ako prezentácie v PowerPointe.

Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel je ideálnym nástrojom na riešenie účtovných problémov, spracovanie experimentálnych údajov, zostavovanie výkazov atď. (obr. 5).

Dokument programu Excel sa nazýva zošit, ktorý pozostáva z listov, čo sú tabuľky buniek, do ktorých je možné ukladať číselné a textové informácie. Takáto kniha slúži ako dobrý organizačný nástroj: môžete tam napríklad zhromaždiť všetky dokumenty (pracovné listy) súvisiace s konkrétnym projektom (úlohou) alebo všetky dokumenty, ktoré spravuje jeden účinkujúci.

Excelové tabuľky sú vhodné na ukladanie a triedenie informácií, na matematické a štatistické výpočty. Okrem práce s číslami má Excel pokročilé možnosti spracovania textu, ktoré umožňujú vytvárať dokumenty takmer akejkoľvek zložitosti. Excel má veľké množstvo šablón, pomocou ktorých môžete rýchlo zostaviť rôzne dokumenty vrátane finančných.

Microsoft Excel má množstvo vstavaných funkcií pre matematické, štatistické, finančné a iné výpočty. Jednou z najdôležitejších funkcií programu je schopnosť prezentovať údaje vo forme rôznych grafov, tabuliek a máp.

Excel ponúka výkonný nástroj na riešenie problémov výberu parametrov, štatistickej analýzy údajov atď. Boli implementované možnosti prístupu k externým zdrojom údajov (tabuľky iného formátu, databázy).

S podporou XML môže Office Excel 2003 čítať údaje z ľubovoľnej užívateľom definovanej schémy XML. Podporu jazyka XML v programe Microsoft Office Excel 2003 môžete použiť aj na aktualizáciu grafov, tabuliek a grafov pri vykonaní zmien v príslušnom úložisku údajov XML.

Integrácia aplikácií MS Office

Produkty rodiny Microsoft Office obsahujú rovnaký typ panelov nástrojov, ako aj sady nástrojov spoločné pre všetky aplikácie (kontrolu pravopisu, nástroj na kreslenie, editor diagramov, knižnicu klipartov, kresby atď.), ktoré majú sa naučili pracovať s jednou z aplikácií, používatelia si ľahko osvoja ostatné časti balíka.

Všetky aplikácie balíka Microsoft Office poskytujú výmenu údajov medzi jednotlivými aplikáciami. Akákoľvek aplikácia balíka umožňuje umiestniť obrázok, videoklip alebo zvukový klip do dokumentu (textu, tabuľky, prezentácie, databázy). Aplikácie z rodiny Microsoft Office pracujúce v sieťových operačných systémoch podporujú spoločnú skupinovú prácu na zdieľaných dokumentoch umiestnených nielen na lokálnom disku pracovnej stanice, ale aj na susednom počítači alebo na sieťovom serveri. Tabuľkový hárok programu Microsoft Excel 2003 alebo databázu Microsoft Access môže používať viacero ľudí súčasne. Microsoft Word vám umožňuje vytvoriť dokument, na ktorom môžu pracovať rôzni ľudia súčasne.

Vďaka integrácii aplikácií balíka Microsoft Office môžu používatelia balíka vytvárať veľmi zložité zložené dokumenty s údajmi z rôznych aplikácií. Spôsob výmeny údajov medzi aplikáciami Microsoft Office (mechanizmus prepájania a vkladania objektov) poskytuje používateľovi možnosť vkladať fragmenty vytvorené v iných aplikáciách do dokumentu vytvoreného v jednej aplikácii. Fragment vytvorený v zdrojovej aplikácii je možné umiestniť do dokumentu cieľovej aplikácie ako objekt, ktorý spolu s vloženými údajmi uchováva informácie o aplikácii, ktorá tento objekt vytvorila. To umožňuje upravovať objekt pomocou aplikácie, ktorá ho vytvorila. Objektmi môžu byť obrázok, text, graf, medzery medzi bunkami, zvukový súbor alebo dokonca videoklip.

Mechanizmus prepojenia pôvodného objektu a jeho kópie poskytuje efektívnu prácu so zloženými dokumentmi, ktoré využívajú rôzne zdroje. Konkrétne môžete nastaviť režim, v ktorom sa údaje umiestnené v dokumente programu Word z tabuľky programu Excel automaticky aktualizujú v zloženom dokumente, keď sa aktualizuje zdroj, tabuľka programu Excel.

Hoci aplikácie balíka Microsoft Office majú veľmi široké spektrum funkcií, je zrejmé, že žiadny softvérový produkt nedokáže uspokojiť všetky špecifické potreby rôznych kategórií používateľov. Preto je do aplikácií balíka Microsoft Office zabudovaný univerzálny nástroj na vytváranie vlastných aplikácií Visual Basic for Applications (VBA).

Doplnkové kancelárske programy

Prekladače PROMT

Rýchly rozvoj výpočtovej techniky, globálne rozšírenie médií, rastúca popularita internetu vytvorili obrovský tok informácií v rôznych jazykoch. Preto je potreba počítačových nástrojov na automatizáciu procesu prekladu a zníženie jeho nákladov veľmi naliehavá. Samozrejme, strojový preklad sa síce nedá porovnať s prekladom vykonaným osobou, na druhej strane však používateľ dostane potrebné informácie už za pár sekúnd. Použitie systémov strojového prekladu je efektívne na organizáciu prekladov veľkých polí dokumentov rovnakého typu v krátkom čase pri zabezpečení jednoty terminológie a štýlu vo všetkých dokumentoch. Pri používaní prekladateľského systému je zabezpečené zjednotenie použitého štýlu a terminológie a minimalizuje sa čas strávený prekladom dokumentov.

Produkty PROMT poskytujú rýchly a kvalitný preklad v súlade s morfologickými a syntaktickými pravidlami prirodzených jazykov. Stačí len otvoriť dokument s textom alebo manuálne zadať text v okne prekladu, kliknúť na tlačidlo „Preložiť“ – a preklad je hotový (obr. 6).

Keď už hovoríme o najnovšej verzii prekladateľského systému, treba zdôrazniť, že PROMT 7.0 vám umožňuje vkladať prekladové funkcie priamo do Microsoft Word 2000-2003. Po nainštalovaní PROMT sa v okne Wordu objaví dodatočný panel s nástrojmi a položka v hornom menu menu sprístupňujúca všetky funkcie prekladu (obr. 7). Z okna programu Word teda môžete preložiť cudzí dokument do ruštiny alebo z ruštiny do cudzieho jazyka.

PROMT 7.0 je integrovaný aj do aplikácií Excel, Outlook, PowerPoint a FrontPage, čo výrazne uľahčuje prácu s e-mailom, prezentáciami a HTML stránkami v cudzích jazykoch.

ABBYY Lingvo 10

Slovník Lingvo (obr. 8) je široko používaný domácimi používateľmi a profesionálnymi prekladateľmi, v malých firmách a veľkých korporáciách. Pohodlie rozhrania Lingvo potvrdzujú početné používateľské recenzie a vysoké hodnotenia odborníkov za 15 rokov existencie na trhu. Najucelenejšia sada slovníkov "ABBYY Lingvo 10 Multilingual" obsahuje 10 miliónov slov (viac ako 4,5 milióna hesiel) v 5 jazykoch, 11 všeobecných slovníkov, 67 špecializovaných slovníkov na rôzne témy.

Lingvo sa neustále aktualizuje o nové slovníky a významy: 10. viacjazyčná verzia obsahuje 16 nových a 7 výrazne revidovaných (v porovnaní s 9. verziou) slovníkov. Všetky nové slovníky boli vydané v rokoch 2003-2004 a niektoré slovníky nemajú tlačené analógy (v čase vydania Lingvo 10): patrí medzi ne lingvokultúrny slovník „Americana II“ a výkladový slovník počítačových termínov od EM Proidakov.

Každá položka slovníka Lingvo obsahuje všetky možné preklady.

Slovníkové heslá zahŕňajú transkripciu, interpretácie, synonymá a antonymá, gramatické komentáre a množstvo príkladov použitia cudzích slov.

Lingvo dokáže vyhľadať slovo v celom texte kartičiek so slovníkmi súčasne vo všetkých slovníkoch, čo je užitočné, ak potrebujete nájsť informácie obsiahnuté v heslách slovníka, napríklad v príkladoch použitia. Lingvo zároveň hľadá a prekladá slová s prihliadnutím na morfológiu, teda v akejkoľvek jej forme.

Rečníci z Veľkej Británie a Nemecka vyslovili 15 000 najčastejšie používaných anglických a 10 000 nemeckých slov.

ABBYY Lingvo poskytuje možnosť vytvárať vlastné slovníky, ako aj spájať slovníky vytvorené inými používateľmi. Ďalšie slovníky si môžete bezplatne stiahnuť z webovej stránky Združenia lexikografov Lingvo www.LingvoDA.ru, kde dnes existuje viac ako 100 slovníkov v rôznych jazykoch (vrátane arabčiny, čínštiny, esperanta atď.) v širokej škále tém (napríklad slovníky skratiek, účtovných pojmov, idiómov atď.).

Tým, ktorí sa učia cudzí jazyk alebo si zlepšujú svoje znalosti, pomôže Lingvo tento proces zefektívniť. Nová aplikácia na učenie slovnej zásoby Lingvo Tutor je založená na metóde zapamätania si slovíčok pomocou takzvaných kartičiek. Hlavným režimom prevádzky je kontrola pravopisu slova podľa daného prekladu a tipov. Lingvo Tutor vedie štatistiky: koľko slov je, koľko z nich sa už naučilo a koľko ešte zostáva. Vzdelávacie karty obsahujú preklady, prepis, príklady. Môžu byť vytlačené a opakované slová, aj keď nie je po ruke počítač. Lingvo Tutor je šikovná aplikácia, ktorá do procesu učenia slov pridáva prvok hry a súťaženia.

ABBYY FineReader

Používatelia ich pri práci s dokumentmi musia čoraz častejšie prenášať z papierovej do elektronickej podoby. Najpopulárnejším OCR programom na rozpoznávanie papierových dokumentov a súborov PDF v Rusku je ABBYY FineReader (obr. 9).

Existujú tri verzie ABBYY FineReader 7.0: ABBYY FineReader Domáce vydanie navrhnutý na rozpoznávanie jednoduchých dokumentov doma, ABBYY FineReader Profesionálne vydanie— na profesionálne rozpoznávanie širokej škály dokumentov, vrátane zložitých, a ABBYY FineReader firemné vydanie kombinuje vysokú presnosť rozpoznávania so sieťovými schopnosťami.

Nižšie uvádzame zoznam funkcií programu ABBYY FineReader 7.0 Professional Edition.

Integrácia programu ABBYY FineReader s programom Microsoft Office Word 2003 vám umožňuje upravovať výsledky rozpoznávania pomocou známych nástrojov programu Word a zároveň porovnávať text s pôvodným obrázkom. Na to stačí dokument uložiť v novom formáte - Microsoft Word XML.

ABBYY FineReader vám umožňuje otvárať, rozpoznávať a upravovať súbory PDF a uložiť výsledok v akomkoľvek z formátov podporovaných programom. Súbory PDF vytvorené v programe FineReader sú optimalizované na publikovanie na internete: prvé strany viacstranového dokumentu sú okamžite k dispozícii na čítanie, zatiaľ čo ostatné strany sa naďalej sťahujú do vášho počítača.

FineReader podporuje štyri základné režimy ukladania PDF: len text a obrázky, iba obrázok, text cez obrázok na stránke, text pod obrázkom strany. Dodatočne je možné nastaviť možnosť „Nahradiť neisto rozpoznané znaky ich obrázkami“, čím sa celkový počet podporovaných režimov ukladania zvýši na šesť.

ABBYY FineReader rozpoznáva dokumenty v 177 jazykoch vrátane ruštiny a pre 34 jazykov je zabudovaná kontrola pravopisu. Kontrola pravopisu vám umožňuje upraviť rozpoznaný text. Neisto rozpoznané znaky a slová, ktoré nie sú v slovníku, sú zvýraznené rôznymi farbami. FineReader 7.0 obsahuje lekárske a právnické slovníky pre angličtinu a nemčinu.

Program má intuitívne rozhranie. Sprievodca skenovaním a čítaním vám pomôže rýchlo získať výsledok a o zložitosti práce s OCR sa môžete dozvedieť v časti Naučte sa príkladom. Vstavaný WYSIWYG editor ABBYY FineReader poskytuje reprodukciu detailov návrhu dokumentu: textové stĺpce, tabuľky a obrázky sa zobrazujú v okne editora tak, ako boli umiestnené na pôvodnom obrázku.

ABBYY FineReader rýchlo exportuje výsledky rozpoznávania do obľúbených kancelárskych aplikácií, vrátane Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint. Rozpoznaný text je možné uložiť v rôznych formátoch: PDF, HTML, Microsoft Word XML, DOC, RTF, XLS, PPT, DBF, CSV a TXT.

Alternatívne kancelárske balíky

Trh s kancelárskymi balíkmi je z hľadiska počtu spotrebiteľov jeden z najmasovejších, preto je zrejmé, že Microsoft mal a má konkurentov – firmy ponúkajúce alternatívne kancelárske produkty.

Mnoho veľkých spoločností má kancelárske balíky. Napríklad Corel propaguje balík WordPerfect Office; IBM vyvinula SmartSuite; Sun Microsystems ponúka balík StarOffice. V mnohých krajinách existovali aj národné textové editory, napríklad v Rusku bol dlho populárny textový editor Lexicon. Celkovo sú na trhu desiatky kancelárskych aplikácií od rôznych výrobcov, no všetky spolu nezaberajú viac ako 5 % celosvetového trhu.

Najčastejšie sa ako alternatíva k MS Office nazýva bezplatný balík OpenOffice.org (OpenSource je kancelársky balík a jeho modifikácia StarOffice distribuovaná spoločnosťou Sun).

OpenOffice.org je bezplatný balík kancelárskych programov, ktorý obsahuje nasledujúce komponenty:

Writer (textový procesor a HTML editor);
Calc (tabuľkové procesory);
Kresliť (grafický editor);
Impress (prezentačný systém);
editor vzorcov;
modul pre prístup k údajom.

Pre používateľov, ktorí potrebujú podporu vývojárov, má zmysel pozrieť sa na StarOffice 7.0, ktorý má všetky funkcie OpenOffice a má aj ďalšie komponenty.

StarOffice a OpenOffice.org bežia na operačných systémoch Solaris, Linux a Windows.

Obrázok je možné rozdeliť na niekoľko častí a každú časť uložiť ako samostatnú stránku, čo je užitočné najmä pri rozpoznávaní knižných nátierok, vizitiek a výtlačkov prezentácií Microsoft PowerPoint.

Turizmus je obrovskou oblasťou pôsobenia rôznych organizácií.

Stratégia vývoja všetkého softvéru (SW) je do značnej miery daná tak obľúbenosťou produktov Microsoftu, ako aj rozšíreným používaním internetových technológií a využívaním lokálnych sietí.

Napríklad programy na rozpoznávanie textu sa používajú na prevod tlačených dokumentov na elektronické dokumenty pomocou skenera. Prevádzajú grafický obraz textu (obrázok) získaný pomocou skenera na text s následnou možnosťou jeho úpravy. Jedným z najpopulárnejších programov OCR je FineReader.

Na automatizáciu pracovného postupu sa používajú štandardné programy z balíka Microsoft Office (Word, Excel, Access) a špeciálny softvér - takzvané systémy na správu dokumentov (DMS).

Ako programy na prácu s e-mailom sa používajú Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat a iné.

Microsoft PowerPoint sa široko používa na vytváranie prezentácií produktov.

Uvažujme o niektorých aplikovaných programoch používaných v cestovnom ruchu na riešenie problémov rôzneho typu.

2.6.1. Automatizácia pracovného toku

Tok informácií a pohyb dokumentov tvoria pracovný tok.

Všetky dokumenty majú všeobecné a špeciálne funkcie. Všeobecné vlastnosti:

Informačné (dokument je vytvorený na uloženie informácií);

Sociálny (dokument je spoločensky významným objektom, pretože je spojený s určitou sociálnou potrebou);

Komunikatívne (dokument funguje ako prostriedok komunikácie medzi organizáciami a inými verejnými štruktúrami);

Kultúrne (dokument upevňuje a prenáša kultúrne tradície). Špeciálne vlastnosti:

Správa (dokument je nástrojom správy, pretože bol špeciálne vytvorený na tento účel);

Právne (dokument je prostriedkom na upevnenie a zmenu právnych noriem a právnych vzťahov v spoločnosti);

Historický (dokument je zdrojom historických informácií o vývoji spoločnosti).

Elektronická správa dokumentov vyžaduje dve základné zložky:

Systém správy dokumentov,

softvér.

Malé a stredné podniky s malým množstvom pracovných tokov, ktoré majú jeden alebo viac počítačov, môžu na automatizáciu pracovného toku využívať pomerne rozšírené a pohodlné textové editory a tabuľky.

Malé a stredné podniky s veľkým objemom toku dokumentov, ako aj všetky veľké podniky, by mali používať špecializované systémy na správu dokumentov.

Používanie počítačov nemení hlavné úlohy a princípy kancelárskej práce, ale pomáha len efektívnejšie organizovať prácu s dokumentmi.

Elektronická kancelárska práca pomocou softvérového balíka Microsoft kancelária . Vytváranie štandardných foriem dokumentov pre kancelársku prácu (objednávky, inštrukcie, inštrukcie, listy, správy a pod.) je možné realizovať pomocou automatizovaných kancelárskych technológií pomocou softvérového balíka Microsoft Office. Elektronické podávanie má značné výhody oproti manuálnemu podávaniu (Stôl 1).

stôl 1 Výhody elektronického podnikania

	činnosti	Výhody

	Vytváranie dokumentov	Môžete vytvoriť nový dokument, upraviť existujúci, dať dokumentu vhodný dizajn. Automatická kontrola pravopisu a interpunkcie, ktorá existuje v programe Microsoft Word, je veľmi pohodlná. Pomocou určitých písiem a nastavení okrajov dokumentu môžete vytvoriť dokument, ktorý spĺňa požiadavky GOST. Na zadávanie textu do počítača môžete použiť skener.
	Vytváranie prázdnych dokumentov	Na počítači je možné vytvárať formuláre najčastejšie používaných dokladov (napríklad Objednávkový list) a pri výrobe ďalšieho dokladu bude potrebné len zmeniť text a evidenčné číslo - úspora času je zrejmé.
	Preklad textu	Pomocou špeciálnych programov môžete prekladať text do cudzích jazykov. Po automatickom preklade je potrebná úprava textu dokumentu. To je veľmi výhodné, ak organizácia pracuje s veľkým objemom dokumentov v cudzích jazykoch.
	Registrácia dokumentov	Je veľmi výhodné vytvoriť elektronickú kartotéku alebo databázu v programe Microsoft Excel. To šetrí čas a uľahčuje vyhľadávanie dokumentu pomocou ľubovoľnej funkcie vyhľadávania.
	Formovanie osob	Použitie databázy na vytvorenie osobných súborov zamestnancov organizácie. Získate nasledujúce výhody: je pohodlné vykonávať akékoľvek zmeny (telefónne číslo, rodinný stav atď.), Možnosť triedenia údajov podľa stĺpcov (napríklad abecedne), pomocou príkazu dotazu môžete získať potrebné informácie v databázy v priebehu niekoľkých sekúnd
	Tvorba nomenklatúry prípadov	Pomocou programu Microsoft Excel môžete udržiavať nomenklatúru súborov organizácie. Potrebné opravy a doplnenia môžete vykonať bez prepisovania celej strany časopisu (čo je pri papierovej kancelárskej práci nevyhnutné).
	Kopírovanie informácií	Pomocou schránky môžete kopírovať informácie z jedného dokumentu do druhého. Ak to chcete urobiť, vyberte fragment na kopírovanie a na paneli s ponukami vyberte možnosť upraviť, vybrať tím kopírovať, prejdite na iný dokument, umiestnite kurzor na správne miesto, vyberte upraviť, potom Vložiť.
	Vyhľadávanie dokumentov	Ak poznáte dátum vytvorenia dokumentu alebo názov dokumentu, môžete použiť Prieskumník súborov na nájdenie dokumentu. Ak neviete ani toto, dokument nájdete nasledovne: zapnite počítač, stlačte tlačidlo začať, stlačte tlačidlo Vyhľadávanie, stlačte tlačidlo Súbory a priečinky potom vyplňte parametre vyhľadávania a kliknite Nájsť.
	Ochrana dokumentov	Dokumenty môžete chrániť pred neoprávneným prístupom pomocou hesla. Ak sú vo vašom počítači uložené dôležité informácie a nechcete, aby k nim mali prístup ostatní zamestnanci organizácie, môžete si na úrovni programu nastaviť heslo, v takom prípade sa počítač bez hesla nespustí. Ak na počítači pracuje niekoľko zamestnancov, môžete konkrétny dokument chrániť pred prístupom. V programe Microsoft Word na to musíte: otvoriť dokument, pre ktorý chcete nastaviť heslo, na paneli s ponukami vybrať položku servis, vybrať Nastavte ochranu zadajte heslo, stlačte OK

Špeciálne systémovelektronická správa dokumentov. Každý systém pracovného toku môže obsahovať prvky každej z nasledujúcich kategórií, ale väčšina z nich má špecifickú orientáciu v jednej z oblastí spojených primárne s umiestňovaním produktov.

Systémy s pokročilými prostriedkami na ukladanie a vyhľadávanie informácií(elektronické archívy - EA). Elektronický archív - ide o špeciálny prípad systému správy dokumentov, zameraný na efektívne ukladanie a vyhľadávanie informácií. Niektoré systémy sa vyznačujú najmä vyvinutými prostriedkami fulltextového vyhľadávania: fuzzy vyhľadávanie, sémantické vyhľadávanie atď., iné - vďaka efektívnej organizácii ukladania.

Systémy s pokročilými zariadeniamipráca/ nízka(WF) – „pracovný postup“. Tieto systémy sú určené najmä na zabezpečenie pohybu určitých objektov po vopred určených trasách (tzv. „tvrdé smerovanie“). V každej fáze sa objekt môže meniť, preto sa nazýva bežné slovo „práca“ (práca). Dokumenty môžu byť pripojené k dielam, ale nie sú základným objektom týchto systémov. Pomocou takýchto systémov je možné organizovať určitú prácu, pre ktorú je vopred známa a môže byť

všetky etapy sú napísané.

Systémy zamerané na podporu riadenia organizácie a hromadenia vedomostí. Ide o „hybridné“ systémy, ktoré väčšinou kombinujú prvky predchádzajúcich dvoch. V tomto prípade môže byť základným konceptom v systéme tak samotný dokument, ako aj úloha, ktorá sa má vykonať. Na riadenie organizácie je potrebné „tvrdé“ aj „voľné“ smerovanie, keď smerovanie dokumentu určuje vedúci („vyfarbuje“ prichádzajúci dokument), preto môžu byť v jednej alebo druhej forme prítomné obe technológie. takéto systémy. Tieto systémy sa aktívne používajú v štátnych riadiacich štruktúrach, v kanceláriách veľkých spoločností, ktoré sa vyznačujú rozvinutou hierarchiou, majú určité pravidlá a postupy pre pohyb dokumentov. Zamestnanci zároveň kolektívne vytvárajú dokumenty, pripravujú a rozhodujú, vykonávajú alebo kontrolujú ich exekúcie. Pri implementácii takýchto systémov vo veľkých podnikoch je dôležité určiť, či systém poskytuje možnosť efektívnej správy, spracovania veľkého množstva informácií, integráciu s automatizovanými systémami riadenia výroby, fázovú implementáciu, komplexnú organizačnú štruktúru, organizáciu prístupu na základe rolí atď. .

Systémy orientované na spoluprácu(spolupráca). Ide o nový trend v oblasti systémov správy dokumentov, spojený s pochopením nestálosti trhových podmienok v modernom svete a potrebou mať „len to najnutnejšie“ pre rýchly pohyb, bez zbytočných, veľmi užitočných, no ťažkých balast. Takéto systémy, na rozdiel od predchádzajúcich, nezahŕňajú koncepciu hierarchie v organizácii, nestarajú sa o žiadnu formalizáciu pracovného toku. Ich úlohou je zabezpečiť, aby ľudia v organizácii spolupracovali, aj keď sú geograficky oddelení, a zachovať výsledky tejto práce. Zvyčajne sa implementuje v koncepte „portálov“. Poskytujú služby pre ukladanie a zverejňovanie dokumentov na internej sieti organizácie, vyhľadávanie informácií, diskusie, stretnutia (reálne aj virtuálne). Takéto systémy nachádzajú zákazníkov medzi rýchlo rastúcimi obchodnými spoločnosťami, pracovnými skupinami a veľkými firmami a vládnymi agentúrami.

Systémy s pokročilými doplnkovými službami. Môžu mať rôzne úrovne obtiažnosti. Napríklad služba riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM – Customer Relation Management), projektový manažment, e-mail atď.

Systémy správy dokumentov prezentované v Rusku: Docs Fusion a Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, BOSS-Referent, Delo, Euphrates, Company Media, Lotus Domino.doc, Effect -Office“. Informácie o týchto systémoch nájdete na serveri konferencie Docflow, http://www. Docflow.ru a ďalšie.

Všetky systémy majú integráciu s aplikáciami Microsoft Office, generovanie zostáv, štandardné vyhľadávacie nástroje.

Externá správa elektronických dokumentov. Ako viete, problém výmeny korešpondencie medzi organizáciami využívajúcimi rôzne systémy elektronickej správy dokumentov (EDMS) je pomerne aktuálny. Tok dokumentov medzi dvoma rôznymi organizáciami stále prebieha v papierovej forme, čo značne komplikuje operatívnu výmenu servisných informácií. Doteraz tento proces vyzeral takto: dokument vytvorený v EDMS jednej organizácie bol vytlačený na papier, doručený kuriérom alebo klasickou poštou do inej organizácie, kde bol naskenovaný a vložený do nového EDMS. Vzhľadom na to, že každá z týchto organizácií má vlastný systém automatizácie workflow, každá zmena dokumentu určeného do externého obehu je opakovane podrobená vyššie uvedenému postupu.

Prijatie zákona o digitálnom podpise tento problém čiastočne vyriešilo tým, že legálne umožnilo bezpapierovú výmenu dokumentov medzi nezávislými organizáciami. Jeden odÚlohou cieľového federálneho programu „Elektronické Rusko“ je zjednotiť štátne orgány jednotným systémom správy elektronických dokumentov.

Vznik nového formátu XML, jednej z najperspektívnejších možností, ktorého využitím je prechod na jednotný systém elektronickej správy dokumentov, výrazne zvýši efektivitu kontaktov organizácií s ich partnermi, vzdialenými pobočkami, štátnymi úradmi a inými externých organizácií. Technológia XML je o oddelení údajov (obsahu) od ich vizuálnej reprezentácie (formy a formátu), čo umožňuje, aby bol ten istý dokument prezentovaný v rôznych formách a formátoch.

Výber systému správy dokumentov nie je len technologickou alebo inžinierskou úlohou, súvisí s celkovou stratégiou rozvoja organizácie. Ak ide o obchodnú spoločnosť, potom je výber do značnej miery určený jej cieľmi, konkurenčným prostredím, štruktúrou, ktorá v súčasnosti existuje, ako aj štruktúrou, do ktorej spoločnosť v budúcnosti príde, a navyše ekonomický efekt implementácie.

Téma je relevantná pre takmer všetkých používateľov osobných počítačov. Aj keď ste veľmi ďaleko od kancelárskej práce, možno budete musieť kedykoľvek otvoriť prijatý dokument alebo vytvoriť svoj vlastný. Preto nebude balík kancelárskych aplikácií zbytočný. Pokúsime sa vám pomôcť so správnym výberom. Áno, s možnosťou výberu, pretože existujú rôzne balíčky. Viete o nich niečo? Nebojte sa, je to opraviteľné.

Spodný riadok

Balík kancelárskeho softvéru je buď súborom aplikácií s jedným inštalátorom (v ktorom sa vyberajú potrebné komponenty), alebo súborom samostatných produktov, ktoré nie sú integrované do jedného celku. Takýto balík je buď pôvodne súčasťou operačného systému (distribúcia GNU/Linux), alebo je potrebné ho pridať, aby bol vždy po ruke.

Prehľad obľúbených kancelárskych balíkov

Na úvod malý prehľad balíkov kancelárskeho softvéru, ich stručný popis a charakteristika. Spomenieme len skutočne významné produkty, široko distribuované a aktívne používané.

úrad MS

Microsoft Office je zďaleka najobľúbenejší kancelársky balík pre operačné systémy Windows a Mac OS. Azda každý pozná textový procesor MS Word, tabuľkový editor Excel, Power Point na vytváranie prezentácií a Access na organizáciu databáz.

Najčastejšie dochádza k nelegálnemu sťahovaniu a inštalácii plateného balíka MS Office. Nie je nezvyčajné, že si ľudia vyzdvihnú bezplatnú beta verziu nového vydania a používajú ju až do vypršania platnosti bezplatnej beta verzie.

výhody: dokáže všetko, čo by kancelársky balík mal zvládať.

nedostatky: neexistujú a pravdepodobne ani nikdy nebudú verzie pre bezplatné operačné systémy; dosť drahé; natívne formáty dokumentov sú uzavreté.

Istý spôsob, ako zničiť spoločnosť, je nainštalovať pirátske kópie MS Office v kancelárii. Počítače budú na dlhý čas zatknuté a zhabané, činnosť organizácie sa zastaví. No, pokuta sa vám, samozrejme, nebude zdať malicherná.

libreoffice

LibreOffice je nástupcom teraz komatózneho OpenOffice.org. (OpenOffice.org má však šancu na oživenie, ale to je iný príbeh.) Zadarmo aj na komerčné použitie, pretože je to slobodný softvér.

Textový procesor Writer (alebo skôr LibreOffice Writer, ale pre pohodlie skrátime celé názvy) je analógom MS Word. Namiesto Excelu - tabuľkový editor Calc. Prezentácie sa vytvárajú v Impresse, jednoduchých databázach - v Base (obdoba MS Access). Nechýba ani editor matematických vzorcov a jednoduchá vektorová zásuvka Draw.

výhody: zadarmo; rýchlo sa rozvíjať a zlepšovať; natívny formát *.odt (aka ODF, Open Document Format) je bezplatný, otvorený, založený na XML a celkom dobrý.

LibreOffice je o záchrane spoločnosti pred bankrotom nákupom licencovaných kópií MS Office pre stovky počítačov v organizácii. A samozrejme zachmúrení ľudia v uniformách, ktorí prídu s previerkami, budú nešťastní, pretože na zatýkanie techniky bude o dôvod menej.

nedostatky: zložité dokumenty vo formáte *.doc vytvorené v programe MS Word sa môžu v LibreOffice Writer zobrazovať krivo (ale to nie je chyba vývojárov, pretože *.doc je zatvorený).

Kancelária GNOME

Prečo sa balík Office GNOME považuje za významný? Programy z tohto balíka sa nachádzajú v populárnych distribúciách GNU/Linux s ľahkými shellmi XFCE a LXDE. Napríklad v Xubuntu a Lubuntu. V prvom rade - textový procesor AbiWord a tabuľkový editor Gnumeric.

Ak AbiWord ešte nie je veľmi vhodný na serióznu prácu, tak Gnumeric je už celkom kvalitný softvérový produkt. Rovnako ako e-mailový klient Evolution, prehliadač PDF Evince a samozrejme všetkým obľúbený vektorový grafický editor Inkscape, o ktorého popularite niet pochýb.

nedostatky: AbiWord.

Ostatné kancelárske balíky

Historicky KDE konkuruje GNOME v GNU/Linux. Tieto dva grafické škrupiny medzi sebou súťažia v boji o popularitu. Preto má KDE KOffice, akýsi kancelársky balík: textový procesor Kword, tabuľkový editor Kcells a prezentačný nástroj Showcase (z nejakého dôvodu bez tradičného KDE „K“ na začiatku názvu).

Výrazný pokrok vo vývoji vyššie uvedených aplikácií zatiaľ nebol pozorovaný (Kword sa ukázal ako obzvlášť krivý - často nedokáže otvoriť súbor, ktorý si sám uložil), takže používatelia distribúcií GNU / Linux s KDE shell preferujú LibreOffice.

Okrem lokálnych nainštalovaných v systéme existujú kancelárske balíky vo forme webových aplikácií. Najpopulárnejšou a najkvalitnejšou je snáď služba Google Docs. Myslím, Dokumenty Google.

Ak máte nepretržitý prístup k sieti, môžete sa zaobísť bez inštalácie náročných programov na jednoduchý netbook s obmedzeným množstvom dátového úložiska.

Záver

Najpraktickejším riešením pre väčšinu používateľov operačných systémov Windows, Mac OS a GNU/Linux je momentálne bezplatný kancelársky balík LibreOffice (libreoffice.org) . MS Office má zmysel kupovať len vtedy, ak sa workflow vo vašej kancelárii nezaobíde bez 100% podpory formátov od Microsoftu. Ale táto situácia sa postupne napráva, slobodný softvér si postupne získava na popularite a šíri sa stále viac a s ním aj otvorený formát ODF.

Predchádzajúce publikácie:

Posledná úprava: 2012-04-15 22:53:38

Materiálové štítky: ,

Nastal teda dlho očakávaný čas, keď boli urobené všetky prípravy: zaplatené nájomné, vybavená kancelária a nábor zamestnancov. Zostáva len rozhodnúť o softvéri (SW). Práve tu sa skrýva veľké úskalie! A aký softvér je lepší? Ako sa neprepočítať, no zároveň nepreplatiť? Aké programy musia byť licencované? Výber softvéru nie je ľahká úloha. Držiac sa za hlavu začnete horúčkovito hľadať odpovede na svoje otázky. Netreba sa báť. Sadnime si a pokojne všetko vymyslime.

Najprv sa musíte rozhodnúť, ktoré programy musia byť prítomné v počítači každého zamestnanca. Potom si „vypočítajte“ špecializované, ktoré bude používať určitý okruh ľudí. Nakoniec sa zamyslime nad voliteľnými, no prijateľnými programami. Tak čo, začali ste?

Bezpečnosť predovšetkým! Preto musíte začať s výberom antivírusov. Všetky kancelárske produkty sú platené. Zároveň sú navrhnuté tak, aby chránili podnikové siete akejkoľvek veľkosti a zložitosti, a preto sú veľmi spoľahlivé. Môžete použiť bezplatné programy a nástroje, ale neposkytujú požadovaný efekt. Antivírusové databázy sa aktualizujú oveľa menej často ako databázy tých istých NOD32, Avast, Dr.Web, Kaspersky. Poslední dvaja výrobcovia vyrábajú veľmi pohodlné bezplatné nástroje (Dr.Web Curelt a Kaspersky Virus Removal Tool 2010), ale v kancelárskom prostredí sú vhodné len na „náhodné“ kontroly, pretože nepodporujú trvalé skenovanie. V tejto veci je lepšie nešetriť, inak vás to bude stáť viac!

Po zabezpečení systému začneme premýšľať o „pracovných nástrojoch“. Budeme zbierať dokumenty? Budeme! Potrebujete vytvoriť tabuľky? Nevyhnutne! Takže sme ďalej zmätení takou otázkou, ako je „výber softvéru“. Spomedzi platených služieb je nesporným lídrom produkt Microsoftu - Microsoft Office 2007. Už v štandardnej zostave obsahuje nástroje ako Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook. S ich pomocou môžete vytvárať, upravovať textové súbory a tabuľky, vytvárať prezentácie, časopisy a diáre. Nepochybnými výhodami sú dvojmesačná skúšobná verzia so zachovanými všetkými funkciami, časté aktualizácie uľahčujúce prácu s programom/programami, technická podpora, ktorá príde na rad a odpovie na vaše otázky. Mínus - zriedkavé "chyby", ktoré vedú k ukončeniu programu. Sú ošetrené automatickým ukladaním s minimálnym časovým odstupom.

Bezplatné utility ako AbiWord, StarOffice Writer a podobne vám umožňujú vyriešiť len jednu alebo dve úlohy, napríklad prácu s textami a tabuľkami. Ak chcete podporovať ďalšie funkcie, musíte si stiahnuť ďalšie programy. Ich výhodou je absencia užívateľských poplatkov, podpora základných funkcií, malé rozmery. Mínus - zriedkavé aktualizácie, niekedy sú problémy v práci, nedostatok technickej podpory. Všetky sú ošetrené rovnakým automatickým ukladaním.

Pokračujeme v rozhovore o. V radoch správcov súborov, prehliadačov a iných programov je výber len na vás. Obrovský výber úplne bezplatných verzií (existujú aj platené, ale majú rovnakú sadu funkcií ako bezplatné verzie) poskytujú úplnú slobodu konania.

Programy ako 1C: Účtovníctvo nemajú hodné analógy (najmä tie bezplatné). Preto sa vývojári snažia zachovať značku a nevynechať dlaň. Kvalitné a pohodlné funkcie, jednoduchý manuál a navigácia, takmer nepretržitá technická podpora.

Stručne o výhodách a nevýhodách

Platené programy ZA umožňujú vykonávať maximálne funkcie dostupnosť aktualizácií technická podpora jednoduchá navigácia, jednoduchosť kvalitné nastavenie šetrenia výkonu po preinštalovaní OS
PROTI kompatibilita s jedným OS (väčšinou) veľká „váha“ výrazne zaťažuje potrebnú obnovu systémovej licencie
Bezplatné programy ZAžiadny poplatok za používanie malá veľkosť nezaťažuje systém prítomnosť najobľúbenejších funkcií PROTI nedostatok technickej podpory neschopnosť rozšíriť funkcie nedostatok aktualizácií nie vždy pohodlná navigácia nechránená pred škodlivým softvérom možné problémy pri prevádzke („závady“)

Ak je pre vás ťažké vyriešiť problém s výberom softvéru, kontaktujte spoločnosť KLiK. Naši odborníci pomôžu, podnietia, vyriešia vzniknuté problémy. Vieme to určite aký softvér si vybrať do kancelárie.Nakupovanie licencovaného softvéru za nízke ceny je veľmi jednoduché. Čakám na teba!