Bună ziua, dragi cititori. De când subiectul căutării strămoșilor cuiva a devenit anul trecut populare, mulți „s-au încântat” de dorința de a-și crea propriul arbore genealogic, de a scrie o enciclopedie de familie sau o carte de viață de felul lor. Voi spune imediat că există o mulțime de resurse în care puteți găsi recomandări pentru această lucrare, trebuie doar să faceți o căutare în Yandex sau Google, cum ar fi „cum să vă faceți propriul pedigree”, „cum să creați un pedigree”. carte".
Este disponibil și pe site-ul nostru.
Dar acum, pe scurt, despre unde să obțineți material pentru cartea de genealogie. După ce am intervievat rudele și am foșnit prin arhivele familiei, este timpul să mergem la arhive. Și cel mai ușor este să mergi la arhiva de stat a centrului regional în care locuiești. În arhivă, cu un algoritm bine dezvoltat de lucru cu istoricii de familie, vei fi intervievat. Nu te speria! Aceasta este pentru a determina cât de pregătit sunteți să lucrați în arhivă.
Ce fel de cercetător în motoare de căutare sunt? Stabiliți-vă nivelul de pregătire pentru muncă
Este destul de evident că, dacă mergi pentru prima dată la arhivă și doar ai o dorință arzătoare de a găsi informații despre strămoșii tăi, atunci ești prost pregătit pentru a lucra în arhivă. Apropo, nu vi se va permite accesul la fonduri. Doar în sala de lectură. Dar documentele istorice vor cădea în mâinile tale. Și trebuie să știi cum să lucrezi cu ei.
Nu te simți suficient de puternic pentru a lucra singur cu fișierele de arhivă?
Faceți o cerere genealogică, iar personalul arhivei va găsi ei înșiși informațiile necesare.
Ce cerere ar trebui sa fac?
Solicitările primite de arhive sunt împărțite în cereri tematice, genealogice și socio-juridice.
O cerere tematică este o solicitare de informații cu privire la o anumită problemă, subiect, eveniment sau fapt. Un tip de interogare tematică este o interogare biografică, care stabilește informațiile necesare pentru a studia viața unei anumite persoane și clarifică faptele biografiei sale.
Cerere genealogică - o cerere care exprimă necesitatea unor informații documentare care să stabilească rudenia, legăturile familiale ale două sau mai multe persoane, istoricul familiei, clanul.
O cerere de natură socio-juridică este o solicitare din partea unei anumite persoane sau organizații referitoare la asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale cetățenilor.
La ce solicitări ar trebui să răspundă arhiva?
Arhiva este obligată să răspundă nu tuturor solicitărilor, ci doar celor pentru care sunt respectate anumite reguli. Cererea trebuie sa contina:
informații despre cine a scris-o - numele organizației sau prenumele, primul și patronimul cetățeanului,
adresa poștală, astfel încât să putem răspunde solicitării dumneavoastră prin poștă,
subiect - adică trebuie formulat clar ceea ce vrei să știi exact, pur și simplu repovestind istoria familiei tale și exprimând dorința că ai vrea să știi altceva este inutil, ai nevoie de o întrebare specifică,
cadrul cronologic al informațiilor solicitate - a cere să găsești toți purtătorii numelui tău în toate documentele de arhivă este inutil, dar a cere acest lucru pentru o anumită regiune și perioadă cronologică este destul de acceptabil.
Cel mai probabil, arhivele pur și simplu nu vor răspunde solicitărilor în care aceste condiții nu sunt îndeplinite. Ei sunt obligați să răspundă la alte solicitări, dar uneori se întâmplă cazuri ciudate - o arhivă, de exemplu, nu a putut răspunde la solicitări deoarece, din cauza situației sale financiare dificile, nu avea plicuri (acesta este un caz complet real).
Arhiviștii nu mă vor lăuda, dar tot voi da un mic sfat
După ce ați trimis solicitarea, este logic să sunați la arhive pentru a vedea dacă solicitarea dvs. a fost primită, apoi să sunați din nou pentru a vedea cum merg lucrurile. Repet, aceasta este din categoria „ sfat prost”, dar chiar ajută.
Termenele de completare a unei cereri tematice sau genealogice vor fi stabilite prin acord prealabil cu dvs. - acestea depind de complexitatea găsirii informațiilor necesare.
Scriem cererea directorului arhivei. Nu există o formă strictă pentru cerere; principalul lucru este că totul este scris clar.
Nu este nevoie să vă grăbiți și să cereți să vă fie compilat un pedigree; treceți treptat.
Scrii o scrisoare ca aceasta:
Directorului arhivei așa și așa
Abordare
De la (numele și adresa dvs.)
Afirmație
Eu, (nume complet), (dacă presupuneți că s-ar putea să vi se acorde prestații, scrieți-l imediat, adică veteran de război, mamă a multor copii, pensionar personal etc.) vă rog să mă ajutați la o căutare genealogică ( dacă credeți că aceasta poate fi considerată o cerere tematică sau o cerere de natură socio-juridică, scrieți despre aceasta aici, pentru aceasta trebuie să indicați motivul căutării, de exemplu, în legătură cu problema moștenirii) .
(gradul de relație) (numele complet), (cutare și cutare) religia, m-am născut într-o astfel de localitate la o dată într-un anume an, care este indicată în (un astfel de document, de exemplu, un certificat de căsătorie). Vă rog, folosind registrele de naștere sau alte fonduri disponibile în arhiva dumneavoastră, să-mi furnizați informații despre părinții lui și să-mi trimiteți copii ale documentelor disponibile. Garantez plata (puteți omite acest punct; unele arhive îndeplinesc unele solicitări gratuit).
Cu sinceritate
Numele complet
Data de.
Și acum explicațiile pentru „dacă”
1) Dacă nu știi exact când s-a născut strămoșul tău, poți fi mai puțin specific, atunci trebuie să scrii: „conform tradiției familiei, el s-a născut în așa și într-o localitate aproximativ într-un anume an” și, în consecință, cereți să clarificați data nașterii în cerere.
2) Dacă strămoșul tău a locuit nu într-un sat, ci într-un oraș, mai ales unul mare, unde erau multe parohii bisericești, este indicat să-i cunoști adresa (atunci, cel mai probabil, era enoriaș al parohiei cele mai apropiate de locul său de reşedinţă). Poate că arhiva va fi de acord să caute informații despre toate parohiile, dar va fi foarte scump.
3) Dacă se primește o solicitare non-core (de exemplu, ați amestecat Veliky și Nijni Novgorod și ați trimis scrisoarea în locul greșit), arhiva o trimite la arhiva corectă sau scrie în răspuns că ați greșit, explicând unde să mergi. Prin lege, un răspuns la o solicitare necorespunzătoare nu ar trebui să dureze mai mult de 5 zile de la data primirii cererii în arhivă.
Solicitările organizațiilor și cetățenilor sunt luate în considerare de conducerea arhivei, transmise spre executare la compartimentul corespunzător sau direct executorului, și trebuie îndeplinite conform tuturor documentelor stocate în arhivă și publicații tipărite legate de subiectul cererii.
Când se primește o solicitare non-core, arhiva o trimite la locul unde sunt stocate documentele solicitate sau oferă organizațiilor și cetățenilor recomandări corespunzătoare.
Arhiva funcționează pentru a îndeplini solicitările tematice ale utilizatorilor în furnizarea de servicii plătite (inclusiv pe bază de contract) sau în mod gratuit. Timpul și costul muncii pentru a îndeplini cererile utilizatorilor sunt convenite cu aceștia - acordați atenție acestui punct, trebuie să vi se spună în prealabil cât va trebui să plătiți.
Dacă este necesar să se efectueze o căutare printr-un set semnificativ de documente și să se organizeze copierea acestora, arhiva informează utilizatorul în scris despre rezultatele intermediare ale lucrării.
Mai ai întrebări?
Pe site-ul Agenției Federale de Arhivă există și răspunsuri la întrebări legate de solicitările de restabilire a legăturilor familiale și crearea unui arbore genealogic.
Dacă nu ai timpul sau încrederea în care te poți descurca, angajează genealog privat
Dacă trebuie să restaurați orice informație despre rude sau să obțineți informații de altă natură, trebuie să scrieți și să trimiteți o solicitare la arhiva corespunzătoare. Dar cum să faci o cerere la arhivă? Trebuie spus că în arhive există anumite reguli de procesare a cererilor venite de la cetățeni, așa că atunci când creați o cerere trebuie să respectați mai multe reguli reguli simple. Acum vă voi spune cum să faceți o solicitare la arhivă în așa fel încât să fie acceptată spre examinare și, cel mai important, să primească un răspuns pozitiv de la arhiviști, deși trebuie să admitem că arhivele ar putea să nu răspundă multor cereri. Ce trebuie să faceți în acest caz - citiți în ultimul capitol al articolului nostru. De asemenea, pentru confortul dumneavoastră, unele materiale sunt prezentate sub formă de listă.
Tipuri de cereri
Pentru cei care nu au întâlnit încă solicitări de arhivare, va fi util să știți că există trei tipuri de solicitări de arhivare:
- tematic - asociat cu obținerea de informații despre o anumită problemă sau subiect (biografia unei anumite persoane, informații istorice despre ceva etc.);
- sociale și juridice - legate de asigurarea intereselor și drepturilor legitime ale oricărei persoane sau organizații;
- genealogic - interogări cu privire la istoria unei familii sau clan sau pentru a stabili o rudenie.
În plus, cererile sociale și legale sunt, de asemenea, împărțite în trei tipuri:
- de la persoane fizice sau juridice;
- cereri consulare: de la persoane care locuiesc în străinătate;
- de natură oficială: de la diverse autorităţi.
Cum se scrie o solicitare în arhivă
- În primul rând, cererea trebuie să conțină informații despre expeditor. Dacă sunteți persoană fizică, atunci este suficient să vă indicați numele de familie, prenumele și patronimul, iar dacă reprezentați o organizație, atunci indicați numele și adresa legală a acesteia.
- Asigurați-vă că indicați adresa dvs. de retur în textul cererii, deoarece în caz contrar lucrătorii arhivei pur și simplu nu vă vor putea trimite un răspuns fizic.
- Este foarte important să vă formulați întrebarea cât mai clar și clar posibil. Dacă colectați informații despre strămoșii dvs., nu descrieți în detaliu istoria familiei dvs. și, de asemenea, evitați să fiți vagi în dorințele voastre. Chestia este că există reglementări de lucru cu solicitările și contestațiile din partea cetățenilor și organizațiilor, conform cărora, în primul rând, cererea merge spre examinare către conducerea arhivei. Managerul este cel care determină clasificarea cererii: tematică, socio-juridică sau genealogică. Și apoi, în funcție de natura cererii, managerul o transferă departamentului corespunzător pentru executare. Prin urmare, cu cât formularea dvs. este mai vagă, cu atât este mai probabil ca natura cererii dvs. să fie determinată incorect (desigur, pentru dvs.) și, în consecință, numirea executorului acesteia va crește. O solicitare vagă va fi trimisă de la departament la departament și puteți aștepta foarte mult timp pentru un răspuns.
- Asigurați-vă că definiți domeniul de aplicare atunci când solicitați: timp (cronologic) sau teritorial. Acest lucru este important mai ales dacă căutați persoane cu un nume de familie comun. În acest caz, pur și simplu nu va fi posibil să găsiți toți omonim. Așadar, indicați perioada de timp, precum și cadrul teritorial, astfel încât căutarea rudelor să fie încununată de succes.
Unde să contactați
Mulți sunt interesați și de ce arhive ar trebui adresate cu ce solicitări. Dacă întrebarea dvs. este legată de informații civile generale (de exemplu, datele de naștere sau de deces, datele căsătoriilor), atunci arhiva oficiului de registratură raională vă va ajuta. Rețineți că toate înregistrările sunt stocate acolo timp de 75 de ani. Pentru a căuta documente mai vechi, trebuie să contactați arhiva regională de stat, unde oficiile de registratură transferă toate documentele după perioada specificată. Pentru a obține informații despre cariera profesională a unei rude, contactați arhivele organizațiilor relevante sau RGVA - Arhiva Militară de Stat Rusă, dacă despre care vorbim despre armata. Pentru a căuta informații despre marinari, există Arhiva Navală Centrală - Arhiva Navală Centrală. Este mai bine dacă aveți deja informații despre numărul unității în care a servit persoana, precum și despre anii aproximativi de serviciu în trupele relevante.
Documente și servicii
Pe lângă informațiile de familie și personale din stat. arhive puteți primi, de asemenea, informații despre diverse evenimente istoriceși chiar să lucreze cu multe documente istorice. În cazul în care colectați informații pentru a pregăti vreuna munca stiintifica, trebuie să luați un document special numit „Atitudine” de la instituția științifică în care lucrați sau studiați. Solicitarea va indica ce organizație științifică v-a trimis și subiectul solicitării dumneavoastră către această arhivă. Dacă contactați arhiva pentru o problemă personală legată de căutarea de informații despre rude, atunci veți avea nevoie doar de un pașaport și de o cerere, al cărei formular este de obicei eliberat de lucrătorii arhivei înșiși. În plus, atunci când lucrați în arhivă, rețineți că, pe lângă serviciile gratuite (lucrare în sala de lectură), există și o serie de servicii plătite care nu sunt prevăzute de regulile de lucru în arhivă. Astfel, se poate percepe o taxă pentru întocmirea de către arhivisti a referințelor arhivistice sau pentru pregătirea accelerată a diverselor documente, servicii de scanare sau fotocopiere etc. Puteti vedea cum arata un exemplu de solicitare la arhiva in acest articol: „Daca ati venit la arhiva...” - aici veti gasi diverse solicitari si puteti vedea chiar si raspunsurile lucratorilor din arhiva la solicitarile cetatenilor si organizatii. Și încă o întrebare care apare adesea în rândul persoanelor care accesează diverse arhive. Întrebarea se referă la momentul examinării cererilor. Aici putem răspunde doar astfel: nu există termene specifice pentru un răspuns, cu excepția cazului în care procedura adoptată într-o anumită arhivă prevede altfel. Și, în principiu, este posibil să nu primiți deloc un răspuns la cererea dvs., așa că la două-trei luni de la trimiterea cererii este înțelept să trimiteți altul.
Arhiva - agenție guvernamentală care asigură siguranța documentelor, conditii favorabile pentru utilizarea lor, oferă informații autorităților de stat și autorităților locale și, de asemenea, satisface nevoile de informare ale populației. Iar obținerea informațiilor necesare pentru a proteja interesele personale ale cetățenilor este dreptul nostru inalienabil. Să luăm în considerare etapele prin care parcurge o persoană când aplică la arhivă.
Ce fel de cereri sunt?
Există trei tipuri de cereri:
- tematice- solicitări de informații cu privire la o anumită problemă, subiect, eveniment sau fapt. De exemplu, o cerere biografică, care stabilește informațiile necesare pentru a studia viața unei anumite persoane și clarifică faptele biografiei sale;
- genealogic- solicitări prin care se exprimă necesitatea unor informații documentare care să stabilească rudenia, legăturile familiale ale două sau mai multe persoane, istoricul familial, clanul;
- socio-juridice- solicitări ale unei anumite persoane sau organizații legate de asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale acestora. Ele sunt împărțite în trei grupe:
- de natură oficială din partea autorităților legislative și executive;
- de la persoane fizice și juridice;
- cererile cetăţenilor ruşi şi străini şi apatrizilor care locuiesc în străinătate, aşa-zisele consulare.
Pentru noi, cele mai interesante vor fi cererile sociale și legale de la persoane fizice și juridice. În conformitate cu Regulile de organizare a stocării, achiziției, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse, cererile sociale și juridice includ cereri de confirmare:
- vechime în serviciu și dimensiune salariile,
- serviciul în unități și formațiuni militare,
- O starea de sanatate,
- recompensarea, conferirea de titluri,
- obținerea unei educații,
- utilizarea represiunii,
- asupra actelor de stare civilă etc.
Exemplul 1
Restrângeți afișarea
De exemplu, după ce a analizat dosarul de muncă al unui angajat angajat pentru o poziție managerială și responsabilă, compania va dori să se asigure că angajatul a avut efectiv experiență de lucru într-o companie mare. În cazul în care societatea a fost lichidată în conformitate cu procedura stabilită de lege (inclusiv ca urmare a procedurii de faliment) sau a fost transformată într-un mod care a presupus transferul documentelor asupra personalului la arhivă, angajatorul poate contacta arhiva cu o cerere corespunzătoare. .
Nu este neobișnuit să ai probleme cu pregătirea documentelor legate de atribuirea pensiilor către angajați.
Servicii gratuite și cu plată
Arhiva îndeplinește toate solicitările sociale și legale în mod gratuit. Dar există și excepții:
- dacă trebuie să îndepliniți solicitarea urgent (în termen de 1-5 zile de la data depunerii cererii);
- eliberarea unui duplicat sau reemiterea unui certificat de arhivă pentru a-l înlocui pe cel pierdut sau deteriorat din vina solicitantului (cu excepția accidentelor documentate);
- să producă mai multe copii ale certificatului de arhivă la cererea solicitantului;
- să facă o cerere despre experiența de muncă și salariile pe o perioadă mai mare de 5 ani (60 de luni consecutive);
- faceți o anchetă despre drepturile de proprietate.
Nu se percepe taxă pentru serviciile din sala de lectură a arhivei (cu excepția serviciilor neprevăzute de Regulile pentru activitatea utilizatorilor din sălile de lectură ale arhivelor de stat). Federația Rusă).
Gama de lucrări și servicii plătite efectuate de arhive este stabilită de Serviciul Federal de Arhive din Rusia. Pe această bază, arhiva poate elabora o listă mai detaliată, care este aprobată de director. În plus, arhiva poate determina în mod independent categorii de persoane juridice și persoane fizice (pensionari, persoane cu dizabilități, orfelinate etc.) cărora li se oferă muncă și servicii în condiții preferențiale.
Solicitați termene limită
În conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 02/06/2002) termenul de îndeplinire a cererilor de natură socio-juridică în baza documentelor de arhivă nu trebuie să depășească 30 de zile de la data înregistrării cererii.. Cu acordul conducerii arhivei, acest termen poate fi prelungit dacă este necesar, dar nu mai mult de 30 de zile cu notificarea obligatorie a solicitantului. În cazul în care, după expirarea termenelor stabilite, nu se primește niciun răspuns, este necesar să se adreseze organului de conducere arhivistic al regiunii date cu o cerere pentru motivul pentru care contestația transmisă nu a fost executată.
Îndeplinirea cererilor se realizează în conformitate cu procedura de utilizare a documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse, stabilită prin Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”, Legea federală din data de 20 februarie 1995 Nr. 24-FZ „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”.
Dacă solicitarea dvs. este considerată non-core, atunci transmiterea acestuia conform afilierii sale la alte arhive sau organizatii trebuie sa se efectueze in termen de 5 zile de la primirea cererii de catre arhiva, iar despre aceasta trebuie sa fiti informat.
Unde sa contactezi?
În primul rând, ce arhivă ar trebui să contactați depinde de dimensiunea organizației care vă interesează: dacă aveți nevoie de informații despre o persoană care lucrează (a lucrat) într-o instituție federală, ar trebui să contactați arhivele federale; subordonarea republicană, regională, regională - la arhivele de stat ale regiunii corespunzătoare; subordonarea orașului și raionului - arhivelor municipale.
Exemplul 2
Restrângeți afișarea
Dacă trebuie să solicitați informații despre o persoană care a lucrat la o întreprindere de stat lichidată din Moscova, atunci trebuie să contactați Arhiva Centrală de Stat a Documentelor privind Personalul Întreprinderilor Lichidate. întreprinderi de stat, instituții, organizații din Moscova.
Dacă o persoană a lucrat la o întreprindere municipală sau într-o organizație neguvernamentală, atunci căutarea documentelor ar trebui să înceapă cu arhivele orașului sau districtului. Există dificultăți cu organizațiile comerciale din cauza lipsei mecanismelor legale de solicitare a transferului documentelor în depozitul de stat.
Pentru a afla ce arhivă să contactați, puteți utiliza site-ul www.rusarchives.ru. Există, de asemenea, un ghid online pentru arhivele rusești www.guides.rusarchives.ru, care vă permite să căutați în 31 de arhive federale și 49 regionale și include aproximativ 140 de mii de fonduri de arhivă care conțin documentație socio-politică, istorică, militară, economică și altele.
Cum se face o cerere?
Nu există cerințe stricte pentru cerere, cererea este întocmită în formă liberă, dar adresată directorului arhivei. Următoarele informații trebuie furnizate, indiferent de tipul cererii:
- numele, prenumele, patronimul persoanei de interes la momentul actual și neapărat numele de familie în perioada solicitată (indicați anul schimbării prenumelui, dacă aceasta a avut loc);
- adresa la care ar trebui trimis răspunsul arhivei;
- numărul dvs. de telefon de contact;
- ce informații sunt solicitate și în ce scop.
Vom enumera cele mai frecvente solicitări și vom explica ce trebuie specificat în fiecare dintre ele pentru a le face posibila implementare o astfel de cerere:
În general, unele arhive acceptă nu doar cereri sociale și legale întocmite pe hârtie, ci și trimise prin e-mail, iar unele chiar și telefonic.
Exemplul 3
exemplu de cerere pentru obținerea unui certificat de salariu arhivat
Restrângeți afișarea
Exemplul 4
Exemplu de scrisoare de cerere de la entitate legală (formă aproximativă)
Restrângeți afișarea
Transcriere arhivă
Cel mai adesea, solicitantul primește un răspuns la cerere sub forma unui certificat de arhivă, mai rar - un extras de arhivă sau o copie a unui document.
Conform GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții" transcrierea arhivei - este un document de arhivă oficial care conține informații din documente de arhivă legate de subiectul cererii, cu indicarea adreselor documentelor.
Să ne uităm la mai multe certificate care sunt emise pentru cele mai populare solicitări.
Certificatul de arhivă care confirmă experiența de muncă include date pentru timpul pentru care informațiile sunt disponibile în documentele de arhivă: sunt date denumirea exactă a funcției deținute de cetățean și perioada de activitate a acestuia (vezi Exemplul 5). Fișele de înregistrare a personalului, chestionarele, autobiografiile, întocmite personal de un cetățean, pe care nu există semne privind verificarea informațiilor conținute în acestea pe baza documentelor sau certificatelor originale depuse, nu pot servi drept bază pentru eliberarea certificatelor de arhivă de experiență de muncă (dacă este necesar, aceste informații sunt furnizate în scris) . Ca documente care confirmă experiența de muncă, sunt utilizate doar comenzile pentru activitatea principală, conturile personale, registrele de plată și cardurile de membru al sindicatului.
Certificatul de atribuire sau recalculare a unei pensii cuprinde informații în modul stabilit de organismul care acordă pensii cetățenilor. Informațiile despre câștiguri sunt incluse în certificat așa cum sunt stabilite în documentele de arhivă. Datele sunt prezentate separat pentru fiecare an, fără însumări în cadrul anului. Arhiva nu calculează veniturile medii lunare și medii anuale. În lipsa documentelor privind salariile, salariul oficial poate fi stabilit pe bază masa de personal organizare pentru perioada corespunzătoare, alte plăți - pe baza de comenzi pe probleme de personal sau pe activități de bază.
În certificatul de studii în absența informațiilor în documentele despre absolvirea ca cetățean instituție educațională indică cursul sau cursul la care a urmat.
La executarea cererilor repetate sau la întocmirea, la cererea unui cetățean (organizație), a unui certificat similar cu unul eliberat anterior, arhiva verifică conformitatea informațiilor cuprinse în acest certificat cu cele disponibile în documente, iar dacă se constată Informații suplimentare le include în certificatul de arhivă reemis.
Exemplul 5
Exemplu de certificat de arhivă
Restrângeți afișarea
În cazul în care în arhivă nu există documente necesare pentru îndeplinirea cererii, pe formularul de arhivă se întocmește un răspuns în care se precizează motivele absenței documentelor care conțin informațiile solicitate și recomandarile necesare. Atunci când pregătesc răspunsuri „negative”, arhiviștii încearcă să evite formulări precum „nu au fost primite documente pentru stocare în arhivă”; de obicei, solicitantului i se oferă recomandări cu privire la modul de a găsi informațiile necesare sau motivul absenței documentelor de arhivă pe această temă. se explică cererea. În cazul faptelor documentate de pierdere a documentelor de arhivă care conțin informațiile solicitate, arhiva poate (dar nu este obligată) să elibereze o adeverință cu privire la motivele pierderii acestora, dacă este cazul, certificată prin sigiliul arhivei.
De menționat că textul din referința arhivistică este dat în succesiune cronologică evenimente, în unele cazuri reproduce citate din documente de arhivă. După textul certificatului sunt indicate datele de căutare ale documentelor care au servit ca bază pentru întocmirea acestuia (număr de fonduri, inventare, dosare, foi ale documentului). De remarcat că textul din certificatul de arhivă este dat în succesiunea cronologică a evenimentelor, în unele cazuri reproduce citate din documente de arhivă. După textul certificatului, sunt indicate datele de căutare ale documentelor care au servit ca bază pentru întocmirea acestuia (număr de fonduri, inventare, dosare, foi ale documentului).
În general, este destul de dificil să unificați forma unui certificat de arhivă, precum și forma de scriere a unei cereri. Cu toate acestea, există Recomandări pentru pregătirea referințelor de arhivă și răspunsuri la cererile standard de natură socio-juridică emise de instituțiile de arhivă ale Federației Ruse (scrisoarea Rosarchive nr. 6/486-K din 14 martie 2005). Recomandările oferă 12 mostre de informații de arhivă în mai multe situații diferite.
Copiile certificatului de arhivă (fără ștampilă sau sigiliu) sunt certificate de șeful arhivei și rămân în gestiunea evidenței arhivei.
Rețineți că certificatele de arhivă diferă prin denumirea tipului de document „ARHIVED REFERENCE” de alte certificate, care se numesc pur și simplu „HELP”.
Societățile comerciale au, de asemenea, dreptul de a elibera certificate de arhivă și extrase de arhivă, dar cu condiția ca acestea să aibă o arhivă sub forma unei diviziuni separate. În caz contrar, acestea se vor limita la certificate, extrase și copii obișnuite.
În conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 02/06/2002 și obligatorii pentru toate organizațiile neguvernamentale, arhiva este creată ca unitate structurală independentă a organizației sau o unitate din cadrul serviciului suport de documentare al conducerii (lucrări de birou), care primește și stochează documentele de arhivă în scop de utilizare. Certificatele, copiile de arhivă și extrasele identice cu originalul se certifică prin semnătura șefului organizației sau a unei persoane autorizate de acesta (șeful unității care include arhiva) și sigiliu oficial organizatii.
Extras de arhivă și copie de arhivă
Pe extrasul de arhivă și copia de arhivă se fac desemnările corespunzătoare - „EXTRAS ARHIVAT” sau „COPIE ARHIVATĂ”. Ele sunt întocmite sub formă de arhivă, dar la realizarea xerocopiilor și fotocopiilor documentelor de arhivă nu se utilizează formularul de arhivă.
La pregătirea unui extras, numele documentului original, numărul și data acestuia sunt reproduse integral (vezi Exemplul 6). Conținutul extrasului arhivat al documentului trebuie să răspundă solicitării. Nu trebuie încălcate coerența conținutului și sensul exact al fiecărui document extras din text. O elipsă este plasată la începutul și la sfârșitul fiecărui extras din document, precum și în locurile în care lipsesc cuvinte individuale. Un extras de arhivă poate conține extrase dintr-un singur document.
Atenţie! Cuvintele și expresiile individuale ale unui document original care ridică îndoieli cu privire la autenticitatea lor trebuie calificate cu cuvintele: „deci în document”.
Copiile și extrasele de arhivă sunt certificate prin semnătura șefului arhivei și sigiliul oficial al organizației.
Exemplul 6
Exemplu de extras de arhivă
Restrângeți afișarea
După textul extrasului de arhivă se indică codul de arhivă și numerele de filă ale unității de depozitare a documentului arhivistic care a servit ca bază pentru eliberarea acestui extras (vezi Exemplul 6).
Copia de arhivă dublează complet documentul solicitat. Pe verso sunt codurile de arhivă și numerele de foi ale unităților de depozitare ale documentului de arhivă.
Toate foile copiei sau extrasului de arhivă trebuie să fie capsate, numerotate și certificate la locurile capselor de către șeful arhivei.
Documentele informative, copiile de arhivă și extrasele întocmite de arhivă sunt trimise solicitantului prin poștă obișnuită.
Dacă ați transferat documente pentru stocare către o terță parte
Să presupunem că compania dvs. și-a transferat documentele spre păstrare către o organizație terță care furnizează în mod profesional astfel de servicii. Astfel de servicii sunt furnizate nu doar de arhivele comerciale, ci și de arhivele de stat/municipale. Proprietarul documentelor continuă să fie societatea pe teritoriul căreia nu se mai află documentele. În acest caz, cine are dreptul să elibereze certificate de arhivă: custodele sau proprietarul?
Conform articolului 892 din Codul civil al Federației Ruse din 26 ianuarie 1996 nr. 14-FZ, custodele nu are dreptul, fără consimțământul mandatarului, să folosească lucrul transferat pentru depozitare, precum și să ofere posibilitatea de a-l folosi către terți, cu excepția cazurilor în care utilizarea obiectului depozitat este necesară pentru a asigura siguranța acestuia și nu contravine contractului de depozitare. Prin urmare, dacă doriți să transferați custodelui autoritatea de a emite certificate privind solicitările sociale și legale și să vă economisiți timp, atunci prevedeți această condiție în contractul de outsourcing. În caz contrar, firma proprietară se va ocupa singură de documente: dacă este necesar, va trebui să solicite la birou documentele exportate anterior, să se ocupe de ele și să întocmească un certificat de arhivă, întrucât eliberarea confidențialității informațiilor este încă o prioritate.
Note de subsol
Restrângeți afișarea
Ce dificultăți ați întâmpinat când ați primit servicii electronice furnizate de autoritățile guvernamentale?
- Informațiile de ajutor au fost greu de înțeles (50%, 4 voturi)
- Probleme tehnice legate de funcționarea site-ului (25%, 2 voturi)
- Dificultăți asociate cu trimiterea cererilor și a altor documente (25%, 2 voturi)
- Nu au fost întâmpinate dificultăți (0%, 0 voturi)
- feb 27
5. Accesați portalul și introduceți „Contul personal”. Găsiți linkul „Înregistrare”. Aici trebuie să introduceți datele dvs.: numele complet, numărul individual de asigurare a contului personal (SNILS) și numărul de identificare a contribuabilului (TIN) și, de asemenea, selectați metoda de livrare a codului de activare a contului. Dacă alegeți livrarea poștalei, o scrisoare recomandată cu cod va ajunge acasă în aproximativ o săptămână.
6. Introduceți codul de activare primit pe pagina de conectare la contul dvs. personal. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul corespunzător.
7. Conectați-vă la contul dvs. personal introducând SNILS și parola. Selectați butonul „Servicii electronice” din meniul care se deschide.
8. Selectați Serviciul Federal de Migrație din lista de departamente care se deschide. Și apoi, în listă servicii disponibile FMS, găsiți articolul „Furnizarea adresei și informațiilor de referință”.
9. Confirmați că sunteți de acord să furnizați informații personale și selectați regiunea dvs.
10. Completați totul câmpuri obligatorii formă deschisă. Faceți clic pe butonul „Trimiteți cererea”.
11. Monitorizați progresul procesării cererii dvs. în contul dvs. personal (butonul „Solicitări” de pe pagina principala cont personal). În plus, veți primi notificări regulate prin e-mail despre modificările stării solicitării dvs.
După ce am identificat perspectiva de a întocmi un document dificil, ar fi înțelept să împărțim mental conținutul în 3 grupuri. Ele nu vor fi neapărat depuse în aceeași ordine. Mai întâi trebuie să formulezi exact ce vrei până la urmă, apoi să te gândești la motive. Acestea pot fi hotărâri judecătorești, obiceiuri de afaceri, reglementări locale. Introducerea este fundamentală o parte importantă, care creează o impresie. De asemenea, nu trebuie să uităm și să ne dăm seama cui i se adresează acest document de revendicare și cui ar trebui să reacționeze.
Cum se face o cerere la registratura?
Cum se face o cerere la registratura
Sectiunea: Drept civil |
Oficiul de stare civilă este un oficiu de stare civilă, prin urmare această instituție colectează, sistematizează și stochează toate informațiile despre nașterea și decesul cetățenilor, căsătorii și divorțuri, schimbări de nume și prenume și fapte de adopție. Prin lege, registratura este obligată să păstreze datele timp de 100 de ani, după care actele sunt acceptate de arhive speciale. Cine poate face o cerere la registratura pentru a obtine informatiile de care are nevoie? Orice persoană care furnizează un pașaport și pretinde dreptul de a primi informații.
Cum se face o cerere la registratura?
O solicitare la registratura se poate face la o vizita personala la aceasta institutie. De exemplu, prin furnizarea unui pașaport personal, va fi posibil să obțineți un duplicat al unui certificat de naștere sau al certificatului de căsătorie. În general, la prezentarea documentelor de identificare, orice informație care este stocată în registrele de evidentă a oficiului de registratură va fi disponibilă.
O altă posibilitate este să faci o cerere scrisă la oficiul de registratură, care este prea îndepărtat din punct de vedere geografic. Într-o astfel de solicitare este necesar să se reflecte solicitarea de trimitere a informațiilor necesare la adresa sucursalei cea mai apropiată de solicitant pentru a primi ulterior acolo date sau noi documente. Un exemplu de cerere aproximativă către oficiul de registratură poate fi descărcat de pe site-ul nostru.
În cererea dumneavoastră trebuie să indicați:
Reemiterea documentelor de către oficiul registrului este supusă unei taxe de stat: de exemplu, astăzi un certificat din arhivă va costa 50 de ruble, iar un nou certificat de căsătorie va costa 100 de ruble.
Cum se face o cerere la oficiul de stare civilă pentru căsătorie prin internet
O solicitare către oficiul registrului prin internet este făcută cel mai adesea de potențialii căsătoriți care doresc să-și rezerve o dată de înregistrare a căsătoriei. Pentru a face o cerere la oficiul registrului pentru căsătorie prin internet, trebuie să utilizați serviciile site-ului web al serviciilor guvernamentale din regiunea dumneavoastră. Astfel de servicii oferă posibilitatea de a alege o dată și o oră convenabilă pentru nuntă, cu condiția ca aceasta să nu fie aglomerată. Trebuie reținut că ziua nunții este rezervată nu mai devreme de 3 luni și nu mai târziu de 2 luni înainte de data planificată de înregistrare.
Cum se face o cerere la arhivă?
Ce fac oamenii atunci când este nevoie de a restaura informațiile pierdute de diferite tipuri sau pur și simplu de a afla informații semnificative din punct de vedere social (acestea ar putea fi date despre rude, obținerea de copii ale documentelor pierdute, restaurarea informațiilor despre muncă, premii, locația persoanelor sau instituțiilor, etc. informații de referință)? Desigur, se duc la arhive. Adevărat, pentru a face acest lucru, este important să știți ce fel de arhivă aveți nevoie și cum să faceți o solicitare la arhivă. Exact despre asta vom vorbi în acest articol.
Un pic despre arhive
Să începem cu faptul că arhiva este o instituție publică (mai rar privată) în care documentele oficiale sunt stocate în anumite condiții care garantează securitatea maximă. În același timp, arhiva este angajată nu numai în stocarea responsabilă, dar oferă și informații disponibile atât autorităților guvernamentale, cât și cetățenilor.
Arhivarea a apărut din timpuri imemoriale. Acest lucru este dovedit de descoperirile istorice care confirmă că toate civilizațiile care au atins un anumit nivel de dezvoltare au avut arhive de stat. Documente din arhivele Babilonului, Egiptului, regatului asirian și Roma antică(nu exista doar o arhivă a Senatului și a consulilor, ci și o arhivă a preoților, precum și arhive separate ale familiilor celebre), Bizanț, Grecia antică, precum și din arhive Europa medievală. Trebuie spus că deja cu multe mii de ani în urmă, arhivele erau împărțite pe o bază teritorială: în arhive și depozite centrale și cele care se aflau în provincii. În Europa au existat mai întâi arhive ale domnitorilor și vasalilor, apoi arhivele orașului și ale bisericii.
Arhivele moderne
În prezent, arhivele sunt finanțate la nivel regional și departamental. Aceasta înseamnă că documentația stocată în ele, care este predată organizațiilor, și informațiile se referă la un anumit teritoriu (regiune, oraș, district) sau departament, de exemplu, Ministerul Apărării (care are și arhive centrale și regionale).
Toate arhivele sunt împărțite în:
Atât persoanele fizice, cât și organizațiile, precum și autoritățile (astfel de solicitări, de regulă, sunt de natură oficială) și persoanele care locuiesc în străinătate (asemenea cereri se numesc consulare) pot face o cerere la arhivă pentru a obține cutare sau cutare informație.
În plus, arhivele nu sunt întotdeauna consultate pentru informații referitoare la un anume individual, documentele istorice sunt de asemenea solicitate destul de des. Acest lucru este făcut de cei care au nevoie de ele datorită ocupației lor, de exemplu, scenariști, scriitori, oameni de știință. Documentele de arhivă sunt adesea folosite la redactarea disertațiilor sau lucrări științifice. În cazul în care sunt necesare documente pentru redactarea unei lucrări științifice, pe lângă un pașaport și o cerere pentru furnizarea acestora, va fi necesar și un document de la organizația în care solicitantul studiază sau lucrează, care să confirme statutul său și tema muncii. .
Unde ar trebui să mergi mai exact?
Adesea, atunci când plănuiesc să solicite unele documente sau informații din arhivă, oamenii nu știu exact unde trebuie să meargă. Totul depinde de ceea ce te interesează în mod special. De exemplu, puteți obține informații civile generale (data, locul nașterii, decesul, căsătoria) în arhivele registraturii raionale. Dar aici trebuie să țineți cont de faptul că documentele sunt păstrate în arhiva raională timp de maximum șaptezeci și cinci de ani, așa că, dacă sunteți interesat de informații anterioare, va trebui să contactați arhiva registraturii regionale, unde toate documentele din raioanele sunt transferate. Dacă vorbim despre restaurarea înregistrărilor în cartea de munca, atunci trebuie să contactați arhivele departamentale, de exemplu, Arhiva Militară de Stat Rusă (dacă vorbim de personal militar sau personal civil) sau arhivele teritoriale din acele localități sau regiuni în care se află întreprinderea în care a lucrat persoana. Pentru a obține informații despre marinari, trebuie să contactați Arhivele Navale Centrale. Dacă căutați informații despre cineva, dar nu știți de unde să începeți să căutați informații, atunci este mai bine să contactați arhiva districtului sau orașului de la locul de ședere sau de muncă intenționată a acestei persoane.
De asemenea, puteți utiliza ghidul online pentru arhivele rusești - guides.rusarchives.ru. Acolo puteți căuta prin 49 de arhive regionale și 31 de arhive federale. De asemenea, puteți accesa site-ul oficial al Rosarkhiv.
Solicitări de arhivă: clasificare și termene
În ceea ce privește solicitările de arhivă, toate sunt împărțite în:
Solicitările de arhivă sunt executate în conformitate cu în conformitate cu procedura stabilită, care este clar menționat în Legea federală nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”. Aceasta înseamnă că pot trece treizeci de zile de la primirea și înregistrarea cererii până la primirea răspunsului. Acest termen poate fi prelungit prin decizie a conducerii arhivei, dar nu mai mult de încă treizeci de zile. În acest caz, personalul arhivei care a primit cererea este obligat să înștiințeze solicitantul cu privire la prelungirea termenului de îndeplinire a cererii.
Există însă situații în care oamenii, fără să înțeleagă, depun o cerere la adresa greșită. În acest caz, va fi recunoscut ca non-core și trimis ca aparținând unei alte arhive în termen de cinci zile de la data primirii. În acest caz, lucrătorii arhivei trebuie să notifice solicitantul că cererea a fost înaintată și să indice adresa altei arhive.
Făcând o cerere
Pentru a face o cerere la arhivă, trebuie să faceți o cerere în formă gratuită, deoarece nu există cerințe stricte pentru aceasta (deși unele instituții oferă solicitanților propriul formular). Dar există o serie de puncte care trebuie reflectate în document. Deci, în „antet” (este scris în colțul din dreapta sus al foii) indicăm:
Cum să depun o cerere?
O solicitare la arhivă poate fi depusă în mai multe moduri: în persoană (aduceți o cerere și înregistrați-o, furnizându-vă pașaportul), trimiteți prin poștă prin scrisoare recomandată cu notificare, prin internet (în acest din urmă caz la adresa E-mail se va trimite o notificare din arhivă despre primirea cererii).
Ce dezvăluie arhivele?
Ca răspuns la o solicitare, arhiva emite fie un certificat de arhivă care conține informații legate de subiectul cererii, fie un extras de arhivă care extrage conținutul documentului de arhivă original, fie o copie de arhivă a documentului solicitat.
Iar dacă în arhivă nu există informații despre cerere, atunci solicitantul va primi o scrisoare în care va prezenta motivele lipsei documentelor și recomandări pentru acțiuni ulterioare.
Dacă trebuie să găsiți rude, să restaurați un certificat de naștere pierdut sau să studiați documente istorice pentru a scrie o disertație, trebuie doar să faceți o cerere la arhivă, scriind o cerere competentă.
Cum se fac diverse tipuri de cereri la registratura si institutiile arhivistice
Cititori ai blogului meu, mă bucur să vă urez bun venit din nou pe pagina mea!
Astăzi vă voi spune despre cum să depuneți cereri la oficiul de registratură, cu ajutorul căror documente se poate face acest lucru.
Ce este un oficiu de registratură?
Potrivit Wikipedia, acestea sunt departamentele de stare civilă (oficiul de registratură abreviat sau biroul de registratură) - un organ executiv din Rusia și o serie de alte state care înregistrează faptele nașterii, stabilirea paternității, adopția, căsătoria, divorțul, decesul și schimbarea Nume.
În primul rând, voi spune că puteți solicita informații despre persoane care nu mai sunt în viață. Dacă depuneți o cerere pentru o persoană în viață, nimeni de la oficiul de stare civilă nu vă va elibera documente.
Este necesar ca aceasta persoana sa se prezinte insusi pentru cereri cu act de identitate. Permiteți-mi să vă reamintesc că de la domnia președintelui Elțin, în Rusia, astfel de documente au fost pașaportul unui cetățean rus. Desigur, dacă nu sunteți militar în serviciu, atunci puteți prezenta un act militar (cartea marinarului) sau un carnet de ofițer. Mulți oameni cred că își pot arăta permisul de conducere. Dar nu locuim în SUA, vizionați mai puțin filme de la Hollywood, mai ales că permisul de conducere vă oferă dreptul de a conduce vehicule de categoria corespunzătoare pe drumurile rusești, iar unele acțiuni ale poliției rutiere implică faptul că șoferul are pașaport.
