Hoy en día es simplemente imposible vivir sin un teléfono. Todos estamos acostumbrados a este medio de comunicación común como algo ordinario. Muchos escolares tienen ahora un teléfono móvil personal.
¿Pero sabe todo escolar que hay la etiqueta de teléfono?
Recuerde las reglas básicas para comunicarse por teléfono:
No se puede llamar por teléfono y decirle a la persona que contestó el teléfono en tono de orden: “¡Mishu!” Primero, debes saludar y presentarte. En segundo lugar, no lo olvides: esperas que te hagan un favor: llamarán a tu amigo por teléfono. Esto significa que debes solicitarlo cortésmente. Y no dejes de agradecer la respuesta, aunque tu amigo no esté en casa, y despedirte.
No se puede iniciar una conversación telefónica con la pregunta: "¿Quién es?" Nadie está obligado a presentarse ante usted; usted es quien llama y molesta a la gente.
. "Hola" es una palabra telefónica especial. También puedes utilizar un breve "sí" o "escuchando". La forma de hablar por teléfono siempre transmite información importante sobre una persona y forma parte de su imagen.
No debes realizar llamadas telefónicas frecuentes ni a horas tardías, incluso si molestas a alguien muy cercano a ti.
Nunca se dirija por teléfono a un extraño utilizando su nombre de pila, incluso si pensaba que era un niño el que contestaba; su impresión puede ser errónea.
No tenga miedo del contestador automático: formule su mensaje de forma clara y concisa. Indique su nombre y número de teléfono donde le puedan devolver la llamada.
No debe dejar una invitación en su contestador automático; dicha invitación se considera de mala educación. Asegúrate de llamar a tu amigo e invitarlo personalmente.
No debes agradecer a alguien por teléfono por un regalo o un servicio importante. Esto debe hacerse en persona. Tampoco se recomienda expresar el pésame por teléfono.
La cortesía excesiva no es apropiada al comunicarse con un operador de la mesa de ayuda; aquí necesita información clara de ambas partes. Pero incluso en este caso no podemos prescindir de las palabras gracias y por favor.
El acoso telefónico es inaceptable. Los infractores se enfrentan a fuertes multas por llamadas falsas y vandalismo telefónico.
Para discutir algún asunto importante que requerirá mucho tiempo, programe una llamada con su amigo con anticipación.
No se puede hablar durante mucho tiempo o en voz alta por un teléfono móvil en en lugares públicos.
En el teatro, en la biblioteca, en el museo, en una excursión, en un concierto Celulares debe estar deshabilitado.
Etiqueta de negocios conversación telefónica
La etiqueta telefónica comercial hace la vida mucho más fácil. Hoy en día hay muchas empresas. Algunas empresas quiebran no porque sus negocios vayan mal, sino porque sus empleados no conocen las reglas para las conversaciones telefónicas con los clientes. Hoy me gustaría contarles cómo llevar correctamente las negociaciones comerciales. Si desea evitar que los clientes le den la espalda, aprenda la etiqueta telefónica comercial. Esto le ayudará a lucir profesional ante los ojos de sus socios.
1. Cuida tu entonación. Durante la comunicación, las personas se transmiten información entre sí mediante tres métodos: "lenguaje corporal" (55%), entonación (38%) y palabras (7%). Cuando nos comunicamos por teléfono, intentamos transmitir al interlocutor el significado de nuestros mensajes usando entonación y palabras.
Entonación - 86%;
Palabras: 14%.
Tu entonación y tu voz ayudan a tu interlocutor a comprender qué tipo de persona eres. Al comunicarse por teléfono, no debe recostarse en una silla y poner los pies sobre la mesa. Si una persona está acostada o medio sentada, el timbre de su voz cambia, esto sucede porque cambia el ángulo de su diafragma. Por tanto, una persona, incluso sin verte, sabe que estás acostado.
2. Asegúrese de saludar a la persona que llama. Si saluda a la persona que llama, le hará saber que su llamada es importante para usted. Al contestar una llamada no debes decir: Hola, te escucho, etcétera.
3. Intente siempre presentarse por teléfono. Después del saludo, asegúrese de presentarse y decir el nombre de la empresa. A la hora de recibir llamadas externas se utilizan dos métodos, los llamados “mínimo” y “máximo”: Método “mínimo”: Saludo + nombre de la organización. “máximo”: “mínimo” + el nombre de la persona que contestó el teléfono.
4. Intentas contestar llamadas después del tercer timbre. Si levantas el teléfono después de la primera llamada, la persona que llamó puede pensar que no tienes nada que hacer. Si el teléfono suena más de 4 veces, la persona que llama comenzará a ponerse nerviosa.
5. Cuando llame, no diga “Estás preocupado por…” o “Estás preocupado por…”. Simplemente diga: "Buenos días, Marina de la revista Ogonyok te llama".
6. Después de llamar, pregunte si la persona tiene tiempo para escucharlo. Después de presentarse, no empiece inmediatamente a hablar de negocios, primero averigüe si el interlocutor tiene tiempo para hablar con usted. Hay dos maneras de utilizar estos consejos:
Preséntese + pregunte sobre el tiempo libre + diga el motivo de la llamada.
Preséntese + diga el motivo de la llamada + pregunte sobre el tiempo libre.
7. Intenta llegar a lo más importante lo más rápido posible. Preséntate y pide tiempo para hablar, no pierdas el tiempo con preguntas sin sentido como: Entonces, ¿te gusta el clima?
Cuando se comunican por teléfono, a los clientes ocupados no les gusta desviarse del tema. Por supuesto, existe una pequeña excepción a esta regla si habéis desarrollado una buena relación a lo largo de los años de trabajo juntos.
8. Utilizar la función "esperar". Esta característica le permite retener al cliente si es necesario. Esta función está diseñada para: imprimir documento requerido; llamar al telefono la persona correcta; o pedir ayuda a un colega. Si desea poner a una persona en espera, pregúntele si tiene tiempo para esperar un poco y asegúrese de explicarle el motivo de la espera. Por ejemplo: "¿Puedes esperar para ayudarme a comunicarme con contabilidad?" Luego de resolver el problema, agradece a la persona que estaba esperando. Si sabe que tendrá que esperar mucho tiempo, no debe poner a la persona en espera. Discúlpate y di que volverás a llamar después de resolver su problema.
9. Si preguntan a una persona que en este momento no está en el trabajo, no cuelgues inmediatamente. Si la persona adecuada no está disponible, ofrezca su ayuda. Si la persona no está de acuerdo con su oferta, solicite dejar un mensaje. Por ejemplo, así: ¿Qué debo decirle a mi colega? Esto se llama ética telefónica.
10. Al final del diálogo, despídete de tu interlocutor. Antes de despedirte de una persona, pregúntale: “¿Puedo ayudarte en algo más?”, y solo después de recibir una respuesta negativa, dile adiós.
11. Intenta adaptarte a la velocidad de habla del interlocutor. No creas que cuanto más rápido hables, más rápido te marcará tu interlocutor. Por el contrario, si no pueden seguir el ritmo de su discurso, la gente perderá el hilo de sus pensamientos y quedará completamente confundida. Intente variar la velocidad de su discurso.
12. Se recomienda etiqueta telefónica. Cuando se comunique por teléfono, no se distraiga: no beba, no coma y no fume. Esto es muy audible por teléfono y muy molesto.
13. No debes disculparte con tu interlocutor por hacerle perder el tiempo. Este consejo también se aplica a las reuniones de negocios. Si cree que ha distraído a su interlocutor de asuntos importantes, no se lo cuente en voz alta, simplemente diga: "Lo siento, nuestra conversación se ha prolongado un poco, probablemente te he quitado mucho tiempo". En lugar de disculparte, simplemente agradece a la otra persona. Suena más o menos así: entiendo lo ocupado que está, gracias por el tiempo dedicado a nuestra conversación.
14. La ética telefónica recomienda precaución contra el uso de un altavoz. No utilice el altavoz a menos que sea absolutamente necesario y sin avisar al interlocutor. Si un cliente lo escucha usar un altavoz sin su consentimiento, puede volverse cauteloso. Además, puede sacar ciertas conclusiones. Esa persona tiene cosas más importantes que hacer además de comunicarse conmigo, o lo más probable es que alguien nos esté escuchando a escondidas.
15. Comunicación con secretarias. Si en el transcurso de tu trabajo te comunicas con secretarias. Debes escuchar su opinión.
A continuación se presentan algunas reglas para las conversaciones telefónicas con secretarias. No te consideres por encima de ellos. No los insultes ni los humilles. Como regla general, estas personas tienen un gran poder sobre algunas decisiones de sus superiores. Las secretarias pueden convertirse en tus aliadas o enemigas, todo depende de ti. Si lo desean, pueden presentar información suya como un truco más de un idiota obsesivo. Pueden asegurarse de que su correo nunca llegue al director de la empresa. Usando etiqueta conversación de negocios por teléfono, al comunicarte con la secretaria, recibes fiel asistente. Trate de entablar relaciones amistosas con la secretaria.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la etiqueta telefónica en los negocios.
Continuación de la cinta:
Negocios, éxito, motivación. Revista inteligente.
09 de octubre de 2017Terminar tu jornada laboral correctamente es la clave del éxito. Lo que hacen las personas exitosas en los últimos 10 minutos de su jornada laboral: Puedes pasar los últimos 10 minutos de tu jornada laboral mirando el reloj, contando los segundos hasta que estés libre. O quizás estás inmerso en el trabajo hasta el último minuto, y luego coges tus cosas y te vas sin despedirte de nadie. Si alguno de estos escenarios le resulta familiar, puede que sea hora de reconsiderar sus tradiciones del final del día. Michael Kerr, experto en negocios internacionales y autor de ¡No más serios! Agreguemos un poco de humor al trabajo "(¡No puedes hablar en serio! Poniendo el humor a trabajar), dice: “Es muy importante cómo terminas la jornada laboral. Puede determinar tu estado de ánimo para el resto del día; puede afecta su vida personal, su sensación general de felicidad, la calidad del sueño y también marca el tono para el día siguiente". Lynn Taylor, una experta estadounidense en el lugar de trabajo, escribió el libro "Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Deal with a Capricious Boss". y prosperar en el trabajo" (Domine a su terrible tirano de la oficina: cómo controlar el comportamiento infantil del jefe y prosperar en su trabajo). Ella dice que las personas más exitosas generalmente crean un plan de acción para lidiar con los problemas actuales que pueden interferir con su concentración en la mañana siguiente. eventos, tanto planificados como inesperados. Listas de tareas pendientes Taylor menciona que los profesionales exitosos siempre están atentos a sus listas de tareas pendientes, que se actualizan constantemente y agrega: "Sin embargo, en los últimos 10 minutos, también verifican cómo gran parte de las tareas del día se han completado. Estas personas ajustan su lista final de tareas pendientes en consecuencia, en lugar de abandonar abruptamente el trabajo y esperar recordar todos los detalles a la mañana siguiente”. 2. Organizan tu escritorio y los proyectos informáticos tardan mucho más si estás desorganizado. Taylor dice: “El caos de los escritorios y las computadoras dificulta pensar con claridad y priorizar de manera efectiva; También complica la búsqueda. documentos importantes. Mantenga sus documentos digitales y en papel organizados para poder encontrarlos rápidamente cuando los necesite”. 3. Revisan la cantidad de trabajo completado. Taylor cree que no sólo es necesario concentrarse en lo que aún no se ha hecho, sino también mirar hacia atrás en el trabajo ya completado. Kerr está de acuerdo: “Incluso un minuto de revisión del trabajo completado puede brindar una idea del progreso y, en un día particularmente difícil y sobrecargado, puede recordarle que se ha logrado mucho más de lo que parece. Investigación psicológica muestran que incluso una breve reseña del trabajo realizado - gran manera Mejorar tu estado de ánimo." 4. Repasan el día. Gente exitosa pensando no sólo en los proyectos en los que trabajaron durante el día, sino también tratando de entender por qué algo salió según lo planeado o viceversa. Taylor dice: "Los profesionales capacitados saben que si no aprenden, no crecen". 5. Reducen el volumen de conversaciones "urgentes" Estás de guardia todo el día, pero las cartas y las llamadas llegan de forma continua, hasta los últimos minutos de la jornada laboral. Taylor señala: "Aquí es donde entran en juego las habilidades de gestión del tiempo: las personas exitosas pueden decidir qué necesita atención inmediata y qué puede esperar". Intente posponer las conversaciones largas sobre temas importantes hasta el momento más productivo, es decir, hasta la mañana. Taylor aconseja: “Piense si las cuestiones importantes se pueden aplazar hasta un momento específico”. Día siguiente. De lo contrario, el asunto puede prolongarse hasta tarde, usted y sus interlocutores se quedarán sin energía y el tiempo se acabará. Este retraso también dará tiempo para pensar mejor el asunto”. 6. Se mantienen concentrados Taylor explica: “Normalmente, por la noche, las personas están menos alerta y les resulta más difícil concentrarse”. Trate de mantenerse concentrado y no dejarse llevar por otras cosas al final del día. 7. Definen tareas para el día siguiente Las personas exitosas hacen una lista de lo que estará listo para la mañana y definen las principales tareas para el día siguiente. Taylor aconseja: "Es posible que tengas un par de cosas en las que te centres principalmente, pero es mejor escribirlas para tener una base con la que empezar a la mañana siguiente". Kerr añade: "Cuantos más pensamientos puedas plasmar en un papel, más probabilidades tendrás de concentrarte en la vida fuera del trabajo con la cabeza despejada y listo para empezar el día siguiente". 8. Te dicen si pueden contactar con ellos antes de la mañana siguiente. Las personas más exitosas analizan qué tan libres estarán y si podrán contactar con ellos en caso de ser necesario, y luego se lo dicen a quienes puedan necesitarlo. Kerr dice: “¿Entras en una “oscuridad total” y pierdes completamente el contacto con la oficina? ¿O haces algunas excepciones? Depende de la situación y no hay una única respuesta correcta. La pregunta más importante que debes hacerte es: “¿Qué tan preparado estoy para estar disponible en tiempo de trabajo 9. Revisan la agenda del día siguiente No hay nada peor que empezar la jornada laboral con la noticia de que tienes una reunión importante en cinco minutos. Kerr afirma: "Las personas exitosas saben cómo crear un cronograma y un plan para el día siguiente y, lo que es más importante, imaginar cómo resultará ese día". Esto le permite empezar a trabajar con más confianza y menos estrés. 10. Expresan gratitud por el apoyo brindado. Los buenos equipos se construyen a base de gratitud y reconocimiento. Kerr dice: “La costumbre de agradecer a alguien al final del día es increíble método efectivo mejora tu propio estado de ánimo y termina tu día y el de otra persona con una buena nota”. 11. Les desean a sus compañeros una agradable velada.Amable” buenas noches" está muy subestimado y requiere muy poco esfuerzo. Taylor dice: "Le recuerda a su jefe y a sus empleados que usted es una persona real, no solo un colega". Además, de esta forma centras la atención de tus compañeros y de la dirección en el hecho de que te fuiste. 12. Se van con una nota positiva Antes de irse, levante el ánimo con una sonrisa, recomienda Taylor. "Esto lo preparará para despedirse de sus colegas con una buena nota". Los líderes exitosos dejan una impresión positiva al final del día que dura hasta la mañana siguiente. 13. Aún así se van Las personas exitosas superan la tentación de quedarse más tiempo. Saben lo importante que es mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal, por eso intentan salir de la oficina no demasiado tarde. Taylor dice: "Quedarse en el trabajo reduce innecesariamente el nivel de rendimiento que necesitarás mañana".
Mucha gente charla por teléfono. Gente de negocios hablando. El porcentaje de conversaciones telefónicas al día es en ocasiones mucho mayor que cara a cara. ¡Practica la etiqueta telefónica! Esto es muy regla importante. Eres una persona de buenos modales, ¿no? Exactamente.
Coger el teléfono. ¡Te están llamando!
Cuando suena el teléfono, automáticamente levantamos el auricular y respondemos al habitual “¡Hola!”
¿Es esto suficiente para iniciar una conversación?
Veamos qué dice la etiqueta telefónica.
En primer lugar, tracemos una línea divisoria entre los contactos comerciales y personales.
El punto que une todas las conversaciones es la cortesía, la moderación y el dominio de la voz.
Tu interlocutor no puede ver lo que estás haciendo al otro lado del teléfono. Pero la más mínima entonación delata irritación, hostilidad, dolor y otras emociones.
"Hola" de manera profesional
Recibes una llamada en tu teléfono del trabajo. No levante el teléfono después de la primera señal. Esto puede darle a la persona que lo llama la impresión de que simplemente no tiene nada más que hacer que contestar el teléfono. No es sólo tu reputación. La conversación dejará una impresión de la autoridad de toda la organización. Responda esperando a que suenen dos o tres timbres. Pero no más. Las reglas de etiqueta telefónica no permiten faltarle el respeto a una persona de esta manera.
No se recomienda iniciar inmediatamente una conversación con el nombre de la empresa. Lo mejor es saludar a la persona que llama con la frase neutral "¡Buenos días!" Esta hora del día se considera el principal tiempo de trabajo. En otros casos, puedes utilizar la dirección “¡Hola!”
Considera que añadir al saludo la llamada “tarjeta de visita” de voz es una condición obligatoria para una conversación de negocios. Este puede ser el nombre de la organización o sus datos personales: cargo, nombre y apellido.
Idealmente, el esquema de saludo sería el siguiente: “¡Buenas tardes! ¡Compañía "Sol"! o “¡Buenos días! Compañía del sol. Gerente Olga Sergeeva."
Una respuesta a la llamada correctamente estructurada marcará el comienzo de una conversación agradable y exitosa. Creará buena impresion sobre la organización, enfatizará su estatus y le dará solidez. Siempre es un placer tratar con gente educada. Por lo tanto, la impresión causada puede desempeñar un papel importante en la cooperación futura.
¡Hola! personal.
Si crees que puedes iniciar una conversación con un conocido o amigo de la forma que quieras, estás equivocado. Cualquier llamada entrante en su teléfono personal, es mejor comenzar con deseos para un día querido y su propia presentación.
Al hacer esto, se protegerá de perder el tiempo dando explicaciones si la persona que llama marcó su número por error. Cuando alguien te llama por un asunto personal durante el horario laboral, una presentación ligeramente formal marcará el tono de la conversación general, lo que significa que le harás saber a la persona que una pequeña charla no es una opción en este momento. Y esto es simplemente una manifestación de buenos modales y cortesía, que se interpreta según las reglas de una conversación telefónica.
Cuando usted llama
Parecía que no podría ser más fácil, marqué el número y le expliqué la esencia de la conversación. Pero muchos ya han aprendido por experiencia que tan pronto como inicias una conversación, esta se desarrolla. Que una llamada de negocios sea el comienzo de una colaboración exitosa depende de los primeros momentos de la conversación. Lo mismo puede decirse de los contactos personales. Ya sea que dedique media hora a explicar quién llama y por qué motivo, o que describa la esencia en un par de minutos, quedará claro desde la llamada inicial.
Llamada de negocios
Marcó el número de la empresa y recibió una respuesta de saludo estándar. También necesitas presentarte. Si representa a una organización, indique su nombre y su cargo. A continuación, describa brevemente la esencia de la apelación. Debes respetar el tiempo de trabajo de los demás y no desperdiciar el tuyo en explicaciones confusas. Si estás planeando una conversación larga, no olvides preguntar si es conveniente que la persona que atendió el teléfono hable. Quizás la conversación debería reprogramarse para un momento más conveniente.
Las reglas para mantener una conversación telefónica dicen "no" a frases de saludo como "¿Te molesta...", "Verás, qué te pasa...", "Está bien si te molesto...". Tu "hola" en en este caso debe ser obedecido con dignidad, sin adulación. Entonces podrás contar con una conversación productiva y una actitud respetuosa hacia ti mismo. Después de una presentación personal, puedes decir “Ayúdame a resolver esta pregunta…”, “Por favor dímelo…”, “Me interesa…”, etc.
Llamada personal a un amigo o familiar
"Hola mi amigo. ¿Cómo estás?" - Por supuesto, puedes iniciar una conversación con tus seres queridos así. Pero sería mejor que te presentes. Especialmente si llamas con un propósito específico y no solo para charlar. En primer lugar, puedes marcar el número de un amigo en el momento equivocado. Una persona está ocupada, en el trabajo o en una reunión de negocios, o lidiando con problemas personales. En segundo lugar, imagine que su número simplemente no fue identificado y su voz le pareció desconocida debido a la mala calidad de la comunicación. Para evitar ponerte a ti y a tu amigo en una posición incómoda, identifícate.
continuemos la conversación
En cualquier conversación debes estar atento a tu interlocutor. Cómo iniciar una conversación telefónica es una gran habilidad, pero su continuación también es de gran importancia.
Continuación del negocio
Eres el iniciador de la llamada. Esto significa que tienes una tarea específica que deseas resolver durante la conversación. Prepare con antelación una lista de preguntas que le interesen para no confundirse y no hacer perder el tiempo de trabajo a otra persona. Escuche atentamente a su interlocutor. Intenta tomar notas de tus respuestas; esto te ayudará a evitar volver a preguntarlas.
Durante una conversación, ¿se interrumpió la conexión? Vuelve a llamar si iniciaste una conversación. También debes finalizar la conversación. Asegúrese de agradecer a su interlocutor. Un final agradable sería, por supuesto, desearle un buen día.
Si te llaman escucha atentamente la petición. No olvides mantener la atención en la conversación con las frases “Sí, claro…”, “Te entiendo…”, “Intentaremos ayudarte…”, etc. El interlocutor se sentirá seguro y podrá describir el problema. Cuando una conversación amenace con prolongarse, tome la iniciativa y ayude a dirigir la conversación en la dirección correcta.
Antes de terminar, consulta con tu interlocutor si recibió todas las respuestas. Si no puede ayudarlo debido a otras tareas oficiales, infórmele el contacto de un empleado que sea competente en un tema determinado.
Conversación personal por teléfono.
En conversaciones personales la situación es más sencilla. Pero también en este caso la etiqueta telefónica proporciona alguna orientación. Por ejemplo, un amigo te llamó en un momento inoportuno con muchas ganas de charlar. Para estos casos, existe una conversación telefónica estándar: "Lo siento, ahora estoy en una reunión..." o "Tengo una reunión muy importante, te llamaré más tarde...". Puede agregar: “Entiendo que esto es muy importante. Te llamaré tan pronto como esté libre... Para tu interlocutor, esto será una indicación de que no estás ignorando sus problemas. Esto significa que no habrá insultos innecesarios. Por cierto, intenta volver a llamar si lo prometiste.
Reglas generales para conversaciones telefónicas.
Las reglas de etiqueta para hablar por teléfono no surgen de la nada. Se trata de observaciones de psicólogos, experiencia práctica, análisis basados en los resultados de muchas conversaciones. Hay ciertas acciones que la etiqueta fomenta o niega. Recopilemos algunos de ellos en un pequeño recordatorio.
- Evite conversaciones personales ruidosas en lugares públicos y en el trabajo. Pones a los demás en una posición incómoda, obligándolos a escuchar detalles íntimos de tu vida que no tienen nada que ver con ellos.
- No ponga su teléfono en altavoz a menos que se lo haya advertido a su interlocutor. Esta situación puede crear consecuencias adversas. Pero antes que nada, es una muestra de respeto hacia la persona que está al otro lado de la línea.
- Tenga cuidado al elegir un tono de llamada. Agresión menos fuerte, porque puede haber personas con el sistema nervioso débil cerca.
- Apague el sonido de su teléfono durante reuniones, encuentros, instituciones culturales, así como en lugares donde tal requisito esté prescrito por las reglas de conducta.
- No combine una conversación telefónica y comer. Esto dificulta la comprensión y expresa falta de respeto hacia el interlocutor.
- Tenga cuidado con la hora a la que planea realizar la llamada. Temprano en la mañana, tarde en la noche: estos, como comprenderá, no son los mejores períodos para hablar ni siquiera con la persona más cercana. Puede llamar en ese momento solo por la mayoría asuntos urgentes. No olvides esto.
Una pequeña conclusión
Ahora ya conoces la etiqueta telefónica. Llame a tiempo. Ser cortés. ¡Agradables conversaciones telefónicas y buen humor!
La comunicación telefónica, como todos los demás tipos de comunicación, tiene sus propias técnicas y reglas. Si el teléfono, por la naturaleza de su actividad, se vuelve para usted” mano derecha", entonces sería bueno convertirlo en un aliado conociendo las reglas para hablar por teléfono. Guiado por estas reglas de la comunicación telefónica, podrá entablar correctamente una conversación y conquistar a su interlocutor.
1. Asegúrese de iniciar una llamada de negocios con un saludo: Buen día, buenas tardes, etc. Esto no sólo es cortés, sino que le da tiempo a la otra persona para descubrir quién es usted y concentrarse en el posible propósito de su llamada.
Si le llaman, no olvide que la persona que espera a que usted conteste el teléfono está distraída, incluso si continúa llamando durante tres timbres (el umbral de respuesta establecido por muchas organizaciones). Como resultado, a menudo no puede concentrarse durante los primeros segundos de una conversación. Si dice inmediatamente el nombre de su organización, es posible que el suscriptor no lo entienda y le avergonzará volver a preguntar. Esto conduce a una pérdida de tiempo, tanto para él como para usted, y esta situación es fácil de evitar.
Después del saludo, nombre su organización y/o número de teléfono para que el suscriptor pueda asegurarse de que ha llegado a donde necesita ir. El error se detecta inmediatamente y esto le permite evitar perder tiempo. Y finalmente, al identificarte, estableces una relación con tu interlocutor desde el principio. relaciones positivas. Al mismo tiempo, tanto su organización como usted mismo le parecen más acogedores y amigables. Nunca le preguntes a un extraño: "¿Cómo estás?" Suena falso. Nunca le digas a tu interlocutor: “No me conoces”. Esto indica una falta de confianza en uno mismo.
2. Elija cuidadosamente sus llamadas comerciales. Los peores momentos son temprano en la mañana o tarde en la noche.
Asegúrese de preguntar: "¿Tiene un minuto para una breve conversación o debería llamarle en otro momento?" Ofrezca un tiempo para hablar si la persona no puede hablar con usted en ese momento: “¿Le convienen las 10 en punto?”
3. Usando el método VIZD, asegúrese de que lo estén escuchando. Este acrónimo consta de las letras iniciales de los elementos clave de una llamada exitosa.
EN. Atención. Debes obligar al interlocutor a concentrarse y escuchar tus palabras para no ser víctima de su distracción.
Y. Interés. Para mantener la atención de la otra persona, tu mensaje debe tener en cuenta el factor interés.
Y. Desear. Tus palabras deben despertar el deseo en el interlocutor.
D. Acción. Su mensaje debe terminar con un plan de acción claramente definido.
4. Asegúrese de llamar a su interlocutor por su nombre. Si se acaba de conocer, intente grabar su nombre en su memoria. Esto se puede lograr repitiéndolo varias veces y usándolo con frecuencia. ¡Recuerde que las personas están más interesadas en sí mismas! Investigadores estadounidenses analizaron 500 llamadas telefónicas y descubrieron que el pronombre "yo" aparecía en ellas más de 4.000 veces.
Al final de la conversación, escribe el nombre de la otra persona, así como otra información sobre ella que hayas aprendido durante la conversación, como los nombres y las edades de sus hijos. Mantenga estos registros cuidadosamente. Le ayudarán a establecer una relación aún mejor en llamadas posteriores.
5. Sonríe durante una conversación telefónica. Sonreír no sólo ayuda a transmitir tu entusiasmo a la otra persona, sino que también alimenta tu energía. Sonreír ayuda al cerebro a producir sustancias químicas que aumentan los sentimientos de confianza en uno mismo y optimismo.
6. Asegúrese de realizar llamadas de agradecimiento en los casos en que haya recibido algún servicio. Son muy útiles para la cooperación futura. Cuanto más rápida sea su reacción, más efectivas serán esas llamadas.
7. Intenta imaginar cómo piensa tu interlocutor. Este no es una tarea fácil Sin embargo, hay formas de hacerlo más fácil.
- No intentes hacer un análisis objetivo basado en la voz de la otra persona. Para el hemisferio izquierdo del cerebro, responsable de la lógica, en esta situación hay demasiadas incógnitas. En lugar de eso, escuche su cerebro derecho intuitivo. Relájate mientras escuchas a la otra persona y deja que se formen impresiones y sensaciones en tu cerebro. Estas impresiones naturales pueden ser sorprendentemente precisas.
- Un alto ritmo de expresión (si el contenido es bastante significativo) indica una inteligencia superior a la media.
- Las vacilaciones, la tartamudez y las pausas a menudo indican ansiedad o indecisión.
- Dependiendo del contenido, subrayar ciertas frases puede indicar gustos y disgustos subconscientes correspondientes.
- Según el estilo del interlocutor, intente determinar con qué tipo de personalidad está hablando: “gerente”, “madre”, “mecánico” o “motivador”.
El “gerente” debe explicar cómo sus sugerencias contribuirán a su éxito o facilitarán el logro de sus objetivos. Convence a la madre del valor de tus propuestas enfatizando cómo beneficiarán a las personas. Cuando hable con el “mecánico”, utilice hechos y cifras, y el mensaje para el “motivador” debe ser lo más entretenido posible.
8. Fomente la cooperación diciendo: "¿Estás de acuerdo?" Esto te permitirá:
- Provoque una reacción positiva de su interlocutor a su mensaje.
- Involucralo en una conversación cuando lo necesites. Comentario con respecto a cómo se perciben tus ideas, o cuándo quieres dejar un punto puntos clave de tu mensaje.
- Empújelo suavemente para que acepte su punto de vista respondiendo su pregunta de manera positiva. Lo más probable es que esta respuesta se deba a que la gente tiende a tomar el camino más fácil. Sólo muy hombre testarudo capaz de responder negativamente a una pregunta tan amistosa. Y cuantas más respuestas afirmativas escuche durante la conversación, mayores serán las posibilidades de que sus propuestas sean aceptadas.
- Lograr un acuerdo en la etapa final de la conversación. Si ya ha utilizado esta fase varias veces, repetirla aumentará la probabilidad de que también se cumpla la solicitud más seria.
En algunos casos, a las personas les gusta tanto esta frase que incluso copian la entonación y la voz de quien la dice.
9. Nunca contestes el teléfono mientras estás comiendo, bebiendo o hablando con otra persona. No lo cierres bajo ningún concepto. auricular del teléfono mano para dirigirse parado cerca persona contigo. Esto demuestra su extrema falta de profesionalismo.
10. Asegúrese de despedirse de su interlocutor: la capacidad de finalizar eficazmente una conversación telefónica no es menos importante que la capacidad de transmitir sus pensamientos al oyente. Una conversación que se prolonga demasiado puede causar vergüenza, aburrimiento o irritación a la otra persona.
Para finalizar correctamente una conversación, utilice la técnica Cortés-Firme-Completa:
Ser cortés. Si estás tratando con extraño, incluye su nombre en el tuyo La última oración. Si quieres que tu interlocutor recuerde ciertos hechos, repítelos inmediatamente después de despedirte.
Se firme. No se deje arrastrar por una discusión irrelevante. Si le resulta difícil hacer esto, para estar seguro, tenga a mano algunas excusas plausibles, por ejemplo: "Lo siento, mi nombre está en otro teléfono". Por lo general, si su tono es amigable, el interlocutor entenderá la insinuación de que es hora de decir adiós.
Termina la conversación. Sólo asegúrese de dejar que la otra persona cuelgue primero. Si hace esto, la conversación terminará con una nota psicológicamente poco amigable.
¿Qué decir por teléfono?
Al igual que en una conversación normal, existe cierta etiqueta al comunicarse por teléfono. Este es un conjunto de reglas que establecen qué y cómo decir por teléfono. Consideremos este tema con más detalle.
Reglas generales para conversaciones telefónicas.
- Cualquier conversación comienza con un saludo. Lo mejor de usar Buena palabra"Hola" o "Hola". La expresión "Buenas tardes" también es adecuada.
- Como palabras de despedida"Todo lo mejor" o "Adiós" bastarán.
- Si tu llamada puede ser inesperada, debes preguntar si estás molestando a la otra persona.
- recuerda eso mejor tiempo Llamar a un amigo es de noche, si estamos hablando acerca de sobre los días de semana. Los fines de semana, es mejor llamar por negocios y con propuestas para una reunión a última hora de la mañana o por la tarde.
- Si recibiste una llamada por error, simplemente puedes responder “Te equivocaste” y desearles todo lo mejor. Si usted mismo cometió un error, debe disculparse por la molestia, decir que se equivocó de número y despedirse.
Llevar a cabo conversaciones comerciales.
Las negociaciones comerciales conforman parte importante en el trabajo de muchos directivos y empleados. Los directivos de grandes empresas y los empresarios señalan que las negociaciones comerciales ocupan la mayor parte de su tiempo de trabajo. Por supuesto negociaciones comerciales hay una etiqueta. La primera regla de las negociaciones comerciales es escuchar más que hablar. La segunda regla es no interrumpir nunca. La tercera regla es hablar clara y claramente, sin palabras innecesarias.
A la hora de establecer contacto, es mejor no tener conversaciones que no sean de negocios. Cuando ya se ha establecido contacto con un cliente o socio, la etiqueta de las negociaciones comerciales permite conversaciones breves sobre temas de terceros. Sin embargo, en primer lugar hay que ir al grano. Al dialogar con compañeros, se permite una forma formal de negociación, pero conviene recordar que no es necesario tocar asuntos personales.
Conversaciones con mayores
A continuación, veamos la etiqueta en las conversaciones telefónicas con personas mayores que usted. Si está hablando con una mujer mayor que usted y que no es su colega ni su jefa, en este caso se permite una forma formal de conversación. Sin embargo, no debemos olvidarnos de una forma respetuosa de dirigirnos a él: dirigirnos al interlocutor tal como es, intentar mantener una nota positiva en las negociaciones y no centrarnos en el problema.
Si una persona es solo un conocido suyo o un amigo de sus familiares o amigos, entonces, de acuerdo con la etiqueta, no debe hablar con otras personas con él. Si tu interlocutor es un hombre mayor que tú, intenta ser educado y al mismo tiempo hablar menos de cosas extrañas. En otras palabras, si puedes decir algunas palabras sobre algunas pequeñas cosas, entonces, según la etiqueta, es mejor para ti hablar de ello con una mujer que con un hombre.
Si un hombre usa malas palabras cuando habla contigo, no debes repetir después de él, mantente dentro de ciertos límites.
Comunicación con familiares
Con algunos familiares, también es necesario observar la etiqueta de comunicación. No debes preguntarle a una persona durante mucho tiempo sobre su vida y sus relaciones, ni nada, especialmente si la persona da señales de que quiere terminar la conversación. Es costumbre hablar con los familiares sobre asuntos familiares, sobre cualquier cosita, ya sea el clima, la compra de muebles, un coche, etc.
Al mismo tiempo, no debes olvidar que estás dialogando y, por lo tanto, debes dejar hablar a la persona sin interrumpirla. No se recomienda hablar de política, religión y otros temas controvertidos. Además, no siempre debes hablar de trabajo si sientes que la persona no está dispuesta a apoyar el tema. No debes reprochar a una persona, deja que tu crítica sea puramente consultiva. No es necesario aconsejar a una persona sobre nada si no quiere.
Comunicación con una chica.
Ahora hablemos de cómo comunicarnos por teléfono con una chica. Un punto importante En las negociaciones con una chica, hay un motivo para llamar. En la primera etapa de la comunicación, el motivo de la llamada no es solo una confirmación de interés, sino también una especie de cumplido. Por ejemplo, puede llamar y hacer la pregunta: "Por favor, avíseme sobre una película" o "Por favor, avíseme qué regalo darle a mi madre por su cumpleaños". Vale la pena preguntarle cómo le fue en el día y estar dispuesto a escuchar sus problemas y darle algunos consejos. Siempre debes decir palabras de apoyo y al mismo tiempo no olvidarte del chiste. En la primera etapa de la comunicación, los chistes deben ser de carácter puramente amistoso, no deben ser vulgares ni contener malas palabras. No pierda la oportunidad de felicitar no sólo la apariencia de la niña, sino también sus aspiraciones y deseos. Al mismo tiempo, trate de hacer un cumplido discretamente. Hable sobre temas que sean interesantes y comprensibles para la niña.
