Bazele lucrului cu MS Outlook 2007
După ce ați studiat cu succes materialul, veți ști:
informații generale despre scopul și capacitățile MS Outlook;
procedura de instalare și configurare MS Outlook;
alocarea elementelor barei de instrumente a ferestrei de lucru a MS Outlook;
principii pentru crearea unui mesaj electronic;
scopul și funcționalitatea diferitelor foldere, principiile de lucru cu acestea.
După ce ați studiat acest subiect, veți putea:
instalați și configurați setările MS Outlook;
creați și editați un cont de utilizator;
navigați prin funcțiile diferitelor componente ale MS Outlook.
După ce ai studiat materialul, tu vei avea aptitudinile:
instalarea și configurarea parametrilor MS Outlook;
setarea parametrilor și tipul de e-mail;
crearea unui element din folderul „Contacte”;
creați, editați și ștergeți un articol din folderul Calendar.
Concepte de bază pentru subiectul 10
Serviciul de informare
Dosare personale
Spam
Informații generale despre Microsoft Outlook 2007
MS Outlook- un instrument puternic pentru lucrul cu e-mail, jurnal, note etc. Vă permite să organizați:
schimbul de mesaje de e-mail, stocarea și căutarea mesajelor necesare în foldere speciale care pot fi localizate pe serverul de e-mail sau pe hard disk-ul computerului dvs., tipărirea mesajelor;
transferul de fișiere create în alte aplicații, cum ar fi registrele de lucru Excel sau prezentările PowerPoint și notele sau mesajele explicative care le însoțesc;
menținerea unui calendar electronic care vă permite să planificați lucrurile și să prezentați datele necesare în forma cea mai convenabilă - un jurnal, planificator săptămânal sau lunar;
menținerea unei liste de contacte care vă permite să stocați adrese, numere de telefon și alte informații despre persoanele de care aveți nevoie;
logging, care înregistrează automat documentele Microsoft Office cu care ați lucrat în ordine cronologică, ceea ce vă permite să căutați documente nu după locația lor pe disc, titlu sau conținut, ci pur și simplu după timpul în care ați lucrat cu documentul;
creați note care pot fi folosite aproape în același mod ca hârtie de note obișnuită sau autocolantele acum populare cu o bandă lipicioasă pe spate.
Ca și alte aplicații Microsoft Office, Outlook poate fi utilizat atât pe un singur computer, cât și pe un computer inclus într-o rețea de calculatoare locală sau globală. Trebuie remarcat faptul că scopul principal al MS Outlook este organizarea comunicațiilor electronice, astfel încât acest program, în esență, este o aplicație de rețea. Pentru a utiliza toate caracteristicile MS Outlook, acesta trebuie să fie instalat pe un computer conectat la o rețea de calculatoare. Numai în acest caz, veți putea folosi e-mailul pentru a transfera fișiere, a coordona și programa întâlniri sau întâlniri cu alți utilizatori Outlook etc. Formatul de stocare a elementelor Outlook este fix, dar locul în care sunt stocate poate fi arbitrar: foldere personale, o cutie poștală pe un server, un hard disk și așa mai departe. Prin urmare, magazinul de articole (de exemplu, la deschiderea unui articol sau la căutarea acestuia) nu este accesat direct de Outlook, ci printr-un anumit serviciu de informare inclus în configurația Outlook.
Folderele sunt de obicei folosite pentru a structura fișiere pe un hard disk, iar acest lucru este valabil pentru articolele Outlook, cu condiția ca magazinul de articole și serviciul său de acces să accepte capacitatea de a crea foldere. Folderele, ca și articolele, au un set de proprietăți. Una dintre proprietăți este tipul de elemente pe care folderul este destinat să le stocheze. Această proprietate este utilizată de Outlook atunci când creează un articol într-un folder pentru a invoca un formular și pentru a determina setul de vizualizări cel mai potrivit pentru elementele de acest tip. Pentru unele elemente, este convenabil să folosiți nu o listă sau un tabel, ci un alt mod (vizualizare), cum ar fi o grilă de calendar sau o cronologie.
Panouri și instrumente MS Outlook
Outlook constă din șase subsecțiuni.
Când porniți Outlook, se deschide un folder din secțiunea cu același nume.
În partea de sus a ferestrei se află bara de meniu și bara de instrumente. În stânga este un panou pentru comutarea între secțiuni. Există trei grupuri deja existente pe panou: Comenzi rapide Outlook, Comenzile mele rapideși alte etichete. Fiecare dintre aceste grupuri conține comenzi rapide pe care le puteți folosi pentru a deschide folderele dorite din căsuța poștală sau folderele sistemului de fișiere. Făcând clic pe butonul se deschide lista corespunzătoare de comenzi rapide suplimentare. Dosarele în sine nu sunt afișate implicit, dar nu este dificil să le afișați pe ecran. Pentru a face acest lucru, selectați un element din meniul „Vizualizare”.
Când un folder este deschis, în partea dreaptă a ferestrei Outlook este afișat un tabel care descrie mesajele din acel folder. Coloanele acestui tabel sunt câmpurile de mesaje. De obicei sunt afișate următoarele câmpuri: „De la”, „Subiect”, „Primit”, precum și câmpuri pentru note speciale (despre importanța mare sau scăzută a scrisorii, despre citirea mesajului, despre prezența fișierelor atașate). Puteți adăuga sau elimina câmpuri din acest tabel. Pentru a face acest lucru, din meniul Vizualizare, alegeți "Vedere actuala"și selectați din meniul drop-down. Faceți clic pe butonul câmp și se va deschide o casetă de dialog în care puteți adăuga sau elimina coloane. În partea de jos a ferestrei, este afișată zona de vizualizare a literei curente. Activează și dezactivează această comandă de mod "zona de vedere" din meniul View.
Pictograma mesajului nou arată ca un plic închis, pictograma mesajului citit arată ca un plic deschis.
Când faceți clic pe butonul „Creați”, apare o casetă de dialog pentru crearea unui element specific fiecărei secțiuni. De exemplu, pentru secțiune - apare o casetă de dialog pentru crearea unei noi litere.
Puteți obține o listă cu toate obiectele disponibile pentru creare, deschizând lista derulantă din dreapta butonului Creare.
Lucrul cu e-mailul
E-mail, de fapt, diferă puțin de e-mailul tău obișnuit de pe portalurile Yandex. ru si mail. ru.
Lucrul cu e-mailul se realizează folosind secțiunea. În acest mod, panoul Comenzile mele rapide conține implicit următoarele etichete.
Ciorne - navighează la un folder cu mesaje neterminate.
Căsuță de ieșire - indică un folder cu mesaje gata de trimis.
Sent - folderul stochează mesajele deja trimise.
Șterse - accesați folderul în care se află mesajele șterse.
Indică folderul cu mesajele primite.
Spam- folder cu mesaje „suspecte”.
Pentru a elimina o comandă rapidă, selectați „Eliminați din bara Outlook”în meniul contextual al acestei comenzi rapide.
Puteți adăuga o comandă rapidă selectând „Comandă rapidă în bara Outlook” si specificarea in fereastra care apare folderul pentru care ar trebui creat.
Un mesaj nou
Creare mesaje de e-mail se face folosind butonul „Creare” din bara de instrumente. În același timp, apare o fereastră pentru introducerea unei noi litere. În această fereastră, trebuie să specificați adresa destinatarului în câmpul „Către”. În câmpul „Copiere”, puteți introduce adresa altui destinatar. Câmpul „Subiect” trebuie să conțină subiectul mesajului, care va fi afișat destinatarului în antetul scrisorii.
Făcând clic pe butonul „Către”, se va deschide agenda de adrese.
Pentru a adăuga un destinatar în câmpul „Către”, selectați-l din listă și faceți clic pe butonul „Către->”, în câmpul „Copiere” - „Copiere->” iar butonul „CK->” pentru a adăuga o copie oarbă (copie oarbă înseamnă că restul, după ce a primit mesajul, nu va vedea acest destinatar). După ce ați adăugat toți destinatarii necesari, faceți clic pe butonul OK.
Agendele de adrese pot conține zeci de nume, mai ales dacă rețeaua este suficient de mare, există multe oficii poștale diferite sau corespondența este direcționată către Internet. În acest caz, pentru a găsi rapid numele dorit în agenda, trebuie doar să introduceți primele caractere ale numelui pe care îl căutați. Pentru liste mai mici, puteți utiliza și bara de derulare din partea dreaptă a listei sau puteți trece prin listă apăsând tastele săgeți de pe tastatură.
Corpul mesajului poate fi unul dintre următoarele formate:
text simplu - mesajul conține doar text;
Format RTF - pe lângă text, poate conține informații despre fonturi și formatare;
Format HTML - poate conține informații despre fonturi, formatare, precum și imagini de fundal și obișnuite.
Comutarea între aceste formate se realizează folosind butoanele din secțiunea Format din fila Parametri (Fig. 10.1). 
).
În secțiunea Parametri a filei (Fig. 10.2 
) conține următoarele butoane.
Importanță – determină importanța mesajului și poate lua următoarele valori: normal, scăzut, ridicat (atunci când selectezi elementele „low” sau „high”, butonul corespunzător este apăsat pe bara de instrumente).
Caseta de dialog Opțiuni conține următoarele câmpuri.
Mark - indică categoria literei. Scrisoarea poate fi: obișnuită, personală, privată și PAL (pentru uz oficial).
Trimiteți răspunsuri- vă permite să specificați adresa la care va fi trimis răspunsul.
Nu livrați până când- setează data la care a fost trimis mesajul.
Nu este valabil după- setează data după care mesajul nu va fi trimis.
Trimite mesaj către- vă permite să selectați un server de e-mail.
După ce destinatarul este specificat, parametrii necesari sunt setați și textul scrisorii este gata, aceasta trebuie trimisă, pentru aceasta se folosește butonul „Trimite”. Când acest buton este apăsat, mesajul este trimis și el însuși, dacă nu este specificat altfel, este mutat în folderul Elemente trimise.
Dacă deseori trebuie să trimiteți mesaje către aceleași grupuri de destinatari, este logic să definiți lista de e-mail-uri. Puteți crea câte liste de corespondență doriți, incluzând în același timp unii destinatari în mai multe grupuri diferite. Listele de corespondență sunt marcate cu culori diferite și au nume personalizate.
apelați lista butonului Creare și apoi - comanda;
în câmpul Nume, introduceți un nume;
pe filă faceți clic Selectați membrii;
în lista Agendă, selectați agenda care conține adresele de e-mail pe care doriți să le includeți în lista de corespondență;
în câmpul Căutare, introduceți numele contactului de inclus. În lista de mai jos, evidențiați un nume și faceți clic pe butonul Membri. Urmați acești pași pentru fiecare persoană pe care o adăugați la lista de corespondență, apoi faceți clic pe butonul OK .
În viitor, puteți utiliza numele listei de corespondență create în același mod ca și numele unui destinatar individual, introducându-l de la tastatură sau selectând-o din agenda de adrese - mesajul trimis în acest fel va fi trimis tuturor membrii grupului. Dacă este necesar, compoziția grupului poate fi modificată. Puteți adăuga noi membri în grup sau îi puteți elimina oricând pe cei care au părăsit.
Trimiterea, primirea și vizualizarea e-mailurilor. Răspundeți și redirecționați mesajele
Dacă computerul este conectat la Internet printr-o rețea locală (este utilizată o conexiune permanentă), mesajele primite sunt trimise automat către . Dacă conexiunea nu este permanentă, de exemplu, printr-un modem, atunci după ce conexiunea este stabilită, puteți prelua e-mail folosind butonul "Trimite primește". Acest buton trimite e-mailul dorit și, de asemenea, livrează e-mailul primit.
Dacă modul este activat "zona de vedere", apoi pentru a vizualiza mesajul, selectați titlul acestuia în fereastra de sus, în timp ce textul său va apărea în fereastra de jos.
Pentru a vizualiza mesajul într-un alt mod, trebuie doar să faceți dublu clic pe linia acestui mesaj sau să evidențiați linia dorită și să apăsați tasta
Pentru a răspunde la scrisoarea selectată, faceți clic pe butonul „Răspuns” din bara de instrumente: .
Trimiterea unei copii a scrisorii către alt destinatar se realizează folosind butonul „Redirecționare”: 
.
Dacă scrisoarea conține mai mulți destinatari, atunci pentru a trimite un răspuns tuturor destinatarilor săi, utilizați butonul „Răspunde tuturor”: 
.
Vizualizați și salvați atașamentele
Fișiere atașate unui mesaj sunt afișate direct în textul mesajului ca o pictogramă a aplicației corespunzătoare cu o legendă reprezentând numele fișierului. Dacă aplicația cu care a fost creat acest fișier este instalată pe computer, puteți deschide fișierul atașat direct din formularul de mesaj făcând dublu clic pe pictograma corespunzătoare. De asemenea, puteți salva fișierul atașat separat de mesaj, ca fișier obișnuit în oricare dintre folderele din sistemul de fișiere.
Pentru a salva atașamentele e-mailului selectat, selectați comanda „Salvați atașamente”în meniul „Fișier”. În caseta de dialog deschisă pentru salvarea fișierelor atașate, specificați calea către locația de salvare de pe disc (numele fișierului poate fi schimbat la salvare).
Afișarea unei liste de foldere și lucrul cu acestea
Puteți crea foldere suplimentare de cutie poștală pentru a stoca și sorta corespondența primită sau puteți salva mesaje deosebit de importante ca fișiere separate pe disc, deși acestea din urmă sunt mai puțin utilizate.
Pentru a crea un folder nou, selectați elementul „Folder” din meniul „Fișier” și selectați comanda „New Folder” din meniul drop-down. Se va deschide caseta de dialog Creare folder nou.
Introduceți un nume pentru noul folder în câmpul „Nume folder”, în câmpul următor selectați tipul de articole care vor fi stocate în acest folder, iar în câmpul „Plasați folderul” selectați calea către folderul care urmează să fie creat.
Pentru a muta mesajul selectat într-un alt folder, utilizați comanda "Mută in director" din meniul „Fișier” sau butonul corespunzător din bara de instrumente pentru mesaje: .
Puteți modifica ordinea de sortare a mesajelor dintr-un folder deschis: mesajele pot fi sortate după oricare dintre câmpurile existente, chiar dacă acel câmp nu este afișat în prezent în niciuna dintre coloanele tabelului. De asemenea, puteți specifica sortarea după mai multe câmpuri.
Pentru a specifica ordinea de sortare, selectați "Vedere actuala"în meniul Vizualizare. Selectați din meniul drop-down „Schimbați vizualizarea curentă”. În fereastra deschisă "Vezi detalii" faceți clic pe butonul Sortare. Se va deschide o casetă de dialog. Selectați opțiunile de sortare a e-mailurilor care sunt convenabile pentru dvs. și salvați modificările apăsând butonul OK.
Outlook oferă, de asemenea, posibilitatea de a grupa după câmp. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe numele câmpului și selectați „Grup” din acest câmp în meniul contextual.
Folder „Contacte” în MS Outlook 2007
Pentru a lucra cu contacte, accesați secțiunea „Contacte”. În acest folder, puteți stoca adrese și numere de telefon obișnuite, adrese de e-mail, adrese URL ale unei pagini web personale, informații despre poziția dvs., zile de naștere și, într-adevăr, orice informații despre persoanele de care sunteți interesat.
Creați un contact nou. Formular de contact
Pentru a adăuga un contact nou, utilizați butonul „Creare”. Se va deschide o casetă de dialog în care trebuie să introduceți informațiile necesare.
Pentru fiecare contact, puteți specifica una sau mai multe categorii căreia îi aparține. Acest lucru se face prin apăsarea butonului „Categorii” și selectând categoriile necesare.
În fila Detalii, puteți introduce informații suplimentare.
Fila Acțiuni conține toate e-mailurile, sarcinile și alte informații legate de persoana respectivă.
Fila „Certificate” este folosită pentru a stoca semnăturile digitale ale unei anumite persoane. O semnătură digitală dintr-un e-mail este similară cu o semnătură dintr-un e-mail obișnuit. Este conceput pentru a confirma că această scrisoare a fost creată de această persoană. O semnătură digitală personală poate fi obținută de la o organizație specializată.
Fila „Toate câmpurile” conține toate câmpurile formularului „Contact”. Pentru a vizualiza domeniul de interes, selectați-l din lista verticală.
Lucrul cu sarcini
Un folder este o altă modalitate de a vă planifica munca. Informații despre sarcini și proiecte care necesită mult timp și nu se încadrează în cadrul unei zile lucrătoare sunt plasate aici. Pentru a lucra cu sarcini, accesați secțiunea cu același nume. Când extindeți folderul Sarcini, veți vedea o foaie de lucru grafică care enumeră sarcinile existente.
Sarcina noua. Setarea parametrilor, atribuirea sarcinilor
Adăugarea unei sarcini se face făcând clic pe inscripție „Clic va adăuga element”.
Se va deschide un formular pentru introducerea de informații despre o sarcină nouă cu două file „Sarcini” și „Detalii”, cu ajutorul cărora puteți introduce o descriere a unei sarcini noi sau puteți face modificări la datele despre o sarcină existentă, reflectând progresul lucrării la aceasta.
De asemenea, puteți utiliza programarea sarcinilor pentru colegi și subordonați și, la rândul său, puteți primi sarcini de la colegii sau superiorii dvs., cu condiția ca folderele de sarcini să fie situate pe serverul Microsoft Exchange. Pentru a trimite o sarcină, faceți clic pe butonul „Atribuiți o sarcină” pe bara de instrumente a ferestrei de sarcini create. În acest caz, e-mailul este folosit pentru a trimite un mesaj despre sarcină. În plus, folderul poate fi folosit de alte aplicații în afară de Outlook.
Tipuri de reprezentare a sarcinilor într-un folder. Acțiuni de sarcină
Cea mai convenabilă formă de prezentare a sarcinilor este cronologie. Pentru a accesa această vizualizare a activității, în lista derulantă "Vedere actuala" selectați valoarea "Cronologie".
Actualizarea stării unei sarcini se face făcând dublu clic pe sarcina necesară și setarea unei noi valori.
Puteți anula finalizarea unei sarcini în mai multe feluri.
Prin ce sunt diferite folderele MS Outlook de folderele Windows Explorer?
Unde este stocat mesajul scris, dar netransmis?
Ce este stocat în folder?
Este posibil să grupați litere într-un folder? Dacă da, pe ce parametri?
Cum credeți că ar trebui verificat spamul?
Ce liste de corespondență ați crea pe e-mailul dvs., pe cine ați include acolo?
Cum să trimiteți rapid un mesaj tuturor destinatarilor unei anumite liste?
Puteți crea sarcini pentru, de exemplu, o soră mai mică? Există restricții pentru acest proces?
Ai scris un eseu luna trecută, dar nu-ți amintești cum l-ai salvat. Ce instrument MS Outlook vă poate ajuta să găsiți fișierul abstract?
Cum pot fi grupate notele? În ce scopuri ați folosi parametrul „Color”?
Selectați Vizualizare „Lista simplă” iar lângă sarcina corespunzătoare, puneți o bifă care indică finalizarea sarcinii.
„Ziua”.
Partea din stânga a ferestrei arată ca o foaie de jurnal obișnuit, împărțită în intervale de jumătate de oră. Pe această fișă, puteți planifica principalele evenimente ale zilei dumneavoastră de lucru, marcând timpul ocupat de orice activitate.
Partea din dreapta a ferestrei este împărțită în două panouri: în partea de sus există un calendar cu care puteți merge la orice dată din jurnal, doar faceți clic pe ziua dorită. Calendarul afișează de obicei luna curentă, dar poate fi derulată la orice lună dorită folosind butoanele săgeți situate în antetul acesteia. În partea de jos este fereastra barei de activități.
De asemenea, este posibil să afișați un calendar orar pentru săptămâna de lucru. Pentru a face acest lucru, utilizați butonul „Săptămâna de lucru”.
Scopul și funcționalitatea folderului „Jurnal”.
Funcția principală a unui folder este de a stoca informații despre acele documente Microsoft Office cu care ați lucrat. Informațiile înregistrate în jurnal sunt afișate în ordine cronologică și au o prezentare grafică clară.
Prezența unui jurnal detaliat vă permite să găsiți rapid documentul dorit nu după locația sa pe disc, titlu sau conținut, ci pur și simplu după data lucrului cu acest document.
Creați, editați, vizualizați, utilizați și ștergeți note
Notele sunt gestionate de secțiune. Elementele acestui folder pot fi folosite ca o hârtie obișnuită, pentru crearea și stocarea notelor scurte - orice idei, întrebări care apar etc.
Adăugarea unei noi note se face făcând clic pe butonul „Creează” sau făcând dublu clic într-o zonă goală a spațiului de lucru.
Când închideți o notă, aceasta este înregistrată automat. Primul paragraf al conținutului său este afișat sub pictograma notei create. Prin urmare, pentru a facilita căutarea notei dorite, este logic să introduceți titlul sau o scurtă descriere a notei ca prim paragraf și textul principal în paragrafele următoare.
Pentru a vizualiza o notă, faceți dublu clic pe ea.
Notele pot fi, de asemenea, grupate după următoarele opțiuni: Modificat, Categorii, Contacte, Creat și Culoare. Pentru a seta condițiile de grupare, intrați în caseta de dialog „Modificări de vizualizare curentă”și faceți clic pe butonul „Grup”.
Puteți șterge o notă selectând elementul „Ștergere” din meniul său contextual sau de sistem.
Principalele concluzii
Întrebări de control
Outlook este cel mai „birou” dintre toate aplicațiile Microsoft Office. Chiar și cele mai simple funcții ale sale vă permit să rezolvați o mare varietate de sarcini de birou, dar, în general, posibilitățile sale sunt aproape inepuizabile. Dar în niciun caz toți utilizatorii și în niciun caz nu le folosesc întotdeauna la maximum. Angajații obișnuiți când lucrează cu Microsoft Outlook efectuează cel mai adesea următoarele acțiuni:
- se ocupă de e-mail: creați, trimiteți, primiți și tipăriți mesaje, lucrați cu dosare de e-mail, semnați mesaje, stabiliți reguli de procesare a mesajelor;
- planificați timpul de lucru: creați înregistrări ale întâlnirilor și evenimentelor în calendar, configurați alerte, vizualizați calendarul;
- menține contacte: adăugați și vizualizați înregistrări;
- lucrați cu sarcini: creați sarcini și urmăriți execuția acestora;
- utilizați notele: creați, editați, aranjați și ștergeți-le.
În comparație cu alte aplicații majore Microsoft Office 2007, Outlook 2007 arată cel mai puțin diferit față de versiunile anterioare. Cu toate acestea, are noi oportunități, și echipe noi și... noi probleme.
Să luăm în considerare, ca exemplu, capacitățile Outlook pentru rezolvarea sarcinilor tipice de birou folosind cea de-a doua versiune beta a Microsoft Office Outlook 2007. Potrivit dezvoltatorului, acesta conține toate funcționalitățile versiunii obișnuite, dar nu este produsul final.
Întrebări generale de lucru
Instalare și compatibilitate
Instalarea Outlook ca parte a Microsoft Office 2007 este simplă. Cerințele de sistem ale Microsoft Office 2007 sunt descrise în detaliu în articolul „The New Word is Coming”, publicat în ComputerPress nr. 10'2006.
Când instalați Microsoft Office 2007 ca parte a unui upgrade de la Microsoft Office 2003, toate șabloanele și preferințele utilizatorului, corespondența, contactele, intrările din calendar și alte elemente și conturile de e-mail sunt păstrate și disponibile.
Interfață
Interfața ferestrei principale a Microsoft Office Outlook 2007 nu este mult diferită de versiunile anterioare (Fig. 1). Păstrează bara de meniu și barele de instrumente familiare. Conținutul lor în ansamblu nu s-a schimbat, deși unele meniuri au comenzi noi.
Orez. 1. Aspectul ferestrei Microsoft Office Outlook 2007
(zona de e-mail)
Dintre inovațiile semnificative din fereastra principală, trebuie remarcat panoul To Do Bar la marginea sa dreaptă. Este afișat implicit atunci când lucrați în orice zonă a Outlook. Dacă din anumite motive panoul lipsește, se folosește un submeniu pentru a-l afișa și a configura parametrii. To Do Bar din meniu vedere. Acest panou afișează cea mai apropiată dintre întâlnirile programate și sarcina cea mai apropiată până la data stabilită. Când faceți clic pe orice zonă a panoului, se extinde (Fig. 2), în timp ce se afișează un calendar pentru luna curentă, o listă de întâlniri viitoare (de obicei trei întâlniri) și sarcini disponibile.
Orez. 2. Fereastra Microsoft Office Outlook 2007 (zona Mail)
cu To-Do Bar extins
Panou To Do Bar ar trebui să fie atribuite meritelor noii versiuni de Outlook. Pentru a vizualiza cea mai apropiată întâlnire (întâlniri) și sarcinile curente, nu mai trebuie să comutați constant la zonele corespunzătoare Calendarși Sarcini.
Dacă analizăm modificările din interfața Outlook pe zone, putem trage următoarele concluzii.
În zona Poștă nu există modificări semnificative în interfață. Ca și în Outlook 2003, panoul de citire implicit este în partea dreaptă, dar în mod tradițional, utilizatorii tind să îl plaseze în partea de jos a ferestrei.
În regiuni Sarciniși note Există, de asemenea, puține modificări la interfață. S-a schimbat puțin designul zonei Contacte, dar acest lucru nu este important.
Interfața zonei a suferit cele mai mari modificări Calendar, cu toate acestea, nu toți utilizatorii vor fi de acord cu afirmația că, datorită acestui lucru, a devenit mai convenabil să lucrezi. Această zonă va fi discutată mai detaliat în secțiunea corespunzătoare.
Desigur, în interfața Outlook 2007 există și principala inovație a Microsoft Office 2007 - file și panglici. Cu toate acestea, aceste elemente apar doar la rezolvarea unor sarcini specifice - crearea unui mesaj, a unei intrări în calendar etc. Filele și comenzile lor vor fi descrise mai detaliat în secțiunile relevante.
Ca și în cazul altor aplicații, meniurile contextuale și modul în care le utilizați nu s-au schimbat prea mult în Outlook 2007.
În general, interfața ar trebui să fie recunoscută ca fiind foarte convenabilă. Pentru un utilizator începător care nu a lucrat în versiunile anterioare de Microsoft Outlook, stăpânirea acestuia nu va fi dificilă. Pentru utilizatorii avansați, trecerea la noua interfață nu va dura mai mult de două-trei zile.
Căutare
Outlook 2007 are caracteristici îmbunătățite și o interfață de căutare reproiectată. Noua caracteristică de căutare înlocuiește atât căutarea de bază din versiunile anterioare de Outlook, care era foarte limitată, cât și căutarea avansată, care nu a fost utilizată pe scară largă din cauza lipsei de evidență.
Pentru a comuta la căutare în orice zonă, extindeți Generator de interogări. Bara de căutare este afișată în partea de sus a ferestrei (Fig. 3).
Orez. 3. Bara de căutare
Bara de căutare are un set tipic de câmpuri pentru fiecare zonă. Pentru a adăuga câmpuri care pot fi căutate, faceți clic pe butonul Adăugați criteriiși selectați numele câmpului din lista propusă. Pentru a elimina un câmp din bara de căutare, faceți clic pe numele câmpului și selectați comanda din meniul care apare. Elimina.
Căutarea se efectuează instantaneu. Este suficient să introduceți cel puțin un caracter în orice câmp, deoarece selectarea înregistrărilor se face imediat. Pe măsură ce sunt introduse mai multe caractere, se face o nouă selecție. În lista selectată de înregistrări, elementele de interogare găsite sunt evidențiate cu un fundal galben (puteți schimba culoarea de fundal dacă doriți).
Căutarea este în zona curentă. Pentru a căuta toate elementele din diferite zone ale Outlook, va trebui să apelați la căutarea avansată.
Când lucrați cu mesaje de e-mail, căutarea se efectuează în folderul de e-mail curent. Dacă doriți, puteți căuta în toate dosarele de e-mail.
Pentru a reveni la afișarea normală a înregistrărilor, nu este suficient să restrângeți zona de căutare - trebuie de asemenea să faceți clic pe butonul Ștergeți căutareaîn câmpul de solicitare (Fig. 4).
Orez. 4. Rezultatele căutării în zona Mail
Funcția de căutare ar trebui să fie recunoscută ca fiind eficientă și foarte convenabilă de utilizat.
Categorii
În versiunile anterioare, categoriile erau folosite pentru a atribui orice elemente Outlook (mesaje, intrări din calendar, note etc.) unor grupuri specifice ( Contacte importante, Clienți importanți, Date personale etc.). Numele grupurilor erau condiționate și în această formă erau rareori folosite de cineva. În plus, în versiunile anterioare, au fost prevăzute modificări de culoare pentru unele elemente. De exemplu, puteți seta o etichetă colorată pentru intrările din calendar: Important- Culoare rosie, Oficial- culoare albastră etc. Pentru note, a fost oferită o alegere dintre una dintre cele cinci culori.
În noua versiune, sunt combinate posibilitățile de atribuire a categoriilor și evidențierea culorilor elementelor. În același timp, categoriile au devenit fără nume sau, mai degrabă, implicit, au început să fie denumite doar după culoarea lor inerentă ( categoria albastră, categoria roșie etc.). O categorie (sau mai multe) și, prin urmare, o culoare, pot fi atribuite oricărui articol din Outlook. Pentru a atribui o categorie, faceți clic pe butonul Categorieîn panou standardși selectați culoarea dorită din listă. Categoria poate fi folosită ca criteriu pentru găsirea articolelor și/sau sortarea și gruparea.
Puteți da categoriilor titluri semnificative, dacă doriți. În plus, puteți crea singur categorii noi. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Categorieîn panou standardși alegeți Toate categoriile. La fereastră Categorii de culori(fig. 5) pentru a schimba numele categoriei, apăsați butonul Redenumițiși în listă Nume schimba numele. Pentru a crea o categorie nouă, faceți clic pe butonul Nou, La fereastră Adăugați o nouă categorie introduceți numele categoriei create și selectați culoarea acesteia.
Orez. 5. Creați o nouă categorie
Lucrul cu e-mailul
Lucrul cu mesajele din zonă Poștă nu a suferit modificări semnificative. Trimiterea și primirea mesajelor, vizualizarea listei de mesaje, gruparea și sortarea acesteia, lucrul cu folderele de e-mail, mutarea pentru a crea un răspuns sau a redirecționa un mesaj - toate acestea sunt moștenite de la versiunile anterioare ale Microsoft Outlook.
Inovațiile au vizat trei puncte principale: lucrul în ferestrele de mesaje, configurarea unui cont de e-mail și previzualizarea atașamentelor.
Lucrează în cutii de mesaje
Aspectul ferestrei a fost modificat atât la crearea unui mesaj nou (Fig. 6), cât și la vizualizarea unui mesaj primit (Fig. 7).
Orez. 6. Fereastra mesaj nou
Aceste ferestre sunt proiectate în stilul Microsoft Office 2007, adică conțin file care afișează cele mai importante controale pentru fiecare dintre zone.
Orez. 7. Fereastra mesaj primit
Fereastra de mesaj nou conține patru file principale: mesaj, Introduce, Opțiuniși Format Text.
fila mesaj(vezi Fig. 6) conține elementele necesare pentru a crea și formata textul mesajului, precum și pentru a seta parametrii de bază ai mesajului. Pentru a afișa fereastra de opțiuni pentru mesaje cunoscute ( mesaj Opțiuni Opțiuni. Acum puteți insera rapid contacte, elemente de calendar și semnături în textul mesajului (grup Include), ceea ce este foarte convenabil. În acest caz, contactele și calendarul sunt, de asemenea, atașate mesajului ca obiecte. Aceeași filă conține un buton pentru atașarea fișierelor la un mesaj (nu este nevoie să mergeți la Introduce ceea ce este foarte convenabil).
fila Introduceîn multe privințe seamănă cu aceeași filă în Word 2007, doar într-o versiune ușor prescurtată. Pentru a crea mesaje de afaceri, cele mai multe dintre funcțiile acestei file, cel mai probabil, nu vor fi solicitate.
fila Opțiuni(Fig. 8) conține elemente pentru setarea parametrilor mesajului. În special, formatul textului mesajului este selectat aici (grup Format), este setată o notificare despre livrarea și citirea mesajului (grup urmărire), etc. Pentru a afișa fereastra obișnuită a parametrilor mesajului ( mesaj Opțiuni) se poate face clic pe butonul de grup urmărire sau Mai mult Opțiuni.
Orez. 8. Elemente din fila Opțiuni din fereastra de mesaj nou
fila Format Text prin capacitățile și utilizarea sa, seamănă parțial cu o filă Acasăîn Word 2007 și este conceput pentru a decora text, inclusiv aplicarea stilurilor, căutarea și înlocuirea textului.
Unele inconveniente sunt livrate de faptul că mesajul poate fi trimis doar atunci când se lucrează în filă mesaj. Cu toate acestea, deoarece se poate presupune că utilizatorul va lucra în principal în această filă, nu este atât de semnificativ.
În fereastra mesajului primit, există o singură filă importantă pentru muncă - mesaj(Vezi fig. 7). fila Raportați o problemă de redare conține un singur element - un buton pentru crearea unui mesaj care să fie trimis la adresa: [email protected] despre problemele cu acest mesaj.
Configurarea conturilor de e-mail
Pentru a configura setările contului în tărâm Poștăîn meniu Instrumente echipa trebuie selectată Setarea cont. Conturile de e-mail sunt configurate și gestionate în Setarea cont(Fig. 9).
Orez. 9. Configurarea conturilor de e-mail în fereastra Account Setting
Pentru a adăuga un cont nou într-o filă E-mail butonul ar trebui să fie apăsat Nou. La fereastră Adăugați un cont de e-mail nou(Fig. 10) trebuie să introduceți un nume, o adresă de e-mail, o parolă și să faceți clic pe butonul Mai departe. Se așteaptă ca Outlook să configureze automat numele serverelor, porturile și alte specificații pentru corespondența de intrare și de ieșire. Cu toate acestea, cu conturile POP3 nu a reușit să facă acest lucru. Conform feedback-ului utilizatorilor, această funcție funcționează până acum doar cu conturile Exchange Server.
Orez. 10. Adăugarea automată a unui cont de e-mail
În practică, pentru a crea un cont nou în fereastră Adăugați un cont de e-mail nou(vezi Fig. 10) nu puteți specifica nimic, dar bifați caseta Configurați manual setările serveruluiși apăsați butonul Mai departe. În fereastra următoare, puteți configura setările în mod obișnuit pentru versiunile anterioare (Fig. 11).
Orez. 11. Adăugarea unui cont
e-mail în modul manual
Lucrul cu fișierele atașate
Outlook 2007 introduce o nouă caracteristică, cum ar fi vizualizarea anumitor tipuri de fișiere atașate unui mesaj direct în panoul de citire a mesajelor. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe pictograma fișierului atașat - iar imaginea sau fișierul text va fi afișat în zona de citire a mesajelor (Fig. 12).
Orez. 12. Previzualizare fișier atașat
Când încercați să vizualizați fișiere potențial periculoase în zona de citire, apare un mesaj corespunzător (Fig. 13).
Orez. 13. Avertizare despre pericolul deschiderii unui fișier atașat
Dacă utilizatorul are încredere că atașamentul este sigur, poate face clic pe butonul fișier de previzualizareși vizualizați-l (Fig. 14).
Orez. 14. Previzualizare fișier atașat
Pentru a ieși din modul de previzualizare, faceți clic pe butonul . mesaj(vezi fig. 12 și 14).
În practică, confortul oferit de capacitatea de a previzualiza atașamentele nu este atât de mare. Există pericolul ca utilizatorul să debifeze caseta Întotdeauna cald înainte de a previzualiza acest tip de fișier(vezi Figura 13), ceea ce va crește riscul de infectare a computerului.
Planificarea timpului de lucru
Aspectul zonei calendarului ( Calendar) a suferit cele mai multe modificări în Outlook 2007 (Figura 15).
Orez. Figura 15. Fereastra panoului Calendar Microsoft Office Outlook 2007
În partea inferioară a ferestrei a apărut o zonă pentru vizualizarea sarcinilor cu o dată scadentă corespunzătoare datei calendaristice afișate. Pentru cei care lucrează cu sarcini, acest lucru este probabil convenabil, dar pentru majoritatea utilizatorilor nu este foarte bun, deoarece această zonă ocupă o parte a ferestrei. În plus, sarcinile sunt afișate în panou To Do Bar, ceea ce ar fi suficient. Cu toate acestea, zona de activități din calendar poate fi redusă la minimum.
Ca urmare a acestei și a altor modificări, fereastra afișează acum intrările pentru o perioadă mai scurtă de timp decât în versiunile anterioare. Acest lucru este oarecum incomod, totuși, ca și înainte, puteți schimba pasul riglei calendarului.
În ciuda schimbărilor externe, nu există inovații semnificative atunci când lucrați cu calendarul.
Crearea înregistrărilor întâlnirilor și evenimentelor se face în același mod ca înainte. Diferența constă în aspectul noii ferestre de înregistrare (Fig. 16), realizată în stilul Microsoft Office 2007.
Orez. 16. Noua fereastră de intrare în calendar
Fereastra conține trei file principale: Programare (eveniment- pentru a înregistra un eveniment), Introduceși Format Text.
fila Programare (eveniment) (vezi Fig. 16) conține aproape toate elementele necesare pentru a crea o înregistrare nouă sau pentru a edita una existentă.
fila Introduceîn multe privințe seamănă cu o filă similară în Word 2007 și este conceput pentru a insera diverse obiecte într-o înregistrare: imagini, tabele, diagrame etc. În aceeași filă, fișierele și elementele Outlook sunt atașate la intrare. fila Format Textîn ceea ce privește capacitățile și utilizarea, corespunde parțial filei Acasăîn Word 2007 și este conceput pentru a decora textul, inclusiv aplicarea stilurilor. Pentru a crea înregistrări de afaceri, majoritatea caracteristicilor acestor file, cu excepția inserării fișierelor, cel mai probabil nu vor fi necesare.
Ca și înainte, la crearea unei înregistrări în calendar, o notificare este setată implicit: pentru întâlniri - cu 15 minute înainte de începere, pentru evenimente - cu 18 ore înainte de începere. Dacă doriți, puteți selecta un interval de timp diferit pentru notificare. Un inconvenient este că calendarul nu arată prezența sau absența unei alerte pentru intrare (vezi Fig. 15).
Managementul contactelor
Aspectul ferestrei zonei de contact ( Contacte) a suferit unele modificări în Outlook 2007 (Fig. 17).
Orez. 17. Fereastra panoului Contacte Microsoft Office Outlook 2007
Există mai multe moduri noi de vizualizare a listei de contacte, de exemplu carte de vizită(Fig. 18).
Orez. 18. Fereastra zonei Contacte în modul Carte de vizită
În caz contrar, există puține diferențe față de versiunile anterioare. Adăugarea de contacte este aceeași ca și în versiunile anterioare de Outlook. Fereastra de contact este proiectată în stilul Office 2007 (Fig. 19) și conține trei file principale: a lua legatura, Introduceși Format Text. În fila a lua legatura(vezi Fig. 19) conține toate elementele necesare pentru a crea un contact nou sau pentru a edita unul existent. În loc de filele ferestrei de contact din versiunile anterioare, puteți utiliza diferite moduri de afișare a filei pentru a adăuga informații a lua legatura spectacol(vezi fig. 19): General, Detalii si etc.
Orez. 19. Fereastra de contact
Filele Introduceși Format Text pentru a crea contacte de afaceri în majoritatea cazurilor nu va fi necesar.
O altă inovație utilă este utilă utilizatorului atunci când este detectat un contact duplicat. În versiunile anterioare, aceasta combina pur și simplu datele și înlocuia datele vechi cu cele noi. Outlook 2007 include o fereastră de comparație care arată elementele de date care se potrivesc și evidențiază diferențele (Figura 20).
Orez. 20. Îmbinați datele când adăugați un contact duplicat
Lucrul cu sarcini
Este rar ca angajații de birou obișnuiți să lucreze cu sarcini: sunt puțini oameni care doresc să creeze o înregistrare despre o sarcină și apoi să deschidă în mod regulat zona Outlook corespunzătoare și să marcheze cu scrupulozitate finalizarea acesteia. Aparent, având în vedere acest lucru, în noua versiune, lista sarcinilor este afișată atât în calendar, cât și în panou To Do Bar. Poate că acest lucru va crește interesul utilizatorilor pentru utilizarea sarcinilor pentru a planifica și eficientiza munca.
Nu au existat schimbări fundamentale în munca cu sarcini. Fereastra zonei Sarcini practic nu s-a schimbat (Fig. 21).
Orez. 21. Fereastra panoului Activități Microsoft Office Outlook 2007
Dar fereastra de activitate este proiectată în stilul Office 2007 (Fig. 22).
Orez. 22. Fereastra Sarcină
Conține trei file principale: sarcină, Introduceși Format Text. În fila sarcină(vezi Figura 22) are toate elementele de care aveți nevoie pentru a crea și urmări sarcinile. În loc de file din fereastra de sarcini a versiunilor anterioare, puteți utiliza diferite moduri de afișare a filei sarcină, selectat prin butoanele secțiunii spectacol(vezi fig. 22): sarcinăși Detalii.
Din elementele filei Introduce pentru a crea sarcini, abilitatea de a atașa fișiere și înregistrări Outlook va fi cel mai probabil folosită cel mai des. Restul elementelor, precum și caracteristicile filei Format Text pentru a lucra cu sarcini, în majoritatea cazurilor acestea nu vor fi necesare.
Lucrul cu note
Lucrul cu note este probabil cel mai puțin schimbat. Fereastra zonei de note note(Fig. 23) și fereastra de note în sine nu s-au schimbat prea mult.
Orez. 23. Fereastra panoului Note Microsoft Office Outlook 2007
Concluzie
Sunt luate în considerare și testate principalele, cele mai solicitate caracteristici ale Outlook 2007. Ca urmare, putem concluziona că Outlook 2007 este superior versiunilor anterioare în majoritatea privințelor.
Cu toate acestea, nu trebuie să ne așteptăm la o tranziție rapidă și centralizată a tuturor companiilor pentru a utiliza Outlook 2007, precum și alte aplicații ale suitei Microsoft Office 2007. Problemele și dificultățile comune asociate cu tranziția la Microsoft Office 2007 sunt descrise în articolul pe care deja l-am prezentat. a menționat „Cuvântul nou vine”.
În plus, adoptarea Outlook 2007 pentru birouri mici și acasă va fi constrânsă de politicile vagi ale dezvoltatorilor. Microsoft nu a inclus Outlook 2007 în ediția Office 2007 pentru studenți și profesori (Microsoft Office Home and Student 2007). În loc de Outlook, această versiune va include OneNote 2007 (împreună cu Word, Excel și PowerPoint). Adevărat, Outlook este inclus în Microsoft Office Basic 2007, dar nu include PowerPoint, care este adesea folosit de studenți, profesori și angajați de birou. Astfel, pentru birouri mici și uz casnic, ediția Microsoft Office Standard 2007, care include patru componente tradiționale: Word, Excel, PowerPoint și Outlook, poate fi optimă.
Microsoft Outlook 2007 va adăuga probleme și dificultăți sau, dimpotrivă, va grăbi implementarea întregului pachet? Cu prudență, dar se poate presupune că se va accelera. În ceea ce privește principalele sale caracteristici, Outlook 2007 este mult mai aproape de utilizatorul obișnuit. A devenit mult mai ușor și mai clar să lucrezi în el, inclusiv la nivelul intuiției utilizatorului.
Lucrul cu elemente de folder (mesaje de e-mail, contacte, Calendar etc.) este de obicei cea mai importantă parte a programelor care utilizează modelul obiect Outlook. Cu ei se efectuează diverse operațiuni.
Elementele folderului sunt cel mai adesea accesate prin proprietatea Items a obiectului folder, care returnează o colecție de Items. Această colecție conține toate articolele din acest folder. Cu toate acestea, nu există un singur obiect pentru elementele Outlook. În schimb, aveți 16 obiecte separate pentru fiecare tip de articol în Outlook:
- AppointmentItem- ceea ce se numește pe interfața grafică a Rusiei Outlook întâlnire. Acest articol se găsește de obicei în folder Calendarul.
- Contact Item este, desigur, contact. Este foarte obișnuit să creați contacte noi în mod programatic.
- DistList este un alt element care se găsește de obicei în folder Contacte. Reprezintă o listă de corespondență.
- DocumentItem- acesta este numele în Outlook al oricărui fișier care este plasat în interiorul magazinului Outlook și nu se potrivește în formatul acestuia cu niciun alt element din Outlook. Un obiect DocumentItem poate fi, de exemplu, un document Word, un registru de lucru Excel, o arhivă ZIP, un fișier PDF Acrobat Reader, un fișier executabil EXE și altele asemenea. - în general, orice fișier de sistem de operare. Cu toate acestea, stocarea fișierelor în magazinele Outlook (fișiere PST și cutii poștale Exchange Server și foldere publice) cu siguranță nu merită bătaia de cap. Acest lucru va încetini accesul la elementele obișnuite din Outlook. Această posibilitate a fost oferită inițial pentru, de exemplu, a stoca diferite fișiere legate de aceasta, împreună cu corespondența proiectului, în folderul comun Outlook pentru proiect.
- JournalItem este o înregistrare în jurnal.
- MailItem- elementul cel mai familiar pentru mulți. Reprezintă un mesaj de e-mail.
- MeetingItem- o invitație la o întâlnire, un tip special de mesaj de e-mail. De obicei, se găsește în același loc cu mesajele de e-mail obișnuite, de exemplu, într-un folder Inbox. Este imposibil să creați acest element în mod programatic - este creat numai automat la primirea mesajului corespunzător ( îl puteți trimite folosind obiectul Întâlnire v Calendar).
- NoteItem- obiect notă (din folder Note). Se deosebește de toate celelalte elemente printr-un număr minim de proprietăți și metode.
- PostItem- un alt tip special de mesaj e-mail. Acesta este un mesaj care este trimis în folderul public. Dintr-un obiect obișnuit MailItem diferă prin aceea că:
- găsit numai în dosare publice;
- pentru a-l trimite, se folosește metoda Post() în locul metodei Send().
- RemoteItem- de asemenea, un tip foarte special de mesaj e-mail. Aceste obiecte sunt mesaje mail cu un număr minim de proprietăți completate (se completează de fapt doar informații despre destinatar, expeditor, data primirii și dimensiune) și textul mesajului, care conține 256 de caractere de text real. Aceste obiecte sunt create automat atunci când Outlook se conectează la o cutie poștală pe un server Exchange printr-o conexiune dial-up (de obicei, o conexiune dial-up). Dacă mesajul este într-un fișier OST (adică descărcat de pe același server Exchange prin MAPI sau primit prin POP3/IMAP4), atunci acest obiect nu este niciodată creat pentru el.
- ReportItem- un mesaj de e-mail foarte special, care este o scrisoare de serviciu special generată: de obicei un mesaj despre imposibilitatea livrării (raportul de non-livrare) creat de serverul dvs. de e-mail, o întârziere în trimiterea unui mesaj sau o altă eroare. De asemenea, aceste obiecte nu pot fi create programatic: ele sunt create automat numai atunci când este primit un mesaj de un anumit tip.
- TaskItem este o sarcină sau o misiune dintr-un folder Sarcini.
- TaskRequestAcceptItem, TaskRequestDeclineItem, TaskRequestItem, TaskRequestUpdateItem- acestea sunt toate mesajele e-mail speciale care se referă la corespondența despre delegarea sarcinilor. De asemenea, aceste obiecte nu pot fi create programatic.
Trebuie să spun că, în marea majoritate a cazurilor, vei fi interesat doar de obiectele MailItem, ContactItem și uneori DocumentItem. Ne vom concentra asupra lor.
Un alt punct foarte important. După cum sa menționat deja, în modelul de obiect Outlook sunt incluse restricții speciale, care sunt concepute pentru a împiedica virușii să folosească caracteristicile acestui model de obiect în avantajul lor. De regulă, acestea sunt cele mai importante proprietăți, care conțin informații despre adrese de e-mail, numele expeditorului, textul mesajului și așa mai departe. Aceste restricții sunt încorporate în următoarele obiecte: AppointmentItem, ContactItem, MailItem și TaskItem - cu alte cuvinte, toate obiectele principale ale elementului Outlook. Restricții sunt impuse și asupra unor acțiuni care pot fi efectuate cu aceste obiecte, de exemplu, trimiterea de e-mailuri. De exemplu, crearea și trimiterea unui e-mail folosind Outlook este foarte simplă:
Dim outlook ca nou Outlook.Aplicație
Dim oMessage ca Outlook.MailItem
„Creează un obiect mesaj
Setați oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)
" La care
oMessage.To=" [email protected]"
"Subiectul mesajului
oMessage.Subject = „Salut de la VBA”
„Textul mesajului. Utilizarea proprietății Corp înseamnă că trimitem un mesaj
„în text simplu. Puteți trimite mesajul și în HTML sau RTF
oMessage.Body = „Corpul mesajului”
"Adauga atasament
oMessage.Attachments.Add(„C:\installlog.txt”)
„Trimit un mesaj
oMesaj.Trimite
Totuși, pentru a îngreuna viața virușilor, în loc să trimită un mesaj, o fereastră asemănătoare cu cea prezentată în Fig. 13.3. Mai mult, pentru a obține victoria finală asupra virușilor, există și un buton da va fi indisponibil pentru câteva secunde.
Orez. 13.3 Fereastra de avertizare în Outlook
Ce să faci într-o astfel de situație?
Opțiunile pot varia:
- prima varianta - trimiteți un mesaj dintr-o macrocomandă care se află în modulul VBA al Outlook însuși(fără a deschide Outlook în mod programat). În acest caz, o astfel de fereastră nu va apărea. Dar, desigur, o astfel de soluție nu este de obicei foarte convenabilă, mai ales în ceea ce privește portarea acestui cod de program pentru a rula pe diferite computere;
- a doua varianta - utilizați substituenți de obiect Outlook personalizat, care nu emit astfel de mesaje și permit dezvoltatorilor să trimită mesaje din VBA fără probleme. Cel mai comun și recomandat instrument de acest fel este Redemption gratuit Outlook. Puteți obține informații despre acesta și îl puteți descărca de pe site-ul http://www.dimastr.com/redemption. Această opțiune este destul de convenabilă dacă trimiteți e-mail de pe un server, dar instalarea lui pe toate computerele este, desigur, deranjantă;
- a treia varianta - detectați programatic ferestrele de confirmare și apăsați programatic butoanele necesare din ele. Cu toate acestea, dezvoltatorii Microsoft s-au asigurat că este imposibil să faci acest lucru din codul VBA sau VBScript. În principiu, astfel de operațiuni pot fi efectuate folosind API-ul Windows de nivel scăzut (o altă opțiune este accesarea acestor funcții folosind instrumente speciale ale interfeței speciale de programare pentru lucrul cu mesajele MAPI). Cu toate acestea, va trebui să utilizați alte limbaje de programare (C++ sau Delphi) în loc de VBA, deoarece VBA nu acceptă toate tipurile de date necesare pentru a lucra cu API. În plus, sunt necesare cunoștințe avansate de programare a sistemelor pentru a lucra cu încredere cu API. Pentru mai multe informații despre utilizarea acestor tehnici cu Outlook, consultați http://www.mapilab.com/en/support/articles/vb_outlook_security_1.html (în rusă);
- și, în sfârșit, a patra opțiune, din punctul meu de vedere, cea mai convenabilă: să folosești biblioteca de obiecte CDO, care este disponibilă pe orice computer care rulează Windows 2000, XP și 2003, pentru trimiterea și procesarea programatică a mesajelor primite. despre utilizarea acestei biblioteci sunt descrise în secțiunea 13.8.
Acum despre obiectele elementului Outlook în sine. Aceste obiecte au o mulțime de proprietăți și metode (de exemplu, obiectul ContactItem are aproape 100 de proprietăți) și ar fi nevoie de mult spațiu pentru a le lua în considerare pe toate. În același timp, majoritatea proprietăților acestor obiecte sunt evidente și nu ar trebui să existe probleme la utilizarea lor. De obicei, singura întrebare care poate apărea este care proprietăți programatice corespunde atributului elementului.
Din păcate, nu există un înregistrator de macrocomenzi în Outlook, dar puteți înțelege numele unei anumite proprietăți folosind fereastra Localnicii. Aplicația sa ar putea arăta astfel: imaginați-vă că trebuie să înțelegeți ce proprietate programatică a obiectului ContactItem poate corespunde câmpului Nume scurt.
Primul lucru pe care trebuie să-l facem este să creăm un contact în care să fie completată această proprietate (vezi Figura 13.4).
Orez. 13.4 Creați un contact
Următorul lucru de făcut este să scrieți codul programului în care ar fi creat obiectul acestui element. De exemplu, dacă acest contact se află în dosar Contacte, atunci codul (dintr-o macrocomandă din Outlook) ar putea arăta astfel:
Dim onNamspace ca NameSpace
Dim ofFolder ca MAPIFolder
Dim oContactItem ca ContactItem
Set onNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set oFolder = oNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Setați oContactItem = oFolder.Items("Contact1")
Comanda Stop aici este pentru oprirea la locul potrivit.
Apoi trebuie să rulăm codul nostru pentru execuție și, când se oprește la linia Stop, să deschidem (folosind meniul vedere) fereastră Localnicii.
În cazul nostru, veți vedea patru obiecte în el (vezi Figura 13.5).
Orez. 13.5 Fereastră Localnicii cu obiect de contact
Desigur, trebuie să extindem nodul obiectului oContactItem și să căutăm proprietatea acestuia, care este setată la Nume scurt. Spre surprinderea noastră, putem descoperi că această proprietate se numește EMail1DisplayName (vezi Figura 13.6).
Orez. 13.6 Găsim proprietatea cu valoarea pe care am completat-o în fereastră Localnicii
În același mod, puteți găsi proprietățile dorite pentru alte obiecte Item.
Căutare de bază în Outlook
Puteți utiliza câmpul de căutare din bara de instrumente pentru a căuta în dosarul sau vizualizarea curentă.
Când ați terminat de vizualizat rezultatele căutării, pe fila Căutare apasa butonul Închideți Căutare.
Note:
Navigați la folderul sau vizualizarea pe care doriți să o căutați, cum ar fi vizualizarea Mail, Calendar sau People.
În colțul din dreapta sus al ferestrei Outlook, în câmpul de căutare, introduceți cuvântul sau expresia pe care o căutați.
Rezultatele căutării vor fi afișate pe filă Căutare.
Notă: Pentru a efectua o căutare completă toate Fișiere Outlook (indiferent de folder sau vizualizare), selectați toate elementele. Această opțiune este disponibilă în toate vizualizările. Rețineți că de fiecare dată când schimbați vizualizările, va trebui să reintroduceți termenii de căutare. 
Dacă sunteți Office Insider și utilizați numarul constructiei 16.18.181008 iar mai târziu, căutarea dvs. a fost îmbunătățită și îmbunătățită. Când selectați câmpul de căutare, veți vedea sugestii scurte bazate pe cel mai recent istoric de căutare. Alegeți orice opțiune pentru un rezultat rapid.
Selectați unde trebuie efectuată funcția de căutare. Opțiunile disponibile vor depinde de folderul sau vizualizarea în care lucrați.
Căutați în interiorul unui element
Știți că aveți un mesaj de e-mail, dar pur și simplu nu îl puteți găsi în Outlook. Nu vă faceți griji, cu multe opțiuni de căutare ale Outlook pentru Mac, puteți găsi informațiile pe care le căutați selectând o combinație de diferite criterii de căutare.
Criteriu de cautare | Descriere |
|---|---|
|
În plus |
Text care apare oriunde într-un element. |
|
Expeditorul mesajului. |
|
|
Subiect |
Textul din subiectul mesajului. |
|
Atașamentul |
Dacă elementul are un atașament sau dimensiunea fișierului atașat. |
|
La care |
Destinatarii mesajelor. |
|
Primit |
Data la care a fost primit mesajul. |
|
data plecării |
Data la care a fost trimis mesajul. |
|
Important |
Nivel de prioritate a mesajelor. |
|
Necitit |
Stare de citire a mesajului. |
|
Etichetat |
Starea „Pentru execuție” a mesajului. |
Notă: Unele criterii de căutare necesită introducerea de informații suplimentare.
Pentru a modifica căutarea adăugând sau eliminând criterii, efectuați una dintre următoarele:
