Günümüzde telefonsuz yaşamak neredeyse imkansızdır. Hepimiz bu ortak iletişim aracına sıradan bir şeymiş gibi alıştık. Artık birçok okul çocuğunun kişisel bir cep telefonu var.
Ama her okul çocuğu bunun olduğunu biliyor mu? telefon etiketi?
Telefonda iletişim kurmanın temel kurallarını unutmayın:
Telefonla arayıp, telefonu açan kişiye emir üslubuyla “Mishu!” diyemezsiniz. Öncelikle merhaba demeniz ve kendinizi tanıtmanız gerekiyor. İkincisi, unutmayın: Size bir iyilik yapmalarını beklersiniz; arkadaşınızı telefonla arayacaklardır. Bu, bunu kibarca istemeniz gerektiği anlamına gelir. Arkadaşınız evde olmasa bile cevabınız için teşekkür etmeyi ve veda etmeyi unutmayın.
Telefon görüşmesine şu soruyla başlayamazsınız: "Bu kim?" Kimse size kendini tanıtmak zorunda değil; insanları arayan ve rahatsız eden sizsiniz.
. “Merhaba” özel bir telefon kelimesidir. Bunun yerine kısa bir "evet" veya "dinliyor" ifadesini de kullanabilirsiniz. Telefonda konuşma şekli her zaman bir kişi hakkında önemli bilgiler taşır ve onun imajının bir parçasıdır.
Yakınınızdaki birini rahatsız etseniz bile sık sık veya geç saatlerde telefon görüşmesi yapmamalısınız.
Cevap verenin bir çocuk olduğunu düşünseniz bile, asla telefonda bir yabancıya ilk ismiyle hitap etmeyin; izleniminiz yanlış olabilir.
Telesekreterden korkmayın; mesajınızı açık ve net bir şekilde formüle edin. Geri aranabileceğiniz adınızı ve telefon numaranızı belirtin.
Telesekreterinize davetiye bırakmamalısınız; böyle bir davet kaba kabul edilir. Arkadaşınızı aradığınızdan ve onu kişisel olarak davet ettiğinizden emin olun.
Bir hediye veya önemli bir hizmet için birine telefonla teşekkür etmemelisiniz. Bu şahsen yapılmalıdır. Ayrıca telefonla başsağlığı dilemeniz de önerilmez.
Bir yardım masası operatörüyle iletişime geçerken aşırı nezaket uygun değildir - burada her iki taraftan da net bilgilere ihtiyacınız vardır. Ancak bu durumda bile teşekkür ederim ve lütfen kelimeleri olmadan yapamazsınız.
Telefonla zorbalık kabul edilemez. İhlal edenler, sahte aramalar ve telefon holiganlığı nedeniyle ağır para cezalarıyla karşı karşıya kalıyor.
Çok zaman gerektirecek önemli bir konuyu görüşmek için arkadaşınızla önceden bir görüşme ayarlayın.
Cep telefonuyla uzun süre veya yüksek sesle konuşamazsınız. halka açık yerlerde.
Tiyatroda, kütüphanede, müzede, gezide, konserde Cep telefonları devre dışı bırakılmalıdır.
İş etiği telefon konuşması
İş telefonu görgü kuralları hayatı çok daha kolaylaştırır. Bugün birçok şirket var. Bazı şirketler işleri kötü gittiği için değil, çalışanları müşterilerle telefon görüşmesi kurallarını bilmedikleri için iflas ediyor. Bugün size iş görüşmelerinin nasıl doğru şekilde yürütüleceğini anlatmak istiyorum. Müşterilerin sizden uzaklaşmasını önlemek istiyorsanız iş telefonu görgü kurallarını öğrenin. Bu, ortaklarınızın gözünde profesyonel görünmenize yardımcı olacaktır.
1. Tonlamanıza dikkat edin. İletişim sırasında insanlar birbirlerine bilgiyi üç yöntemle aktarırlar: “beden dili” (%55), tonlama (%38) ve kelimeler (%7). tonlama ve kelimeler kullanarak mesajlarımız.
Tonlama - %86;
Kelimeler - %14.
Tonlamanız ve sesiniz muhatabınızın nasıl bir insan olduğunuzu anlamasına yardımcı olur. Telefonda iletişim kurarken sandalyeye uzanıp ayaklarınızı masaya koymamalısınız. Bir kişi yatıyorsa veya yarı oturuyorsa sesinin tınısı değişir, bunun nedeni diyafram açısının değişmesidir. Dolayısıyla kişi sizi görmeden bile yattığınızı bilir.
2. Arayanı selamladığınızdan emin olun. Arayanı selamlarsanız, bu onun aramasının sizin için önemli olduğunu bilmesini sağlar. Bir aramayı cevaplarken şunu söylememelisiniz: Merhaba, dinliyorum vb.
3. Her zaman telefonda kendinizi tanıtmaya çalışın. Selamlamanın ardından mutlaka kendinizi tanıtın ve şirketin adını söyleyin. Harici aramaları alırken "minimum" ve "maksimum" olarak adlandırılan iki yöntem kullanılır: "Minimum" yöntemi: Selamlama + kuruluşun adı. “maksimum”: “minimum” + telefonu cevaplayan kişinin adı.
4. Aramaları 3. çalıştan sonra cevaplamaya çalışırsınız. İlk görüşmeden sonra telefonu açarsanız arayan kişi sizin yapacak bir şeyinizin olmadığını düşünebilir. Telefon 4 defadan fazla çalarsa arayan kişi sinirlenmeye başlayacaktır.
5. Ararken “Endişeleniyorsun…” veya “Endişeleniyorsun…” demeyin. Sadece şunu deyin: "Günaydın, Ogonyok dergisinden Marina sizi arıyor."
6. Aradıktan sonra karşınızdaki kişinin sizi dinleyecek vakti olup olmadığını sorun. Kendinizi tanıttıktan sonra hemen iş hakkında konuşmaya başlamayın, önce muhatabın sizinle konuşacak vakti olup olmadığını öğrenin. Bu ipuçlarını kullanmanın iki yolu vardır:
Kendinizi tanıtın + boş zamanınızı sorun + görüşmenin amacını söyleyin.
Kendinizi tanıtın + görüşmenin amacını söyleyin + boş zaman hakkında bilgi alın.
7. En önemli şeye mümkün olduğunca çabuk ulaşmaya çalışın. Kendinizi tanıtın ve konuşmak için zaman isteyin, şu gibi anlamsız sorularla zaman kaybetmeyin: Peki hava nasıl?
Telefonda iletişim kurarken meşgul müşteriler konunun dışına çıkmaktan hoşlanmazlar. Elbette, birlikte çalıştığınız yıllar boyunca iyi bir ilişki geliştirdiyseniz bu kuralın küçük bir istisnası vardır.
8. “Tut” fonksiyonunun kullanılması. Bu özellik, gerekirse istemciyi elinizde tutmanıza olanak tanır. Bu işlev aşağıdakiler için tasarlanmıştır: yazdırma gerekli belge; telefonu ara doğru insan; veya bir meslektaşınızdan yardım isteyin. Bir kişiyi beklemeye almak istiyorsanız, diğer kişinin biraz bekleyecek vakti olup olmadığını sorun ve beklemenin nedenini mutlaka açıklayın. Örneğin: "Muhasebeyle iletişime geçmeme yardım etmek için bekleyebilir misiniz?" Sorunu çözdükten sonra bekleyen kişiye teşekkür edin. Uzun süre beklemeniz gerektiğini biliyorsanız o kişiyi beklemeye almamalısınız. Özür dileyin ve sorununu çözdükten sonra geri arayacağınızı söyleyin.
9. Şu anda işte olmayan bir kişiye sorarlarsa hemen telefonu kapatmayın. Doğru kişi mevcut değilse yardım teklif edin. Eğer kişi teklifinizi kabul etmiyorsa mesaj bırakmasını isteyin. Örneğin şu şekilde: Meslektaşıma ne söylemeliyim? Buna telefon etiği denir.
10. Diyaloğun sonunda muhatabınıza veda edin. Bir kişiye veda etmeden önce şunu sorun: "Size başka bir konuda yardımcı olabilir miyim?" ve ancak olumsuz bir yanıt aldıktan sonra veda edin.
11. Muhatabın konuşma hızına uyum sağlamaya çalışın. Ne kadar hızlı konuşursanız muhatabınızın sizi o kadar hızlı işaretleyeceğini düşünmeyin. Tam tersine, eğer konuşmanıza yetişemezlerse, insanlar düşünce akışınızı kaçıracak ve kafaları tamamen karışacaktır. Konuşmanızın hızını değiştirmeye çalışın.
12. Telefon görgü kuralları tavsiye edilir. Telefonda iletişim kurarken dikkatinizi dağıtmayın: içmeyin, yemek yemeyin ve sigara içmeyin. Bu, telefonda çok duyulabilir ve çok sinir bozucudur.
13. Zamanını boşa harcadığınız için muhatabınızdan özür dilememelisiniz. Bu tavsiye iş toplantıları için de geçerlidir. Eğer muhatabınızı önemli konulardan uzaklaştırdığınızı düşünüyorsanız, bunu ona yüksek sesle söylemeyin, sadece “Kusura bakmayın, sohbetimiz biraz uzadı, muhtemelen çok zamanınızı aldım” deyin. Özür dilemek yerine karşınızdaki kişiye teşekkür etmeniz yeterli. Kulağa şöyle bir şey geliyor: Ne kadar meşgul olduğunuzu anlıyorum, sohbetimize ayırdığınız zaman için teşekkür ederim.
14. Telefon etiği, hoparlör kullanımına karşı dikkatli olunmasını tavsiye eder. Kesinlikle gerekmedikçe ve muhatabı uyarmadan hoparlörü kullanmayın. Bir müşteri sizin rızası olmadan hoparlör kullandığınızı duyarsa, temkinli davranabilir. Üstelik belirli sonuçlar da çıkarabilir. O kişinin benimle iletişim kurmak dışında daha önemli işleri var ya da büyük ihtimalle birileri bizi dinliyor.
15. Sekreterlerle iletişim. Çalışmanız sırasında sekreterlerle iletişim kurarsanız. Onların fikirlerini dinlemelisiniz.
İşte sekreterlerle telefon görüşmelerine ilişkin bazı kurallar. Kendinizi onlardan üstün görmeyin. Onlara hakaret etmeyin veya aşağılamayın. Kural olarak bu kişiler üstlerinin bazı kararları üzerinde büyük yetkiye sahiptirler. Sekreterler ya müttefikiniz ya da düşmanınız olabilir, her şey size bağlıdır. Dilerlerse sizden gelen bilgileri takıntılı bir aptalın başka bir oyunu gibi sunabilirler. Postanızın asla işletmenin yöneticisine ulaşmamasını sağlayabilirler. Görgü kurallarını kullanma iş görüşmesi telefonla, sekreterle iletişim kurduğunuzda, sadık yardımcı. Sekreterle dostane ilişkiler kurmaya çalışın.
İşte iş telefonu görgü kuralları hakkında bilmeniz gereken her şey.
Teybin devamı:
İş, başarı, motivasyon. Akıllı dergi.
09 Ekim 2017İş gününüzü doğru bitirmek, başarının anahtarıdır Başarılı insanların iş günlerinin son 10 dakikasında yaptıkları: İş gününüzün son 10 dakikasını saate bakarak, boş kalana kadar saniyeleri sayarak geçirebilirsiniz. Ya da belki son dakikaya kadar işin içindesiniz, sonra eşyalarınızı alıp kimseye veda etmeden gidiyorsunuz. Bu senaryolardan herhangi biri size tanıdık geliyorsa, gün sonu geleneklerinizi yeniden gözden geçirmenin zamanı gelmiş olabilir. Michael Kerr, uluslararası iş uzmanı ve No More Serious! kitabının yazarı İşinize biraz mizah katalım" (Ciddi Olamazsınız! Mizahı Çalıştırmak), diyor ki: "İş gününü nasıl sonlandırdığınız çok önemli. Günün geri kalanındaki ruh halinizi belirleyebilir; kişisel yaşamınızı, genel mutluluk duygunuzu, uyku kalitenizi etkiler ve aynı zamanda ertesi günün atmosferini de belirler." Amerikalı işyeri uzmanı Lynn Taylor, "Korkunç Ofis Zaliminizi Ehlileştirin: Kaprisli Bir Patronla Nasıl Başa Çıkılır" kitabını yazdı. ve İşyerinde Başarılı Olun" (Korkunç Ofis Zaliminizi Evcilleştirin: Çocuksu Patron Davranışını Nasıl Yönetirsiniz ve İşinizde Başarılı Olursunuz) En başarılı insanların genellikle ertesi sabahki işlerine odaklanmalarını engelleyebilecek mevcut sorunlarla başa çıkmak için bir eylem planı oluşturduklarını söylüyor. Yapılacaklar Listeleri Başarılı profesyonellerin sürekli güncellenen yapılacaklar listelerini her zaman takip ettiklerini söyleyen Taylor, şöyle devam ediyor: "Ancak son 10 dakikada nasıl yapıldığını da kontrol ediyorlar. günlük görevlerin çoğu tamamlandı. Bu insanlar aniden işten ayrılıp ertesi sabah tüm detayları hatırlamayı beklemek yerine, nihai yapılacaklar listesini buna göre ayarlıyorlar." 2. Masanızı ve Bilgisayarınızı Düzenlerler Eğer dağınıksanız projeler çok daha uzun sürer. Taylor şöyle diyor: “Masaüstü ve bilgisayar kaosu, net düşünmeyi ve etkili bir şekilde önceliklendirmeyi zorlaştırıyor; aynı zamanda aramayı da zorlaştırır önemli evraklar. Dijital ve kağıt belgelerinizi düzenli tutun, böylece ihtiyacınız olduğunda hızla bulabilirsiniz.” 3. Tamamlanan iş miktarını gözden geçirirler Taylor, şuna inanıyor: Yalnızca henüz yapılmamış olanlara konsantre olmanız değil, aynı zamanda halihazırda tamamlanan çalışmalara da bakmanız gerekiyor. Kerr de aynı fikirde: "Tamamlanan işin bir dakika boyunca gözden geçirilmesi bile ilerleme hakkında fikir verebilir ve özellikle zor ve aşırı yüklü bir günde, size göründüğünden çok daha fazlasının başarıldığını hatırlatabilir. Psikolojik araştırma gerçekleştirilen çalışmanın kısa bir incelemesinin bile - harika yol ruh halinizi iyileştirin." 4. Günü gözden geçirirler. Başarılı insanlar sadece gün içinde üzerinde çalıştıkları projeleri düşünmekle kalmıyor, aynı zamanda bir şeylerin neden planlandığı gibi gittiğini veya tam tersini anlamaya çalışıyorlar. Taylor şöyle diyor: "Yetenekli profesyoneller öğrenmezlerse büyüyemeyeceklerini bilirler." 5. "Acil" konuşmaların sesini azaltırlar. Tüm gün görüşme halindesiniz, ancak mektuplar ve çağrılar, çalışma gününün son dakikalarına kadar sürekli bir akış halinde gelir. Taylor şunu belirtiyor: "İşte burada zaman yönetimi becerileri devreye giriyor; başarılı insanlar neyin hemen ilgilenilmesi gerektiğine ve neyin bekleyebileceğine karar verebilir." Önemli konulardaki uzun konuşmaları en verimli zamana, yani sabaha kadar ertelemeye çalışın. Taylor şunu tavsiye ediyor: "Önemli konuların belirli bir zamana ertelenip ertelenemeyeceğini düşünün." ertesi gün. Aksi halde konu geç saatlere kadar uzayabilir, sizin ve muhataplarınızın enerjiniz tükenir ve zamanınız daralır. Bu gecikme aynı zamanda konuyu daha iyi düşünmek için zaman da verecektir.” 6. Odaklanmış Kalırlar Taylor şöyle açıklıyor: "Genellikle akşamları insanlar daha az uyanık oluyor ve konsantre olmakta zorlanıyorlar." Odaklanmaya çalışın ve günün sonunda başka şeylere kendinizi kaptırmayın. 7. Ertesi gün için görevleri tanımlarlar Başarılı insanlar sabaha kadar hazır olacakların bir listesini yapar ve ertesi günün ana görevlerini tanımlarlar. Taylor şunu öneriyor: "Ana odak noktanız olan birkaç şey olabilir, ancak ertesi sabah başlayacak bir temele sahip olmak için bunları yazmanız en iyisidir." Kerr şunu ekliyor: "Kağıda ne kadar çok düşünce aktarabilirseniz, iş dışındaki hayata net bir kafayla odaklanma ve ertesi güne başlamaya hazır olma olasılığınız o kadar artar." 8. Ertesi sabaha kadar kendilerine ulaşılıp ulaşılamayacağını söylerler.En başarılı insanlar ne kadar özgür olacaklarını, gerektiğinde kendileriyle iletişime geçip geçemeyeceklerini analiz eder ve sonra ihtiyacı olanlara söylerler. Kerr şöyle diyor: "'Tamamen karanlığa' girip ofisle bağlantınızı tamamen mi kaybediyorsunuz? Yoksa bazı istisnalar mı yapıyorsunuz? Duruma göre değişir ve tek bir doğru cevap yoktur. Kendinize sormanız gereken en önemli soru şudur: “Ulaşılabilir olmaya ne kadar hazırım? çalışma zamanı 9. Ertesi günün programını gözden geçirirler. İş gününüze beş dakika sonra önemli bir toplantınız olduğu haberiyle başlamaktan daha kötü bir şey yoktur. Kerr şunları söylüyor: "Başarılı insanlar bir sonraki gün için nasıl program ve plan oluşturacaklarını biliyorlar ve daha da önemlisi o günün nasıl sonuçlanacağını hayal ediyorlar." Bu, işe daha fazla güvenle ve daha az stresle başlamanızı sağlar. 10. Sağlanan destek için şükranlarını sunarlar.İyi ekipler şükran ve takdir üzerine kurulur. Kerr şöyle diyor: "Günün sonunda birine teşekkür etme alışkanlığı inanılmaz etkili yöntem kendi ruh halinizi iyileştirin ve sizin ve bir başkasının gününü iyi bir notla sonlandırın. 11. Meslektaşlarına keyifli akşamlar dilerler. iyi akşamlar"çok hafife alınır ve çok az çaba gerektirir. Taylor şöyle diyor: "Patronunuza ve çalışanlarınıza sizin sadece bir meslektaş değil, gerçek bir insan olduğunuzu hatırlatır." Üstelik bu şekilde meslektaşlarınızın ve yönetiminizin dikkatini ayrıldığınız gerçeğine odaklamış olursunuz. 12. Olumlu bir notla ayrılırlar Taylor, ayrılmadan önce bir gülümsemeyle moralinizi yükseltmenizi tavsiye ediyor. "Bu sizi meslektaşlarınıza güzel bir şekilde veda etmeye hazırlayacak." Başarılı liderler ertesi sabaha kadar süren günün sonunda olumlu bir izlenim bırakırlar. 13. Hala Ayrılıyorlar Başarılı insanlar daha uzun süre kalma isteğinin üstesinden gelirler. İş-yaşam dengesini korumanın ne kadar önemli olduğunu biliyorlar, bu nedenle ofisten çok geç ayrılmamaya çalışıyorlar. Taylor şöyle diyor: "Gereksiz yere işte kalmak, yarın ihtiyaç duyacağınız performans düzeyini azaltır."
Birçok kişi telefonda sohbet ediyor. İş adamı konuşuyor. Günlük telefon konuşmalarının yüzdesi bazen yüz yüze görüşmeden çok daha fazladır. Telefon görgü kurallarını uygulayın! Bu çok önemli kural. Sen iyi huylu bir insansın, değil mi? Kesinlikle.
Telefonu aç. Seni arıyorlar!
Telefon çaldığında, ahizeyi otomatik olarak alırız ve her zamanki "Merhaba!"
Bu bir sohbet başlatmak için yeterli mi?
Bakalım telefon görgü kuralları ne diyor.
Öncelikle iş ve kişisel bağlantılar arasında bir ayrım çizgisi çizelim.
Tüm konuşmaları birleştiren nokta nezaket, ölçülülük ve sese hakimiyettir.
Muhatabınız telefonun diğer tarafında ne yaptığınızı göremez. Ancak en ufak bir tonlama, tahrişi, düşmanlığı, kederi ve diğer duyguları ele verir.
Ciddi bir tavırla "Merhaba"
İş telefonunuzdan aranıyorsunuz. İlk sinyalden sonra telefonu açmayın. Bu, sizi arayan kişiye, telefona cevap vermekten başka yapacak bir şeyiniz olmadığı izlenimini verebilir. Bu sadece itibarınız değil. Konuşma, tüm organizasyonun otoritesine dair bir izlenim bırakacaktır. İki veya üç zilin çalmasını bekleyerek cevap verin. Ama kesinlikle daha fazlası değil. Telefon görgü kuralları, bir kişiye bu şekilde saygısızlığa izin vermez.
Şirket adıyla hemen bir görüşme başlatmanız önerilmez. Arayan kişiyi tarafsız bir ifadeyle "İyi günler!" Günün bu saati ana çalışma zamanı olarak kabul edilir. Diğer durumlarda “Merhaba!” adresini kullanabilirsiniz.
Bir iş görüşmesinin zorunlu koşulu olarak selamlamaya sesli bir "kartvizit" eklemeyi düşünüyor. Bu, kuruluşun adı veya kişisel verileriniz (pozisyon, ad ve soyadı) olabilir.
İdeal olarak, selamlama şeması şu şekilde görünecektir: “İyi günler! Şirket "Güneş"! veya “İyi günler! Güneş Şirketi. Yönetici Olga Sergeeva."
Çağrıya doğru yapılandırılmış bir cevap, başarılı ve keyifli bir sohbetin başlangıcını işaretleyecektir. Oluşturacak iyi izlenim organizasyon hakkında, statüsünü vurgulayacak ve sağlamlık kazandıracaktır. İyi huylu insanlarla uğraşmak her zaman bir zevktir. Bu nedenle, yaratılan izlenim gelecekteki işbirliğinde önemli bir rol oynayabilir.
Kişisel “Merhaba!”
Bir tanıdığınız ya da arkadaşınızla dilediğiniz gibi sohbet başlatabileceğinizi sanıyorsanız yanılıyorsunuz. Herhangi gelen çağrı Kişisel telefonunuzda güzel bir gün dilekleriyle ve kendi tanıtımınızla başlamak daha iyidir.
Bunu yaparak, arayan kişinin numaranızı yanlışlıkla çevirmesi durumunda açıklamalarla zaman kaybetmekten kendinizi koruyacaksınız. Birisi sizi çalışma saatleri içinde kişisel bir konu hakkında aradığında, biraz resmi bir giriş, genel konuşmanın tonunu belirleyecektir; bu, o kişiye şu anda havadan konuşmanın bir seçenek olmadığını bilmesini sağlayacağınız anlamına gelir. Ve bu sadece telefon görüşmesi kurallarına göre yorumlanan görgü ve nezaketin bir tezahürüdür.
Aradığın zaman
Görünüşe göre daha kolay olamazdı, numarayı çevirdim ve konuşmanın özünü ortaya koydum. Ancak çoğu kişi deneyimlerinden, bir sohbete başladığınız anda onun gelişeceğini zaten öğrenmiştir. Bir iş görüşmesinin başarılı bir işbirliğinin başlangıcı olup olmayacağı, görüşmenin ilk anlarına bağlıdır. Aynı şey kişisel temaslar için de söylenebilir. Kimin aradığını ve hangi nedenle aradığını açıklamak için yarım saat harcasanız da, birkaç dakika içinde konunun ana hatlarını çizseniz de, ilk görüşmeden itibaren bunu anlayacaksınız.
İş görüşmesi
Şirket numarasını çevirdiniz ve standart bir karşılama yanıtı aldınız. Ayrıca kendinizi tanıtmanız gerekiyor. Bir kuruluşu temsil ediyorsanız adını ve pozisyonunuzu belirtin. Daha sonra, itirazın özünü kısaca özetleyin. Başkalarının çalışma zamanlarına saygı duymalı ve kafa karıştırıcı açıklamalarla kendi zamanınızı boşa harcamamalısınız. Uzun bir görüşme planlıyorsanız telefonu açan kişiye konuşmanın uygun olup olmadığını sormayı unutmayın. Belki de görüşme daha uygun bir zamana ertelenmelidir.
Telefon görüşmesi kuralları, “Rahatsız mı ediyorsun...”, “Görüyorsun ya ne oldu…”, “Seni rahatsız edersem sorun olmaz…” gibi selamlama ifadelerine “hayır” diyor. "Merhaba"nız bu durumda yaltaklanmadan, haysiyetle itaat edilmelidir. O zaman verimli bir sohbete ve kendinize karşı saygılı bir tutuma güvenebilirsiniz. Kişisel bir girişten sonra, "Bu soruyu çözmeme yardım et...", "Lütfen söyle bana...", "İlgileniyorum..." vb. diyebilirsiniz.
Bir arkadaşınıza veya akrabanıza kişisel çağrı
"Arkadaşım merhaba. Nasılsın?" - Elbette sevdiklerinizle bu şekilde sohbete başlayabilirsiniz. Ama kendinizi tanıtmanız daha iyi olur. Özellikle sadece sohbet etmek için değil, belirli bir amaç için arıyorsanız. İlk olarak, bir arkadaşınızın numarasını yanlış zamanda çevirebilirsiniz. Bir kişi meşguldür, iştedir, iş toplantısındadır ya da kişisel sorunlarla uğraşmaktadır. İkinci olarak, numaranızın tanımlanmadığını ve düşük iletişim kalitesi nedeniyle sesinizin yabancı göründüğünü hayal edin. Kendinizi ve arkadaşınızı garip bir duruma sokmamak için kendinizi tanıtın.
Konuşmaya devam edelim
Herhangi bir konuşmada muhatabınıza dikkat etmeniz gerekir. Telefon görüşmesinin nasıl başlatılacağı büyük bir beceridir ancak devamı da büyük önem taşımaktadır.
İşin devamı
Çağrıyı başlatan sizsiniz. Bu, konuşma sırasında çözmek istediğiniz belirli bir göreviniz olduğu anlamına gelir. Kafanızın karışmaması ve başkasının çalışma zamanını boşa harcamamak için önceden ilginizi çeken soruların bir listesini hazırlayın. Muhatabınızı dikkatlice dinleyin. Cevaplarınızı not almaya çalışın; bu, onları tekrar sormaktan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
Görüşme sırasında bağlantı kesildi mi? Bir konuşma başlattıysanız tekrar arayın. Ayrıca konuşmayı sonlandırmalısınız. Muhatapınıza teşekkür ettiğinizden emin olun. Hoş bir son elbette iyi bir gün dilemek olacaktır.
Sizi ararlarsa, isteği dikkatlice dinleyin. “Evet, elbette…”, “Seni anlıyorum…”, “Yardım etmeye çalışacağız…” vb. ifadelerle sohbete dikkat etmeyi unutmayın. Muhatap kendinden emin hissedecek ve sorunu tanımlayabilecektir. Bir konuşma uzayacak gibi görünüyorsa inisiyatif alın ve sohbeti doğru yöne yönlendirmeye yardımcı olun.
Bitirmeden önce muhatabınızla tüm cevapları alıp almadığını kontrol edin. Diğer resmi görevler nedeniyle ona yardım edemiyorsanız, kendisine belirli bir konuda yetkin bir çalışanın irtibatını söyleyin.
Telefonla kişisel görüşme
Kişisel görüşmelerde durum daha basittir. Ancak burada da telefon görgü kuralları bazı rehberlik sağlıyor. Örneğin bir arkadaşınız sizi uygunsuz bir zamanda büyük bir sohbet isteğiyle aradı. Bu gibi durumlarda standart bir telefon görüşmesi vardır: “Kusura bakmayın, şu anda bir toplantıdayım…” ya da “Çok önemli bir toplantım var, sizi sonra tekrar arayacağım…”. Şunu ekleyebilirsiniz: “Bunun çok önemli olduğunu anlıyorum. Müsait olduğumda seni tekrar arayacağım..." Muhatabınız için bu, onun sorunlarını görmezden gelmediğinizin bir göstergesi olacaktır. Bu, gereksiz hakaretlerin olmayacağı anlamına gelir. Bu arada, söz verdiyseniz tekrar aramayı deneyin.
Telefon konuşmaları için genel kurallar
Telefonda konuşurken görgü kuralları yoktan icat edilmemiştir. Bunlar psikologların gözlemleri, pratik deneyimler, birçok konuşmanın sonuçlarına dayanan analizlerdir. Görgü kurallarının teşvik ettiği veya reddettiği bazı eylemler vardır. Bunlardan bazılarını küçük bir hatırlatmada toplayalım.
- Halka açık yerlerde ve iş yerinde yüksek sesli kişisel konuşmalardan kaçının. Başkalarını garip bir duruma sokarsınız, onları hayatınızın kendileriyle hiçbir ilgisi olmayan özel ayrıntılarını dinlemeye zorlarsınız.
- Muhatabınızı bu konuda uyarmadıkça telefonunuzu hoparlöre almayın. Bu durum olumsuz sonuçlar doğurabilir. Ama her şeyden önce bu, hattın diğer ucundaki kişiye duyulan saygının göstergesidir.
- Zil sesi seçerken dikkatli olun. Daha az gürültülü saldırganlık, çünkü yakınlarda sinir sistemi zayıf olan insanlar olabilir.
- Toplantılarda, buluşmalarda, kültürel kurumlarda ve davranış kurallarında böyle bir zorunluluğun öngörüldüğü yerlerde telefonunuzun sesini kapatın.
- Telefon görüşmesi ile yemek yemeyi birleştirmeyin. Bu, muhatap için anlamayı zorlaştırır ve saygısızlığı ifade eder.
- Aramayı yapmayı planladığınız zamana dikkat edin. Sabahın erken saatleri, gece geç saatler - anladığınız gibi bunlar en yakın kişiyle bile konuşmak için en iyi dönemler değil. Böyle bir zamanda ancak en fazla arayabilirsiniz acil konular. Bunu unutma.
Küçük bir sonuç
Artık telefon adabını biliyorsunuz. Zamanında arayın. Kibar ol. Hoş telefon görüşmeleri ve iyi bir ruh hali!
Telefon iletişiminin de diğer tüm iletişim türleri gibi kendine has teknikleri ve kuralları vardır. Faaliyetinizin doğası gereği telefon sizin için " sağ el", o zaman telefonda konuşmanın kurallarını bilerek onu müttefik haline getirmek güzel olurdu. Bu telefon iletişim kurallarının rehberliğinde, doğru bir şekilde bir konuşma oluşturabilecek ve muhatabınızı kazanabileceksiniz.
1. Bir iş görüşmesini selamlamayla başlattığınızdan emin olun: Günaydın, iyi günler vb. Bu sadece kibarlık değil, aynı zamanda karşınızdaki kişiye sizin kim olduğunuzu anlaması ve aramanızın olası amacına odaklanması için zaman tanır.
Sizi ararlarsa, telefonu açmanızı bekleyen kişinin dikkatinin dağıldığını unutmayın - telefon üç kez çalsa bile (birçok kuruluş tarafından belirlenen cevap eşiği). Sonuç olarak, konuşmanın ilk birkaç saniyesinde çoğu zaman konsantre olamıyor. Derhal kuruluşunuzun adını söylerseniz abone bunu anlayamayabilir ve tekrar sormaya utanabilir. Bu hem sizin hem de kendisinin zaman kaybına yol açar ve bu durumdan kaçınmak kolaydır.
Selamlamadan sonra, abonenin gitmesi gereken yere ulaştığından emin olabilmesi için kuruluşunuzu ve/veya telefon numaranızı belirtin. Hata anında tespit edilerek zaman kaybının önüne geçilir. Ve son olarak kendinizi tanımlayarak muhatabınızla en başından itibaren bir ilişki kurarsınız. olumlu ilişkiler. Aynı zamanda hem kuruluşunuz hem de siz ona daha misafirperver ve arkadaş canlısı görünüyorsunuz. Asla bir yabancıya “Nasılsın?” diye sormayın. Sahte geliyor. Muhatabınıza asla "Beni tanımıyorsunuz" demeyin. Bu özgüven eksikliğini gösterir.
2. İş görüşmelerinizi dikkatlice seçin. En kötü zamanlar sabah erken veya akşam geç vakitlerdir.
Şunu mutlaka sorun: "Kısa bir sohbet için bir dakikanız var mı, yoksa sizi başka bir zaman arayayım mı?" Karşınızdaki kişi o anda sizinle konuşamıyorsa konuşmak için bir zaman teklif edin: "Saat 10 size uygun mu?"
3. VIZD yöntemini kullanarak dinlendiğinizden emin olun. Bu kısaltma, başarılı bir aramanın temel unsurlarının ilk harflerinden oluşur.
İÇİNDE. Dikkat. Dalgınlığının kurbanı olmamak için muhatabı konsantre olmaya ve sözlerinizi dinlemeye zorlamalısınız.
VE. Faiz. Karşınızdaki kişinin dikkatini canlı tutabilmek için mesajınızda ilgi faktörünün dikkate alınması gerekir.
VE. Dilek. Sözleriniz muhatapta arzu uyandırmalıdır.
D. Aksiyon. Mesajınız açıkça tanımlanmış bir eylem planıyla bitmelidir.
4. Muhatapınızı ismiyle aradığınızdan emin olun. Eğer yeni tanıştıysanız adını hafızanıza kazımaya çalışın. Bunu kendinize birkaç kez tekrarlayarak ve sık sık kullanarak başarabilirsiniz. İnsanların en çok kendileriyle ilgilendiklerini unutmayın! Amerikalı araştırmacılar 500 telefon görüşmesini analiz etti ve “ben” zamirinin bu aramalarda 4.000'den fazla kez geçtiğini buldu!
Konuşmanın sonunda karşınızdaki kişinin adını ve konuşma sırasında kendisi hakkında öğrendiğiniz çocuklarının adı ve yaşları gibi diğer bilgileri yazın. Bu kayıtları dikkatli bir şekilde saklayın. Sonraki aramalarda daha iyi bir ilişki kurmanıza yardımcı olacaklar.
5. Telefon görüşmesi sırasında gülümseyin. Gülümsemek sadece karşınızdakine coşkunuzu aktarmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda enerjinizi de besler. Gülümsemek beynin özgüven ve iyimserlik duygularını artıran kimyasallar üretmesine yardımcı olur.
6. Hizmet aldığınız durumlarda mutlaka “teşekkür ederim” aramaları yapın. Gelecekteki işbirliği için çok faydalıdırlar. Tepkiniz ne kadar hızlı olursa, bu tür çağrılar o kadar etkili olur.
7. Muhatapınızın nasıl düşündüğünü hayal etmeye çalışın. Bu kolay bir iş değil ancak bunu kolaylaştırmanın yolları da var.
- Karşınızdakinin sesine dayanarak objektif bir analiz yapmaya çalışmayın. Beynin mantıktan sorumlu olan sol yarım küresi için bu durumda çok fazla bilinmeyen nicelik söz konusudur. Bunun yerine sezgisel sağ beyninizi dinleyin. Karşınızdaki kişiyi dinlerken rahatlayın ve beyninizde izlenim ve hislerin oluşmasına izin verin. Bu tür doğal izlenimler şaşırtıcı derecede doğru olabilir.
- Yüksek konuşma hızı (eğer içerik oldukça anlamlıysa) ortalamanın üzerinde zekaya işaret eder.
- Tereddüt, kekemelik ve duraklamalar genellikle kaygı veya kararsızlığın göstergesidir.
- İçeriğe bağlı olarak, belirli ifadelerin altını çizmek, bilinçaltındaki beğenileri ve hoşlanmadıkları şeyleri gösterebilir.
- Muhatabınızın tarzına bağlı olarak, ne tür bir kişilikle konuştuğunuzu belirlemeye çalışın: "yönetici", "anne", "tamirci" veya "motivatör".
“Yönetici”, önerilerinizin başarısına nasıl katkıda bulunacağını veya hedeflerine ulaşmasını nasıl kolaylaştıracağını açıklamalıdır. İnsanlara nasıl fayda sağlayacağını vurgulayarak anneyi tekliflerinizin değeri konusunda ikna edin. "Tamirci" ile konuşurken gerçekleri ve rakamları kullanın ve "motive ediciye" verilen mesaj mümkün olduğunca eğlenceli olmalıdır.
8. “Kabul ediyor musunuz?” diyerek işbirliğini teşvik edin. Bu size şunları sağlayacaktır:
- Muhatabınızın mesajınıza olumlu bir tepki vermesini sağlayın.
- İhtiyacınız olduğunda onu konuşmaya dahil edin Geri bildirim fikirlerinizin nasıl algılandığıyla veya ne zaman bir noktaya değinmek istediğinizle ilgili anahtar noktaları mesajınız.
- Sorunuzu olumlu yanıtlayarak onu yavaşça sizin bakış açınızı kabul etmesi için dürtün. Bu cevap büyük olasılıkla insanların en kolay yolu seçme eğiliminde olmasından kaynaklanmaktadır. Sadece çok inatçı adam böyle dostane bir soruya olumsuz cevap verebilecek kapasitede. Konuşma sırasında ne kadar olumlu yanıt duyarsanız tekliflerinizin kabul edilme şansı da o kadar yüksek olur.
- Konuşmanın son aşamasında anlaşmaya varın. Bu aşamayı zaten birkaç kez kullandıysanız, tekrarlamak daha ciddi isteğinizin de yerine getirilme olasılığını artıracaktır.
Bazı durumlarda insanlar bu cümleyi o kadar beğeniyorlar ki, bunu söyleyen kişinin tonlamasını ve sesini bile kopyalıyorlar.
9. Yemek yerken, içerken veya başkasıyla konuşurken asla telefona cevap vermeyin. Hiçbir durumda kapatmayın telefon ahizesi adrese el yakınlarda durmak yanınızdaki kişi. Bu sizin aşırı profesyonellik eksikliğinizi gösterir.
10. Muhatapınıza veda ettiğinizden emin olun: Bir telefon görüşmesini etkili bir şekilde sonlandırma yeteneği, düşüncelerinizi dinleyiciye aktarma yeteneğinden daha az önemli değildir. Çok uzun süren bir konuşma karşıdaki kişinin utanmasına, sıkılmasına veya sinirlenmesine neden olabilir.
Bir konuşmayı düzgün bir şekilde sonlandırmak için Kibar-Firma-Tamamlama tekniğini kullanın:
Kibar ol. Eğer uğraşıyorsanız yabancı, onun adını kendi adınıza ekleyin son cümle. Muhatabınızın belirli gerçekleri hatırlamasını istiyorsanız, vedalaştıktan hemen sonra bunları tekrarlayın.
Kararlı olmak. İlgisiz bir tartışmanın içine çekilmenize izin vermeyin. Bunu yapmak sizin için zorsa, tedbirli olmak adına elinizde birkaç makul mazeret bulundurun; örneğin: "Üzgünüm, adım başka bir telefonda." Genellikle - eğer ses tonunuz dost canlısıysa - muhatap, veda etme zamanının geldiğine dair ipucunu anlayacaktır.
Konuşmayı sonlandırın.Önce diğer kişinin telefonu kapatmasına izin verdiğinizden emin olun. Bunu yaparsanız, konuşma psikolojik olarak pek de dostane olmayan bir notla sona erecektir.
Telefonda ne söylenir?
Normal bir konuşmada olduğu gibi telefonda iletişim kurmanın da belli bir görgü kuralları vardır. Bu, telefonda neyin ve nasıl söyleneceğini belirten bir dizi kuraldır. Bu konuyu daha ayrıntılı olarak ele alalım.
Telefon konuşmaları için genel kurallar
- Herhangi bir konuşma bir selamlamayla başlar. Kullanmak için en iyisi iyi laf"Merhaba" veya "Merhaba." “İyi günler” ifadesi de uygundur.
- Gibi veda sözleri"En iyi dileklerimle" veya "Güle güle" yeterli olacaktır.
- Aramanız beklenmedik bir durumsa, karşıdaki kişiyi rahatsız edip etmediğinizi sormalısınız.
- bunu hatırla en iyi zaman Bir arkadaşı aramak akşamdır, eğer Hakkında konuşuyoruz hafta içi günler hakkında. Hafta sonlarında iş görüşmesi yapmak ve sabah geç saatlerde veya öğleden sonra toplantı teklifinde bulunmak daha iyidir.
- Yanlışlıkla bir çağrı aldıysanız, "Yanıldınız" yanıtını verebilir ve onlara en iyisini dileyebilirsiniz. Kendiniz bir hata yaptıysanız, rahatsızlıktan dolayı özür dilemeniz, yanlış numarayı aradığınızı söylemeniz ve veda etmeniz gerekir.
İş görüşmelerini yürütmek
İş görüşmeleri oluşur önemli kısım birçok yönetici ve çalışanın çalışmalarında. Büyük şirketlerin yöneticileri ve işletme sahipleri, iş görüşmelerinin çalışma zamanlarının çoğunu aldığını belirtiyor. Elbette iş görüşmeleri bir görgü kuralları var. İş görüşmelerinin ilk kuralı konuşmaktan çok dinlemektir. İkinci kural ise asla sözünü kesmemektir. Üçüncü kural ise gereksiz sözlere yer vermeden açık ve net konuşmaktır.
İletişim kurarken iş dışında herhangi bir konuşma yapmamak daha iyidir. Bir müşteri veya ortakla temas zaten kurulduğunda, iş görüşmelerinin görgü kuralları üçüncü taraf konuları hakkında kısa konuşmalara izin verir. Ancak yine de her şeyden önce konuya değinmek gerekiyor. Meslektaşlarınızla diyalog yürütürken resmi bir müzakere biçimine izin verilir, ancak kişisel konulara değinmeye gerek olmadığını unutmamalısınız.
Büyüklerle yapılan görüşmeler
Şimdi sizden daha yaşlı insanlarla telefon konuşmalarının görgü kurallarına bakalım. Sizden daha yaşlı ve ne meslektaşınız ne de yöneticiniz olan bir kadınla konuşuyorsanız bu durumda resmi bir konuşma biçimine izin verilir. Ancak saygılı hitap biçimini unutmamak gerekir - muhatapınıza olduğu gibi hitap edin, müzakerelerde olumlu bir not tutmaya çalışın ve soruna odaklanmayın.
Bir kişi yalnızca sizin tanıdığınız veya akrabalarınızın veya arkadaşlarınızın arkadaşıysa, o zaman görgü kurallarına göre onunla başkaları hakkında konuşmamalısınız. Eğer muhatabınız sizden daha yaşlı bir adamsa, kibar olmaya çalışın ve aynı zamanda konu dışı şeyler hakkında daha az konuşun. Başka bir deyişle, bazı küçük şeyler hakkında birkaç söz söyleyebiliyorsanız, o zaman görgü kurallarına göre, bunu bir erkekle konuşmaktansa bir kadınla konuşmanız daha iyidir.
Bir erkek sizinle konuşurken küfür kullanıyorsa onun arkasından tekrarlamamalısınız, kendinizi belli sınırlar içinde tutmalısınız.
Akrabalarla iletişim
Bazı akrabalarınızla iletişim kurallarına da uymanız gerekir. Bir kişiye hayatı, ilişkileri veya herhangi bir şey hakkında uzun süre soru sormamalısınız, özellikle de kişi konuşmayı bitirmek istediğinin sinyallerini veriyorsa. Akrabalarla aile meseleleri, hava durumu, mobilya satın alma, araba vb. Gibi küçük şeyler hakkında konuşmak gelenekseldir.
Aynı zamanda bir diyalog yürüttüğünüzü ve bu nedenle karşınızdaki kişinin sözünü kesmeden konuşmasına izin vermeniz gerektiğini de unutmamalısınız. Politika, din ve diğer tartışmalı konular hakkında konuşmak önerilmez. Ayrıca, kişinin konuyu destekleme eğiliminde olmadığını düşünüyorsanız, her zaman iş hakkında konuşmamalısınız. Bir kişiyi suçlamamalısınız, eleştirinizin tamamen tavsiye niteliğinde olmasına izin verin. Kişi istemiyorsa herhangi bir konuda tavsiyede bulunmaya gerek yoktur.
Bir kızla iletişim
Şimdi bir kızla telefonda nasıl iletişim kuracağımızı konuşalım. Önemli bir nokta bir kızla yapılan görüşmelerde aramanın bir nedeni vardır. İletişimin ilk aşamasında aramanın nedeni yalnızca ilginin onaylanması değil, aynı zamanda bir tür iltifattır. Örneğin, arayıp şu soruyu sorabilirsiniz: "Lütfen bana bir film önerin" veya "Lütfen anneme doğum günü için ne hediye vereceğimi önerin." Gününün nasıl geçtiğini sormaya, sorunlarını dinlemeye ve tavsiye vermeye hazır olmaya değer. Her zaman destekleyici sözler söylemeli ve aynı zamanda şakayı da unutmamalısınız. İletişimin ilk aşamasında şakalar tamamen dostane nitelikte olmalı, kaba olmamalı veya küfür içermemelidir. Sadece kızın görünüşüne değil, aynı zamanda kızın özlemlerine ve arzularına da iltifat etme fırsatını kaçırmayın. Aynı zamanda göze batmadan iltifat etmeye çalışın. Kız için ilginç ve anlaşılır konular hakkında konuşun.
