Расчет резерва отпусков в учетной политике. Формула расчета отпускных — расчет резерва отпусков. Формула для расчета компенсации за задержку отпускных

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

• отпускные;
• либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — . Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью .

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2019 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

• в пункте 3 ПБУ 8/2010;
• статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

• конец каждого месяца;
• конец каждого квартала;
• конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в .

Как считать резерв отпусков

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998:

1. По каждому сотруднику.
2. По всей организации.
3. По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

РО = К × ЗП,

• РО — резерв отпусков;
• К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
• ЗП — его среднедневной заработок.

Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

• Рсв — запас расходов на страховые взносы;
• С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

РО = К × ЗПср,

• К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
• ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.

Сумму страховых взносов определяем так:

Рсв = К × ЗПср × С.

Пример расчета по методике 2

Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.

Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

• К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
• ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

Пример расчета по методике 3

• по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
• по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.

Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

	Бухгалтерская запись
Формирование
На отпускные	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
На страховые взносы	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213
Начислены расходы
По выплате отпускных	КРБ.1.401.60.211	КРБ.1.302.11.730
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.60.213	КРБ.1.303.00.730
Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно»)
По выплате отпускных	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213

Какие проводки использовать

Помимо этого, бухгалтеру, который отражает резерв на оплату отпусков, проводки понадобятся.

Для отпускных и компенсаций:

• кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Для взносов:

• дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
• кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в резерв в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

В программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (начиная с версии 3.0.22) «1С:Бухгалтерия 8» (с версии 3.0.39) поддерживается возможность формирования оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете и резервов предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете. О методиках расчета, которые применяются в программах, необходимых настройках, причинах возникновения и способах отражения разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, читайте в этой статье.

Оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете

Начиная с 1 января 2011 года формировать оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете должны все организации. Такая обязанность появилась в связи с вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учёту «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утверждённого Приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н (ПБУ 8/2010). Исключение составляют организации, имеющие право применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Такие предприятия формируют оценочные обязательства по отпускам в добровольном порядке.

Цель создания любого оценочного обязательства - реальное отражение в бухгалтерской отчетности организации ее финансового состояния. Иначе говоря, участникам (акционерам) общества на отчетную дату должна быть представлена информация о том, что у организации имеются обязательства перед ее работниками по оплате предстоящих отпусков и обязательства перед внебюджетными фондами по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных.

Несмотря на то, что оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», с 1 января 2011 года в бухгалтерском учете понятие «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» уже не применяется. Связано это с отменой п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Таким образом, перед бухгалтером больше не ставится цель равномерного включения предстоящих расходов (в том числе и на предстоящую оплату отпусков) в издержки производства или обращения отчетного периода.

Обратите внимание! В ПБУ 8/2010 обязательства по оплате предстоящих отпусков, в том числе компенсаций за неиспользованные отпуска, не перечислены среди оценочных обязательств. Однако, все условия пункта 5 ПБУ 8/2010, необходимые для признания оценочного обязательства, одновременно соблюдаются:

• во-первых, у работников ежемесячно возникает право на определенное количество дней оплачиваемого отпуска согласно ТК РФ, но достоверно неизвестно, когда обязательство по выплате отпускных будет исполнено (болезнь, увольнение работника или другие причины переноса отпуска);
• во-вторых, размер обязательств может меняться (средний заработок, исходя из которого рассчитываются отпускные, определяется из расчета двенадцати месяцев, предшествующих отпуску), но его можно ежемесячно обоснованно и достоверно оценить;
• в-третьих, выплата отпускных осуществляется за счет сохранения средней зарплаты работника, уменьшая при этом экономическую выгоду организации.

Специального порядка для расчета величины оценочного обязательства в ПБУ 8/2010 не предусмотрено, однако указано, что денежная оценка такого обязательства должна отражать наиболее реальную величину расходов, необходимых для расчетов по нему (п. 15 ПБУ 8/2010). Такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений раздела III ПБУ 8/2010 и закрепляется в учетной политике организации. Кроме этого организация может воспользоваться Методическими рекомендациями МР-1-КпТ от 09.09.2011 «Оценочные обязательства по расчетам с работниками», принятыми Комитетом БМЦ по толкованиям.

Возможные проводки по оценочным обязательствам приведены в таб. 1.

Таблица 1. Операции по признанию и начислению в бухучете оценочных обязательств по отпускам

	Проводка
Признание оценочных обязательств	Дебет 20 (23, 26, 44, 91, 08) Кредит 96
Начисление отпускных с учетом страховых взносов за счет оценочных обязательств	Дебет 96 Кредит 70, 69.
Начисление отпускных с учетом страховых, если накопленной суммы оценочных обязательств недостаточно на оплату отпусков	Дебет 20 (23, 26, 44, 91, 08) Кредит 70, 69.
Списание остатков оценочных обязательств, если организация приняла решение со следующего года не формировать оценочные обязательства по отпускам (имея такое право)	Дебет 96 Кредит 91
Остаток (избыточность) оценочных обязательств на конец отчетного периода учитывается при расчете оценочного обязательства на следующую отчетную дату	Счет 96 не закрывается, поскольку обязательство по предоставлению отпусков работникам не прекращается на последнее число отчетного периода

Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Порядок создания и использования резерва на оплату отпусков регламентирует статья 324.1 НК РФ. На основании пункта 1 этой статьи налогоплательщики, решившие формировать резерв на оплату отпусков, в учетной политике для целей налогообложения должны отразить:

• способ резервирования (предполагаемую сумму расходов на оплату труда с учетом страховых взносов на обязательное социальное страхование за год);
• предельную сумму отчислений в резерв (предполагаемую годовую сумму расходов на отпуск с учетом страховых взносов);
• ежемесячный процент отчислений в резерв, который определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отразить размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов.

Если резерв создан, то в состав расходов на оплату труда каждый месяц включаются не фактически начисленные отпускные, а сумма отчислений в резерв, рассчитанная на основании сметы.

Обратите внимание, что компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при увольнении, учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 8 статьи 255 НК РФ и не уменьшают сумму созданного резерва (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

В конце налогового периода организация обязана провести инвентаризацию резерва (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Для проведения инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам необходимо уточнить следующие показатели:

• количество дней неиспользованного отпуска;
• среднедневную сумму расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
• обязательные отчисления страховых взносов.

Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков, представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

При инвентаризации резерва в конце календарного года могут выявиться неиспользованные суммы резерва, которые представляют собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и расходов на предстоящую оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).

Неиспользованные суммы резерва надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода.

Если же организация в следующем году не будет создавать резерв на оплату предстоящих отпусков, то в состав внереализационных доходов текущего налогового периода надо включить всю сумму фактического остатка резерва.

Если по результатам инвентаризации окажется, что фактические расходы на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, то образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года (п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ, п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Таким образом, правила статьи 324.1 и требования ПБУ 8/2010 отличаются существенно. И даже если учетной политикой организации установлено, что в отношении предстоящих отпусков порядок определения величины оценочных обязательств аналогичен порядку расчета резервов в налоговом учете (так называемый нормативный метод), бухгалтер должен быть готов к тому, что суммы оценочных обязательств и суммы отчислений в резерв будут различаться. В этом случае у организации может возникнуть необходимость применять нормы Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Рассмотрим, как формируются оценочные обязательства и резервы по отпускам в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0.

Несмотря на то, что термин «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» в законодательстве применяется исключительно в отношении налогообложения прибыли, в программах «1С:Предприятия» он традиционно используется для целей как налогового, так и бухгалтерского учета.

Учет расходов на оплату отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 3.0, начиная с версии 3.0.22, предусмотрена возможность формировать:

• оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете, используя на выбор Нормативный метод или Метод обязательств (МСФО);
• резервы отпусков в налоговом учете Нормативным методом.

Механизм учета оценочных обязательств (резервов) отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 включается в меню Настройка - Реквизиты организации на закладке Учетная политика и другие настройки (рис. 1).

В настройках учетной политики организации по оценочным обязательствам нужно выбрать один из методов: нормативный или метод обязательств. При расчете нормативным методом указываются Ежемесячный процент отчислений от ФОТ и Предельная сумма отчислений в год , рассчитанные согласно смете, утвержденной в локальном акте организации.

Если Нормативный метод применяется и в бухгалтерском и в налоговом учете, то в программе предусмотрено, что величины, используемые в расчете (Ежемесячный процент отчислений от ФОТ, Предельная сумма отчислений в год ) совпадают для обоих учетов.

При включенном механизме учета оценочных обязательств (резервов) отпусков в разделе Зарплата становится доступен документ (рис. 2).

Создание этого документа следует за Расчетом зарплаты за месяц и Отражением зарплаты в бухучете . В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) заполняются автоматически исходя из сумм начислений, взносов и выплат за счет обязательств текущего месяца, рассчитанных в документах Расчет зарплаты и .

Новые виды операций для учета оценочных обязательств, резервов и отпусков

В документ Отражение зарплаты в бухучете для дальнейшего формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов добавлены следующие виды автоматических операций:

• ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
• ежегодный отпуск - для отражения отпускных, не покрытых сформированными ранее обязательства. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат;
• компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств - для отражения компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
• компенсация ежегодного отпуска - для отражения компенсации ежегодного отпуска, для которой сформированных ранее обязательств оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат.

Если резервы формируются и в налоговом учете, то их суммы могут отличаться от сумм, отраженных в бухгалтерском учете. В этом случае отпуск может отражаться также по видам операций:

• ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухучете обязательств и накопленных в налоговом учете резервов;
• ежегодный отпуск за счет резервов - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных резервов в налоговом учете.

В налоговом учете компенсация ежегодного отпуска за счет резерва не отражается.

Документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам»

В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) на закладке Оценочные обязательства текущего месяца заполняются итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу в разрезе подразделений и способов отражения.

В бухгалтерскую программу передаются следующие показатели:

• Сумма резерва - это оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва страховых взносов - это оценочные обязательства по страховым взносам, начисляемым на сумму отпускных в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ резерва - это оценочные обязательства по взносам, начисляемым на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в бухгалтерском учете;
• Сумма резерва (НУ) - резерв отпусков в налоговом учете;
• Сумма резерва страховых взносов (НУ) - резерв страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных в налоговом учете;
• Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) - резерв, начисляемых на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в налоговом учете.

На закладке отображаются эти же данные в разрезе сотрудников. Эту информацию можно использовать для контроля итоговых сумм.

Закладка содержит данные, исходя из которых в документе произведен расчет обязательств. Состав используемых при расчете данных зависит от того, какая методика выбрана. Для расчета применяются по два дополнительных показателя: исчислено и накоплено, соответствующих каждому из перечисленных выше показателей.

Расчет оценочных обязательств в бухгалтерском учете по методу обязательств (МСФО)

1. Показатель Сумма резерва за месяц (Р) рассчитывается как разность показателей и Суммы резерва (накоплено) (Н) :

Р = И - Н

Суммы резерва (исчислено) (И) - это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц.

Показатель (И) рассчитывается как произведение среднего заработка (СЗ) на количество оставшихся дней отпуска (Д):

И = Д x СЗ (сумма резерва получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца).

Сумма резерва (накоплено) (Н) рассчитывается по предыдущему месяцу и равна разнице Суммы резерва (исчислено) прошлого месяца (Ипм) и суммы фактически начисленных отпускных (От):

Н = Ипм - От

2. Обязательства по оплате страховых взносов Сумма резерва страховых взносов (Рсв) рассчитываются процентом от оценочного обязательства Суммы резерва :

Рсв = Р x Тсв,

где: Тсв - текущая ставка страховых взносов суммарно в фонды ПФР, ФСС, ФФОМС.

Текущая ставка страховых взносов (Тсв) определяется как отношение взносов сотрудника в эти фонды, начисленных в этом месяце в документе Расчет зарплаты (ФактСв), к фактическим начислениям, составляющим ФОТ оценочного обязательства (ФактФот):

Тсв = (ФактСв / ФактФот) x 100 %

3. Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (Рнс) рассчитывается аналогично процентом (Тнс) от ранее сформированного оценочного обязательства Сумма резерва :

Рнс = Р x Тнс,

где: Тнс - текущая ставка страховых взносов в ФСС НС и ПЗ

Текущая ставка страховых взносов в ФСС НС и ПЗ (Тнс) - отношение взносов в ФСС НС и ПЗ сотрудника, начисленных в этом месяце в документе Расчет зарплаты (ФактНс), к фактическим начислениям, составляющим ФОТ оценочного обязательства (ФактФот):

Тнс = (ФактНс / ФактФот) x 100 %

Нормативный метод расчета оценочных обязательств в бухгалтерском учете

При нормативном методе оценочное обязательство (резерв в налоговом учете) рассчитывается как произведение заработка (который бы вошел в расчет среднего при расчете отпуска) с учетом страховых взносов, и Ежемесячного процента отчислений от ФОТ .

Пример

В ООО «Современные Технологии» с 01 января 2015 года работают два сотрудника: Любавин П.П. и Краснова Р.З. с окладами: 25 000 руб. и 30 000 руб. соответственно. На основании заявления сотрудника Красновой Р.З. ей был предоставлен отпуск с 13 по 15 апреля.

Оценочные обязательства по отпускам формируются методом обязательств (МСФО), а резервы в налоговом учете - нормативным методом.

В апреле 2015 года документом Отпуск сотруднику Красновой Р.З. начислено отпускных (От) 3 071,67 руб. за 3 дня из расчета среднего заработка 1 023,89 руб.

В соответствии с ТК РФ за каждый отработанный месяц к остатку отпуска добавляется 2,33(3) дня (28 дней / 12 месяцев).

За период с 01.01.15 по 30.04.15 у Красновой Р.З. накоплено 9,33 дней отпуска.

В документе Отражение зарплаты в бухучете за апрель 2015 года на закладках Начисленная зарплата и взносы и сформирован вид операции Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов (рис. 3).

Сумма этой операции равна сумме начисленных отпускных.

Для облегчения восприятия в таблице 2 собраны показатели расчета оценочных обязательств сотрудника Красновой Р.З. из закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документов Начисление оценочных обязательств по отпускам за период с января по июнь.

Таблица 2. Расчет оценочных обязательств по отпускам Красновой Р.З. (январь - июнь)

Показатели, применяемые при расчете оценочных обязательств	Январь	Февраль	Март	Апрель		Июнь
Средний заработок (для расчета резерва)	1 023,89	1 023,89	1 023,89	1 014,34	1 016,29	1 017,58
Остаток дней отпуска (для расчета резерва)	2,33 =28 / 12	4,67 =2,33(3)*2	7 =4,67+2,33	6,33 =7+2,33-3	8,67 =6,33+2,33	11 = 8,67+2,33
Сумма отпускных				3 071,67
Резерв отпусков (исчислено) = Остаток дней отпуска * Средний заработок	2 385,66 =2,33 * 1 023,89	4 781,57 =4,67 * 1 023,89	7 167,23 = 7 * 1 023,89	6 420,77 = 6,33 * 1 014,34	8 811,23 = 8,67 * 1 016,29	11 193,38 = 11 * 1 017,58
Резерв отпусков (исчислено) прошлого месяца		2 385,66	4 781,57		6 420,77 = 6,33 * 1 014,34	8 811,23 = 8,67 * 1 016,29
Резерв отпусков (накоплено) = Резерв отпусков (исчислено) прошлого месяца - сумма отпускных		2 385,66	4 781,57	4 095,56 =7 167,23 - 3 071,67	6 420,77	8 811,23
Резерв отпусков месяца = Резерв отпусков (исчислено) - Резерв отпусков (накоплено)	2 385,66	2 395,91 = 4 781,57 - 2 385,66	2 385,66 = 7 167,23 - 4 781,57	2 325,21 = 6 420,77 - 4 095,56	2 390,46 = 8 811,23 - 6 420,77	2 382,15 = 11 193,38 - 8 811,23

В таблице 3 собраны показатели расчета резервов отпусков сотрудника Красновой Р.З. с закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документов Начисление оценочных обязательств по отпускам за период с января по июнь.

Таблица 3. Расчет резервов отпусков Красновой Р.З. (январь - июнь)

Показатели, применяемые при расчете резервов отпусков	Январь	Февраль	Март	Апрель		Июнь
Краснова Р.З.
Резерв отпусков (НУ)				2 072,73 =

Учет оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0

Начиная с версии 3.0.39 программы «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 в план счетов бухгалтерского учета, включенный в конфигурацию, внесены изменения. К счету 96 «Резервы предстоящих расходов» добавлены субсчета для организации учета оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков расходов по вознаграждениям работников:

• счет 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» - предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам и страховым взносам, начисленным на суммы этих вознаграждений;
• счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» - предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам;
• счет 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» -предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по страховым взносам, начисленным на суммы вознаграждений работникам;
• счет 96.09 «Резервы предстоящих расходов прочие» - предназначен для обобщения информации о прочих оценочных обязательствах.

Для использования возможности автоматического формирования оценочных обязательств (резервов) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3 0) достаточно установить флаг Формировать резерв отпусков в форме настроек учета зарплаты (рис. 4).

При синхронизации данных с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) автоматически создаются документы вида:

• Отражение зарплаты в бухучете (доступны в разделе Зарплата и кадры ). После проведения документов данного вида формируются проводки по начислению зарплаты и других выплат работникам, страховых взносов, НДФЛ, а также проводки по начислению отпускных и страховых взносов с отпускных за счет оценочных обязательств в бухгалтерском учете и за счет резервов в налоговом учете;
• Начисление оценочных обязательств по отпускам (доступны из обработки Закрытие месяца ). После проведения документов данного вида формируются проводки по начислению оценочных обязательств и резервов по отпускам с учетом начисленных страховых взносов.

На рис. 5 представлен документ программы Отражение зарплаты в бухучете за апрель 2015 года. Обращаем внимание, что при синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) закладка Выплата отпусков за счет оценочных обязательств не отображается.

Поскольку начисленная сумма отпускных за апрель не превышает сформированную на этот момент сумму оценочных обязательств и сумму резервов, то разниц между данными бухгалтерского и налогового учета не возникает (рис. 6).

На рис. 7 представлен документ Начисление оценочных обязательств по отпускам за апрель 2015 года. Обращаем внимание, что при синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) закладки Оценочные обязательства (по сотрудникам) и Расчет оценочных обязательств по отпускам не отображаются.

Поскольку методика расчета оценочных обязательств и резервов отличается, то ежемесячно возникают вычитаемые (рис. 8) или налогооблагаемые временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета, на основании которых при выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль будут признаваться или погашаться отложенные налоговые активы и обязательства.

Предоставление денежных компенсаций за дни отдыха, отпускных и взносов в фонды происходит за счет резерва отпусков. Формирование и учет в 2019 году этой «копилки» – одна из главных забот бухгалтера. Как часто его создавать, кто обязан выполнять эту процедуру – ответы эти и подобные вопросы рассмотрены в настоящей консультации.

Особенности, о которых нужно знать

Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.

Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).

Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.

Как формируется резерв отпусков

Конкретного алгоритма расчетов законодательством не предусмотрено. Предприятие должно самостоятельно его прописать и закрепить во внутренних документах. В первую очередь, необходимо всех сотрудников разделить на отдельные категории по счетам учета оплаты их труда. Например:

• «основное производство» – лица, выполняющие основные работы на предприятии (начисление происходит по Дт 20).
• «расходы на продажу» – служащие, деятельность которых связана со сбытом товаров (зарплату им начисляют по Дт 44).

После выполнения этого действия можно перейти к решению вопроса о том, [как рассчитать резерв отпусков]. Есть несколько вариантов определения искомой величины.

Средний дневной доход

Первый – на основании среднего дневного заработка сотрудника. В этом случае бухгалтер должен предпринять такие действия:

1. 1. рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, предусмотренных по закону;
   2. определить размер средней зарплаты для каждой категории работников, применяя общие правила;
   3. найти сумму отпускных, которые необходимо выплатить сотруднику, используя такую формулу:

Читайте также Новый бланк уведомления об убытии иностранного гражданина с 2019 года: скачать

ОТПУСКНЫЕ = Д отп. х ЗП ср.д. х (1 + N)
Д отп. – количество неиспользованных дней отпуска;
ЗП ср.д. – средняя дневная зарплата;
N – взносы во внебюджетные фонды, делёные на 100 (в %).

1. суммировать полученные результаты по каждому работнику.

ПРИМЕР
ООО «Глобус» собирается создать резерв на оплату труда Скворцову, делая расчет на основании его среднедневной зарплаты. Согласно сведениям бухгалтерской программы, количество невостребованных дней отдыха составило 12, средняя зарплата в день – 768 руб. Определить резервную сумму.
РЕШЕНИЕ
Для расчета искомой величины воспользуемся представленной выше формулой:
Отпускные Скворцова: 12 х 768 х (1 +0,3) = 11 980,8 руб.

ООО «Глобус» должно начислить сумму в 11 980 руб. за Скворцова. Найденная величина является резервом на отплату отпусков ему.

Групповой доход

Второй подход – на основании средней зарплаты для группы служащих. Как и в предыдущем варианте, определяют количество невостребованных дней отдыха, на которое имеют право подчиненные по состоянию на определенную дату. Размер средней зарплаты рассчитывают так:

ЗП ср.д.г. = ЗП гр.с. : Д тек. : Ч
ЗП гр.с. – средняя оплата труда, начисленная всем работникам за рассматриваемый промежуток времени;
Д тек. – количество дней в рассматриваемом периоде;
Ч – численность служащих.

Р отп. = (ЗП ср.д.г. + ЗП гр.с. х N) х Д отп. Сумма результатов по каждой группе – это общий размер резервов на оплату отпусков .

ПРИМЕР
ООО «Кристалл» создает резерв на оплату 28 дней отдыха, предоставляемых ежегодно. Исходные данные – ниже в таблице. Нужно определить резерв на оплату отпусков в 2019 году к начислению рассматриваемой компанией.

Решение
А) Выполним расчеты для первой группы сотрудников по представленной выше формуле:

Р отп. = (827 + 24 800 х 30%) х 28 дней= 231 476 руб. Данную сумму необходимо отчислить в резерв за сотрудников, учитываемых по счету 20 «Основное производство».

Читайте также Как получают СНИЛС и оформляют страховое свидетельство

Б) Резерв на оплату отпусков в 2019-м для второй группы служащих составит:

Р отп. = (1128 + 35 400 х 30%) х 28 дней= 328 944 руб. Эти денежные средства направляют за персонал, учет отпускных которых идет по счету 44 «Расходы на продажу».

В) Общее количество резервируемых денежных средств составит:

231 476 + 328 944 = 560 420 руб. В итоге, компания ООО «Кристалл» обязана удержать 560 420 рублей для оплаты отпускных пособий и других подобных денежных компенсаций персоналу обеих групп.

Прошлогодний итог

Третий подход – на основании нормы отчислений, устанавливаемой по итогам предыдущего периода. Она является частью затрат на отпуск и оплату труда по каждой категории сотрудников. Выполняемые действия:

А) Расчет денежных средств, подлежащих отчислению в резервный фонд на оплату дней отдыха (по состоянию за прошлый год). Используют формулу:

Р1 – расходы, рассчитанные на оплату отпускных пособий и компенсаций за неиспользованные дни отдыха;
Р2 – сумма затрат на оплату труда.

Заметьте: величины определяют для группы сотрудников без учета отчислений во внебюджетные фонды. На протяжении отчетного периода норматив остается постоянным, даже если перерасчеты выполнялись часто.

Б) Формула для начисления резерва на оплату отпусков в 2019 г. по группе сотрудников такова:

Отчисления = (ЗП тек.п. + СВ) х НОРМАТИВ ЗП тек.п. – оплата труда, выдаваемая работникам;
СВ – страховые взносы, начисляемые на сотрудников в текущем периоде.

Расчеты необходимо вести по всем группам, а полученные результаты – суммировать. При этом каждая проделанная операция должна быть правильно отражена в бухгалтерском учете.

Резерв на оплату отпусков: проводки

Согласно ПБУ 8/2010, обязательства организации по выплате отпускных формируют на счетах, которые отражают и заработную плату. Начисление проводят по Кт 96. Дебет счета может быть таким:

• 20 – начисления сотрудникам, задействованным в основной производственной деятельности;
• 25 – общие производственные затраты;
• 26 – расходы, имеющие хозяйственного, управленческого толка;
• 44 – затраты, связанные со сбытом товаров;
• 08 – вложение средств во внеоборотные активы и др.

Резерв на оплату отпусков: создание и использование

До завершения года остается всего два месяца, и бухгалтерам предстоит немало работы. Нужно проверить наличие всех документов за 2015 год, свериться с контрагентами, провести инвентаризацию и сформировать резервы на будущий год. Одним из необходимых резервов является резерв на оплату отпусков. О нем и пойдет речь в данной статье.

Отпускные резервы создаются для того, чтобы оценить объем планируемых выплат работникам и внебюджетным фондам. В налоговом учете резервы помогают распределять расходы равномерно в течение года. Отражение резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеет отличительные особенности. Рассмотрим основные нюансы.

Бухгалтерский учет

До 2011 года создание резерва было добровольным. Организации для равномерного списания затрат могли формировать отпускные резервы. Данная норма содержалась в п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Но с января 2011 года п. 72 утратил силу, и понятие резерва на предстоящую оплату отпусков стало неактуальным. На смену данному резерву пришли оценочные обязательства (ПБУ 8/2010).

Следует отметить, что указанное Положение не содержит определенного перечня расходов, которые можно отнести к оценочным обязательствам. Однако в п. 5 ПБУ 8/2010 сказано, что оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном выполнении трех условий:

• у организации существует обязанность, возникшая в результате прошлых событий ее деятельности. Компания не может избежать исполнения этой обязанности или вероятность возникновения обязанности очень велика;
• при исполнении обязательства снизятся экономические выгоды;
• величину оценочного обязательства можно обоснованно оценить.

Оценочное обязательство по выплате отпускных соответствует всем перечисленным признакам. А это значит, что все организации обязаны отражать в бухучете данный вид обязательства. Исключение предусмотрено лишь для субъектов, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета и упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность (п. 3 ПБУ 8/2010).

В законодательных актах нет пошаговой инструкции по расчету величины отпускных резервов. Поэтому порядок расчета нужно разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике. Чаще всего сумма резерва определяется исходя из размера отпускных, которые будут перечислены работникам, и величины страховых взносов с отпускных. Нередко отпуска носят сезонный характер (например, у большинства фирм летом в отпуска уходит значительная часть сотрудников), поэтому в идеале рассчитывать резервы нужно ежемесячно. Но при большой численности процесс расчета будет слишком трудоемким. Компании вправе создавать резервы на конец каждого квартала или отчетного года.

Для учета оценочных обязательств предусмотрен счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Чтобы отразить резерв по отпускам, можно открыть специальный субсчет.

Проводки по формированию и использованию резерва:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» — сформирован резерв;

Дебет 96 Кредит 70 — начислены отпускные (компенсации за неиспользованный отпуск) за счет резерва;

Дебет 96 Кредит 69 — начислены страховые взносы с суммы отпускных за счет резерва.

Если резерва не хватит на покрытие всех выплат, то начисление отпускных отражается в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010) проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) Кредит 70 — начислены отпускные;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) Кредит 69 — начислены страховые взносы.

Налоговый учет

В отличие от бухгалтерского, в налоговом учете создание резервов на отпуска — дело добровольное (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Если организация с целью равномерного распределения затрат на отпуска создала налоговый резерв, это решение нужно прописать в учетной политике, отразив в ней способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв. Размер ежемесячных отчислений нужно показать в специальном расчете, который является обязательным для всех организаций, создавших налоговый резерв.

Процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда. Суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, выплачиваемые нештатным работникам, не учитываются при расчете, так как этим работникам отпуск не предоставляется. А вот дополнительные отпуска можно учесть при расчете предполагаемой годовой суммы на оплату отпусков (письмо Минфина РФ от 13.07.2010 № 03-03-06/2/125).

Размер ежемесячных отчислений равен произведению фактических расходов на оплату труда с учетом страховых взносов в текущем месяце на рассчитанный процент.

Налогоплательщики, которые применяют кассовый метод учета доходов и расходов (п. 3 ст. 273 НК РФ), не могут создавать резерв по отпускам. Это связано с тем, что при кассовом методе расходы списываются только после их оплаты, а резерв создается до момента начисления и выплаты отпускных. Исходя из этого, плательщики УСН не могут создавать резервы в целях налогового учета.

Резерв, созданный для целей налогового учета, позволяет ежемесячно уменьшать налогооблагаемую прибыль. Ежемесячную сумму отчислений в резерв нужно учитывать в составе расходов на оплату труда. Отчисления в отпускной резерв могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Это зависит от того, к каким расходам организация относит фактические выплаты отпускных. Порядок распределения расходов должен быть закреплен в учетной политике.

Прямые расходы уменьшают налоговую базу по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимости которой они учтены. Отчисления в резерв, которые являются косвенными расходами, можно учесть полностью в момент их начисления. Компании, которые занимаются оказанием услуг, могут признать прямые расходы в полном объеме в момент их начисления.

Списывать отпускные за счет резерва нужно внимательно. Например, компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя списать за счет средств резерва (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Порядок отчислений в резерв в бухгалтерском и налоговом учете различен. Кроме того, налоговый резерв организация может и не создавать. Поэтому при формировании отпускных резервов могут возникнуть временные разницы (ПБУ 18/02). Если налоговый резерв не создается, то в момент отражения суммы резерва в бухгалтерском учете делается проводка:

Дебет 09 Кредит 68 — отражен отложенный налоговый актив.

Налогоплательщики обязаны проводить инвентаризацию резервов на оплату отпусков. Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ такую проверку необходимо делать по состоянию на 31 декабря.

Если в результате инвентаризации окажется, что начисленный отпускной резерв ниже реальных выплат, полученную разницу нужно включить в расходы на оплату труда.

Неиспользованный остаток резерва подлежит обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода. Если налогоплательщик решит не создавать резерв на будущий год, то сумму остатка указанного резерва для целей налогообложения нужно включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, письмо Минфина России от 29.10.2012 № 03-03-10/121).

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников и страховых взносов. Если по итогам инвентаризации сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. Если сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, отрицательная разница включается в состав внереализационных доходов.

Ответственность за отсутствие резерва

Если в налоговом учете организация не создает резерв, наказать ее не смогут, так как формирование резерва — это право, а не обязанность. Иначе обстоит дело с резервами в бухгалтерском учете. Если у организации есть обязанность по формированию отпускного резерва, ее нужно исполнять. В противном случае компанию ждут штрафы.

Во-первых, организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Если резерв не был создан лишь в одном налоговом периоде, штраф составит 10 000 рублей. Если нарушение повторяется из года в год, штраф составит 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Во-вторых, штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение правил бухгалтерского учета. Если из-за отсутствия обязательного резерва по оплате отпусков какая-либо строка баланса искажается более чем на 10 %, на должностных лиц компании может быть наложен штраф от 2 000 до 3 000 рублей.

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Остались вопросы? Эксперты Норматива всегда готовы ответить.