Succesul în activitățile oricărei organizații, firmă comercială sau întreprindere este indisolubil legat de cultura comportamentului și etichetei. Toate acțiunile managerului și ale angajaților trebuie să țină cont cu siguranță de regulile bunelor maniere și să fie adecvate situației.
Una dintre cele mai importante părți ale etichetei este corespondența de afaceri.
Se estimează că aproape 50% din timpul de muncă este petrecut cu hârtiile și corespondența. Dar acest lucru este necesar, deoarece corespondența de afaceri competentă poate crește semnificativ cifra de afaceri a unei companii și poate accelera interacțiunea diferitelor servicii și departamente.
Desigur, există anumite modele aici și cu siguranță vom vorbi despre ele în acest articol. Reguli Corespondență de afaceri au fost mult timp standardizate. GOST R.6.30-2003 existent vă va ajuta să plasați corect textul pe foaie, vă va spune ce indentări, margini și fonturi să faceți. Corespondența de afaceri se caracterizează prin uniformitatea și repetarea tiparelor de vorbire.
Cu toate acestea, orice scrisoare este individuală. O amprentă mare asupra acestuia este lăsată de identitatea expeditorului, poziția, situația și destinatarul acestuia. Într-o oarecare măsură, corespondența de afaceri este o combinație de creativitate și muncă grea.
Tipuri de corespondență comercială
Circulația documentelor se face pe hârtie și prin e-mail.
Toată corespondența la întreprindere poate fi împărțită în următoarele grupuri:
Corespondență oficială/informală;
Intern si extern.
Corespondența oficială include oferte comerciale, scrisori de mulțumire și garanții, acorduri comerciale, comenzi pentru întreprindere, responsabilitatile locului de munca, cereri, cereri, pretenții.
Corespondența informală include diverse felicitări din partea partenerilor de afaceri, clienților și angajaților; condoleanțe, scuze, invitații și mulțumiri.
Documentele interne circulă numai între departamentele unei întreprinderi, în timp ce documentele externe depășesc limitele acesteia.
Reguli de corespondență de afaceri: conținut intern
Principala cerință este concizia și claritatea scrisorii. Nu întindeți textul pe mai multe pagini. Cea mai bună opțiune- se potrivesc într-una.
Regulile corespondenței de afaceri presupun excluderea din text a cuvintelor și expresiilor complexe, obscure, străine și foarte specializate. Toate propozițiile ar trebui să fie scurte, cu gândurile principale ale autorului și fără „apă”.
Evită interpretările duble din scrisoarea ta, altfel dacă apar dispute, va fi mai greu să-ți aperi punctul de vedere și să demonstrezi ce ai vrut să spui printr-o anumită frază.
Regulile de redactare a corespondenței de afaceri obligă scriitorul să numească destinatarul pe nume și patronim, precedat de titlul „Dragă...”. Și asigurați-vă că folosiți „tu”, chiar dacă aveți o relație de prietenie bună cu destinatarul scrisorii.
În introducere, pe lângă indicarea numelui și prenumelui, se precizează și scopul principal al mesajului. Exemplele de corespondență de afaceri cunosc suficiente șabloane și clișee pentru astfel de cazuri: „În legătură cu scrisoarea anterioară...”, „Vă reamintim...”, „Să informăm...” și altele.
Îndulciți un răspuns nefavorabil destinatar (refuzul unei oferte, refuzul cooperării) cu frazele: „Din păcate, nu vom putea profita de condițiile propuse...” sau similar.
Documentație externă pe hârtie
Orice scrisoare de afaceri trebuie să fie scrise pe antetul companiei cu detaliile companiei și toate datele de contact.
Asigurați-vă că includeți data exactă a documentului.
Colțul din dreapta sus al foii este ocupat de inițialele destinatarului și adresa firmei destinatare.
Împărțiți textul în paragrafe semnificative pentru ca cititorul să-l înțeleagă și să îl perceapă mai ușor. Nu mai mult de 4-5 rânduri.
Scrierea tuturor cuvintelor cu majuscule este o formă proastă.
La scrisoare pot fi atașate documente. În acest caz, ele sunt listate într-o linie separată în partea din stânga jos a foii. De eticheta de afaceri Un răspuns la scrisoare trebuie să fie primit în termen de 10 zile. Dacă problema necesită mai mult timp pentru a se rezolva, destinatarul trebuie să notifice acest lucru.
După ce ați scris, ar trebui să vă asigurați că verificați cu atenție textul din nou pentru erori, atât de ortografie, cât și de gramatică. Dacă aveți timp, ar trebui să lăsați scrisoarea deoparte și să reveniți la ea mai târziu. De regulă, vor fi descoperite inexactități care nu au fost observate la început. Acest sfat este cel mai important atunci când răspundeți la o reclamație a unui client. Nu ar trebui să iritați o persoană și mai mult cu o scrisoare scrisă analfabet.
Când documentul este scris și verificat de câteva ori, tipăriți-l pe hârtie A4. Această dimensiune este dimensiunea standard utilizată pentru orice corespondență, chiar dacă textul în sine ocupă doar o jumătate de coală.
Testați cerneala din imprimantă înainte de a imprima pentru a evita rezultatul neclar sau neglijent.
În unele cazuri, puteți să atașați cartea de vizită la document și să includeți foaia imprimată într-un fișier transparent.
Un plic de marcă cu sigla companiei este, de asemenea, considerat o formă bună.
Regulile pentru desfășurarea corespondenței de afaceri într-un cadru informal sunt adesea mai emoționale decât în acte de afaceri, și mai puțin ștampilat. Abrevierile și utilizarea adjectivelor colorate sunt potrivite aici, de exemplu, în felicitări: uimitor, receptiv, amabil.
E-mailuri de afaceri
Faptul că nu trimiteți corespondență într-un plic prin rețeaua poștală nu ar trebui să fie relaxant. Regulile corespondenței de afaceri se aplică și în aceste cazuri.
Mesajele electronice de afaceri competente și corecte creează o imagine pozitivă atât a întreprinderii, cât și a unei anumite persoane. Reputația în afaceri valorează mult!
Reguli de bază pentru corespondența prin e-mail
Muncitor Adresa de e-mail Utilizați numai în scopul propus.
Atenție la numele cutiei poștale. Nu folosiți nume incorecte atunci când lucrați, cum ar fi „baby”, „superman”, chiar dacă sunt indicate în transcrierea în limba engleză.
Completați întotdeauna coloana „subiect”, altfel scrisoarea dvs. poate ajunge în spam. Descrieri precum „plan”, „listă”, „ Ofertă comercială„, „raportul” nu va funcționa. Pot exista destul de multe litere similare în căsuța de e-mail a destinatarului. Indicați cât mai precis despre ce este vorba despre mesajul dvs. Nu folosiți mai mult de cinci cuvinte. Scrieți subiectul cu majuscule. Nu este nevoie să puneți un punct la sfârșit.
Dacă răspundeți la un e-mail primit anterior, asigurați-vă că ați eliminat „Re” din linia de subiect.
Stilul de comunicare
Păstrați scrisoarea într-un format de afaceri. Îndepărtați tonul amenințător, rugător, poruncitor.
Regulile corespondenței comerciale electronice nu permit utilizarea emoticoanelor sau a unui număr mare de semne de întrebare sau semne de exclamare în text.
Fi politicos. Un salut obligatoriu la început și rămas bun de la interlocutor la sfârșit este o formă bună. De exemplu, „Cu respect...” sau în felul acesta: „Cu drag...”.
Corespondența prin e-mail de afaceri și „ regula de aur„: nu amestecați mai multe într-un singur mesaj subiecte diferite. Este mai bine să trimiteți o serie de scrisori.
Un e-mail ar trebui să fie pe jumătate mai lung decât o scrisoare pe hârtie.
Lucrul cu atașamente
Dacă există prea multe informații de transmis, nu le puneți pe toate în corpul scrisorii, ci atașați-le ca documente separate ca atașamente.
Pentru comoditatea destinatarului, redenumiți documentele pe care le-ați pregătit cu nume pe care le înțelege. Acest lucru vă va arăta interesul și vă va cuceri. Gândiți-vă la câte dosare de lucru are destinatarul pe computerul său și cum va căuta scrisoarea dvs. printre ele.
Asigurați-vă că informați destinatarul despre fișierele pe care le trimiteți, astfel încât să nu le considere un virus aleatoriu. Arhivați documente mari.
Și cel mai bun dintre toate investitie mare(de la 200 kbytes) trimite prin alte metode, de exemplu, prin intermediul unui server ftp.
Unele servere de e-mail nu permit formate precum COM, EXE, CMD, PIF și un număr de altele să treacă și să le blocheze.
Dacă au existat mai mulți destinatari ai scrisorii dvs., faceți-vă timp pentru a șterge toate dovezile de redirecționare în masă de fiecare dată. Destinatarul nu are deloc nevoie de astfel de informații suplimentare. Comanda „bcc” vă va ajuta.
Regulile pentru efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail impun informarea celeilalte părți că corespondența a fost primită. Dacă nu este posibil să răspunzi în acest moment, anunță-ți interlocutorul despre acest lucru. Salvați istoricul corespondenței pentru a evita alte întrebări și proceduri.
Dacă răspunsul este important și urgent, este permisă notificarea suplimentară a destinatarului prin telefon, Skype sau ICQ. Dacă nici după aceasta nu ați reușit să obțineți un rezultat pozitiv, amintiți-vă din nou.
Nu este neobișnuit ca atunci când solicitați un document, să primiți o scrisoare goală cu un fișier atașat ca răspuns. Este inacceptabil. Exemplele de corespondență comercială necesită ca informațiile relevante să fie plasate în corpul documentului. De exemplu, acesta: „Trimit datele necesare pentru solicitarea dumneavoastră”.
Nu uitați să indicați coordonatele la sfârșitul scrisorii: toate metodele disponibile conexiuni, poziție, site-ul companiei, link-uri către rețelele sociale.
Când scrieți contactele organizației, furnizați cât mai multe informații - număr de telefon cu prefix, adresă cu cod poștal. La urma urmei, comunicarea dvs. are loc nu numai cu rezidenții din regiunea dvs. Dacă aveți toate informațiile, vă va fi mai ușor să vă contactați.
Și ultima regulă: cine a început corespondența trebuie să termine dialogul electronic.
Concluzie
Corespondența de afaceri este o chestiune delicată. Uneori este suficientă o singură privire pentru a-ți forma o opinie certă despre o persoană și organizația pe care o reprezintă. Cunoașterea regulilor scrisului de afaceri vă poate ajuta foarte mult cariera.
Succesul în activitățile oricărei organizații, firmă comercială sau întreprindere este indisolubil legat de cultura comportamentului și etichetei. Toate acțiunile managerului și ale angajaților trebuie să țină cont cu siguranță de regulile bunelor maniere și să fie adecvate situației.
Una dintre cele mai importante părți ale etichetei este corespondența de afaceri.
Se estimează că aproape 50% din timpul de muncă este petrecut cu hârtiile și corespondența. Dar acest lucru este necesar, deoarece corespondența de afaceri competentă poate crește semnificativ cifra de afaceri a unei companii și poate accelera interacțiunea diferitelor servicii și departamente.
Desigur, există anumite modele aici și cu siguranță vom vorbi despre ele în acest articol. Regulile corespondenței de afaceri au fost de multă vreme standardizate. GOST R.6.30-2003 existent vă va ajuta să plasați corect textul pe foaie, vă va spune ce indentări, margini și fonturi să faceți. Corespondența de afaceri se caracterizează prin uniformitatea și repetarea tiparelor de vorbire.
Cu toate acestea, orice scrisoare este individuală. O amprentă mare asupra acestuia este lăsată de identitatea expeditorului, poziția, situația și destinatarul acestuia. Într-o oarecare măsură, corespondența de afaceri este o combinație de creativitate și muncă grea.
Tipuri de corespondență comercială
Circulația documentelor se face pe hârtie și prin e-mail.
Toată corespondența la întreprindere poate fi împărțită în următoarele grupuri:
Corespondență oficială/informală;
Intern si extern.
Corespondența oficială include oferte comerciale, scrisori de mulțumire și garanții, acorduri comerciale, comenzi pentru întreprindere, responsabilități de serviciu, solicitări, cereri, pretenții.
Corespondența informală include diverse felicitări din partea partenerilor de afaceri, clienților și angajaților; condoleanțe, scuze, invitații și mulțumiri.
Documentele interne circulă numai între departamentele unei întreprinderi, în timp ce documentele externe depășesc limitele acesteia.
Reguli de corespondență de afaceri: conținut intern
Principala cerință este concizia și claritatea scrisorii. Nu întindeți textul pe mai multe pagini. Cea mai bună opțiune este să te încadrezi într-una.
Regulile corespondenței de afaceri presupun excluderea din text a cuvintelor și expresiilor complexe, obscure, străine și foarte specializate. Toate propozițiile ar trebui să fie scurte, cu gândurile principale ale autorului și fără „apă”.
Evită interpretările duble din scrisoarea ta, altfel dacă apar dispute, va fi mai greu să-ți aperi punctul de vedere și să demonstrezi ce ai vrut să spui printr-o anumită frază.
Regulile de redactare a corespondenței de afaceri obligă scriitorul să numească destinatarul pe nume și patronim, precedat de titlul „Dragă...”. Și asigurați-vă că folosiți „tu”, chiar dacă aveți o relație de prietenie bună cu destinatarul scrisorii.
În introducere, pe lângă indicarea numelui și prenumelui, se precizează și scopul principal al mesajului. Exemplele de corespondență de afaceri cunosc suficiente șabloane și clișee pentru astfel de cazuri: „În legătură cu scrisoarea anterioară...”, „Vă reamintim...”, „Să informăm...” și altele.
Îndulciți un răspuns nefavorabil destinatar (refuzul unei oferte, refuzul cooperării) cu frazele: „Din păcate, nu vom putea profita de condițiile propuse...” sau similar.
Documentație externă pe hârtie
Orice scrisoare de afaceri trebuie să fie scrisă pe antetul companiei cu detaliile companiei și toate informațiile de contact.
Asigurați-vă că includeți data exactă a documentului.
Colțul din dreapta sus al foii este ocupat de inițialele destinatarului și adresa firmei destinatare.
Împărțiți textul în paragrafe semnificative pentru ca cititorul să-l înțeleagă și să îl perceapă mai ușor. Nu mai mult de 4-5 rânduri.
Scrierea tuturor cuvintelor cu majuscule este o formă proastă.
La scrisoare pot fi atașate documente. În acest caz, ele sunt listate într-o linie separată în partea din stânga jos a foii. Conform etichetei de afaceri, un răspuns la o scrisoare trebuie să fie primit în termen de 10 zile. Dacă problema necesită mai mult timp pentru a se rezolva, destinatarul trebuie să notifice acest lucru.
După ce ați scris, ar trebui să vă asigurați că verificați cu atenție textul din nou pentru erori, atât de ortografie, cât și de gramatică. Dacă aveți timp, ar trebui să lăsați scrisoarea deoparte și să reveniți la ea mai târziu. De regulă, vor fi descoperite inexactități care nu au fost observate la început. Acest sfat este cel mai important atunci când răspundeți la o reclamație a unui client. Nu ar trebui să iritați o persoană și mai mult cu o scrisoare scrisă analfabet.
Când documentul este scris și verificat de câteva ori, tipăriți-l pe hârtie A4. Această dimensiune este dimensiunea standard utilizată pentru orice corespondență, chiar dacă textul în sine ocupă doar o jumătate de coală.
Testați cerneala din imprimantă înainte de a imprima pentru a evita rezultatul neclar sau neglijent.
În unele cazuri, puteți să atașați cartea de vizită la document și să includeți foaia imprimată într-un fișier transparent.
Un plic de marcă cu sigla companiei este, de asemenea, considerat o formă bună.
Regulile pentru desfășurarea corespondenței informale de afaceri sunt adesea mai emoționale decât în documentele de afaceri și mai puțin clișee. Abrevierile și utilizarea adjectivelor colorate sunt potrivite aici, de exemplu, în felicitări: uimitor, receptiv, amabil.
E-mailuri de afaceri
Faptul că nu trimiteți corespondență într-un plic prin rețeaua poștală nu ar trebui să fie relaxant. Regulile corespondenței de afaceri se aplică și în aceste cazuri.
Mesajele electronice de afaceri competente și corecte creează o imagine pozitivă atât a întreprinderii, cât și a unei anumite persoane. Reputația în afaceri valorează mult!
Reguli de bază pentru corespondența prin e-mail
Utilizați adresa dvs. de e-mail de la serviciu numai în scopul propus.
Atenție la numele cutiei poștale. Nu folosiți nume incorecte atunci când lucrați, cum ar fi „baby”, „superman”, chiar dacă sunt indicate în transcrierea în limba engleză.
Completați întotdeauna coloana „subiect”, altfel scrisoarea dvs. poate ajunge în spam. Descrieri precum „plan”, „listă”, „propunere comercială”, „raport” nu sunt potrivite. Este posibil să existe destul de multe scrisori similare în căsuța de e-mail a destinatarului. Fii cât mai specific despre ce este mesajul tău. Nu folosi mai mult de cinci cuvinte. Scrieți-vă subiectul cu majuscule. Nu este nevoie să puneți un punct la sfârșit.
Dacă răspundeți la un e-mail primit anterior, asigurați-vă că ați eliminat „Re” din linia de subiect.
Stilul de comunicare
Păstrați scrisoarea într-un format de afaceri. Îndepărtați tonul amenințător, rugător, poruncitor.
Regulile corespondenței comerciale electronice nu permit utilizarea emoticoanelor sau a unui număr mare de semne de întrebare sau semne de exclamare în text.
Fi politicos. Un salut obligatoriu la început și rămas bun de la interlocutor la sfârșit este o formă bună. De exemplu, „Cu respect...” sau în felul acesta: „Cu drag...”.
Corespondența prin e-mail de afaceri și „regula de aur” a acesteia: nu amestecați mai multe subiecte diferite într-un mesaj. Este mai bine să trimiteți o serie de scrisori.
Un e-mail ar trebui să fie pe jumătate mai lung decât o scrisoare pe hârtie.
Lucrul cu atașamente
Dacă există prea multe informații de transmis, nu le puneți pe toate în corpul scrisorii, ci atașați-le ca documente separate ca atașamente.
Pentru comoditatea destinatarului, redenumiți documentele pe care le-ați pregătit cu nume pe care le înțelege. Acest lucru vă va arăta interesul și vă va cuceri. Gândiți-vă la câte dosare de lucru are destinatarul pe computerul său și cum va căuta scrisoarea dvs. printre ele.
Asigurați-vă că informați destinatarul despre fișierele pe care le trimiteți, astfel încât să nu le considere un virus aleatoriu. Arhivați documente mari.
Cel mai bine este să trimiteți atașamente prea mari (peste 200 kbytes) în alte moduri, de exemplu, printr-un server ftp.
Unele servere de e-mail nu permit formate precum COM, EXE, CMD, PIF și un număr de altele să treacă și să le blocheze.
Dacă au existat mai mulți destinatari ai scrisorii dvs., faceți-vă timp pentru a șterge toate dovezile de redirecționare în masă de fiecare dată. Destinatarul nu are deloc nevoie de astfel de informații suplimentare. Comanda „bcc” vă va ajuta.
Regulile pentru efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail impun informarea celeilalte părți că corespondența a fost primită. Dacă nu este posibil să răspunzi în acest moment, anunță-ți interlocutorul despre acest lucru. Salvați istoricul corespondenței pentru a evita alte întrebări și proceduri.
Dacă răspunsul este important și urgent, este permisă notificarea suplimentară a destinatarului prin telefon, Skype sau ICQ. Dacă nici după aceasta nu ați reușit să obțineți un rezultat pozitiv, amintiți-vă din nou.
Nu este neobișnuit ca atunci când solicitați un document, să primiți o scrisoare goală cu un fișier atașat ca răspuns. Este inacceptabil. Exemplele de corespondență comercială necesită ca informațiile relevante să fie plasate în corpul documentului. De exemplu, acesta: „Trimit datele necesare pentru solicitarea dumneavoastră”.
Nu uitați să indicați coordonatele la sfârșitul scrisorii: toate metodele de comunicare disponibile, poziție, site-ul companiei, link-uri către rețelele sociale.
Când scrieți contactele organizației, furnizați cât mai multe informații - număr de telefon cu prefix, adresă cu cod poștal. La urma urmei, comunicarea dvs. are loc nu numai cu rezidenții din regiunea dvs. Dacă aveți toate informațiile, vă va fi mai ușor să vă contactați.
Și ultima regulă: cine a început corespondența trebuie să termine dialogul electronic.
Concluzie
Corespondența de afaceri este o chestiune delicată. Uneori este suficientă o singură privire pentru a-ți forma o opinie certă despre o persoană și organizația pe care o reprezintă. Cunoașterea regulilor scrisului de afaceri vă poate ajuta foarte mult cariera.
În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele metode de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica comunicării interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți își pun astăzi întrebarea: ca să fie respectate toate regulile? Cum să folosiți o scrisoare competentă pentru a forma destinatarul impresie bună despre expeditor?
Acest articol descrie reglementările pentru corespondența de afaceri prin e-mail și sfaturi practice Informațiile prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă în afaceri atunci când compuneți e-mailuri.
Mulți oameni își încep ziua de lucru verificând căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu să folosească corect limbajul corespondenței de afaceri, confundând e-mailurile cu un mod informal de comunicare.
Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, cereri, dar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. Foarte des se întâmplă ca atunci când compun un e-mail atunci când fac schimb de fișiere, destinatarii din anumite motive să nu scrie eseuri însoțitoare și să nu introducă subiecte, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți o scrisoare prin e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă de afaceri prin e-mail?
Când compuneți e-mailuri, toate câmpurile furnizate trebuie completate
Regulile de corespondență comercială prin e-mail obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile prevăzute în e-mail, precum adresa și numele destinatarului și expeditorului scrisorii. Trebuie descris un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei enunțate în ea depind de subiectul descris corect. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - această simplă demonstrație de respect față de destinatar este foarte importantă atunci când se corespondează. După salut, ar trebui să existe un text numit „corpul scrisorii”, iar la sfârșit ar trebui lăsată o semnătură, de exemplu, „Cu respect, Petr Ivanovich Brisov”.
Salutări în corespondența de afaceri
Acest punct merită să ne concentrăm în continuare, deoarece un gest de respect este foarte important în orice aspect al comunicării de afaceri. Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail limitează expeditorul să folosească expresiile „Bună seara” sau „ Buna dimineata”, deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult timp după ce a primit-o. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii colocviale folosite în salutări.
După un cuvânt sau o expresie de salut, ar trebui să vă adresați destinatarului prin nume și patronimic, iar dacă numele este necunoscut de către expeditor, acest moment poate fi sărit. Apoi puteți trece la declararea scopului scrisorii.
Fișiere atașate în e-mailurile de afaceri
Dacă scopul principal al scrisorii nu este doar o narațiune scrisă și o prezentare a esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, atunci este mai bine să atașați mai întâi obiectul trimis. Se întâmplă adesea ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce au declarat esența problemei în corpul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului unei scrisori de afaceri.
Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă
Regulile de corespondență comercială prin e-mail impun expeditorului să aibă un nume electronic recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și apelurile oficiale par foarte neconcise și stupide atunci când adresa de e-mail conține expresii sau cuvinte informale, de exemplu, adresa de e-mail „limon_petya”. Acest lucru pare foarte nedemn pentru un adult. Pentru a efectua corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să respectați eticheta de e-mail de afaceri.
Folosind funcția de răspuns rapid (Răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior
Funcția Răspuns sau Răspuns (în versiunea sa prescurtată arată ca Re:) ajută utilizatorul într-un mod rapid Răspundeți la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are și capacitatea universală de a citi corespondența anterioară cu un interlocutor pe o anumită temă. Dar regulile corespondenței de afaceri prin e-mail obligă expeditorul să redenumească subiectul scrisorii de afaceri dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.
Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, ar trebui să verificați greșelile de ortografie și semnele de punctuație.
E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în timpul corespondenței de afaceri nu trebuie să neglijați regulile limbii ruse, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să revizuiți textul de mai multe ori și să îl verificați cu atenție pentru erori de ortografie și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au o funcție de verificare ortografică, așa că ar trebui să acordați atenție cuvintelor subliniate cu roșu. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, ar trebui să căutați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.
Câmpul destinatarului trebuie completat ultimul.
Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului unei scrisori de afaceri trebuie introdusă în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă este inclusă și în elementele de bază ale corespondenței prin e-mail de afaceri. Se întâmplă ca la completarea câmpului destinatar E-mail poate oferi o listă cu destinatarii utilizați anterior, aici ar trebui să vă concentrați și atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare comercială compusă către un terț destinatar.
Structurarea unei scrisori de afaceri
Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență comercială prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de text de litere pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate atunci când scrieți textul scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții dintr-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.
Esența unei scrisori de afaceri ar trebui menționată în esență
Pe lângă subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat și de prima și a doua propoziție clar formulate din textul principal. Sarcina expeditorului este să precizeze la începutul scrisorii esența problemei sau a problemei pentru care se adresează destinatarului. Prima propoziție ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii obligației conform contractului nr. 45 din data de 01.02.2017 „Cu privire la furnizare materiale vrac„se apropie de final. Pentru a reînnoi contractul, trebuie să depuneți un al doilea pachet de documente.” Datorită scopului desemnat, destinatarul are posibilitatea de a înțelege ideea principală a scrisorii de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament sub forma unui document text, dar, în același timp, în câmpul de text, ar trebui să lăsați eseul însoțitor. care evidențiază scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la compania Mak-Stroy LLC pentru examinare.” Vă rugăm să ne comunicați decizia dumneavoastră cu privire la problema prelungirii contractului nr. 45 din 01.02.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” până la termenul specificat în scrisoare.”
Fiecare e-mail de afaceri ar trebui să aibă un răspuns.
Exista exemple negative corespondență comercială, atunci când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri dintr-un motiv oarecare. Uneori pot exista într-adevăr cazuri când un răspuns nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, rezolvarea problemei poate dura câteva zile sau destinatarul este pe gânduri și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui făcut un scurt comentariu cu privire la această chestiune, de exemplu, „Bună ziua, Pyotr Ivanovich. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consult cu conducerea superioară. Voi raporta problema ta către CEO compania noastră și va da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu stimă, managerul departamentului de vânzări Belov Ivan Gennadievich.”
Merită să ne amintim că, dacă un răspuns nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci faptul că destinatarul unei scrisori de afaceri rămâne tăcut poate fi evaluat ca ignorând și refuzând să comunice cu expeditorul.
Când scrieți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările adresate.
Dacă scrisoarea trimisă destinatarului este de natură interogativă, atunci când compuneți scrisoarea ar trebui să răspundeți la întrebări în ordinea prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice la acestea. Când compuneți o scrisoare, nu trebuie să numerotați răspunsurile; trebuie doar să vă exprimați gândurile în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți de mai multe ori scrisoarea de afaceri primită, iar dacă există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a preveni ratarea lor. Dacă este imposibil să răspunzi la unele dintre întrebările puse, merită subliniat că momentan, din anumite motive, răspunsul nu poate fi dat.
Nu folosiți în exces abrevierile, designul emoțional și majusculele
Există exemple negative de corespondență de afaceri când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Utilizarea lor este populară atunci când comunică în în rețelele sociale, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări de emoții, deoarece destinatarul poate să nu le cunoască adevăratul sens și să le considere un set de neînțeles de erori de punctuație.
De asemenea, ar trebui să evitați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze flashy” și, de cele mai multe ori, astfel de fraze au o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește o scrisoare de afaceri electronice, poate evalua negativ un astfel de font, ceea ce va avea un efect negativ asupra percepției semnificației. Dacă într-o scrisoare de afaceri trebuie să subliniați importanța oricărui punct, este mai bine să folosiți fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru a reînnoi contractul cel târziu până la 02/10/2017. ” sau „Vă rugăm să rețineți că documentele de prelungire a contractului trebuie depuse până la 02.10.2017.”
Nu transmiteți informații sensibile prin e-mail
Atunci când transmiteți informații personale sau confidențiale, este mai bine să refuzați cutiile poștale electronice, deoarece există amenințarea ca informațiile să fie interceptate de atacatori pentru a fi folosite în propriile lor scopuri egoiste. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole de la carduri bancare, conturi bancare personale etc. Este important să rețineți că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de corespondență și pot fi furate dacă sunt piratate.
Semnătura expeditorului trebuie să fie la sfârșitul scrisorii.
După cum am menționat mai devreme, fiecare scrisoare trimisă trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc o funcție de blocare a semnăturii, în care puteți introduce titlul postului, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va apărea automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va ușura tastarea. Este important să scrieți corect o semnătură, astfel încât destinatarul să aibă posibilitatea de a se adresa corect expeditorului atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Cu respect, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000.”
Tragând concluzii, se poate observa că, pentru a înțelege cum să desfășurați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să stăpâniți elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să respectați regulile de bază ale etichetei și să respectați normele limbii ruse.
Înainte de a compune un mesaj, trebuie să vă amintiți diferența dintre eticheta unei scrisori de afaceri și a unei scrisori personale. Cel mai important lucru este să menții un nivel de încredere atunci când prezinți tema aleasă. Destinatarul este mai probabil să fie impregnat de cutare sau cutare problemă și să încerce să se implice în rezolvarea întrebărilor ridicate dacă simte o comunicare în direct în rândurile scrisorii. De aceea, cei care cunosc eticheta modernă a scrisorilor de afaceri nu includ în text astfel de anacronisme precum „bazat pe fapte”, „trebuie” sau și mai uitatul „vă notific prin prezenta”.
Caracteristici
Focalizarea și definirea clară a scopului, consecvența în prezentarea faptelor, specificitatea propunerilor și solicitărilor și caracterul informativ al mesajelor despre acțiuni și fapte au fost păstrate în scrisorile de afaceri. Scrisorile de afaceri au început să fie scrise într-un mod mai relaxat, dar declarațiile emoționale deschise, epitetele și comparațiile nu au fost obținute din caracteristicile corespondenței personale; eticheta antică a unei scrisori de afaceri încă predomină aici. Și numai pentru că scopul unui astfel de mesaj este, ca și până acum, acela de a înainta o propunere la care trebuie să urmeze în mod necesar un răspuns specific, influența autorului unei scrisori de afaceri ar trebui să fie foarte mare, deoarece încurajează destinatarul să întreprindă acțiuni de o natură specifică. Mai mult, textul este compilat în așa fel încât punctul de vedere al autorului să reprezinte nu propria sa atitudine față de problemă, ci interese reciproc avantajoase în rezolvarea acesteia.
Eticheta scrisorilor de afaceri prescrie să nu se folosească pronumele „eu”, așa cum se obișnuiește în corespondența personală; aici, este adecvat un accent pe un alt pronume - „tu”. Dacă un mesaj de afaceri este scris fără erori, tipărit cu atenție, textul este plasat în conformitate cu toate regulile și cerințele existente și, prin urmare, este citit nu numai ușor, ci și cu plăcere, corespondența va continua cu siguranță. Deși și astăzi este foarte adesea necesară descifrarea frazelor complicate răsucite, căutând subiectul și predicatul pentru a ajunge la fundul sensului încorporat în ele. Regulile scrisului de afaceri se schimbă foarte repede în aceste zile. Ce formă bună era să scrii de mână. Atunci ai putea fi sigur că mesajul nu a fost o copie carbon. Câtă personalitate se vedea în acest mesaj, iar la relația dintre destinatar și autor s-a adăugat întotdeauna respect. Păcat că acest obicei a devenit complet depășit, iar aproape toate scrisorile au devenit acum electronice.
Reguli moderne
O scrisoare de afaceri, din care un eșantion va fi prezentat mai jos, reprezintă corespondența ca un act civilizat modern. Astăzi există reguli nu mai puțin variate care trebuie respectate. Deși, în comparație cu limba oficiala, care a existat în țară în urmă cu aproximativ cincizeci de ani, aceste reguli par mai probabil să fie nuanțe sau subtilități deosebite. În primul rând, așa cum este dictat de regulile unei scrisori de afaceri, trebuie să utilizați un salut înainte de începutul textului într-o adresă personală către destinatar. Deși acum în corporații și în orice organizații nu prea mici există o comunicare internă a formatului ISQ, unde răspunsul urmează întrebării, întrebarea urmează răspunsului, iar în această corespondență rapidă nu este necesară apelarea după nume de fiecare dată. in orice caz design corect O scrisoare de afaceri necesită o concentrare individuală și, prin urmare, este necesar un apel personal.
Subiectul scrisorii în corespondența modernă este de obicei plasat într-un câmp separat și trebuie completat corespunzător, adică în funcție de conținut. Formularea corectă a subiectului scrisorii reprezintă jumătate din succes, deoarece este primul lucru pe care îl va vedea destinatarul. Formularea precisă îl va ajuta să se adapteze cheia potrivităși percepe rapid și corect informațiile primite în întregime. Și cu siguranță trebuie să informați destinatarul că ați primit răspunsul său - aceasta este o formă bună, o dovadă de respect pentru colegi și parteneri, acest lucru s-a făcut acum o sută două sute de ani și nici atunci nu se grăbeau să trăiască și știa exact cum să scrie o scrisoare de afaceri. Astăzi trebuie să răspundeți rapid la mesaje, ceea ce este locul în care e-mailul vă ajută - comunicarea este foarte rapidă. Dacă nu este posibil să răspundeți imediat, trebuie totuși să trimiteți un mesaj care să indice primirea răspunsului, indicând ora următoarei sesiuni de comunicare.
Timp și loc
Trebuie amintit că din punct de vedere psihologic limita de timp de răspuns în valoarea sa critică este de patruzeci și opt de ore. Acesta este cazul dacă nu există o funcție de răspuns automat. După ce au trecut două zile, destinatarul este deja plin de încredere că scrisoarea sa a fost lăsată nesupravegheată sau cel mai bun scenariu- pierdut. Regulile unei scrisori de afaceri conțin și acest punct: nu amânați niciodată un răspuns, deoarece acest lucru va pierde inevitabil clientul, iar partenerul va începe să se îngrijoreze și să se gândească la întreruperea tot felul de relații. În orice caz, aceasta este o încălcare gravă a eticii corespondenței în afaceri. Dacă trebuie să trimiteți aceleași informații, puteți pur și simplu să extindeți lista de destinatari. Plasarea tuturor adreselor într-un câmp „către” reduce foarte mult timpul de livrare, iar transparența este menținută în parteneriate: toți cei care primesc scrisoarea văd lista generată.
Un mesaj excelent pentru continuarea parteneriatelor este expresia politicoasă „mulțumesc anticipat”. Cum este scrisă într-o scrisoare de afaceri și în ce parte este plasată - fiecare decide singur. Desigur, destinatarul ar trebui să-l vadă după ce informația a fost deja asimilată și a fost dat stimulentul la acțiune. La sfârșitul scrisorii, înainte de blocarea contactului - cel mai mult cel mai bun loc pentru această frază. Apropo, despre informațiile de contact: ar trebui să fie în fiecare scrisoare, nu doar în prima. Numerele de telefon ale autorului, poziția și orice altceva nu pot fi forțate să le caute. Formatarea unei scrisori de afaceri nu depinde în niciun fel de durata corespondenței. Regulile trebuie respectate întotdeauna. Și pentru a nu ghici dacă destinatarul a primit scrisoarea, există o funcție de solicitare. Numai în acest caz poți fi sigur că a fost citit. Istoricul corespondenței trebuie salvat; nu puteți răspunde cu un mesaj nou. Cu toate acestea, atunci când transmiteți întreaga bandă de comunicare pentru a rezolva o anumită problemă, este necesar să vă amintiți nu numai subordonarea, ci și confidențialitatea. Dacă există informații personale în corespondență, acestea trebuie șterse înainte ca terții să o citească.
Fiecare dintre noi a scris scrisori și note formale de cel puțin mai multe ori în viața noastră. Oriunde ne aflăm și ce facem, fiecare domeniu are propria corespondență comercială, care trebuie condusă pentru a clarifica unele puncte, a clarifica informații, a pune o întrebare etc. Dacă anterior acest fenomen era mai des întâlnit în aplicațiile pe hârtie și în transmiterea scrisorilor către superiori (precum și partenerii de afaceri), astăzi această categorie este mai răspândită în mediul din jurul nostru.
Trebuie să știi cum să conduci corespondența de afaceri corect, chiar dacă pur și simplu plasezi o comandă într-un magazin online și vrei să comunici cu reprezentantul acestuia.
În acest articol, vom descrie câteva dintre punctele principale care compun comunicarea în afaceri. Vom acorda atenție la ce nuanțe trebuie luate în considerare atunci când faceți schimb de scrisori cu partenerii dvs.; care nu poate fi neglijat dacă nu vrei să pari incompetent și nepoliticos cu interlocutorul tău și, de asemenea, amintește-ți regulile care trebuie urmate în orice situație.
Unde este folosit?
Evident, corespondența de afaceri este folosită cel mai des în procesul de lucru. Dacă lucrezi într-o companie, atunci cu siguranță te vei confrunta cu nevoia de a compune acest tip de corespondență. Deoarece despre care vorbim despre probleme de afaceri, este ușor de înțeles că stilul de scriere ar trebui să fie adecvat - cât mai formal și oficial posibil.
Impresia suplimentară a angajaților companiei la care este trimisă scrisoarea despre tine și compania ta depinde de cât de bine reușești să organizezi corespondența de afaceri. Prin urmare, procesul de scriere a textului și proiectarea acestuia trebuie abordate cât mai responsabil posibil.
În primul rând, dacă căutați cum să conduceți corespondența de afaceri, vă recomandăm să citiți instrucțiunile noastre. În ea, după cum sa menționat mai sus, vom prezenta atât câteva puncte teoretice, cât și întrebări practice. La sfârșitul articolului vom încerca să dăm câteva exemple de fraze care sunt tipice pentru un stil de scriere formală. În cele din urmă, folosind baza din acest articol, veți putea compune în mod independent texte de înaltă calitate pentru comunicare ulterioară cu contractanții.
Tipuri de corespondență
Imediat, discutând despre ce este corespondența de afaceri, aș dori să atrag atenția asupra tipurilor acesteia. Astfel, putem distinge o scrisoare de cerere și, în consecință, o scrisoare de răspuns; o scrisoare informativă (cel mai des trimisă clientului); notă de mulțumire (în semn de recunoștință pentru serviciul furnizat), scrisoare de notificare, memento, avertisment; scrisoare de recomandare; garantie si scrisoare de intentie. De fapt, acestea sunt doar cele mai frecvent utilizate tipuri care formează atât corespondența comercială reală, cât și cea electronică. În consecință, le vom întâlni în practică cel mai des.
Structura
Este logic ca pentru o organizare mai convenabilă în scrierea oricărei scrisori, ne-ar fi util să lucrăm cu structura sau planul ei anumit. Acest lucru vă va permite să împărțiți sarcina în pași mai mici, care sunt mult mai ușor de finalizat. De exemplu, planificați rândul scrisorii dvs. pentru a acoperi subiectele pe care trebuie să le prezentați cât mai exact posibil. De exemplu, dacă scrieți o întrebare despre prețul unuia sau al unui produs, încercați să precizați pe scurt motivul: de ce scrieți companiei (din moment ce doriți să cumpărați sau să comandați acest sau acel produs); clarificați scopul principal (aflați cât vă va costa să comandați 10 unități dintr-un produs cu anumite opțiuni). În cele din urmă, specificați sub ce formă doriți să primiți o cotație și întrebați dacă există o reducere pentru acest volum de producție.
Desigur, aceste informații sunt deja evidente - trebuie doar să-ți dai seama logic ce vrei să scrii. În plus, nu trebuie să uităm de design și cerințe. Vom vorbi despre asta mai în detaliu mai târziu.
Cerințe pentru scrisori
Deci, regulile corespondenței de afaceri prevăd că toate scrisorile trebuie, în primul rând, să fie scurte. Aceasta este regula principală pe care va fi citită. De acord, tuturor nu ne place când suntem încărcați cu o cantitate mare de informații. Dacă aceasta este o scrisoare de afaceri, nu ar trebui să fie imensă - în acest caz, poate fi pur și simplu ignorată. Dacă nu puteți scurta informațiile imediat, faceți-o după ce ați scris prima versiune a scrisorii.
În al doilea rând, partenerul tău (participant la corespondență) trebuie să înțeleagă ce se spune. Adică, scrisoarea ar trebui să fie informativă și ușor de înțeles. Ar trebui să conțină informațiile pe care ați dori să le transmiteți astfel încât să evitați întrebări suplimentare și să nu pierdeți timpul cu clarificarea detaliilor.
În al treilea rând, scrisoarea ar trebui să fie cât mai respectuoasă posibil față de partenerul sau angajatul companiei care o va citi. Este adevărat – cu cât îi arăți mai mult respect interlocutorului tău, cu atât este mai probabil ca acesta să răspundă corespunzător solicitării tale și, în final, vei obține efectul dorit.
Corespondenta in engleza
În unele cazuri, negocierile ar trebui să se desfășoare în limba engleză (sau în orice altă limbă decât rusă). Acest lucru este normal, mai ales dacă există relații cu contrapărți străine. Este de remarcat faptul că regulile corespondenței de afaceri se aplică oricărei limbi: numai întorsăturile stilistice pot diferi. Sarcina ta este să-l alegi pe cel mai potrivit pentru situația în care te găsești tu și partenerul tău (interlocutorul).
Corespondență de afaceri către Limba engleză, desigur, necesită deținerea lui pentru o lungă perioadă de timp nivel inalt, prin urmare, dacă nu este vorba despre dumneavoastră, vă recomandăm să apelați la traducători profesioniști. Este important ca traducerea să fie efectuată de o persoană care vorbește un discurs specializat, care face parte din limba corespondenței de afaceri.
Exemplu. Introducere
Cum începi este foarte important în orice conversație. În acest sens, eticheta corespondenței de afaceri nu este diferită de comunicarea în direct: primul lucru pe care trebuie să-l faci este să saluti interlocutorul și să-l introduci cumva în conversație. Salutul poate fi un „Bună ziua” standard, dar introducerea ar trebui să fie mai individuală. De exemplu, puteți indica un scop scurt al scrisorii dumneavoastră („Vă contactăm pentru a clarifica unele informații despre produsul dumneavoastră. În primul rând, ne interesează costul modelului A1”). O altă variantă: „Ca o continuare a noastră conversație telefonică despre modelul „A1”, vă scriu cu o întrebare despre costul acestui produs”). Puteți, de asemenea, să vă descrieți pur și simplu situația: „Îți scriu pentru că în 2010 partenerul tău a contactat compania noastră, oferindu-se să înceapă cooperarea în acest domeniu în numele tău.”
Prezentarea materialului
Apoi, după ce ați scris o introducere la scrisoarea dvs., ar trebui să faceți o clarificare despre motivul pentru care scrieți. De exemplu, după ce ați pus o întrebare despre prețul unui produs, clarificați ce vă interesează. Puteți scrie acest lucru: „Am dori să comandăm N unități de produs, sub rezerva livrării la adresa X.” În cazul continuării convorbirii telefonice, puteți declara solicitarea dvs. - de ce i-ați scris persoanei după ce ați vorbit cu ea la telefon (să zicem, pentru a confirma intenția de a efectua o tranzacție): „Și anume: ne interesează produsul N, cu condiția ca acesta să fie furnizat cu opțiunea X”. Dacă luăm în considerare a treia versiune, puteți începe și să dezvoltați subiectul dorinței dvs. de a coopera cu compania. Descrieți cum este în interesul dvs. și că partenerul va primi un anumit beneficiu din interacțiunea cu dvs. dacă este de acord cu aceasta: „Veți fi interesat să știți că cursul companiei noastre s-a schimbat și de atunci a devenit uniform. mai aproape de interesele afacerii tale.”
Oferi
Orice corespondență de afaceri (exemplele pe care le dăm, de asemenea, au în mod necesar această proprietate) necesită o secvență logică. Dacă la început ați scris despre motivul pentru care ați scris, atunci ar trebui să specificați și să extindeți în continuare această idee. Indicați ce ați dori de la interlocutor în mod mai larg - poate atrageți-i perspectiva beneficiilor în urma acceptării să lucreze cu dvs. Această parte, după toată logica, ar trebui să fie „apogeul” scrisului tău, punctul culminant al acestui gen. Dacă inițial ați abordat fără probleme ceea ce vă interesează în primul rând, atunci în această parte ar trebui să vă „dezvăluiți cărțile”. Toată corespondența de afaceri (exemplele de litere de mai sus nu fac excepție) ar trebui să fie structurată de-a lungul unei curbe ascendente atât de netede. Atunci cititorul rândurilor tale va înțelege starea ta de spirit și, astfel, îi va fi mai confortabil să comunice cu tine. Nu faceți niciun salt brusc, nu treceți de la un subiect la altul.
După cum arată exemplele, dacă trebuie să discutați, de exemplu, două probleme care nu au legătură, puteți împărți articolul în părți, împărțindu-l în paragrafe. Acest lucru este convenabil atât pentru cititor, care va vedea vizual momentul în care treci de la o întrebare la alta; și așa este și pentru tine, pentru că în acest caz scrii de parcă vorbim despre două litere diferite.
Dacă vorbim despre exemplele noastre, ar trebui să scriem: „În plus, am dori să recomandăm produsul N, despre care am interacționat cu dumneavoastră cu o lună mai devreme.” Sau: „La un preț potrivit condițiilor noastre, am dori să stabilim o colaborare permanentă cu dumneavoastră în acest domeniu, mărind canalul de vânzare la X-Y mii unități." În cele din urmă, puteți face acest lucru: "Dacă interesul dvs. de a lucra cu noi este încă valabil, vă rugăm să ne anunțați."
Fiecare al doilea eșantion de corespondență de afaceri este construit în conformitate cu acest principiu, așa că nu este nimic în neregulă cu el. Dimpotrivă, evidențierea titlurilor ajută adesea la o navigare mai bună, deoarece elimină „text solid” și creează un fel de „ancore” în el pe care le puteți atașa vizual.
Partea finală
În cele din urmă, ar trebui să-ți închei scrisoarea în același spirit în care ai început-o. Dacă scrieți o scrisoare de mulțumire, scrieți că sunteți încântat să cooperați cu compania pe care o descrieți; dacă aceasta este o propunere comercială, ar trebui să vă exprimați recunoștința pentru atenția acordată scrisorii dumneavoastră și să sperați în continuarea interacțiunii cu această persoană. Trebuie să înțelegi că modul în care îți închei scrisoarea determină în mare măsură opinia finală despre tine și compania ta. Toată corespondența de afaceri (exemplele de scrisori demonstrează în mod constant acest lucru) este construită pe politețe - așa că amintiți-vă întotdeauna nevoia de a mulțumi interlocutorului, de a exprima speranța, de a-l lauda sau de a lăsa recomandarea. Ar trebui să alegeți finalul textului în așa fel încât să corespundă pe deplin problemei descrise în scrisoare.
Exemple: „Sperăm să vă păstrăm ca partener permanent, cu speranța unei cooperări stabile în activitățile noastre viitoare.” Sau „Suntem sincer recunoscători pentru atenția dumneavoastră și sperăm că putem dezvolta cooperarea cu dumneavoastră în viitor.” Sau „Vă mulțumim pentru atenție. Sper să putem continua să vă servim interesele pe piața N în viitor.”
Etichetă și alfabetizare
Nu uita niciodată de politețe. După cum am subliniat deja mai sus, este important dacă sunteți interesat de corespondența de afaceri. Expresii precum „buc să cooperez”, „vă mulțumesc pentru atenție”, „îmi cer scuze că v-am deranjat”, „vom fi bucuroși să vă văd”, „ai vrea să ni te alături” și altele. Ultimele două, de altfel, se referă mai mult la invitații la sărbători corporative decât la o scrisoare de afaceri.
Întotdeauna, în semn de respect, adăugați „vă rog”, „mulțumesc”, „ați fi amabil” etc. la fraze, acolo unde este cazul.
Alfabetizarea umană nu este mai puțin importantă în procesul de scriere a scrisorilor de afaceri. Mai exact, dacă faci chiar și o singură greșeală de bază în procesul de creare a unei scrisori, putem spune că interlocutorul își va forma cu totul altă părere despre tine decât cea la care te aștepți. Prin urmare, încearcă să scrii cât mai competent și verifică totul de mai multe ori. Dacă nu știți cum să găsiți erorile și să le corectați singur, utilizați serviciile unui corector sau serviciile specializate. Este foarte simplu, dar vă va permite să aveți încredere în textul dvs.
Practică și antrenament
Pe Internet, după cum sa menționat mai sus, există multe exemple de scrisori de afaceri gata făcute pe orice subiect. Nu le-am inserat aici în întregime, deoarece, de fapt, pur și simplu nu există suficient spațiu în acest articol pentru a găzdui o cantitate atât de mare de informații. În schimb, am decis să enunțăm pur și simplu câteva reguli și principii de bază, cu care ați avut ocazia să vă familiarizați mai sus. Cu toate acestea, aceștia, desigur, nu sunt toți pașii care ar trebui făcuți pe calea spre învățarea scrisului de afaceri. De fapt, experiența practică joacă cel mai important rol în acest domeniu.
Dacă studiezi, să zicem, 5-10 exemple de scrisori gata făcute și, de asemenea, citești articolul nostru și extragi câteva reguli de aici, foarte curând vei putea scrie scrisori așa cum ai nevoie. De fapt, acest lucru este suficient pentru a crea orice scrisoare ca parte a corespondenței de afaceri.
Exemple gata făcute
Deoarece, după cum sa menționat mai sus, există o sumă uriașă exemple gata făcute, studenții și specialiștii debutanți sunt tentați să folosească munca gata făcută a altcuiva pentru a produce pe baza acesteia proiect propriu. Aș dori să spun că acest lucru nu este recomandat în practică, ci în antrenament - vă rog.
În procesul de studiu a ceea ce este scris în alte litere, veți putea naviga mai ușor ceea ce trebuie să clarificați în corespondența dvs. Acest lucru este normal pentru că este natura umană să învețe direct din experiență.
Adevărat, dacă primiți o sarcină pentru a compune o scrisoare de afaceri cu drepturi depline, încercați mai întâi să revizuiți exemplele și să alegeți cel mai potrivit pentru sarcina dvs. Apoi trebuie să-l adaptezi cât mai mult la situația pe care o ai conform conceptului general, dar în același timp să-l scrii din nou pentru a-ți stabili propriul stil de prezentare și scriere. La urma urmei, poate că vei putea transmite mai bine informațiile și vei face comunicarea în sine mai productivă și mai eficientă.
Învață și exersează! Și ești de ajuns perioadă scurtă timp în care vă puteți crea propriile scrisori de afaceri!
