Uspjeh u aktivnostima bilo koje organizacije, komercijalne firme ili poduzeća neraskidivo je povezan s kulturom ponašanja i etiketom. Svi postupci menadžera, zaposlenika svakako moraju voditi računa o pravilima dobre forme i odgovarati situaciji.
Jedan od najvažnijih dijelova bontona je poslovna korespondencija
Procjenjuje se da se skoro 50% vremena na poslu provodi čitajući papire i poštu. Ali to je neophodno, jer kompetentna poslovna korespondencija može značajno povećati promet kompanije, ubrzati interakciju različitih službi i odjela.
Naravno, ovdje postoje određeni obrasci i o njima će se svakako govoriti u ovom članku. Pravila poslovnu korespondenciju odavno su standardizovani. Postojeći GOST R.6.30-2003 će vam pomoći da pravilno postavite tekst na list, reći će vam koje uvlake, margine, fontove da napravite. Poslovnu korespondenciju karakteriše ujednačenost i ponovljivost govornih obrta.
Ipak, svako pismo je individualno. Identitet pošiljaoca, njegova pozicija, situacija i adresat ostavlja veliki pečat na njega. U određenoj mjeri, poslovna korespondencija je kombinacija kreativnosti i napornog rada.
Vrste poslovne korespondencije
Promet dokumenata se vrši na papiru i putem elektronske pošte.
Sva korespondencija u preduzeću može se uslovno podeliti u sledeće grupe:
Službena/nezvanična prepiska;
Unutrašnji i eksterni.
Službena korespondencija uključuje komercijalne ponude, zahvalnice i garancije, trgovinske ugovore, narudžbe za kompaniju, radne obaveze, upiti, zahtjevi, reklamacije.
Neformalna korespondencija je razne čestitke poslovnih partnera, kupaca, zaposlenih; saučešće, izvinjenje, pozivnice i zahvale.
Interni dokumenti kruže samo između odeljenja jednog preduzeća, a eksterni dokumenti prevazilaze njegov delokrug.
Pravila poslovne korespondencije: unutrašnji sadržaj
Glavni zahtjev je sažetost i kapacitet pisma. Ne razvlačite tekst na više stranica. Najbolji način- držati u jednom.
Pravila poslovne korespondencije pretpostavljaju isključivanje složenih, nerazumljivih, stranih i visoko specijalizovanih riječi i izraza iz teksta. Sve rečenice treba da budu kratke, sa glavnim mislima autora i bez "vode".
Izbjegavajte dvosmislena tumačenja u pismu, inače, ako dođe do nesuglasica, bit će teže odbraniti svoje gledište i dokazati šta mislite pod određenom frazom.
Pravila poslovne korespondencije obavezuju pisca da nazove primatelja imenom i prezimenom, pred kojim naznači žalbu "Poštovani (s) ...". I obavezno na "vi", čak i ako imate dobre prijateljske odnose sa primaocem pisma.
U uvodu je, pored navođenja prezimena i imena, propisana osnovna namjena poruke. Primjeri poslovne korespondencije znaju dovoljno šablona i pečata za takve slučajeve: "U vezi sa prethodnim pismom...", "Podsjećamo...", "Obavještavamo..." i dr.
Nepovoljan odgovor za primaoca (odbijanje ponude, od saradnje) ublažite frazama: "Nažalost, nećemo moći iskoristiti ponuđene uslove..." ili sl.
Eksterna papirologija
Bilo koji poslovno pismo mora biti napisano na memorandumu sa podacima o kompaniji i svim kontakt podacima.
Obavezno zapišite tačan datum dokumenta.
Gornji desni ugao lista zauzimaju inicijali primaoca i adresa preduzeća primaoca.
Podijelite tekst na smislene pasuse kako biste ga čitatelju lakše razumjeli i percipirali. Ne više od 4-5 redaka.
Loš je oblik pisati sve riječi velikim (velikim) slovima.
Dokumenti se mogu priložiti uz pismo. U ovom slučaju, oni su navedeni u posebnom redu u donjem lijevom dijelu lista. By poslovni bonton odgovor na pismo treba primiti u roku od 10 dana. Ako je za rješavanje problema potrebno više vremena, primalac mora o tome obavijestiti.
Nakon pisanja, obavezno ponovo pažljivo provjerite tekst ima li grešaka, kako pravopisnih tako i gramatičkih. Ako imate vremena, odložite pismo i vratite mu se kasnije. Po pravilu će biti nepreciznosti koje u početku nisu bile uočene. Ovaj savjet je najvažniji kada odgovarate na pritužbu korisnika. Nemojte osobu još više nervirati nepismenim pismom.
Kada se dokument napiše i nekoliko puta provjeri, odštampajte ga na A4 papiru. Ova veličina se standardno koristi za bilo koju korespondenciju, čak i ako sam tekst zauzima samo polovinu lista.
Proverite mastilo u štampaču pre štampanja kako biste izbegli razmazivanje i neuredan rezultat.
U nekim slučajevima možete priložiti svoju vizit kartu dokumentu, a sam odštampani list priložiti u providnu datoteku.
Korporativna koverta sa logom kompanije takođe se smatra dobrom formom.
Pravila za vođenje poslovne korespondencije u neformalnom planu često su emotivnija nego u poslovni papiri, i manje žigosane. Ovdje su prikladne kratice, upotreba šarenih prideva, na primjer, u čestitkama: nevjerojatan, simpatičan, ljubazan.
Poslovni emailovi
Činjenica da ne šaljete poštu u koverti putem poštanske mreže ne bi trebalo da vas opušta. Pravila poslovne korespondencije važe i u ovim slučajevima.
Kompetentne i korektne elektronske poslovne poruke stvaraju pozitivnu sliku kako kompanije tako i pojedinca. Poslovna reputacija vredi mnogo!
Osnovna pravila za e-mail korespondenciju
Radnik e-mail adresa koristite samo prema uputstvu.
Obratite pažnju na naziv poštanskog sandučeta. Kada radite, nemojte koristiti netačna imena kao što su "beba", "superman", čak i ako su navedena u engleskoj transkripciji.
Uvijek popunite naslovnicu, inače vaša e-pošta može završiti u neželjenoj pošti. Opisi poput "plan", "list", " komercijalni prijedlog"," izvještaj "neće raditi. U poštanskom sandučetu vašeg primaoca može biti mnogo ovakvih pisama. Navedite što je moguće preciznije o čemu se radi u vašoj poruci. Nemojte koristiti više od pet riječi. Napišite temu velikim slovom. Vi ne morate staviti tačku na kraju.
Ako šaljete odgovor na e-poruku koju ste ranije primili, ne zaboravite ukloniti "Re" u naslovu.
Stil komunikacije
Održavajte format poslovnog pisma. Uklonite prijeteći, preklinjački, zapovjedni ton.
Pravila elektronske poslovne korespondencije ne dozvoljavaju upotrebu emotikona, velikog broja pitanja ili uzvičnika u tekstu.
Biti ljubazan. Obavezni pozdrav na početku i pozdrav sa sagovornikom na kraju je dobra forma. Na primjer, "S poštovanjem..." ili tako: "S poštovanjem ...".
Poslovni e-mail i njegova " Zlatno pravilo": Nemojte miješati nekoliko poruka u jednu poruku različite teme... Bolje je poslati niz pisama.
E-mail bi trebao biti duplo kraći od papirnog.
Rad sa prilozima
Ako ima previše informacija za prijenos, nemojte ih sve stavljati u tijelo pisma, već ih priložite kao zasebne dokumente u prilogu.
Radi pogodnosti primaoca, preimenujte dokumente koje ste pripremili na imena koja su mu razumljiva. Ovo će pokazati vaše interesovanje i osvojiti vas. Razmislite koliko radnih foldera primalac ima na svom računaru i kako će među njima tražiti vaše pismo.
Obavezno obavijestite primatelja o datotekama koje šaljete kako ih ne bi smatrao slučajnim virusom. Arhivirajte glomazne dokumente.
I najbolje od svega velika ulaganja(od 200 kB) poslati na drugi način, na primjer, preko ftp servera.
Neki mail serveri blokiraju formate kao što su COM, EXE, CMD, PIF i niz drugih.
Ako je bilo nekoliko primalaca vašeg pisma, nemojte biti lijeni da svaki put izbrišete sve dokaze o masovnom slanju. Ovakve suvišne informacije uopće nisu potrebne primaocu. Naredba "slijepa kopija" će vam pomoći.
Pravila za vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte podrazumijevaju obavještavanje druge strane o prijemu korespondencije. Ako u ovom trenutku nema mogućnosti za odgovor, obavijestite sagovornika o tome. Sačuvajte istoriju vaše korespondencije kako biste izbjegli dalja pitanja i postupke.
Ukoliko je odgovor važan i hitan, dozvoljeno je dodatno obavijestiti primatelja putem telefona, Skypea ili ICQ-a. Ako nakon ovog pozitivnog rezultata to nije bilo moguće postići, podsjetite se ponovo na sebe.
Nije neuobičajeno kada, kada zatražite dokument, kao odgovor dođe prazno pismo sa priloženim fajlom. To je neprihvatljivo. Primjeri poslovne korespondencije zahtijevaju obavezno postavljanje odgovarajućih informacija u tijelo dokumenta. Na primjer, ovo: "Šaljem potrebne podatke na vaš zahtjev."
Ne zaboravite navesti koordinate na kraju slova: sve dostupne načine veze, pozicija, web stranica kompanije, linkovi na društvene mreže.
Prilikom pisanja kontakata organizacije dajte što više informacija - broj telefona sa brojem grada, adresu sa poštanskim brojem. Uostalom, vaša komunikacija se odvija ne samo sa stanovnicima vašeg regiona. Ako imate sve podatke, bit će vam lakše kontaktirati.
I posljednje pravilo: ko god je započeo prepisku, mora prekinuti elektronski dijalog.
Zaključak
Poslovna korespondencija je delikatna stvar. Ponekad je dovoljan samo jedan pogled da se formira određeno mišljenje o osobi i organizaciji koju predstavlja. Poznavanje pravila poslovnog pisanja može značajno doprinijeti vašoj karijeri.
Uspjeh u aktivnostima bilo koje organizacije, komercijalne firme ili poduzeća neraskidivo je povezan s kulturom ponašanja i etiketom. Svi postupci menadžera, zaposlenika svakako moraju voditi računa o pravilima dobre forme i odgovarati situaciji.
Jedan od najvažnijih dijelova bontona je poslovna korespondencija
Procjenjuje se da se skoro 50% vremena na poslu provodi čitajući papire i poštu. Ali to je neophodno, jer kompetentna poslovna korespondencija može značajno povećati promet kompanije, ubrzati interakciju različitih službi i odjela.
Naravno, ovdje postoje određeni obrasci i o njima će se svakako govoriti u ovom članku. Pravila poslovne korespondencije su odavno standardizovana. Postojeći GOST R.6.30-2003 će vam pomoći da pravilno postavite tekst na list, reći će vam koje uvlake, margine, fontove da napravite. Poslovnu korespondenciju karakteriše ujednačenost i ponovljivost govornih obrta.
Ipak, svako pismo je individualno. Identitet pošiljaoca, njegova pozicija, situacija i adresat ostavlja veliki pečat na njega. U određenoj mjeri, poslovna korespondencija je kombinacija kreativnosti i napornog rada.
Vrste poslovne korespondencije
Promet dokumenata se vrši na papiru i putem elektronske pošte.
Sva korespondencija u preduzeću može se uslovno podeliti u sledeće grupe:
Službena/nezvanična prepiska;
Unutrašnji i eksterni.
Službena korespondencija uključuje komercijalne ponude, pisma zahvalnosti i garancije, trgovinske ugovore, narudžbe za kompaniju, radne obaveze, upite, zahtjeve, reklamacije.
Neformalna korespondencija je razne čestitke poslovnih partnera, kupaca, zaposlenih; saučešće, izvinjenje, pozivnice i zahvale.
Interni dokumenti kruže samo između odeljenja jednog preduzeća, a eksterni dokumenti prevazilaze njegov delokrug.
Pravila poslovne korespondencije: unutrašnji sadržaj
Glavni zahtjev je sažetost i kapacitet pisma. Ne razvlačite tekst na više stranica. Najbolja opcija je zadržati se u jednom.
Pravila poslovne korespondencije pretpostavljaju isključivanje složenih, nerazumljivih, stranih i visoko specijalizovanih riječi i izraza iz teksta. Sve rečenice treba da budu kratke, sa glavnim mislima autora i bez "vode".
Izbjegavajte dvosmislena tumačenja u pismu, inače, ako dođe do nesuglasica, bit će teže odbraniti svoje gledište i dokazati šta mislite pod određenom frazom.
Pravila poslovne korespondencije obavezuju pisca da nazove primatelja imenom i prezimenom, pred kojim naznači žalbu "Poštovani (s) ...". I obavezno na "vi", čak i ako imate dobre prijateljske odnose sa primaocem pisma.
U uvodu je, pored navođenja prezimena i imena, propisana osnovna namjena poruke. Primjeri poslovne korespondencije znaju dovoljno šablona i pečata za takve slučajeve: "U vezi sa prethodnim pismom...", "Podsjećamo...", "Obavještavamo..." i dr.
Nepovoljan odgovor za primaoca (odbijanje ponude, od saradnje) ublažite frazama: "Nažalost, nećemo moći iskoristiti ponuđene uslove..." ili sl.
Eksterna papirologija
Svako poslovno pismo mora biti napisano na memorandumu sa podacima o kompaniji i svim kontakt podacima.
Obavezno zapišite tačan datum dokumenta.
Gornji desni ugao lista zauzimaju inicijali primaoca i adresa preduzeća primaoca.
Podijelite tekst na smislene pasuse kako biste ga čitatelju lakše razumjeli i percipirali. Ne više od 4-5 redaka.
Loš je oblik pisati sve riječi velikim (velikim) slovima.
Dokumenti se mogu priložiti uz pismo. U ovom slučaju, oni su navedeni u posebnom redu u donjem lijevom dijelu lista. Prema poslovnom bontonu, odgovor na pismo mora biti primljen u roku od 10 dana. Ako je za rješavanje problema potrebno više vremena, primalac mora o tome obavijestiti.
Nakon pisanja, obavezno ponovo pažljivo provjerite tekst ima li grešaka, kako pravopisnih tako i gramatičkih. Ako imate vremena, odložite pismo i vratite mu se kasnije. Po pravilu će biti nepreciznosti koje u početku nisu bile uočene. Ovaj savjet je najvažniji kada odgovarate na pritužbu korisnika. Nemojte osobu još više nervirati nepismenim pismom.
Kada se dokument napiše i nekoliko puta provjeri, odštampajte ga na A4 papiru. Ova veličina se standardno koristi za bilo koju korespondenciju, čak i ako sam tekst zauzima samo polovinu lista.
Proverite mastilo u štampaču pre štampanja kako biste izbegli razmazivanje i neuredan rezultat.
U nekim slučajevima možete priložiti svoju vizit kartu dokumentu, a sam odštampani list priložiti u providnu datoteku.
Korporativna koverta sa logom kompanije takođe se smatra dobrom formom.
Pravila vođenja poslovne korespondencije u neformalnom planu često su emotivnija nego u poslovnim papirima i manje pečatirana. Ovdje su prikladne kratice, upotreba šarenih prideva, na primjer, u čestitkama: nevjerojatan, simpatičan, ljubazan.
Poslovni emailovi
Činjenica da ne šaljete poštu u koverti putem poštanske mreže ne bi trebalo da vas opušta. Pravila poslovne korespondencije važe i u ovim slučajevima.
Kompetentne i korektne elektronske poslovne poruke stvaraju pozitivnu sliku kako kompanije tako i pojedinca. Poslovna reputacija vredi mnogo!
Osnovna pravila za e-mail korespondenciju
Koristite svoju poslovnu adresu e-pošte samo u svrhu za koju je namijenjena.
Obratite pažnju na naziv poštanskog sandučeta. Kada radite, nemojte koristiti netačna imena kao što su "beba", "superman", čak i ako su navedena u engleskoj transkripciji.
Uvijek popunite naslovnicu, inače vaša e-pošta može završiti u neželjenoj pošti. Opisi poput "plan", "list", "komercijalni prijedlog", "izvještaj" neće raditi. U poštanskom sandučetu vašeg primaoca može biti mnogo takvih pisama. Navedite što je moguće konkretnije o čemu se radi u vašoj poruci. Nemojte koristiti više od pet riječi. Kapitalizirajte temu. Ne morate staviti tačku na kraju.
Ako šaljete odgovor na e-poruku koju ste ranije primili, ne zaboravite ukloniti "Re" u naslovu.
Stil komunikacije
Održavajte format poslovnog pisma. Uklonite prijeteći, preklinjački, zapovjedni ton.
Pravila elektronske poslovne korespondencije ne dozvoljavaju upotrebu emotikona, velikog broja pitanja ili uzvičnika u tekstu.
Biti ljubazan. Obavezni pozdrav na početku i pozdrav sa sagovornikom na kraju je dobra forma. Na primjer, "S poštovanjem..." ili tako: "S poštovanjem ...".
Poslovni e-mail i njegovo zlatno pravilo: nemojte miješati nekoliko različitih tema u jednoj poruci. Bolje je poslati niz pisama.
E-mail bi trebao biti duplo kraći od papirnog.
Rad sa prilozima
Ako ima previše informacija za prijenos, nemojte ih sve stavljati u tijelo pisma, već ih priložite kao zasebne dokumente u prilogu.
Radi pogodnosti primaoca, preimenujte dokumente koje ste pripremili na imena koja su mu razumljiva. Ovo će pokazati vaše interesovanje i osvojiti vas. Razmislite koliko radnih foldera primalac ima na svom računaru i kako će među njima tražiti vaše pismo.
Obavezno obavijestite primatelja o datotekama koje šaljete kako ih ne bi smatrao slučajnim virusom. Arhivirajte glomazne dokumente.
A najbolje je slati prevelike priloge (od 200 KB) na druge načine, na primjer, preko ftp servera.
Neki mail serveri blokiraju formate kao što su COM, EXE, CMD, PIF i niz drugih.
Ako je bilo nekoliko primalaca vašeg pisma, nemojte biti lijeni da svaki put izbrišete sve dokaze o masovnom slanju. Ovakve suvišne informacije uopće nisu potrebne primaocu. Naredba "slijepa kopija" će vam pomoći.
Pravila za vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte podrazumijevaju obavještavanje druge strane o prijemu korespondencije. Ako u ovom trenutku nema mogućnosti za odgovor, obavijestite sagovornika o tome. Sačuvajte istoriju vaše korespondencije kako biste izbjegli dalja pitanja i postupke.
Ukoliko je odgovor važan i hitan, dozvoljeno je dodatno obavijestiti primatelja putem telefona, Skypea ili ICQ-a. Ako nakon ovog pozitivnog rezultata to nije bilo moguće postići, podsjetite se ponovo na sebe.
Nije neuobičajeno kada, kada zatražite dokument, kao odgovor dođe prazno pismo sa priloženim fajlom. To je neprihvatljivo. Primjeri poslovne korespondencije zahtijevaju obavezno postavljanje odgovarajućih informacija u tijelo dokumenta. Na primjer, ovo: "Šaljem potrebne podatke na vaš zahtjev."
Ne zaboravite navesti koordinate na kraju pisma: sve dostupne metode komunikacije, poziciju, web stranicu kompanije, linkove na društvene mreže.
Prilikom pisanja kontakata organizacije dajte što više informacija - broj telefona sa brojem grada, adresu sa poštanskim brojem. Uostalom, vaša komunikacija se odvija ne samo sa stanovnicima vašeg regiona. Ako imate sve podatke, bit će vam lakše kontaktirati.
I posljednje pravilo: ko god je započeo prepisku, mora prekinuti elektronski dijalog.
Zaključak
Poslovna korespondencija je delikatna stvar. Ponekad je dovoljan samo jedan pogled da se formira određeno mišljenje o osobi i organizaciji koju predstavlja. Poznavanje pravila poslovnog pisanja može značajno doprinijeti vašoj karijeri.
Poslovna korespondencija putem elektronske pošte je tokom proteklih decenija stekla ogromnu popularnost i postala jedan od glavnih metoda poslovne komunikacije. Danas je teško naći takvu osobu koja ne bi koristila e-poštu u praksi međuljudske komunikacije. Uprkos tome, mnogi danas postavljaju pitanje: da li se poštuju sva pravila? Kako se obratiti sa primaocem uz pomoć kompetentnog pisma dobar utisak o pošiljaocu?
Ovaj članak opisuje pravila poslovne korespondencije putem e-pošte i praktični saveti predstavljeni u ovom članku pomoći će vam da naučite ispravnu poslovnu komunikaciju prilikom sastavljanja e-poruka.
Mnogi ljudi započinju dan provjeravanjem novih poruka u poštanskom sandučetu. Ali, nažalost, uprkos rasprostranjenosti ovog načina razmjene informacija, mnogi ne znaju kako pravilno koristiti jezik poslovne korespondencije, pogrešno e-mailove za neformalni način komunikacije.
Zbog brzine dostave pojednostavljuje razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, izjava, ali i ovdje ljudi prave greške prilikom slanja pisama. Često se dešava da prilikom sastavljanja e-maila prilikom razmjene bilo kakvih fajlova, adresati iz bilo kojeg razloga ne sastavljaju propratne skice i ne unose temu, što primaocima može otežati posao. Svrha ovog članka je odgovoriti na pitanje: kako poslati e-mail i poštovati sva pravila poslovne pismene komunikacije putem e-pošte?
Prilikom sastavljanja e-pošte, sva navedena polja moraju biti popunjena
Pravila poslovne e-pošte obavezuju pošiljaoca pisma da popuni sva polja predviđena u e-poruci, kao što su adresa i ime primaoca i pošiljaoca pisma. Mora se opisati tema koja ukratko opisuje suštinu pisma koje se šalje. Vrlo često sudbina poslanog pisma i brzina rješavanja problema navedenog u njemu zavisi od pravilno opisane teme. Poslovna e-pošta treba da počne pozdravom - ovo jednostavno iskazivanje poštovanja prema primaocu je veoma važno u prepisci. Nakon pozdrava treba da sledi tekst koji se zove "telo pisma", a na kraju se ostavlja potpis, na primer, "S poštovanjem, Brišov Petre Ivanoviču".
Pozdrav u poslovnoj korespondenciji
Vrijedi se dodatno fokusirati na ovu tačku, jer je gest poštovanja vrlo važan u bilo kojem aspektu poslovne komunikacije. Optimalna pozdravna fraza je "Dobar dan" ili "Zdravo". Vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte ograničava pošiljaočevu upotrebu fraza "Dobro veče" ili " Dobro jutro“, Pošto primalac može pročitati pismo mnogo kasnije nego što je primljeno. Također nije ispravno koristiti uobičajene izraze koji se koriste u pozdravima.
Nakon riječi ili izraza pozdrava, trebate kontaktirati primaoca po imenu i prezimenu, a ako je ime nepoznato pošiljaocu, ovaj trenutak možete preskočiti. Zatim možete preći na određivanje svrhe pisma.
Priloženi fajlovi u poslovnoj e-pošti
Ako glavna svrha pisma nije samo pisana naracija i prezentacija suštine problema, već i slanje datoteke, onda je bolje priložiti prvi predmet koji se šalje. Često se dešava da mnogi pošiljaoci zbog nepažnje, nakon što u telu pisma iznesu suštinu problema, zaborave da prilože potreban prilog. Takav nemar može negativno uticati na poslovnu reputaciju pošiljaoca poslovnog pisma.
E-mail adresa mora biti prepoznatljiva i sažeta
Pravila poslovne e-pošte obavezuju pošiljaoca da ima prepoznatljivo ime e-pošte, koje mora sadržavati istinite informacije o imenu pošiljaoca. Službena pisma i apeli izgledaju vrlo nerazumljivo i glupo kada se u e-mail adresi navedu neformalni izrazi ili riječi, na primjer, adresa e-pošte "limon_petya". Za odraslu osobu izgleda vrlo nedostojanstveno. Za poslovnu korespondenciju najbolje je kreirati zasebnu e-poštu i slijediti bonton poslovne e-pošte.
Korišćenje funkcije brzog odgovora (odgovora) za odgovaranje na prethodno primljene e-poruke
Funkcija Odgovor ili Odgovor (skraćeno Re :) pomaže korisniku brz način odgovorite na prethodno poslane poruke od pošiljaoca. Ova funkcija takođe ima univerzalnu mogućnost čitanja prethodne korespondencije sa sagovornikom na datu temu. Ali pravila poslovne korespondencije putem e-pošte obavezuju pošiljaoca da preimenuje predmet poslovnog pisma ako se tokom prepiske promijeni suština razgovora.
Prije slanja poslovnog pisma, provjerite ima li pravopisnih i interpunkcijskih grešaka
E-pošta pojednostavljuje razmjenu informacija, ali u poslovnoj korespondenciji ne treba zanemariti pravila ruskog jezika, jer neoprezno napravljena greška može uticati na kredibilitet pošiljaoca. Prije nego što pošaljete pismo, trebali biste nekoliko puta pregledati tekst i pažljivo provjeriti ima li ofografskih i interpunkcijskih grešaka. Mnogi klijenti e-pošte imaju funkciju provjere pravopisa, tako da treba obratiti pažnju na riječi podvučene crvenom linijom. Ako sumnjate u ispravnost pravopisa, potražite pomoć na Internetu ili provjerite pravopis koristeći pravopisni rječnik.
Polje odredišta treba popuniti posljednje
Da biste izbegli slanje nedovršenih ili neobrađenih pisama, adresu primaoca poslovnog pisma treba uneti u poslednjem trenutku pre slanja. Ovo pravilo je također dio osnova poslovne e-mail korespondencije. Dešava se da prilikom popunjavanja polja za adresat Email može ponuditi listu ranije korištenih primatelja, ovdje također treba izoštriti pažnju kako ne biste greškom poslali sastavljeno poslovno pismo trećem licu primaocu.
Strukturiranje poslovnog pisma
Pravila za strukturiranje teksta ne odnose se samo na papirne medije, već i na pravila poslovne korespondencije putem e-pošte. Nije uvijek zgodno da primalac čita velike količine teksta pisama na ekranu monitora. Da biste pojednostavili ovu stvar, trebali biste razbiti tekst na logično oblikovane male pasuse i izbjegavati komplicirane rečenice u pisanju teksta poslovnih pisama. Optimalna dužina jedne rečenice u poslovnom pismu ne bi trebala biti veća od petnaest riječi.
Suštinu poslovnog pisma treba navesti u meritumu
Pored navedenog predmeta poslovnog pisma, primaoca treba da zanimaju i jasno formulisana prva i druga rečenica glavnog teksta. Zadatak pošiljaoca je da na početku pisma navede suštinu problema ili pitanja na koje se obraća primaocu. U prvoj rečenici treba navesti svrhu zbog koje se poslovno pismo šalje. Uzorak: „Obavještavamo Vas da su ispunjeni uslovi obaveze po ugovoru br. 45 od 02.01.2017. rasuti materijali Približavaju se kraju. Da biste obnovili ugovor, morate dostaviti ponovljeni paket dokumenata." Zahvaljujući naznačenom cilju, primalac ima priliku da se udubi u glavnu ideju poslovnog pisma. Ako je tekst pisma prevelik, onda je bolje koristiti funkciju pričvršćivanja objekta kao priloga u obliku tekstualnog dokumenta, ali u isto vrijeme uz polje za tekst treba ostaviti i prateću skicu koji osvetljava poslovno pismo. Uzorak: „Šaljemo vam elektronsku kopiju pisma Mak-Stroy doo na pregled. Molimo Vas da nas obavijestite o Vašoj odluci o produženju Ugovora br. 45 od 02.01.2017. godine „O nabavci rasutih materijala“ prije roka navedenog u dopisu.“
Na svaki poslovni email mora se odgovoriti
Postoji negativni primjeri poslovnu korespondenciju kada primalac iz bilo kog razloga ignoriše poslovno pismo. Ponekad zaista postoje slučajevi kada se zbog određenih situacija ne može dati odgovor, na primjer, vrijeme za rješavanje problema može potrajati nekoliko dana ili je primalac u razmišljanju i ne može odmah odgovoriti na pitanje. U ovom slučaju treba dati kratak komentar na ovu temu, na primjer, „Zdravo, Petre Ivanoviču. Dobio sam Vaše pismo, ali danas mi je teško odgovoriti, jer moram da se konsultujem sa višim rukovodstvom. Ja ću prijaviti vaš problem generalnom direktoru naše kompanije i do kraja sedmice će dati zvaničan odgovor. S poštovanjem, direktor odjela prodaje Belov Ivan Gennadievich".
Vrijedi zapamtiti da ako odgovor nije dat u roku od tri radna dana, onda se činjenica šutnje primaoca poslovnog pisma može ocijeniti kao ignorisanje i odbijanje komunikacije sa pošiljaocem.
Prilikom sastavljanja pisama odgovora treba da odgovorite na sva postavljena pitanja
Ako je pismo koje se šalje primaocu upitne prirode, tada pri sastavljanju pisma treba odgovoriti na pitanja redoslijedom koji je prisutan u primljenom tekstu poslovnog pisma. Ako su postavljena pitanja, pošiljalac se nada da će dobiti konkretne odgovore na njih. Prilikom sastavljanja pisma, odgovori ne bi trebali biti numerisani, samo je potrebno redom navesti misao. Da biste odgovorili na sva postavljena pitanja, prvo je potrebno nekoliko puta ponovo pročitati primljeno poslovno pismo, a ako ima previše pitanja, bolje je da ih napišete zasebno kako ne biste propustili. Ukoliko je na neka od postavljenih pitanja nemoguće dati odgovor, vrijedi istaći da se u ovom trenutku iz nekog razloga ne može dati odgovor.
Nemojte pretjerano koristiti skraćenice, emotikone i velika slova
Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije, kada je pošiljaoci razvodnjavaju neformalnim znakovima u obliku emotikona. Njihova upotreba je popularna pri komunikaciji na društvenim mrežama, međutim, pravila poslovne korespondencije ne pozdravljaju takve ispoljavanja emocija, jer primalac možda ne zna njihovo pravo značenje i smatra ih za set interpunkcijskih grešaka koje ne razume.
Takođe bi trebalo da odbijete da pišete tekst velikim slovima. Na internetu se skup riječi ispisanih velikim slovima naziva "blistavim frazama" i češće takve fraze nose negativnu konotaciju. Primalac, čitajući poslovnu e-poštu, može takav font smatrati negativno, što će negativno uticati na percepciju značenja. Ako trebate naglasiti važnost nekog trenutka u poslovnom pismu, bolje je koristiti uvodne fraze, na primjer, „Imajte na umu da morate dostaviti paket dokumenata za produženje ugovora najkasnije do 10.02.2017. " ili "Napominjemo da se dokumentacija za produženje ugovora mora dostaviti do 10.02.2017.
Nije potrebno prenositi osjetljive informacije putem e-pošte
Za prijenos ličnih ili povjerljivih informacija, bolje je odbiti e-mail sandučiće, jer postoji prijetnja presretanja informacija od strane sajber kriminalaca u vlastite plaćeničke svrhe. Ove informacije mogu uključivati: brojeve telefona, lozinke od bankovne kartice, lični bankovni računi, itd. Važno je zapamtiti da se informacije pohranjuju na serveru mail agenta i mogu biti ukradene u slučaju hakovanja.
Na kraju pisma mora biti potpisan pošiljalac
Kao što je ranije spomenuto, svako poslano pismo mora sadržavati poseban potpis. Često programeri poštanskih sandučića uvode funkciju bloka potpisa, u koju možete unijeti svoj naslov, ime i kontakt telefonski broj. Nakon toga, ovaj blok će se automatski prikazati na kraju svakog slova, što će pojednostaviti kucanje. Važno je pravilno sastaviti potpis kako bi primalac imao priliku da pravilno kontaktira pošiljaoca kada odgovara na pismo. Primjer potpisa može izgledati ovako: "Srdačan pozdrav, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000".
Izvodeći zaključke, može se primijetiti da da biste razumjeli kako voditi poslovnu korespondenciju putem e-pošte, ne morate savladati dodatne i složene osnove. Potrebno je samo pridržavati se elementarnih pravila bontona i pridržavati se normi ruskog jezika.
Prije nego što sastavite ovu ili onu poruku, morate se sjetiti kako se bonton poslovnog i ličnog pisma razlikuje. Najvažnije je održati nivo povjerenja u prezentaciju odabrane teme. Vjerovatnije je da će adresat biti prožet ovim ili onim problemom i pokušat će se uključiti u rješavanje postavljenih pitanja ako osjeti živu komunikaciju u redovima pisma. Zato oni koji poznaju moderni bonton poslovnog pisanja ne unose u tekst anahronizme kao što su "na osnovu činjenice", "morate" ili još više zaboravljeno "obavještavam".
Karakteristike
U poslovnim pismima sačuvana je fokusiranost i jasno definisanje cilja, dosljednost u iznošenju činjenica, specifičnosti prijedloga i zahtjeva, informativnost poruka o akcijama i djelima. Poslovna pisma su počela da se sastavljaju opuštenije, međutim, otvoreni emotivni iskazi, epiteti i poređenja iz posebnosti lične prepiske nisu se stjecali, ovdje i dalje prevladava stari bonton poslovnog pisanja. I baš zato što je svrha takve poruke, kao i do sada, podnošenje prijedloga, na koji nužno mora uslijediti konkretan odgovor, uticaj autora poslovnog pisma trebao bi biti veoma velik, jer podstiče primaoca da preuzme radnje specifične prirode. Štaviše, tekst je sastavljen tako da autorovo gledište predstavlja ne njegov stav prema problemu, već obostrano korisne interese u njegovom rješavanju.
Etiketa poslovnog pisma propisuje da se ne koristi zamjenica "ja", kao što je uobičajeno u ličnoj prepisci, ovdje je prikladan naglasak na drugoj zamjenici - "ti". Ako je poslovna poruka napisana bez grešaka, uredno otkucana, tekst postavljen u skladu sa svim pravilima i postojećim zahtjevima, te je stoga ne samo laka za čitanje, već i sa zadovoljstvom, prepiska će sigurno imati nastavak. Iako je danas vrlo često potrebno dešifrirati hiroviti uvijene fraze, tražeći subjekt i predikat kako bi se došlo do dna njihovog značenja. Pravila poslovnog pisanja se ovih dana vrlo brzo mijenjaju. Kakav dobar oblik za pisanje rukom. Tada bi se moglo biti siguran da poruka nije napravljena u kopiji. Koliko se u ovoj poruci nazire ličnost, a odnosima između adresata i autora uvijek se dodavalo poštovanje. Šteta što je ovaj običaj potpuno zastario, a skoro sva pisma su sada postala elektronska.
Moderna pravila
Poslovno pismo, čiji će uzorak biti predstavljen u nastavku, predstavlja prepisku kao moderni civilizirani čin. Danas ne postoje ništa manje raznolika pravila koja se moraju poštovati. Mada, u poređenju sa službeni jezik, koja je postojala u zemlji prije pedeset godina, ova pravila više liče na nijanse ili posebne suptilnosti. Prije svega, kako nalažu pravila poslovnog pisma, trebate koristiti pozdrav prije početka teksta u ličnom obraćanju svom primaocu. Iako sada u korporacijama i svim ne tako malim organizacijama postoji interna komunikacija ISQ formata, gdje odgovor slijedi pitanje, pitanje za odgovorom, a u ovoj brzoj korespondenciji prozivanje po imenu nije svaki put potrebno. ali ispravan dizajn poslovno pismo pretpostavlja individualni fokus, te je stoga neophodna lična žalba.
Predmet pisma u savremenoj korespondenciji obično se stavlja u posebno polje i mora biti popunjen adekvatno, odnosno sadržajno. Ispravno formulisanje teme pisma je pola uspeha, jer je to prva stvar koju će adresat videti. Tačna formulacija pomoći će mu da se prilagodi desni ključ i brzo i uvid u primljene informacije u cijelosti... I neophodno je obavijestiti primatelja o prijemu njegovog odgovora - ovo je dobar ton, manifestacija poštovanja prema kolegama i partnerima, to su radili prije sto i dvjesta godina, a ni tada im se nije žurilo. živio i znao tačno kako napisati poslovno pismo. Danas morate brzo odgovoriti na poruku, čemu pomaže e-mail - komunikacija je vrlo efikasna. Ako ne možete odmah da odgovorite, još uvek morate da pošaljete poruku o prijemu odgovora, gde naznačite vreme sledeće sesije komunikacije.
Vrijeme i mjesto
Mora se imati na umu da je psihološki, vremensko ograničenje odgovora u njegovom kritičkom značenju četrdeset osam sati. Ovo je ako nema funkcije telefonske sekretarice. Kada prođu dva dana, primalac je već ispunjen samopouzdanjem da je njegovo pismo ignorisano ili najbolji slucaj- izgubljen. Pravila poslovnog pisma sadrže i ovo: nikada ne odgađajte odgovor, jer je to neizbježan gubitak klijenta, a partner će se zabrinuti i razmišljati o prekidu bilo kakve veze. U svakom slučaju, ovo je grubo kršenje etike poslovnog dopisivanja. Ako trebate poslati iste informacije, možete jednostavno proširiti listu primatelja. Stavljanje svih adresa u jedno polje "do" uvelike skraćuje vrijeme isporuke, a održava se transparentnost u partnerstvu: svako ko primi pismo vidi generiranu listu.
Odlična poruka za nastavak vašeg partnerstva je ljubazno "hvala unaprijed". Kako piše u poslovnom pismu i u kom dijelu se nalazi - svako odlučuje za sebe. Naravno, adresat bi to trebao vidjeti nakon već asimiliranih informacija i motivacije za djelovanje. Na kraju slova, ispred kontakt bloka - najviše najbolje mjesto za ovu frazu. Usput, o kontakt informacijama: trebalo bi da bude u svakom slovu, a ne samo u prvom. Broj telefona autora, pozicija i sve ostalo ne može se natjerati na traženje. Dizajn poslovnog pisma ne zavisi od trajanja korespondencije. Pravila se uvijek moraju poštovati. A da se ne bi pogodilo da li je primalac primio pismo, postoji funkcija zahtjeva. Tek tada možete biti sigurni da je pročitan. Istorija korespondencije mora biti sačuvana, ne možete napisati odgovor sa novom porukom. Međutim, kada šaljete cijeli komunikacijski feed za rješavanje određenog problema, potrebno je imati na umu ne samo podređenost, već i povjerljivost. Ako u prepisci postoje lični podaci, oni se moraju izbrisati prije nego što ih pročitaju treće strane.
Svako od nas je bar nekoliko puta u životu pisao formalna pisma i beleške. Bez obzira gdje se nalazimo i čime se bavimo, svako područje ima svoju poslovnu korespondenciju, koja se mora voditi da bi se saznale neke stvari, razjasnile informacije, postavili pitanje itd. Dok je ranije ova pojava bila češća u papirnim izjavama i slanju pisama šefovima (kao i poslovnim partnerima), danas je ova kategorija rasprostranjenija u našem okruženju.
Morate znati kako pravilno voditi poslovnu korespondenciju čak i ako samo naručujete u nekoj internet prodavnici i želite komunicirati s njenim predstavnikom.
U ovom članku ćemo opisati neke od glavnih točaka koje čine poslovnu komunikaciju. Obratićemo pažnju na to koje nijanse treba uzeti u obzir prilikom razmjene pisama sa našim partnerima; ono što se ne može zanemariti ako ne želite da izgledate nekompetentno i nepristojno sagovorniku, a zapamtite i pravila kojih se treba pridržavati u svakoj situaciji.
Gdje se primjenjuje
Očigledno, poslovna korespondencija se najčešće koristi u toku rada. Ako radite za kompaniju, onda ćete se sigurno suočiti s potrebom da sastavite ovu vrstu korespondencije. Ukoliko dolazi o poslovnim pitanjima, lako je shvatiti da stil pisanja treba da bude prikladan - što je više moguće formalizovan i formalniji.
Od toga koliko dobro uspete da uspostavite poslovnu korespondenciju zavisi dalji utisak zaposlenih u kompaniji kojoj se pismo šalje o vama i vašoj kompaniji. Stoga procesu pisanja teksta i njegovom dizajnu treba pristupiti što je moguće odgovornije.
Prije svega, ako tražite kako se vodi poslovna korespondencija, preporučujemo da pročitate naše upute. U njemu ćemo, kao što je gore navedeno, iznijeti i neke teorijske tačke i praktična pitanja... Na kraju članka pokušat ćemo dati neke primjere fraza koje su tipične za formalni stil pisanja. Na kraju, koristeći bazu iz ovog članka, moći ćete samostalno sastavljati visokokvalitetne tekstove za dalju komunikaciju s izvođačima.
Vrste korespondencije
Odmah, razgovarajući o tome šta je poslovna korespondencija, želio bih skrenuti pažnju na njene vrste. Dakle, možete odabrati pismo zahtjeva i, shodno tome, pismo odgovora; informativno pismo (najčešće se šalje klijentu); hvala (u znak zahvalnosti za pruženu uslugu), pismo obaveštenja, podsetnik, upozorenje; pismo preporuke; garancija i propratno pismo. Zapravo, ovo su samo najčešće korištene vrste, od kojih se sastoji i stvarna i elektronska poslovna korespondencija. Stoga ćemo se sa njima najčešće susresti u praksi.
Struktura
Logično je da bi nam za jednostavniju organizaciju pisanja bilo kog pisma bilo korisno raditi s njegovom određenom strukturom ili planom. Ovo vam omogućava da podijelite zadatak na manje korake koje je mnogo lakše izvršiti. Na primjer, razmislite o redu vašeg pisma kako biste pokrili teme koje trebate da budete što precizniji. Na primjer, ako pišete pitanje o cijeni ovog ili onog proizvoda, pokušajte sumirati motiv: zašto pišete kompaniji (pošto želite da kupite ili naručite ovaj ili onaj proizvod); razjasnite glavni cilj (saznajte koliko će vas koštati naručiti 10 jedinica proizvoda s određenim opcijama). Na kraju pojasnite u kom obliku želite da dobijete kalkulaciju i pitajte postoji li popust na toliku količinu proizvoda.
Naravno, ova informacija je već očigledna - samo trebate logično shvatiti šta želite da napišete. Osim toga, ne smijemo zaboraviti na dizajn i zahtjeve. O tome ćemo detaljnije govoriti kasnije.
Zahtjevi za pismo
Dakle, pravila poslovne korespondencije navode da sva pisma, prije svega, trebaju biti kratka. Ovo je glavno pravilo da će se čitati. Slažem se, svi ne volimo kada smo natrpani puno informacija. Ako je ovo pismo poslovne prirode, ne bi trebalo da bude ogromno – u tom slučaju se može jednostavno zanemariti. Ako ne možete odmah skratiti informacije, učinite to nakon što napišete prvi nacrt vašeg pisma.
Drugo, vaš partner (dopisnik) mora razumjeti šta je u pitanju. Odnosno, pismo treba da bude informativno i razumljivo. U njega morate staviti informacije koje želite prenijeti na način da izbjegnete dodatna pitanja i ne gubite vrijeme na pojašnjenje detalja.
Treće, pismo treba da bude sa što većim poštovanjem prema vašem partneru ili zaposleniku kompanije koji će ga čitati. Istina je – što više poštovanja pokažete svom sagovorniku, veća je vjerovatnoća da će na odgovarajući način odgovoriti na vaš zahtjev i na kraju ćete postići željeni efekat.
Prepiska na engleskom
U nekim slučajevima, pregovore treba voditi na engleskom (ili bilo kom drugom jeziku osim ruskog). To je normalno, posebno ako postoje odnosi sa stranim partnerima. Važno je napomenuti da se pravila poslovne korespondencije primjenjuju na bilo koji jezik: samo se stilski zaokreti mogu razlikovati. Vaš zadatak je da odaberete onu koja najviše odgovara situaciji u kojoj se nalazite vi i vaš partner (sagovornik).
Poslovna korespondencija uključena engleski jezik svakako zahtijeva posjedovanje dovoljno visoki nivo, stoga, ako se ne radi o vama, preporučujemo da se obratite profesionalnim prevodiocima. Važno je da prevod obavlja osoba koja govori specijalizovani govor, koji je uključen u jezik poslovne korespondencije.
Primjer. Uvod
U svakom razgovoru veoma je važno kako počinjete. U tom smislu, bonton poslovnog dopisivanja se ne razlikuje od komunikacije uživo: prvi korak je pozdraviti sagovornika i nekako ga uvesti u razgovor. Pozdrav može biti standardni „Zdravo“, ali uvod bi trebao biti ličniji. Na primjer, možete navesti kratku svrhu vašeg pisma („Kontaktiramo vas kako bismo razjasnili neke informacije o vašem proizvodu. Prije svega, zanima nas cijena „A1” modela). Druga opcija: „Kao nastavak našeg telefonski razgovor o modelu “A1”, pišem vam s pitanjem o cijeni ovog proizvoda “). Možete i jednostavno opisati svoju situaciju: „Pišem Vam iz razloga što je 2010. godine Vaš partner kontaktirao našu kompaniju, nudeći da u Vaše ime započnemo saradnju u ovoj oblasti.“
Prezentacija materijala
Nadalje, nakon kako ste napisali neki uvod u svom pismu, trebali biste pojasniti zašto pišete. Na primjer, nakon postavljanja pitanja o cijeni artikla, navedite šta vas zanima. Možete napisati ovo: "Želimo naručiti N-ti broj jedinica proizvoda, pod uslovom da su isporučeni na adresu X". U slučaju nastavka telefonskog razgovora možete iznijeti svoj zahtjev – zašto ste pisali osobi nakon telefonskog razgovora (recimo, da potvrdite namjeru da izvršite transakciju): „Naime: zainteresovani smo za proizvod N, pod uslovom da će biti isporučen sa opcijom X". Ako uzmete u obzir treću verziju, možete početi razvijati i temu vaše želje za saradnjom sa kompanijom. Opišite da je to u vašem interesu i da će partner imati određenu korist od interakcije s vama ako na to pristane: „Biće vam zanimljivo saznati da se kurs naše kompanije promijenio, nakon čega je postao još bliže interesima vašeg poslovanja."
Rečenica
Svaka poslovna korespondencija (primjeri koje navodimo također nužno imaju ovo svojstvo) zahtijeva logičan slijed. Ako ste isprva pisali zašto pišete, onda biste ovu ideju trebali dodatno konkretizirati i proširiti. Šire naznačite šta biste željeli od sagovornika - možda mu nacrtajte izglede za prednosti pristanka da radi s vama. Ovaj dio bi, po svoj logici, trebao biti “vrhunac” vašeg pisma, svojevrsna kulminacija. Ako ste u početku glatko pristupili onome što vas prije svega zanima, onda bi u ovom dijelu trebali “otkriti karte”. Sva poslovna korespondencija (primjeri pisama iznad nisu izuzetak) treba graditi duž takve glatke uzlazne krivulje. Tada će čitalac vaših redova razumjeti vaše raspoloženje i samim tim će mu biti ugodnije komunicirati s vama. Ne pravite nagle skokove, ne prelazite s jedne teme na drugu.
Kao što pokazuju primjeri, ako trebate razgovarati, na primjer, o dva nepovezana pitanja, možete podijeliti članak tako što ćete ga podijeliti na paragrafe. Pogodan je za čitaoca, koji će vizuelno uočiti trenutak kada prelazite sa jednog pitanja na drugo; tako i za vas, jer u ovom slučaju pišete kao da govorimo o dva različita slova.
Ako govorimo o našim primjerima, trebali biste napisati: "Osim toga, željeli bismo ponovo naručiti N proizvod, o čemu smo razgovarali s vama mjesec dana ranije." Ili: „Po ceni koja odgovara našim uslovima, želimo da uspostavimo stalnu saradnju sa Vama u ovoj oblasti, povećavajući kanal prodaje na X-Y hiljada jedinice ". Konačno, možete učiniti i ovo: "Ako je vaš interes za saradnju s nama još uvijek važeći, javite nam."
Svaki drugi uzorak poslovne korespondencije izgrađen je na ovom principu, tako da u tome nema ništa loše. Naprotiv, isticanje naslova često pomaže u boljoj navigaciji, jer uklanja „čvrst tekst“, u njemu čini neku vrstu „sidra“ na koje možete vizuelno pričvrstiti.
Završni dio
Konačno, trebalo bi da završite pismo u istom duhu u kojem ste ga započeli. Ako ste zahvalni, napišite da vam je drago da sarađujete sa kompanijom koju opisujete; ako je ovo komercijalna ponuda, treba da izrazite svoju zahvalnost na pažnji na vaše pismo i da se nadate daljoj interakciji sa ovom osobom. Morate shvatiti da će način na koji završite svoje pismo u velikoj mjeri odrediti konačno mišljenje o vama i vašoj kompaniji. Sva poslovna korespondencija (primjeri pisama to stalno dokazuju) izgrađena je na uljudnosti - zato uvijek zapamtite da zahvalite sagovorniku, izrazite nadu, pohvalite ga ili ostavite svoju preporuku. Završetak teksta trebate odabrati tako da u potpunosti odgovara problemu opisanom u pismu.
Primjeri: "Nadamo se da ćemo vas zadržati kao našeg stalnog partnera s nadom u stabilnu saradnju u našim budućim aktivnostima." Ili "Iskreno smo zahvalni na vašoj pažnji i nadamo se da ćemo moći razvijati saradnju s vama u budućnosti." Ili "Hvala na pažnji. Nadam se da možemo nastaviti da služimo vašim interesima na N tržištu u budućnosti."
Bonton i pismenost
Ni na koji način ne zaboravite na ljubaznost. Kao što je gore naglašeno, važno je ako ste zainteresovani za poslovnu korespondenciju. Fraze poput „drago mi je na saradnju“, „hvala na pažnji“, „izvinjavam se što sam vas uznemiravao“, „biće nam drago da vas vidimo“, „hoćete li nam se pridružiti“ i druge. Posljednja dva se, inače, više odnose na pozive na korporativne proslave nego na poslovno pismo.
Uvijek dodajte "molim", "hvala", "budi ljubazan" i tako dalje frazama gdje je prikladno, u znak poštovanja.
Ljudska pismenost nije ništa manje važna u procesu pisanja poslovnih pisama. Tačnije, ako napravite barem jednu elementarnu grešku u procesu pisanja pisma, možete reći da će sagovornik o vama formirati potpuno drugačije mišljenje od onoga što očekujete. Stoga pokušajte pisati što kompetentnije i provjerite sve nekoliko puta. Ako ne znate kako pronaći greške i sami ih ispraviti, koristite usluge lektora ili specijalizirane usluge. Vrlo je jednostavno, ali će vam omogućiti da budete sigurni u svoj tekst.
Praksa i obuka
Na webu, kao što je gore navedeno, postoji mnogo primjera gotovih poslovnih pisama na bilo koju temu. Nismo ih ovdje ubacili u cijelosti, jer, zapravo, ovaj članak jednostavno nema dovoljno prostora da primi toliku količinu informacija. Umjesto toga, odlučili smo da postavimo samo neka osnovna pravila i principe sa kojima ste imali priliku da se upoznate iznad. Međutim, ovo, naravno, nisu svi koraci koje treba poduzeti na putu proučavanja poslovnog pisma. Zapravo, praktično iskustvo igra najvažniju ulogu u ovoj oblasti.
Ako proučite, recimo, 5-10 primjera gotovih slova, kao i pročitate naš članak i izvučete neka pravila odavde, vrlo brzo ćete moći pisati pisma na način koji vam je potreban. Zapravo, ovo je dovoljno za kreiranje bilo kakvog pisma u okviru poslovne korespondencije.
Spremni primjeri
Pošto, kao što je gore navedeno, postoji ogromna količina gotovi primjeri, studenti i stručnjaci početnici su u iskušenju da iskoriste tuđi gotov rad kako bi na njegovoj osnovi proizveli vlastiti projekat... Želim da kažem da se to ne preporučuje u praksi, dok na treningu - molim.
U procesu proučavanja onoga što piše drugim slovima, lakše ćete se snalaziti u onome što treba navesti u vašoj prepisci. To je normalno, jer je u ljudskoj prirodi da uči direktno iz iskustva.
Međutim, ako se od vas zatraži da napišete potpuno poslovno pismo, pokušajte započeti pregledom primjera i odabirom najprikladnijeg za vaš zadatak. Zatim ga treba što je moguće više prilagoditi situaciji koju imate prema opštem konceptu, ali istovremeno napisati iznova kako biste uspostavili svoj stil prezentacije i pisanja. Uostalom, možda ćete moći bolje prenijeti informacije i učiniti samu komunikaciju produktivnijom i učinkovitijom.
Učite i vježbajte! I dovoljno si gotov kratak period vrijeme će moći kreirati vlastita poslovna pisma!
