UGOVOR br. __________/__________ EDO

O elektronskom upravljanju dokumentima

Moskva "____" ____ 2011

___________________“u daljem tekstu „Klijent“, kojeg zastupa ______________, postupajući na osnovu ______________ s jedne strane, i

Opšti ugovor o korišćenju digitalnog potpisa - Opšti ugovor br. 3/VERIF od 01.01.2001. godine, zaključen u okviru Ugovora učesnika u sistemu EDF između Nekomercijalnog partnerstva "RTS Berza" kao Certifikacionog centra i Zatvorenog akcionarskog društva "Depozitorno društvo" "REGION" kao operater EDF sistema;

Elektronski digitalni potpis (EDS)- pojedinosti o elektronskom dokumentu, namijenjene zaštiti ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivene kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i omogućavaju identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu;

Elektronski dokument- dokument u elektronskom digitalnom obliku, koji potiče od vlasnika certifikata ključa potpisa i koji je dobio pozitivnu potvrdu o autentičnosti digitalnog potpisa u skladu sa postupkom predviđenim ovim ugovorom i njegovim aneksima koji su sastavni dio ovog ugovora sporazum.

Elektronsko upravljanje dokumentima– prihvatanje i prenos od strane Ugovornih strana dokumenata predviđenih ovim Ugovorom potpisanih elektronskim digitalnim potpisom u elektronskom obliku.

Kripto paket– fajl sa ekstenzijom „pkt” sa informacijama o sadržaju elektronskog dokumenta i elektronskim digitalnim potpisom koji garantuje nepromenljivost prenetih podataka;

Zatvoreno (tajni) ključ za elektronski digitalni potpis- jedinstveni niz znakova poznat vlasniku certifikata ključa potpisa i namijenjen kreiranju elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima pomoću alata za elektronski digitalni potpis;

Vlasnik certifikata ključa potpisivanja- lice koje je jedna od Strana ovlastila za potpisivanje dokumentacije u skladu sa Ugovorima navedenim u Dodatku br. 2 ovog Ugovora, koji posjeduje odgovarajući privatni ključ elektronskog digitalnog potpisa, koji omogućava korištenje alata elektronskog digitalnog potpisa za kreiranje vlastitog elektronskog digitalnog potpisa potpis u elektronskim dokumentima (potpisivanje elektronskih dokumenata);

Potvrda autentičnosti elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu- pozitivan rezultat provjere na Cryptoserveru da digitalni potpis u elektronskom dokumentu pripada vlasniku odgovarajućeg certifikata ključa potpisa i da nema promjena u ovom dokumentu nakon njegovog potpisivanja;

Centar za verifikaciju– Neprofitno partnerstvo „RTS Berza” (licenca FAPSI br. LF/17-344 od 01.01.2001. godine), koje vrši kontrolu funkcionisanja EDI sistema;

EDI sistem- Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima RTS-a, koji predstavlja skup softvera koji održava Centar za sertifikaciju, kao i računarskih alata i baza podataka u vlasništvu ili pod kontrolom Centra za sertifikaciju, namenjen za prenos elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom.

3 Predmet ugovora

3.1 U skladu sa ovim Ugovorom, Strane su se složile da razmjenjuju dokumente u elektronskom obliku sa elektronskim digitalnim potpisom u okviru Ugovora navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

3.2 Spisak dokumenata koji se mogu preneti elektronskim potpisom u vezi sa svakim Ugovorom utvrđuju Strane u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

4 Osnovne odredbe

Strane su se složile da:

4.1 Elektronski tok dokumenata pomoću EDS-a u okviru sporazuma navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora vrši se u skladu sa Federalnim zakonom od 01.01.01 N 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“, Saveznim zakonom od 6. aprila, 2011 N 63-FZ „O elektronskom potpisu“, ovaj Ugovor i Ugovor o upotrebi digitalnih potpisa.

4.2 Informacija u elektronskom obliku, potpisana elektronskim digitalnim potpisom, priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom, ako je autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu primljena na način predviđen u st. 4. ovog Ugovora se potvrđuje.

4.3 Svi pravni odnosi u okviru Ugovora navedenih u Prilogu br. 2, koji proizilaze iz davanja/prijema dokumenata u papirnoj formi, odnose se i na elektronske dokumente potpisane elektronskim potpisom.

4.4. Strane se rukovode odredbama Ugovora učesnika EDF sistema i Opšteg ugovora o korišćenju EDS-a u pogledu terminologije, zahteva za softver i hardver, postupka potvrđivanja autentičnosti EDS-a i drugih tehničkih aspekata. i tehnološke interakcije koje nisu navedene u ovom Ugovoru.

4.5 Klijent je u obavezi da nadoknadi troškove Specijalnog depozitara za plaćanje jednokratnih plaćanja za registraciju kompleta Klijenta (namenjenih Klijentu), koje sprovodi Specijalni depozit u korist Nekomercijalnog partnerstva „RTS Berza” na osnovu Opšteg ugovora o korišćenju EDS-a.

5 Procedura i uslovi za interakciju između Strana

5.1 Korisnički servis se pruža u roku, na način i pod uslovima navedenim u Ugovorima navedenim u Dodatku br. 2 i ovom Ugovoru.

5.2. Pružanje usluga predviđenih Ugovorima (Dodatak) od strane Specijalnog depozitara vrši se na osnovu elektronskih dokumenata koje Klijent dostavlja Specijalnom depozitu.

5.3 Izveštaji o izvršenim transakcijama, kao i druga dokumenta navedena u Prilogu br. 2 u vezi sa svakim od Ugovora, dostavljaju se Klijentu u obliku elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom.

5.4 Razmjena elektronskih dokumenata između Strana se vrši slanjem putem e-pošte u obliku kripto paketa priloženih e-porukama. Veličina jednog kripto paketa ne smije biti veća od 1 MB.

5.5 Formati u kojima se dokumenti moraju dostaviti navedeni su u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

5.6 Listu informacija koje moraju biti sadržane u elektronskim dokumentima predviđenim Pravilnikom, koji su sastavni dio Ugovora (naveden u Dodatku br. 2), Strane dodatno dogovaraju ako se razlikuju od one utvrđene Ugovorom. relevantne sporazume i/ili uredbe. Takvi dodatni sporazumi su sastavni dio ovog Ugovora. Obim informacija sadržanih u elektronskim dokumentima ne smije biti manji od onog utvrđenog u relevantnim ugovorima/pravilnicima.

5.7 Za kreiranje kripto paketa, provjeru digitalnih potpisa i izdvajanje početnih informacija, strane koriste softver ANR “Sign&Verify” i ANR “Sign&Region IC Verify”, razvijen u REGIONU. ANR “Potpiši i potvrdi” koristi:

· RTSSign komponenta za potpisivanje dokumenata sa digitalnim potpisom;

· API RTSVerif za provjeru kripto paketa na kriptoserveru CJSC “DK REGION” sa mogućnošću potvrde u Skladištu certifikata Autoriteta za sertifikaciju;

· RTSVerif API za izdvajanje početnih informacija iz kripto paketa.

· ANR “Sign&Region IC Verify” koristi komponentu RTSSign, koja u svojim resursima sadrži informacije o trenutnom REGION certifikatu za potpisivanje dokumenata, provjeru digitalnog potpisa REGION-a i izdvajanje početnih informacija iz kripto paketa primljenih od REGION-a.

5.8 Procedura potpisivanja dokumenata sa elektronskim digitalnim potpisom, njihova provjera i preuzimanje početnih informacija dat je u Dodatku br. 1, koji je sastavni dio ovog Ugovora.

5.9 Svaka Strana osigurava sigurnost svih elektronskih komunikacija primljenih od druge Strane prema ovom Ugovoru i održava potpunu i kronološku evidenciju o njima. Ovi materijali se čuvaju u potpunosti i bez promjena u rokovima utvrđenim za odgovarajuću dokumentaciju u papirnom obliku.

6 Prava i obaveze stranaka

6.1 Specijalni depozitar se obavezuje:

6.1.1 Prihvatiti dokumente Klijenta navedene u Dodatku br. 2 ovog Ugovora u obliku datoteka potpisanih elektronskim potpisom;

6.1.2 Prenijeti dokumente putem elektronske pošte Klijentu u obliku datoteka potpisanih elektronskim potpisom u rokovima predviđenim relevantnim Ugovorima sa Klijentom;

6.1.3 Proveriti autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima koje Specijalni depozitar primi od Klijenta;

6.1.4 Na način predviđen u tački 4.9 ovog Ugovora, čuvati elektronske dokumente potpisane digitalnim potpisom u formi primljenoj od Klijenta i osigurati njihovu sigurnost u periodu utvrđenom Ugovorima Strana i/ili relevantnim Pravilnikom;

6.1.5 Odmah (ali u svakom slučaju najkasnije u roku od jednog radnog dana) obavestiti Centar za sertifikaciju, kao i Klijenta, o slučajevima gubitka, prepoznavanja nezakonitosti ili gubitka tajnih EDS ključeva, kao i drugim slučajevima kršenja povjerljivost EDS ključeva;

6.1.6 Imenovati samo osobe ovlaštene prema ovom ugovoru za potpisivanje elektronske dokumentacije kao vlasnika certifikata ključa potpisa;

6.1.7 Osigurati povjerljivost ključeva EDS-a, posebno spriječiti korištenje ključeva EDS-a koji pripadaju Specijalnom depozitaru bez njegovog pristanka, osigurati da elektronska dokumenta ne mogu biti potpisana od strane EDS-a od strane lica koja za to nisu ovlaštena po nalogu službenih lica Specijalni depozitar;

6.1.8 Ne koristite ključ za digitalni potpis ako postoji razlog za vjerovanje da je povjerljivost ovog ključa narušena.

6.2 Specijalni depozitar nema pravo:

6.2.1 Učiniti bilo kakve izmjene u elektronskim dokumentima primljenim od Klijenta prema ovom Ugovoru.

6.3 Klijent se obavezuje:

6.3.1. Obezbediti dokumente u elektronskoj formi korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa u rokovima predviđenim relevantnim Ugovorom Strana, kao iu skladu sa zahtevima utvrđenim u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

6.3.2 Osigurati sigurnost i povjerljivost tajnih EDS ključeva, uključujući osiguravanje da im pristupe samo ovlaštena lica, kao i da ne dozvoli korištenje EDS ključeva koji pripadaju Klijentu bez njegovog pristanka;

6.3.3 Obavijestiti Specijalni depozitar i Certifikacijski centar o svim slučajevima kršenja povjerljivosti (uključujući gubitak, prepoznavanje nezakonitosti ili gubitak) tajnih EDS ključeva u roku od dva sata od trenutka otkrivanja okolnosti navedenih u ovom stavu. U slučaju kršenja rokova navedenih u ovom stavu, Klijent nema pravo da se poziva na navedene okolnosti, uključujući i činjenicu da je dokument potpisalo neovlašćeno lice, ukoliko dođe do spora između Strana;

6.3.4 Imenovati vlasnika sertifikata ključa potpisa licima koja su obučena za korišćenje sredstava kriptografske zaštite i ovlašćena da ih koriste na osnovu naloga službenih lica Klijenta;

6.3.5 Imenovati samo osobe ovlašćene prema ovom Ugovoru za potpisivanje elektronske dokumentacije kao vlasnika sertifikata ključa za potpis;

6.3.6 Osigurati da osobe koje to nisu ovlašćene po nalogu službenih lica Klijenta ne mogu da potpišu elektronske dokumente;

6.3.7 ne koristiti ključ za digitalni potpis ako postoji razlog za vjerovanje da je povjerljivost ovog ključa narušena

7 Odgovornost strana

7.1 Prilikom rješavanja nesuglasica koje nastaju prilikom korištenja EDS-a, strane se rukovode odredbama Ugovora o korištenju EDS-a, ovog Ugovora, kao i zakonodavstva Ruske Federacije.

7.2 Strane su odgovorne za neispunjavanje ili nepropisno ispunjavanje svojih obaveza iz ovog Ugovora.

7.3 Specijalni depozitar odgovoran je za:

7.3.1 Nanošenje štete Klijentu kao rezultat nepoštovanja procedure za potvrđivanje autentičnosti digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu;

7.3.2 Gubici Klijenta koji nastaju kao rezultat namjerne izmjene dokumenta potpisanog elektronskim digitalnim potpisom od strane Specijalnog depozitara;

7.3.3 Postupci zaposlenih u Specijalnom depozitu u vezi sa nezakonitom/nekvalifikovanom upotrebom tajnih EDS ključeva, što je rezultiralo gubicima za Klijenta.

7.4 Specijalni depozitar nije odgovoran za:

7.4.1 Gubici Klijenta koji nastaju kao rezultat gubitka, oštećenja ili neovlašćene/nekvalifikovane upotrebe tajnih EDS ključeva od strane Klijenta, o čemu Specijalni depozitar nije obaviješten u rokovima predviđenim tačkom 5.3.3 ovog Ugovora ili je obaviješten o kršenju ovih uslova;

7.4.2 Postupci zaposlenih Klijenta i njihov prenos elektronskih dokumenata u Specijalni depozitar koji su doveli do gubitaka Klijenta u sklopu implementacije Ugovora navedenih u Dodatku br. 2 ovog Ugovora.

7.5 Klijent je odgovoran za:

7.5.1 Pouzdanost i/ili blagovremenost dostavljanja informacija u vezi sa implementacijom ovog Ugovora;

7.5.2 Pružanje elektronskih dokumenata u formatima drugačijim od onih opisanih u ovom Ugovoru i njegovim aneksima;

7.5.3 Radnje zaposlenih Klijenta u vezi sa nezakonitim/nekvalifikovanim korišćenjem tajnih EDS ključeva, koje rezultiraju gubicima za Klijenta i/ili Specijalnog depozitara;

7.5.4 Kasno obavještavanje Specijalnog depozitara o slučajevima gubitka, priznanja nezakonitosti ili gubitka tajnih EDS ključeva.

7.6 Klijent nije odgovoran za:

7.6.1 Gubici nastali kao rezultat promjena u elektronskim dokumentima od strane Specijalnog depozitara koje je primio Specijalni depozitar;

7.6.2 Postupci zaposlenih u Specijalnom depozitu u vezi sa nezakonitim/nekvalifikovanim korišćenjem tajnih EDS ključeva, što dovodi do gubitaka za Klijenta i Specijalnog depozitara

7.7 Nijedna strana nije odgovorna za potpuno ili djelimično neispunjavanje obaveza iz ovog sporazuma ako je neizvršenje obaveza uzrokovano nastankom okolnosti više sile (viša sila), kao što su prirodne katastrofe, štrajkovi, akti državnih organa, neispunjavanje komunikacije (uključujući, ali ne ograničavajući se na telefonsku, elektronsku, teletip i druge vrste komunikacije), i druge okolnosti koje su izvan razumne kontrole Strana i onemogućavaju prijenos i prijem bilo koje elektroničke poruke dogovorene od strane bilo koje od Strana .

7.8 Strana u pogledu koje su nastupile okolnosti navedene u tački 6.7 dužna je da o tome obavijesti drugu stranu u roku od jednog dana od nastanka takvih okolnosti. U ovom slučaju, druga strana ima pravo zahtijevati pružanje dokaza, a to mogu biti potvrde koje izdaju nadležni organi i uprava, osim u slučajevima kada su takve okolnosti opšte poznate. U slučaju kršenja roka obavještavanja navedenog u ovom stavu, Strane su lišene prava da se pozivaju na gore navedene okolnosti kao oslobađajuće od odgovornosti za neizvršavanje obaveza.

7.9 U slučaju prestanka okolnosti više sile, Strane su dužne da se o tome obaveste u roku od jednog dana od dana raskida.

8 Procedura rješavanja sporova

8.1 Prilikom rješavanja kontroverznih pitanja, Strane ne dovode u pitanje pravnu valjanost elektronskih dokumenata poslatih, primljenih, pohranjenih u skladu sa uslovima ovog Ugovora koji se predstavljaju kao dokaz.

8.2 Elektronski dokumenti potpisani elektronskim potpisom imaju pravnu snagu za Strane uporedivu (odnosno jednaku) sa pisanim dokumentom zapečaćenim svojeručnim potpisima i pečatima.

8.3 Svi sporovi koji proizađu iz izvršenja ovog Ugovora od strane Strana će se rješavati pregovorima, kao rezultat kojih Strane moraju potpisati odgovarajući Protokol.

8.4 U slučaju nepostizanja sporazuma o kontroverznim pitanjima putem pregovora, strane će podnijeti spor na razmatranje Arbitražnom sudu u Moskvi.

9 Trajanje Ugovora i postupak njegovog raskida

9.1 Ovaj sporazum stupa na snagu od trenutka kada ga potpišu obje strane.

9.2 Period važenja ovog Ugovora ne može biti duži od perioda važenja Ugovora o korišćenju EDS-a. U odnosu na svaki od Ugovora navedenih u Dodatku br. 2, ovaj Ugovor važi do prestanka obaveza po tim Ugovorima.

9.3 Ovaj sporazum može biti raskinut prijevremeno na zahtjev bilo koje Strane. Strana koja želi da raskine Ugovor će o tome pismeno obavestiti drugu stranu. Od momenta prijema obavještenja, Specijalni depozitar ne prihvata elektronsku dokumentaciju Klijenta koja podrazumijeva obavezu Specijalnog depozitara da izvrši bilo kakve pravne radnje.

9.4 Ovaj ugovor prestaje da važi od trenutka kada Strane ispune sve svoje obaveze koje proizilaze iz ovog Ugovora.

9.5 Ako ovaj Ugovor predviđa druga pravila odnosa između Strana od onih sadržanih u dokumentima navedenim u st. 2. – 6. člana 1. ovog sporazuma primjenjuju se pravila ovog sporazuma.

10 Ostale odredbe

10.1 Strane koje su stekle pristup ličnim podacima koje su Strane prenijele u sklopu izvršenja Ugovora, obavezuju se da ih neće otkrivati ​​trećim licima i neće distribuirati lične podatke bez pristanka subjekta ličnih podataka, osim ako nije drugačije. predviđeno saveznim zakonom.

10.2 Ovaj Ugovor je sastavljen u 2 primjerka jednake pravne snage, po jedan primjerak za svaku od Strana. Svaki primjerak je potpisan od strane ovlaštenih osoba i zapečaćen.

10.3 Svi dodaci i dodaci ovom Ugovoru su njegov sastavni dio i moraju biti potpisani od strane ovlaštenih predstavnika obje strane.

11 Detalji stranaka

Specijalni depozitar: Zatvoreno akcionarsko društvo "Depozitno društvo "REGION"	Klijent:
Adresa: , bl. 2. U "NACIONALNOM STANDARDU" Tel. lok. 337 , 223, 133 Fax lok.337	Fax
_____________________ //	________________________ / ___________./

Aplikacija

na Ugovor o elektronskom upravljanju dokumentima

№ _________________ EDO

od "___" ___________ 2011

"____" __________ 2011

SPISAK UGOVORA,

u okviru kojih se primjenjuje Ugovor o upravljanju elektronskim dokumentima,

kao i Spisak dokumenata koji se mogu prenijeti digitalnim potpisom

I. Strane su se saglasile da se Ugovor o elektronskom upravljanju dokumentima br.___ od ________ primjenjuje na sljedeće ugovore:

1. Ugovor o pružanju usluga specijalizovanog depozitara za pokriće hipoteka Upravitelju hipotekarnog pokrića br. _______/IP od ., zaključen između Zatvorenog akcionarskog društva „Depozitarno društvo „REGION“ (u daljem tekstu: Specijalni depozitar) i _ _______________________________ (u daljem tekstu Klijent).

Klijent ima pravo da u Specijalni depozitar prenese sljedeću dokumentaciju predviđenu Pravilnikom specijaliziranog depozitara REGION-a za pokriće hipoteka (u daljem tekstu Pravilnik, koristeći elektronski digitalni potpis:

· Sve vrste narudžbi.

· Sve vrste zahtjeva.

· Zahtjevi.

Specijalni depozitar ima pravo da klijentu prenese sljedeću dokumentaciju predviđenu Pravilnikom:

· Sve vrste obavještenja.

· Izvodi iz registra hipotekarnog pokrića.

· Potvrde o visini hipotekarnog pokrića.

· Registar hipotekarnog pokrića.

2. Ugovor o pružanju specijalizovanih depozitarnih usluga br. _______/ SD-UKPIF od _______________________________ ., zaključen između Specijalnog depozitara i Klijenta.

3. Ugovor o pružanju usluga vođenja registra vlasnika investicionih udjela. br. _______/ SR-UKPIF od ______________, zaključen između Specijalnog depozitara i Klijenta.

4. Ugovor o plaćanju usluga Specijalizovanog registra od _________ 2011. godine.

5. Ugovor o depozitu br.____ od „___“ ____________ 2011.

II. Format prijenosa dokumenta. Predlošci dokumenata.

1. Ugovorom navedenim u tački 1. čl. I. ovog Dodatka br. 2. Klijent se obavezuje da će dostaviti dokumente u elektronskom obliku korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa striktno u skladu sa šablonima koji se nalaze u prilozima ovog Ugovora.

Klijent mora predati dokumente u Specijalni depozitar u sljedećem formatu: XML, Extensible Markup Language (Windows 1251 kodiranje).

Specijalni depozitar mora Klijentu prenijeti dokumenta u obliku datoteka potpisanih digitalnim potpisom u doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format) formatu.

Šablone elektronskih dokumenata Specijalni depozitar obezbeđuje Klijentu kao deo paketa dokumentacije i softvera koji se prenosi na osnovu ovog Ugovora.

2. Po ugovorima navedenim u tačkama 2-4 čl. I. ovog Dodatka br. 2, Strane imaju pravo da jedna drugoj prenose sve dokumente predviđene Pravilima za vođenje registra vlasnika investicionih udela u zajedničkim fondovima od strane specijalizovanog depozitara REGION, Pravilnikom o specijalizovanom depozitoriju REGION i predviđeno samim gore navedenim ugovorima.

U tom slučaju, strane moraju dostaviti dokumente u sljedećim formatima: doc, xls, jpg, pdf (Format prijenosnog dokumenta).

3. Ugovorom navedenim u tački 5. čl. I ovog Priloga br. 2, Klijent se obavezuje da će dokumente dostaviti u elektronskom obliku koristeći digitalni potpis striktno u skladu sa šablonima.

Specijalni depozitar je dužan da klijentu prenese dokumente predviđene Pravilnikom o uslugama depozitara REGIONA i ugovorom navedenim u tački 5. čl. I ovog Dodatka broj 2 u obliku datoteka potpisanih elektronskim potpisom, u formatu doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Klijent je dužan da u Specijalni depozit prenese elektronske dokumente u jednom od sledećih formata:

· tekst (ASCII kodiranje (American Standard Code for Information Interchange), kodna stranica WIN1251);

·HTML, HyperText Markup Language (Windows 1251 kodiranje).

Šablone za elektronske naloge Specijalni depozitar obezbeđuje Klijentu kao deo paketa dokumentacije i softvera koji se prenosi na osnovu ovog Ugovora.

POTPISI STRANA

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

Elektronski protok dokumenata između organizacija – kako to funkcionira? Koja dokumenta se mogu razmjenjivati ​​elektronski, kako sa drugom stranom sklopiti ugovor za uspostavljanje elektronske interakcije i šta treba uključiti u regulativu? O tome će biti riječi u našem materijalu.

Važan element svakog elektronskog upravljanja dokumentima je elektronski dokument. Da bi dokument kreiran u elektronskom obliku dao pravno značajnu snagu, obe strane u elektronskom toku dokumenata moraju mu obezbediti 3 važna svojstva. Elektronski dokument mora:

• Imajte potrebne detalje.
• Pridržavajte se odobrenog formata.
• Ovjereno potpisom odgovornog lica.

Ako ste vi i vaša druga strana organizovali generisanje elektronskih dokumenata u utvrđenim formatima u vašim preduzećima, potrebno je tehnički obezbediti vašu elektronsku interakciju sa njima. Kako uraditi?

Da bi dva odvojena sistema međusobno i efikasno razmjenjivala dokumente, potrebno je posebnim propisima precizirati sve nijanse toka dokumenata.

Prije svega, morate shvatiti koje elektronske dokumente treba potpisati jednostavnim elektronskim potpisom, a koji ojačanim. Zakonski dozvoljene vrste elektronskih potpisa prikazane su na slici.

Elektronski tok dokumenata sa drugim ugovornim stranama može uključivati ​​dokumente različitog stepena značaja i povjerljivosti. Na primjer, najstroži zahtjevi se odnose na elektronske fakture: moraju biti potpisane isključivo od strane UKEP-a i poslane preko EDI operatera (Naredba Ministarstva finansija Rusije od 10. novembra 2015. br. 174n). A za interne dokumente kompanije, upotreba UKEP-a nije obavezna. Dakle, sama kompanija odlučuje kojim potpisom će se potpisati ovaj ili onaj interni dokument.

U propisima o elektronskom upravljanju dokumentima potrebno je utvrditi proceduru potpisivanja elektronskih dokumenata i ocrtati krug odgovornih lica koja imaju pravo da ih potpišu.

Nakon rješavanja svih regulatornih pitanja sa drugim ugovornim stranama, potrebno je da odaberete EDF operatera preko kojeg ćete razmjenjivati ​​elektroničke dokumente i s njima zaključiti ugovor. Osim toga, morat ćete riješiti i druge probleme:

• Organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih elektronskih dokumenata.
• Izvršiti dopune računovodstvene politike u vezi sa prelaskom na elektronsko upravljanje dokumentima.
• Omogućiti odgovornim licima elektronske potpise.
• Rješavanje drugih organizacionih i tehničkih pitanja neophodna za efikasan rad sistema.

Razmjena dokumenata u obliku skeniranih slika: kako i kada je to moguće

Elektronska razmjena dokumenata između ugovornih strana u obliku njihovih skeniranih slika prakticira se u kompanijama već duže vrijeme - od pojave raznih internet poštanskih usluga. Da biste to učinili, nisu vam potrebni nikakvi posebni programi niti veza sa EDF operaterima. Međutim, jednostavnost korištenja ovog načina razmjene dokumenata ima niz značajnih nedostataka:

• Nemogućnost da se osigura zagarantovana sigurnost informacija.
• Značajni troškovi vremena i radnih resursa za pretvaranje papirnog dokumenta u elektronsko skeniranu sliku.
• Potreba za naknadnim štampanjem dokumenta.
• Nemogućnost brze razmjene dogovorenih dokumenata.
• Ostali nedostaci (nemogućnost praćenja dokumenta, kašnjenja u odobravanju po hijerarhiji u kompaniji, itd.).

To dovodi do sužavanja obima primjene ovog načina elektronske razmjene dokumenata između organizacija. Razmjena skeniranih slika koristi se uglavnom za one vrste dokumenata koji nisu pravno značajni za kompaniju. A oni se elektronski šalju drugoj strani samo da bi se ubrzala interakcija (ispunjavanje uslova ugovora ili rješavanje tekućih poslovnih problema). Istovremeno, papirni original se šalje poštom ili kurirskom službom.

Kada vam je potrebna aplikacija za povezivanje na elektronsko upravljanje dokumentima?

Ponekad, u svrhu eksterne interakcije sa zainteresovanim stranama, kompanija treba da popuni prijavu za povezivanje sa elektronskim upravljanjem dokumentima i nizom drugih dokumenata koristeći poseban obrazac. Većina kompanija se susreće sa potrebom da popune takav zahtjev prilikom podnošenja elektronskih izvještaja Fondu PIO.

U ovom slučaju, učesnici elektronskog toka dokumenata neće biti poslovni partneri, već kompanija i vanbudžetski fond. Zahtjev se ne može napisati u bilo kojem obliku - njegov gotov obrazac možete pronaći na web stranici Penzijskog fonda. Trebao bi sadržavati sljedeće podatke:

• Podaci o kompaniji koja ulazi u elektronsku interakciju sa fondom.
• Podaci o telekom operateru i korištenom alatu za kriptografsku zaštitu informacija.

Ali jedna aplikacija za elektronsku interakciju sa fondom nije dovoljna. Takođe je potrebno:

1. Prije popunjavanja prijave, odaberite akreditovani sertifikacioni centar koji pruža tehničke nijanse povezivanja toka dokumenata putem TCS-a i potom sa njim zaključite ugovor (ugovor) za pružanje usluga prenosa elektronskih dokumenata.
2. Nakon podnošenja prijave i provjere od strane stručnjaka fonda, sklopite ugovor sa PRF-om o povezivanju na elektronsko upravljanje dokumentima. Obrazac se može preuzeti sa web stranice fondacije.

Elektronska razmjena informacija između kompanija i Penzionog fonda Ruske Federacije omogućava vam pružanje personaliziranih računovodstvenih informacija bez posjete fondu, blagovremeno prepoznavanje i ispravljanje grešaka u izvještavanju i rješavanje niza drugih problema.

Za više informacija o elektronskoj interakciji sa Penzionim fondom Rusije pogledajte ovaj materijal.

Kompanija sama određuje način prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima sa drugim stranama. Ali u svakom slučaju, ovo je pregovarački proces. O prijedlogu za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima može se odlučiti usmeno, u vidu pisanog poziva nekog od poslovnih partnera, ili potpisivanjem posebnog ugovora.

Da biste pismeno pozvali svoju drugu stranu da uspostavi elektronsko upravljanje dokumentima, možete joj poslati pismo. Slanje takvih pisama pomaže kompaniji sa velikim protokom dokumenata da pozove nove i postojeće partnere na elektronsku interakciju.

U tekstu pisma morate u sažetom obliku obavijestiti drugu stranu:

• O zakonom utvrđenoj mogućnosti elektronskog upravljanja dokumentima.
• Njegove prednosti.
• Obrasci dokumenata koji se planiraju razmjenjivati ​​elektronskim putem.
• Radnje potrebne za prelazak na ovaj sistem.

Primer pisma o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima (izvod) je dat u nastavku.

Bez mijenjanja teksta pisma i zamjene samo podataka o ugovornim stranama, možete ih brzo obavijestiti o svojoj želji da organizirate međusobnu elektronsku razmjenu dokumenata.

Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata između pravnih lica

Ugovorne strane mogu specificirati nijanse interakcije bez papira u posebnom ugovoru o elektronskom upravljanju dokumentima. Kako ga komponovati?

Zakonodavstvo ne utvrđuje posebne zahtjeve za formu i sadržaj ugovora o elektronskom prometu dokumenata između pravnih lica. Stoga njen sastav i sadržaj određuju njeni učesnici. U tom slučaju potrebno je pridržavati se stila i strukture zajedničkih za takve dokumente (potrebno je opisati predmet ugovora, rok važenja, detalje strana i druga pitanja).

Slika ispod prikazuje glavne (moguće) dijelove takvog sporazuma.

Da biste uspostavili elektronsku interakciju, potrebno je dogovoriti se o njenim nijansama. To se može učiniti usmeno, slanjem pisma i/ili potpisivanjem posebnog sporazuma. Takođe će biti potrebno riješiti niz povezanih pitanja (propisati postupak elektronske razmjene dokumenata, identifikovati odgovorna lica, obezbijediti im elektronski potpis i sl.).

Pravno lice se može usmeno ili pismeno dogovoriti sa svojom drugom stranom i putem Diadoc-a započeti s razmjenom pravno značajnih elektronskih dokumenata. Za to je dovoljno da se organizacije povežu na Diadok i potpišu licencni ugovor sa SKB Konturom.

Pravno lice se može usmeno ili pismeno dogovoriti sa svojom drugom stranom i putem Diadoc-a započeti s razmjenom pravno značajnih elektronskih dokumenata. Za to je dovoljno da se organizacije povežu na Diadok i potpišu licencni ugovor sa SKB Konturom. U ovom slučaju nije potrebno zaključivati ​​nikakav dodatni ugovor o EDI između dvije ugovorne strane.

Činjenica je da su svi dokumenti koji se prenose preko Diadoc-a potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom. U stavu 1. čl. 6 Federalnog zakona 63-FZ „O elektronskom potpisu“ kaže: „Informacije u elektronskom obliku potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom (CES) priznaju se kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom.“ Dakle, elektronski dokument potpisan od strane EPC-a ima pravni značaj, za čiju potvrdu nisu potrebni drugi uslovi.

Naravno, po potrebi pravna lica mogu sastaviti ugovor o postupku rada sa elektronskim dokumentima i u njemu navesti format elektronskih dokumenata, proceduru ispravke dokumenata, obaveze stranaka itd.

Ostali članci na temu “Protok dokumenata sa drugim stranama”

Karakteristike rukovanja UPD-om

UPD je alternativa paketu računa i dokumenta. Može se koristiti i umjesto primarne računovodstvene isprave. U kom svojstvu se koristi u svakom konkretnom slučaju odražava njegov status: 1 - za skup dokumenata, 2 - za akt.

Tok dokumenata sa drugim stranama

„Elektronsko upravljanje dokumentima je progresivan i obećavajući sistem za prenos podataka:

- Sistem obezbeđuje visoku pouzdanost i pouzdanost evidentiranja i kontrole toka dokumenata, garantovano poštovanje poverljivosti prenetih informacija;

- Sistem vam omogućava slanje izvještaja sa radnog mjesta osiguranika bilo kojeg dana, u bilo koje doba dana;

- Sistem vam omogućava da brzo ispravite greške koje je Penzijski fond Rusije otkrio u dostavljenim dokumentima sa radnog mjesta osiguravača više puta u jednom danu;

- Nema potrebe da računovođa dolazi u teritorijalnu kancelariju Penzionog fonda Rusije;

- Prilikom slanja izvještaja ugovaratelj osiguranja prima elektronske informacije o rezultatima prijema izvještaja;

- Preduzeću se otvara mogućnost da kreira elektronske arhive svih tokova dokumenata sa teritorijalnim organom Penzionog fonda Rusije.

O mogućnosti i postupku dostavljanja informacija u elektronskom obliku odlučuje teritorijalni organ Fonda PIO zajedno sa određenim ugovaračem osiguranja i sastavlja se u „Ugovoru o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima“.

1 . Šta je potrebno za dostavljanje izvještaja Uredu PIO u elektronskom obliku sa elektronskim potpisom (u daljem tekstu ES):

- softver za kreiranje izvještaja u utvrđenim formatima;

- kriptografski softver sa implementacijom neophodnih funkcija elektronskog potpisa i enkripcije (generacija kriptografskih ključeva, potpisivanje i verifikacija elektronskog potpisa na nivou fajla, enkripcija podataka). Ove funkcije implementira softver koji pripada kategoriji alata za kriptografsku zaštitu informacija (u daljem tekstu alati za zaštitu kriptografskih informacija), a koji se, kada se koristi u sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima (u daljem tekstu EDMS) Penzionog fonda Rusije , mora imati FSB sertifikat;

- usluge sertifikacionog centra za izradu i održavanje elektronskih sertifikata ključeva u EDMS Fonda PIO;

- sprovođenje organizacionih mjera: imenovanje odgovornog lica za organizovanje korišćenja kriptografske zaštite informacija, opreme i zaštite od neovlašćenog pristupa radnom mjestu, magnetnim medijima kriptografskih ključeva, arhivi elektronskih dokumenata;

- Zaključivanje „Sporazuma o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima Penzionog fonda Rusije putem telekomunikacionih kanala“ sa okružnom kancelarijom Penzionog fonda Ruske Federacije.

Za ove namjene trebat će vam:

* Kontaktirajte sertifikacioni centar, izaberite paket usluga koji vam je potreban, primite formular za prijavu (za izradu sertifikata ključa potpisa za menadžera) i drugu dokumentaciju.

* Obratite se regionalnoj PFR kancelariji sa popunjenom prijavom za njeno odobrenje i zaključite „Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata u sistemu upravljanja elektronskim dokumentima PFR putem telekomunikacionih kanala“.

* Kada ste spremni za početak rada, izvršite probnu razmjenu poruka sa Uredom PIO.

1. Karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima u Fondu PIO.

- Pojedinačne (personalizovane) računovodstvene informacije koje se dostavljaju Upravi PIO spadaju u kategoriju ličnih podataka. Njihova priprema, prenos i obrada vrše se u skladu sa važećim zakonodavstvom o zaštiti ličnih podataka.

- Za podnošenje izvještaja Uredu PIO potreban je jedan elektronski potpis - rukovodilac organizacije.

- U skladu sa zahtjevima Federalnog zakona „O elektronskim potpisima“ od 6. aprila 2011. br. 63-FZ, upotreba elektronskog potpisa od strane osobe koja nije njegov vlasnik je neprihvatljiva. Takve radnje podrazumijevaju gubitak pravnog značaja potpisanog dokumenta, prijenos kriptografskih ključeva u kategoriju ugroženih i opoziv odgovarajućeg certifikata.

Usluge osiguranicima pružaju:

Organizacija	Tehnologija	Kontakt informacije	Bilješka
AD "CenterInform"	"Kontur-Extern"	Kontakt tel. 740-54-05 - Odjel za priključke
CJSC "CERTIFIKAT CENTAR"	PP "Comita-Report"	Kontakt tel.
DOO "Kompanija "Tenzor"	"SBIS++ elektronsko izvještavanje"	Kontakt tel.
ARGOS LLC www.argos-nalog.ru	EDS "Argos - poreski obveznik"	Kontakt tel.
Taxkom LLC	PC "Sprinter"	Kontakt tel.
AD "Kaluga Astral" www.astralnalog.ru	PC "Astral Report"	Kontakt tel. 702-11-93, 309-29-23
KORUS Consulting CIS LLC	PC "Sphere"	Kontakt tel.
DOO "Certifikacioni centar GAZINFORMSERVICE" http://ca.gisca.ru	PC "Taxnet-Referent"	Kontakt tel. 8-800-50-50-50-2 (besplatan poziv)
DOO "Rus-Telekom" www.rus-telecom.ru	"kurir"		Kontakt tel. predstavništva u Sankt Peterburgu
Interni dokumentotok većine kompanija odavno je automatizovan, na koji način i koliko duboko je drugo pitanje, ali više nema potrebe da se dokazuju prednosti rada sa elektronskim dokumentima. Danas je poslovanje zainteresovano za interakciju „bez papira“ na međukorporativnom nivou, a najvažnije je u tom pitanju dogovoriti se sa drugom stranom o novom postupku razmene. U ovom procesu važno je napraviti dva koraka naprijed: Pružite informacije o elektronskoj razmjeni drugim stranama. Dajte pravni značaj elektronskoj razmjeni. Informisanje. Hej, izvođači! Prije svega, potrebno je informisati partnere o mogućnosti prenošenja dokumenata elektronskim putem putem EDI servisa. Masovni rad Naravno, niko neće bez objašnjenja tjerati partnere na novi format rada. U prvoj fazi, po pravilu, inicijatori prelaska na elektronsku razmjenu masovno šalju pisma u kojima ih pozivaju da započnu razmjenu i objavljuju relevantna saopštenja za javnost na web stranici. Ali svi detalji se već razgovaraju tokom ličnih sastanaka ili telefonskih razgovora. Primjer vijesti o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima Individualni poziv I sam operater EDF-a može pomoći u pozivanju partnera, posebno ako je riječ o strateški važnom partneru. Po potrebi se održavaju poslovni sastanci sa prezentacijama, razgovara se o pojedinačnim poboljšanjima, integraciji i tehničkim rješenjima. Organizaciona konsolidacija ili gdje preuzeti primjer ugovora o elektronskoj razmjeni dokumenata? Sljedeći korak je osigurati organizacionu proceduru elektronske razmjene dokumenata. Iako ova mjera nije nimalo obavezna, jasno razumijevanje procesa i orijentacije nije suvišno. Kompanije po pravilu sklapaju ugovor ili ugovor za razmjenu elektronskih dokumenata ili dodaju dodatnu klauzulu postojećem ugovoru. Nema potrebe da sami pripremate novi dokument, samo zatražite obrazac ugovora ili ugovora od svog EDF operatera. Najčešće su standardni dokumenti već objavljeni na njihovim web stranicama, kao što je to učinjeno sa Synerdocsom, samo trebate preuzeti i unijeti svoje podatke. Primjer elektronske razmjene klauzule Naslov: Boja Dijeli Povezani postovi Ko plaća porez na prevoz prilikom iznajmljivanja automobila? Kako dobiti odbitak za dobrovoljno penzijsko osiguranje (nedržavno penzijsko osiguranje) Geografija industrije Samarske regije Ako zaposleni ima krivični dosije Sada će nas biti manje...