Yrityskirjeenvaihdon säännöt: esimerkkejä. Sähköinen yrityskirjeenvaihto: rekisteröintiä ja ylläpitoa koskevat säännöt. Yrityskirjeenvaihdon säännöt

Menestys minkä tahansa organisaation, kaupallisen yrityksen tai yrityksen toiminnassa liittyy erottamattomasti käyttäytymiskulttuuriin ja etikettiin. Kaikkien johtajan, työntekijöiden toimien on ehdottomasti otettava huomioon hyvän maun säännöt ja vastattava tilannetta.

Yksi etiketin tärkeimmistä osista on liikekirjeenvaihto.

Arvioiden mukaan lähes 50 % työajasta menee papereiden ja postin tuntemiseen. Mutta tämä on välttämätöntä, koska osaava liikekirjeenvaihto voi merkittävästi lisätä yrityksen liikevaihtoa, nopeuttaa eri palvelujen ja osastojen vuorovaikutusta.

Tietysti täällä on tiettyjä malleja, ja niitä käsitellään ehdottomasti tässä artikkelissa. säännöt liikekirjeenvaihto ovat olleet standardoituja pitkään. Nykyinen GOST R.6.30-2003 auttaa sijoittamaan tekstin oikein arkille, kertomaan, mitä sisennyksiä, marginaaleja ja fontteja tehdä. Liikekirjeenvaihdolle on ominaista puheenvuorojen tasaisuus ja toisto.

Jokainen kirjain on kuitenkin erilainen. Suuren jäljen siihen jättävät lähettäjän henkilöllisyys, asema, tilanne ja vastaanottaja. Liikekirjeenvaihto on jossain määrin yhdistelmä luovuutta ja huolellista työtä.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyypit

Asiakirjojen käsittely tapahtuu paperilla ja sähköpostitse.

Kaikki yrityksen kirjeenvaihto voidaan jakaa ehdollisesti seuraaviin ryhmiin:

Virallinen / epävirallinen kirjeenvaihto;

Sisäinen ja ulkoinen.

Virallinen kirjeenvaihto sisältää kaupalliset tarjoukset, kiitoskirjeet ja takuut, kauppasopimukset, tilaukset yritykselle, virallisia tehtäviä, pyynnöt, vaatimukset, väitteet.

Epävirallinen kirjeenvaihto on erilaisia liikekumppaneiden, asiakkaiden, työntekijöiden onnitteluja; surunvalittelut, anteeksipyynnöt, kutsut ja kiitos.

Sisäiset asiakirjat liikkuvat vain yhden yrityksen osastojen välillä, kun taas ulkoiset asiakirjat menevät sen ulkopuolelle.

Yrityskirjeenvaihdon säännöt: Sisältö

Päävaatimus on kirjeen lyhyys ja kapasiteetti. Älä venytä tekstiä usealle sivulle. Paras tapa- mahtuu yhteen.

Yrityskirjeenvaihdon säännöt sisältävät monimutkaisten, käsittämättömien, vieraiden ja erittäin erikoistuneiden sanojen ja ilmaisujen poissulkemisen tekstistä. Kaikkien lauseiden tulee olla lyhyitä, kirjoittajan pääajatusten kanssa ja ilman "vettä".

Vältä kaksinkertaisia tulkintoja kirjeessä, muuten, jos syntyy kiistoja, on vaikeampaa puolustaa näkemystäsi ja todistaa, mitä tarkoitit tietyllä lauseella.

Liikekirjeen rekisteröintisäännöt velvoittavat kirjoittajan soittamaan vastaanottajalle nimellä ja isännimellä, ennen kuin ilmoittamaan valitus "Hyvä (t) ...". Ja aina "Sinä", vaikka kirjeen vastaanottajalla olisi hyvä ystävällinen suhde.

Johdannossa sukunimen ja nimen ilmoittamisen lisäksi kerrotaan viestin päätarkoitus. Esimerkit yrityskirjeenvaihdosta tuntevat tarpeeksi malleja ja leimoja tällaisiin tapauksiin: "Edellisen kirjeen yhteydessä ...", "Muistutamme sinua ...", "Ilmoitamme ..." ja muut.

Pehmennä vastaanottajalle epäedullista vastausta (tarjouksen hylkääminen, yhteistyöstä kieltäytyminen) lauseilla: "Valitettavasti emme voi hyödyntää ehdotettuja ehtoja..." tai vastaavaa.

Ulkoiset paperityöt asiakirjat

Minkä tahansa liikekirje on kirjoitettava yrityksen kirjelomakkeelle, jossa on yrityksen tiedot ja kaikki yhteystiedot.

Muista kirjoittaa asiakirjan tarkka päivämäärä.

Arkin oikeassa yläkulmassa on vastaanottajan nimikirjaimet ja vastaanottavan yrityksen osoite.

Jaa teksti semanttisiin kappaleisiin, jotta lukijan on helpompi ymmärtää ja havaita se. Enintään 4-5 riviä.

Kaikkien sanojen kirjoittaminen isoilla (isoilla) kirjaimilla on huono muoto.

Kirjeeseen voidaan liittää asiakirjoja. Tässä tapauksessa ne on lueteltu erillisellä rivillä arkin vasemmassa alakulmassa. Tekijä: liiketoiminnan etiketti vastaus kirjeeseen on oltava perillä 10 päivän kuluessa. Jos ongelma vaatii enemmän aikaa sen ratkaisemiseen, vastaanottajan on ilmoitettava siitä.

Varmista kirjoittamisen jälkeen huolellisesti, että tekstissä ei ole oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä. Jos sinulla on aikaa, laita kirje sivuun ja palaa siihen myöhemmin uudelleen. Pääsääntöisesti havaitaan epätarkkuuksia, joita ei aluksi huomattu. Tämä neuvo on tärkein, kun vastataan asiakkaan valitukseen. Lukutaidottomalla kirjeellä ei pidä ärsyttää ihmistä vielä enemmän.

Kun asiakirja on kirjoitettu ja tarkistettu pari kertaa, tulosta se A4-paperille. Tätä kokoa käytetään tavallisesti kaikkeen kirjeenvaihtoon, vaikka itse teksti vie vain puolet sivusta.

Tarkista tulostimen muste ennen tulostusta tahrojen ja huolimattomuuden välttämiseksi.

Joissakin tapauksissa voit liittää asiakirjaan käyntikorttisi ja itse tulostetun arkin läpinäkyvään tiedostoon.

Myös yrityksen logolla varustettu yrityskuori on hyvä muoto.

Säännöt liikekirjeenvaihdosta epävirallisessa tasossa ovat usein tunteisempia kuin sisällä yrityspaperit, ja vähemmän leimattu. Lyhenteet sopivat tähän, värikkäiden adjektiivien käyttö esimerkiksi onnitteluissa: hämmästyttävä, sympaattinen, ystävällinen.

yrityssähköpostit

Sen tosiasian, että et lähetä kirjeenvaihtoa kirjekuoressa postiverkon kautta, ei pitäisi rentoutua. Yrityskirjeenvaihdon säännöt pätevät myös näissä tapauksissa.

Osaavat ja oikeat sähköiset liikeviestit luovat positiivisen kuvan sekä yrityksestä että yksilöstä. Maine liiketoiminnassa on paljon arvokasta!

Sähköpostikirjeenvaihdon perussäännöt

Työntekijä sähköpostiosoite käytä vain ohjeiden mukaan.

Kiinnitä huomiota postilaatikon nimeen. Älä salli vääriä nimiä, kuten "vauva", "supermies" työskennellessäsi, vaikka ne olisi ilmoitettu englanninkielisessä tekstikirjoituksessa.

Täytä aina "aihe"-sarake, muuten kirjeesi saattaa päätyä roskapostiin. Kuvaukset, kuten "suunnitelma", "luettelo", " tarjous", "raportti" ei toimi. Vastaanottajan postilaatikossa voi olla melko paljon samankaltaisia kirjaimia. Määritä mahdollisimman tarkasti, mistä viestisi on. Älä käytä viittä sanaa enempää. Kirjoita aihe isolla kirjaimella. Älä laita pistettä loppuun.

Jos vastaat aiemmin saamaasi sähköpostiin, muista poistaa "Re" aiheriviltä.

Viestintätyyli

Säilytä liikekirjeen muoto. Poista uhkaava, anottava, käskevä ääni.

Sähköisen liikekirjeenvaihdon säännöt eivät salli hymiöiden, suuren määrän kysymys- tai huutomerkkien käyttöä tekstissä.

Olla kohtelias. Pakollinen tervehdys alussa ja jäähyväiset keskustelukumppanille ovat hyvä muoto. Esimerkiksi "Kunnioituksella ..." tai näin: "Ystävällisin terveisin ...".

Yrityssähköposti ja sen kultainen sääntö»: älä sekoita useita eri aiheista. On parempi lähettää sarja kirjeitä.

Sähköpostin tulee olla kaksi kertaa paperia lyhyempi.

Työskentely liitteiden kanssa

Jos lähetettävää tietoa on liikaa, älä laita kaikkea kirjeen runkoon, vaan liitä se erillisinä asiakirjoina liitteenä.

Nimeä laatimasi asiakirjat vastaanottajan helpottamiseksi hänelle ymmärrettäviksi nimiksi. Tämä osoittaa kiinnostuksesi ja voittaa sinut. Mieti, kuinka monta työkansiota vastaanottajalla on tietokoneella ja kuinka hän etsii kirjettäsi niiden joukosta.

Muista kertoa vastaanottajalle lähettämistäsi tiedostoista, jotta hän ei pidä niitä vahingossa viruksina. Arkistoi suuria asiakirjoja.

Ja mikä parasta myös iso investointi(alkaen 200 kb) lähettää muilla tavoilla, esimerkiksi ftp-palvelimen kautta.

Muoto, kuten COM, EXE, CMD, PIF ja monet muut, jotkut sähköpostipalvelimet eivät salli ja estävät.

Jos kirjeesi vastaanottajia oli useita, älä ole liian laiska poistamaan joka kerta kaikkia todisteita joukkolähetyksestä. Vastaanottaja ei tarvitse tällaisia lisätietoja ollenkaan. "Sokea kopio" -komento auttaa sinua.

Sähköpostitse tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa koskevat säännöt edellyttävät kirjeenvaihdon vastaanottamisesta ilmoittamista toiselle osapuolelle. Jos tällä hetkellä ei ole mahdollista vastata, ilmoita tästä keskustelukumppanille. Tallenna kirjeenvaihtohistoria välttääksesi lisäkysymykset ja käsittelyt.

Jos vastaus on tärkeä ja kiireellinen, siitä saa lisäksi ilmoittaa vastaanottajalle puhelimitse, Skypellä tai ICQ:lla. Jos edes tämän jälkeen positiivista tulosta ei voitu saavuttaa, muistuta itseäsi uudelleen.

Ei ole harvinaista, että asiakirjaa pyydetään palauttamaan tyhjä kirje liitteenä olevalla tiedostolla. Sitä ei voida hyväksyä. Esimerkit liikekirjeenvaihdosta edellyttävät asiaankuuluvien tietojen pakollista sijoittamista asiakirjan runkoon. Esimerkiksi tämä: "Lähetän tarvittavat tiedot pyyntöösi."

Muista merkitä koordinaatit kirjeen loppuun: kaikki käytettävissä olevia tapoja yhteydet, asema, yrityksen verkkosivut, linkit sosiaalisiin verkostoihin.

Kun kirjoitat organisaation yhteystietoja, anna mahdollisimman paljon tietoa - puhelinnumero suuntanumerolla, osoite postinumerolla. Loppujen lopuksi viestintäsi ei tapahdu vain alueesi asukkaiden kanssa. Jos sinulla on kaikki tiedot, on sinuun helpompi ottaa yhteyttä.

Ja viimeinen sääntö: sen, joka aloitti kirjeenvaihdon, on lopetettava sähköinen dialogi.

Johtopäätös

Liiketoiminnan kirjoittaminen on herkkä asia. Joskus yksi silmäys riittää muodostamaan varman käsityksen ihmisestä ja hänen edustamastaan organisaatiosta. Liiketoiminnan kirjoittamisen sääntöjen tunteminen voi viedä pitkälle urallasi.

Yksi etiketin tärkeimmistä osista on liikekirjeenvaihto.

Tietysti täällä on tiettyjä malleja, ja niitä käsitellään ehdottomasti tässä artikkelissa. Yrityskirjeenvaihdon säännöt ovat olleet standardoituja jo pitkään. Nykyinen GOST R.6.30-2003 auttaa sijoittamaan tekstin oikein arkille, kertomaan, mitä sisennyksiä, marginaaleja ja fontteja tehdä. Liikekirjeenvaihdolle on ominaista puheenvuorojen tasaisuus ja toisto.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyypit

Asiakirjojen käsittely tapahtuu paperilla ja sähköpostitse.

Kaikki yrityksen kirjeenvaihto voidaan jakaa ehdollisesti seuraaviin ryhmiin:

Virallinen / epävirallinen kirjeenvaihto;

Sisäinen ja ulkoinen.

Virallinen kirjeenvaihto sisältää kaupalliset tarjoukset, kiitoskirjeet ja takuut, kauppasopimukset, tilaukset yritykselle, työvelvollisuudet, pyynnöt, vaatimukset, vaateet.

Epävirallinen kirjeenvaihto on erilaisia liikekumppaneiden, asiakkaiden, työntekijöiden onnitteluja; surunvalittelut, anteeksipyynnöt, kutsut ja kiitos.

Sisäiset asiakirjat liikkuvat vain yhden yrityksen osastojen välillä, kun taas ulkoiset asiakirjat menevät sen ulkopuolelle.

Yrityskirjeenvaihdon säännöt: Sisältö

Päävaatimus on kirjeen lyhyys ja kapasiteetti. Älä venytä tekstiä usealle sivulle. Paras konstisi on pysyä yhdessä.

Vältä kaksinkertaisia tulkintoja kirjeessä, muuten, jos syntyy kiistoja, on vaikeampaa puolustaa näkemystäsi ja todistaa, mitä tarkoitit tietyllä lauseella.

Pehmennä vastaanottajalle epäedullista vastausta (tarjouksen hylkääminen, yhteistyöstä kieltäytyminen) lauseilla: "Valitettavasti emme voi hyödyntää ehdotettuja ehtoja..." tai vastaavaa.

Ulkoiset paperityöt asiakirjat

Kaikki liikekirjeet on kirjoitettava yrityksen kirjelomakkeelle, jossa on yrityksen tiedot ja kaikki yhteystiedot.

Muista kirjoittaa asiakirjan tarkka päivämäärä.

Arkin oikeassa yläkulmassa on vastaanottajan nimikirjaimet ja vastaanottavan yrityksen osoite.

Jaa teksti semanttisiin kappaleisiin, jotta lukijan on helpompi ymmärtää ja havaita se. Enintään 4-5 riviä.

Kaikkien sanojen kirjoittaminen isoilla (isoilla) kirjaimilla on huono muoto.

Kirjeeseen voidaan liittää asiakirjoja. Tässä tapauksessa ne on lueteltu erillisellä rivillä arkin vasemmassa alakulmassa. Liikeetiketin mukaan vastaus kirjeeseen tulee saada 10 päivän kuluessa. Jos ongelma vaatii enemmän aikaa sen ratkaisemiseen, vastaanottajan on ilmoitettava siitä.

Kun asiakirja on kirjoitettu ja tarkistettu pari kertaa, tulosta se A4-paperille. Tätä kokoa käytetään tavallisesti kaikkeen kirjeenvaihtoon, vaikka itse teksti vie vain puolet sivusta.

Tarkista tulostimen muste ennen tulostusta tahrojen ja huolimattomuuden välttämiseksi.

Joissakin tapauksissa voit liittää asiakirjaan käyntikorttisi ja itse tulostetun arkin läpinäkyvään tiedostoon.

Myös yrityksen logolla varustettu yrityskuori on hyvä muoto.

Säännöt liike-elämän kirjeenvaihdosta epävirallisessa tasossa ovat usein tunteisempia kuin liikepapereissa ja vähemmän leimattuja. Lyhenteet sopivat tähän, värikkäiden adjektiivien käyttö esimerkiksi onnitteluissa: hämmästyttävä, sympaattinen, ystävällinen.

yrityssähköpostit

Sen tosiasian, että et lähetä kirjeenvaihtoa kirjekuoressa postiverkon kautta, ei pitäisi rentoutua. Yrityskirjeenvaihdon säännöt pätevät myös näissä tapauksissa.

Osaavat ja oikeat sähköiset liikeviestit luovat positiivisen kuvan sekä yrityksestä että yksilöstä. Maine liiketoiminnassa on paljon arvokasta!

Sähköpostikirjeenvaihdon perussäännöt

Käytä työsähköpostiosoitettasi vain sille tarkoitettuun tarkoitukseen.

Kiinnitä huomiota postilaatikon nimeen. Älä salli vääriä nimiä, kuten "vauva", "supermies" työskennellessäsi, vaikka ne olisi ilmoitettu englanninkielisessä tekstikirjoituksessa.

Täytä aina "aihe"-sarake, muuten kirjeesi saattaa päätyä roskapostiin. Kuvaukset, kuten "suunnitelma", "luettelo", "tarjous", "raportti" eivät toimi. Vastaanottajasi postilaatikossa voi olla melko paljon samankaltaisia kirjeitä. Kerro mahdollisimman tarkasti, mitä viestisi koskee. Älä käytä enempää kuin viisi sanaa. Kirjoita aihe isolla kirjaimella. Sinun ei tarvitse laittaa pistettä loppuun.

Jos vastaat aiemmin saamaasi sähköpostiin, muista poistaa "Re" aiheriviltä.

Viestintätyyli

Säilytä liikekirjeen muoto. Poista uhkaava, anottava, käskevä ääni.

Sähköisen liikekirjeenvaihdon säännöt eivät salli hymiöiden, suuren määrän kysymys- tai huutomerkkien käyttöä tekstissä.

Olla kohtelias. Pakollinen tervehdys alussa ja jäähyväiset keskustelukumppanille ovat hyvä muoto. Esimerkiksi "Kunnioituksella ..." tai näin: "Ystävällisin terveisin ...".

Yrityssähköposti ja sen "kultainen sääntö": älä sekoita useita eri aiheita yhteen viestiin. On parempi lähettää sarja kirjeitä.

Sähköpostin tulee olla kaksi kertaa paperia lyhyempi.

Työskentely liitteiden kanssa

Jos lähetettävää tietoa on liikaa, älä laita kaikkea kirjeen runkoon, vaan liitä se erillisinä asiakirjoina liitteenä.

Muista kertoa vastaanottajalle lähettämistäsi tiedostoista, jotta hän ei pidä niitä vahingossa viruksina. Arkistoi suuria asiakirjoja.

Ja on parasta lähettää liian suuret liitteet (alkaen 200 kt) muilla tavoilla, esimerkiksi ftp-palvelimen kautta.

Muoto, kuten COM, EXE, CMD, PIF ja monet muut, jotkut sähköpostipalvelimet eivät salli ja estävät.

Älä unohda ilmoittaa kirjeen lopussa koordinaatit: kaikki käytettävissä olevat viestintävälineet, asema, yrityksen verkkosivusto, linkit sosiaalisiin verkostoihin.

Ja viimeinen sääntö: sen, joka aloitti kirjeenvaihdon, on lopetettava sähköinen dialogi.

Johtopäätös

Viime vuosikymmeninä sähköpostin välityksellä tapahtuva yrityskirjeenvaihto on saavuttanut valtavan suosion ja siitä on tullut yksi tärkeimmistä yritysviestinnän tavoista. Nykyään on vaikea löytää henkilöä, joka ei käyttäisi sähköpostia ihmisten välisen viestinnän käytännössä. Tästä huolimatta monet esittävät nykyään kysymyksen: jotta kaikkia sääntöjä noudatetaan? Kuinka käyttää pätevää kirjettä vastaanottajalle hyvä vaikutelma lähettäjästä?

Tässä artikkelissa kuvataan sähköpostilla käytävän kirjeenvaihdon säännöt ja käytännön neuvoja Artikkelissa esitelty , auttaa sinua oppimaan oikean liikeviestinnän sähköposteja kirjoitettaessa.

Monet ihmiset aloittavat työpäivänsä tarkistamalla postilaatikossaan uusia viestejä. Mutta valitettavasti tämän tiedonvaihtomenetelmän yleisyydestä huolimatta monet eivät osaa käyttää liikekirjeen kieltä oikein ja ottavat sähköpostit epävirallisena viestintätapana.

Toimitusnopeuden ansiosta se yksinkertaistaa tärkeiden virallisten asiakirjojen, lomakkeiden, hakemusten vaihtoa, mutta täälläkin tehdään virheitä kirjeiden lähettämisessä. Usein käy niin, että kun kirjoitat sähköpostia tiedostoja vaihdettaessa, vastaanottajat eivät jostain syystä kirjoita kansiesseitä eivätkä syötä aiheita, mikä voi vaikeuttaa vastaanottajien työtä. Tämän artikkelin tarkoitus on vastata kysymykseen: kuinka lähettää sähköpostia ja noudattaa kaikkia sähköpostin kautta tapahtuvan kirjallisen viestinnän sääntöjä?

Sähköpostia kirjoitettaessa kaikki annetut kentät on täytettävä

Yrityssähköpostin kirjeenvaihtosäännöt velvoittavat kirjeen lähettäjän täyttämään kaikki sähköpostissa annetut kentät, kuten vastaanottajan ja kirjeen lähettäjän osoitteen ja nimen. Muista kuvata aihetta, joka kuvaa lyhyesti lähetettävän kirjeen olemusta. Hyvin usein lähetetyn kirjeen kohtalo ja siinä esitetyn ongelman ratkaisemisen nopeus riippuvat oikein kuvatusta aiheesta. Yrityssähköpostin tulee alkaa tervehdyksellä – tämä yksinkertainen vastaanottajaa kohtaan osoitettu kunnioitus on erittäin tärkeä kirjeenvaihdossa. Tervehdyksen jälkeen tulee seurata tekstiä, jota kutsutaan "kirjeen rungoksi", ja lopussa jätetään allekirjoitus, esimerkiksi "Kunnioittavasti, Brisov Petr Ivanovich."

Terveisiä liikekirjeenvaihdossa

Tässä vaiheessa kannattaa kiinnittää huomiosi tarkemmin, sillä kunnioituksen ele on erittäin tärkeä kaikilla yritysviestinnän osa-alueilla. Optimaalinen tervehdyslause on "Hyvää päivää" tai "Hei". Liikekirjeen käyminen sähköpostitse rajoittaa lähettäjää käyttämästä lauseita "Hyvää iltaa" tai " Hyvää huomenta”, koska vastaanottaja saattaa lukea kirjeen paljon myöhemmin kuin vastaanottaa sen. Ei myöskään ole oikein käyttää tervehdyksessä käytettyjä puhekielisiä ilmaisuja.

Tervehdyssanan tai -lauseen jälkeen vastaanottajalle tulee puhua nimellä ja isännimellä, ja jos nimi on lähettäjälle tuntematon, tämä hetki voidaan ohittaa. Tämän jälkeen voit siirtyä kirjeen tarkoituksen esittelyyn.

Liitteet yrityssähköpostin kirjeenvaihdossa

Jos kirjeen päätarkoituksena ei ole vain kirjallinen selostus ja asian olemuksen esittely, vaan myös tiedoston lähettäminen, on parempi liittää eteenpäin lähetetty kohde ensin. Usein käy niin, että monet lähettäjät, huolimattomuudesta johtuen, todettuaan asian olemuksen kirjeen tekstissä, unohtavat liittää tarvittavan liitteen. Tällainen huolimattomuus voi heikentää liikekirjeen lähettäjän liikemainetta.

Sähköpostiosoitteen tulee olla tunnistettavissa ja ytimekäs.

Yrityssähköpostin kirjeenvaihdon säännöt velvoittavat lähettäjää käyttämään tunnistettavaa sähköistä nimeä, jonka tulee sisältää totuudenmukaiset tiedot lähettäjän nimestä. Viralliset kirjeet ja vetoomukset näyttävät erittäin epätiiviiltä ja tyhmiltä, kun sähköpostiosoitteeseen merkitään epävirallisia ilmaisuja tai sanoja, esimerkiksi sähköpostiosoite "limon_petya". Se näyttää erittäin epätasapainoiselta aikuiselle. Yrityskirjeenvaihtoa varten on parempi luoda erillinen sähköposti ja noudattaa yrityssähköpostin kirjeenvaihdon etikettiä.

Pikavastaus (vastaus) -toiminnon käyttäminen vastataksesi aiemmin vastaanotettuihin sähköposteihin

Vastaus- tai vastaustoiminto (lyhennetty Re:) auttaa käyttäjää nopea tapa vastata lähettäjän aiemmin lähettämiin viesteihin. Tällä toiminnolla on myös yleinen kyky lukea aikaisempi kirjeenvaihto keskustelukumppanin kanssa tietystä aiheesta. Mutta yrityssähköpostin kirjeenvaihdon säännöt velvoittavat lähettäjän nimeämään uudelleen liikekirjeen aiheen, jos keskustelun olemus muuttuu kirjeenvaihdon aikana.

Ennen kuin lähetät liikekirjeen, tarkista kirjoitus- ja välimerkkivirheet.

Sähköposti yksinkertaistaa tiedonvaihtoa, mutta liikekirjeenvaihdossa ei pidä laiminlyödä venäjän kielen sääntöjä, sillä huolimattomasti tehty virhe voi vaikuttaa lähettäjän auktoriteettiin. Ennen kuin lähetät kirjeen, sinun on tarkistettava teksti useita kertoja ja tarkistettava huolellisesti kirjoitus- ja välimerkkivirheiden varalta. Monissa sähköpostiohjelmissa on oikeinkirjoituksen tarkistus, joten kiinnitä huomiota punaisella alleviivattuihin sanoihin. Jos epäilet oikeinkirjoitusta, sinun tulee etsiä apua Internetistä tai tarkistaa oikeinkirjoitus oikeinkirjoitussanakirjasta.

Osoitekenttä on täytettävä viimeisenä.

Keskeneräisten tai muokkaamattomien kirjeiden lähettämisen välttämiseksi liikekirjeen vastaanottajan osoite tulee syöttää viimeisellä hetkellä ennen lähettämistä. Tämä sääntö sisältyy myös yrityssähköpostin perusteisiin. Näin käy, kun täytät vastaanottajakenttää Sähköposti voi tarjota luettelon aiemmin käytetyistä vastaanottajista, sinun tulee myös keskittyä tähän, jotta et vahingossa lähetä koottua liikekirjettä kolmannelle osapuolelle.

Liikekirjeen jäsentäminen

Tekstin jäsentelysäännöt eivät koske vain paperia, vaan myös sähköpostin kautta tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa koskevia sääntöjä. Vastaanottajan ei ole aina kätevää lukea suuria määriä tekstiviestejä näyttöruudulta. Tämän asian yksinkertaistamiseksi sinun tulee jakaa teksti loogisesti muotoiltuihin pieniin kappaleisiin ja välttää monimutkaisia lauseita kirjoittaessasi liikekirjeiden tekstiä. Liikekirjeen yhden virkkeen optimaalinen pituus saa olla enintään viisitoista sanaa.

Liikekirjeen olemus tulee ilmaista ansioiden perusteella

Liikekirjeen määritellyn aiheen lisäksi vastaanottajaa tulisi kiinnostaa myös leipätekstin selkeästi muotoiltu ensimmäinen ja toinen virke. Lähettäjän tehtävänä on kertoa kirjeen alussa sen ongelman tai asian ydin, jossa hän kääntyy vastaanottajan puoleen. Ensimmäisessä virkkeessä tulee mainita liikekirjeen lähetystarkoitus. Esimerkki: "Ilmoitamme, että 02.01.2017 päivätyn sopimuksen nro 45 velvoitteen ehdot "Toimituksesta irtotavarat' ovat loppumassa. Sopimuksen jatkamiseksi sinun tulee toimittaa uusi asiakirjapaketti. Määrätyn tarkoituksen ansiosta vastaanottajalla on mahdollisuus syventyä liikekirjeen pääideaan. Jos kirjeen teksti on liian suuri, on parempi käyttää objektin liittämistoimintoa liitteenä tekstidokumentin muodossa, mutta samalla tekstikenttään kannattaa jättää kansiessee, joka valaisee liikekirjeen. Esimerkki: "Lähetämme sinulle sähköisen kopion Mak-Stroy LLC:n kirjeestä tarkistettavaksi. Pyydämme ystävällisesti ilmoittamaan meille päätöksestäsi, joka koskee 2.1.2017 päivätyn sopimuksen nro 45 "Irtomateriaalitoimitukset" jatkamista kirjeessä mainittuun määräaikaan asti.

Jokaiseen yrityssähköpostiin on vastattava.

Olla olemassa negatiivisia esimerkkejä liikekirjeenvaihto, kun vastaanottaja jättää liikekirjeen jostain syystä huomiotta. Joskus voi todellakin olla tilanteita, jolloin vastausta ei voida antaa tietyistä tilanteista johtuen, esimerkiksi ongelman ratkaisuaika voi kestää useita päiviä tai vastaanottaja on mietteliässä eikä pysty heti vastaamaan esitettyyn kysymykseen. Tässä tapauksessa tästä asiasta tulisi antaa lyhyt kommentti, esimerkiksi "Hei, Petr Ivanovich. Olen vastaanottanut kirjeesi, mutta tänään minun on vaikea vastata, koska minun on neuvoteltava ylemmän johdon kanssa. Ilmoitan ongelmastasi toimitusjohtajalle yrityksemme ja antaa virallisen vastauksen viikon loppuun mennessä. Ystävällisin terveisin, myyntipäällikkö Belov Ivan Gennadievich.

On hyvä muistaa, että jos vastausta ei ole annettu kolmen arkipäivän kuluessa, niin liikekirjeen vastaanottajan vaikeneminen voidaan arvioida välittämättä jättämiseksi ja viestistä kieltäytymiseksi lähettäjän kanssa.

Kun kirjoitat vastauskirjeitä, sinun tulee vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin.

Jos vastaanottajalle lähetetty kirje on luonteeltaan kyselevä, niin kirjettä laadittaessa kysymyksiin tulee vastata siinä järjestyksessä, joka on vastaanotetun liikekirjeen tekstissä. Jos kysymyksiä on kysytty, lähettäjä toivoo saavansa niihin konkreettisia vastauksia. Kirjettä kirjoitettaessa vastauksia ei tule numeroida, sinun on vain ilmaistava ajatus järjestyksessä. Jotta voit vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin, sinun on ensin luettava vastaanotettu liikekirje uudelleen useita kertoja, ja jos kysymyksiä on liikaa, on parempi kirjoittaa ne erikseen, jotta et missaa. Jos joihinkin esitettyihin kysymyksiin on mahdotonta vastata, on syytä mainita, että tällä hetkellä vastausta ei jostain syystä voida antaa.

Älä käytä väärin lyhenteitä, tunnemuotoilua ja isoja kirjaimia

On kielteisiä esimerkkejä liikekirjeenvaihdosta, kun lähettäjät laimentavat sitä käyttämällä epävirallisia merkkejä hymiöiden muodossa. Niiden käyttö on suosittua viestinnässä sosiaalisissa verkostoissa Yrityskirjeenvaihdon säännöt eivät kuitenkaan hyväksy tällaisia tunteiden ilmenemismuotoja, koska vastaanottaja ei välttämättä tiedä niiden todellista merkitystä ja pitää niitä välimerkkivirheinä, joita hän ei ymmärrä.

Kannattaa myös kieltäytyä kirjoittamasta tekstiä isoilla kirjaimilla. Internetissä isoilla kirjaimilla kirjoitettuja sanoja kutsutaan "huutolauseiksi", ja useammin tällaisilla lauseilla on negatiivinen konnotaatio. Vastaanottaja voi työsähköpostia lukiessaan pitää tällaista kirjasinta negatiivisena, mikä vaikuttaa haitallisesti merkityksen käsitykseen. Jos liikekirjeessä on tarpeen korostaa minkä tahansa hetken merkitystä, on parempi käyttää johdantolauseita, esimerkiksi "Huomaa, että sinun on toimitettava asiakirjapaketti sopimuksen jatkamiseksi viimeistään 2.10. 2017” tai ”Huomaa, että sopimuksen jatkamista koskevat asiakirjat tulee toimittaa ennen 10.2.2017.

Älä lähetä arkaluonteisia tietoja sähköpostitse

Henkilökohtaisten tai luottamuksellisten tietojen siirtämiseksi on parempi kieltäytyä sähköisistä postilaatikoista, koska hyökkääjät uhkaavat siepata tietoja omiin itsekkäisiin tarkoituksiinsa. Tällaisia tietoja voivat olla: puhelinnumerot, salasanat osoitteesta pankkikortit, henkilökohtaiset pankkitilit jne. On tärkeää muistaa, että tiedot tallennetaan sähköpostiagentin palvelimelle ja ne voidaan varastaa hakkeroinnin yhteydessä.

Kirjeen lopussa tulee olla lähettäjän allekirjoitus.

Kuten aiemmin mainittiin, jokaisen lähetetyn sähköpostin tulee sisältää erityinen allekirjoitus. Usein postilaatikoiden kehittäjät ottavat käyttöön allekirjoituslohkon toiminnon, johon voit syöttää tietosi asemasta, nimestä ja puhelinnumerosta. Tämän jälkeen tämä lohko näytetään automaattisesti jokaisen kirjaimen lopussa, mikä helpottaa kirjoittamista. Allekirjoitus on tärkeää kirjoittaa oikein, jotta vastaanottajalla on mahdollisuus ottaa yhteyttä lähettäjään oikein vastatessaan kirjeeseen. Esimerkki allekirjoituksesta voisi näyttää tältä: "Kunnioittavasti, Nikolai Aleksandrovitš Petrov, +79810000000."

Tehdessään johtopäätöksiä voidaan todeta, että ymmärtääksesi kuinka käydä kirjeenvaihtoa sähköpostitse, sinun ei tarvitse hallita ylimääräisiä ja monimutkaisia perusteita. On vain noudatettava etiketin alkeellisia sääntöjä ja noudatettava venäjän kielen normeja.

Ennen tietyn viestin laatimista on muistettava liikekirjeen ja henkilökohtaisen kirjeen etiketin ero. Tärkeintä on tarkkailla valitun aiheen esittämisen luottamustasoa. Vastaanottaja on todennäköisemmin kyllästynyt tästä tai tuosta ongelmasta ja yrittää osallistua esitettyjen kysymysten ratkaisemiseen, jos hän tuntee elävän kommunikoinnin kirjeen riveissä. Siksi nykyajan liike-elämän kirjoitusetiketin tuntevat eivät sisällytä tekstiin sellaisia anakronismeja kuin "perustuu tosiasiaan", "sinun pitäisi" tai vielä unohdetumpi "täten ilmoitan".

Ominaisuudet

Liikekirjeissä on säilytetty tavoitteen fokus ja selkeä määrittely, tosiasioiden esittämisen johdonmukaisuus, ehdotusten ja pyyntöjen täsmällisyys, toimia ja tekoja koskevien viestien tietosisältö. Liikekirjeitä alettiin laatia rennommin, mutta ne eivät kuitenkaan saaneet henkilökohtaisen kirjeenvaihdon piirteistä avoimia emotionaalisia lausuntoja, epiteettejä ja vertailuja, vanha liikekirjeetiketti voittaa täällä edelleen. Ja juuri siksi, että tällaisen viestin tarkoituksena on, kuten ennenkin, ehdotuksen tekeminen, jonka jälkeen on välttämättä annettava täsmällinen vastaus, liikekirjeen kirjoittajan vaikutuksen pitäisi olla erittäin suuri, koska se rohkaisee vastaanottajaa ryhtyä erityisiin toimiin. Lisäksi teksti on koottu siten, että kirjoittajan näkökulma ei edusta hänen omaa suhtautumistaan ongelmaan, vaan molempia osapuolia hyödyttäviä etuja sen ratkaisemisessa.

Liikekirjeen etiketti määrää, että pronominia "minä" ei saa käyttää, kuten henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa on tapana, mutta tässä toisen pronominin - "sinä" - painottaminen on sopiva. Jos liikeviesti on kirjoitettu virheettömästi, painettu siististi, teksti on sijoitettu kaikkien sääntöjen ja olemassa olevien vaatimusten mukaisesti, ja siksi se luetaan paitsi helposti, myös mielellään, kirjeenvaihto jatkuu varmasti. Vaikka nykyäänkin on hyvin usein tarpeen purkaa hassuja kierrettyjä lauseita, etsiä subjektia ja predikaattia päästäkseen niihin sisältyvän merkityksen pohjaan. Liikekirjoituksen säännöt muuttuvat nyt hyvin nopeasti. Kuinka hyvä sävy olikaan kirjoittaa käsin. Silloin voi olla varma, ettei viesti ollut kopiointi. Kuinka paljon persoonallisuutta tässä viestissä saattoi nähdä ja kunnioitusta lisättiin aina vastaanottajan ja kirjoittajan väliseen suhteeseen. Harmi, että tämä tapa on täysin vanhentunut, ja melkein kaikista kirjeistä on nyt tullut sähköisiä.

Nykyaikaiset säännöt

Liikekirje, jonka näyte esitetään alla, edustaa nykyaikaisen sivistyneen toiminnan vastaavuutta. Nykyään ei ole yhtä erilaisia sääntöjä, joita on noudatettava. Tosin verrattuna virallinen kieli, joka oli olemassa maassa noin viisikymmentä vuotta sitten, nämä säännöt näyttävät enemmän vivahteilta tai erityisiltä hienouksilta. Ensinnäkin, kuten liikekirjeen säännöt määräävät, sinun on käytettävä tervehdystä ennen tekstin alkua henkilökohtaisessa vetoomuksessa vastaanottajallesi. Vaikka nyt yrityksissä ja kaikissa ei liian pienissä organisaatioissa on ISQ-muotoista sisäistä viestintää, jossa vastaus seuraa kysymystä, kysymys vastauksen perään ja tässä nopeassa kirjeenvaihdossa ei joka kerta nimellinen osoitus ole tarpeen. mutta oikea muotoilu Liikekirje tarkoittaa yksilöllistä keskittymistä, ja siksi henkilökohtainen vetoomus on välttämätön.

Kirjeen aihe nykyaikaisessa kirjeenvaihdossa sijoitetaan yleensä omaan kenttään ja se on täytettävä riittävästi eli sisällön mukaan. Kirjeen aiheen oikea muotoilu on puolet onnistumisesta, koska tämä on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Tarkka sanamuoto auttaa häntä virittymään oikea avain ja havaitse vastaanotetun tiedon nopeasti ja sisään kokonaan. Ja sinun on ehdottomasti ilmoitettava vastaanottajalle hänen vastauksensa saamisesta - tämä on hyvä sävy, osoitus kunnioituksesta kollegoita ja kumppaneita kohtaan, he tekivät tämän sata ja kaksisataa vuotta sitten, ja silloinkaan heillä ei ollut kiirettä elää ja tiesi tarkalleen kuinka kirjoittaa liikekirje. Nykyään sinun on vastattava nopeasti viestiin, jossa sähköposti auttaa - viestintä tapahtuu erittäin nopeasti. Jos et pysty vastaamaan heti, sinun on silti lähetettävä vastauksen saamisesta viesti, jossa voit määrittää seuraavan viestintäkerran ajan.

aika ja paikka

On muistettava, että psykologisesti vasteaikaraja kriittisessä arvossaan on neljäkymmentäkahdeksan tuntia. Näin on, jos automaattista vastaustoimintoa ei ole. Kun kaksi päivää on kulunut, vastaanottaja on jo täynnä luottamusta siihen, että hänen kirjeensä on jätetty huomiotta tai sisään paras tapaus- kadonnut. Liikekirjeen säännöt sisältävät myös tämän kohdan: älä viivyttele vastausta, koska tämä on asiakkaan korvaamaton menetys, ja kumppani alkaa murehtia ja miettiä kaikenlaisten suhteiden katkaisemista. Joka tapauksessa tämä on törkeä liikekirjeenvaihdon eettisten periaatteiden rikkominen. Jos haluat lähettää samat tiedot, voit yksinkertaisesti laajentaa postituslistaa. Kaikkien osoitteiden sijoittaminen yhteen "vastaanottaja"-kenttään lyhentää huomattavasti toimitusaikaa ja kumppanuuksien läpinäkyvyys säilyy: jokainen kirjeen vastaanottaja näkee luodun listan.

Hieno viesti kumppanuuksien jatkamiselle on kohtelias lause "kiitos etukäteen". Kuinka se kirjoitetaan liikekirjeeseen ja mihin osaan se sijoitetaan - jokainen päättää itse. Tietenkin vastaanottajan tulee nähdä se saatuaan tiedon ja kehotettuaan toimiin. Kirjeen lopussa, ennen kontaktilohkoa - eniten paras paikka tälle lauseelle. Muuten, yhteystiedoista: niiden pitäisi olla jokaisessa kirjeessä, ei vain ensimmäisessä. Tekijän puhelimia, asemaa ja kaikkea muuta ei voi pakottaa etsimään. Liikekirjeen muotoilu ei riipu kirjeenvaihdon kestosta. Sääntöjä tulee aina noudattaa. Ja jotta et arvaisi, saiko vastaanottaja kirjeen, on pyyntötoiminto. Vain tässä tapauksessa voit olla varma, että se on luettu. Kirjeenvaihtohistoria on tallennettava, et voi kirjoittaa vastausta uudella viestillä. Kuitenkin, kun koko viestintäsyöte välitetään tietyn ongelman ratkaisemiseksi, on muistettava paitsi alisteisuus, myös luottamuksellisuus. Jos kirjeenvaihto sisältää henkilötietoja, se on poistettava ennen kuin kolmannet osapuolet voivat lukea sen.

Jokainen meistä on kirjoittanut virallisia kirjeitä ja muistiinpanoja ainakin muutaman kerran elämässään. Missä tahansa olemmekin ja mitä tahansa teemme, millä tahansa alueella on liikekirjeenvaihtoa, joka on suoritettava joidenkin kohtien selventämiseksi, tietojen selkeyttämiseksi, kysymyksen esittämiseksi ja niin edelleen. Kun aiemmin tämä ilmiö oli yleisempi paperisovelluksissa ja kirjeiden välittämisessä esimiehille (sekä liikekumppaneille), niin nykyään tämä kategoria on yleistynyt ympäristössämme.

Sinun on tiedettävä, kuinka liikekirjeenvaihto tapahtuu oikein, vaikka tekisit vain tilauksen jossain verkkokaupassa ja haluaisit kommunikoida sen edustajan kanssa.

Tässä artikkelissa kuvataan joitain tärkeimpiä asioita, jotka muodostavat yritysviestinnän. Kiinnitämme huomiota siihen, mitä vivahteita tulee ottaa huomioon kirjeenvaihdossa kumppaneidemme kanssa; mitä ei pidä laiminlyödä, jos et halua näyttää epäpätevältä ja epäkohteliaalta keskustelukumppanille, ja muista myös säännöt, joita tulee noudattaa missä tahansa tilanteessa.

Missä käytettävissä

Ilmeisesti työnkulussa käytetään useimmiten yrityskirjeenvaihtoa. Jos työskentelet yrityksessä, kohtaat varmasti tarpeen laatia tämäntyyppinen kirjeenvaihto. Sikäli kuin me puhumme liikehetkistä on helppo ymmärtää, että kirjoitustyyli tulee olla sopiva - mahdollisimman muodollinen ja virallinen.

Sen yrityksen työntekijöiden lisävaikutelma, jossa kirje lähetetään sinusta ja yrityksestäsi riippuu siitä, kuinka hyvin onnistut luomaan liikekirjeenvaihtoa. Siksi tekstin kirjoitusprosessiin ja sen suunnitteluun tulee suhtautua mahdollisimman vastuullisesti.

Ensinnäkin, jos etsit, miten liikekirjeenvaihtoa käydään, suosittelemme tutustumaan ohjeisiimme. Siinä, kuten jo edellä todettiin, esittelemme sekä joitain teoreettisia kohtia että käytännön asioita. Artikkelin lopussa yritämme antaa esimerkkejä muodolliselle kirjoitustyylille tyypillisistä liikevaihdoista. Loppujen lopuksi tämän artikkelin tietokannan avulla voit itse laatia korkealaatuisia tekstejä jatkoviestintään vastapuolten kanssa.

Kirjeenvaihtotyypit

Välittömästi kiistellessäni siitä, mitä liikekirjeenvaihto on, haluaisin kiinnittää huomiota sen tyyppeihin. Joten voit valita tiedustelukirjeen ja vastaavasti vastauskirjeen; tiedotuskirje (lähetetään useimmiten asiakkaalle); kiitollisuus (kiitollisuuden merkiksi tehdystä palvelusta), ilmoituskirje, muistutus, varoitus; suosituskirje; takuu ja saatekirje. Itse asiassa nämä ovat vain yleisimmin käytettyjä tyyppejä, jotka muodostavat sekä todellisen että sähköisen yrityskirjeenvaihdon. Siksi tapaamme heidät käytännössä useimmiten.

Rakenne

On loogista, että minkä tahansa kirjeen kirjoittamiseen sopivamman organisaation kannalta olisi hyödyllistä työskennellä sen tietyn rakenteen tai suunnitelman kanssa. Näin voit jakaa tehtävän pienempiin vaiheisiin, jotka on paljon helpompi suorittaa. Mieti esimerkiksi kirjeesi riviä niin, että se kattaa aiheet, jotka sinun on ilmaistava mahdollisimman tarkasti. Jos esimerkiksi kirjoitat kysymyksen tämän tai toisen tuotteen hinnasta, yritä kertoa lyhyesti motiivi: miksi kirjoitat yritykselle (koska haluat ostaa tai tilata tämän tai toisen tuotteen); Selvitä päätavoite (selvittää, kuinka paljon 10 yksikön tuotteen tilaaminen tietyillä vaihtoehdoilla maksaa). Lopuksi täsmennä, missä muodossa haluat laskelman, ja kysy, onko tällaisesta tuotantomäärästä alennusta.

Tietenkin nämä tiedot ovat jo ilmeisiä - sinun tarvitsee vain jäsentää loogisesti, mitä haluat kirjoittaa. Lisäksi emme saa unohtaa suunnittelua ja vaatimuksia. Puhumme tästä tarkemmin myöhemmin.

Kirjoitusvaatimukset

Joten liikekirjeenvaihdon säännöt sanovat, että kaikkien kirjeiden tulee olla ensinnäkin lyhyitä. Tämä on pääsääntö, että se luetaan. Samaa mieltä, me kaikki emme pidä siitä, että meillä on suuri määrä tietoa. Jos tämä on liikekirje, sen ei pitäisi olla valtava - tässä tapauksessa se voidaan yksinkertaisesti jättää huomiotta. Jos et voi lyhentää tietoja heti, tee se kirjeesi ensimmäisen luonnoksen kirjoittamisen jälkeen.

Toiseksi kumppanisi (kirjeenvaihtoon osallistuvan) on ymmärrettävä, mistä on kysymys. Eli kirjeen tulee olla informatiivinen ja ymmärrettävä. Sen tulee sisältää tiedot, jotka haluat välittää siten, että vältytään lisäkysymyksiltä eikä tuhlaa aikaa yksityiskohtien selventämiseen.

Kolmanneksi kirje tulee tehdä mahdollisimman kunnioittavasti kumppaniasi tai yrityksen työntekijää kohtaan, joka sen lukee. Se on totta - mitä enemmän kunnioitat keskustelukumppaniasi, sitä todennäköisemmin hän vastaa pyyntöösi oikein ja lopulta saavutat halutun vaikutuksen.

Kirjeenvaihto englanniksi

Joissakin tapauksissa neuvottelut tulisi käydä englanniksi (tai millä tahansa muulla kielellä kuin venäjäksi). Tämä on normaalia, varsinkin jos on suhteita ulkomaisten urakoitsijoiden kanssa. On huomionarvoista, että liike-elämän kirjeenvaihdon säännöt koskevat kaikkia kieliä: vain tyylilliset käännökset voivat poiketa. Sinun tehtäväsi on valita sopivin tilanteeseen, jossa sinä ja kumppanisi (keskustelukumppanisi) olette.

liikekirjeenvaihto päällä Englannin kieli, vaatii varmasti sen omistamista tarpeeksi korkeatasoinen, joten jos tämä ei koske sinua, suosittelemme ottamaan yhteyttä ammattikääntäjiin. On tärkeää, että käännöksen suorittaa henkilö, joka puhuu erikoispuhetta, joka sisältyy liikekirjeenvaihdon kieleen.

Esimerkki. Johdanto

Jokaisessa keskustelussa on erittäin tärkeää, miten sen aloitat. Tässä suhteessa liikekirjeen etiketti ei eroa suorasta viestinnästä: ensimmäinen askel on tervehtiä keskustelukumppania ja jollain tavalla esitellä hänet keskusteluun. Tervehdys voi olla tavallinen "Hei", mutta esittelyn tulisi olla henkilökohtaisempi. Voit esimerkiksi määrittää kirjeellesi lyhyen tarkoituksen ("Otamme sinuun yhteyttä selvittääksemme tietoja tuotteestasi. Ensinnäkin olemme kiinnostuneita "A1"-mallin hinnasta). Toinen vaihtoehto: "Jatkona meidän puhelinkeskustelu"A1"-mallin osalta kirjoitan sinulle tämän tuotteen kustannuksia koskevan kysymyksen kanssa). Voit myös yksinkertaisesti kuvailla tilannettasi: "Kirjoitan sinulle siitä syystä, että kumppanisi otti vuonna 2010 yhteyttä yritykseemme ja tarjoutui aloittamaan tämän alan yhteistyön puolestasi."

Materiaalin esittely

Lisäksi, kun olet kirjoittanut kirjeesi johdannon, sinun tulee tehdä selvennys siitä, miksi kirjoitat. Kun olet esimerkiksi kysynyt tuotteen hinnasta, määritä, mikä sinua kiinnostaa. Voit kirjoittaa vaikkapa näin: "Haluamme tilata tuotteen N:nnen kappalemäärän, mikäli se toimitetaan osoitteeseen X." Jos jatkat puhelinkeskustelua, voit kertoa pyyntösi - miksi kirjoitit henkilölle puhuttuasi hänen kanssaan puhelimessa (esimerkiksi vahvistaaksesi aikomuksen suorittaa kauppa): "Nimittäin: olemme kiinnostuneita tuote N, jos se toimitetaan vaihtoehdolla X". Jos otat huomioon kolmannen version, voit myös alkaa kehittää teemaa halusta tehdä yhteistyötä yrityksen kanssa. Kuvaile, että tämä on sinun etusi mukaista ja että kumppani saa erityistä hyötyä vuorovaikutuksestasi, jos hän suostuu siihen: "Olet kiinnostunut tietämään, että yrityksemme toimintalinja on muuttunut ja tullut vielä lähemmäksi yrityksesi edut."

Tuomita

Kaikenlainen liikekirjeenvaihto (myös antamissamme esimerkeissä on välttämättä tämä ominaisuus) vaatii loogisen järjestyksen. Jos kirjoitit aluksi siitä, miksi kirjoitat, sinun tulee tarkentaa ja laajentaa tätä ajatusta edelleen. Määrittele, mitä haluaisit keskustelukumppanilta laajemmin - ehkä houkuttele häntä hyötymään siitä, että hän suostuu työskentelemään kanssasi. Tämän osan, kaiken logiikan mukaan, pitäisi olla kirjeesi "huippu", lajinsa huipentuma. Jos alun perin lähestyit sujuvasti sitä, mikä kiinnostaa sinua ensin, niin tässä osassa sinun tulee "paljastaa kortit". Kaikki liikekirjeenvaihto (yllä olevat kirjaimet eivät ole poikkeus) tulisi rakentaa tällaista tasaista ylöspäin suuntautuvaa käyrää pitkin. Silloin riviesi lukija ymmärtää mieliallasi ja siten hänen on mukavampaa kommunikoida kanssasi. Älä tee äkillisiä hyppyjä, älä siirry aiheesta toiseen.

Kuten esimerkit osoittavat, jos haluat keskustella esimerkiksi kahdesta toisiinsa liittymättömästä aiheesta, voit jakaa artikkelin osiin jakamalla sen kappaleisiin. Tämä on kätevä sekä lukijalle, joka näkee visuaalisesti hetken, jolloin siirryt kysymyksestä toiseen; niin sinulle, koska tässä tapauksessa kirjoitat ikään kuin se olisi kaksi eri kirjainta.

Jos puhumme esimerkeistämme, meidän pitäisi kirjoittaa: "Lisäksi haluaisimme tilata uudelleen tuotteen N, josta olimme vuorovaikutuksessa kanssasi kuukausi sitten." Tai: "Oloimme sopivalla hinnalla haluamme tehdä kanssanne pysyvän yhteistyön tällä alueella ja laajentaa jakelukanavaa X-Y tuhatta yksikköä". Lopuksi voit myös sanoa: "Jos kiinnostuksesi kanssamme työskentelemiseen on edelleen voimassa, ilmoita siitä meille."

Joka toinen näyte yrityskirjeenvaihdosta on rakennettu tälle periaatteelle, joten siinä ei ole mitään väärää. Päinvastoin, otsikoiden korostaminen auttaa usein navigoimaan paremmin, koska se poistaa "kiinteän tekstin", tekee siihen eräänlaisia "ankkureita", joihin voi visuaalisesti kiinnittää.

Viimeinen osa

Lopuksi sinun tulee lopettaa kirjain samassa hengessä, jossa aloitit sen. Jos kirjoitat kiitollisuutta, kirjoita, että olet iloinen yhteistyöstä kuvailemasi yrityksen kanssa; jos tämä on kaupallinen tarjous, sinun tulee ilmaista kiitollisuus kirjeeseesi osoittamastasi huomiosta ja toivoa lisävuorovaikutusta tämän henkilön kanssa. Sinun on ymmärrettävä, että tapa, jolla lopetat kirjeesi, määrittää suurelta osin lopullisen mielipiteen sinusta ja yrityksestäsi. Kaikki liikekirjeenvaihto (kirjeesimerkit todistavat tämän koko ajan) on rakennettu kohteliaisuuteen - joten muista aina kiittää keskustelukumppania, ilmaista toivoa, kehua häntä tai jättää suosituksesi. Sinun tulee valita tekstisi loppu siten, että se vastaa täysin kirjeessä kuvattua ongelmaa.

Esimerkkejä: "Toivomme pitää sinut pitkäaikaisena kumppaninamme vakaan yhteistyön toivossa tulevassa toiminnassamme." Tai "Olemme vilpittömästi kiitollisia huomiostasi ja toivomme, että voimme kehittää yhteistyötä kanssasi tulevaisuudessa." Tai "Kiitos huomiostanne. Toivon, että voimme jatkossakin palvella etujasi N-markkinoilla."

Etiketti ja lukutaito

Älä koskaan unohda olla kohtelias. Kuten yllä korostettiin, se on tärkeää, jos olet kiinnostunut liikekirjeenvaihdosta. Lauseet, kuten "iloinen yhteistyöstä", "kiitos huomiosta", "anteeksi vaivasta", "nähdään mielellämme", "pidätkö meille seuraa" ja muut. Kaksi viimeistä viittaa muuten enemmän kutsuihin yritysjuhliin kuin liikekirjeeseen.

Lisää aina kunnioituksen osoituksena lauseisiin "ole hyvä", "kiitos", "ole ystävällinen" ja niin edelleen, jos se on tarkoituksenmukaista.

Yhtä tärkeää liikekirjeiden kirjoittamisessa on henkilön lukutaito. Tarkemmin sanottuna, jos teet vähintään yhden perusvirheen kirjeen luomisprosessissa, voit sanoa, että keskustelukumppani muodostaa sinusta täysin erilaisen mielipiteen kuin odotat. Siksi yritä kirjoittaa mahdollisimman oikein ja tarkista kaikki useita kertoja. Jos et osaa etsiä ja korjata virheitä itse, käytä oikolukijan palveluita tai erikoispalveluita. Tämä on hyvin yksinkertaista, mutta sen avulla voit luottaa tekstiisi.

Harjoittelua ja harjoittelua

Kuten yllä todettiin, verkossa on monia esimerkkejä valmiista liikekirjeistä mistä tahansa aiheesta. Emme lisänneet niitä tänne kokonaisuudessaan, koska itse asiassa tässä artikkelissa ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi tilaa niin suurelle tietomäärälle. Sen sijaan päätimme yksinkertaisesti esittää joitakin perussääntöjä ja periaatteita, joihin sinulla oli mahdollisuus tutustua edellä. Tämä ei kuitenkaan tietenkään ole kaikkia niitä vaiheita, jotka tulisi ottaa matkalla opiskellakseen yrityskirjoittamista. Itse asiassa käytännön kokemuksella on tärkein rooli tällä alueella.
Jos tutkit esimerkiksi 5-10 esimerkkiä valmiista kirjeistä ja luet myös artikkelimme ja poimit täältä joitain sääntöjä, voit pian kirjoittaa kirjeitä haluamallasi tavalla. Itse asiassa tämä riittää minkä tahansa kirjeen luomiseen liikekirjeenvaihdon puitteissa.

Valmiita esimerkkejä

Koska, kuten edellä mainittiin, niitä on valtava määrä valmiita esimerkkejä, opiskelijat ja aloittelevat asiantuntijat houkuttelevat käyttämään jonkun muun valmista käyttöaikaa tuottaakseen sen pohjalta oma projekti. Haluaisin sanoa, että tätä ei suositella käytännössä, koulutuksen aikana - kiitos.

Tutkiessasi, mitä muissa kirjeissä on kirjoitettu, pystyt helpommin navigoimaan kirjeenvaihdossasi selvitettävään. Tämä on normaalia, koska ihmisluonto on oppia suoraan kokemuksesta.

Totta, jos saat tehtävän laatia täysivaltainen liikekirje, yritä ensin käydä läpi esimerkit ja valita tehtävällesi sopivin. Sitten sinun on mukautettava se mahdollisimman paljon yleiskonseptin mukaan kehittämääsi tilanteeseen, mutta samalla kirjoitettava se uudelleen luodaksesi oman esitys- ja kirjoitustyylisi. Loppujen lopuksi ehkä pystyt välittämään tietoa paremmin ja tekemään itse viestinnästä tuottavampaa ja tehokkaampaa.

Opi ja harjoittele! Ja sinulle riittää lyhyt aika aika luoda omat liikekirjeet!