ACORD Nr __________/__________ EDO

Despre managementul documentelor electronice

Moscova „____” ____ 2011

___________________” denumit în continuare „Client”, reprezentat de ______________, acționând în baza ______________, pe de o parte, și

Acord general privind utilizarea semnăturii digitale - Acordul general nr. 3/VERIF din 01.01.2001, încheiat în cadrul Acordului participanților la sistemul EDF între Parteneriatul Necomercial „Bursa de Valori RTS” în calitate de Centru de Certificare și Societatea pe acțiuni închisă „Societatea de depozit”. „REGION” ca operator al sistemului EDF;

Semnătură digitală electronică (EDS)- detalii ale unui document electronic, destinat să protejeze acest document electronic de fals, obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind cheia privată a unei semnături digitale electronice și care să permită identificarea titularului certificatului cheie de semnătură, precum și să stabilească absența distorsionării informațiilor din documentul electronic;

Document electronic- un document în formă electronică digitală, care emană de la deținătorul certificatului cheie de semnătură și care a primit confirmarea pozitivă a autenticității semnăturii digitale în conformitate cu procedura prevăzută de prezentul acord și de anexele acestuia, care fac parte integrantă din prezentul acord; acord.

Gestionarea electronică a documentelor– acceptarea și transmiterea de către Părți a Acordului a documentelor prevăzute de prezentul Acord semnate folosind o semnătură digitală electronică în formă electronică.

Pachetul cripto– un fișier cu extensia „pkt” cu informații despre conținutul documentului electronic și o semnătură digitală electronică care garantează imuabilitatea datelor transmise;

Închis cheie (secretă) de semnătură digitală electronică- o secvență unică de caractere cunoscută deținătorului certificatului cheie de semnătură și destinată creării unei semnături digitale electronice în documente electronice folosind instrumente de semnătură digitală electronică;

Semnarea proprietarului certificatului cheii- o persoană fizică autorizată de una dintre părți să semneze documentația în temeiul Acordurilor specificate în Anexa nr. 2 la prezentul Acord, care deține cheia privată corespunzătoare a unei semnături digitale electronice, care permite utilizarea instrumentelor de semnătură digitală electronică pentru a-și crea propriul digital digital; semnătură în documente electronice (semnare documente electronice);

Confirmarea autenticității unei semnături digitale electronice într-un document electronic- un rezultat pozitiv al verificării pe Cryptoserver că semnătura digitală din documentul electronic aparține proprietarului certificatului de cheie de semnătură corespunzător și că nu există modificări în acest document după semnarea acestuia;

Centrul de verificare– Parteneriat nonprofit „Bursa RTS” (licenţă FAPSI nr. LF/17-344 din 1 ianuarie 2001), care exercită controlul asupra funcţionării Sistemului EDI;

sistem EDI- Sistemul electronic de management al documentelor RTS, care este un set de software întreținut de Centrul de Certificare, precum și instrumente de calcul și baze de date deținute sau controlate de Centrul de Certificare, destinate transferului documentelor electronice semnate cu semnătură electronică.

3 Obiectul acordului

3.1 În conformitate cu prezentul Acord, Părțile au convenit să facă schimb de documente în formă electronică cu o semnătură digitală electronică în cadrul Acordurilor menționate în Anexa nr. 2 la prezentul Acord.

3.2 Lista documentelor care pot fi transferate folosind o semnătură electronică în legătură cu fiecare Acord este stabilită de Părți în Anexa nr. 2 la prezentul Acord.

4 Dispoziții de bază

Părțile au convenit că:

4.1 Fluxul de documente electronice folosind EDS în cadrul acordurilor specificate în Anexa nr. 2 la prezentul acord se realizează în conformitate cu Legea federală din 01.01.01 N 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, Legea federală din 6 aprilie, 2011 N 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică”, prezentul acord și Acordul privind utilizarea semnăturilor digitale.

4.2 Informațiile în formă electronică, semnate cu semnătură digitală electronică, sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu semnătură olografă, dacă autenticitatea semnăturii digitale electronice în documentul electronic a fost primită în modul prevăzut la alin. 4 din prezentul Acord se confirmă.

4.3 Toate raporturile juridice din cadrul Acordurilor specificate în Anexa nr. 2, care decurg din furnizarea/primirea documentelor în formă de hârtie, se aplică și documentelor electronice semnate cu semnătură electronică.

4.4 Părțile sunt ghidate de prevederile Acordului participanților la sistemul EDF și ale Acordului general privind utilizarea EDS în legătură cu terminologia, cerințele pentru software și hardware, procedura de confirmare a autenticității EDS și alte aspecte tehnice. și interacțiunea tehnologică nespecificată în prezentul acord.

4.5 Clientul este obligat să compenseze cheltuielile Depozitarului Special pentru plata plăților unice pentru înregistrarea truselor Client (destinate Clientului), efectuate de Depozitarul Special în favoarea Parteneriatului Necomercial „RTS Bursa de Valori” pe baza Acordului General privind utilizarea EDS.

5 Procedura și condițiile de interacțiune între părți

5.1 Serviciul pentru clienți este furnizat în intervalul de timp, în modul și în condițiile specificate în Acordurile specificate în Anexa nr. 2 și prezentul Acord.

5.2 Furnizarea de către Depozitarul Special a serviciilor prevăzute în Acorduri (Anexă) se realizează pe baza documentelor electronice transmise de către Client Depozitarului Special.

5.3 Rapoartele privind tranzacțiile efectuate, precum și alte documente specificate în Anexa nr. 2 în legătură cu fiecare dintre Contracte, sunt furnizate Clientului sub formă de documente electronice semnate cu semnătură electronică.

5.4 Schimbul de documente electronice între Părți se realizează prin trimiterea acestora prin e-mail sub formă de pachete criptografice atașate la e-mailuri. Dimensiunea unui pachet cripto nu trebuie să depășească 1 MB.

5.5 Formatele în care documentele trebuie transmise sunt specificate în Anexa nr. 2 la prezentul Acord.

5.6 Lista informațiilor care trebuie să fie conținute în documentele electronice prevăzute de Regulamente, care fac parte integrantă din Acorduri (precizate în Anexa nr. 2), este convenită suplimentar de către Părți dacă acestea diferă de cea stabilită prin acordurile și/sau regulamentele relevante. Astfel de acorduri suplimentare fac parte integrantă din prezentul acord. Volumul informațiilor conținute în documentele electronice nu trebuie să fie mai mic decât cel stabilit în Acordurile/Regulamentele relevante.

5.7 Pentru a crea pachete cripto, a verifica semnăturile digitale și a extrage informații inițiale, Părțile utilizează software-ul ANR „Sign&Verify” și ANR „Sign&Region IC Verify”, dezvoltat în REGIUNE. ANR „Sign&Verify” folosește:

· Componenta RTSSign pentru semnarea documentelor cu semnătură digitală;

· API RTSVerif pentru verificarea pachetelor cripto pe Cryptoserver-ul CJSC „DK REGION” cu posibilitate de confirmare în depozitul de certificate al Autorității de Certificare;

· RTSVerif API pentru extragerea informațiilor inițiale din pachetele cripto.

· ANR „Sign&Region IC Verify” folosește componenta RTSSign, care conține în resursele sale informații despre certificatul actual REGION pentru a semna documente, a verifica semnătura digitală REGION și a extrage informații inițiale din pachetele cripto primite de la REGION.

5.8 Procedura de semnare a documentelor cu semnătură digitală electronică, verificarea acestora și preluarea informațiilor inițiale este prezentată în Anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezentul Acord.

5.9 Fiecare parte asigură siguranța tuturor comunicațiilor electronice primite de la cealaltă parte în temeiul prezentului acord și menține o evidență completă și cronologică a acestora. Aceste materiale se păstrează integral și fără modificări pe perioadele stabilite pentru documentele corespunzătoare în formă de hârtie.

6 Drepturile și obligațiile părților

6.1 Depozitarul special se obligă:

6.1.1 Acceptați documentele Clientului specificate în Anexa nr. 2 la prezentul Contract sub formă de fișiere semnate cu semnătură electronică;

6.1.2 Transferați documente prin e-mail către Client sub formă de fișiere semnate cu semnătură electronică în termenele prevăzute în Acordurile relevante cu Clientul;

6.1.3 Verificarea autenticității semnăturii digitale electronice în documentele electronice primite de către Depozitarul Special de la Client;

6.1.4 În modul prevăzut în clauza 4.9 din prezentul Contract, stocați documentele electronice semnate cu semnătură digitală în forma primită de la Client și asigurați siguranța acestora pe perioada stabilită prin Acordurile Părților și/sau Regulamentele relevante;

6.1.5 Anunțați imediat (dar în orice caz nu mai târziu de o zi lucrătoare) Centrul de Certificare, precum și Clientul, cu privire la cazurile de pierdere, recunoaștere a ilegalității sau pierdere a cheilor EDS secrete, precum și alte cazuri de încălcare a confidențialitatea cheilor EDS;

6.1.6 Numiți numai persoane autorizate prin prezentul acord să semneze documentația electronică ca proprietar al certificatului cheie de semnătură;

6.1.7 Asigurarea confidențialității cheilor EDS, în special, prevenirea utilizării cheilor EDS aparținând Depozitarului Special fără consimțământul acestuia, asigurarea faptului că documentele electronice nu pot fi semnate de către EDS de către persoane neautorizate în acest sens prin ordinul funcționarilor din cadrul EDS. Depozitar special;

6.1.8 Nu utilizați cheia de semnătură digitală dacă există motive să credeți că confidențialitatea acestei chei a fost încălcată.

6.2 Depozitarul special nu are dreptul:

6.2.1 Efectuați orice modificări documentelor electronice primite de la Client în temeiul prezentului Acord.

6.3 Clientul se obligă:

6.3.1 Furnizați documente în formă electronică folosind o semnătură digitală electronică în termenele prevăzute în Acordul Părților relevante, precum și în conformitate cu cerințele stabilite în Anexa nr. 2 la prezentul Acord.

6.3.2 Asigurați siguranța și confidențialitatea cheilor EDS secrete, inclusiv asigurarea faptului că numai persoanele autorizate le pot accesa și, de asemenea, nu permiteți utilizarea cheilor EDS aparținând Clientului fără acordul acestuia;

6.3.3 Notificare Depozitarului Special și Centrului de Certificare cu privire la toate cazurile de încălcare a confidențialității (inclusiv pierderea, recunoașterea ilegalității sau pierderea) cheilor EDS secrete în termen de două ore de la momentul descoperirii circumstanțelor specificate în acest paragraf. În cazul încălcării termenelor specificate în acest paragraf, Clientul nu are dreptul de a se referi la circumstanțele specificate, inclusiv la faptul că documentul a fost semnat de o persoană neautorizată, în cazul în care între Părți apare un litigiu;

6.3.4 Numiți proprietarul certificatului cheie de semnătură persoanelor care au primit instruire în utilizarea mijloacelor de protecție criptografică și sunt autorizate să le utilizeze pe baza unui ordin din partea oficialilor Clientului;

6.3.5 Numiți numai persoane autorizate conform prezentului Acord să semneze documentația electronică ca proprietar al certificatului cheie de semnătură;

6.3.6 Asigurați-vă că este imposibil ca persoanele neautorizate să facă acest lucru prin ordinul funcționarilor Clientului să semneze documente electronice;

6.3.7 nu utilizați cheia de semnătură digitală dacă există motive să credeți că confidențialitatea acestei chei a fost încălcată

7 Răspunderea părților

7.1 La soluționarea dezacordurilor care apar la utilizarea unui EDS, părțile sunt ghidate de prevederile Acordului privind utilizarea EDS, prezentului acord, precum și legislația Federației Ruse.

7.2 Părțile sunt responsabile pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care le revin în temeiul prezentului Acord.

7.3 Depozitarul special este responsabil pentru:

7.3.1 Cauzarea de prejudicii Clientului ca urmare a nerespectării procedurii de confirmare a autenticității semnăturii digitale într-un document electronic;

7.3.2 Pierderile Clientului rezultate ca urmare a modificării intenționate de către Depozitarul Special a unui document semnat cu semnătură digitală electronică;

7.3.3 Acțiuni ale angajaților Depozitarului Special legate de utilizarea ilegală/necalificată a cheilor EDS secrete, având ca rezultat pierderi pentru Client.

7.4 Depozitarul special nu este responsabil pentru:

7.4.1 Pierderi ale Clientului rezultate ca urmare a pierderii, deteriorarii sau utilizării neautorizate/necalificate de către Client a cheilor EDS secrete, despre care Depozitarul Special nu a fost notificat în termenele prevăzute în clauza 5.3.3 din prezentul Contract sau a fost notificat cu încălcarea acestor termeni;

7.4.2 Acțiuni ale angajaților Clientului și transferul acestora de documente electronice către Depozitarul Special care au dus la pierderi ale Clientului ca parte a implementării Acordurilor specificate în Anexa nr. 2 la prezentul Contract.

7.5 Clientul este responsabil pentru:

7.5.1 Fiabilitatea și/sau oportunitatea furnizării informațiilor legate de implementarea prezentului Acord;

7.5.2 Furnizarea de documente electronice în alte formate decât cele descrise în prezentul Acord și în anexele acestuia;

7.5.3 Acțiuni ale angajaților Clientului legate de utilizarea ilegală/necalificată a cheilor EDS secrete, având ca rezultat pierderi pentru Client și/sau Depozitarul Special;

7.5.4 Notificarea cu întârziere a Depozitarului Special despre cazuri de pierdere, recunoaștere a ilegalității sau pierdere a cheilor EDS secrete.

7.6 Clientul nu este responsabil pentru:

7.6.1 Pierderi rezultate din modificările documentelor electronice de către Depozitarul Special primite de Depozitarul Special;

7.6.2 Acțiuni ale angajaților Depozitarului Special legate de utilizarea ilegală/necalificată a cheilor EDS secrete, care au ca rezultat pierderi pentru Client și Depozitarul Special

7.7 Niciuna dintre părți nu este responsabilă pentru neîndeplinirea totală sau parțială a obligațiilor din prezentul acord dacă neîndeplinirea obligațiilor este cauzată de apariția unor circumstanțe de forță majoră (forță majoră), cum ar fi dezastre naturale, greve, acte ale organelor guvernamentale, neîndeplinirea obligațiilor. comunicații (inclusiv, dar fără a se limita la telefon, electronic, teletip și alte tipuri de comunicații) și alte circumstanțe dincolo de controlul rezonabil al părților și care împiedică transmiterea și recepția oricăror mesaje electronice convenite de părți de către oricare dintre părți .

7.8 Partea pentru care s-au produs circumstanțele specificate în clauza 6.7 este obligată să notifice celeilalte părți despre acest lucru în termen de o zi de la apariția acestor circumstanțe. În acest caz, a doua parte are dreptul de a cere furnizarea de probe, care pot fi certificate eliberate de autoritățile și conducerea relevante, cu excepția cazurilor în care astfel de circumstanțe sunt general cunoscute. În cazul încălcării termenului de notificare specificat în prezentul alineat, Părțile sunt private de dreptul de a se referi la circumstanțele de mai sus ca exonerându-le de răspundere pentru neîndeplinirea obligațiilor ce le revin.

7.9 În caz de încetare a circumstanțelor de forță majoră, Părțile sunt obligate să se informeze reciproc despre aceasta în termen de o zi de la data încetării.

8 Procedura de soluționare a litigiilor

8.1 În soluționarea problemelor controversate, Părțile nu pun la îndoială validitatea juridică a documentelor electronice trimise, primite, stocate în conformitate cu termenii prezentului Acord prezentat ca dovezi.

8.2 Documentele electronice semnate cu semnătură electronică au forță juridică pentru părți comparabilă (și anume egală) cu un document scris sigilat cu semnături și sigilii olografe.

8.3 Toate litigiile care decurg din executarea de către Părți a prezentului Acord vor fi soluționate prin negocieri, în urma cărora Părțile trebuie să semneze Protocolul corespunzător.

8.4 În cazul în care nu se ajunge la un acord asupra chestiunilor controversate prin negocieri, Părțile vor supune litigiul Curții de Arbitraj din Moscova pentru examinare.

9 Durata Acordului și procedura de încetare a acestuia

9.1 Prezentul acord intră în vigoare din momentul semnării sale de către ambele părți.

9.2 Perioada de valabilitate a prezentului Acord nu poate depăși perioada de valabilitate a Acordului privind utilizarea EDS. În legătură cu fiecare dintre Acordurile enumerate în Anexa nr. 2, prezentul Acord este valabil până la încetarea obligațiilor în temeiul acestor Acorduri.

9.3 Prezentul acord poate fi reziliat anticipat la cererea oricăreia dintre părți. Partea care dorește să rezilieze Acordul va notifica celeilalte părți acest lucru în scris. Din momentul primirii notificării, Depozitarul Special nu acceptă documentele electronice ale Clientului care implică obligația Depozitarului Special de a desfășura orice acțiune în justiție.

9.4 Prezentul acord este reziliat din momentul în care părțile își îndeplinesc toate obligațiile care decurg din prezentul acord.

9.5 În cazul în care prezentul Acord prevede alte reguli de relații între părți decât cele cuprinse în documentele specificate la alin. 2 – 6 din articolul 1 din prezentul acord, se aplică regulile prezentului acord.

10 Alte prevederi

10.1 Părțile care au obținut acces la datele cu caracter personal care au fost transferate de către părți ca parte a executării Acordului se angajează să nu le dezvăluie terților și să nu distribuie date cu caracter personal fără acordul subiectului datelor cu caracter personal, cu excepția cazului în care este altfel. prevăzute de legea federală.

10.2 Prezentul Acord este întocmit în 2 exemplare cu forță juridică egală, câte un exemplar pentru fiecare dintre părți. Fiecare exemplar este semnat de persoane autorizate și sigilat.

10.3 Toate anexele și completările la prezentul acord fac parte integrantă din acesta și trebuie semnate de reprezentanții autorizați ai ambelor părți.

11 Detalii ale părților

Depozitar special: Societate pe acțiuni închisă „Societatea de depozit „REGION”	Client:
Adresa: , bldg. 2. ÎN „STANDARD NAȚIONAL” Tel. ext. 337 , 223, 133 Fax int.337	Fax
_____________________ //	________________________ / ___________./

Aplicație

la Acordul privind gestionarea electronică a documentelor

№ _________________ EDO

din „___” ___________ 2011

„____” __________ 2011

LISTA CONTRACTELOR,

în cadrul căruia se aplică Acordul de gestionare a documentelor electronice,

precum și o Listă de documente care pot fi transferate folosind semnătura digitală

I. Părțile au convenit că Acordul privind gestionarea documentelor electronice nr.___ din data de ________ se aplică următoarelor acorduri:

1. Acord privind prestarea serviciilor unui depozitar specializat pentru acoperirea creditelor ipotecare către Managerul de acoperire ipotecară Nr._______/IP din data de ., încheiat între Societatea pe acțiuni închisă „Societatea de depozit „REGION” (denumită în continuare Depozitarul Special) și _ _______________________________ (denumit în continuare Client).

Clientul are dreptul de a transfera către Depozitarul Special următoarele documente prevăzute de Reglementările REGIUNII depozitarului specializat pentru acoperirea creditelor ipotecare (denumite în continuare Regulamente, folosind o semnătură electronică digitală:

· Toate tipurile de comenzi.

· Toate tipurile de cerințe.

· Cereri.

Depozitarul Special are dreptul de a transfera Clientului următoarele documente prevăzute de Regulament:

· Toate tipurile de notificări.

· Extrase din Registrul de acoperire ipotecară.

· Certificate despre valoarea acoperirii ipotecare.

· Registrul acoperirii ipotecare.

2. Acord privind prestarea serviciilor specializate de depozitare Nr._______/ SD-UKPIF din _______________________________ ., încheiat între Depozitarul Special și Client.

3. Acord privind prestarea de servicii pentru ținerea unui registru al proprietarilor de acțiuni de investiții. Nr. _______/ SR-UKPIF din data de ______________, încheiat între Depozitarul Special și Client.

4. Acord privind plata serviciilor Depozitarului Specializat din _________ 2011.

5. Contract de depozit Nr.____ din data „___” ____________ 2011

II. Format de transmitere a documentului. Șabloane de documente.

1. În temeiul acordului specificat în clauza 1 a art. I. din această Anexă Nr. 2 Clientul se obligă să furnizeze documente în formă electronică folosind o semnătură digitală electronică strict în conformitate cu modelele care sunt anexe la prezentul Contract.

Clientul trebuie să trimită documente către Depozitarul Special în următorul format: XML, Extensible Markup Language (codare Windows 1251).

Depozitarul Special trebuie să transfere documente către Client sub formă de fișiere semnate cu semnătură digitală în format doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Șabloanele de documente electronice sunt furnizate de către Depozitarul Special Clientului ca parte a unui pachet de documentație și software transferat în temeiul prezentului Acord.

2. În temeiul acordurilor enumerate în clauzele 2-4 ale art. I. din prezenta Anexă nr. 2, Părțile au dreptul să își transfere reciproc orice documente prevăzute de Regulile pentru ținerea registrului deținătorilor de acțiuni de investiții ale fondurilor mutuale de către REGIUNEA depozitarului specializat, Regulamentul depozitarului specializat. REGIUNEA și prevăzute chiar în acordurile menționate mai sus.

În acest caz, Părțile trebuie să depună documente în următoarele formate: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. În baza acordului specificat în clauza 5 a art. I din prezenta Anexă nr. 2, Clientul se obligă să furnizeze documente în formă electronică folosind semnătură digitală strict în conformitate cu modelele.

Depozitarul Special trebuie să transfere Clientului documentele prevăzute de Regulamentul Serviciului Depozitar al REGIUNII și acordul specificat în clauza 5 a art. I din prezenta Anexă Nr. 2 sub formă de fișiere semnate cu semnătură electronică, în format doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Clientul trebuie să transfere către Depozitarul Special documentele electronice în unul dintre următoarele formate:

· text (codificare ASCII (American Standard Code for Information Interchange), pagina de coduri WIN1251);

·HTML, HyperText Markup Language (codare Windows 1251).

Șabloanele pentru comenzile electronice sunt furnizate de către Depozitarul Special Clientului ca parte a pachetului de documentație și software transferat în temeiul prezentului Acord.

SEMNĂTURILE PĂRȚILOR

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

Fluxul de documente electronice între organizații - cum funcționează? Ce documente pot fi schimbate electronic, cum se întocmește un acord cu o contraparte pentru a stabili interacțiunea electronică și ce ar trebui să fie incluse în reglementări? Acest lucru va fi discutat în materialul nostru.

Un element important al oricărei gestionări electronice a documentelor este un document electronic. Pentru a conferi unui document creat în formă electronică forță semnificativă din punct de vedere juridic, ambele părți ale fluxului de documente electronice trebuie să îi ofere 3 proprietăți importante. Documentul electronic trebuie:

• Aveți detaliile necesare.
• Respectați formatul aprobat.
• Certificat prin semnătura persoanei responsabile.

Dacă dumneavoastră și contrapartea dumneavoastră ați organizat generarea de documente electronice în formate stabilite la întreprinderile dumneavoastră, este necesar să vă asigurați din punct de vedere tehnic interacțiunea electronică cu acestea. Cum să o facă?

Pentru ca două sisteme separate să facă schimb reciproc și eficient de documente, este necesar să se specifice toate nuanțele fluxului de documente în reglementări speciale.

În primul rând, trebuie să vă dați seama ce documente electronice ar trebui să fie semnate cu o semnătură electronică simplă și care cu una consolidată. Tipurile de semnături electronice permise legal sunt prezentate în figură.

Fluxul de documente electronice cu contrapărțile poate implica documente de diferite grade de importanță și confidențialitate. De exemplu, cele mai stricte cerințe se aplică facturilor electronice: acestea trebuie să fie semnate exclusiv de UKEP și trimise printr-un operator EDI (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 noiembrie 2015 nr. 174n). Iar pentru documentele interne ale companiei, utilizarea UKEP nu este obligatorie. Prin urmare, compania însăși decide ce semnătură va fi folosită pentru a semna acest sau acel document intern.

În reglementările privind gestiunea electronică a documentelor, este necesară stabilirea procedurii de semnare a documentelor electronice și conturarea cercului de persoane responsabile care au dreptul să le semneze.

După rezolvarea tuturor problemelor de reglementare cu contrapărțile, trebuie să selectați un operator EDF prin care veți face schimb de documente electronice și veți încheia un acord cu acestea. În plus, va trebui să rezolvați alte probleme:

• Organizați o arhivă electronică a documentelor electronice primite și trimise.
• Faceți completări la politica contabilă privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor.
• Oferiți persoanelor responsabile semnături electronice.
• Rezolvați alte probleme organizatorice și tehnice necesare pentru funcționarea eficientă a sistemului.

Schimb de documente sub formă de imagini scanate: cum și când este posibil acest lucru

Schimbul electronic de documente între contrapărți sub forma imaginilor lor scanate este practicat în companii de mult timp - de la apariția diferitelor servicii poștale pe internet. Pentru a face acest lucru, nu aveți nevoie de programe speciale sau de conexiune la operatorii EDF. Cu toate acestea, ușurința utilizării acestei metode de schimb de documente are o serie de dezavantaje semnificative:

• Incapacitatea de a asigura securitatea garantată a informațiilor.
• Cheltuieli semnificative de timp și resurse de muncă pentru a converti un document de hârtie într-o imagine scanată electronic.
• Necesitatea tipăririi ulterioare a documentului.
• Incapacitatea de a schimba rapid documentele convenite.
• Alte dezavantaje (lipsa capacității de urmărire a documentului, întârzieri în aprobarea ierarhiei în companie etc.).

Acest lucru duce la o restrângere a domeniului de aplicare a acestei metode de schimb electronic de documente între organizații. Schimbul de imagini scanate este utilizat în principal pentru acele tipuri de documente care nu sunt semnificative din punct de vedere juridic pentru companie. Și sunt trimise electronic către contrapartidă doar pentru a accelera interacțiunea (îndeplinirea termenilor contractelor sau rezolvarea problemelor curente de afaceri). Totodată, originalul de hârtie este trimis prin poștă sau serviciu de curierat.

Când aveți nevoie de o aplicație pentru a vă conecta la gestionarea electronică a documentelor?

Uneori, în scopul interacțiunii externe cu părțile interesate, o companie trebuie să completeze o cerere de conectare la gestionarea electronică a documentelor și o serie de alte documente folosind un formular special. Majoritatea companiilor se confruntă cu necesitatea de a completa o astfel de cerere atunci când depun rapoarte electronice către Fondul de Pensii.

În acest caz, participanții la fluxul de documente electronice nu vor fi parteneri de afaceri, ci compania și fondul extrabugetar. Cererea nu poate fi scrisă sub nicio formă - șablonul său gata făcut poate fi găsit pe site-ul Fondului de pensii. Ar trebui să conțină următoarele date:

• Detalii despre compania care intră în interacțiune electronică cu fondul.
• Informații despre operatorul de telecomunicații și instrumentul de protecție criptografică a informațiilor utilizat.

Dar o singură aplicație pentru interacțiunea electronică cu fondul nu este suficientă. De asemenea, este necesar:

1. Înainte de a completa cererea, alegeți un centru de certificare acreditat care oferă nuanțe tehnice de conectare a fluxului de documente prin TCS și apoi încheierea unui contract (acord) cu acesta pentru furnizarea de servicii de transfer de documente electronice.
2. După depunerea cererii și verificarea acesteia de către specialiștii fondului, încheie un acord cu PRF privind conectarea la gestionarea electronică a documentelor. Formularul poate fi descărcat de pe site-ul fundației.

Schimbul electronic de informații între companii și Fondul de pensii al Federației Ruse vă permite să furnizați informații contabile personalizate fără a vizita fondul, să identificați și să corectați în timp util erorile în raportare și să rezolvați o serie de alte probleme.

Pentru mai multe informații despre interacțiunea electronică cu Fondul de pensii al Rusiei, consultați acest material.

Compania însăși determină modul de trecere la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile. Dar, în orice caz, acesta este un proces de negociere. Propunerea de trecere la gestionarea electronică a documentelor poate fi decisă oral, sub forma unei invitații scrise din partea unuia dintre partenerii de afaceri sau prin semnarea unui acord special.

Pentru a invita contrapartea în scris să stabilească gestionarea electronică a documentelor, îi puteți trimite o scrisoare. Trimiterea unor astfel de scrisori ajută o companie cu un flux mare de documente să invite parteneri noi și existenți la interacțiunea electronică.

În textul scrisorii, trebuie să informați contrapartea într-o formă concisă:

• Cu privire la posibilitatea legal stabilită de gestionare electronică a documentelor.
• Avantajele sale.
• Forme de documente care sunt planificate a fi schimbate electronic.
• Acțiuni necesare pentru a trece la acest sistem.

Un exemplu de scrisoare despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor (extras) este prezentat mai jos.

Fără a modifica textul scrisorii și a înlocui doar detaliile contrapărților, le puteți informa rapid despre dorința dumneavoastră de a organiza un schimb electronic reciproc de documente.

Acord privind schimbul de documente electronice între persoane juridice

Contrapărțile pot specifica nuanțele interacțiunii fără hârtie într-un acord separat privind gestionarea documentelor electronice. Cum se compune?

Legislația nu stabilește cerințe speciale pentru forma și conținutul unui acord privind fluxul de documente electronice între persoane juridice. Prin urmare, compoziția și conținutul acestuia sunt determinate de participanții săi. În acest caz, este necesar să se respecte stilul și structura comune acestor documente (este necesar să se descrie subiectul acordului, perioada de valabilitate, detaliile părților și alte aspecte).

Figura de mai jos prezintă principalele (posibile) secțiuni ale unui astfel de acord.

Pentru a stabili interacțiunea electronică, este necesar să se convină asupra nuanțelor acesteia. Acest lucru se poate face verbal, prin trimiterea unei scrisori și/sau prin semnarea unui acord separat. De asemenea, va fi necesar să se rezolve o serie de probleme conexe (să prescrie procedura de schimb electronic de documente, să identifice persoanele responsabile, să le furnizeze o semnătură electronică etc.).

O entitate juridică poate conveni verbal sau în scris cu contrapartea sa și poate începe să facă schimb de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic cu aceasta prin Diadoc. Pentru a face acest lucru, este suficient ca organizațiile să se conecteze la Diadok și să semneze un acord de licență cu SKB Kontur.

O entitate juridică poate conveni verbal sau în scris cu contrapartea sa și poate începe să facă schimb de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic cu aceasta prin Diadoc. Pentru a face acest lucru, este suficient ca organizațiile să se conecteze la Diadok și să semneze un acord de licență cu SKB Kontur. În acest caz, nu este necesară încheierea niciunui acord suplimentar privind EDI între cele două contrapărți.

Cert este că toate documentele transmise prin Diadoc sunt semnate cu semnătură electronică calificată. La paragraful 1 al art. 6 din Legea federală 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” prevede: „Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică calificată (CES) sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură scrisă de mână”. Astfel, un document electronic semnat de CPE are semnificație juridică, pentru confirmarea căruia nu sunt necesare alte condiții.

Desigur, dacă este necesar, persoanele juridice pot întocmi un acord privind procedura de lucru cu documentele electronice și pot specifica în acesta formatul documentelor electronice, procedura de corectare a documentelor, obligațiile părților etc.

Alte articole pe tema „Fluxul de documente cu contrapărțile”

Caracteristici de manipulare a UPD

UPD este o alternativă la pachetul de factură și document. Poate fi folosit și în locul documentului contabil primar. În ce calitate este utilizat în fiecare caz specific reflectă statutul său: 1 - pentru un set de documente, 2 - pentru un act.

Fluxul documentelor cu contrapartidele

„Gestionarea electronică a documentelor este un sistem de transfer de date progresiv și promițător:

- Sistemul asigură fiabilitate ridicată și fiabilitate a înregistrării și controlului fluxului de documente, garantat respectarea confidențialității informațiilor transmise;

- Sistemul vă permite să trimiteți rapoarte de la locul de muncă al asiguratului în orice zi, în orice moment al zilei;

- Sistemul vă permite să corectați rapid erorile detectate de Fondul de pensii al Rusiei în documentele depuse de la locul de muncă al asigurătorului în mod repetat într-o zi;

- Nu este nevoie ca un contabil să viziteze oficiul teritorial al Fondului de pensii al Rusiei;

- La transmiterea raportărilor, asiguratul primește informații electronice despre rezultatele primirii rapoartelor;

- Se deschide oportunitatea întreprinderii de a crea arhive electronice ale întregului flux de documente cu organismul teritorial al Fondului de pensii al Rusiei.

Problema posibilității și procedurii de transmitere a informațiilor în formă electronică este decisă de organul teritorial al Fondului de pensii împreună cu un anumit asigurat și este întocmită în „Acordul privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor”.

1 . Ce este necesar pentru a transmite rapoarte la Oficiul Fondului de Pensii în formă electronică cu semnătură electronică (denumită în continuare ES):

- software pentru crearea de rapoarte în formate stabilite;

- software criptografic cu implementarea functiilor necesare de semnatura electronica si criptare (generarea cheilor criptografice, semnarea si verificarea semnaturii electronice la nivel de fisier, criptarea datelor). Aceste funcții sunt implementate de software aparținând categoriei instrumentelor de protecție a informațiilor criptografice (denumite în continuare instrumente de protecție a informațiilor criptografice) și care, atunci când sunt utilizate în sistemul electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare EDMS) al Fondului de pensii al Rusiei , trebuie să aibă un certificat FSB;

- serviciile unui centru de certificare pentru crearea și menținerea certificatelor de cheie electronică în EDMS al Fondului de Pensii;

- realizarea măsurilor organizatorice: desemnarea unei persoane responsabile cu organizarea utilizării protejării informațiilor criptografice, a echipamentelor și protecției împotriva accesului neautorizat la locul de muncă, suporturi magnetice ale cheilor criptografice, arhive de documente electronice;

- Încheierea „Acordului privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor al Fondului de pensii al Rusiei prin canale de telecomunicații” cu Oficiul raional al Fondului de pensii al Federației Ruse.

În aceste scopuri veți avea nevoie de:

* Contactați centrul de certificare, selectați pachetul de servicii de care aveți nevoie, primiți un formular de cerere (pentru producerea unui certificat de cheie de semnătură pentru manager) și alte documente.

* Contactați Biroul PFR regional cu cererea completată pentru aprobarea acesteia și încheierea unui „Acord privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor PFR prin canale de telecomunicații”.

* Când sunteți gata să începeți munca, efectuați un schimb de mesaje de testare cu Oficiul Fondului de Pensii.

1. Caracteristici ale gestiunii electronice a documentelor în Fondul de pensii.

- Informațiile contabile individuale (personalizate) transmise la Oficiul Fondului de Pensii se încadrează în categoria datelor cu caracter personal. Pregătirea, transmiterea și prelucrarea acestora se realizează în conformitate cu legislația în vigoare privind protecția datelor cu caracter personal.

- Pentru a transmite un raport la Oficiul Fondului de Pensii, este necesară o semnătură electronică - șeful organizației.

- În conformitate cu cerințele Legii federale „Cu privire la semnăturile electronice” din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ, utilizarea unei semnături electronice de către o persoană care nu este proprietarul acesteia este inacceptabilă. Astfel de acțiuni presupun pierderea semnificației juridice a documentului semnat, transferul cheilor criptografice în categoria compromis și revocarea certificatului corespunzător.

Serviciile asiguraților sunt furnizate de:

Organizare	Tehnologie	Informații de contact	Notă
SA „CenterInform”	"Kontur-Extern"	Contact tel. 740-54-05 - Compartiment racordare
CJSC „CENTRUL DE CERTIFICAT”	PP „Comita-Raport”	Contact tel.
SRL „Compania „Tensor”	„Raportare electronică SBIS++”	Contact tel.
ARGOS SRL www.argos-nalog.ru	EDS „Argos - Contribuabil”	Contact tel.
Taxkom SRL	PC „Sprinter”	Contact tel.
SA „Kaluga Astral” www.astralnalog.ru	PC „Raportul Astral”	Contact tel. 702-11-93, 309-29-23
KORUS Consulting CIS LLC	PC „Sphere”	Contact tel.
SRL „Centrul de certificare GAZINFORMSERVICE” http://ca.gisca.ru	PC "Taxnet-Referent"	Contact tel. 8-800-50-50-50-2 (apel gratuit)
SRL „Rus-Telecom” www.rus-telecom.ru	"Curier"		Contact tel. reprezentanțe din Sankt Petersburg
Fluxul de documente intern al majorității companiilor a fost mult timp automatizat; prin ce mijloace și cât de profund este o altă întrebare, dar nu mai este nevoie să dovedim avantajele lucrului cu documente electronice. Astăzi, afacerile sunt interesate de interacțiunea „fără hârtie” la nivel inter-corporat, iar cel mai important lucru în această chestiune este să convină cu contrapartea asupra unei noi proceduri de schimb. În acest proces, este important să facem doi pași înainte: Furnizați informații despre schimbul electronic contrapărților. Acordați semnificație juridică schimbului electronic. Informare. Hei, antreprenori! În primul rând, este necesară informarea partenerilor cu privire la posibilitatea transmiterii documentelor electronic prin serviciul EDI. Munca în masă Desigur, nimeni nu va forța partenerii la un nou format de lucru fără explicații. În prima etapă, de regulă, inițiatorii tranziției la schimbul electronic trimit e-mailuri în masă de scrisori prin care îi invită să înceapă schimbul și publică comunicate de presă relevante pe site. Dar toate detaliile sunt deja discutate în timpul întâlnirilor personale sau convorbirilor telefonice. Exemplu de știri despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor Invitație individuală Operatorul EDF însuși poate ajuta la invitarea contrapărților, mai ales dacă vorbim despre un partener important din punct de vedere strategic. Dacă este necesar, se țin întâlniri de afaceri cu prezentări, se discută îmbunătățiri individuale, integrare și soluții tehnice. Consolidare organizațională sau de unde să descărcați un exemplu de acord privind schimbul electronic de documente? Următorul pas este asigurarea unei proceduri organizatorice pentru schimbul electronic de documente. Deși această măsură nu este deloc obligatorie, o înțelegere clară a proceselor și orientarea în termeni nu este de prisos. De regulă, companiile încheie un acord sau un acord pentru schimbul de documente electronice sau adaugă o clauză suplimentară la acordul existent. Nu este nevoie să pregătiți singur un nou document; trebuie doar să solicitați un model de acord sau contract de la operatorul dumneavoastră EDF. Cel mai adesea, documentele standard sunt deja postate pe site-urile lor web, așa cum se întâmplă cu Synerdocs; trebuie doar să descărcați și să introduceți datele. Exemplu de clauză de schimb electronic Titlu: Culoare Acțiune Postări asemănatoare Cine plătește taxa de transport atunci când închiriază o mașină? Cum să obțineți o deducere pentru asigurarea voluntară de pensie (prevăzarea de pensie non-statală) Geografia industriei regiunii Samara Dacă un angajat are antecedente penale, acum vom fi mai puțini...