Ako správne zostaviť predpisy, aby fungovali. Záväzné interné predpisy a ustanovenia pre spoločnosť Kto pracuje so systémom presadzovania predpisov

Alexander Karpov, riaditeľ a vedúci konzultant spoločnosti RiK Company

Zdá sa, že myšlienka regulácie činnosti spoločnosti je veľmi logická a mala by zvýšiť efektivitu spoločnosti. Ale z nejakého dôvodu sa to v praxi málokomu podarí.

Viem o veľmi veľkom počte pokusov o reguláciu činnosti spoločnosti, ktoré sa v podstate neskončili ničím dobrým.

Prečo väčšina spoločností nedokáže vytvoriť efektívny stroj na zarábanie peňazí reguláciou všetkých obchodných procesov a projektov?

Samozrejme, v každom konkrétnom prípade môže vývoj regulácií negatívne ovplyvniť viacero faktorov. Podľa môjho názoru však existuje jeden dôvod, ktorý s pravdepodobnosťou blízkou 100% pochováva myšlienku regulácie.

Takže jeden z hlavných problémov, kvôli ktorým v podniku nefungujú predpisy, spočíva v samotnej organizácii činností na ich rozvoj.

Najbežnejším prístupom k vypracovaniu predpisov je zverenie práce jednej (alebo viacerým, v závislosti od objemu) osobe. Navyše to často robí externý špecialista (napríklad konzultant alebo skupina konzultantov).

V drvivej väčšine prípadov to vedie k vzniku obrovského množstva rôznych predpisov (predpisov, pokynov a pod.), ktoré sa v praxi nepoužívajú.

Mimochodom, predtým boli všetky tieto predpisy vyvinuté ručne, čo, samozrejme, zabralo veľa času, najmä ak bolo potrebné vykonať nejaké zmeny. Teraz existuje veľa špecializovaných počítačových programov, ktoré možno použiť na vypracovanie predpisov.

V tomto prípade môžu byť predpisy tvorené textovou aj grafickou formou. Vo všeobecnosti teraz existuje veľa rôznych „nástrojov na kreslenie“, pomocou ktorých môžete vyvinúť Talmudy v relatívne krátkom čase. Je tam veľa „ťahákov“, ale málo využiteľných.

Vďaka týmto programom sa vývoj predpisov zmenil zo zložitej vecnej úlohy na čisto technickú. Mnohé firmy sa domnievajú, že im stačí zakúpiť si jeden z týchto programov, najať si zamestnanca (alebo pozvať konzultanta), ktorý im vypracuje všetky potrebné predpisy.

Mimochodom, väčšina firiem berie výber pracovnej pozície pre takéhoto zamestnanca tak vážne, akoby od toho niečo záviselo.

Nech sa už volajú akokoľvek. Špecialista na vývoj regulácie, špecialista na obchodné inžinierstvo, obchodný analytik atď.

Niekedy sa vytvárajú celé oddelenia alebo skupiny. Napríklad firemné regulačné oddelenie/skupina alebo oddelenie/skupina obchodného inžinierstva alebo obchodného analytika.

Takáto centralizácia a následne lokalizácia regulačnej funkcie podľa mňa vedie k tomu, že firma nedosiahne želaný výsledok a oddelenie (skupina alebo zamestnanec) vytvorené na tvorbu regulácií je rozpustené.

Ak firma, povedzme, reálne nesleduje náklady a neuvažuje o zvyšovaní efektivity práce, potom môže takéto oddelenie/skupina existovať dlhšie ako jeden rok. Toto oddelenie bude aj naďalej udržiavať všetky doteraz vyvinuté predpisy v „aktuálnom“ stave, ako aj vytvárať nové, ale to všetko nebude mať nič spoločné s reálnou praktickou činnosťou podniku.

Toto oddelenie sa bude, ako sa hovorí, dusiť vo vlastnej šťave. Ak v jeden deň vyhodíte všetkých zamestnancov daného oddelenia, nikto si to nevšimne. Možno okrem tých, s ktorými sa zamestnanci tohto oddelenia delili o čaj v práci.

Opakom takéhoto centralizovaného a lokálneho prístupu k tvorbe predpisov je decentralizovaný prístup, kedy sa na tvorbe predpisov podieľajú všetky rezorty. To znamená, že každá divízia si vytvára svoje vlastné predpisy úplne nezávisle.

Hlavnými problémami takejto decentralizovanej stratégie tvorby predpisov je, že nebude možné správne popísať interakciu oddelení pri výkone rôznych funkcií a tiež to, že každé oddelenie môže použiť svoje vlastné formáty na popis predpisov.

Skutočne efektívnym prístupom k tvorbe predpisov je teda zmiešaný prístup.

Je založená na nasledujúcich princípoch:

tí, ktorí ich potom budú implementovať (alebo monitorovať ich implementáciu), sa musia nevyhnutne podieľať na tvorbe nariadení;

koordinácia a kontrola vývoja predpisov;

používanie jednotných noriem na popis predpisov.

Samozrejme, musí existovať určitá koordinácia a kontrola nad vývojom predpisov. Okrem toho je potrebné vypracovať a schváliť jednotné štandardy na popis regulovaných predmetov spoločnosti.

Vynára sa otázka: kto by sa mal podieľať na tvorbe jednotných noriem, koordinácii a kontrole tvorby predpisov?

Ak je spoločnosť malá, potom tieto funkcie môže vykonávať sám riaditeľ (prípadne aj s externými konzultantmi). Ak firma už nie je malá, ale ešte nie taká veľká, aby si mohla dovoliť mať vývojové oddelenie (alebo riaditeľstvo) na zamestnancov, tak tieto funkcie môže opäť vykonávať riaditeľ spoločnosti, ale v tomto prípade bude s najväčšou pravdepodobnosťou potrebujú pomoc od externých odborníkov (možno aj priebežne).

Ak už má spoločnosť vývojové oddelenie, potom môže tieto funkcie vykonávať pod kontrolou riaditeľa.

Prečo sú navrhnuté tieto konkrétne možnosti distribúcie funkcií, o ktorých sa tu uvažuje? Áno, pretože tvorba predpisov je činnosť súvisiaca s rozvojom spoločnosti, konkrétne s rozvojom systému manažérstva.

To znamená, že pre efektívnu realizáciu takýchto činností je potrebné využívať technológiu projektového manažmentu. V tomto prípade hovoríme konkrétne o developerských projektoch.

To znamená, že vývoj a implementácia predpisov by mala byť projektovou činnosťou, na ktorú dohliada buď samotný riaditeľ, alebo oddelenie vývoja (s kontrolou riaditeľa).

Predpisy teda musí vytvárať projektová skupina, ktorej zloženie môže byť pre každý projekt iné. V tomto prípade musí byť súčasťou skupiny pracovník vývojového oddelenia.

Ak spoločnosť nemá vývojové oddelenie, tak niektoré projektové tímy môžu zahŕňať externého špecialistu (konzultanta). V tomto prípade bude prácu projektových skupín kontrolovať sám riaditeľ (prípadne s pomocou konzultanta).

Poznámka: téme tohto článku sa podrobnejšie venujeme na workshope

Každý podnik má dokumenty upravujúce činnosť tohto podniku. Napríklad prevádzkové predpisy oddelenia sú vypracované tak, aby každý zamestnanec zapojený do akéhokoľvek obchodného procesu dobre chápal, čo musí urobiť, ako a kedy a čo by mal ako výsledok získať. Alebo sú napríklad potrebné predpisy pre interakciu divízií, aby sa zabezpečilo, že oddelenia alebo divízie spoločnosti si navzájom prenášajú informácie alebo dokumenty v určitom poradí alebo podľa stanovených pravidiel. Pre manažéra je tento dokument jedným z hlavných nástrojov riadenia. Správne vypracované predpisy pomáhajú dosiahnuť požadovaný výsledok v danom časovom rámci. Aké by mali byť pravidlá obchodného procesu?

Požiadavky na predpisy

Kritériom účinnosti nariadenia je jehodostupnosť pre účinkujúceho. Ak manažér podrobne popíše všetky zložky procesu, no jeho podriadení ničomu nerozumejú, bude takýto dokument k niečomu?

Preto je potrebné pri zostavovaní predpisov brať do úvahy3 hlavné princípy:

Predpisy sa píšu na základe modelu(diagramy) obchodného procesu. Okrem toho kvalita predpisov priamo závisí od toho, ako starostlivo je schéma vypracovaná.
Predpisy majú štruktúru, definovaný modelom podnikových procesov. Všetky hlavné body diagramu obchodného procesu musia byť prítomné v predpisoch, všetky sú dôležité a povieme si o nich v ďalšej časti.
Predpisy musia byť napísané suchý, úradný jazyk. Nebojte sa byrokratického jazyka – oveľa dôležitejšie je vyhnúť sa nejednoznačnosti. V dokumente sú použité len jednoduché, krátke vety s priamym slovosledom (podmet - prísudok). Formulácia musí byť jednoznačná. Všetky termíny a skratky by mali byť dešifrované. Na tento účel je zostavený zoznam pojmov a definícií.

Najčastejšie chyby v predpisoch:

Príliš veľký objem. Optimálna veľkosť nie je väčšia ako 5-7 strán.
Zložitý text, dlhé zložené vety.
V termínoch a menách sa používajú synonymá. Tá istá operácia alebo dokument sa musí nazývať rovnakým slovom v celom nariadení.
Skratky sa používajú bez dekódovania.
Konkrétni účinkujúci nie sú identifikovaní.
Nie sú popísané všetky kroky. Možno sa niektoré akcie budú kompilátorovi zdať samozrejmé - ale stále ich treba opísať.

Predpisy by mali byť zrozumiteľné každému zamestnancovi spoločnosti – skúsenému zamestnancovi aj nováčikovi.

Štruktúra predpisov

Dobrá regulácia obsahuje popis vstupu a výstupu obchodného procesu (kde začína a ako by sa mal skončiť), požiadavky na obsah a kvalitu práce, povinnosti a zodpovednosť každého výkonného pracovníka a spôsoby prenosu informácií.

Pre tvorcu predpisov je vhodné opísať obchodný proces vo forme tabuľky a rozdeliť ho na samostatné operácie (v súlade s modelom):

Ale pre zamestnanca bude ťažké orientovať sa v takejto tabuľke, oveľa menej pracovať podľa nej. Preto sú predpisy zvyčajne viacúrovňovým zoznamom.

Hlavné body pravidiel:

Všeobecné ustanovenia. Tu sa určuje účel dokumentu (účel obchodného procesu).
Pojmy a definície. V tomto odseku je uvedená definícia pojmov.
Skratky. Tu je potrebné rozlúštiť všetky skratky použité v texte.
Podmienky a obmedzenia. Tu by ste mali opísať podmienky, za ktorých sa proces začína (v akom prípade k nemu dôjde), požiadavky na výsledok a obmedzenia – kedy sa môžete odchýliť od požiadaviek dokumentu a ako v týchto prípadoch postupovať.
Požiadavky na postupy. Táto časť podrobne popisuje všetky operácie zahrnuté v obchodnom procese – kto, kedy, čo robí, aký bude výsledok, požiadavky a pripomienky.
Zodpovednosť. Kto je za čo zodpovedný?
Kontrola. Kto a ako kontroluje výsledky.

Aplikácie: diagram obchodných procesov, formuláre dokumentov atď.

Na záver uvádzame príklad nariadenia:

Predpisy pre obchodný proces „Personálna certifikácia“

1. Všeobecné ustanovenia.

1.1 Účelom je posúdiť úroveň kvalifikácie zamestnanca, posúdiť vhodnosť zamestnanca na zastávanú pozíciu.

1.2 Postup schvaľovania, zmien a doplnkov.

2. Základné pojmy a definície:

Certifikácia— určenie kvalifikácie, úrovne vedomostí a zručností zamestnanca podniku.

3. Skratky:

4. Podmienky a obmedzenia.

4.1 Časový rámec certifikácie….

4.2 Zloženie certifikačnej komisie...

4.3 Certifikácia podlieha….

4.4 Nepodlieha certifikácii...

5. Postup pri vykonávaní certifikácie.

5.1 Príprava na certifikáciu zahŕňa….

5.2 Harmonogram certifikácie je zostavený....

5.4 ... (všetky fázy procesu sú podrobne opísané v súlade so vzorom, ak existuje niekoľko typov certifikácie - pre každý typ)

6. Zodpovedné osoby (uvádza sa zloženie certifikačnej komisie a osoby zodpovedné za vykonávanie certifikácií).

7. Príloha (schéma procesu, formulár objednávky certifikácie, formuláre certifikačného listu atď.)

*************************************************************************************************

V systéme organizačnej a právnej dokumentácie organizácie sa rozlišujú dokumenty, ktoré určujú poradie a spôsoby vykonávania tejto alebo tej práce: predpisy a pokyny. V praxi sa používajú rôzne názvy týchto dokumentov: predpisy, normy, predpisy, pokyny, metodické pokyny, pracovné pokyny a pod. Vzhľadom na nedostatok všeobecne akceptovanej terminológie budeme používať nasledujúce pracovné definície:

Metodické pokyny– dokument definujúci jednotné pravidlá a metódy vykonávania určitých úkonov (funkcií), nezávislých od vykonávateľov. Použité synonymá: metodická príručka, metodické pokyny, metodické odporúčania, metodika a pod.

Procesné predpisy (alebo jednoducho predpisy)– dokument, ktorý definuje poradie interakcie medzi oddeleniami a zamestnancami organizácie v rámci určitého procesu. Použité synonymá: procesný štandard, procesný výkaz, postup a pod.

Pracovné pokyny– dokument, ktorý definuje postup vykonávania jednotlivých alebo vzájomne súvisiacich úkonov (funkcií) vykonávaných konkrétnym oddelením alebo zamestnancom organizácie v rámci určitých procesov. Použité synonymá: výrobný návod, návod na obsluhu, technologický návod, návod a pod.

Vysvetlime si rozdiely na nasledujúcom príklade. Povedzme, že hovoríme o plánovaní investícií v organizácii. Proces spočíva v tom, že investičné podnety divízií sú vyjadrené v štandardizovanej forme investičných projektov, ktoré sa po porovnávacej analýze v oddelení plánovania predkladajú na posúdenie investičnému výboru organizácie.

Obsahom sú pravidlá a vzorce na výpočet ukazovateľov investičného projektu metodické pokyny, keďže nezávisia (a pre zabezpečenie porovnateľnosti by nemali závisieť) ani od obsahu investičného projektu, ani od útvaru či pozície odborníka vykonávajúceho výpočet.

Opisy procesov predkladania, predbežného prerokovania investičného podnetu, prípravy investičných projektov podľa stanovenej metodiky a ich predloženie na odbor plánovania a investičného výboru - predmet predpisov, keďže tu hovoríme o poradí interakcie medzi konkrétnymi divíziami organizácie, podmienkach presunu dokumentu z jednej divízie do druhej a načasovaní dokumentov.

Výňatky z predpisov spolu s uvedením metód porovnávacej analýzy investičných projektov (prípadne väzieb na ne), stanovujúce postupnosť a spôsoby postupu pracovníka plánovacieho oddelenia pri porovnávaní prijatých investičných projektov sú uvedené v pracovné pokyny tohto zamestnanca.

Všeobecné poradie vykonávania procesu, spôsoby vykonávania jednotlivých úkonov a podrobnosti vykonávania procesu na jednotlivých pracoviskách sú v praxi často zahrnuté v jednom obsiahlom dokumente. Niekedy je to dôsledok nedostatočného rozvoja interného dokumentačného systému organizácie, ale často je to odôvodnené skutočnosťou, že popis všetkých podrobností procesu je možné prečítať v jednom dokumente.

Dokumenty ako Nariadenia o odmeňovaní alebo Nariadenia o rozpočte sú tradične príkladmi komplexných dokumentov. Vo veľkých spoločnostiach môže ich objem dosiahnuť niekoľko stoviek strán.

Autor na objednávku jedného z výskumných ústavov mal možnosť vypracovať siahodlhé Nariadenie o riadení výskumných a vývojových prác (VaV), ktoré pokrývalo terminologické otázky, postup pri začatí, plánovaní, vykonávaní a ukončovaní výskumu a vývoja, problematiku právna ochrana a účtovanie výsledkov VaV, ako aj princípy materiálnych stimulov pre účastníkov VaV a spôsoby výpočtu výšky licenčných poplatkov.

Nevýhodou tohto spôsobu prezentácie je skôr psychologický charakter: stovky strán textu s tabuľkami, formulármi, diagramami, vzorcami atď. pôsobia na účinkujúcich depresívne, hoci len malá časť opisu procesu sa týka každého z nich.

Nevýhody distribúcie opisu procesu vo viacerých dokumentoch zahŕňajú ťažkosti (pri absencii špecializovaných nástrojov) sledovania integrity súboru dokumentov. Integritou rozumieme jednotu terminológie, konzistentnosť úkonov (vrátane podmienok, postupov a termínov) popísaných v rôznych dokumentoch, jednotnosť foriem dokumentov používaných v rámci opísaného procesu a správnosť vzájomných odkazov týchto dokumentov.

Výber formy na opis metód a poradia vykonávania práce je teda do značnej miery záležitosťou zvyklostí organizácie.

Vzhľadom na to, že nariadeniami možno nazvať dokumenty, ktorých obsah je veľmi rôznorodý, neexistujú všeobecné legislatívne požiadavky na štruktúru a obsah predpisov. Výnimkou sú administratívne predpisy, pre ktoré existujú pravidlá pre vypracovanie a schvaľovanie (v čase písania neplatné) a zodpovedajúce metodické odporúčania.

Na druhej strane v literatúre o procesnej analýze a optimalizácii sú usmernenia venované nielen problematike písania textu regulačných dokumentov, ale aj výberu procesov na reguláciu, ako aj ich zlepšovaniu. Medzi takéto príručky si všimneme knihy , , , , .

Všeobecné zásady pre vypracovanie regulačných dokumentov pre štátny normalizačný systém (GOST) sú uvedené v GOST R 1.0-92 „Štátny normalizačný systém Ruskej federácie. Základné ustanovenia“ a GOST R 1.5-92 „Všeobecné požiadavky na konštrukciu, prezentáciu, dizajn a obsah noriem“. Dobrým príkladom použitia týchto dokumentov vo vzťahu k vývoju priemyselných noriem v oblasti komunikácií je „PR 45.02-97. Pravidlá štandardizácie. Odvetvový štandardizačný systém. Zásady pre vypracovanie regulačných dokumentov“. Pri vývoji regulačných miestnych predpisov organizácie sa môžu ako referencie použiť špecifikované GOST.

Pripomeňme, že princípy regulácie procesov rozoberaných v tomto článku je možné uplatniť pri tvorbe textov zmlúv, najmä v časti, kde hovoríme o procesoch interakcie medzi zmluvnými stranami.

2. Čo podlieha regulácii?

Pre správne zodpovedanie položenej otázky je potrebné najskôr určiť obsah a ciele regulácie procesov (porov.).

Nariadením rozumieme popis procesu vykonávaného organizáciou v jej miestnych predpisoch. Treba poznamenať, že regulácia nie je vždy obmedzená na jeden dokument nazývaný „nariadenie“ alebo „norma“.

Napríklad na reguláciu procesu technickej prevádzky lodí v lodnej spoločnosti boli vyvinuté tieto dokumenty:

Norma „Organizácia plánovaných opráv lodí“,
Norma „Organizácia neplánovaných opráv lodí“,
Štandard „Organizácia údržby lodí“,
Norma „Organizácia technického využívania lodí“,
Štandard „Organizácia modernizácie lodí“,
Norma „Technická certifikácia lodí“,
Norma „Monitorovanie technického stavu lodí“,
Norma „Štandardizácia procesov technickej prevádzky lodí“,
Predpisy o technickej prevádzke flotily,
Náplň práce vedúceho Technickej prevádzky vozového parku,
Popis práce manažéra skupiny pre prevádzku plavidiel,
Poriadok o odmene za služby vedúceho prevádzkovej skupiny plavidiel,
ako aj klasifikátory, referenčné knihy a príslušné časti iných predpisov, pokynov a noriem.

Predpisy (ako dokument) zohrávajú pre organizáciu približne rovnakú úlohu ako partitúra pre orchester. Cieľ je v oboch prípadoch rovnaký – dosiahnutie súdržnosť jednotlivých účinkujúcich. „Koherencia“ vo vzťahu k procesu znamená, že:

výkonní umelci sú zameraní na dosiahnutie určitých výsledkov, ktorých súhrn zase vedie k dosiahnutiu cieľa regulovaného procesu;
akcie účinkujúcich sú synchronizované;
jednota procesu nie je narušená, keď kontrola prechádza zo zamestnanca na zamestnanca a z divízie na divíziu.

Súdržnosť je dosiahnutá predovšetkým vďaka spoločnej oblasti pojmov pre všetkých účinkujúcich, dohodnutých požiadavkách na vstupy a výstupy podprocesov, časovej alebo udalosti synchronizácie akcií a dostupnosti informácií o priebehu procesu.

Predpisy sú súborom pravidlá rozhodovaniaúčinkujúcich v rôznych situáciách. Regulačné dokumenty najvyššej úrovne zároveň obsahujú všeobecné princípy, ciele a hranice rozhodovania, zatiaľ čo dokumenty nižšej úrovne stanovujú hotové riešenia (alebo možnosti hotových riešení), vyjadrené v súbore určitých činností. . To vám umožní optimalizovať „intelektuálnu záťaž“ kladenú na výkonných umelcov, čím ich zbavíte premýšľania o rutinných činnostiach v prospech riešenia zložitejších, neštandardných úloh. Štandardizácia prinajmenšom zvyšuje priemernú úroveň spôsobilosti pracovníkov. Štandardizácia akcií prispieva k citeľnému zrýchleniu, zlepšeniu kvality a zníženiu nákladov na proces – dosiahnutie cieľov „štíhlej výroby“.

Z právneho hľadiska Nariadenie „legalizuje“ horizontálne interakcie divízií a/alebo zamestnancov organizácie, čo výrazne uľahčuje riadenie organizácie. V organizácii, pri absencii predpisov pre komplexné procesy, je k dispozícii iba jeden spôsob interakcie medzi zamestnancami rôznych oddelení – prostredníctvom manažérov: iniciujúci zamestnanec napíše poznámku svojmu manažérovi, ktorý ju odsúhlasí. , pošle ho svojmu manažérovi a tak ďalej, až kým sa podnet nedostane k manažérovi, ktorý je priamo podriadený všetkým oddeleniam a zamestnancom, ktorí musia spoločne dokončiť začatú prácu. Ak miestny regulačný akt stanovuje možnosť a určuje postup priamej interakcie medzi oddeleniami, potom sa „sprostredkovanie“ manažérov na rôznych úrovniach stáva voliteľným.

Zaisťuje regulovaný proces prijímanie informácií o dosiahnutých výsledkoch (vrátane priebežných) a o postupe procesu. To znamená, že regulácia poskytuje informačnú podporu manažmentu, chápanú podľa A. Súbor: „predvídanie – organizácia – poriadok – koordinácia – kontrola“. Predpisy pomáhajú najmä porovnávacej analýze (benchmarkingu) a internému auditu procesu.

Procesné predpisy sú dôležitou súčasťou intelektuálneho kapitálu organizácie. Regulovaný proces umožňuje replikáciu, analýzu a zlepšovanie a uľahčuje prilákanie a školenie personálu. Prítomnosť predpisov slúži ako dôkaz transparentnosti práce organizácie, a preto skutočne prispieva ku kapitalizácii organizácie. Podľa S.P. Nikanorova „spôsob činnosti organizácie má vyššiu hodnotu ako jej súčasné ciele“.

Regulácia procesov, najmä nie veľmi kvalitných, však prináša určité náklady a riziká (porov.):

náklady sú potrebné na vypracovanie a udržiavanie relevantnosti regulačnej dokumentácie;
nadmerná regulácia znižuje flexibilitu podnikania: hovorené slovo je striebro, nevyslovené slovo je zlato;
koncentrácia manažérskeho know-how organizácie na jednom mieste môže prispieť k ich úniku;
zavádzanie regulácií môže vyvolať odpor, keďže nie všetky regulácie si zamestnanci želajú – mnohí z nich zostávajú v organizácii len aktívnou účasťou na vytváraní a udržiavaní chaosu.

Organizácia „preniknutá“ predpismi je rigidná, ale veľmi krehká formácia. Akýkoľvek vonkajší vplyv, ktorý mení podmienky a ciele činnosti organizácie, vedie k potrebe revízie významnej časti regulačného rámca. Akékoľvek zmeny v tíme organizácie, ktoré si vyžadujú prerozdelenie zodpovedností, tiež kriticky ovplyvňujú integritu regulačného systému.

Organizácii oslobodenej od akýchkoľvek zásad a ešte viac od oficiálnych regulačných dokumentov vznikajú dodatočné náklady na riadenie spojené s potrebou komunikovať rozhodnutia exekútorom, vysvetľovať im metódy práce a kontrolovať ich činnosť. Z toho vyplýva, že musí existovať určitá optimálna úroveň regulácie činnosti organizácie.

Z vyššie uvedeného môžeme usúdiť, že regulácii podliehajú:

Je potrebné poznamenať, že rozsah alebo zložitosť procesu sama osebe nemôže slúžiť ako jednoznačné kritérium pre potrebu regulácie. Je správnejšie hovoriť o rizikách spôsobených nedostatkom jasných pravidiel vykonávania procesu. Mnoho spoločností preto používa „alarmové priečinky“ - zbierky typických akcií pre rôzne incidenty. Popísané procesy sú spravidla jednoduché, ale rýchlosť a presnosť ich implementácie sú rozhodujúce pre prežitie organizácie.

Organizácie spravidla regulujú procesy súvisiace s:

služby zákazníkom, rozvoj vzťahov s klientmi;
poskytovanie potrebných zdrojov organizácii: riadenie platieb, riadenie zmlúv s dodávateľmi a dodávateľmi, rozpočtovanie, personálny manažment, riadenie kapitálového vybavenia;
zabezpečenie života samotnej organizácie: zabezpečenie bezpečnosti, toku dokumentov, práce riadiacich a kontrolných orgánov.

Bohužiaľ, procesy súvisiace s rozvojom organizácie sú regulované oveľa menej často.

Ak je podnik certifikovaný na dodržiavanie akýchkoľvek noriem, z ktorých vyplýva prítomnosť regulovaných procesov (ISO, OHSAS, SA atď.), zloženie takýchto procesov je určené priamo požiadavkami týchto noriem alebo zavedenou praxou ich implementácie. .

Zmluvy spravidla upravujú postupy pri odosielaní a schvaľovaní objednávok, plnení objednávok, prijímaní a odovzdávaní výsledkov objednávok (tovar, práce, služby), platení za zrealizované objednávky, spätnej väzbe, úprave objemov a cien, vyšetrovaní incidentov, poskytovaní správ, vzájomnej kontrole. atď. P.

Organizácia môže použiť referenčné modely procesov ako východiskový bod pre reguláciu. Príklady takýchto modelov pre aktivity v rámci organizácie zahŕňajú vývoj referenčného modelu operácií dodávateľského reťazca (SCOR) a referenčného modelu operácií konštrukčného reťazca (DCOR), ktoré vykonáva komunita rady dodávateľského reťazca, alebo modely pre podniky v rôznych odvetviach, ktoré realizuje IDS Scheer a dodáva používateľom balíka procesného modelovania ARIS.

3. Štruktúra predpisov

Ciele vyššie uvedených predpisov nám umožňujú určiť len najvšeobecnejšie požiadavky na štruktúru dokumentu:

názov
	Obsah
1.	Všeobecné ustanovenia
1.1.	Účel
1.2.	Oblasť použitia
1.3.	Normatívne odkazy
1.4.
2.
2.1.	Pojmy a definície
2.2.	Skratky
3.
4.	Zodpovednosť
5.	Kontrola
6.	Aplikácie
6.1.	Klasifikátory a referenčné knihy
6.2.
6.3.	Procesné diagramy
6.4.	Výpočtové algoritmy
6.5.	Tabuľky úloh vykonávateľa procesov

Časť „Popis požiadaviek, procesov, pracovných metód“ má zároveň vnútornú štruktúru zodpovedajúcu štruktúre regulovaného procesu: je popísaná hierarchia podprocesov, kontrolné body, požiadavky na spracovávané objekty atď.

4. Forma predpisov

Povinné náležitosti predpisov sú: názov organizácie, názov druhu schvaľovacieho dokumentu, jeho dátum a číslo, miesto vyhotovenia, schvaľovacia pečiatka. Sú umiestnené na začiatku textu predpisov.

Podpisy osôb schvaľujúcich návrhy predpisov sú umiestnené buď na konci textu dokumentu alebo na samostatnom schvaľovacom hárku, z ktorého údajov musí byť zrejmé, ktorý dokument bol schválený.

Na konci textu predpisov alebo na samostatnom oboznamovacom liste zainteresovaní zamestnanci svojim podpisom uvedú, že si dokument prečítali a dostali jeho kópiu do rúk.

V tejto časti sa budeme podrobne zaoberať obsahom častí procesného poriadku.

Názov predpisu

Názov predpisu má byť stručný, presne charakterizujúci regulovaný proces, zabezpečujúci správne zaradenie predpisu do systému miestnych predpisov organizácie. Skratky, rímske číslice, matematické symboly a grécke písmená nie sú spravidla povolené v názve predpisov, s výnimkou symbolov produktov.

Názov nariadenia spravidla označuje: proces, hlavné predmety procesu, okolnosti procesu. Napríklad:

Predpisy o predaji nevyžiadaných tekutín.
Predpisy na zabezpečenie technickej pripravenosti zariadení ropných polí.
Predpisy pre podávanie žiadostí o materiálno-technické prostriedky krajskými obchodnými jednotkami.
Predpisy pre technickú údržbu lodí počas zimnej vykládky.

Malo by sa pamätať na to, že slovo „regulácia“ pochádza z francúzskeho slova reglement, čo znamená „uvádzanie do poriadku“, ktoré zase pochádza zo slova regle, čo znamená „poriadok“, „pravidlo“. Názvy dokumentov ako „Nariadenia o postupe pri podávaní prihlášok“ alebo v horšom prípade „Nariadenia o postupe pri podávaní prihlášok“ sú teda neprijateľné. Správny názov by bol „Pravidlá pre podávanie žiadostí“.

Hlavnou požiadavkou na obsah, najmä v časti popisujúcej procesy a metódy práce, je jednotnosť nadpisov na rovnakej úrovni. Dôležitá je aj požiadavka na stručnosť názvov sekcií. Jeho súlad odzrkadľuje aj stupeň rozpracovanosti regulovaného procesu: prítomnosť dlhých, mätúcich názvov zvyčajne naznačuje nesprávne nastavenie cieľov procesov alebo nesprávne vymedzenie hraníc medzi nimi.

Časť 1. „Všeobecné ustanovenia“

V tejto časti je popísaný účel, rozsah aplikácie predpisu, odkazy na regulačné (aj interné) dokumenty, na základe ktorých bol predpis vypracovaný, postup pri schvaľovaní, vykonávaní zmien a doplnkov textu predpisu, ďalšie informácie motivujúce samotnú reguláciu a stručné komentovanie regulovaného procesu .

Časť 1.1. "Destinácia"

Toto nariadenie určuje postup<дается наименование или краткое описание процесса>V<дается полное наименование организации>(ďalej len Spoločnosť).

Časť 1.2. "Oblasť použitia"

Rozsah pôsobnosti (predmet) nariadenia je opísaný:

Platia požiadavky a pravidlá týchto pravidiel<описывается область применения Регламента>.

Na opísanie rozsahu aplikácie sú zvyčajne stručne, ale celkom jasne uvedené:

hlavné objekty zapojené do regulovaného procesu (napríklad: náklady, kapitálové vybavenie, zariadenia sociálnej infraštruktúry atď.);
procesy, na ktoré sa vzťahuje nariadenie;
zamestnancov organizácie zapojených ako subjekty alebo objekty regulovaného procesu.

Na presnejšiu charakteristiku rozsahu aplikácie je možné uviesť odkazy na aplikácie (pozri ďalšiu časť 6.1). Napríklad:

Požiadavky a pravidlá týchto Pravidiel sa vzťahujú na zamestnancov Spoločnosti, ktorých pozície a profesie sú uvedené v Prílohe č. 6.1.1 týchto Pravidiel.

Ak sa zoznamy objektov, procesov alebo pracovníkov, na ktorých sa predpisy vzťahujú, určujú v závislosti od situácie, potom je potrebné uviesť zdroj takéhoto zoznamu. Napríklad:

Požiadavky a pravidlá týchto Predpisov sa vzťahujú na štrukturálne divízie Spoločnosti, ktorých zoznam je určený príkazom generálneho riaditeľa Spoločnosti.

Ak je proces popísaný v predpisoch dosť rozsiahly, potom v časti „Rozsah aplikácie“ je vhodné pre lepšie pochopenie uviesť krátky popis tohto procesu a účel jeho jednotlivých etáp. Napríklad:

Požiadavky a pravidlá tohto poriadku sa vzťahujú na výskumnú činnosť OJSC „Výskumný ústav …“ (ďalej len ústav).
Výskumná činnosť ústavu je zameraná na vytváranie nových a/alebo zlepšovanie existujúcich technologických procesov, prístrojov a zariadení, produktov, činidiel, materiálov v oblasti prípravy, dopravy a spracovania plynu, plynového kondenzátu a ropy, ich spracovaných produktov, ako aj hľadanie nových oblastí použitia získaných vedomostí.

Tieto predpisy popisujú postup, rozsah právomocí, povinností a zodpovedností zamestnancov a štruktúrnych oddelení ústavu v nasledujúcich procesoch riadenia výskumnej činnosti:

ročné plánovanie výskumu a vývoja;

riadenie implementácie výskumu a vývoja;

riadenie výsledkov duševnej činnosti získaných počas výskumu a vývoja;

účtovanie nákladov a výsledkov výskumu a vývoja.

Uvádza sa rozsah divízií a/alebo zamestnancov organizácie, pre ktoré sú predpisy záväzné:

Tieto pravidlá sú záväzné pre všetky štrukturálne divízie Spoločnosti.

Časť 1.3. "Normatívne referencie"

Táto časť špecifikuje základné dokumenty pre vypracovanie predpisov:

Tieto pravidlá boli vypracované v súlade s:<указываются документы-основания>.

Podporné dokumenty zahŕňajú:

dokumenty uvádzajúce ich úplné podrobnosti, predpisujúce alebo vyžadujúce vypracovanie predpisov (napríklad: zákon, podzákonný predpis, príkaz vedúceho organizácie alebo požiadavka normy);
dokumenty, ktoré sú metodickým podkladom pre tvorbu predpisov (napríklad: externé alebo interné regulačné dokumenty, špeciálna metodická literatúra);
dokumenty popisujúce súvisiace procesy, objekty a subjekty, ktoré definujú požiadavky na prvky regulovaného procesu.

Pravidlá na prípravu bibliografických odkazov sú uvedené v GOST 7.0.5-2008 „Bibliografický odkaz“.

Časť 1.4. „Postup schvaľovania, zmien a doplnkov“

Táto časť definuje postup schvaľovania predpisov, ich zmien a doplnkov:

Tento predpis, všetky jeho zmeny a doplnky sú schválené<указывается название утверждающего органа управления>a uviesť do platnosti<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

Môže byť uvedené, ktorý zo zamestnancov organizácie má právo dať podnet na zmenu, doplnenie alebo zrušenie predpisov. Postup pri posudzovaní takýchto iniciatív môže byť uvedený aj v predpisoch, ale správnejšie by bolo opísať takýto postup v samostatnom dokumente upravujúcom postup pri tvorbe miestnych predpisov organizácie.

Ak má organizácia predpisy na vypracovanie miestnych predpisov (vrátane predpisov), potom otázky upravené v tejto časti musia byť premietnuté do uvedených predpisov; Táto časť potom nie je súčasťou textu nariadenia.

Časť 2. „Termíny, definície a skratky“

Táto časť je podľa nášho názoru jednou z najdôležitejších, keďže charakterizuje predmetnú oblasť, v ktorej sa regulovaný proces odohráva. Jednoznačné pochopenie terminológie zabezpečuje konzistentnosť konania výkonných umelcov na dosiahnutie cieľa regulovaného procesu. Všimnite si, že pravidlá pre tvorbu administratívnych predpisov nestanovujú takýto oddiel.

V niektorých organizáciách sa ako samostatný dokument vytvára slovník pojmov a skratiek (glosár alebo tezaurus). Ak je k dispozícii, táto časť predpisov môže byť vynechaná, ak používa výrazy z aktuálneho vydania slovníka; ak predpisy používajú pojmy, ktoré nie sú zahrnuté v aktuálnom slovníku, potom ich treba popísať priamo v texte predpisov.

Pojmy, ktoré musia byť definované v tejto časti predpisov, zahŕňajú:

termíny zavedené a použité v nariadeniach po prvýkrát;
výrazy používané výlučne v rámci týchto nariadení, vrátane výrazov používaných na skrátenie textu;
bežne používané pojmy, ktorých význam je špecializovaný alebo modifikovaný vo vzťahu k danej organizácii alebo danému procesu;
bežne používané, ale zriedka používané výrazy používané v predpisoch;
bežne používané termíny, ak sú ich definície potrebné pre úplnosť a/alebo logickú uzavretosť slovníka ako celku alebo pre lepšie pochopenie iných termínov.

Termíny sú zvyčajne uvedené v abecednom poradí. V niektorých prípadoch budú termíny uvedené v poradí dôležitosti pre popisovaný proces (ak je napríklad nariadenie určené na proces obstarávania, potom sa ako prvý uvedie termín „nákup“ a až potom termíny „odovzdanie“ osvedčenie“ a „zmluva“). Tento spôsob objednávania je vhodný, ak sa najskôr prečíta časť „slovník“ predpisov, ale je nepohodlné, ak sa pri čítaní dokumentu musí nahliadať do slovníka. Kompromisom môžete výrazy zoskupiť do samostatných „sekcií“ oblasti s abecedným zoradením výrazov v rámci skupiny. Napríklad terminológiu spojenú s organizáciou výskumu a vývoja možno rozdeliť do nasledujúcich skupín:

Typy výskumných aktivít
Druhy duševného vlastníctva
Práva na výsledky duševnej činnosti
Právna ochrana výsledkov duševnej činnosti
Účtovníctvo výskumu a vývoja
Organizácia procesov riadenia výskumu a vývoja

Pojem sa spravidla vyjadruje podstatným menom v jednotnom čísle: úkon, dohoda, protistrana atď. Je povolené použiť množné číslo, keď jednotný výraz neexistuje alebo keď hovoríme o dobre definovanom súbore objektov, napríklad:

Zmluvné dokumenty – dokumenty odzrkadľujúce vznik, plnenie, zánik záväzkov zo zmluvy: zmluva, dodatočné dohody k nej, subdodávateľské dohody, protokoly, úkony, faktúry, platobné príkazy, faktúry, faktúry, listy a pod.

Miernym skomplikovaním alebo zmenou termínu je však možné dodržať „jednotné pravidlo“:

Súbor zmluvných dokumentov je súbor dokumentov odzrkadľujúcich vznik, plnenie, zánik záväzkov zo zmluvy:...

Zmluvný spis – súbor dokumentov odzrkadľujúcich vznik, plnenie, zánik záväzkov zo zmluvy:...

Pri definovaní jedného objektu je neprijateľné používať množné číslo. Namiesto

Primárne doklady sú doklady potvrdzujúce plnenie záväzkov z uzatvorených zmlúv.

treba napísať:

Primárny doklad – doklad potvrdzujúci splnenie záväzku z uzatvorenej zmluvy.

Ak je výraz frázou, potom sa spravidla na začiatku frázy nachádza najvšeobecnejší termín, za ktorým nasledujú slová označujúce odrody, atribúty alebo stavy príslušného objektu. Napríklad:

Oprava -…
Aktuálne opravy –…
Veľké opravy - ...

alebo

Dokument -...
Dohodnutý dokument je...
Dokument schválený -...

Pre definovaný termín je možné uviesť jeho synonymá alebo skrátené verzie (žargón a hovorové výrazy nie sú povolené), avšak v záujme zachovania dôslednosti prezentácie sa odporúča použiť jedinú verziu termínu.

Zdroje definícií by mali byť:

súčasná legislatíva Ruskej federácie vrátane súčasných štátnych noriem, priemyselných predpisov;
slovníky všeobecných, špeciálnych termínov (podobné, ), cudzích slov a pod.;
opakovane vydávané učebnice;
zvyklosti akceptované v príslušnom profesionálnom prostredí.

Je dobrou praxou uviesť zdroj definície. Zároveň pre pojmy zavedené po prvýkrát a/alebo používané výlučne v rámci tohto nariadenia, ako aj bežne používané pojmy, ktorých význam je špecializovaný alebo zmenený vo vzťahu k danej organizácii alebo procesu, platí nasledovné: je uvedené:<Термин>– v týchto pravidlách –<определение термина>.

Treba však mať na pamäti, že ten istý termín v rôznych regulačných dokumentoch vrátane GOST môže mať rôzne definície (napríklad termíny „proces“ alebo „kvalita“). Preto by si organizácie, ktoré udržiavajú systémy manažérstva kvality, mali zvoliť definície pojmov z GOST R ISO 9000-2008 a GOST R ISO 9001-2008.

Často sa vyskytujú prípady, keď tvorca predpisu musí zaviesť nový pojem sám. V tejto situácii by sa mali dodržiavať nasledujúce pravidlá (porov. § 67):

Upozorňujeme, že existencia definovaných objektov nemusí vyplývať priamo z definície a v niektorých prípadoch vyžaduje samostatný dôkaz.

Aby ste dodržali pravidlo „zrozumiteľnosti“, po presnej formulácii definície môžete uviesť ďalšie, menej formálne vysvetlenia alebo uviesť príklady správneho použitia výrazu. Neodporúča sa uvádzať príklady nesprávneho použitia výrazu.

Ak je slovník vybudovaný na princípe tezauru, tak po sformulovaní definície je potrebné popísať vnútornú štruktúru pojmu a súvislosti opisovaného pojmu s inými pojmami. Napríklad:

Fond rotačných zariadení - fond zariadení potrebných na zabezpečenie prevádzky vrtných komplexov a určených na výmenu vrtných zariadení, ktoré náhodne zlyhali alebo sú plánované na opravu.
Pracovný kapitál pozostáva z týchto častí: núdzová minimálna rezerva, náhradné zariadenie na vykonávanie plánovanej údržby a opráv, zariadenie v prevádzke, zariadenie v oprave.

Ako už bolo uvedené, zavedenie špeciálneho termínu môže text skrátiť a uľahčiť mu porozumenie. Napríklad na zjednodušenie popisu inžinierskej podpory pre podnik motorovej dopravy sa v rámci regulačného dokumentu zavádza jeden pojem:

Predmety - v tomto poriadku - mechanické, vrátane zdvíhacích a energetických zariadení, tlakové zariadenia, elektrické, plynové a vykurovacie siete Spoločnosti, ako aj vrchné vybavenie špeciálnych vozidiel Spoločnosti.

Terminológia môže mať dôležité dôsledky pre organizačnú politiku.

Počas transformácií v lodnej spoločnosti Volgotanker bolo slovo „oprava lodí“ stiahnuté z obehu a nahradené frázou „oprava lodí“. Prvý termín jasne znamenal tradičný kampaňovitosť: všeobecný rozpočet na opravy pre celú flotilu so všeobecnou neistotou načasovania a výsledkov. Druhý termín, označujúci uvedenie konkrétneho plavidla do stanoveného technického stavu pri daných časových a nákladových obmedzeniach, sa stal „zákazníkom“, pod ktorým bolo potrebné vykonať vážne zmeny v procese opravy a zmeniť k tomu prístup pracovníkov. proces.

Pre správny popis regulovaného procesu nie sú dôležité ani tak samotné definície, ale skôr systém definícií ako celok. Tento systém musí byť úplný, konzistentný a pokiaľ možno minimálny. Práve na splnenie týchto požiadaviek musí developer vyplniť „terminologické vákuum“ alebo upraviť existujúcu terminológiu. Neexistujú jednoduché formálne pravidlá na získanie správneho systému definícií. Preto by sa vytvorenie vhodného a správneho systému definícií pre danú tematickú oblasť malo považovať za umenie.

Ak v rámci regulovaného procesu určitý objekt mení svoje stavy (napr. dokument prechádza fázami od návrhu po prílohu k objednávke, alebo jednotka z pracovného kapitálu cyklicky mení stavy „v prevádzke“ - „v oprave“ - „v sklade“), potom musia byť tieto stavy popísané v slovníku alebo klasifikátore (pozri komentár k časti 6.1 nižšie). Bolo by užitočné opísať stavy objektu počas celého jeho životného cyklu. To vám umožní lepšie pochopiť účel regulovaného procesu.
Je potrebné dodržať úplnosť alternatív: ak sú definované objekty rozdelené podľa akýchkoľvek charakteristík, potom je potrebné určiť všetky možnosti kombinácií charakteristík, alebo po identifikácii najdôležitejších možností je potrebné zvyšok identifikovať v „ostatných“. “. Napríklad:
Neplánované opravy sú opravy vykonávané mimo harmonogramu plánovaných opráv a údržby zariadení. Neplánované opravy zahŕňajú:
- núdzové opravy - neplánované opravy vykonávané na odstránenie škôd spôsobených nehodami alebo inými incidentmi, formalizované v súlade s postupom stanoveným platnou legislatívou Ruskej federácie a predpismi príslušných oddelení a organizácií;
- reštaurátorské opravy – neplánované opravy vykonávané za účelom odstránenia škôd spôsobených okolnosťami vyššej moci (prírodné katastrofy, sociálne konflikty alebo iné okolnosti uznané za také príslušnými orgánmi);
- záručné opravy sú neplánované opravy vykonávané zhotoviteľom opravy a na jeho náklady, vrátane prác na odstránení vád zhotoviteľom spôsobených a zistených v záručnej dobe;
- iné neplánované opravy – zahŕňa bežné a opravárenské práce spôsobené z dôvodov, ktoré nie sú uvedené vyššie.
Zostrojte diagramy prechodov objektov zo stavu do stavu, diagramy vzťahu pojmov; odrážať tieto vzťahy v slovníku. Napríklad:
Technická prevádzka zariadení je súbor organizačných a technických opatrení vykonávaných na udržanie zariadenia v dobrom stave počas celého jeho životného cyklu vrátane:
- technický manažment,
- technické využitie,
- údržba,
- oprava,
- modernizácie.

Keďže k prechodu objektu zo stavu do stavu dochádza v dôsledku nejakého procesu, z diagramu zmeny stavov objektu dostane vývojár zoznam procesov, ktoré musia byť popísané v predpisoch. Samozrejme, po zadefinovaní pojmov by sa v texte nariadenia mali okrem bežne používaných pojmov používať len niektoré pojmy.

Skratky sú zvyčajne uvedené oddelene od definovaných pojmov a sú uvedené v abecednom poradí alebo vopred zoskupené podľa tém. Do slovníka pojmov je povolené uvádzať skratky v tejto forme:

Plánovaná preventívna údržba (PPR) je spôsob údržby a opravy zariadení, ktorý zahŕňa vykonávanie príslušných prác podľa schváleného harmonogramu.

V tomto prípade bude zoznam skratiek obsahovať nasledujúcu položku:

PPR – Plánovaná preventívna údržba.

Časť 3. „Popis požiadaviek, procesov, pracovných metód“

Táto časť popisuje:

požiadavky na objekty zapojené do procesu,
jednotlivé podprocesy, funkcie (akcie) regulovaného procesu,
pravidlá a pracovné metódy.

Ak chcete správne opísať proces, musíte uviesť:

účel procesu;
výstup procesu;
vstup do procesu;
parametre, pravidlá a metódy vykonávania procesu;
udalosť, ktorá začína proces;
udalosť, ktorá ukončí proces;
termín spracovania;
umiestnenie procesu;
funkcie (akcie) vykonávané v rámci procesu;
vykonávateľov procesu (niekedy je užitočné uviesť aj práva a povinnosti výkonných umelcov);
nástroje na dokumentáciu procesov;
prostriedky na monitorovanie priebehu procesu.

Uvedené charakteristiky procesu ukazujú, že proces sa odohráva vo fyzickom priestore, v čase, v organizačnej štruktúre, v informačnom poli, v rôznych objektoch atď. V súlade s tým, aby sme presne opísali proces, je potrebné uviesť jeho hranice vo všetkých týchto priestoroch. Správne definovanie hraníc procesov výrazne uľahčuje prácu organizácie. Neúplné označenie hraníc procesov je častou chybou, ktorá často ruší regulačný dokument.

Dovoľte nám komentovať uvedené charakteristiky procesu.

Účel procesu. Proces musí mať špecifický účel. Typicky je cieľ procesu formulovaný ako optimalizačný problém: je potrebné nájsť najlepšie riešenie pri daných obmedzeniach. Napríklad:

pre proces plánovania výroby - optimalizovať využitie výrobnej kapacity pre daný výrobný program a danú priechodnosť;
pre proces materiálno-technického zásobovania - zabezpečiť výrobným úsekom organizácie materiálno-technické prostriedky podľa nomenklatúry a v lehotách určených výrobným programom.

Aj keď účel procesu nie je výslovne uvedený v príslušnej časti predpisov, developer musí tento účel sformulovať skôr, ako pristúpi k opisu procesu.

Výstup procesu– súbor objektov, ktoré sú výsledkom procesu: hmotný majetok, dokumenty a pod. Výstup procesu musí byť charakterizovaný požiadavkami, ktoré naň kladie spotrebiteľ výsledkov daného procesu.

Hranice procesu budú definované správne, ak jeho výstupom bude množina objektov, ktorých súlad s požiadavkami spotrebiteľa možno nezávisle overiť. Ak naopak požiadavky na výstupné objekty procesu nie sú jasne formulované alebo sa nedajú objektívne overiť, potom je prechod z tohto procesu na ďalší plný konfliktov medzi účinkujúcimi, straty kvality výsledkov celého procesu. proces a iné nežiaduce následky.

Preto ešte raz upozorňujeme na dôležitosť správneho určovania stavov objektov, ktoré sa prenášajú z jedného procesu do druhého. Tieto statusy musia byť stanovené na úrovni pojmov používaných v nariadeniach: buď s odkazom na existujúce nariadenia, alebo definované v rámci nariadení.

Vysvetlime to, čo bolo povedané, na príklade servisnej spoločnosti - spoločnosti, ktorá poskytuje zákazníkovi vybavenie a tím (posádku). Aby služba spĺňala požiadavky zákazníka, ako aj zákonné požiadavky, je potrebné, aby zariadenie nadobudlo postupne tieto stavy:

Právna pripravenosť je stav zariadenia, v ktorom sú všetky dokumenty osvedčujúce právo spoločnosti bezpečne ho prevádzkovať vo svojom mene.
Technická pripravenosť je stav zariadenia, v ktorom sú všetky jeho časti a zariadenie ako celok v dobrom stave, boli prijaté všetky doklady potvrdzujúce schopnosť prevádzky zariadenia v režime požadovanom zákazníkom.
Prevádzková pripravenosť je stav vybavenia, v ktorom je zariadenie, ktoré je v technickej pohotovosti, vybavené potrebným zariadením, je energeticky zabezpečené a je obsadené tímom (posádkou), ktorého členovia majú všetky doklady potvrdzujúce schopnosť prevádzkovať zariadenie v režime stanovenom zákazníkom.
Prevádzkový stav – stav zariadenia, v ktorom zariadenie, ktoré je v prevádzkovej pohotovosti, spĺňa požiadavky stanovené zákazníkom a vykonáva potrebné práce (poskytuje služby).

Stanovenie hraníc procesov obslužného podniku popísaným spôsobom má ďalekosiahle dôsledky pre stanovenie primeraných rozpočtov, rozdelenie funkcií, práv a povinností výkonných umelcov, organizačnú štruktúru podniku a pod. .

Cieľ a výstup procesu by sa nemali zamieňať. Napríklad pre proces plánovania výroby, ktorého účel je formulovaný vyššie, bude výsledkom dokument s názvom „Rozvrh výroby“.

Procesný vstup– súbor predmetov spotrebovaných alebo transformovaných počas procesu: hmotný majetok, dokumenty atď. Požiadavky na vstupné objekty musia byť formulované z hľadiska procesu ich použitia.

Keďže vstupy do jedného procesu sú spravidla výstupmi iných procesov, platia pre vstupné objekty vyššie uvedené odporúčania a komentáre. Najmä pri popise procesu musí vývojár formulovať požiadavky na vstupné objekty tohto procesu.

Všimnite si, že proces musí mať zabudovaný mechanizmus na kontrolu skutočne prijatých vstupných objektov vzhľadom na požiadavky, ktoré sú na ne kladené, a pravidlá pre postup v prípade nezrovnalostí. Pravidlá výrobného systému Toyoty neumožňujú akceptovať chybné produkty na ďalšie spracovanie alebo, ako ukazuje príklad nižšie, na použitie príslušného zariadenia:

Poverený zamestnanec nájomcu, ktorý prevezme zariadenie od prenajímateľa, má právo bez demontáže zariadenia skontrolovať, zmerať vonkajšie rozmery zariadenia a skontrolovať jeho funkčnosť (ak si takáto kontrola nevyžaduje náradie, ktoré preberajúci zamestnanec vykonáva nemá, alebo používanie metód, na ktoré prijímajúci zamestnanec nie je zaškolený). Ak sa v dôsledku určených prehliadok a kontrol zariadenia zistia známky nemožnosti bezporuchovej prevádzky zariadenia, potom by sa dodané zariadenie nemalo používať a zamestnanec nájomcu preberajúci zariadenie je povinný upozorniť zmenového technológa regionálnej lokality nájomcu o incidente.

Parametre, pravidlá a metódy na vykonanie procesu– ide o objekty (zvyčajne informačného charakteru: predpisy, metódy, technológie, referenčné knihy atď.), ktoré sa počas vykonávania procesu používajú, ale nemenia.

...vystupuje<действие>v súlade s<наименование документа>

ak sú určené konkrétne doklady, príp

...vystupuje<действие>v súlade s požiadavkami súčasnej pracovnej legislatívy Ruskej federácie

ak je skladba dokumentov rozsiahla alebo sa môže meniť.

Tu je ďalší príklad:

Technológia vykonávania každého druhu práce (údržba, bežné opravy, veľké opravy, testovanie) je určená pasom alebo návodom na obsluhu zariadenia. Pri absencii popisov týchto technológií sa používajú technológie schválené hlavným inžinierom.

Ak sa v súlade s jedným regulačným dokumentom vykonáva niekoľko procesov, potom, samozrejme, nie je potrebné uvádzať tento dokument v každom odseku nariadenia - stačí to urobiť raz.

V prípadoch, keď je zdroj pravidiel alebo požiadaviek zrejmý z kontextu, je dovolené použiť nasledujúcu formuláciu: „v súlade so stanoveným postupom“, „primeranej kvality“.

Udalosť, ktorá spúšťa proces. Vykonávanie procesu sa spustí len vtedy, keď nastanú určité udalosti (sú splnené určité podmienky). Takéto udalosti zvyčajne zahŕňajú:

Udalosťou, ktorá ukončí proces, je zvyčajne prijatie všetkých požadovaných výstupných objektov a dosiahnutie cieľa procesu.

Napríklad:

Zariadenie prijíma strojný inžinier do skladu technickej pripravenosti za predpokladu, že:

vykonávanie všetkých prác uvedených v zozname opráv;
dostupnosť záznamov vo forme opravy pasu zariadenia o vykonanej práci a testoch;
ďalšie dokumenty uvedené v Prílohe č. 6.1.2 týchto predpisov a zmlúv so zákazníkmi.

Skutočnosť prijatia zariadenia do skladu technickej pripravenosti sa zaznamenáva:

strojný inžinier v zozname opráv a v denníku opráv zariadení;
operátorom v denníku pohybu zariadenia.

Treba mať na pamäti, že udalosti, ktoré spúšťajú a ukončujú procesy, musia byť v súlade s pripravenosťou vstupov a výstupov procesov. Proces nemôže byť vykonaný správne, ak povedzme nadišiel dátum jeho splatnosti, ale vstupné objekty nie sú úplne pripravené.

Okamžik udalosti, ktorá dokončí proces, je spravidla prísne spojený s okamihom zaznamenania vykonania tohto procesu (uznanie obchodnej transakcie) v účtovnom systéme organizácie.

Čas dokončenia procesu zvyčajne sa dáva:

Na vyúčtovanie vykonania procesu, najmä na kontrolu času jeho vykonania, je potrebné evidovať v dokumentoch a/alebo v automatizovanom informačnom systéme (ďalej len AIS) okamihy začatia a ukončenia procesu. spracovať a porovnať so štandardnými termínmi. Preto je dôležité jednoznačne charakterizovať podmienky začiatku a konca procesov.

Miesto vykonávania procesu musí spĺňať požiadavky na výstupy procesov a spôsoby vykonávania procesov.

Napríklad určité typy údržby, opráv alebo testovania sa musia vykonávať v špeciálne vybavených výrobných priestoroch. Vykonávanie prác na iných miestach vedie k porušeniu zavedenej technológie, preto neposkytuje požadovanú kvalitu, a preto osoby, ktoré sa dopustili porušenia, podliehajú sankciám.

Funkcie (akcie) vykonávané v rámci procesu, musí spĺňať funkcie ustanovené v pracovnej náplni, predpisoch o oddeleniach, predpisoch o kolegiálnych orgánoch.

Funkciu (akciu) opisuje sloveso: rozvíja, formuje, poskytuje, organizuje, monitoruje, riadi atď.

Vykonávatelia procesu. Určenie vykonávateľov procesu je jedným z najdôležitejších účelov nariadení. Vykonávateľ procesu môže byť:

zamestnanec zastávajúci určitú pozíciu (má určitú profesiu);
rozdelenie organizácie (za predpokladu, že postup na určenie konkrétneho výkonného umelca je známy alebo ustanovený v predpisoch);
kolegiálny orgán organizácie (komisia, výbor, rada, rada, expertná alebo pracovná skupina a pod.).

Ak nie je možné špecifikovať konkrétneho vykonávateľa, potom predpisy musia definovať úlohu (súbor funkcií, práv a povinností) potrebnú na vykonávanie jedného alebo viacerých procesov opísaných v predpisoch. Ďalej na implementáciu procesu opísaného v predpisoch administratívny akt príslušného manažéra uvádza konkrétnych vykonávateľov potrebných úloh.

Napríklad na testovanie zamestnancov dielní vzdialených od centrály spoločnosti sa vytvárajú dočasné pracovné jednotky:
Testovanie pracovníkov na miestach tímov vzdialených dielní sa vykonáva pracovnými testovacími jednotkami, ktoré pozostávajú z:

vedúci útvaru, menovaný rozkazom generálneho riaditeľa;
zástupca inžinierskeho a technického personálu, menovaný na príkaz vedúceho dielne.

Určený vykonávateľ musí zodpovedať rozsahu procesu. Je teda dovolené povedať:

Sledovanie technického stavu zariadení výrobných dielní spoločnosti vykonáva úsek hlavného mechanika.

Ak však hovoríme o konkrétnom type zariadenia, je potrebné uviesť konkrétneho zamestnanca:

Sledovanie technického stavu zdvíhacích zariadení vo výrobných halách spoločnosti vykonáva popredný odborník na úseku hlavného mechanika.

Ak je bezprostredne pred vykonaním procesu určený konkrétny vykonávateľ procesu (napríklad pokladník v banke), potom predpisy alebo iné normatívne akty musia stanoviť postup na určenie konkrétneho zamestnanca, ktorý tento proces vykonáva.

Predpisy musia jasne určovať momenty prenosu riadenia procesu (alebo prenosu objektov procesu) z jedného vykonávateľa na druhého.

Predpisy, okrem tých, ktoré sú opísané v popisoch práce, nariadeniach o divíziách alebo kolegiálnych orgánoch, môžu definovať:

funkcie zamestnancov, oddelení, kolegiálnych orgánov,
práva pracovníkov,
zodpovednosť zamestnanca,

potrebné na dokončenie opísaného procesu.

Developer musí zabezpečiť, aby dodatočné funkcie, práva a povinnosti výkonných umelcov neboli v rozpore s existujúcimi, a v prípade potreby musí prevziať iniciatívu na zmenu existujúcich miestnych predpisov.

Medzi vykonávateľmi procesov je manažér (alebo vlastník) procesu – zamestnanec, ktorý organizuje realizáciu procesu podľa stanovených pravidiel: rozhodovanie v kľúčových bodoch procesu, zabezpečenie súladu výstupov procesu s požiadavkami a cieľov procesu.

Pre normálnu prevádzku procesu je potrebné, aby:

rozhodnutia manažéra procesu boli legitímne (zamestnanec má právo priamo dávať pokyny iným vykonávateľom procesu alebo existuje iný právny mechanizmus na transformáciu administratívnych iniciatív manažéra na povinné pokyny);
procesný manažér mal právo riadiť zdroje potrebné na dosiahnutie požadovaných výsledkov (najmä riadiť procesný rozpočet, ovplyvňovať výber účinkujúcich, iniciovať určité úkony v rámci procesu a pod.);
procesný manažér mal záujem dosiahnuť požadovaný výsledok (vzhľadom na vyváženosť pozitívnych a negatívnych stimulov (zodpovednosť)).

Zdokumentovanie procesu. Priebeh procesu vyjadrený v:

spustenie, pozastavenie, ukončenie procesu,
príjem a prenos vstupných a výstupných objektov,
zmena stavu vstupných a výstupných objektov,
rozhodovanie v bodoch vetvenia procesu,
vymenovanie vykonávateľov procesov,
určenie miesta procesu atď.

sa musia prejaviť v dokumentoch a/alebo v databáze AIS.

Detailnosť informácií o procese je určená rovnakými účelmi, pre ktoré je daný proces regulovaný. Treba mať na pamäti, že príprava podkladov a/alebo zadávanie informácií do AIS zvyšuje čas potrebný na dokončenie procesu a kladie zvýšené nároky na zhotoviteľa. Na druhej strane straty spojené s nedostatkom informácií o procese môžu byť závažnejšie, pretože analýza nahromadených informácií o vykonaní procesu spravidla vedie k prijatiu investičných rozhodnutí spojených so značnými sumami resp. alebo orientované dlhodobo. Pri implementácii predpisov je potrebné interpretom vysvetliť ciele tých akcií, ktoré slúžia na zhromažďovanie potrebných analytických informácií o procese.

Pri popise procesu by mali byť uvedené dokumenty odzrkadľujúce priebeh jeho implementácie, ako aj dokumenty spracované a generované počas procesu. Formy dokladov môžu byť buď jednotné (ako napr. v procesoch súvisiacich s účtovaním pohybu materiálno-technických prostriedkov) alebo nejednotné – špeciálne vyvinuté organizáciou. V druhom prípade je potrebné (a v prvom je to žiaduce), aby príloha k predpisom obsahovala formuláre dokumentov, pravidlá a/alebo vzory na ich vyplnenie (viac o tom pozri nižšie); V texte predpisov sú zároveň uvedené odkazy na príslušné prílohy.

Vývojár musí jasne rozumieť pohybu dokumentov používaných v regulovanom procese. Pomôže to najmä lepšie štruktúrovať samotný proces.

Nástroje na kontrolu vykonávania procesov. Pri regulovanom procese podlieha kontrole tak organizácia vykonávania procesu (musí byť v súlade s predpismi), ako aj skutočné výsledky vykonávania procesu a ak je proces zložitý, zdĺhavý alebo drahý, tak priebežné údaje o priebehu procesu.

Riadenie procesu znamená porovnanie skutočne získaných (alebo priebežných) výsledkov procesu s tými, ktoré sú plánované a/alebo definované príslušným regulačným aktom, úlohami, kritériami atď. (v aktuálnom režime periodicky, selektívne), ako aj vykonávanie alebo iniciovanie úkonov zameraných na minimalizáciu zistených odchýlok, vrátane úkonov súvisiacich s opravou pravidiel vykonávania procesov.

Preto pri popise kontrol musia predpisy uvádzať:

kontrolné ukazovatele (vrátane pravidiel pre výpočet hodnôt, frekvencie výpočtu, kritických zón hodnôt, pravidiel činnosti pri dosiahnutí kritických zón);
zamestnanci vykonávajúci kontrolné funkcie (samozrejme, musia mať dostatok práv ovplyvňovať priebeh kontrolovaného procesu).

Riadiaca funkcia je teda jednou zo zložiek cyklu zlepšovania procesu.

Kontrolné úkony, ktoré nesúvisia s nápravou procesu, spolu s organizáciou vykonávania procesu podľa daných pravidiel, spravidla vykonáva manažér procesu. Plnohodnotnú kontrolnú funkciu by mal vykonávať nadriadený manažér.

Príklad: zmluvné pracovné procesy riadia zmluvní kurátori (ich funkcie zahŕňajú prípravu návrhu zmluvy, účasť na rokovaniach s protistranami, zabezpečenie toku dokumentov súvisiacich s plnením zmluvy, monitorovanie dodržiavania zmluvných podmienok atď.) a kontrola zmluvných prác je zverená organizáciám generálneho riaditeľa.
Ďalší príklad: produkčný personál organizácie prechádza testovaním odborných znalostí prostredníctvom testovania. Proces vedie vedúci personálneho oddelenia, kontrolu vykonáva hlavný inžinier - prvý zástupca generálneho riaditeľa, keďže v tejto organizácii je zodpovedný za riadenie výrobných činností.

Popis prostriedkov kontroly pre celý regulovaný proces môže byť uvedený v samostatnej časti predpisov (pozri nižšie komentár k časti „Kontrola“).

Uviedli sme teda charakteristiky procesu, ktorých indikácia je potrebná pre jeho správnu reguláciu. Teraz si povedzme o implementácii týchto požiadaviek v texte predpisov.

Konštrukcia textu sekcie

Časť procesných predpisov venovaná podprocesom je zvyčajne rozdelená na podsekcie - jedna pre každý podproces. Na začiatku pododdielu je formulovaný účel podprocesu a podmienky spustenia procesu. Ďalej podľa vzorca:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

sú opísané akcie, ktorých postupnosť tvorí podproces. Keďže ruský jazyk je dosť flexibilný a nestanovuje poradie slov vo vete, frázy popisujúce elementárne akcie možno zostaviť s prihliadnutím na rôzne okolnosti. Napríklad, ak je dôležité zamerať sa na výsledok procesu, potom sa na začiatku frázy povie výsledok:

Potvrdenie o pohľadávkach ku koncu vykazovaného mesiaca (vo forme odseku ... prílohy týchto predpisov) vyhotovuje na základe účtovných údajov vedúci finančného oddelenia Spoločnosti najneskôr do 03. deň mesiaca nasledujúceho po mesiaci vykazovania.

Ak je časť predpisov štruktúrovaná tak, aby jej paragrafy zodpovedali pozíciám zamestnancov na finančnom oddelení, potom bude dané pravidlo vyzerať takto:

Vedúci finančného oddelenia spoločnosti najneskôr do 3. dňa mesiaca nasledujúceho po mesiaci vykazovania na základe účtovných údajov vyhotoví na konci vykazovaného mesiaca potvrdenie o pohľadávkach (vo forme odseku .. prílohy k týmto predpisom).

Vývojár musí v každom prípade zabezpečiť, aby boli v popise uvedené všetky podstatné charakteristiky procesu, ale aby popis ako celok nebol ťažko pochopiteľný.

Na konci pododdielu sú zvyčajne špecifikované podmienky dokončenia procesu, úkony potrebné na zúčtovanie dokončenia procesu a prostriedky na kontrolu dokončenia procesu.

Proces musí byť opísaný maximálne všeobecne. To platí ako pre štruktúru procesu, tak aj pre jeho parametre.

Žiaľ, nariadenia veľmi často popisujú len štandardné situácie, ktoré navyše nespôsobujú konflikty. V tomto prípade nie je potrebná regulácia. Naopak, konflikty, ktoré je potrebné vyriešiť, vznikajú spravidla vtedy, keď sa proces odchyľuje od „hlavnej cesty“. Preto by predpisy mali byť podobné počítačovým programom: proces by nemal za rôznych okolností „zamrznúť“.

Ak je však pri programovaní jediným prostriedkom na riešenie zamrznutia dôkladný popis všetkých možných prípadov postupu výpočtu, potom pri popise obchodných procesov nie je takýto prístup v zásade vždy možný. Preto odporúčanie pre developera je, aby predpisy popisovali všetky najpravdepodobnejšie možnosti priebehu procesu a správanie v ojedinelých havarijných situáciách regulovalo buď zodpovedný zamestnanec alebo kolegiálny orgán (prípadne vytvorený a zvolaný špeciálne na riešenie núdzové situácie v tomto procese). Po tejto rade netreba zabúdať na to, že netypické rozhodnutie zodpovedného zamestnanca, a ešte viac kolegiálneho orgánu, si vyžiada dodatočný čas; realizáciu riešenia štandardizovaného v predpisoch je možné začať ihneď.

Pre uľahčenie vnímania textu predpisov je možné v jeho hlavnej časti popísať len bežnú situáciu s najpravdepodobnejšími odchýlkami; popis nepravdepodobných havarijných situácií s pravidlami prevádzky v nich môže byť zahrnutý v prílohe (porovnaj s konštrukciou návodu na obsluhu domácich spotrebičov); Ak je potrebné vytvoriť kolegiálny orgán, predpisy o ňom sa vypracúvajú samostatne, súbežne s textom predpisov.

Pokiaľ ide o parametre regulovaného procesu: rôzne zoznamy, tabuľky s číselnými hodnotami a pod., odporúča sa uvádzať ich v prílohách k predpisom alebo ich dokonca zahrnúť do samostatných regulačných a administratívnych aktov. Tým sa predĺži „životnosť“ predpisov: ak sa zmení zloženie a/alebo hodnoty parametrov, zmeny sa budú musieť vykonať iba v prílohách alebo sa text predpisov nezmení vôbec.

V akom poradí by mali byť opísané podprocesy regulovaného procesu? Najprirodzenejšie sa javí opisovať podprocesy v súlade s fázami životného cyklu hlavného objektu, ktorý je spracovávaný opísaným procesom.

Napríklad predpisy na vypracovanie regulačných dokumentov môžu obsahovať tieto oddiely:

Iniciovanie vypracovania regulačného dokumentu.
Vypracovanie návrhu regulačného dokumentu.
Schválenie návrhu regulačného dokumentu.
Schválenie regulačného dokumentu.
Nadobudnutie účinnosti regulačného dokumentu.
Informovanie zamestnancov o regulačnom dokumente.
Monitorovanie implementácie regulačného dokumentu.
Vykonávanie zmien a doplnkov regulačného dokumentu.
Zrušenie regulačného dokumentu.
Uloženie regulačného dokumentu.

Ak je životný cyklus súborom vnorených, sekvenčných alebo paralelných cyklov, popis začína najrýchlejším cyklom.

Napríklad predpisy pre správu zariadení a nástrojov na prácu v studni (interný regulačný dokument prenajímateľa zariadenia) sú rozdelené do troch hlavných častí:

Plnenie objednávok zariadení a nástrojov (prvý prevádzkový cyklus - je popísaná interakcia medzi nájomcom a prenajímateľom).
Zabezpečenie technickej pripravenosti zariadení a náradia (druhý prevádzkový cyklus – popisuje procesy diagnostiky, údržby a opráv vykonávané prenajímateľom).
Riadenie pracovného kapitálu zariadení a nástrojov a rozhodovanie o jeho zmene (investičný cyklus – popisuje cyklus rozhodovania vlastníka prenajímateľa).

V textovej časti predpisov (oddiel 1 - 5) sa spravidla neuvádzajú tabuľky, obrázky, schémy a pod., ak ich je pomerne veľa - sú umiestnené v prílohách predpisov (oddiel 6). . Do textu je možné umiestniť niekoľko tabuliek alebo grafických prvkov.

Časť 4. Zodpovednosť

Táto časť definuje zodpovednosť výkonných umelcov za nedodržanie predpisov:

Nedodržiavanie (nesprávne vykonávanie) týchto Predpisov zamestnancami Spoločnosti predstavuje porušenie ich úradných povinností. Za neplnenie (nesprávne vykonávanie) týchto Predpisov zodpovedajú zamestnanci Spoločnosti v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.

Časť 5. Kontrola

Táto časť popisuje prostriedky monitorovania implementácie nariadení ako celku:

Kontrola vykonávania týchto nariadení je zverená<наименование должности>.

Časť 6. "Aplikácie"

Táto časť predpisov poskytuje servisné a pomocné informácie o regulovanom procese. Zloženie týchto informácií sa môže líšiť v závislosti od predmetu nariadenia. Budeme sa vyjadrovať k najbežnejším typom aplikácií.

Časť 6.1. "Klasifikátory a referenčné knihy"

Táto aplikácia obsahuje referenčné informácie vrátane klasifikátorov a referenčných kníh: zoznamy, tabuľky hodnôt atď.

Vývoj klasifikátorov a referenčných kníh je veľmi dôležitou etapou vo vývoji predpisov. Proces tvorby predpisov by sa mal začať klasifikáciou. Ak sú vývojári unáhlení (a to sa stáva často - chcete okamžite ukázať výsledok), následky môžu byť veľmi strašné. Ako ukazuje prax, ku klasifikátorom sa treba vrátiť takmer v každej fáze organizačného dizajnu, až po konečné.

Jednotná klasifikácia pomáha zjednotiť pohľady interpretov na regulovaný proces. Od úspešnej klasifikácie závisí efektívnosť zberu a spracovania informácií súvisiacich s implementáciou regulovaného procesu.

Referenčné informácie špecifikujú prepojenia medzi klasifikačnými objektmi, ktoré štruktúrujú predmetnú oblasť a do určitej miery určujú priebeh regulovaného procesu.

Klasifikátory by mali byť čo najuniverzálnejšie; minimálnou požiadavkou je konzistentnosť klasifikátorov výkonných umelcov a spotrebiteľov výsledkov procesu.

Klasifikačný systém predmetov určitého typu musí spĺňať tieto požiadavky (porovnaj):

zabezpečiť, aby bol klasifikovaný objekt zaradený presne do jednej klasifikačnej kategórie;
mať dostatočnú flexibilitu a kapacitu a mať potrebnú úplnosť;
mať dostatočnú a ekonomicky opodstatnenú hĺbku;
zabezpečiť (ak je to možné) prepojenie s inými klasifikáciami tých istých objektov;
zabezpečiť jednoduchosť procesov údržby klasifikátora;
poskytujú efektívne automatické spracovanie údajov spojených s klasifikovanými objektmi.

Pri vývoji klasifikátorov pre potreby regulácie procesov je potrebné mať na pamäti, že konzumentmi informácií o procese, ktorý je „označený“ v súlade s prijatými klasifikátormi, môžu byť rôzne funkčné celky. Preto musí mať klasifikátor takú úroveň podrobnosti, aby informácie o procese mohli spracovať rôzni používatelia.

Spoločnosť si prenajíma zariadenia zo svojho prevádzkového kapitálu; Na určenie investícií do doplňovania pracovného kapitálu je potrebné získať informácie o dobe obratu zariadenia.
V najjednoduchšom prípade sa požadovaný čas meria ako doba od jedného momentu prevzatia a dodania zariadenia nájomcovi do nasledujúceho. Z ekonomického hľadiska by sa v rámci všeobecného obdobia obratu malo rozlišovať medzi obdobím, keď je zariadenie u nájomcu - keď zariadenie vytvára príjem pre podnik, a obdobím, keď je zariadenie v podniku, keď zariadenie generuje výdavky.
Pre podrobnejšiu analýzu nákladov v období, keď je zariadenie v podniku, je potrebné rozlišovať tri stavy zariadení: zariadenie v oprave, zariadenie v sklade v stave technickej pripravenosti, zariadenie na preprave.
Pre správnu technickú a ekonomickú analýzu procesu lízingu zariadenia je teda potrebné identifikovať a zaznamenať v sprievodných dokumentoch k procesu aspoň štyri stavy zariadenia.

Ak je zaradenie klasifikovaného objektu do klasifikačných kategórií nejednoznačné alebo jeho zaradenie do rôznych klasifikačných kategórií nevedie k rôznym dôsledkom, potom je takéto zaradenie prinajmenšom zbytočné.

Špecialisti na procesný prístup porušili mnohé kópie pri rozhodovaní o zaradení procesov do kategórií hlavné, pomocné, manažérske atď. Toto členenie však nenesie žiadne zásadne odlišné dôsledky v spôsoboch opisu, implementácie, kontroly, rozpočtovania (kde to je, procesné rozpočtovanie?...). Navyše, nejednoznačnosť pri zaraďovaní procesov a tým aj delení do týchto kategórií môže viesť k porušovaniu pracovnoprávnych predpisov. Preto je takáto klasifikácia nielen kontraproduktívna, ale aj (potenciálne) nezákonná.

O prístupoch ku klasifikácii a dostupných klasifikačných metódach sa môžete dozvedieť z , , , , , a je užitočné zvážiť ich ako príklad.

Ako základ na vytváranie klasifikátorov by sa mali používať celoruské klasifikátory, priemyselné klasifikátory a klasifikátory používané dodávateľmi a dodávateľmi. Ak nie je možná doslovná reprodukcia klasifikácií externých organizácií, potom by sa mali poskytnúť prostriedky na transformáciu jednej klasifikácie na inú, aby sa predišlo „ťažkostiam s prekladom“. Napriek prítomnosti veľmi netriviálnej normy ISO 15926 „Systémy priemyselnej automatizácie a integrácia. Integrácia údajov o životnom cykle pre zariadenia na nepretržitú výrobu vrátane zariadení na ťažbu ropy a zemného plynu“, prácu integrácie klasifikátorov a referenčných kníh je najlepšie prenechať odborníkom.

Ak sú prepojené rôzne klasifikátory a adresáre, použijú sa pravidlá normalizácie databázy.

Ak je možné zmeniť klasifikátory a zoznamy používané v regulovanom procese, potom by sa mal buď v samotných predpisoch alebo v samostatnom dokumente stanoviť postup na vykonávanie zmien a doplnkov v zoznamoch a klasifikátoroch.

Časť 6.2. "Formuláre a pravidlá prípravy dokumentov"

V tomto dodatku sú uvedené formuláre a vysvetlené pravidlá na vypracovanie sprievodných dokladov pri implementácii regulovaného procesu.

Spravidla sa uvádzajú:

formuláre dokumentov (nevyplnené);
vzory vypĺňania formulárov dokumentov;
pravidlá vypĺňania formulárov (ak existujú možnosti vyplnenia, ktoré nie je praktické prezentovať ako vzorky);
pravidlá číslovania dokumentov.

Pravidlá vypĺňania tlačív jednotných dokumentov určuje súčasná legislatíva. V tomto prípade stačí v nariadeniach uviesť odkaz na normatívny akt, ktorý takéto pravidlá ustanovuje. Formuláre nezjednotených dokumentov (t. j. tlačivá dokumentov vypracovaných samotnou organizáciou) by mali byť bližšie popísané v prílohe predpisov.

Zastavme sa pri princípoch tvorby nejednotných foriem dokumentov. Dokumenty sprevádzajúce proces vykonávajú niekoľko funkcií (porovnaj):

dôkazné – potvrdzujú skutočnosť, že došlo k určitej udalosti;
informačné – slúžia ako zdroj informácií pre účtovné a analytické postupy;
kontrola - umožňujú kontrolovať vykonávanie procesov, prácu jednotlivcov a pod.;
úložisko – sú materiálnym nosičom a zariadením na ukladanie informácií (táto funkcia je dôležitá najmä pri absencii automatizovaných zariadení na ukladanie dát).

Tieto funkcie určujú požiadavky na formu a obsah dokumentov.

Požiadavky na povinné údaje o primárnych dokladoch na účtovné účely sú formulované v článku 13 Nariadení o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii:

Primárne účtovné doklady musia obsahovať tieto povinné náležitosti: názov dokladu (formulár), kód formulára; dátum zostavenia; názov organizácie, v mene ktorej bol dokument vypracovaný; obsah obchodnej transakcie; ukazovatele obchodných transakcií (fyzické a peňažné vyjadrenie); mená pozícií osôb zodpovedných za uskutočnenie obchodnej transakcie a správnosť jej vykonania, osobné podpisy a ich odpisy (vrátane prípadov tvorby dokumentov pomocou výpočtovej techniky).

Tieto požiadavky s príslušnými úpravami by sa mali brať do úvahy pri tvorbe iných (nie nevyhnutne účtovných) nezjednotených foriem dokumentov.

jednoduchosť a jednoduchosť pochopenia zamestnancami, ktorí vypĺňajú a používajú formulár dokumentu, pravidlá vypĺňania formulára dokumentu a význam vykonaných záznamov;
fyzická schopnosť prečítať text dokumentu a zadať požadovaný text do formulára dokumentu (font musí mať „čitateľnú veľkosť“, polia pre poznámky písané rukou musia mať dostatočnú veľkosť);
rýchlosť vyplnenia formulára dokumentu;
schopnosť skenovať, kopírovať, faxovať dokument bez skreslenia a/alebo straty jeho obsahu;
minimálne náklady na výrobu formulárov dokumentov: kompaktnosť, absencia zbytočných grafických prvkov;
súlad papierového dokumentu s obrazovkovým formulárom v AIS (ak sa používa).

V ideálnom prípade by formulár dokumentu mal byť zrozumiteľný pre zamestnancov, ktorí ho vypĺňajú bez ďalšieho vysvetľovania. Na to môže samotný formulár obsahovať „nápovedy“ ako: „podčiarknite, čo potrebujete“, „vyberte z adresára...“ atď. Odporúčania pre vývoj formulárov sú uvedené v časti. 2,3, 4,5.

Osobitnú pozornosť treba venovať umiestneniu podpisov zodpovedných vykonávateľov. Umiestniť všetky podpisy na jedno miesto v dokumente je nesprávne, pretože zamestnanec podpisujúci dokument často zodpovedá za obsah len určitého fragmentu dokumentu, ktorý zodpovedá časti dokumentovaného procesu.

Do samotného formulára dokumentu môže byť užitočné zahrnúť frázu, ktorá vysvetľuje, na čo presne sa zamestnanec podpisuje. Napríklad:

Zariadenie odovzdal z opravy.
Mechanik _________________ (celé meno)
Prevzal zariadenie z opravy a skontroloval, či je zariadenie v dobrom prevádzkovom stave, sú k dispozícii potrebné dokumenty, záznamy o opravách a skúškach sú zahrnuté v pase zariadenia a je k dispozícii povolenie na prevádzku.
Strojný inžinier _________________ (celé meno)

Ak takéto vysvetlenia nie sú uvedené vo forme dokumentu, musia byť uvedené v texte predpisov.

Príklady vypĺňania tlačív dokladov uvedené v prílohe predpisov spravidla zodpovedajú najbežnejším situáciám.

Ak existuje veľa možností na vyplnenie, potom je vhodné stanoviť pravidlá na vyplnenie formulára dokumentu vo forme tabuľky, v ktorej sú v jednom stĺpci uvedené polia dokumentu a v druhom pravidlá. na ich vyplnenie: zdroj hodnoty (napríklad schválená referenčná kniha alebo hodnoty prístroja), závislosť uvedenej hodnoty od hodnôt iných polí dokumentu (napríklad vzorec). Ak dokument vypĺňa niekoľko vykonávateľov, potom tretí stĺpec tabuľky označuje zamestnanca zodpovedného za vyplnenie tohto poľa.

Osobitná pozornosť by sa mala venovať pravidlám číslovania dokumentov, pretože musia zabezpečiť koreláciu dokumentu s objektmi a operáciami, ako aj referenčnú integritu systému dokumentov. Napríklad:

Číslo zmluvy o oprave lode uzatvorenej medzi prevádzkujúcim podnikom a dodávateľom je uvedené ako:
DR-XXX-YYY-SS-NNN-DD,
Kde
XXX – trojmiestny digitálny kód Prevádzkového podniku;
YYY - trojmiestny digitálny kód Dodávateľa, definovaný v Zozname oprávnených Dodávateľov;
SS-NNN – kód plavidla, v ktorom prvé dva znaky (písmená) označujú typ plavidla, posledné tri znaky označujú sériové číslo plavidla v danej sérii (typu);
DD – dvojmiestne sériové číslo Zmluvy o oprave lode
Číslo osvedčenia o prevzatí opravy podľa zmluvy o oprave lode je uvedené ako:
AR-<Номер договора>/ZZ,
Kde
ZZ – dvojmiestne sériové číslo Potvrdenia o prevzatí opravy.

Takéto „ručné“ kódovanie dokumentov je dôležité, ak sa dokumentácia zadáva povedzme v testovacom režime bez podpory v AIS. Ak je tok dokumentov podporovaný AIS, chytré kódovanie sa stáva irelevantným. Všetky charakteristiky operácie, ktoré sú zahrnuté v kóde (ako v uvedenom príklade), sa objavia v rozbalenej forme v poliach dokumentu, a teda aj v poliach databázy. Preto je zabezpečený výber dokumentov z databázy na základe zadaných hodnôt polí.

Niekedy sú formuláre dokumentov rozdelené na povinné a odporúčané. Odchýlky od pravidiel pre vypĺňanie povinných formulárov nie sú povolené. Na základe odporúčaných formulárov si realizátori môžu vytvárať a používať vlastné formuláre, ktoré môžu spresniť a/alebo doplniť informácie obsiahnuté v odporúčanom formulári bez narušenia jeho štruktúry.

Ak formu dokumentu nemožno definovať v predpisoch, ale existujú určité požiadavky na obsah dokumentu, potom sa odporúča, aby tieto požiadavky boli uvedené v prílohe k predpisom. Opísaná situácia nastáva napríklad pri uzatváraní zmlúv vo forme navrhnutej protistranou. V tomto prípade predpisy stanovujú požiadavky na obsah zmluvy alebo približné znenie ustanovení, na ktorých zaradení do textu zmluvy musí organizácia trvať.

Vývojár musí jasne pochopiť celý životný cyklus nejednotného dokumentu (vytvorenie, spracovanie, archivácia, zničenie).

Je dôležité poznamenať, že dobre štruktúrovaný dokument môže tiež zefektívniť proces, ktorý sa odráža v tomto dokumente. V tomto zmysle je „objekt dôležitejší ako proces“.

Časť 6.3. "Procesné diagramy"

Táto príloha obsahuje schémy procesov popísaných v predpisoch.

Procesné diagramy slúžia na ilustračné účely na uľahčenie pochopenia predpisov a nenahrádzajú text predpisov. Z toho vyplýva nasledovné:

Odporúča sa zahrnúť do tejto prílohy iba schémy často sa opakujúcich a/alebo najdôležitejších procesov; Nemali by ste opísať všetky možnosti procesu, tým menej sa ich snažiť znázorniť na jednom diagrame;
výber jazyka diagramov by mal byť určený cieľom čo najpohodlnejšej a najzrozumiteľnejšej komunikácie s čitateľom predpisov o najdôležitejších črtách implementácie regulovaného procesu; Je lepšie poskytnúť niekoľko „projekcií“ jedného procesu, ako sa snažiť zobraziť všetky informácie o procese na jednom diagrame naraz.

Ak si interná štandardizačná politika organizácie vyžaduje používanie určitých jazykov na popis procesov, potom musí mať organizácia zdokumentovanú metodiku používania týchto jazykov (takzvaná „modelovacia dohoda“). Tento dokument definuje najmä sémantiku notácií používaných v diagramoch. Ak takýto dokument neexistuje, sémantika notácie musí byť definovaná v texte žiadosti.

Najjednoduchší a najzrozumiteľnejší je jazyk vývojových diagramov (implicitne sa odporúča používať pri písaní administratívnych predpisov), odrážajúci akcie a vetvy (podmienené prechody). Toto je však len časť úplných informácií o procese (pozri komentár vyššie v časti „Popis požiadaviek, procesov, pracovných metód“).

Dobrý úvod do techník opisu procesov je uvedený v. Vizuálne a praktické odporúčania od vám pomôžu vyhnúť sa chybám pri zostavovaní procesných diagramov.

Môžu diagramy nahradiť text predpisov? Prax ukazuje, že nedostatočne podrobný diagram si vyžaduje vysvetlenie. Príliš podrobný diagram je zvyčajne nečitateľný. Okrem toho nie všetci zamestnanci dokonca aj veľmi „pokročilej“ organizácie dokážu správne čítať diagramy. Jednou z hlavných ťažkostí je opis v (ľubovoľnom) jazyku rôznych vzorcov vetvenia, pravidiel s výnimkami atď. javy bežné v domácom podnikaní. Dobre štruktúrovaný text sa nevyhnutne vyrovná s riešením týchto problémov, ale dobrý diagram nebude zbytočný.

Časť 6.4. "Algoritmy výpočtu"

Táto príloha môže obsahovať výpočtové algoritmy používané v predpisoch. Alternatívnou možnosťou je načrtnúť výpočtové algoritmy v metodických pokynoch a uviesť na ne odkaz v predpisoch.

Pri popise algoritmu výpočtu je potrebné formulovať situáciu, v ktorej sa výpočet vykonáva, účel výpočtu, opísať vstupné a výstupné premenné, ako aj konštanty, ktoré označujú pre každú hodnotu:

označenie,
Názov,
význam,
jednotka merania
zdroj dát (pre konštantu – hodnotu).

Pri popise zdroja údajov je potrebné zabezpečiť synchronicitu hodnôt použitých na výpočet.

Časť 6.5. "Tabuľky úloh vykonávateľa procesov"

Táto aplikácia je len orientačná, pretože predstavuje štruktúru procesu založenú na úlohách vo vhodnej forme.

Na opis rolí možno použiť nasledovné:

matice zodpovednosti;
tabuľky „proces – vykonávateľ – funkcie – práva – povinnosti“.

Matica zodpovednosti je tabuľka, ktorá uvádza funkcie potrebné na vykonanie procesu (v riadkoch) a pozície vykonávateľov procesu (v stĺpcoch) a na priesečníku riadka a stĺpca úlohu tohto vykonávateľa pri vykonávaní tohto procesu. funkcia je označená: iniciuje, organizuje, zúčastňuje sa, poskytuje, vykonáva samostatne, kontroluje atď.

Tabuľka „proces – vykonávateľ – funkcie – práva – povinnosti“ je tabuľka so stĺpcami, ktoré označujú názov procesu, vykonávateľa, jeho funkcie v rámci tohto procesu, práva potrebné na výkon týchto funkcií a zodpovednosť vykonávateľa.

Obidve tabuľky poskytnú neoceniteľnú pomoc tvorcovi popisov práce, predpisov o oddeleniach, predpisov o kolegiálnych orgánoch, pretože celkovú „funkčnú záťaž“ zamestnanca, oddelenia alebo kolegiálneho orgánu tvoria funkcie, ktoré vykonáva v rámci všetkých procesov. organizácie.

6. Metodické pokyny

Metodický pokyn definuje jednotné pravidlá a metódy vykonávania určitého procesu nezávisle od vykonávateľov.

Približná štruktúra metodických pokynov je nasledovná:

dostatočne podrobný popis predmetnej oblasti, v ktorej sa aplikujú opísané pravidlá a metódy; najmä sa odporúča poskytnúť zásady klasifikácie alebo systematický zoznam objektov používaných v špecifikovaných pravidlách a metódach;
popis cieľov a pravidiel analýzy a interpretácie výsledkov získaných v súlade s opísanou metodikou;
príklady aplikácie opísaných pravidiel a metód, dokumentujúce ich aplikáciu.

Odporúča sa, aby sa metodické pokyny (najmä pokiaľ ide o klasifikátory a formuláre dokumentov) vypracovali a odsúhlasili pred napísaním príslušných predpisov. Odporúčania na písanie častí metodických pokynov sú podobné tým, ktoré sú uvedené vyššie.

7. Pracovné pokyny

Pracovný pokyn určuje postup vykonávania jednotlivých alebo vzájomne súvisiacich úkonov (funkcií), ktoré vykonáva konkrétne oddelenie alebo zamestnanec organizácie v rámci určitých procesov.

Približná štruktúra pracovného pokynu je nasledovná:

názov
	Obsah
1.	Všeobecné ustanovenia
1.1.	Účel
1.2.	Oblasť použitia
1.3.	Normatívne odkazy
1.4.	Postup schvaľovania, zmien a doplnkov
2.	Pojmy, definície a skratky
2.1.	Pojmy a definície
2.2.	Skratky
3.	Popis požiadaviek, procesov, metód práce
4.	Zodpovednosť
5.	Kontrola
6.	Aplikácie
6.1.	Adresáre
6.2.	Formuláre a pravidlá prípravy dokumentov
6.3.	Procesné diagramy
6.4.	Výpočtové algoritmy

Odporúča sa, aby pracovný návod obsahoval príklady vykonávania jednotlivých úkonov (funkcií), používania formulárov dokumentov a pod. Odporúčania na písanie častí pracovných pokynov sú podobné tým, ktoré sú uvedené vyššie. Po odsúhlasení procesných predpisov je vhodné napísať pracovné pokyny, ktorých časti by mali byť opísané v pracovných pokynoch.

8. Organizácia tvorby a implementácie predpisov

Predpisy sú „spoločenskou zmluvou“ zamestnancov organizácie. Vzniká tam, kde a keď je vnímaná potreba racionálneho rozdelenia oblastí zodpovednosti, harmonizácie úsilia o dosiahnutie spoločného výsledku.

Úspešná regulácia procesu si vyžaduje túžbu účastníkov procesu a spotrebiteľov jeho výsledkov dosiahnuť obojstranne výhodné postavenie samých seba v tomto procese. Psychologickým predpokladom regulácie preto bude buď prítomnosť „kritickej masy“ pracovníkov, ktorí chcú v procese obnoviť poriadok, alebo silná vôľa manažmentu. V oboch prípadoch sa správne rozhodnutie nezrodí hneď a bude si vyžadovať čas na získanie priaznivcov.

Organizácia tvorby regulačnej dokumentácie je podrobne popísaná v odbornej literatúre, , , , preto sa podľa nášho názoru obmedzíme na niekoľko dôležitých pripomienok.

Spotrebiteľ výsledkov procesu musí jasne formulovať požiadavky na tieto výsledky.
Účel procesu musí byť formulovaný mimo procesu.
Pracovná skupina tvorcov predpisov (alebo súboru regulačných dokumentov) musí správne určiť objekty zúčastňujúce sa procesov a hranice procesov. V tejto fáze je užitočné kresliť rôzne schémy, schémy a tabuľky. Najúspešnejšie z nich – tie, ktoré odrážajú podstatu a znaky opísaného procesu – by mali byť zahrnuté v prílohách k predpisom.
Klasifikátory a referenčné knihy spojené s procesom musia byť starostlivo navrhnuté.
Formuláre neštandardizovaných dokumentov musia byť navrhnuté s veľkou starostlivosťou.

Pracovná skupina tvorcov predpisov by mala zahŕňať špecialistov priamo zapojených do procesu, ako aj spotrebiteľov výsledkov procesu. Ak pred nariadením došlo ku konfliktom pri vykonávaní procesu, potom by zástupcovia sporných strán mali byť súčasťou pracovnej skupiny alebo by mali byť aspoň prizvaní na jej pracovné stretnutia. Všeobecné metodické riadenie tvorby predpisov môže vykonávať špecializovaný útvar organizácie (zvyčajne nazývaný útvar organizačného rozvoja, útvar podnikovej techniky, útvar integrovaného manažérstva kvality a pod.).

Pomôže používanie špecializovaného softvéru na popis procesov pracovať na predpisoch? Takýto softvér vám umožní kompetentne prezentovať už prijaté rozhodnutie o organizácii procesu, ale je nepravdepodobné, že vám pomôže nájsť ho. Výnimkou sú prípady, kedy sú potrebné početné výpočty na nájdenie optimálneho riešenia – tu sa už nemožno vyhnúť modelovaniu procesu v špeciálnych softvérových prostrediach. Nepochybným prínosom špecializovaného softvéru na popis procesov je automatické riadenie referenčnej integrity popisu.

Po začatí vývoja procesu „hneď od začiatku“ v špeciálnom prostredí a zvolení určitého formálneho jazyka na reprezentáciu procesu sa môžete stretnúť so skutočnosťou, že vyjadrovacie schopnosti tohto jazyka nestačia na to, aby odrážali vlastnosti procesu. Preto sa na začiatku práce odporúča používať najjednoduchšie popisné jazyky a, keď sa odhalia vlastnosti procesu, podrobne popisy. Na konci práce sa ukáže najlepšia „projekcia“ procesu a najlepší jazyk (alebo niekoľko jazykov) na popis. Práve tieto „projekcie“ a jazyky by sa mali používať.

Po ujasnení si uvedených súčastí predpisov môžete pripraviť návrh znenia a pristúpiť k jeho schváleniu. Treba sa pripraviť na to, že predstavy o popísanom procese a texte predpisov môžu prejsť najradikálnejšími zmenami.

Po získaní súhlasu všetkých zainteresovaných strán by sa mal pripraviť akčný plán implementácie nariadení. Tento plán môže byť premietnutý do objednávky schvaľujúcej predpisy (alebo sa môže stať prílohou objednávky). Aktivity môžu zahŕňať:

uznanie miestnych nariadení, ktoré predtým upravovali proces opísaný v nových nariadeniach, za už neplatné;
vykonávanie doplnkov a zmien miestnych predpisov v súvislosti so schvaľovaním nových predpisov;
vývoj nových miestnych predpisov potrebných na prácu podľa nových predpisov;
zdokonalenie alebo implementácia nových modulov automatizovaných informačných systémov;
vyhotovenie formulárov nejednotných dokumentov používaných v súlade s novými predpismi;
zmeny a/alebo doplnenia personálnej tabuľky;
vyhľadávanie kandidátov na nové pozície; menovanie alebo presun zamestnancov na nové pozície;
školenie vykonávateľov procesu v nových pracovných pravidlách;
vysvetľujúca práca medzi účastníkmi procesu;
podpora zo strany členov pracovnej skupiny (tvorcov predpisov) práce výkonných umelcov v rámci nového procesu (takpovediac „pilotná prevádzka“ nových predpisov);
úprava textu predpisov na základe výsledkov „pilotno-priemyselnej prevádzky“;
zavedenie upravenej verzie predpisov;
stanovenie postupov kontroly kvality pre predpisy.

Po rozhodnutí o vykonávacích opatreniach vydáva vedúci organizácie príkaz na schválenie a uvedenie nových predpisov do platnosti. Upozorňujeme, že v prípade dlhodobých podujatí sa dátumy schválenia nariadení a ich nadobudnutia účinnosti budú líšiť.

Práca na predpisoch spravidla nekončí, keď nadobudne účinnosť verzia predpisov upravená na základe výsledkov „pilotno-priemyselnej prevádzky“. Podnikanie organizácie sa mení, prax uplatňovania predpisov odhaľuje nepresnosti, chyby, ako aj detaily, ktoré si vývojári nevšimli alebo „legalizovali“ v predpisoch menej ako optimálnym spôsobom. Preto sú zmeny a doplnky predpisov celkom prirodzené. Keď bude objem týchto zmien a doplnkov dostatočne veľký, malo by sa vydať nové vydanie dokumentu. Tieto zmeny a doplnenia predpisov by mal iniciovať v prvom rade zamestnanec, medzi ktorého zodpovednosti patrí monitorovanie implementácie predpisov.

Prácu na texte dokumentu by mal vykonávať „držiteľ“ tohto dokumentu, ktorý dostatočne pozná podstatu regulovaného procesu a princípy práce na texte miestneho regulačného aktu. Takýmto „držiteľom“ môže byť jeden zo zástupcov procesného manažéra alebo zamestnanec oddelenia zodpovedný za vypracovanie a udržiavanie relevantnosti dokumentácie systému manažérstva (ak také oddelenie existuje).

Organizácia môže schváliť „meta-nariadenie“ – dokument stanovujúci postup pre tvorbu predpisov a iných miestnych predpisov. Poslúžiť môže prototyp takéhoto dokumentu.

9. Aplikácia

Pre pohodlie čitateľa uvádzame vzor predpisov v prílohe. Každá organizácia môže a mala by vytvoriť svoje vlastné vzory nariadení a pokynov bez toho, aby sa odchýlila od navrhovaných odporúčaní.

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Účel

1.1.1. Toto nariadenie určuje postup<дается наименование или краткое описание процесса>V<дается полное наименование организации>(ďalej len Spoločnosť).

1.2. Oblasť použitia

1.2.1. Platia požiadavky a pravidlá týchto pravidiel<описывается область применения Регламента>.

1.2.2. Tieto pravidlá sú záväzné pre všetky štrukturálne divízie Spoločnosti.

1.3.1. Tieto pravidlá boli vypracované v súlade s:<указываются документы-основания>.

1.4. Postup schvaľovania, zmien a doplnkov

1.4.1. Tento predpis, všetky jeho zmeny a doplnky sú schválené<указывается название утверждающего органа управления>a uviesť do platnosti<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

2. POJMY, DEFINÍCIE A SKRATKY

2.1. Pojmy a definície

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

2.2. Skratky

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

3. POPIS POŽIADAVIEK, PROCESOV, METÓD PRÁCE

3.1. Podproces 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

3.2. Podproces 2

4. ZODPOVEDNOSŤ

4.1. Nedodržiavanie (nesprávne vykonávanie) týchto Predpisov zamestnancami Spoločnosti predstavuje porušenie ich úradných povinností. Za neplnenie (nesprávne vykonávanie) týchto Predpisov zodpovedajú zamestnanci Spoločnosti v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.

5. OVLÁDANIE

5.1. Kontrola vykonávania týchto nariadení je zverená<наименование должности>.

6.APLIKÁCIE

6.1. Klasifikátory a referenčné knihy

6.1.1. <Классификатор 1> …

6.1.2. <Справочник 1>

6.2. Formuláre a pravidlá prípravy dokumentov

6.2.1. <Наименование формы документа 1>

<Форма документа 1>

6.2.2. <Наименование формы документа 2>

6.3. Procesné diagramy

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

6.4. Výpočtové algoritmy

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

6.5. Tabuľka úloh vykonávateľa procesov

6.5.1. Matica zodpovednosti

6.5.2. Tabuľka „proces – vykonávateľ – funkcie – práva – povinnosti“

Literatúra

1. Andersen B. Podnikové procesy. Nástroje na zlepšenie. – M.: RIA „Štandardy a kvalita“. – 2005. – 272 s.

2. Veľký výkladový slovník oficiálnych pojmov / komp. Yu.I. Fedinsky - M.: Astrel Publishing House LLC. – 2004. – 1165 s.

3. Borisov A.B. Čo je dobré a čo zlé pri regulácii podnikových procesov, alebo Ako vytvoriť „správnu“ reguláciu. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/ . - 2009.

4. Borges H.L. Analytický jazyk od Johna Wilkinsa. Z knihy „Nové vyšetrovania“ (1952) / v knihe. Borges H.L. Próza z rôznych rokov. M.: Dúha. – 1989. – 320 s.

5. GOST 3.1130-93. ESTD. Všeobecné požiadavky na formuláre a formy dokumentov (uvedené do platnosti uznesením Výboru Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu z 31. januára 1995 č. 28).

7. GOST R 1.0-92 Štátny normalizačný systém Ruskej federácie. Základné ustanovenia (uvedené do platnosti vyhláškou o štátnej norme Ruska z 1. júla 1992 č. 7).

8. GOST R 1.5-92 Všeobecné požiadavky na konštrukciu, prezentáciu, dizajn a obsah noriem (uvedené do platnosti rezolúciou Štátnej normy Ruska z 1. júla 1992 č. 7).

9. GOST R 51141-98. Vedenie záznamov a archivácia. Termíny a definície (schválené vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 27. februára 1998 č. 28).

10. GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov (uvedené do platnosti vyhláškou Štátnej normy Ruska zo dňa 3.03.2003 č. 65-st).

11. GOST R ISO 9000-2008 Systémy manažérstva kvality. Základné ustanovenia a slovník (schválené nariadením Spolkovej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu zo dňa 18. decembra 2008 č. 470-st).

12. GOST R ISO 9001-2008 Systémy manažérstva kvality. Požiadavky (schválené vyhláškou Spolkovej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu zo dňa 18. decembra 2008 č. 471-st).

13. GOST R ISO 15926-1-2008 Priemyselné automatizované systémy a integrácia. Integrujte údaje o životnom cykle pre spracovateľské závody vrátane závodov na výrobu ropy a plynu. Časť 1. Preskúmanie a základné princípy (schválené a uvedené do platnosti nariadením Federálnej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu zo dňa 18. decembra 2008 č. 619-st).

14. Demidov E.E. Kontextové databázové modely. / Prehľad aplikovanej a priemyselnej matematiky. – 2003. – ročník 10, číslo. 2. – str. 641 - 642.

15. Demidov E.E. Vybudovanie systému riadenia pre servisnú spoločnosť. – Ovládanie. – 2007. – č.22. – s. 40 – 50.

16. Demidov E.E., Berezhkov S.I. O rizikách konzultačného projektu alebo na pamiatku Volgotankera. - Konzultant. – 2010. – č.9. – str. 30 – 34.

17. Jednotná terminológia pre riadenie, plánovanie priemyselnej výroby a prideľovanie materiálových zdrojov (projekt). – M.: Gosplan. – 1971. – 95 s.

18. Eliferov V.G., Repin V.V. Obchodné procesy. Regulácia a riadenie. – M.: Infra-M. – 2009. – 320 s.

20. Kalashyan A.N., Kalyanov G.N. Štrukturálne obchodné modely: technológie DFD. – M.: Financie a štatistika. – 2003. – 256 s.

21. Kondratyev V.V., Kuznecov M.N. Ukážeme obchodné procesy od firemného procesného modelu až po procesné predpisy. – M.: Eksmo. – 2008. – 256 s.

22. Kuznecov S.D. Základy databázy. – M.: Internetová univerzita informačných technológií; BINOMIAL. Vedomostné laboratórium. – 2007. – 484 s.

23. Nikanorov S.P. Koncepčné metódy. – M.: Koncepcia. – 2002. – 30 s.

24. Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / Ed. Prednášal prof. V.A. Kudryaeva. – 2. vyd., prepracované. a dodatočné – M.: INFRA-M, 2002. – 592 s.

25. ORDMR 13-85. Odvetvový usmerňovací dokument. Smernice. Skladba a obsah prác v rôznych štádiách (etapach) vývoja odvetvových klasifikátorov medicínskych a technických a ekonomických informácií (schválené Odborom lekárskej štatistiky a informatiky MZ ZSSR 3. januára 1986).

26. Predpisy o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii. (schválené výnosom Ministerstva financií Ruskej federácie z 29. júla 1998 č. 34n v znení z 24. decembra 2010).

27. Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. mája 2011 č. 373 „O vypracovaní a schvaľovaní správnych predpisov na výkon vládnych funkcií a správnych predpisov na poskytovanie verejných služieb“.

28. PR 45,02-97. Pravidlá štandardizácie. Odvetvový štandardizačný systém. Zásady pre tvorbu regulačných dokumentov (schválené a uvedené do platnosti listom Štátneho výboru pre komunikáciu Ruskej federácie z 26. decembra 1997 č. 7181).

29. PR 50.1.019-2000. Pravidlá štandardizácie. Základné ustanovenia Jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií a Jednotných dokumentačných systémov v Ruskej federácii (schválené vyhláškou Štátnej normy Ruska z 25. decembra 2000 č. 409-st; už neplatí od 1. apríla 2006).

30. PR 50.1.020-2000. Pravidlá štandardizácie. Postup vývoja celoruských klasifikátorov (schválený a uvedený do platnosti rezolúciou Štátnej normy Ruska z 25. decembra 2000 č. 409-st).

31. PR 50.1.024-2005. Pravidlá štandardizácie. Základné ustanovenia a postup pri vykonávaní prác na vývoji, zavádzaní a používaní celoruských klasifikátorov (schválené a uvedené do platnosti nariadením Federálnej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu zo 14. decembra 2005 č. 311-st).

32. Návrh informačných systémov: priebeh prednášok. / Grekul V.I., Denishchenko G.N., Korovkina N.L. - M.: Internetová univerzita informačných technológií. – 2005. – 304 s.

33. Rasskazova-Nikolaeva S.A., Shebek S.V. Firemné štandardy. Od konceptu k návodu. – M.: Svet knihy. – 2008. – 320 s.

34. Rakhmanin L.V. Štylistika obchodnej reči a úprava úradných dokumentov. – M.: Vyššia škola. – 1988. – 239 s.

35. RD 50-699-90. Metodické pokyny. Spoľahlivosť v technológii. Všeobecné pravidlá pre klasifikáciu porúch a medzných stavov (schválené vyhláškou Štátneho výboru ZSSR pre riadenie a normy kvality výrobkov z 29. decembra 1990 č. 3551).

36. Odporúčania na vypracovanie postupu na vypracovanie a schválenie administratívnych predpisov výkonných orgánov štátnej moci ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie pre výkon štátnych funkcií a poskytovanie verejných služieb. Schválené Komisiou vlády pre administratívnu reformu dňa 23.11.2010 č.109.

37. Repin V.V. „Pros“ regulácie obchodných procesov. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741. - 2011.

38. Repin V.V. „Nevýhody“ regulácie obchodných procesov? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736. - 2011.

39. Repin V.V. Podnikové procesy spoločnosti: konštrukcia, analýza, regulácia. – M.: Normy a kvalita. – 2007. – 240 s.

40. Repin V.V. Funkcie vytvárania správnych diagramov obchodných procesov. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708. - 2011.

41. Rother M., Shook J. Naučte sa vidieť obchodné procesy: Prax vytvárania máp toku hodnôt. – M.: Obchodné knihy Alpina. – 2008. – 144 s.

42. Zjednotenie textov riadiacich dokumentov. Metodické odporúčania (schválené Hlavným archívom ZSSR). M.: Hlavný archív ZSSR; Celoúniový vedecký výskumný ústav správy dokumentov a archívnictva, 1982.

43. Fayol A. Všeobecné a priemyselné riadenie. – M.: Controlling, 1992. – 111 s.

44. Foucault M. Slová a veci. Archeológia humanitných vied. SPb.: A-cad. – 1994. – 408 s.

45. Eco U. Vertigo: obeh obrazov, konceptov, predmetov. M. Slovo. – 2009. – 406 s.

46.Encyklopédia kancelárskej práce. / Kompetenčné centrum pre dokumentačnú podporu manažmentu. http://www.edou.ru.

47. Yamoleev R. Požiadavky na knižnicu termínov používaných v procesných modeloch a pri štandardizácii výrobných činností strojárskeho podniku. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_atiyago_9pri - 2012.

Termín (z lat. terminus - hranica, hranica) je slovo alebo slovné spojenie, ktoré je pomenovaním určitého pojmu nejakej oblasti vedy, techniky, umenia a pod. konotácie, termíny v rámci aplikácie, sú jednoznačné a nemajú výraz.

V. Herschel: „Je nemožné vniesť jasnosť do uvažovania, ak sa to najskôr nezavedie do definícií.“

Slovník (lat. glosárium - „zbierka glos“) je slovník vysoko odborných pojmov v akejkoľvek oblasti poznania s výkladom, niekedy prekladom do iného jazyka, komentármi a príkladmi.

Thesaurus (z gréčtiny - poklad) je slovník, ktorý charakterizuje termíny predmetnej oblasti nielen prostredníctvom definícií, ale aj spojením daného termínu s inými termínmi a ich skupinami.

Z hľadiska správy databázy pomocou jednotného čísla charakterizujeme jeden objekt (záznam v tabuľke). Navyše formuláciou „doklad potvrdzujúci splnenie záväzku z uzatvorenej zmluvy“ naznačujeme, že jeden primárny doklad možno priradiť len k jednej zmluve ako potvrdenie splnenia jedného záväzku. Použitie množného čísla musí byť v súlade s typom vzťahu jeden k mnohým. Pôvodne navrhovanej formulácii chýba dodatočná informačná záťaž a potrebná istota: nie je jasné, či je prípustné, aby jeden primárny dokument „uzatvoril“ niekoľko záväzkov podľa viacerých dohôd, či by sa primárne dokumenty mali systematizovať a uchovávať v súvislosti s dohodami, ku ktorým súvisia, alebo či sa môžu samostatne uložiť na „hromadu“.

Niekoľko terminologických GOST konkrétne uvádza synonymá, ktoré sú neprijateľné na použitie (označené „NDP“).

Preto v GOST R 51141-98 „Správa a archivácia kancelárie. Termíny a definície“ čítame s poľutovaním: „39 podrobností o dokumente: Povinný prvok v dizajne úradného dokumentu“; „Vykonanie dokumentu 49: Uvedenie potrebných podrobností stanovených v pravidlách dokumentácie.“

Súčasťou systému týchto pravidiel budú pravidlá takzvanej normalizácie databázy. Vo všeobecnosti by správne zostavený slovník spolu s klasifikátormi a referenčnými knihami mal postačovať na popis databázy potrebnej na informačnú podporu regulovaného procesu.

Napríklad stránka www.sokr.ru pre skratky ruského jazyka.

Neexistuje všeobecne akceptovaná definícia pojmu „proces“ alebo „obchodný proces“. Správnu definíciu tohto pojmu možno zrejme poskytnúť uvedením jeho nevyhnutných atribútov a najprv vysvetlením súvislostí medzi nimi, ako je uvedené nižšie. Text takejto „definície“ bude neúmerne dlhý, ale správny. Ako krátku heuristickú definíciu môžete použiť nasledovné: obchodný proces je cieľavedomá, organizovaná činnosť v rámci určitej tematickej oblasti.

Pojem "incident" je definovaný v citovanom dokumente; ten istý dokument popisuje postup interakcie medzi nájomcom a prenajímateľom v prípade incidentu.

V terminológii IDEF0 sa takéto objekty vo vzťahu k príslušnému procesu (presnejšie k funkcii) nazývajú „obmedzenia“.

Napríklad od začiatku prevádzky tohto zariadenia.

Pripomeňme, že ak text normatívneho aktu obsahuje pojmy, množstvá a pod. sa uvádzajú číslicami, potom za nimi v zátvorke nasleduje označenie zodpovedajúcej hodnoty slovami s veľkým začiatočným písmenom: „... najneskôr do 2 (dvoch) pracovných dní...“, „... vo výške 10 (desať) jednotiek...“.

Je potrebné venovať pozornosť špecifikovaniu mernej jednotky pre dané obdobie; najmä by sa malo rozlišovať medzi pracovnými a kalendárnymi dňami.

Aby ustanovenie dodatočných funkcií, práv a povinností v predpisoch alebo iných miestnych predpisoch neodporovalo pracovnej náplni, postačí vložiť do pracovnej náplne ustanovenia, že: „zamestnanec... sa riadi. .. iné miestne predpisy Spoločnosti“, „zamestnanec vykonáva funkcie,..., ktoré mu pridelili iné miestne predpisy Spoločnosti“, „zamestnanec má práva ustanovené inými miestnymi predpismi Spoločnosti“, „ zamestnanec nesie... zodpovednosť v prípadoch ustanovených inými miestnymi predpismi Spoločnosti“ atď. Je zrejmé, že v popise práce alebo v predpisoch o divízii je potrebné uvádzať všetky miestne predpisy dostupné v spoločnosti „na meno“ iba v prípadoch krajnej potreby.

Pri kontrolách (auditoch) sa okrem iného kontroluje súlad zdokumentovaných výsledkov vykonávania procesu so skutočnými; Preto dokumenty sprevádzajúce proces musia umožňovať takéto kontroly.

Na obmedzenie tohto času sa v texte predpisov uvádza: „rozhoduje<характеризуется вопрос, по которому принимается решение>načas najneskôr do<указывается срок>odkedy<дается описание события, инициировавшего процесс>».

Klasifikátor je normatívny dokument predstavujúci systematický súbor názvov a kódov klasifikačných skupín a/alebo klasifikačných objektov.

Adresár je dokument (v organizácii - normatívny), ktorý prezentuje určité informácie v systematickej forme, určenej klasifikačnými charakteristikami informácií.

Klasifikácia je prvým krokom k vytvoreniu skutočne vedeckých poznatkov. H.L. Borges sa odvoláva na „istú čínsku encyklopédiu“, ktorá hovorí, že „zvieratá sa delia na: a) tie, ktoré patria cisárovi, b) balzamované, c) skrotené, d) prasiatka, e) sirény, f) báječné, g ) túlavé psy, h) zaradené do našej klasifikácie, i) besniace ako v šialenstve, j) nespočetné množstvo, k) maľované veľmi tenkým štetcom z ťavej srsti, l) a iné, n) ktoré práve rozbili džbán, o) z diaľky vyzerajúce ako muchy“ (pozri tiež , ).

Uvádzame príklad, keď pracovná skupina pre zjednotenie podnikových procesov holdingu „uvoľnila“ riadeným podnikom zoznam štandardných podnikových procesov, medzi ktorými bolo „Riadenie technologických procesov“ bez komentárov. Lokálne sa „technologické procesy“ interpretovali rôznymi spôsobmi: riadenie hlavného výrobného zariadenia, vývoj technologických procesov, organizácia výroby.

Význam atribútu nejakého objektu je určený kontextom, v ktorom sa na tento objekt pozerá. Na správne zadanie hodnoty atribútu do dokumentu je teda potrebné charakterizovať kontext. Podrobnosti ako názov organizácie, miesto, čas vyhotovenia dokumentu, miesto a čas dokumentovanej operácie stanovujú najvšeobecnejší kontext. Ďalej je napríklad stanovený nákladový limit pre určitú divíziu, určité obdobie pre určitú nákladovú položku. Toto všetko bude kontextom pre význam objektu „limit nákladov“. V súlade s tým musí formulár dokumentu, ktorý definuje limit nákladov, obsahovať označenie všetkých objektov, ktoré tvoria kontext: divízia, obdobie, nákladová položka.

Najvšeobecnejšie požiadavky na formuláre dokumentov sú obsiahnuté v GOST 3.1130-93. „ESTD. Všeobecné požiadavky na formuláre a formy dokumentov“, ako aj GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentu“.

V určitom štádiu svojho vývoja musí organizácia regulovať svoje hlavné obchodné procesy, t.j. opísať postup ich implementácie v miestnych predpisoch. Dokument, akým je nariadenie, pokrýva krok za krokom proces, na ktorom sa pracuje na viacerých oddeleniach naraz. Je nepravdepodobné, že sekretárka bude poverená vypracovaním predpisov pre zložitý výrobný proces, ale je to dosť pravdepodobné pre kancelársku prácu.

Tento článok sa zaoberá predpismi ako typom dokumentu, jeho štruktúrou a základnými detailmi a tiež uvádza príklad predpisov pre jeden z najdôležitejších procesov v predškolskej vzdelávacej inštitúcii - sledovanie plnenia úloh podľa dokumentov.

PREDPISY AKO DOKUMENT

Náš slovník

Predpisy v obchodnej organizácii je organizačný a administratívny dokument, ktorý popisuje konkrétny obchodný proces krok za krokom od jeho začiatku až po ukončenie.

Predpisy sú prísne individuálne a môžu sa vzťahovať len na organizáciu, ktorá si ich sama schválila. Pri zostavovaní pokynov pre kancelársku prácu sa teda zvyčajne používa GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie“. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov“ a Metodické odporúčania na implementáciu GOST R 6.30-2003. Na základe týchto dokumentov sa vytvárajú interné pokyny v malom obchode aj v JSC na federálnej úrovni. Ale napríklad postup odovzdávania interných dokumentov vytvorených v jednej organizácii môže byť úplne nevhodný pre inú organizáciu.

Po oboznámení sa s predpismi musí nový zamestnanec oddelenia pochopiť, aké sú jeho úlohy a okamžite sa zapojiť do procesu.

Nariadenia o obchodných procesoch zvyčajne vypracúvajú zástupcovia poradenskej spoločnosti prizvanej do organizácie. Ale bez pomoci pracovníkov, ktorí tieto procesy vykonávajú každý deň, to nedokážu.

Ak je do obchodného procesu zapojených niekoľko štrukturálnych jednotiek (tento proces sa nazýva end-to-end), jedno nariadenie môže nahradiť zdĺhavú internú korešpondenciu. Zamestnanec jedného oddelenia predsa nemôže poslúchnuť šéfa druhého, tak prečo by mal preberať štafetu a vykonávať nejaké úkony bez príkazu svojho priameho nadriadeného? Za normálnych podmienok musia vedúci oddelení vstupovať do korešpondencie. Ak existuje nariadenie, zamestnanci rôznych oddelení sú zapojení do implementácie procesu bez toho, aby čakali na pokyny „zhora“.

Aké procesy podliehajú regulácii?

Mať samostatné predpisy pre všetky pracovné procesy je nepochybne veľmi výhodné. Táto medaila má však aj odvrátenú stránku, a to:

regulácia si vyžaduje vážne finančné investície: dobrí poradcovia sú drahí, rovnako ako pracovný čas ich vlastných zamestnancov;
každý proces sa neustále vyvíja: objavujú sa nové technické pracovné podmienky, prichádzajú ho vykonávať noví, inak vyškolení ľudia a dnes zostavený procesný diagram sa môže o rok zmeniť na nepoznanie. Aj to je potrebné monitorovať, čo znamená nové náklady;
prístup k vykonávaniu procesu, kde „krok do strany sa rovná úteku“ nepodnecuje zamestnancov k prejaveniu iniciatívy a v konečnom dôsledku nikto nebude schopný optimalizovať proces lepšie ako tí, ktorí na ňom priamo pracujú;
Je takmer zaručené, že implementácia nariadení bude mať za následok odpor pracovníkov, priamych účastníkov procesu, ako aj mnohých „sympatizantov“. Prekonávanie odporu je celá etapa vykonávania predpisov, ktorá si vyžaduje čas aj materiálne zdroje.

Štandardné procesy teda podliehajú predovšetkým regulácii. Vždy sa budú vykonávať v organizácii bez ohľadu na vonkajšiu situáciu. Zoznam procesov, ktoré podliehajú regulácii v konkrétnej organizácii, sa zostavuje striktne individuálne, na základe mnohých faktorov.

ŠTRUKTÚRA A OBSAH PREDPISOV

Predpisy sa spravidla skladajú z týchto hlavných častí:

Všeobecné ustanovenia.
Pojmy, definície, skratky.
Popis procesu.
Zodpovednosť.
Kontrola.

kapitola
Všeobecné ustanovenia	Účel predpisov ( Toto nariadenie určuje postup...); rozsah pôsobnosti: predmety alebo zamestnanci organizácie, ktorých sa nariadenie dotýka; regulačné dokumenty, na základe ktorých boli vypracované predpisy (ak existujú); postup pri schvaľovaní, zmene a zrušení predpisov
Pojmy, definície, skratky	Definícia pojmov a vysvetlenie skratiek používaných v texte predpisov. Termíny sú uvedené v abecednom poradí. Každý z nich je napísaný na novom riadku v jednotnom čísle a jeho definícia je označená pomlčkou bez slova „toto“. Ako zdroj definícií je vhodné použiť legislatívne akty, štátne normy a iné regulačné dokumenty
Popis procesu	Podrobný popis procesu. Pre pohodlie je táto časť rozdelená na podsekcie, z ktorých každá zodpovedá ďalšej fáze procesu. Časť uvádza pracovníkov zapojených do vykonávania, popisuje činnosť a výsledok
Zodpovednosť	Zodpovednosť účastníkov procesu za nedodržanie predpisov (disciplinárne, správne, trestné). Ten sa zvyčajne týka zložitých výrobných procesov spojených s rizikami pre zdravie a život pracovníkov
Kontrola	Indikácia Celé meno úradníka zodpovedného za monitorovanie implementácie nariadení, ako aj v prípade potreby kontrolných prostriedkov

ZÁKLADNÉ PODROBNOSTI PREDPISOV

Medzi hlavné podrobnosti dokumentu patria:

názov spoločnosti;
dátum a číslo dokumentu, miesto jeho vyhotovenia;
schvaľovacia pečiatka;
názov dokumentu;
text dokumentu;
aplikácia (ak existuje);
schválenie víz.

Mimochodom

Požiadavky na registráciu uvedených údajov stanovuje GOST R 6.30-2003. Metodické odporúčania na implementáciu GOST R 6.30-2003 vysvetľujú a špecifikujú postup implementácie a aplikácie tejto normy.

MODEL OBCHODNÝCH PROCESOV

Ako príloha k predpisom môže slúžiť model podnikových procesov. Je zvyčajné znázorniť to graficky (pozri diagram), ale je tiež povolené zostaviť tabuľku a dokonca opísať proces verbálne. Grafické modely podnikových procesov sa vytvárajú pomocou špeciálneho softvéru.

To, čo na prvý pohľad vyzerá ako zložitosť línií a geometrických tvarov, v skutočnosti predstavuje prísne poradie činností pri vykonávaní určitého procesu, v našom prípade procesu kancelárskej práce. Diagram obchodných procesov je oveľa ľahšie pochopiteľný ako text rovnakých predpisov. Jasne ukazuje, kto a kde každú etapu začína, ako ju ukončuje a komu odovzdáva štafetu pri práci na procese.

Grafický model obchodného procesu „Schválenie návrhu dokumentu“ prezentuje také kľúčové parametre obchodného procesu, ako sú vstupy a výstupy, klienti a účastníci. Každý nový zamestnanec sa pri pohľade na model rýchlo zapojí do vykonávania svojho procesu v určitej fáze a bude vedieť, ako sa zachovať v akejkoľvek pracovnej situácii s tým spojenej.

POSTUP PRI PRÁCI NA PREDPISECH

Práca na predpisoch sa nelíši od práce na akomkoľvek inom organizačnom a administratívnom dokumente: najprv sa vypracuje návrh dokumentu, ktorý sa dohodne so zainteresovanými úradníkmi, potom ho schvaľuje vedúci organizácie alebo ním poverená osoba. Nakoniec sa účastníci procesu oboznamujú s predpismi proti podpisu a dostanú ich kópie.

Predpisy môžu byť schválené niekoľkými spôsobmi:

priamo (manažér podpisuje dokument vlastnou rukou);
nepriamo (vydaním príkazu) (pozri príklad 1). Registračné údaje objednávky budú v tomto prípade zahrnuté do schvaľovacej pečiatky.

Príklad 1

Objednávka po schválení a nadobudnutí platnosti
pravidlá obchodných procesov

(LLC "Perspektíva")

OBJEDNAŤ

23.07.2014 č.456-Pr

Moskva

O schvaľovaní a implementácii pravidiel podnikových procesov

S cieľom zlepšiť postupy papierovania Perspektiva LLC

OBJEDNÁVAM:

1. Schváliť a uviesť do platnosti od 01.08.2014 predpisy pre nasledujúce obchodné procesy:

1.1. Evidencia a účtovanie dokladov.

1.2. Kontrola vyhotovenia dokumentu.

1.3. Ukladanie a preberanie dokumentov.

2. Vymenovať administratívneho riaditeľa A. V. Legostaeva zodpovedného za splnenie požiadaviek uvedených v bode 1 tohto nariadenia.

3. Prednostovi kancelárie Parshina V.K. zabezpečiť oboznámenie zamestnancov Perspektiva sro s touto objednávkou proti podpisu a odovzdať kópie schválených predpisov na štrukturálne divízie Perspektiva sro do 30.7.2014.

4. Vyhradzujem si kontrolu nad vykonaním tejto objednávky.

generálny riaditeľ Maksimov ÁNO. Maksimov

S objednávkou boli oboznámení:

Legostaev A.V. Legostajev 24.07.2014

Parshina V.K. Parshina 24.07.2014

P.A. Karpenko

23-78

Predpisy pre obchodný proces „Kontrola vyhotovenia dokumentov“ sú uvedené v príklade 2.

Príklad 2

Predpisy pre obchodný proces „Kontrola vyhotovenia dokumentov“

Spoločnosť s ručením obmedzeným "Perspektíva"
(LLC "Perspektíva")

NARIADENIE č.7
obchodný proces „Kontrola vyhotovenia dokumentov“

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Predpisy obchodného procesu „Kontrola vybavovania dokumentov“ (ďalej len Predpisy) určujú postup kontroly plnenia úloh na základe dokumentov v Perspektíva sro (ďalej len Organizácia).

1.2. Požiadavky a pravidlá predpisov platia pre všetky štrukturálne jednotky organizácie.

1.3. Stanovy sa schvaľujú, menia a rušia na príkaz generálneho riaditeľa organizácie.

1.4. Od zamestnancov organizácie sa vyžaduje, aby poznali a dodržiavali požiadavky predpisov. Všetci novoprijatí zamestnanci organizácie musia byť vedúcimi štruktúrnych oddelení oboznámení so stanoveným postupom kontroly vybavovania dokumentov v organizácii.

2. Pojmy, definície, skratky

2.1. Nariadenia používajú nasledujúce pojmy a definície:

Dokument- informácie zaznamenané na nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu.

Cvičenie- pokyny vedúceho.

Úloha- pozri úlohu.

Exekútor- zamestnanec organizácie, ktorý je poverený vykonaním úlohy.

Kontrola- súbor úkonov, ktoré zabezpečujú včasné vyhotovenie dokumentu.

Zodpovedný exekútor- zamestnanec z radov výkonných umelcov, ktorý má právo koordinovať prácu iných výkonných umelcov. Rozlíšenie označuje ako prvé.

Rozhodnutie- podrobnosti obsahujúce pokyny úradníka na vykonanie dokumentu. Obsahuje priezviská, iniciály účinkujúcich, obsah objednávky (ak je to potrebné), dátum splatnosti, podpis a dátum.

Dozorca- úradník prijímajúci uznesenie.

Doba vykonávania- kalendárny dátum dokončenia úlohy. Lehota na vyhotovenie dokumentu začína plynúť odo dňa jeho registrácie v kancelárii organizácie a počíta sa v kalendárnych dňoch. Dokumenty podliehajú vyhotoveniu v nasledujúcich typických lehotách:

Od konkrétneho dňa vyhotovenia - v určenej lehote, ak dokument bol doručený Organizácii najneskôr tri dni pred uplynutím určenej lehoty;

Bez uvedenia konkrétneho dátumu vykonania a špeciálnych poznámok - do 30 dní;

Bez uvedenia konkrétneho dátumu označeného ako „Urgentné“ alebo „Ihneď“ - do troch dní;

Bez uvedenia konkrétneho dátumu, označené „Okamžite“ - do 10 dní.

3. Popis procesu

3.1. Odoslanie dokumentu na kontrolu.

3.1.1. Všetky registrované dokumenty vyžadujúce vyhotovenie podliehajú kontrole.

3.1.2. Podkladom pre kontrolu dokumentu je uznesenie generálneho riaditeľa organizácie alebo jeho zástupcu.

V uznesení sa uvádza:

Vykonávateľ dokumentu;

Termín úlohy;

V prípade potreby obsah úlohy.

3.1.3. Tajomník generálneho riaditeľa alebo tajomník zástupcu generálneho riaditeľa (ďalej len tajomníci) po obdržaní listiny s uznesením vyhotoví naskenovanú kópiu listiny s uznesením. Naskenovaný dokument sa umiestni do priečinka „Pod kontrolou“.

3.1.4. Kópia súboru dokumentu je pripojená k e-mailovej správe odoslanej dodávateľovi.

3.1.5. V parametroch emailovej správy nastavíte termín dokončenia úlohy a povolíte možnosť upozorniť autora úlohy na jej prijatie.

3.1.6. Po prijatí elektronickej správy s úlohou zašle realizátor autorovi úlohy oznámenie o jej prijatí.

3.1.7. Ak zhotoviteľ dostane úlohu, ktorej obsah je nad jeho kompetencie, je povinný do jedného pracovného dňa od prijatia úlohy o tom upovedomiť autora úlohy. Autor úlohy po prijatí takéhoto oznámenia predloží dokument manažérovi na druhé riešenie.

3.2. Dokončenie úlohy.

3.2.1. Dodávateľ splní úlohu, ktorá mu bola uložená v lehote ustanovenej v uznesení.

3.2.2. Ak posledný deň vykonania úlohy pripadne na deň pracovného pokoja, dokument musí byť vyhotovený v nasledujúci pracovný deň.

3.2.3. Ak nie je možné splniť úlohu v lehote ustanovenej v uznesení, je zhotoviteľ povinný oznámiť to pred uplynutím lehoty správcovi a vysvetliť dôvod omeškania. Ak je dôvod opodstatnený, vedúci môže predĺžiť lehotu na splnenie úlohy.

3.2.4. V prípade predĺženia termínu splnenia úlohy zo strany vedúceho, autor úlohy v karte elektronického dokladu zmení termín jej splnenia.

3.3. Správa o dokončení úlohy.

3.3.1. Po dokončení úlohy realizátor vygeneruje správu o dokončení, ktorá je zaslaná autorovi úlohy vo forme elektronickej správy. Správa o zadaní musí byť informatívna a musí obsahovať konkrétny popis vykonaných akcií a opatrení. Ak bol na dokončenie úlohy potrebný dokument, jeho registračné údaje sú uvedené v správe o dokončení úlohy.

3.3.2. Po prijatí správy o dokončení úlohy autor úlohy nastaví na karte elektronického dokladu stav „Dokončené“. Dokument sa odstráni z priečinka „Pod kontrolou“ a umiestni sa do súboru.

3.3.3. Ak spracovateľ úlohy v lehote určenej v uznesení neobdrží správu o splnení úlohy, zašle vykonávateľovi emailovú výzvu s výzvou na uvedenie dôvodu nesplnenia úlohy. Autor úlohy informuje manažéra o nesplnení úlohy a pripojí vysvetlenia od vykonávateľa. Ak je dôvod opodstatnený, vedúci môže predĺžiť lehotu na splnenie úlohy.

3.3.4. Ak bol termín splnenia úlohy vedúcim predĺžený, autor úlohy zmení dátum splatnosti na karte elektronického dokladu.

3.4. Generovanie správy o dokončení úlohy.

3.4.1. Sekretárky generujú mesačnú správu o plnení úloh na základe podkladov, ktoré predkladajú manažérovi.

Správa uvádza:

Celkový počet úloh pridelených počas vykazovaného obdobia;

Počet dokončených úloh;

Počet úloh s predĺženým termínom;

Počet úloh, ktoré neboli dokončené včas.

Ak úlohy nie sú dokončené načas, uvádzajú sa aj mená vykonávateľov týchto úloh.

4. Zodpovednosť

Zamestnanci organizácie, bez ohľadu na ich postavenie, nesú disciplinárnu zodpovednosť za nesprávne vykonanie alebo nedodržanie požiadaviek týchto predpisov.

5. Ovládanie

Kontrolu implementácie Predpisov vykonáva administratívny riaditeľ Organizácie.

od Vladimíra Byčka

Vývoj softvéru sa líši od iných typov produkcie tým, že umožňuje tímu vysokú mieru slobody. V počiatočných fázach sa prístup „spúšťacej atmosféry“ ospravedlňuje – na vytvorení prvej verzie produktu pracuje motivovaný tím, prvoradou prioritou je rýchle získanie demo verzie produktu.

Problémy sa objavia oveľa neskôr, keď sa softvér „rozbehne“ a stane sa úspešným. Spoločnosť sa musí rozšíriť a prilákať nových zamestnancov. Takéto problémy začínajú veľmi rýchlo:

Prečo ste neurobili %akciu%?
- Nevedel som, čo mám robiť. / Nevedel som, že toto je moja oblasť zodpovednosti.

Impulzívny vodca môže povedať: „Nechceš byť milý? Potom sú tu pre vás predpisy!“ a regulovať všetko. Zlý prístup. Skúsenosti to ukazujú Vývoj softvéru je oblasťou „neustálych zmien“. Regulácia je potrebná, ale nemala by byť podobná .

Prečo potrebujeme predpisy?

Výhody:

Štandardné úkony zamestnancov v opakovaných situáciách.
Štandardné lehoty na vykonávanie opakujúcich sa postupov.
Manažér už nemusí novým zamestnancom vysvetľovať jednoduché postupy.
Zamestnanci nie sú vo vzájomnom konflikte - každý presne pozná svoju oblasť zodpovednosti.
Počas vývoja predpisov sa môžete zbaviť nepotrebných činností.
Proces kontroly sa zjednodušuje, činnosť spoločnosti sa stáva štruktúrovanejšia.

mínusy:

V podmienkach „neustálej zmeny“ sa nesmie byť lenivý udržiavať predpisy v aktuálnom stave.
Nie vždy je možné vypracovať predpisy pre „kreatívnych“ zamestnancov.

Regulácia je potrebná, keď:

Spoločnosť má viac ako jedno oddelenie.
Pravidelne vznikajú opakované problémové situácie.

Bežné chyby

Tri najčastejšie chyby sú:

	Prestávka od praxe. Typickým scenárom je, že manažment vytvoril skupinu pre optimalizáciu obchodných procesov a zamestnanci skupiny začnú všetko popisovať bez toho, aby sa zaujímali o podstatu úlohy. Zvlášť nebezpečná je situácia, keď sa práce chopia špecialisti, ktorí nerozumejú všetkým zložitostiam pracovného procesu.
	Žiadna flexibilita Predpisy by nemali popisovať každý detail – v tomto prípade sa z toho stáva hromada ťažko pochopiteľných informácií. Iba kľúčové kroky procesu, ktorých správne vykonanie je rozhodujúce pre dosiahnutie výsledku.		Žiadne spojenie s motivačným systémom Motivácia zamestnancov musí byť viazaná na dodržiavanie predpisov – inak nebude existovať skutočná motivácia k dodržiavaniu predpisov.

Algoritmus prípravy predpisov.

01	Vymedzenie predmetu nariadenia. Chápeme, čo presne regulujeme. Napríklad: "Pracovný poriadok analytika: Pravidlá vykonávania počiatočného hodnotenia žiadosti."
02	Určenie toho, kto je zodpovedný. Za vypracovanie predpisov je zodpovedný kľúčový zamestnanec zodpovedný za realizáciu tohto procesu. Napríklad: "Vedúci oddelenia analýzy a dizajnu."	03	Stretnutie. Je kritické, ak popisujeme proces, ktorý zahŕňa účasť zamestnancov viacerých oddelení. Napríklad: Vedúci oddelenia analýzy a dizajnu pozýva na rozhovor vedúceho oddelenia implementácie, vedúceho technickej podpory a vedúceho oddelenia priameho predaja a vysvetľuje, prečo je proces prvotného hodnotenia upravený. Vytvorí sa spoločná pozícia o tom, ako by mal proces prebiehať, a vyrovnali sa očakávania.	04	Popis procesu. Zodpovedný pracovník prediskutuje proces s kolegami a pripraví popis kľúčových krokov. Niekedy sa v tejto fáze ukáže, že existuje niekoľko spôsobov, ako vykonať konkrétny krok - to je možný bod optimalizácie. Môže sa tiež ukázať, že pôvodný cieľ bol stanovený nesprávne, nie je potrebný len jeden, ale celá skupina nariadení.	05	Preskúmanie. Prvými recenzentmi konečného dokumentu sú špecialisti, ktorí budú musieť dodržiavať tieto predpisy. Zaznamenávame pripomienky a návrhy, premýšľame o nich a robíme úpravy. Dokument sa potom odošle pracovníkom, ktorí boli zhromaždení v tretej etape, na konečnú kontrolu.	06	Vyhlásenie. Predpisy schvaľuje generálny riaditeľ alebo riaditeľ rozvoja, vygeneruje sa príkaz na nadobudnutie platnosti a text sa umiestni do hlavného úložiska predpisov.

Komponenty nariadenia

Prvá časť je stručným súhrnom užitočných informácií, nie viac ako jedna strana.

Názov a účel procesu.
Vlastník, iniciátor, účastníci, kontrolór procesu.
Pravidlá pre spustenie procesu.
Vstupné artefakty.
Hlavný scenár.
Výstupný artefakt(y).
Pravidlá ukončenia procesu.
Schéma procesu.

V druhej časti sú podrobnejšie informácie:

Predpoklady na implementáciu procesu.
Popis alternatívnych prúdov.
Popis postupu pri riešení kontroverzných prípadov.
Popis vplyvu procesu na motiváciu účastníkov.
Opis postupu pri vykonávaní zmien tohto predpisu.
História zmien.

Príklad predpisov

Názov a účel procesu:
Primárne posúdenie PZL. Je potrebný na rýchlu identifikáciu obchodného problému zákazníka, vygenerovanie možnosti implementácie a poskytnutie približného odhadu revízie v hodinách. Po obdržaní týchto informácií môže zákazník získať predstavu o tom, či je pripravený objednať spísanie požiadaviek a realizáciu úpravy.

vlastník: Vedúci oddelenia analýzy a dizajnu.
Iniciátor: Akýkoľvek pracovník implementačného oddelenia, obchodného oddelenia, oddelenia podpory.
Účastníci: Pracovníci oddelenia analýzy a dizajnu.
Ovládač: Vedúci oddelenia vývoja.

Pravidlá pre spustenie procesu:
Iniciátor zadá požiadavku do backlogu, požiadavka prejde prioritizáciou (pozri pravidlá pre prácu s backlogom) a dostane miesto vo všeobecnom rade.
Majiteľ, ktorý dostal informáciu od zamestnanca oddelenia analýzy a dizajnu (ďalej len „analytik“), že má menej ako dve požiadavky v aktívnej fáze (Pozri všeobecné pravidlá práce pre zamestnancov analýzy a dizajnu oddelenie), podľa vlastného uváženia vyberie požiadavku z prvých piatich v poradí a odovzdá ju tomuto analytikovi.

Vstupný artefakt:
Správne vyplnená požiadavka vo všeobecnom backlogu (Pozri pravidlá pre prácu s backlogom) v stave „Počiatočné hodnotenie“.

Hlavný scenár:
Analytik si overí u iniciátora relevantnosť požiadavky.
Analytik zorganizuje telefonický rozhovor so zástupcom zákazníka, aby objasnil obchodný problém.
Analytik sa pýta produktového manažéra, ktorý vývojár môže poskytnúť radu pri hodnotení.
Analytik vysvetľuje podstatu obchodného problému developerovi, developer ponúka riešenie a posúdenie.
Analytik na hodnotenie aplikuje korekčné faktory (pozri primárne hodnotiace vzorce).
Analytik zadá do požiadavky hodnotenie, objasnený obchodný problém a vypracovanú možnosť implementácie.
Analytik vygeneruje dokument „Počiatočné hodnotenie“ (pozri príklad dokumentu).
Analytik pošle iniciátorovi dokument „Počiatočné hodnotenie“.
Analytik presunie požiadavku do stavu „Koordinácia primárneho hodnotenia“.

Výstupný artefakt:
Nevybavená požiadavka má stav „Schválenie primárneho odhadu“, polia obchodného problému, možnosti implementácie a odhadu v hodinách sú vyplnené.
Dokument „Počiatočné hodnotenie“ zaslaný iniciátorovi.

Pravidlá ukončenia procesu:
Pozitívny scenár: Iniciátor potvrdí pripravenosť zákazníka na fázu presného hodnotenia, analytik presunie požiadavku do stavu „Poradie na presné posúdenie“, inicializuje sa proces presného hodnotenia (pozrite si pravidlá presného hodnotenia)
Negatívny scenár: Iniciátor nahlási zákazníkovo odmietnutie revízie, analytik prenesie požiadavku do stavu „Zrušená“.

Diagram:

Upozorňujeme, že pokyny sú stručné a extrémne krátke. Po prečítaní dostane začiatočník odpovede na väčšinu svojich otázok. V alternatívnom toku môžu vzniknúť určité problémy, ale na to je presne potrebná druhá časť predpisov s podrobnosťami. Nebudem uvádzať príklad druhej časti, už dnes som bol milý.

Riadenie zmien

Prežijú len tímy, ktoré dokážu pružne reagovať na zmeny, takže úprava predpisov by mala byť čo najjednoduchšia. Je tu však úskalia. Zrazu sa ukazuje, že proces sa zmenil, ale niektorí účastníci si to uvedomujú nevie.

Všeobecné pravidlá pre zmenu predpisov:

Predpisy sa musia dodržiavať.
Každý účastník procesu môže navrhnúť revíziu predpisov.
Predpisy sa prehodnocujú na samostatnom zasadnutí.
Zmeny po stretnutí musia byť zahrnuté v texte predpisov.
Zmeny musia byť zverejnené vo forme objednávky.

Sú potrebné dva nástroje: úložisko predpisov a informačný systém.

Podniková wiki je najlepšia. Vytvárame stránku so základnými predpismi a odkazom na predpisy pre deti. Je veľmi dôležité usporiadať úložisko a prístup tak, aby ho používatelia mohli ľahko nájsť akýkoľvek predpisov.

O niečo horšou možnosťou je sada dokumentov v Google Docs.

Optimálne - firemný portál. Objednávka je vo forme príspevku, užívatelia môžu kliknutím na špeciálne tlačidlo/hlasovaním ukázať, že si objednávku prečítali.

Zhrnutie

Predpisy prinášajú viac úžitku ako škody a sú mimoriadne dôležité pre rozširovanie spoločnosti.
Nariadenia sú potrebné tam, kde sa procesy opakujú.
Predpisy musia byť prepojené s motivačným systémom.
Predpisy by sa nemali oddeľovať od praxe.
Predpisy píše zamestnanec, ktorý má priamy záujem na presnom vykonaní procesu.
Predpisy by mali byť flexibilné, netreba popisovať každý detail, len kľúčové kroky.
Predpisy by mali pozostávať z dvoch častí – krátkej a úplnej.
Všetci účastníci procesu musia byť upozornení na zmeny v predpisoch.