Základy práce s MS Outlook 2007
Po úspešnom preštudovaní materiálu budete vedieť:
všeobecné informácie o účele a možnostiach MS Outlook;
postup inštalácie a konfigurácie MS Outlook;
priradenie prvkov panela nástrojov pracovného okna MS Outlook;
princípy tvorby elektronickej správy;
účel a funkčnosť rôznych priečinkov, zásady práce s nimi.
Po preštudovaní tejto témy budete schopní:
nainštalovať a nakonfigurovať nastavenia MS Outlook;
vytvoriť a upraviť používateľský účet;
navigovať vo funkciách rôznych komponentov MS Outlook.
Po preštudovaní materiálu si budete mať zručnosti:
inštalácia a konfigurácia parametrov MS Outlook;
nastavenie parametrov a typu e-mailu;
vytvorenie prvku priečinka "Kontakty";
vytvoriť, upraviť a odstrániť položku v priečinku Kalendár.
Základné pojmy k téme 10
Informačná služba
Osobné priečinky
Nevyžiadaná pošta
Všeobecné informácie o programe Microsoft Outlook 2007
MS Outlook- výkonný nástroj pre prácu s e-mailom, denníkom, poznámkami atď. Umožňuje vám organizovať:
výmena e-mailových správ, ukladanie a vyhľadávanie potrebných správ v špeciálnych priečinkoch, ktoré môžu byť umiestnené na poštovom serveri alebo na pevnom disku vášho počítača, tlač správ;
prenos súborov vytvorených v iných aplikáciách, ako sú zošity programu Excel alebo prezentácie v PowerPointe a ich sprievodné vysvetľujúce poznámky alebo správy;
vedenie elektronického kalendára, ktorý vám umožní plánovať veci a prezentovať potrebné údaje v najvhodnejšej forme – diár, týždenný alebo mesačný plánovač;
udržiavanie zoznamu kontaktov, ktorý vám umožňuje ukladať adresy, telefónne čísla a ďalšie informácie o ľuďoch, ktoré potrebujete;
logovanie, ktoré automaticky zaznamenáva dokumenty Microsoft Office, s ktorými ste pracovali, v chronologickom poradí, čo vám umožňuje vyhľadávať dokumenty nie podľa ich umiestnenia na disku, názvu alebo obsahu, ale jednoducho podľa času, kedy ste s dokumentom pracovali;
vytvorte poznámky, ktoré sa dajú použiť v podstate rovnakým spôsobom ako obyčajný papier na poznámky alebo teraz obľúbené nálepky s lepiacim pásikom na zadnej strane.
Podobne ako iné aplikácie balíka Microsoft Office, aj Outlook možno používať na jednom počítači aj na počítači, ktorý je súčasťou lokálnej alebo globálnej počítačovej siete. Je potrebné poznamenať, že hlavným účelom MS Outlook je organizácia elektronickej komunikácie, takže tento program je v podstate sieťová aplikácia. Aby ste mohli využívať všetky funkcie MS Outlook, musí byť nainštalovaný na počítači pripojenom k počítačovej sieti. Iba v tomto prípade budete môcť používať e-mail na prenos súborov, koordináciu a plánovanie stretnutí alebo stretnutí s inými používateľmi programu Outlook atď. Formát na ukladanie položiek programu Outlook je pevný, ale miesto ich uloženia môže byť ľubovoľné: osobné priečinky, poštová schránka na serveri, pevný disk atď. K úložisku položiek (napríklad pri otváraní položky alebo jej vyhľadávaní) teda nemá Outlook priamy prístup, ale prostredníctvom špecifickej informačnej služby zahrnutej v konfigurácii Outlooku.
Priečinky sa zvyčajne používajú na štruktúrovanie súborov na pevnom disku, a to platí pre položky programu Outlook, s výhradou, že úložisko položiek a jeho prístupová služba musia podporovať možnosť vytvárania priečinkov. Priečinky, podobne ako položky, majú súbor vlastností. Jednou z vlastností je typ položiek, na ktoré je priečinok určený. Túto vlastnosť používa Outlook pri vytváraní položky v priečinku na vyvolanie formulára a na určenie množiny zobrazení najvhodnejších pre položky tohto typu. Pre niektoré prvky je vhodné použiť nie zoznam alebo tabuľku, ale nejaký iný spôsob (zobrazenie), napríklad mriežku kalendára alebo časovú os.
Panely a nástroje MS Outlook
Výhľad pozostáva z šesť pododdielov.
Po spustení programu Outlook sa otvorí priečinok zo sekcie s rovnakým názvom.
V hornej časti okna je panel s ponukami a panel s nástrojmi. Vľavo je panel na prepínanie medzi sekciami. Na paneli už existujú tri skupiny: Skratky programu Outlook, Moje skratky a Iné označenia. Každá z týchto skupín obsahuje skratky, ktoré môžete použiť na otvorenie požadovaných priečinkov v poštovej schránke alebo priečinkoch systému súborov. Kliknutím na tlačidlo sa otvorí príslušný zoznam ďalších skratiek. Samotné priečinky sa štandardne nezobrazujú, ale nie je ťažké ich zobraziť na obrazovke. Ak to chcete urobiť, vyberte položku v ponuke „Zobraziť“.
Keď je priečinok otvorený, na pravej strane okna programu Outlook sa zobrazí tabuľka, ktorá popisuje správy v tomto priečinku. Stĺpce tejto tabuľky sú polia správ. Zvyčajne sa zobrazujú nasledujúce polia: "Od", "Predmet", "Prijaté", ako aj polia pre špeciálne poznámky (o vysokej alebo nízkej dôležitosti listu, o prečítaní správy, o prítomnosti pripojených súborov). Môžete pridať alebo odstrániť polia z tejto tabuľky. Ak to chcete urobiť, v ponuke Zobraziť vyberte položku "Aktuálny pohľad" a vyberte z rozbaľovacej ponuky. Kliknite na tlačidlo poľa a otvorí sa dialógové okno, kde môžete pridať alebo odstrániť stĺpce. V spodnej časti okna sa zobrazí oblasť zobrazenia aktuálneho písmena. Povolí a zakáže tento príkaz režimu "oblasť pohľadu" z ponuky Zobraziť.
Ikona novej správy vyzerá ako zatvorená obálka, ikona prečítanej správy vyzerá ako otvorená obálka.
Po kliknutí na tlačidlo "Vytvoriť" sa zobrazí dialógové okno na vytvorenie prvku špecifického pre každú sekciu. Napríklad pre sekciu - sa zobrazí dialógové okno na vytvorenie nového písmena.
Zoznam všetkých objektov dostupných na vytvorenie môžete získať otvorením rozbaľovacieho zoznamu napravo od tlačidla Vytvoriť.
Práca s e-mailom
Email, v skutočnosti sa len málo líši od vášho obvyklého e-mailu na portáloch yandex. ru a pošta. ru.
Práca s e-mailom sa vykonáva pomocou sekcie. V tomto režime panel Moje skratky štandardne obsahuje nasledujúce štítky.
Koncepty – prejde do priečinka s nedokončenými správami.
Na odoslanie – označuje priečinok so správami pripravenými na odoslanie.
Odoslané – priečinok obsahuje už odoslané správy.
Vymazané - prejdite do priečinka, kde sa nachádzajú odstránené správy.
Ukazuje na priečinok s prijatými správami.
Nevyžiadaná pošta- priečinok s "podozrivými" správami.
Ak chcete skratku odstrániť, vyberte "Odstrániť z panela programu Outlook" v kontextovej ponuke tejto skratky.
Označenie môžete pridať výberom "Skratka na paneli programu Outlook" a v okne, ktoré sa zobrazí, zadajte priečinok, pre ktorý sa má vytvoriť.
Nová správa
Tvorba e-mailové správy sa vykonáva pomocou tlačidla "Vytvoriť" na paneli nástrojov. Súčasne sa zobrazí okno na zadanie nového písmena. V tomto okne musíte do poľa „Komu“ zadať adresu príjemcu. Do poľa „Kopírovať“ môžete zadať adresu iného príjemcu. Pole „Predmet“ musí obsahovať predmet správy, ktorý sa príjemcovi zobrazí v hlavičke listu.
Kliknutím na tlačidlo "Komu" sa otvorí adresár.
Ak chcete pridať adresáta do poľa „Komu“, vyberte ho zo zoznamu a kliknite na tlačidlo „Komu->“ v poli "Kopírovať" - "Kopírovať->" a tlačidlo "CK->" na pridanie skrytej kópie (slepá kópia znamená, že zvyšok po prijatí správy tohto adresáta neuvidí). Po pridaní všetkých požadovaných príjemcov kliknite na tlačidlo OK.
Adresáre môžu obsahovať desiatky mien, najmä ak je sieť dostatočne veľká, existuje veľa rôznych pôšt alebo pošta smeruje na internet. V tomto prípade, aby ste rýchlo našli požadované meno v adresári, stačí zadať niekoľko prvých znakov mena, ktoré hľadáte. Pre menšie zoznamy môžete použiť aj posúvač na pravej strane zoznamu alebo sa v zozname pohybovať pomocou klávesov so šípkami na klávesnici.
Telo správy môže byť jedno z nasledujúce formáty:
obyčajný text – správa obsahuje iba text;
Formát RTF - okrem textu môže obsahovať informácie o fontoch a formátovaní;
Formát HTML – môže obsahovať informácie o fontoch, formátovaní, ako aj o pozadí a bežných obrázkoch.
Prepínanie medzi týmito formátmi sa vykonáva pomocou tlačidiel v sekcii Formát v záložke Parametre (obr. 10.1 
).
V sekcii Parametre na karte (obr. 10.2 
) obsahuje nasledujúce tlačidlá.
Dôležitosť – určuje dôležitosť správy a môže nadobudnúť tieto hodnoty: normálna, nízka, vysoká (pri výbere položky „nízka“ alebo „vysoká“ sa stlačí príslušné tlačidlo na paneli nástrojov).
Dialógové okno Možnosti obsahuje nasledujúce polia.
Značka - označuje kategóriu písmena. List môže byť: obyčajný, osobný, súkromný a drevotrieskový (na úradnú potrebu).
Posielajte odpovede- umožňuje určiť adresu, na ktorú bude odoslaná odpoveď.
Nedoručiť do- nastavuje dátum odoslania správy.
Neplatí po- nastaví dátum, po ktorom sa správa neodošle.
Odoslať správu na- umožňuje vybrať poštový server.
Po zadaní adresáta, nastavení potrebných parametrov a pripravenosti textu listu, treba ho odoslať, na to slúži tlačidlo „Odoslať“. Po stlačení tohto tlačidla sa správa odošle a samotná, pokiaľ nie je uvedené inak, sa presunie do priečinka Odoslané položky.
Ak často potrebujete posielať správy rovnakým skupinám príjemcov, má zmysel definovať zoznamy adries. Môžete vytvoriť toľko zoznamov adries, koľko chcete, a zároveň zahrnúť niektorých príjemcov do niekoľkých rôznych skupín súčasne. Zoznamy adries sú označené rôznymi farbami a majú vlastné názvy.
zavolajte zoznam tlačidla Vytvoriť a potom - príkaz;
do poľa Názov zadajte meno;
na karte kliknite Vyberte členov;
v zozname Adresár vyberte adresár, ktorý obsahuje e-mailové adresy, ktoré chcete zahrnúť do zoznamu adresátov;
do poľa Hľadať zadajte meno kontaktu, ktorý chcete zahrnúť. V zozname nižšie zvýraznite meno a kliknite na tlačidlo Členovia. Postupujte podľa týchto krokov pre každú osobu, ktorú pridáte do zoznamu adresátov, a potom kliknite na tlačidlo OK .
V budúcnosti môžete názov vytvoreného mailing listu použiť rovnako ako meno jednotlivého príjemcu, zadaním z klávesnice alebo výberom z adresára – takto odoslaná správa bude odoslaná všetkým členov skupiny. V prípade potreby je možné zloženie skupiny zmeniť. Do skupiny môžete kedykoľvek pridať nových členov alebo odobrať tých, ktorí odišli.
Odosielanie, prijímanie a prezeranie pošty. Odpovedajte a posielajte správy ďalej
Ak je počítač pripojený k internetu prostredníctvom lokálnej siete (používa sa trvalé pripojenie), prichádzajúce správy sa automaticky odosielajú do . Ak pripojenie nie je trvalé, napríklad cez modem, potom po nadviazaní spojenia môžete vyzdvihnúť poštu pomocou tlačidla "Odoslať/prijať". Toto tlačidlo odošle zamýšľanú poštu a tiež doručí prichádzajúcu poštu.
Ak je režim povolený "oblasť pohľadu", potom na zobrazenie správy vyberte jej názov v hornom okne, zatiaľ čo jej text sa zobrazí v dolnom okne.
Ak chcete správu zobraziť iným spôsobom, stačí dvakrát kliknúť na riadok tejto správy alebo zvýrazniť požadovaný riadok a stlačiť kláves
Ak chcete odpovedať na vybraný list, kliknite na tlačidlo „Odpovedať“ na paneli nástrojov: .
Odoslanie kópie listu inému adresátovi sa vykonáva pomocou tlačidla „Poslať ďalej“: 
.
Ak list obsahuje niekoľko príjemcov, potom na odoslanie odpovede všetkým jeho príjemcom použite tlačidlo „Odpovedať všetkým“: 
.
Zobrazte a uložte prílohy
Súbory pripojené k správe sa zobrazujú priamo v texte správy ako ikona príslušnej aplikácie s titulkom predstavujúcim názov súboru. Ak je na vašom počítači nainštalovaná aplikácia, pomocou ktorej bol tento súbor vytvorený, môžete priložený súbor otvoriť priamo z formulára správy dvojitým kliknutím na príslušnú ikonu. Priložený súbor môžete uložiť aj oddelene od správy ako bežný súbor do ktoréhokoľvek priečinka v systéme súborov.
Ak chcete uložiť prílohy vybratého e-mailu, vyberte príkaz "Uložiť prílohy" v ponuke "Súbor". V otvorenom dialógovom okne na ukladanie priložených súborov zadajte cestu k miestu uloženia na disku (názov súboru je možné pri ukladaní zmeniť).
Zobrazenie zoznamu priečinkov a práca s nimi
Môžete si vytvoriť ďalšie priečinky poštových schránok na ukladanie a triedenie prijatej pošty, alebo môžete ukladať obzvlášť dôležité správy ako samostatné súbory na disk, aj keď ten druhý sa používa menej.
Ak chcete vytvoriť nový priečinok, vyberte položku "Priečinok" v ponuke "Súbor" a v rozbaľovacej ponuke vyberte príkaz "Nový priečinok". Otvorí sa dialógové okno Vytvoriť nový priečinok.
Do poľa „Názov priečinka“ zadajte názov nového priečinka, v ďalšom poli vyberte typ položiek, ktoré budú v tomto priečinku uložené, a do poľa "Umiestniť priečinok" vyberte cestu k priečinku, ktorý sa má vytvoriť.
Ak chcete vybranú správu presunúť do iného priečinka, použite príkaz "Premiestni do priečinku" z ponuky "Súbor" alebo príslušného tlačidla na paneli nástrojov správy: .
Môžete zmeniť poradie zoradenia správ v otvorenom priečinku: správy je možné triediť podľa ktoréhokoľvek z existujúcich polí, aj keď toto pole nie je momentálne zobrazené v žiadnom zo stĺpcov tabuľky. Môžete tiež určiť triedenie podľa viacerých polí.
Ak chcete zadať poradie zoradenia, vyberte "Aktuálny pohľad" v ponuke Zobraziť. Vyberte z rozbaľovacej ponuky "Zmeniť aktuálne zobrazenie". V otvorenom okne "Zobraziť podrobnosti" kliknite na tlačidlo Zoradiť. Otvorí sa dialógové okno. Vyberte možnosti triedenia pošty, ktoré sú pre vás vhodné, a uložte zmeny stlačením tlačidla OK.
Outlook tiež poskytuje možnosť zoskupovať podľa poľa. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na názov poľa a v kontextovej ponuke vyberte pri tomto poli položku „Skupina“.
Priečinok "Kontakty" v MS Outlook 2007
Ak chcete pracovať s kontaktmi, prejdite do časti „Kontakty“. V tomto priečinku môžete ukladať bežné adresy a telefónne čísla, e-mailové adresy, URL adresy osobnej webovej stránky, informácie o vašej pozícii, narodeninách a samozrejme akékoľvek informácie o ľuďoch, ktoré vás zaujímajú.
Vytvorte nový kontakt. Kontaktný formulár
Ak chcete pridať nový kontakt, použite tlačidlo „Vytvoriť“. Otvorí sa dialógové okno, v ktorom musíte zadať požadované informácie.
Pre každý kontakt môžete určiť jednu alebo viac kategórií, do ktorých patrí. To sa vykonáva stlačením tlačidla "Kategórie" a výberom požadovaných kategórií.
Na karte Podrobnosti môžete zadať ďalšie informácie.
Karta Akcie obsahuje všetky e-maily, úlohy a ďalšie informácie týkajúce sa danej osoby.
Záložka „Certifikáty“ slúži na ukladanie digitálnych podpisov danej osoby. Digitálny podpis v e-maile je podobný podpisu v bežnom e-maile. Je navrhnutý tak, aby potvrdil, že tento list vytvorila táto osoba. Osobný digitálny podpis možno získať od špecializovanej organizácie.
Záložka "Všetky polia" obsahuje všetky polia formulára "Kontakt". Ak chcete zobraziť oblasť záujmu, vyberte ju z rozbaľovacieho zoznamu.
Práca s úlohami
Priečinok je ďalší spôsob plánovania práce. Sú tu umiestnené informácie o úlohách a projektoch, ktoré si vyžadujú dlhý čas a nezmestia sa do rámca jedného pracovného dňa. Ak chcete pracovať s úlohami, prejdite do sekcie s rovnakým názvom. Keď rozbalíte priečinok Úlohy, zobrazí sa pracovný hárok s grafom, ktorý obsahuje existujúce úlohy.
Nová úloha. Nastavenie parametrov, zadanie úlohy
Pridanie úlohy sa vykoná kliknutím na nápis "Kliknutím pridáte položku".
Otvorí sa formulár na zadanie informácií o novej úlohe s dvoma záložkami „Úlohy“ a „Podrobnosti“, pomocou ktorých môžete zadať popis novej úlohy alebo vykonať zmeny údajov o existujúcej úlohe, ktoré odrážajú postup prác na to.
Môžete tiež použiť plánovanie úloh pre svojich kolegov a podriadených a naopak prijímať úlohy od svojich kolegov alebo nadriadených za predpokladu, že priečinky úloh sú umiestnené na serveri Microsoft Exchange. Ak chcete odoslať úlohu, kliknite na tlačidlo "Pridať úlohu" na paneli nástrojov okna vytvorenej úlohy. V tomto prípade sa na odoslanie správy o úlohe používa e-mail. Okrem toho môžu priečinok používať aj iné aplikácie okrem Outlooku.
Typy znázornenia úloh v priečinku. Úloha Akcie
Najpohodlnejšia forma na prezentovanie úloh je časová os. Ak chcete prejsť na toto zobrazenie úloh, v rozbaľovacom zozname "Aktuálny pohľad" vyberte hodnotu "časová os".
Aktualizácia stavu úlohy sa vykonáva dvojitým kliknutím na požadovanú úlohu a nastavením novej hodnoty.
Dokončenie úlohy môžete zrušiť niekoľkými spôsobmi.
Ako sa priečinky MS Outlook líšia od priečinkov Prieskumníka Windows?
Kde je uložená napísaná, ale neodoslaná správa?
Čo je uložené v priečinku?
Je možné zoskupiť písmená v priečinku? Ak áno, na akých parametroch?
Ako by sa mal podľa vás preverovať spam?
Aké zoznamy adries by ste vytvorili vo svojej pošte, koho by ste tam zahrnuli?
Ako rýchlo poslať správu všetkým príjemcom konkrétneho zoznamu?
Dokážete vytvoriť úlohy napríklad pre mladšiu sestru? Existujú nejaké obmedzenia pre tento proces?
Minulý mesiac ste napísali esej, ale nepamätáte si, ako ste ju uložili. Aký nástroj MS Outlook vám pomôže nájsť abstraktný súbor?
Ako môžu byť poznámky zoskupené? Na aké účely by ste použili parameter „Farba“?
Vyberte položku Zobraziť "Jednoduchý zoznam" a vedľa príslušnej úlohy začiarknite políčko označujúce dokončenie úlohy.
"Deň".
Ľavá časť okna vyzerá ako list bežného diára, rozdeleného na polhodinové intervaly. Na tomto hárku si môžete naplánovať hlavné udalosti svojho pracovného dňa a vyznačiť čas, ktorý zaberajú všetky činnosti.
Pravá časť okna je rozdelená na dva panely: v hornej časti je kalendár, pomocou ktorého môžete prejsť na ľubovoľný dátum v diári, stačí kliknúť na požadovaný deň. Kalendár zvyčajne zobrazuje aktuálny mesiac, ale pomocou tlačidiel so šípkami umiestnenými v jeho hlavičke sa dá posúvať na ľubovoľný mesiac. V spodnej časti je okno na paneli úloh.
Je možné zobraziť aj hodinový kalendár na pracovný týždeň. Ak to chcete urobiť, použite tlačidlo "Pracovný týždeň".
Účel a funkčnosť priečinka „Denník“.
Hlavnou funkciou priečinka je ukladanie informácií o dokumentoch balíka Microsoft Office, s ktorými ste pracovali. Informácie zaznamenané v denníku sa zobrazujú v chronologickom poradí a majú prehľadnú grafickú prezentáciu.
Prítomnosť podrobného denníka vám umožňuje rýchlo nájsť požadovaný dokument nie podľa jeho umiestnenia na disku, názvu alebo obsahu, ale jednoducho podľa dátumu práce s týmto dokumentom.
Vytvárajte, upravujte, zobrazujte, používajte a odstraňovajte poznámky
Poznámky spracováva sekcia. Prvky tohto priečinka možno použiť ako bežný papier na poznámky, na vytváranie a ukladanie krátkych poznámok - akýchkoľvek nápadov, otázok, ktoré sa objavia atď.
Pridanie novej poznámky sa vykonáva kliknutím na tlačidlo "Vytvoriť" alebo dvojitým kliknutím na prázdnu oblasť pracovného priestoru.
Keď zatvoríte poznámku, automaticky sa zaznamená. Prvý odsek jej obsahu sa zobrazí pod ikonou vytvorenej poznámky. Preto na uľahčenie hľadania požadovanej poznámky má zmysel zadať názov alebo stručný popis poznámky ako prvý odsek a hlavný text v nasledujúcich odsekoch.
Ak chcete poznámku zobraziť, dvakrát na ňu kliknite.
Poznámky môžu byť tiež zoskupené podľa nasledujúcich možností: Upravené, Kategórie, Kontakty, Vytvorené a Farba. Ak chcete nastaviť podmienky zoskupovania, vstúpte do dialógového okna "Aktuálne zmeny zobrazenia" a kliknite na tlačidlo "Skupina".
Poznámku môžete odstrániť výberom položky „Odstrániť“ v jej kontextovej alebo systémovej ponuke.
Hlavné závery
Kontrolné otázky
Outlook je najviac "kancelársky" zo všetkých aplikácií balíka Microsoft Office. Aj jeho najjednoduchšie funkcie umožňujú riešiť najrôznejšie kancelárske úlohy, no vo všeobecnosti sú jeho možnosti takmer nevyčerpateľné. Ale v žiadnom prípade nie všetci používatelia a v žiadnom prípade ich nevyužívajú naplno. Bežní zamestnanci pri práci s Microsoft Outlook najčastejšie vykonávajú tieto akcie:
- narábať s e-mailom: vytvárať, odosielať, prijímať a tlačiť správy, pracovať s poštovými priečinkami, podpisovať správy, nastavovať pravidlá spracovania správ;
- plánovať si pracovný čas: vytvárať záznamy o stretnutiach a udalostiach v kalendári, nastavovať upozornenia, prezerať si kalendár;
- udržiavať kontakty: pridávať a zobrazovať záznamy;
- pracovať s úlohami: vytvárať úlohy a sledovať ich vykonávanie;
- používať poznámky: vytvárať, upravovať, usporiadať a mazať.
V porovnaní s inými hlavnými aplikáciami balíka Microsoft Office 2007 vyzerá Outlook 2007 najmenej odlišne od predchádzajúcich verzií. Má však nové príležitosti, nové tímy a ... nové problémy.
Uvažujme ako príklad možnosti programu Outlook na riešenie typických kancelárskych úloh pomocou druhej beta verzie programu Microsoft Office Outlook 2007. Podľa vývojára obsahuje všetky funkcie bežného vydania, ale nie je konečným produktom.
Všeobecné pracovné otázky
Inštalácia a kompatibilita
Inštalácia programu Outlook ako súčasti balíka Microsoft Office 2007 je jednoduchá. Systémové požiadavky Microsoft Office 2007 sú podrobne popísané v článku "The New Word is Coming", publikovanom v ComputerPress č. 10'2006.
Keď nainštalujete Microsoft Office 2007 ako súčasť inovácie z balíka Microsoft Office 2003, všetky používateľské šablóny a preferencie, korešpondencia, kontakty, záznamy v kalendári a ďalšie položky a e-mailové kontá sa zachovajú a budú dostupné.
Rozhranie
Rozhranie hlavného okna Microsoft Office Outlook 2007 sa príliš nelíši od predchádzajúcich verzií (obr. 1). Zachováva známy panel s ponukami a panely nástrojov. Ich obsah ako celok sa nezmenil, aj keď niektoré menu majú nové príkazy.
Ryža. 1. Vzhľad okna programu Microsoft Office Outlook 2007
(oblasť pošty)
Z významných inovácií v hlavnom okne je potrebné poznamenať panel To Do Bar na jeho pravej hranici. Štandardne sa zobrazuje pri práci v ktorejkoľvek oblasti programu Outlook. Ak z nejakého dôvodu panel chýba, na jeho zobrazenie a konfiguráciu parametrov sa použije podponuka. To Do Bar z menu vyhliadka. Tento panel zobrazuje najbližšie z plánovaných stretnutí a úlohu, ktorá je najbližšie k nastavenému dátumu. Po kliknutí na ľubovoľnú oblasť panela sa panel rozbalí (obr. 2), pričom sa zobrazí kalendár na aktuálny mesiac, zoznam nadchádzajúcich stretnutí (zvyčajne tri stretnutia) a dostupné úlohy.
Ryža. 2. Okno programu Microsoft Office Outlook 2007 (oblasť pošty)
s rozšíreným panelom úloh
Panel To Do Bar by sa malo pripísať výhodám novej verzie programu Outlook. Na zobrazenie najbližšieho stretnutia (stretnutí) a aktuálnych úloh už nemusíte neustále prepínať do zodpovedajúcich oblastí Kalendár a Úlohy.
Ak analyzujeme zmeny v rozhraní programu Outlook podľa oblastí, môžeme vyvodiť nasledujúce závery.
V oblasti Mail v rozhraní nie sú žiadne významné zmeny. Rovnako ako v programe Outlook 2003 je predvolená tabla na čítanie vpravo, ale používatelia ju tradične umiestňujú do spodnej časti okna.
V regiónoch Úlohy a poznámky Existuje tiež niekoľko zmien v rozhraní. Mierne zmenený dizajn areálu Kontakty, ale to je nepodstatné.
Najväčšími zmenami prešlo rozhranie územia Kalendár Nie všetci používatelia však budú súhlasiť s tvrdením, že vďaka tomu sa s ním pracuje pohodlnejšie. Táto oblasť bude podrobnejšie diskutovaná v príslušnej časti.
Samozrejme, v rozhraní Outlooku 2007 je aj hlavná inovácia Microsoft Office 2007 – karty a pásy s nástrojmi. Tieto prvky sa však objavujú až pri riešení konkrétnych úloh – vytvorenie správy, záznamu v kalendári a pod. Karty a ich ovládacie prvky budú podrobnejšie popísané v príslušných častiach.
Rovnako ako v iných aplikáciách sa kontextové ponuky a spôsob ich používania v programe Outlook 2007 príliš nezmenili.
Vo všeobecnosti by sa rozhranie malo považovať za veľmi pohodlné. Pre začínajúceho používateľa, ktorý nepracoval v predchádzajúcich verziách programu Microsoft Outlook, nebude jeho zvládnutie ťažké. Pokročilým používateľom prechod na nové rozhranie nezaberie viac ako dva až tri dni.
Vyhľadávanie
Outlook 2007 má vylepšené funkcie a prepracované rozhranie vyhľadávania. Nová funkcia vyhľadávania nahrádza základné vyhľadávanie v predchádzajúcich verziách Outlooku, ktoré bolo veľmi obmedzené, ako aj rozšírené vyhľadávanie, ktoré nebolo pre svoju neprehľadnosť príliš využívané.
Ak chcete prepnúť na vyhľadávanie v ľubovoľnej oblasti, rozbaľte Zostavovač dopytov. V hornej časti okna sa zobrazí panel vyhľadávania (obr. 3).
Ryža. 3. Panel vyhľadávania
Vyhľadávací panel má typickú sadu polí pre každú oblasť. Ak chcete pridať polia, ktoré možno vyhľadávať, stačí kliknúť na tlačidlo Pridajte kritériá a vyberte názov poľa v navrhovanom zozname. Ak chcete odstrániť pole z panela vyhľadávania, kliknite na názov poľa a vyberte príkaz zo zobrazenej ponuky. Odstrániť.
Vyhľadávanie sa vykonáva okamžite. Do ľubovoľného poľa stačí zadať aspoň jeden znak, pretože výber záznamov sa vykoná okamžite. Po zadaní ďalších znakov sa vykoná nový výber. Vo vybranom zozname záznamov sú nájdené prvky dotazu zvýraznené žltým pozadím (ak chcete, môžete zmeniť farbu pozadia).
Hľadá sa v aktuálnej oblasti. Ak chcete vyhľadať všetky položky z rôznych oblastí programu Outlook, budete musieť prejsť na rozšírené vyhľadávanie.
Pri práci s e-mailovými správami sa vyhľadávanie vykonáva v aktuálnom poštovom priečinku. V prípade potreby môžete prehľadávať všetky poštové priečinky.
Pre návrat k normálnemu zobrazeniu záznamov nestačí zbaliť oblasť vyhľadávania - musíte kliknúť aj na tlačidlo Vymazať vyhľadávanie v poli požiadavka (obr. 4).
Ryža. 4. Výsledky vyhľadávania v oblasti Mail
Funkcia vyhľadávania by mala byť uznaná ako efektívna a veľmi pohodlná na používanie.
Kategórie
V predchádzajúcich verziách sa kategórie používali na priraďovanie ľubovoľných položiek programu Outlook (správy, záznamy v kalendári, poznámky atď.) ku konkrétnym skupinám ( Dôležité kontakty, Dôležití klienti, Osobné údaje atď.). Názvy skupín boli podmienené a v tejto podobe ich niekto zriedka používal. Okrem toho v predchádzajúcich verziách boli pre niektoré prvky poskytnuté farebné zmeny. Môžete napríklad nastaviť farebný štítok pre záznamy v kalendári: Dôležité- Červená farba, Oficiálne- modrá farba atď. Pri poznámkach bol ponúkaný výber jednej z piatich farieb.
V novej verzii sa spájajú možnosti priraďovania kategórií a farebného zvýraznenia prvkov. Zároveň sa kategórie stali bezmennými, alebo skôr, štandardne, začali byť pomenované iba svojou vlastnou farbou ( modrá kategória, červená kategória atď.). Kategóriu (alebo niekoľko), a teda aj farbu, je možné priradiť akejkoľvek položke v Outlooku. Ak chcete priradiť kategóriu, kliknite na tlačidlo Kategória v paneli štandardná a vyberte požadovanú farbu zo zoznamu. Kategóriu možno použiť ako kritérium na vyhľadávanie položiek a/alebo triedenie a zoskupovanie.
Ak chcete, môžete kategóriám priradiť zmysluplné názvy. Okrem toho môžete sami vytvárať nové kategórie. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Kategória v paneli štandardná a vyberte si Všetky kategórie. V okne Farebné kategórie(obr. 5) ak chcete zmeniť názov kategórie, stlačte tlačidlo Premenovať a v zozname názov zmeniť meno. Ak chcete vytvoriť novú kategóriu, kliknite na tlačidlo Nový, v okne Pridať novú kategóriu zadajte názov vytvorenej kategórie a vyberte jej farbu.
Ryža. 5. Vytvorte novú kategóriu
Práca s e-mailom
Práca so správami v oblasti Mail neprešla výraznými zmenami. Odosielanie a prijímanie správ, prezeranie zoznamu správ, jeho zoskupovanie a triedenie, práca s poštovými priečinkami, presun na vytvorenie odpovede alebo preposlanie správy – to všetko je prevzaté z predchádzajúcich verzií Microsoft Outlooku.
Inovácie sa dotkli troch hlavných bodov: práca v oknách správ, nastavenie e-mailového účtu a prezeranie ukážok príloh.
Práca v schránkach správ
Vzhľad okna bol zmenený ako pri vytváraní novej správy (obr. 6), tak aj pri prezeraní prichádzajúcej správy (obr. 7).
Ryža. 6. Okno novej správy
Tieto okná sú navrhnuté v štýle Microsoft Office 2007, to znamená, že obsahujú karty, ktoré zobrazujú najdôležitejšie ovládacie prvky pre každú z oblastí.
Ryža. 7. Okno prijatej správy
Okno novej správy obsahuje štyri hlavné karty: správu, Vložiť, možnosti a Formátovať Text.
tab správu(viď obr. 6) obsahuje prvky potrebné na vytvorenie a formátovanie textu správy, ako aj na nastavenie základných parametrov správy. Ak chcete zobraziť známe okno možností správy ( správu možnosti možnosti. Teraz môžete rýchlo vkladať kontakty, prvky kalendára a podpisy do textu správy (skupina Zahrnúť), čo je veľmi pohodlné. V tomto prípade sú k správe ako objekty pripojené aj kontakty a kalendár. Rovnaká karta obsahuje tlačidlo na priloženie súborov k správe (nie je potrebné prejsť na Vložiťčo je veľmi pohodlné).
tab Vložiť v mnohom pripomína rovnakú kartu vo Worde 2007, len v mierne skrátenej verzii. Na vytváranie obchodných správ väčšina funkcií tejto karty s najväčšou pravdepodobnosťou nebude žiadaná.
tab možnosti(obr. 8) obsahuje prvky pre nastavenie parametrov správy. Tu sa vyberá najmä formát textu správy (skupina Formátovať), je nastavené upozornenie o doručení a prečítaní správy (skupina sledovanie), atď. Na zobrazenie okna s obvyklými parametrami správy ( správu možnosti) je možné kliknúť na tlačidlo skupiny sledovanie alebo Viac možnosti.
Ryža. 8. Prvky karty Možnosti v okne novej správy
tab Formátovať Text svojimi možnosťami a využitím čiastočne pripomína záložku Domov v programe Word 2007 a je určený na zdobenie textu vrátane použitia štýlov, vyhľadávania a nahradenia textu.
Určité nepríjemnosti prináša skutočnosť, že správu je možné odoslať iba pri práci na karte správu. Keďže sa však dá predpokladať, že používateľ bude pracovať najmä v tejto záložke, nie je to až také podstatné.
V okne prijatej správy je iba jedna dôležitá karta pre prácu - správu(Pozri obr. 7). tab Nahlásiť problém s vykresľovaním obsahuje jeden prvok – tlačidlo na vytvorenie správy, ktorá sa má odoslať na adresu: [chránený e-mailom] o problémoch s touto správou.
Nastavenie e-mailových účtov
Ak chcete konfigurovať nastavenia účtu vo sfére Mail v ponuke Nástroje musí byť vybraný tím Nastavenie účtu. E-mailové účty sú nastavené a spravované v Nastavenie účtu(obr. 9).
Ryža. 9. Nastavenie e-mailových účtov v okne Nastavenie účtu
Ak chcete pridať nový účet na kartu Email treba kliknúť na tlačidlo Nový. V okne Pridať nový e-mailový účet(Obr. 10) je potrebné zadať meno, emailovú adresu, heslo a kliknúť na tlačidlo Ďalej. Očakáva sa, že Outlook automaticky nakonfiguruje názvy serverov, porty a ďalšie špecifikácie pre prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu. Avšak s účtami POP3 nepodarilo. Podľa spätnej väzby od používateľov táto funkcia zatiaľ funguje len s účtami Exchange Server.
Ryža. 10. Automatické pridanie e-mailového účtu
V praxi na vytvorenie nového účtu v okne Pridať nový e-mailový účet(pozri obr. 10) nemôžete nič špecifikovať, ale zaškrtnite políčko Manuálne nakonfigurujte nastavenia servera a stlačte tlačidlo Ďalej. V ďalšom okne môžete konfigurovať nastavenia obvyklým spôsobom pre predchádzajúce verzie (obr. 11).
Ryža. 11. Pridanie účtu
e-mail v manuálnom režime
Práca s pripojenými súbormi
Outlook 2007 predstavuje novú funkciu, ako je napríklad zobrazenie určitých typov súborov pripojených k správe priamo na table na čítanie správ. Stačí kliknúť na ikonu priloženého súboru - a obrázok alebo textový súbor sa zobrazí v oblasti čítania správy (obr. 12).
Ryža. 12. Ukážka priloženého súboru
Keď sa pokúsite zobraziť potenciálne nebezpečné súbory v oblasti čítania, zobrazí sa príslušné hlásenie (obr. 13).
Ryža. 13. Upozornenie na nebezpečenstvo otvorenia priloženého súboru
Ak je používateľ presvedčený, že príloha je bezpečná, môže kliknúť na tlačidlo súbor ukážky a prezrite si ho (obr. 14).
Ryža. 14. Ukážka priloženého súboru
Ak chcete ukončiť režim ukážky, kliknite na tlačidlo . správu(pozri obr. 12 a 14).
V praxi nie je pohodlie, ktoré poskytuje možnosť náhľadu príloh, také veľké. Existuje nebezpečenstvo, že používateľ zruší začiarknutie políčka Pred zobrazením ukážky tohto typu súboru sa vždy zahrejte(pozri obrázok 13), čo zvýši riziko infekcie počítača.
Plánovanie pracovného času
Vzhľad oblasti kalendára ( Kalendár) prešiel najviac zmenami v programe Outlook 2007 (obrázok 15).
Ryža. Obrázok 15. Okno tably Kalendár programu Microsoft Office Outlook 2007
V spodnej časti okna sa objavila oblasť na prezeranie úloh s termínom splnenia zodpovedajúcim zobrazenému kalendárnemu dátumu. Pre tých, ktorí pracujú s úlohami, je to pravdepodobne pohodlné, ale pre väčšinu používateľov to nie je príliš dobré, pretože táto oblasť zaberá časť okna. Okrem toho sa na paneli zobrazujú úlohy To Do Bar, čo by stačilo. Oblasť úloh v kalendári sa však dá minimalizovať.
V dôsledku týchto a ďalších zmien sa teraz v okne zobrazujú položky na kratší čas ako v predchádzajúcich verziách. Je to trochu nepohodlné, ale ako predtým môžete zmeniť krok pravítka kalendára.
Napriek vonkajším zmenám nedochádza pri práci s kalendárom k výrazným inováciám.
Vytváranie záznamov o stretnutiach a udalostiach sa vykonáva rovnakým spôsobom ako predtým. Rozdiel je vo vzhľade nového okna záznamu (obr. 16), vyrobeného v štýle Microsoft Office 2007.
Ryža. 16. Nové okno záznamu do kalendára
Okno obsahuje tri hlavné záložky: Vymenovanie (udalosť- zaznamenať udalosť), Vložiť a Formátovať Text.
tab Vymenovanie (udalosť) (pozri obr. 16) obsahuje takmer všetky prvky potrebné na vytvorenie nového záznamu alebo úpravu existujúceho.
tab Vložiť v mnohých ohľadoch pripomína podobnú kartu v programe Word 2007 a je určená na vkladanie rôznych objektov do záznamu: obrázkov, tabuliek, grafov atď. Na tej istej karte sú k záznamu pripojené súbory a položky programu Outlook. tab Formátovať Text svojimi možnosťami a využitím čiastočne zodpovedá tab Domov v programe Word 2007 a je určený na zdobenie textu vrátane použitia štýlov. Na vytváranie obchodných záznamov väčšina funkcií týchto kariet, s výnimkou vkladania súborov, s najväčšou pravdepodobnosťou nebude potrebná.
Rovnako ako doteraz, pri vytváraní záznamu v kalendári je štandardne nastavené upozornenie: na stretnutia - 15 minút pred začiatkom, na udalosti - 18 hodín pred začiatkom. V prípade potreby môžete vybrať iný časový interval pre upozornenie. Určitou nevýhodou je, že kalendár nezobrazuje prítomnosť alebo neprítomnosť upozornenia na záznam (pozri obr. 15).
Správa kontaktov
Vzhľad okna kontaktnej oblasti ( Kontakty) prešiel v programe Outlook 2007 niekoľkými zmenami (obr. 17).
Ryža. 17. Okno podokna Kontakty programu Microsoft Office Outlook 2007
Existuje napríklad niekoľko nových režimov zobrazenia zoznamu kontaktov vizitka(obr. 18).
Ryža. 18. Okno oblasti kontaktov v režime vizitky
V opačnom prípade existuje len málo rozdielov od predchádzajúcich verzií. Pridávanie kontaktov je rovnaké ako v predchádzajúcich verziách Outlooku. Okno kontaktu je navrhnuté v štýle Office 2007 (obr. 19) a obsahuje tri hlavné záložky: kontakt, Vložiť a Formátovať Text. V záložke kontakt(pozri obr. 19) obsahuje všetky prvky potrebné na vytvorenie nového kontaktu alebo úpravu existujúceho kontaktu. Namiesto kariet v kontaktnom okne predchádzajúcich verzií môžete na pridávanie informácií použiť rôzne režimy zobrazenia kariet kontakt šou(pozri obr. 19): generál, Podrobnosti atď.
Ryža. 19. Kontaktné okno
Karty Vložiť a Formátovať Text vytváranie obchodných kontaktov vo väčšine prípadov nebude potrebné.
Ďalšia užitočná inovácia je užitočná pre používateľa pri zistení duplicitného kontaktu. V predchádzajúcich verziách to jednoducho skombinovalo údaje a nahradilo staré údaje novými. Outlook 2007 má porovnávacie okno, ktoré zobrazuje zhodné údajové položky a zvýrazňuje rozdiely (obrázok 20).
Ryža. 20. Pri pridávaní duplicitného kontaktu zlúčte údaje
Práca s úlohami
Pre bežných kancelárskych pracovníkov je zriedkavé pracovať s úlohami: existuje len málo ľudí, ktorí chcú vytvoriť záznam o úlohe a potom pravidelne otvárať príslušnú oblasť programu Outlook a starostlivo označovať jej dokončenie. Zrejme s ohľadom na to sa v novej verzii zoznam úloh zobrazuje v kalendári aj na paneli To Do Bar. Snáď to zvýši záujem používateľov o využívanie úloh na plánovanie a zefektívnenie práce.
V práci s úlohami nenastali žiadne zásadné zmeny. Okno oblasti Úlohy sa prakticky nezmenil (obr. 21).
Ryža. 21. Okno tably úloh programu Microsoft Office Outlook 2007
Ale okno úloh je navrhnuté v štýle Office 2007 (obr. 22).
Ryža. 22. Okno úlohy
Obsahuje tri hlavné záložky: úloha, Vložiť a Formátovať Text. V záložke úloha(pozri obrázok 22) obsahuje všetky prvky, ktoré potrebujete na vytváranie a sledovanie úloh. Namiesto kariet v okne úloh predchádzajúcich verzií môžete použiť rôzne režimy zobrazenia kariet úloha, vyberané tlačidlami sekcií šou(pozri obr. 22): úloha a Podrobnosti.
Z položiek karty Vložiť na vytváranie úloh bude s najväčšou pravdepodobnosťou najčastejšie využívaná možnosť pripájať súbory a záznamy programu Outlook. Ostatné prvky, ako aj funkcie karty Formátovať Text na prácu s úlohami, vo väčšine prípadov nebudú potrebné.
Práca s poznámkami
Práca s poznámkami je asi najmenej zmenená. Okno oblasti poznámok poznámky(obr. 23) a samotné poznámkové okno sa veľmi nezmenilo.
Ryža. 23. Okno tably poznámok programu Microsoft Office Outlook 2007
Záver
Zvažujeme a testujeme hlavné a najžiadanejšie funkcie Outlooku 2007. Výsledkom je, že Outlook 2007 je vo väčšine ohľadov lepší ako predchádzajúce verzie.
Netreba však očakávať rýchly a centralizovaný prechod všetkých spoločností na používanie Outlooku 2007, ako aj iných aplikácií balíka Microsoft Office 2007. Bežné problémy a ťažkosti spojené s prechodom na Microsoft Office 2007 sú popísané v článku, ktorý sme už spomínané „Nové Slovo prichádza“ .
Okrem toho bude aplikácia Outlook 2007 v malých kanceláriách a domácnostiach obmedzená vágnymi politikami pre vývojárov. Spoločnosť Microsoft nezahrnula Outlook 2007 do edície Office 2007 pre študentov a učiteľov (Microsoft Office Home and Student 2007). Namiesto Outlooku bude táto verzia obsahovať OneNote 2007 (spolu s Wordom, Excelom a PowerPointom). Je pravda, že Outlook je súčasťou Microsoft Office Basic 2007, ale neobsahuje PowerPoint, ktorý často používajú študenti, učitelia a pracovníci kancelárie. Pre malé kancelárie a domáce použitie teda môže byť optimálne vydanie Microsoft Office Standard 2007, ktoré obsahuje štyri tradičné komponenty: Word, Excel, PowerPoint a Outlook.
Pridá Microsoft Outlook 2007 problémy a ťažkosti, alebo naopak urýchli implementáciu celého balíka? S opatrnosťou, ale dá sa predpokladať, že sa zrýchli. Čo sa týka hlavných funkcií, Outlook 2007 je oveľa bližšie k bežnému používateľovi. Práca v ňom je oveľa jednoduchšia a prehľadnejšia, a to aj na úrovni používateľskej intuície.
Práca s položkami priečinka (poštové správy, kontakty, Kalendár atď.) je zvyčajne najdôležitejšou súčasťou programov, ktoré používajú objektový model programu Outlook. Práve s nimi sa vykonávajú rôzne operácie.
K položkám priečinka sa najčastejšie pristupuje cez vlastnosť Items objektu priečinka, ktorá vracia kolekciu položiek. Táto kolekcia obsahuje všetky položky v tomto priečinku. Neexistuje však jediný objekt pre položky programu Outlook. Namiesto toho máte 16 samostatných objektov pre každý druh položky v programe Outlook:
- AppointmentItem- čo sa nazýva v grafickom rozhraní ruského Outlooku stretnutie. Táto položka sa zvyčajne nachádza v priečinku Kalendár.
- ContactItem je samozrejme kontakt. Je veľmi bežné vytvárať nové kontakty programovo.
- DistList je ďalšia položka, ktorá sa zvyčajne nachádza v priečinku Kontakty. Predstavuje zoznam adries.
- Položka dokumentu- toto je názov akéhokoľvek súboru v Outlooku, ktorý je umiestnený v obchode Outlook a nezhoduje sa vo svojom formáte so žiadnym iným prvkom Outlooku. Objekt DocumentItem môže byť napríklad dokument programu Word, zošit programu Excel, archív ZIP, súbor PDF aplikácie Acrobat Reader, spustiteľný súbor EXE a podobne. - vo všeobecnosti akýkoľvek súbor operačného systému. Ukladanie súborov v obchodoch programu Outlook (súbory PST a poštové schránky a verejné priečinky servera Exchange) však nestojí za námahu. To spomalí prístup k bežným položkám programu Outlook. Táto možnosť bola pôvodne poskytnutá napríklad preto, aby sa rôzne súvisiace súbory uložili spolu s korešpondenciou projektu do spoločného priečinka Outlook pre projekt.
- JournalItem je záznam v denníku.
- MailItem- pre mnohých najznámejší prvok. Predstavuje e-mailovú správu.
- MeetingItem- pozvánka na stretnutie, špeciálny typ emailovej správy. Zvyčajne sa nachádza na rovnakom mieste ako bežné e-mailové správy, napríklad v priečinku Doručená pošta. Tento prvok nie je možné programovo vytvoriť - vytvára sa iba automaticky po prijatí príslušnej správy (môžete ju odoslať pomocou objektu Stretnutie v Kalendár).
- PoznámkaPoložka- objekt poznámky (z priečinka Poznámky). Od všetkých ostatných prvkov sa líši minimálnym počtom vlastností a metód.
- PostItem- ďalší špeciálny druh poštovej správy. Toto je správa, ktorá sa odošle do verejného priečinka. Z obyčajného predmetu MailItem líši sa tým:
- nachádza sa iba vo verejných priečinkoch;
- na jeho odoslanie sa namiesto metódy Send() použije metóda Post().
- RemoteItem- tiež veľmi zvláštny druh poštovej správy. Týmito objektmi sú poštové správy s minimálnym počtom vyplnených vlastností (reálne sú vyplnené len údaje o príjemcovi, odosielateľovi, dátume prijatia a veľkosti) a text správy, ktorý obsahuje 256 znakov reálneho textu. Tieto objekty sa automaticky vytvoria, keď sa Outlook pripojí k poštovej schránke na serveri Exchange prostredníctvom telefonického pripojenia (zvyčajne telefonického pripojenia). Ak je správa v súbore OST (t. j. stiahnutá z rovnakého servera Exchange cez MAPI alebo prijatá cez POP3/IMAP4), tento objekt sa pre ňu nikdy nevytvorí.
- ReportItem- veľmi špeciálna poštová správa, ktorá je špeciálne vygenerovaným obslužným listom: zvyčajne správa o nemožnosti doručenia (správa o nedoručení) vytvorená vaším poštovým serverom, oneskorenie v odoslaní správy alebo iná chyba. Tieto objekty tiež nie je možné vytvárať programovo: vytvárajú sa automaticky len pri prijatí správy určitého typu.
- Položka úlohy je úloha alebo úloha z priečinka Úlohy.
- TaskRequestAcceptItem, TaskRequestDeclineItem, TaskRequestItem, TaskRequestUpdateItem- to sú všetky špeciálne e-mailové správy, ktoré sa týkajú korešpondencie o delegovaní úloh. Tieto objekty tiež nemožno vytvárať programovo.
Musím povedať, že v drvivej väčšine prípadov vás budú zaujímať len objekty MailItem, ContactItem a niekedy DocumentItem. Zameriame sa na ne.
Ďalší veľmi dôležitý bod. Ako už bolo spomenuté, v objektovom modeli programu Outlook sú zabudované špeciálne obmedzenia, ktoré majú zabrániť vírusom vo využívaní funkcií tohto objektového modelu vo svoj prospech. Spravidla ide o najdôležitejšie vlastnosti, ktoré obsahujú informácie o emailových adresách, mene odosielateľa, texte správy a pod. Tieto obmedzenia sú zabudované do nasledujúcich objektov: AppointmentItem, ContactItem, MailItem a TaskItem – inými slovami, všetky základné objekty položky programu Outlook. Obmedzenia sa vzťahujú aj na niektoré akcie, ktoré možno s týmito objektmi vykonávať, napríklad odosielanie e-mailov. Napríklad vytvorenie a odoslanie e-mailu pomocou programu Outlook je veľmi jednoduché:
Dim oOutlook ako nový Outlook.Aplikácia
Dim oMessage As Outlook.MailItem
"Vytvorte objekt správy
Nastaviť oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)
"Komu
oMessage.To=" [chránený e-mailom]"
"Predmet správy
oMessage.Subject = "Ahoj z VBA"
"Text správy. Použitie vlastnosti Body znamená, že posielame správu
Správu môžete odoslať aj vo formáte HTML alebo RTF
oMessage.Body = "Telo správy"
"Pridať prílohu
oMessage.Attachments.Add("C:\installlog.txt")
„Odosielam správu
oMessage.Send
Na sťaženie života vírusom sa však namiesto odoslania správy zobrazí okno podobné tomu, ktoré je znázornené na obr. 13.3. Navyše, aby ste dosiahli konečné víťazstvo nad vírusmi, existuje aj tlačidlo Áno bude niekoľko sekúnd nedostupné.
Ryža. 13.3 Výstražné okno v programe Outlook
Čo robiť v takejto situácii?
Možnosti sa môžu líšiť:
- prvá možnosť - odoslať správu z makra, ktoré sa nachádza v module VBA samotného programu Outlook(bez programového otvorenia programu Outlook). V tomto prípade sa takéto okno nezobrazí. Ale, samozrejme, takéto riešenie zvyčajne nie je príliš pohodlné, najmä pokiaľ ide o prenos tohto programového kódu na spustenie na rôznych počítačoch;
- druhá možnosť - použite vlastné zástupné symboly objektov programu Outlook, ktoré takéto správy nevydávajú a umožňujú vývojárom bezproblémovo posielať správy z VBA. Najbežnejším a odporúčaným nástrojom tohto druhu je bezplatná aplikácia Outlook Redemption. Informácie o ňom môžete získať a stiahnuť zo stránky http://www.dimastr.com/redemption. Táto možnosť je celkom pohodlná, ak posielate e-maily z jedného servera, ale jej inštalácia na všetky počítače je, samozrejme, problematická;
- tretia možnosť - programovo detekovať potvrdzovacie okná a programovo v nich stlačiť potrebné tlačidlá. Vývojári Microsoftu sa však uistili, že to nebolo možné urobiť z kódu VBA alebo VBScript. V zásade je možné takéto operácie vykonávať pomocou nízkoúrovňového Windows API (ďalšou možnosťou je prístup k týmto funkciám pomocou špeciálnych nástrojov špeciálneho programovacieho rozhrania pre prácu so správami MAPI). Namiesto VBA však budete musieť použiť iné programovacie jazyky (C++ alebo Delphi), pretože VBA nepodporuje všetky potrebné typy údajov na prácu s API. Na spoľahlivú prácu s API sú navyše potrebné pokročilé znalosti programovania systémov. Ďalšie informácie o používaní týchto techník s programom Outlook nájdete na stránke http://www.mapilab.com/en/support/articles/vb_outlook_security_1.html (v ruštine);
- a napokon štvrtá možnosť, z môjho pohľadu najpohodlnejšia: na odosielanie a programové spracovanie prichádzajúcich správ použiť knižnicu objektov CDO, ktorá je dostupná na akomkoľvek počítači so systémom Windows 2000, XP a 2003. Viac podrobností o používaní tejto knižnice sú popísané v časti 13.8.
Teraz o samotných objektoch položky programu Outlook. Tieto objekty majú veľa vlastností a metód (napríklad objekt ContactItem má takmer 100 vlastností) a zváženie všetkých by zabralo veľa miesta. Zároveň je väčšina vlastností týchto predmetov zrejmá a pri ich používaní by nemali byť žiadne problémy. Zvyčajne môže vyvstať jediná otázka, ktorá programová vlastnosť zodpovedá ktorému atribútu prvku.
Bohužiaľ, v programe Outlook nie je záznam makier, ale pomocou okna môžete pochopiť názov konkrétnej vlastnosti Miestni obyvatelia. Jeho aplikácia môže vyzerať takto: predstavte si, že potrebujete pochopiť, ktorá programová vlastnosť objektu ContactItem môže zodpovedať poľu Krátke meno.
Prvá vec, ktorú musíme urobiť, je vytvoriť kontakt, v ktorom by bola táto vlastnosť vyplnená (pozri obr. 13.4).
Ryža. 13.4 Vytvorte kontakt
Ďalšia vec, ktorú musíte urobiť, je napísať programový kód, v ktorom by sa vytvoril objekt tohto prvku. Napríklad, ak je tento kontakt v priečinku Kontakty, potom môže kód (z makra v programe Outlook) vyzerať takto:
Dim oNamespace ako NameSpace
Dim oFolder As MAPIFolder
Dim oContactItem ako ContactItem
Nastaviť oNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set oFolder = oNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Nastaviť oContactItem = oFolder.Items("Contact1")
Príkaz Stop tu slúži na zastavenie na správnom mieste.
Potom musíme spustiť náš kód na vykonanie a keď sa zastaví na riadku Stop, otvorte ho (pomocou ponuky vyhliadka) okno Miestni obyvatelia.
V našom prípade v ňom uvidíte štyri objekty (pozri obrázok 13.5).
Ryža. 13.5 okno Miestni obyvatelia s kontaktným objektom
Samozrejme, musíme rozbaliť uzol objektu oContactItem a vyhľadať jeho vlastnosť, ktorá je nastavená na Krátke meno. Na naše prekvapenie možno zistíme, že táto vlastnosť sa volá EMail1DisplayName (pozri obrázok 13.6).
Ryža. 13.6 V okne nájdeme vlastnosť s hodnotou, ktorú sme vyplnili Miestni obyvatelia
Rovnakým spôsobom môžete nájsť požadované vlastnosti pre ostatné objekty Item.
Základné vyhľadávanie v programe Outlook
Vyhľadávacie pole na paneli s nástrojmi môžete použiť na vyhľadávanie v rámci aktuálneho priečinka alebo zobrazenia.
Po dokončení prezerania výsledkov vyhľadávania na karte Vyhľadávanie stlač tlačidlo Zatvoriť vyhľadávanie.
Poznámky:
Prejdite do priečinka alebo zobrazenia, ktoré chcete vyhľadať, ako je napríklad zobrazenie Mail, Kalendár alebo Ľudia.
V pravom hornom rohu okna Outlooku zadajte do vyhľadávacieho poľa slovo alebo frázu, ktorú hľadáte.
Výsledky vyhľadávania sa zobrazia na karte Vyhľadávanie.
Poznámka: Ak chcete vykonať úplné vyhľadávanie všetky Súbory programu Outlook (bez ohľadu na priečinok alebo zobrazenie), vyberte všetky prvky. Táto možnosť je dostupná vo všetkých zobrazeniach. Upozorňujeme, že pri každom prepnutí zobrazenia budete musieť znova zadať hľadané výrazy. 
Ak ste Office Insider a používate číslo zostavy 16.18.181008 a neskôr bolo vaše vyhľadávanie vylepšené a vylepšené. Keď vyberiete pole vyhľadávania, uvidíte krátke návrhy založené na najnovšej histórii vyhľadávania. Pre rýchly výsledok vyberte ľubovoľnú možnosť.
Vyberte, kde sa má funkcia vyhľadávania vykonať. Dostupné možnosti budú závisieť od priečinka alebo zobrazenia, v ktorom pracujete.
Vyhľadávanie v rámci prvku
Viete, že máte e-mailovú správu, ale nemôžete ju nájsť v programe Outlook. Nebojte sa, s mnohými možnosťami vyhľadávania Outlooku pre Mac môžete nájsť informácie, ktoré hľadáte, výberom kombinácie rôznych kritérií vyhľadávania.
Kritériá vyhľadávania | Popis |
|---|---|
|
Okrem toho |
Text, ktorý sa vyskytuje kdekoľvek v prvku. |
|
Odosielateľ správy. |
|
|
Téma |
Text v predmete správy. |
|
Príloha |
Či má prvok prílohu alebo veľkosť priloženého súboru. |
|
Komu |
Príjemcovia správy. |
|
Prijaté |
Dátum prijatia správy. |
|
dátum odchodu |
Dátum odoslania správy. |
|
Dôležité |
Úroveň priority správy. |
|
Neprečítané |
Stav prečítania správy. |
|
Označené |
Stav správy „Na vykonanie“. |
Poznámka: Niektoré kritériá vyhľadávania vyžadujú zadanie dodatočných informácií.
Ak chcete upraviť vyhľadávanie pridaním alebo odstránením kritérií, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
