Trabajos de oficina de la A a la Z. Cómo utilizar precintos y estampillas en la organización. Sello oficial de la nueva ley de educación

Atrezzo 25 "Impresión de sello"... Actualmente, en el trabajo de oficina ruso, se utilizan dos tipos de sellos en la organización para certificar la autenticidad de documentos y certificar copias de documentos:

· casa (sello o de marca ) foca,

· simple Sellos de divisiones estructurales (10).

El sello principal de la organización acredita las firmas del titular, sus suplentes, jefes del servicio financiero, el jefe de contabilidad, su suplente, así como los demás funcionarios a los que se les haya otorgado la debida autoridad mediante poder notarial o por orden de la cabeza.

El derecho a la imagen del emblema estatal de la Federación de Rusia en el sello de la organización está determinado por el art. 4 de la Ley Constitucional Federal de 25 de diciembre de 2000 No. 2-FZ "Sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia". Las reglas para formalizar el sello oficial se establecen en GOST R 51511-2001. Reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia. Forma, dimensiones y requisitos técnicos (según la enmienda nº 1 de 26.12.2002).

El elemento principal sello La impresión es la imagen de un águila de dos cabezas. El sello oficial acredita las firmas del titular, sus suplentes, los jefes del servicio financiero, el jefe de contabilidad, su suplente, así como los demás funcionarios a los que se les haya otorgado la autoridad correspondiente.

Los sellos oficiales se colocan en documentos que requieren certificación especial: relacionados con la recepción de dinero o valores materiales, en documentos de identidad, en cartas de garantía y contrato.

El sello oficial también se utiliza para certificar copias de varios documentos, por ejemplo: copias de reglamentos, estatutos enviados a organizaciones gubernamentales, copias de decisiones judiciales y algunos otros documentos. Hay una lista de documentos en los que se coloca el sello oficial.

Uso de organizaciones no gubernamentales de marca sello, que se equipara al sello. El emblema de la organización o la abreviatura de su nombre se coloca en el centro del sello, y el nombre completo de la organización y su número de registro estatal (OGRN) se indican a lo largo de la circunferencia.

La ubicación de la impresión del sello principal en relación con el título del puesto y la firma personal de un funcionario se define en la Instrucción modelo para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales (aprobada por Orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de Rusia Federación No. 536 del 8 de noviembre de 2005 y registrada por el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia el 27 de enero de 2006 No. 418). El sello debe ser bien legible y solo debe contener el final del nombre del funcionario que firmó el documento. La imposición de un sello a una firma personal es inaceptable (11).

Sellos simples se utilizan para la documentación interna de la institución, en copias duplicadas de documentos administrativos, en certificados, pases, al sellar paquetes, paquetes. Puede haber varios sellos simples en una institución, organización o empresa. En este caso, se reproducen dos nombres en la prensa: la organización y la unidad estructural: "secretaría", "oficina", "gestión de asuntos", "departamento de personal", "sector de protocolo", "departamento administrativo", etc. A diferencia de los sellos oficiales, que tienen una forma redonda y tamaños estándar, los sellos simples pueden ser de varios tamaños y formas, no solo redondos, sino también cuadrados, triangulares, ovalados, etc.

Por la naturaleza de los materiales con los que están hechos los sellos, se dividen en caucho y metal.

Para colocar marcas en el recibo, registro, paso y ejecución de documentos, así como otras marcas de referencia, el apropiado sellos de masilla .

18,5. Marcas en documentos como reflejo de etapas

su paso y ejecución

Props 26 "Marca de certificación de una copia" utilizado para certificar la conformidad de una copia de un documento con su original. La marca se coloca debajo del atributo "Firma" del margen izquierdo del documento. El atrezzo consta de una inscripción de confirmación. Correcto(con mayúscula, sin comillas), el nombre del cargo de la persona que certificó la copia; firma personal, transcripción de la firma (iniciales, apellido), fecha de certificación.

Las copias de los documentos son certificadas por el jefe de la organización o los funcionarios autorizados por él (adjunto, jefe del servicio de personal, trabajo de oficina, etc.).

Jefe del Sector de Protocolo Firma personal L. I. Ivanov

En la copia de la carta saliente que permanece en los asuntos de la empresa, no se puede indicar la fecha de su certificación, el nombre del cargo de la persona que certificó la copia.

Al enviar una copia a otras organizaciones, la copia certificada se certifica con el sello de la organización. Al enviar documentos a organizaciones subordinadas, sus copias están certificadas con el sello del departamento (sector) donde se almacena el documento original. En tales copias, en el lugar donde se proporciona la firma del jefe, se coloca el sello del departamento de asuntos, oficina, sector de protocolo, etc.

Accesorios 27 « Marca de artista " indica la persona que redactó el documento. En GOST R 6.30-2003, solo se recomienda un método de registro del requisito: las iniciales y el apellido del artista, su número de teléfono:

VIRGINIA. Petrov

El requisito está destinado a la implementación de una pronta comunicación telefónica con el contratista a fin de obtener aclaraciones y aclaraciones sobre las cuestiones planteadas en el documento. La etiqueta comercial prescribe dirigirse a un funcionario desconocido ya sea por el nombre y el patronímico, o por el apellido en combinación con la palabra "maestro" o "amante". El método de registro del requisito propuesto por GOST excluye la posibilidad de la primera variante de la dirección (las iniciales no contienen la información necesaria). La segunda variante de dirección (solo por apellido) no siempre es conveniente, especialmente si el apellido del artista no está inclinado (Chernykh, Lominago, Shevchenko, etc.). Por lo tanto, en los accesorios, está permitido indicar el nombre completo y el patronímico del intérprete en lugar de las iniciales (12).

La marca del artista se coloca en el anverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda. El teléfono está designado por tres grupos de números sin guiones entre ellos.

En las cartas de respuesta, puede indicar no solo el número de teléfono, sino también el número de la oficina, si el destinatario de la carta expresa su deseo de reunirse personalmente con la persona que preparó el documento. En letras de larga distancia, el código de área se indica entre paréntesis antes del número de teléfono de la oficina.

Props 28 "Marca en la ejecución del documento y su dirección en el caso" adherido a los documentos ejecutados para ser cancelados en la caja para su posterior almacenamiento y uso con fines de referencia.

La marca de rendimiento se coloca en la primera hoja del documento debajo de la marca de rendimiento. La estructura del requisito incluye los siguientes datos: referencia a la fecha y número del documento que acredite su ejecución, y en ausencia de tal documento - breve información sobre la ejecución, así como palabras. En el caso No. indicando el número del caso en el que se almacenará el documento; la firma del contratista y la fecha de la marca.

Los resultados de la ejecución se pueden formular de la siguiente manera: "La respuesta fue enviada, fecha, No."; "Se da una respuesta oral"; "Se tiene en cuenta a la hora de elaborar la solicitud"; "El problema se resolvió por teléfono", etc.

Props 29 "Marca de la recepción del documento en la organización" pegado a mano o con un numerador especial en la parte inferior derecha del anverso de la primera hoja de los documentos entrantes. Es posible poner una marca en el reverso de la hoja.

El requisito consiste en el nombre de la organización (o unidad estructural) donde se recibió el documento; la fecha de su recepción y el número de registro entrante. La marca de tiempo de llegada puede incluir opcionalmente una indicación de horas y minutos. El nombre de la organización se indica, por regla general, de forma abreviada.

03.01.2008 № 001

Props 30 "Identificador de la copia electrónica del documento" es una marca (pie de página) que se coloca en la parte inferior de cada página del documento y contiene el nombre del archivo en un medio de máquina, código de operador, fecha y otros datos de búsqueda establecidos en la organización.

Por lo general, el nombre del archivo refleja su contenido, así como información sobre los nombres y las fechas. La longitud del nombre del archivo (número de caracteres) está determinada por las características del sistema operativo de la computadora.

Preguntas de prueba para autoevaluación:

1) ¿Qué documentos firma el titular de la organización y / o sus suplentes? ¿En qué caso se firman todas las copias de los documentos enviados?

2) ¿En qué caso solo se firma la primera copia del documento enviado? ¿Qué marca se coloca en otras copias del documento?

3) Cuéntenos sobre las reglas de registro de los props "Signature".

4) ¿Cuál es el procedimiento para firmar un documento si no hay ningún funcionario cuya firma esté preparada en el borrador del documento?

5) ¿En qué caso se requieren dos o más firmas en un documento? Dé ejemplos de documentos que estén certificados por dos firmas.

6) ¿Está permitido utilizar una firma facsímil en el documento original? ¿Qué documentos reglamentarios rigen el uso de firmas electrónicas y de fax en los documentos?

7) ¿Qué significa la aprobación de documentos? Cuáles son los métodos de acuerdo.

8) ¿Cómo se coordina el documento si hay varias instancias externas?

9) ¿Es la negativa a estar de acuerdo? ¿Cómo se redacta el requisito "Visa de aprobación de documentos" en caso de desacuerdo oficial con el contenido del documento?

10) ¿Qué sellos se utilizan en el trabajo de oficina ruso para certificar la autenticidad de los documentos?

11) Cuéntenos sobre las reglas para el diseño de los accesorios de "Sello de impresión".

12) ¿Cómo se puede emitir la "nota de ejecución" requerida? Motiva tu respuesta.

Literatura

· Ley Federal de 10.01.2002 No. 1-FZ "Sobre Firmas Digitales Electrónicas".

· Ley Federal de 27 de julio de 2006 No. 149-FZ “Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información”.

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• - pedidos (presupuesto, banco, pensiones, consolidado - pago);
• - solicitudes y representaciones, características, premios y certificaciones;
• - registros (órdenes de presupuesto, cheques, documentos presentados al banco);
• - coste estimado;
• - acuerdos y contratos firmados en nombre de la institución;
• - pedidos y pedidos;
• - certificados;
• - certificados de empleados de la institución;
• - la plantilla de la institución;
• - certificados de graduados;
• - asuntos personales de alumnos y estudiantes;
• - certificados de honor y diplomas;
• - instrucciones vinculantes;
• - libros de trabajo de los empleados;
• - en una revista genial.

Después de revisar la lista anterior, puede averiguar exactamente qué documentos están certificados por el sello oficial.

Que documentos estan sellados

Los sellos oficiales se utilizan en instituciones estatales, autoridades públicas y organismos dotados de poderes estatales (por ejemplo, en notarías privadas). El sello oficial se coloca en documentos que requieren una confirmación especial de autenticidad, en particular, en contratos, libros de trabajo, cartas, certificados, certificados de servicio, diplomas.

El sello confiere fuerza legal al documento y confirma la autenticidad de la firma del funcionario que lo firmó. El sello oficial es obligatorio en los originales de los documentos más importantes, en particular, los que acrediten identidad, calificaciones y experiencia laboral.

¿Qué documentos están sellados con el sello oficial de la institución?

Primero, debe determinar la lista de documentos de la empresa en los que se le pedirá que selle. Luego es necesario redactar instrucciones para el uso de sellos, en las que es necesario escribir cuándo se coloca un sello, se equipara a un sello y cuándo: uno simple, cómo se usan los sellos, si están en la organización. .
Especifique por separado dónde se almacenará el sello y quién es designado responsable de su almacenamiento (por lo general, este tema lo decide el jefe de la organización). Es aconsejable hacer de esta instrucción, junto con la lista, un apéndice a las instrucciones generales para el trabajo de oficina de su empresa y, si no lo hay, un documento independiente o una adición a la carta.

En el futuro, si es necesario certificar un documento con un sello que no se especifica en la ley local, el titular de la organización emite una orden especial al respecto. La lista de documentos certificados por el sello se puede complementar con el tiempo.

Las reglas de uso se establecen para la impresión de cada sello permitido de acuerdo con el siguiente esquema aproximado: Impresión de impresión del servicio DOE Nombre del documento Cargo del empleado que coloca la impresión Impresión del sello oficial Nombre del documento Cargo del empleado que coloca la impresión La base de la instrucción es una lista de documentos certificados por el sello oficial. Puede contener: - tabla de personal; - muestras de firmas para apertura de cuentas, etc.

Atención

Los cambios y adiciones a la lista están permitidos solo bajo la dirección del jefe de la organización. El uso de sellos en la organización está permitido solo a los empleados especialmente designados por orden del jefe.

El derecho al uso del sello oficial se otorga a los primeros líderes, funcionarios de entre los empleados de la institución educativa preescolar o del servicio financiero.

¿Dónde puedo poner la impresión "para documentos"?

En las instrucciones para el uso de sellos, es necesario prescribir el procedimiento para la destrucción de sellos obsoletos Imprimir en el libro de trabajo Por separado, es necesario decir sobre la impresión del sello en el libro de trabajo del empleado. El procedimiento para completar los libros de trabajo se describe claramente en dos actos normativos: las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo * y las Instrucciones para completar los libros de trabajo **, que deben observarse estrictamente.

Después de examinar estos documentos, llegamos a la conclusión: solo hay tres casos en los que una organización o departamento de personal está sellado en el libro de trabajo de un empleado (puede usar cualquiera de ellos): - durante el registro inicial del libro - en la portada; - al cambiar los datos personales del empleado - en el lado interno de la portada; - al despido - después del aviso de despido en la sección "Información sobre el trabajo".

7.uso de impresión impresa en el papeleo

La impresión del sello en el recibo del recibo de efectivo también debe capturar la parte del documento que permanece en su organización. Es inaceptable poner un sello sobre una firma personal. Y finalmente, está estrictamente prohibido colocar el sello en páginas y formularios en blanco, porque

esta es una verdadera provocación de abuso y una amenaza para la seguridad. ¿Cómo estampar?

• Cuando "imprima" documentos, principalmente documentos de pago, trate de asegurarse de que la impresión no sea opaca ni borrosa. Una impresión del sello mal legible o parcialmente impresa puede convertirse en la base para que el notario se niegue a certificar una copia del documento y para que el banco acepte la orden de pago para su ejecución. Por lo tanto, cambie (rellene) la almohadilla de sello de manera oportuna.
• Después de reemplazar o rellenar la almohadilla de tinta, tome una copia de prueba del borrador antes de imprimir en su documento.

Una vez más sobre la impresión

A veces, la impresión debe secarse con un exceso de tinta para evitar que se manche o manche la impresión.

• Cuando se prepare para "sellar" un documento, asegúrese de que no haya nada debajo. Un clip, las hojas dobladas de forma desigual de un documento de varias páginas u otro objeto extraño debajo de la pila de documentos pueden interferir con la impresión.
  Como resultado, obtendrá la mitad o una impresión manchada.

Cuidado del sello Como resultado de la explotación, el sello de goma se obstruye con suciedad, las letras se vuelven como manchas. Un tipo de impresión descuidada en los documentos no solo no pinta la organización, sino que también es una razón para negarse a aceptar ciertos documentos, por ejemplo, órdenes de pago.
Puede mantener la impresión en la forma adecuada con un cepillo de dientes común, que puede usarse para limpiar suavemente el cliché sin dañar el patrón aplicado.

Información

El sello certifica no solo los documentos del personal, sino también los documentos contables (pedidos, registros, presupuestos), así como los documentos constitutivos de la organización, convenio colectivo, varios convenios. Los documentos que no se mencionan en esta lista no requieren certificación de sello.

Las cartas ejecutadas en papel con membrete (excepto las de garantía) no necesitan sellarse. Pero si no sella un documento que realmente lo necesita (por ejemplo, un contrato), las consecuencias pueden ser muy nefastas.

Dicho acuerdo no será legalmente vinculante, y lo más probable es que el tribunal no lo considere como prueba. Para evitar tales problemas, le recomendamos que explique claramente el procedimiento para usar el sello a nivel local.

Los documentos no se pueden sellar con un sello

El centro de prensa contiene una imagen del escudo de armas de la Federación de Rusia, y su circunferencia implica la aplicación de información sobre el nombre de una entidad legal específica (de acuerdo con los documentos constitutivos). Se permite una versión abreviada de la aplicación del nombre solo si está escrito en los documentos constitutivos.

Suele aplicarse después del principal y entre paréntesis. Si este nombre está en un idioma extranjero, inicialmente se aplica la versión principal en ruso y luego en uno extranjero. No olvide que las sociedades anónimas están sujetas a los requisitos de otro acto legislativo, a saber, la cláusula 6 del artículo 2 de la Ley Federal “Sobre sociedades anónimas”. Tienen algunas diferencias, pero en la fabricación cumplimos exactamente estas reglas y requisitos. Ahora bien, hay muchas empresas o personas que se pasan la noche y que brindan este tipo de servicio independientemente de las consecuencias.

• Certificados (sobre salario, pagos de seguros, certificados de límite, etc.);
• Ordenes Ejecutivas;
• Especificaciones;
• Declaraciones (en particular, sobre denegación de aceptación);
• Tasas de consumo;
• Cartas de organizaciones;

El sellado es una de las cosas más antiguas con la ayuda de la cual una persona marca su propiedad o documentos.

Aquí está la definición moderna de este concepto, que está contenida en GOST R 51511-2001 (adoptado y puesto en vigencia por el decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 25 de diciembre de 2001, No. 573-st):

• foca - un dispositivo que contiene un cliché de impresión para aplicar impresiones al papel;
• cliché de impresión - un elemento de impresión que contiene una imagen reflejada de la impresión de impresión.

El sello es redondo.

Junto con el término "sello", a menudo se utilizan conceptos como sello, apostilla, facsímil y matasellos. Echemos un vistazo también a estos términos.

Sello (it. stampa - impresión) es un tipo especial de formulario de impresión utilizado para producir una impresión en documentos, contiene información de texto. Puede ser un sello complejo, por ejemplo, repitiendo el membrete de la esquina de una organización (como regla, contiene el nombre de la organización, dirección y número de teléfono, detalles bancarios, puede contener columnas vacías para ingresar manualmente información variable, un logotipo o escudo), o puede ser simple, conteniendo una frase estándar: “para pases”, “pagados”, “para recetas”, “para uso oficial” u otros. La forma de los sellos es arbitraria.

Apostilla - un sello especial, que, de acuerdo con la Convención de La Haya de 1961, se coloca en los documentos oficiales de los Estados Partes en la Convención para eximir a estos documentos de la necesidad de legalización diplomática o consular. La apostilla certifica "la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó la persona que firmó el documento y la autenticidad del sello o estampilla que adhiere a este documento" (artículo 5 de la Convención de La Haya de 1961).

Facsímil (del lat. fac símil - haz algo así) es un sello, cuya impresión reproduce la firma de un funcionario.

Matasellos (de él. Stempel) ahora, como regla, se llama el sello colocado por los trabajadores postales en los envíos postales. Contiene los datos de la oficina de correos y la fecha de la operación.

Variedades de sellos:

• sello oficial(las organizaciones que poseen el derecho a utilizar símbolos estatales, su lista se especifica en la Ley Constitucional Federal de 25.23.2000, No. 2-FKZ "Sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia");
• sello redondo principal de la organización(para aquellos que no tienen derecho a utilizar símbolos estatales);
• sello de una subdivisión separada(una sucursal, una oficina de representación) puede estar con él solo si así lo establece el Reglamento de esta subdivisión. Dicho sello debe contener necesariamente la palabra "sucursal" u "oficina de representación";
• impresión adicional para ciertos grupos de documentos o divisiones estructurales de la organización (por ejemplo, impresión para consultas o impresión del departamento de personal);
• sello de la oficina del abogado;
• sello del doctor;
• sello de empresario individual.

Necesidad de un sello

La necesidad de que una organización tenga un sello está consagrada en la legislación federal. Así, en el párrafo 7 del artículo 2 de la Ley "Sobre Sociedades Anónimas" (No. 208-FZ del 26 de diciembre de 1995) se establece que una sociedad anónima "debe tener un sello redondo que contenga su razón social completa en ruso y una indicación de su ubicación ". Existe una norma similar en el párrafo 5 del artículo 2 de la Ley "sobre sociedades de responsabilidad limitada" (núm. 14-ФЗ de fecha 08.12.1998).

El objetivo principal del sello es certificar la autenticidad de la firma de un funcionario en documentos, que certifican los derechos de las personas, registran hechos relacionados con recursos financieros, así como en otros documentos que proporcionan la certificación de una firma genuina (esta disposición está consagrada en GOST R 6.30-2003). Es por eso que el sello debe colocarse solo en un documento firmado por una persona autorizada, y no en su borrador, sin un trazo personal.

El listado de documentos en los que se colocará uno u otro sello de la organización deberá ser aprobado por orden del titular.

Al desarrollar su lista, puede basarse en la lista aproximada contenida en

una colección de principios y reglas para documentar y organizar el trabajo con documentos en el territorio de la Federación de Rusia "Sistema estatal de soporte de documentación para la gestión" (M., VNIIDAD, 1991). Está algo desactualizado, ya que contiene documentos de la URSS que ya no existe. Pero sobre esta base, podemos recomendarte que incluyas en tu lista de documentos en los que se debe colocar el sello principal de tu organización, los siguientes elementos:

• actos (trabajo realizado, aceptación del equipo, cancelación, examen, etc.);
• poderes (para realizar negocios en arbitraje, celebrar contratos, recibir artículos de inventario, etc.);
• contratos y convenios (de cooperación, económicos, laborales, etc.);
• documentos sobre transacciones en efectivo y crédito, recibos, pedidos (banco, pensión, pago, etc.), certificado de salario;
• conclusiones y revisiones sobre borradores de documentos, disertaciones, resúmenes y otros trabajos científicos;
• certificados de viaje;
• copias de documentos que requieran una certificación especial de su autenticidad;
• cartas de porte (mercancías, transporte de mercancías, etc.);
• tasas de consumo de material;
• muestras de impresiones de sellos y firmas de empleados con derecho a realizar transacciones financieras y comerciales;
• cartas de garantía;
• protocolos de acuerdo de precio, tiempo de entrega, etc.;
• estimaciones de costos (para la producción, para la construcción de capital, etc.);
• certificados (sobre el pago de los montos del seguro, límite, etc.);
• especificaciones (productos, productos, etc.);
• libros de trabajo;
• documentos e informes financieros presentados a las autoridades financieras, fiscales y estadísticas, fondos;
• características de los empleados, presentaciones y certificados de concesión, títulos honoríficos, diplomas, certificados, certificados varios (sobre la aprobación del servicio público, archivo, para la prestación de beneficios, etc.), tablas de dotación de personal y cambios en los mismos.

Requisitos para precintos

A el sello principal de la organización (simple redondo o estampado) tenía fuerza legal, debe, como mínimo, cumplir con los requisitos del estado. Por ejemplo, en Moscú, se adoptó la actual Ley de la Ciudad de Moscú del 30 de junio de 2004, No. 44 "Sobre el registro de sellos".

Durante el período en que la Cámara de Registro de Moscú (MRP) llevaba el registro de sellos, estaban en vigor las "Reglas temporales para la fabricación y los motivos para la destrucción de sellos y sellos en el territorio de Moscú" (eran un apéndice del orden actualmente invalidada del alcalde de Moscú No. 843-RM). Pero por el decreto del Gobierno de Moscú de fecha 08.02.2005, No. 65-PP, la Cámara de Registro de Moscú (MRP) y el Registro de Sellos fueron eliminados. En cambio, se formó el "Registro de Moscú" de la empresa unitaria estatal y el archivo MRP se transfirió a una nueva estructura "por herencia". Ahora, la inclusión del sello de la organización en el registro estatal de sellos se lleva a cabo solo por decisión voluntaria de la entidad legal. En este caso, dicho sello recibe un número de registro indicado en el borde más externo de la impresión del sello. Algunos creen, con razón, que un sello registrado es más seguro contra la falsificación.

En 2003, la Corporación de Fabricantes Profesionales de Sellos y Sellos, junto con el Instituto de Investigación de la Industria de la Impresión de toda Rusia, desarrolló Norma nacional de la Federación de Rusia “Certificación de sellos de masilla. Forma, dimensiones y requisitos técnicos ". A continuación se muestra un ejemplo de un sello redondo simple que cumple con los requisitos de la norma nacional:

Ejemplo 1

Colapsar Mostrar

Puede encontrar sellos en documentos que no tienen los grados de protección que se enumeran aquí. Esto no los priva de su poder de autenticación, solo los hace menos seguros contra la falsificación por parte de los atacantes.

Detalles obligatorios del sello principal. actualmente son:

• el nombre completo de la organización en ruso con una indicación de la forma organizativa y legal;
• ubicación;
• OGRN (o número en el registro de registro - para personas registradas antes de la formación de la Cámara de Registro de Moscú);
• El emblema estatal de la Federación de Rusia o el emblema de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia (para organizaciones con derecho a reproducirlos).

Además, la prensa suele incluir un número de identificación del contribuyente (TIN), que para las organizaciones consta de 10 y para los empresarios individuales de 12 dígitos. A solicitud del cliente, se puede ubicar otra información adicional en los círculos del campo de información, por ejemplo, códigos OKPO, KPP, OKVED, el número de registro estatal del registro en el registro estatal de cambios en los documentos constituyentes.

Desde el 1 de julio de 2002, todos los sellos oficiales de empresas, organizaciones e instituciones ubicadas en el territorio de la Federación de Rusia se realizan de acuerdo con GOST P 51511-2001 “Sellos con reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia. Forma, dimensiones y requisitos técnicos ". Según este documento Las agencias gubernamentales están obligadas a realizar pedidos para la producción de un sello solo con un fabricante certificado.... Los documentos certificados por un sello oficial hechos en violación de GOST y sin el certificado correspondiente no tendrán fuerza legal. El organismo autorizado que certifica a las organizaciones - fabricantes de precintos es la Poligrafía VNII.

El diámetro mínimo del cliché de impresión con la reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia está definido con precisión por GOST 51511-2001 y es de 40 mm, y el máximo es de 45 mm. A lo largo del anillo exterior, el cliché de impresión se limita al borde, en el que se ubica el microtexto en estilo negativo (texto blanco sobre fondo negro), el microtexto consiste en una entrada repetida que incluye la palabra "certificado" indicando su número, así como otra información determinada por el fabricante del sello.

El ejemplo 2 muestra una impresión de sello con una reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia de acuerdo con GOST 51511-2001:

Ejemplo 2

Colapsar Mostrar

La producción de sellos con emblemas, símbolos, escritura latina es posible solo si están indicados en la Carta o en el Reglamento del establecimiento, empresa. Los gráficos no registrados como logotipo están permitidos solo en sellos internos, adicionales y estampillas de la organización. Si el sello contendrá una imagen gráfica, entonces también se requiere un certificado de registro de la marca comercial / marca de servicio (o un acuerdo de licencia, un acuerdo sobre la asignación de una marca comercial / marca de servicio).

Las organizaciones pueden tener sellos adicionales (auxiliares) para sus divisiones estructurales y separadas ... En este caso, además de los detalles enumerados anteriormente, el sello debe contener una inscripción adicional, por ejemplo:

• secretaría;
• oficina;
• administración de Empresas;
• Departamento de Recursos Humanos;
• para certificados;
• Referencia.

Los sellos auxiliares pueden tener varias formas: redondas, triangulares, cuadrangulares, etc.

Tecnología de fabricación de sellos

Por método de reproducción de imágenes los sellos se dividen en:

1. Sellos de organización ordinaria del que hablamos anteriormente.
2. En relieve- deje la imagen en relieve (convexa) en el papel. Por lo general, los sellos en relieve se utilizan con adhesivos especiales: "etiquetas". La etiqueta de color pegada al papel produce una hermosa imagen en relieve. En combinación con etiquetas, la impresión en relieve es ideal para el diseño de contratos, certificados, diplomas, diplomas, etc. La impresión en relieve no se puede copiar con máquinas de fax o fotocopiadoras para una protección adicional de los documentos.
3. Sellos de protección contienen dibujos o fotografías de medios tonos complejos. El relleno de fondo en sí consiste en una gran cantidad de elementos pequeños, en una impresión redonda estándar puede haber hasta 10,000 piezas. Un patrón de medios tonos es extremadamente difícil de restaurar a partir de una impresión y también es imposible de producir con la tecnología de fotopolímero, que es más común entre los falsificadores. En términos de su estructura compleja, los sellos con rellenos de semitonos no son de ninguna manera inferiores a los sellos oficiales con equipo de protección especificado en GOST P 51511-2001.

Actualmente, se utilizan varias tecnologías para hacer clichés de impresión:

1. Tecnología de fotopolímero Se distingue de la simplicidad y el bajo precio con la cualidad suficientemente alta de los clichés obtenidos de los precintos y las estampillas. En este caso, se asume el uso de tintas para sellos a base de agua, ya que los fotopolímeros no son resistentes a varios disolventes.
2. Grabado láser sobre caucho clichés con elementos gráficos complejos, así como con fragmentos especiales para proteger contra falsificaciones (microrredes, micro fuentes, etc.). Las impresiones de caucho se diferencian de las impresiones de polímeros en una resolución más alta, resistencia a las pinturas a base de alcohol, mayor resistencia al desgaste y, como resultado, mayor vida útil. Dejan una mejor impresión porque la tinta no se esparce por la superficie del cliché.
3. Curación- un proceso largo, laborioso y de varias etapas, como resultado del cual se obtiene un cliché a partir del caucho en bruto. Esta tecnología es beneficiosa cuando hay una gran cantidad de sellos idénticos. Sus desventajas son las limitaciones en la resolución, el alto costo de los pedidos únicos.
4. Tecnología flash Se diferencia principalmente de lo anterior en que permite la producción de sellos llenos de tinta: la tinta se acumula en el material poroso y no se suministra desde el exterior. Esto se debe a la falta de relieve en el propio sello, que tiene indudables ventajas sobre los sellos tradicionales. Los sellos fabricados con tecnología flash permiten la reproducción de elementos muy pequeños y delgados debido a su alta resolución; no se requiere una almohadilla de sello para tales sellos. Dado que la impresión no tiene relieve, prácticamente no está sujeta a desgaste y la impresión no se lava con agua. Estos sellos se colocan en silencio.

Documentos necesarios para hacer sellos.

Los sellos y estampillas se fabrican en talleres de estampillas. Para aceptar su pedido, la organización de fabricación le pedirá que proporcione un conjunto de documentos. Varía de un fabricante a otro y depende de qué organización y qué impresión desea pedir. En cualquier caso, deberá proporcionar al fabricante:

• copias notariadas de la Carta de la organización y certificado de registro estatal;
• un documento que confirme la elección del jefe de la organización para el cargo;
• un documento que advierte el hecho de tomar una decisión sobre la fabricación de este precinto;

Ejemplo 3

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Si el sello redondo es ordenado por una sociedad anónima en el momento de su creación o debido a un cambio en su nombre (forma organizativa y legal, ubicación), reorganización o por pérdida del sello, entonces el acta de la junta de accionistas de Se presentará la empresa sobre la creación, modificación, reorganización o pérdida del sello.

Si se hace un nuevo sello redondo debido al desgaste del anterior, o si la sociedad anónima desea solicitar un sello adicional, entonces, en lugar de las actas de la junta general de accionistas, una orden del jefe de la se puede proporcionar organización, que incluiría esta decisión.

• una declaración que contiene un boceto del sello (estampilla);
• Si hay una marca comercial / marca de servicio en el boceto del sello, entonces es necesario proporcionar una copia notariada del certificado de registro.
• y otros documentos.

Dado que esta lista no está fijada normativamente, su composición completa siempre debe verificarse con el fabricante de sellos con el que se está contactando.

Procedimiento de destrucción de focas

Entonces, descubrimos qué son los sellos, quién los hace y cómo. Ahora proponemos considerar las reglas para su destrucción.

¿Cuándo podría necesitarlo? Hay varias razones posibles:

• en primer lugar, en el caso de un cambio en los datos del titular del sello que aparece en él (cambio de la forma organizativa y jurídica o nombre, ubicación de la organización);
• en segundo lugar, con la completa liquidación de la empresa;
• en tercer lugar, el sello puede volverse inutilizable (desgastarse o deformarse) y requerir su reemplazo por uno nuevo, lo que dejaría una clara impresión. Varios documentos requieren una impresión completa y clara en la que se pueda leer todo el texto.

Ejemplo 4

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Un ejemplo sería un cheque, según el cual el banco recibe efectivo en la caja. Y si su sello ya no puede dejar una imagen completamente legible con cada impresión, entonces debe emitir varios cheques hasta que la impresión de la siguiente deje la impresión deseada. Y si tenemos en cuenta que la chequera tiene un número limitado de hojas y cada cheque requiere las firmas de varios altos funcionarios de la organización, entonces el tormento con el sello será palpable.

La solicitud para la producción de un sello debe indicar el motivo de la producción de un nuevo sello. Dicha solicitud va acompañada de documentos que confirman los cambios relevantes: una nueva versión de la carta y un certificado de registro de los cambios realizados en los documentos constitutivos emitidos por las autoridades fiscales.

El sello antiguo debe destruirse, solo después de que se haga uno nuevo.

Prestemos atención a un punto. En esta situación, resulta que hasta una fecha determinada en todos sus documentos habrá un sello (por ejemplo, con un borde derecho sin imprimir o sin la última letra en el nombre de la organización), y después de esta fecha, otro, ideal. Esto plantea interrogantes. ¿Cómo es posible que el viejo sello no caiga en manos equivocadas? ¿Y cómo se puede demostrar que el sello modificado da ahora efecto legal a los documentos? Es simple, necesitas:

• Primero, destruya físicamente el sello antiguo y,
• en segundo lugar, documentar el hecho de la destrucción del antiguo y la entrada en vigor del nuevo sello (ver Ejemplos 5 y 7).

El método de destrucción de los sellos lo elige el jefe de la organización, si tiene la autoridad para hacerlo. El sello se puede destruir:

Destruimos por nuestra cuenta

En el primer caso, la destrucción de sellos y estampillas la lleva a cabo una comisión especialmente designada por el jefe de la organización. Esta comisión destruye el sello y redacta un acta, que es aprobada por el titular de la organización. El acto debe indicar:

• tiempo y lugar de destrucción;
• composición de la comisión;
• motivos de destrucción de sellos / sellos;
• nombre e impresiones de sellos / sellos destruidos;
• método de destrucción (los productos hechos de caucho y otros polímeros se cortan en trozos pequeños o se queman, y del metal se cortan con dos líneas cruzadas);
• la conclusión de la comisión sobre llevar el sello / estampilla a un estado que excluya la posibilidad de restauración y uso posterior;
• firmas de los miembros de la comisión.

Este acto (ver Ejemplo 5) es la base para tomar nota sobre la destrucción del sello / estampilla en el libro de registro (ver Ejemplo 9).

El acto de destrucción con la impresión del sello antiguo debe mantenerse permanentemente en caso de disputas sobre transacciones, informes y otros documentos que estén sellados con el sello antiguo.

Destruido por un tercero

En el segundo caso, los sellos / sellos antiguos se entregan a la autoridad contable de sellos correspondiente oa la organización, el fabricante del sello (taller de sellos), sobre el cual se emite un acto al propietario del sello. En su parte posterior hay una huella de los sellos y estampillas destruidos.

En este caso, no solo se envía el sello en sí, sino también un conjunto de documentos para su destrucción. Demos su composición aproximada:

• una declaración sobre la destrucción del sello, que está firmada solo por el jefe;
• una fotocopia del pasaporte del jefe (y para las organizaciones gubernamentales, también una copia de la orden sobre el nombramiento de un jefe, certificada por una organización superior);
• poder del titular de la organización para destruir el sello al responsable de su destrucción;
• pasaporte (fotocopia) del responsable de la destrucción del sello;
• extracto del Registro Unificado de Personas Jurídicas del Estado (copia notariada);
• un documento que confirme el hecho del pago (recibo original de Sberbank u orden de pago).

Si el sello se pierde, no se puede destruir.

En caso de pérdida del sello anterior, antes de realizar uno nuevo, debe obtener un certificado de los órganos de asuntos internos sobre la pérdida del sello. Es con este certificado y el paquete de documentos estándar anterior que puede solicitar la producción de un nuevo sello. También es necesario publicitar la pérdida del sello en los medios locales.

Si se registró el sello perdido, la autoridad de registro debe ser notificada del hecho de la pérdida. Se cree que este procedimiento es una garantía adicional para el titular de los derechos de autor del sello.

Si el sello no se registró con la autoridad pertinente antes de que se perdiera, entonces Es recomendable registrar un nuevo sello para evitar el uso ilegal del antiguo.... Así, si alguien utiliza ilegalmente el sello perdido, será posible refutar la transacción ilegal o cualquier otra operación proporcionando documentos sobre cuándo se hizo un nuevo sello con un cierto número de registro para reemplazar el perdido y que el sello anterior no es ya es válido.

Los sellos y estampillas hechos para reemplazar los perdidos deben tener la letra "D" en su impresión, lo que indica que se trata de un duplicado.

GOST R 51511-2001 le permite hacer un sello con la imagen del escudo de armas en varias copias ( sello numerado ), si se pierde el precinto, se recupera duplicar .

Ejemplo 6

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Para proteger el sello de la falsificación, los expertos recomiendan cambiarlo una vez al año.

Responsabilidad por la forja de precintos

Con posibilidades modernas, incluso en casa, puede hacer una forma impresa de una impresión en una impresora o en un fotopolímero. Sin embargo, dichos sellos no serán autenticados. Las organizaciones que permiten la impresión realizada por un fabricante no certificado sin tener en cuenta los requisitos de GOST en su flujo de trabajo deben recordar que sus socios o competidores, proveedores o clientes también pueden utilizar este método.

El artículo 19.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia establece la responsabilidad por la violación del procedimiento para la fabricación, uso, almacenamiento o destrucción de formularios. sellos u otros portadores de la imagen del emblema estatal de la Federación de Rusia en forma de una multa administrativa por un monto de 500 a 1,000 rublos. En este caso, solo los empleados de los órganos de asuntos internos están autorizados a redactar un protocolo sobre una infracción administrativa, y el caso sobre este tema se examina en los tribunales.

Falsificación de documentos es un delito penal.

Aquí vale la pena prestar atención al artículo 327 del Código Penal de la Federación de Rusia "Falsificación, producción o venta de documentos falsificados, premios estatales, sellos, sellos, membretes". Falsificación, fabricación o venta de un documento que le otorga algún derecho o le exime de obligaciones. (que también puede requerir una impresión falsa), es castigado:

• restricción de la libertad por hasta 3 años, o
• arresto por un período de 4 a 6 meses, o
• prisión de hasta 2 años.

Los mismos actos cometidos con el objetivo de encubrir otro delito o facilitar su comisión son sancionados con pena privativa de la libertad de hasta 4 años.

El uso de un documento falsificado a sabiendas amenaza:

• una multa de hasta 80,000 rublos o por el monto del salario del convicto u otros ingresos por un período de hasta 6 meses, o
• trabajo obligatorio por un período de 180 a 240 horas, o
• trabajo correccional por hasta 2 años, o
• arresto por un período de 3 a 6 meses.

La medida del castigo en cada caso específico la determina el tribunal en función del grado de culpabilidad y la magnitud de las consecuencias. Si un documento falsificado se utilizó para una falsificación oficial, el artículo 292 del Código Penal de la Federación de Rusia también entrará en vigor, si se trata de un fraude: el artículo 159 del Código Penal de la Federación de Rusia.

Protección de precintos y timbres

Para asegurar el procedimiento de uso, conservación y contabilización de los precintos en la organización, un Instrucciones sobre el procedimiento para el uso de precintos, estampillas y facsímiles en la empresa., aplicaciones a las que pueden ser:

• una solicitud de muestra para la fabricación o reemplazo de un sello;
• formulario del registro de registro de precintos y estampillas;
• una lista de documentos en los que se coloca el sello de la organización;
• una lista de documentos en los que está estampada la unidad estructural.

Entrada en vigor del nuevo sello debe ser formalizado por orden del titular de la organización. Demostramos su muestra en el Ejemplo 7. Tenga en cuenta: este pedido asigna persona a cargo del nuevo sello... No es casualidad. Primero, la producción, contabilidad, reemplazo, almacenamiento, transferencia y destrucción de todos los sellos y estampillas de la organización es proporcionada por un funcionario designado por orden del jefe. También mantiene un registro de sellos y sellos. Por lo general, se trata de un empleado del servicio responsable del trabajo de oficina en la empresa. En segundo lugar, el derecho a utilizar un sello en particular, así como la responsabilidad por su seguridad, pueden transferirse a otro funcionario (por ejemplo, el jefe de este departamento puede deshacerse del sello del departamento de personal).

En caso de despido o ausencia temporal de un empleado responsable (por ejemplo, en relación con unas vacaciones o un viaje de negocios), se emite una orden para transferir su autoridad con respecto a la impresión a otra persona (ver Ejemplo 8). También puede fijar este procedimiento en la descripción del trabajo del empleado, utilizando la siguiente redacción: "En ausencia del jefe del departamento de personal, el derecho a usar y almacenar el sello del departamento de personal se transfiere al jefe adjunto del personal Departamento."

También se debe documentar el hecho mismo de transferir el sello de un empleado a otro. Esto se puede hacer en el Registro de Sellos y Sellos de la Organización (ver Ejemplo 9). En algunas empresas, en lugar de una revista o además de ella, se redacta un certificado de transferencia de sello. Pero, en nuestra opinión, la firma en la revista es suficiente para que el funcionario sea responsable de ella desde la fecha de recepción del sello.

El registro de precintos y estampillas lo lleva el responsable de su conservación en la organización y se guarda en una caja fuerte. La forma de dicha revista no ha sido aprobada, por lo tanto, cada organización tiene derecho a desarrollar su propia forma.

El diario se mantiene de acuerdo con las reglas para mantener estrictos documentos de informes. Cada hoja está numerada, la revista está cosida, sellada y firmada por el titular de la organización, quien designa por su orden a una persona responsable de la contabilidad y almacenamiento de sellos y estampillas. Te ofrecemos un modelo aproximado del Registro de precintos y timbres:

Por lo tanto, para minimizar el riesgo de falsificación del sello y la colocación no autorizada de una impresión de un sello real en un documento falso, es necesario:

• realizar un pedido para la producción de sellos y sellos solo de fabricantes certificados (en Rusia, la única organización: VNII Polygraphy emite un certificado para la producción de sellos de identificación de masilla, incluso con símbolos heráldicos);
• hacer sellos teniendo en cuenta los requisitos de GOST R 51511-2001;
• use tinta de sello impermeable: esto ayudará a identificar fácilmente la falsificación en una impresora de inyección de tinta (su tinta se lava con agua);
• no utilizar el sello redondo principal de la organización para todas las ocasiones, haciendo sellos adicionales para documentos menos importantes;
• mantener registros de los sellos y estampillas de la organización;
• Guarde los sellos en gabinetes sellados y cerrados de manera segura.

Notas al pie

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Una entidad legal debe tener un sello de acuerdo con el requisito de la ley sobre los tipos relevantes de entidades legales:

Cláusula 5 del Artículo 2 de la Ley Federal "Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada" de 08.02.98 N 14-FZ:

"La empresa debe tener un sello redondo que contenga el nombre completo de la empresa en ruso y una indicación de la ubicación de la empresa. El sello de la empresa también puede contener el nombre de la empresa en cualquier idioma de los pueblos de la Federación de Rusia y (o ) un idioma extranjero.
La Compañía tiene derecho a tener sellos y membretes con su propia razón social, su propio logotipo, así como una marca registrada registrada en la forma prescrita y otros medios de individualización ".

Cláusula 7 del Artículo 2 de la Ley Federal "Sobre Sociedades Anónimas" de 12.12.95 N 208-FZ:

"La empresa debe tener un sello redondo que contenga el nombre completo de la empresa en ruso y una indicación de su ubicación. El sello también puede indicar el nombre de la empresa en cualquier idioma extranjero o lengua de los pueblos de la Federación de Rusia.
La Compañía tiene derecho a tener sellos y membretes con su nombre, emblema propio, así como una marca registrada de acuerdo con el procedimiento establecido y otros medios de identificación visual ".

Cláusula 4 del Artículo 3 de la Ley Federal "Sobre Organizaciones No Comerciales" de 12.01.1996, No. 12-FZ:

"La organización sin fines de lucro tiene un sello con el nombre completo de esta organización sin fines de lucro en ruso.
Una organización sin fines de lucro tiene derecho a tener sellos y membretes con su nombre, así como un emblema registrado de acuerdo con el procedimiento establecido ".

El emblema estatal de la Federación de Rusia tiene derecho a colocar en el sello:

• órganos del gobierno federal, otros órganos, organizaciones e instituciones gubernamentales;
• organizaciones e instituciones, independientemente de la forma de propiedad, dotadas de poderes estatales y de poder separados;
• órganos que llevan a cabo el registro estatal de actos del estado civil;
• notarios;
• jueces de paz.

Requisitos para el detalle de los sellos con el escudo de armas (sellos oficiales):

• nombre completo de la entidad legal en el caso nominativo, entre paréntesis - su nombre corto (si lo hubiera);
• número de registro estatal principal (OGRN);
• número de identificación del contribuyente (TIN);
• código de acuerdo con el Clasificador de Empresas y Organizaciones de toda Rusia (OKPO).

Los números TIN y OGRN solo se requieren en los sellos con reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia (sellos oficiales), es decir, se pueden omitir en otros sellos.

La legislación no contiene una prohibición sobre el reflejo de información adicional en el sello y, por lo tanto, puede, a su discreción, reflejar el TIN, OGRN, marca comercial, logotipo en él.

No existen restricciones sobre la cantidad de sellos que puede tener una organización. Una organización puede tener varios sellos: para subdivisiones estructurales (departamento de personal, secretaría, oficina), certificación de ciertos documentos (facturas, certificados, etc.).