Общение по электронной почте - неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям несколько практических советов.
СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату
Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.
Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться - просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам. Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова» , то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”» , то и вам надо обращаться к адресату соответственно. В любом случае второй вариант - предельно корректный, а потому беспроигрышный.
Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.
Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.
СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия
Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!» . Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте...» , «Добрый день...» . И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно. Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!» .
Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.
Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора» .
Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.
СЦЕНАРИЙ 1. При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.
СЦЕНАРИЙ 2. Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения» .
СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»
Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:
- <если> в поле «Кому» значитесь только вы - это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
- <если> в поле несколько адресатов - отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
- <если> ваше имя значится в поле «Копия» - отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса...» , «Позвольте высказать свое мнение...» .
Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования. Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок. Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:
- отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
- скрытому адресату не надо вступать в переписку.
На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.
Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня - это в порядке вещей.
По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 2- 3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.
А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее...» .
СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме
Их не так много:
- при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум - в страницу формата А4;
- объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
- при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
- никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
- пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.
В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.
Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.
В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap» . Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст. Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» - сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»). А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!
СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов
Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.
В блок необходимо помещать:
- ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева» , чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
- вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
- контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.
Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма - та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.
ЕСПЧ признал правомерным мониторинг электронной почты и мессенджеров сотрудников. Российские и иностранные СМИ решили, что служебная переписка сотрудников подлежит контролю. Но так ли это на самом деле, мы расскажем в статье.
- Из этой статьи вы узнаете:
- Может ли работодатель тайно читать переписку с рабочих ящиков сотрудников
- Вправе ли компания уволить сотрудника за личные сообщения в рабочей переписке
- Как доказать, что контроль за перепиской сотрудников не нарушал их права
Служебная переписка сотрудников: когда ее можно читать
Суть спора, который дошел до ЕСПЧ, заключалась в праве работодателя просматривать рабочую переписку работников. В данном деле ЕСПЧ признал правомерным и такую форму контроля за выполнением работниками профессиональных задач (постановление ЕСПЧ от 12.01.2016 по делу «Bărbulescu v. Romania» (жалоба № 61496/08). Спустя несколько дней после выхода постановления ЕСПЧ член Общественной палаты России Владимир Слепак со ссылкой на это дело даже предложил законодательно запретить общение в соцсетях в рабочее время. Правда, Минтруд это предложение не поддержал.
Причин для такой кардинальной трактовки постановления ЕСПЧ нет. Если посмотреть иные позиции Европейского суда по аналогичной проблематике, то можно понять, что Суд поддерживает принцип неприкосновенности частной жизни и на работе. Но при этом есть ряд юридически значимых обстоятельств, доказанность которых позволяет работодателю, с определенными оговорками, вмешиваться в частную жизнь работника. В том числе просматривать его рабочую переписку. В этой статье речь пойдет о том, когда такие действия работодателя будут законными.
Что позволит читать служебную переписку: четыре условия
Суть конфликта между Барбулеску и его работодателем заключалась в следующем. Работник 3 года трудился в компании специалистом по продажам. По просьбе работодателя он создал учетную запись в Yahoo Messenger, чтобы отвечать на запросы клиентов. 13 июля 2007 года работодатель объявил работнику, что тот пользуется ресурсами компании не для работы, а в личных целях. Правила компании это строго-настрого запрещали.
Работник настаивал, что он использовал Yahoo Messenger только в служебных целях. Тогда работодатель продемонстрировал ему расшифровку его сообщений в рабочем аккаунте Yahoo Messenger. Среди них была переписка по личным вопросам с братом и невестой. 1 августа 2007 года работодатель уволил работника за нарушение правил внутреннего распорядка компании, согласно которым работникам запрещалось использовать компьютеры, ксероксы, телефоны, телекс и факс-аппараты для личных целей. Служебная переписка сотрудников была вскрыта.
Работник обжаловал увольнение в национальных судах и, не добившись положительного результата, обратился в Европейский суд по правам человека. Он утверждал, что его сообщения в Yahoo Messenger носили частный характер, а, следовательно, в результате предпринятого контроля работодатель нарушил его право на уважение частной жизни. ЕСПЧ вынес постановление не в пользу работника. Нарушений его прав Суд не нашел. Именно это и стало причиной, по которой позицию ЕСПЧ расценили как «зеленый свет» для остальных работодателей по тотальному контролю за работниками.
Нужно сказать, что в своей практике ЕСПЧ часто использует своеобразные тесты - последовательность вопросов, ответы на которые позволяют определить, нарушены ли те или иные положения Европейской конвенции о защите прав человека и основных свобод (далее - Конвенция). В свою очередь, «развилки», возникающие из-за разных ответов на одни и те же вопросы в казалось бы сходных делах, позволяют отграничивать смежные ситуации друг от друга.
Такого рода тест существует и для определения нарушения права на уважение частной жизни, которое закреплено в ст. 8 Конвенции. Его можно представить в виде четырех вопросов:
- мог ли человек рассчитывать на неприкосновенность частной жизни в отношении именно той сферы, в которую производилось вмешательство;
- преследовало ли такое вмешательство законную цель;
- не были ли при этом нарушены формальные правила;
- был ли соблюден баланс интересов.
Ответы на эти вопросы позволяют понять логику ЕСПЧ в данном деле.
Служебная переписка сотрудников: работодатель может ее проверять
По общему правилу работник вправе рассчитывать на неприкосновенность частной жизни в типичных рабочих ситуациях3. Это называется презумпцией ожидания неприкосновенности частной жизни. Однако данная презумпция, по-видимому, может быть опровергнута. Для этого работодатель, помимо прочего, должен установить специальное внутрикорпоративное регулирование или политику конфиденциальности4. Так, в § 38 постановления по делу «Bărbulescu v. Romania» Европейский суд обратил внимание (хотя прямо и не констатировал опровержение указанной выше презумпции), что работодатель установил внутренние правила, которые запрещали сотрудникам использовать компьютеры и ресурсы компании в личных целях.
При этом важно не только существование такого запрета, но и то, что работника своевременно предупредили об этом, ознакомили с соответствующим локальным актом. Например, в вынесенном в пользу работника постановлении по делу «Halford v. the United Kingdom» ЕСПЧ сослался, в том числе, на то, что не было доказательств какого-либо предупреждения работницы о возможном контроле за ее телефонными звонками (§ 45). Подобные обстоятельства Суд исследовал и по делу «Bărbulescu v. Romania» (§ 43). Он установил, что хотя работодатель и ссылался на уведомление г-на Барбулеску о том, что его аккаунт в Yahoo Messenger могут проверять, но доказательств того, что работника ознакомили с документом, не представил. Работник же, в свою очередь, отрицал, что был в курсе этого.
И хоть данное обстоятельство не повлияло на итоговое мнение ЕСПЧ, тем не менее об этом не стоит забывать. Лучше заранее прописать политику конфиденциальности и ознакомить с ней работников, чем в последующем сталкиваться со спорами вроде дела Барбулеску.
Возможность контроля за работником должна быть предусмотрена законом
Требование осуществлять вмешательство в частную жизнь «в соответствии с законом» означает прежде всего наличие соответствующего законодательного регулирования. Если основания и процедура вмешательства не регламентированы, следовательно, оно граничит с произволом, что недопустимо. Для ЕСПЧ это считается настолько серьезным фактором, что он не считает необходимым углубляться в дальнейшие тонкости дела, если установит отсутствие нормативной базы для вмешательства5.
Например, в постановлении по делу «Copland v. the United Kingdom» (§ 47–49) Суд указал, что поскольку на момент сбора сведений о звонках работницы с телефона колледжа не было никаких правил, которые регулировали эти вопросы, то работодатель осуществлял контроль за работником с нарушением п. 2 ст. 8 Конвенции. В результате ЕСПЧ констатировал нарушение права на уважение частной жизни.
В деле «Bărbulescu v. Romania», напротив, Суд применил положения ст. 40(1)(d) Трудового кодекса Румынии, согласно которым работодатель вправе отслеживать выполнение работниками своих профессиональных задач.
Отметим, что в самой общей форме право на контроль работодателя за работниками закреплено и в Трудовом кодексе РФ. Это следует, например, из ч. 1 ст. 15, где сказано, что трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем последнего. Аналогичная формулировка есть в ст. 56, где раскрывается, что такое трудовой договор. Упоминается контроль за количеством и качеством выполняемой работы в п. 1 ст. 86 ТК РФ. Кроме того, в ст. 209 ТК РФ сказано, что рабочее место - это место, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Конкретизация же форм такого контроля, оснований и прочего - это компетенция работодателя при локальном нормотворчестве.
Важно подчеркнуть, что работодателю недостаточно закрепить на локальном уровне правило о возможности читать служебную переписку работников и прослушивать телефоны. Все это должно преследовать законную цель и не противоречить Конвенции, а также национальному законодательству. При этом положения законов и локальных актов должны быть четкими и понятными. Тогда представители работодателя будут действовать не произвольно, а только для достижения сформулированных целей, и не нарушат права работников. Такими целями могут быть, например, контроль за эффективностью рабочих процессов и за сохранностью имущества6.
Контроль за работником должен быть в разумных рамках
Даже если есть недвусмысленное законодательство или принятый в соответствии с ним четкий и понятный локальный акт, с которым работник ознакомлен, этого недостаточно, чтобы вмешиваться в частную жизнь. Важно также соблюсти баланс интересов. Служебная переписка сотрудников может содержать любую информацию. Например, хотя телефонные звонки и электронные письма подпадают под понятие «частная жизнь», в определенных ситуациях вмешиваться в эту сферу допустимо для достижения законных целей.
Баланс интересов по методике ЕСПЧ можно проиллюстрировать на примере дела «Köpke v. Germany». Суть дела в том, что в магазине, где заявительница работала кассиром, по итогам нескольких проверок работодатель выявил недостачу. Поскольку похитителя вычислить не удалось, работодатель решил организовать скрытую видеосъемку работы кассиров. Она показала, что хищение совершала именно кассир Köpke. Ее уволили, и все национальные суды встали на сторону работодателя. ЕСПЧ также не поддержал работницу. Мотивировка Суда была следующей:
- видеонаблюдение на рабочем месте заявителя организовали только после того, как обнаружили недостачу в отделе напитков, в котором она работала, с целью проверки обоснованного подозрения в совершении кражи;
- видеонаблюдение велось всего 2 недели, в зону обзора камеры входила только касса, кассир и место в непосредственной близости к кассе, а доступ к полученным видеоматериалам имели только сотрудники работодателя и нанятые им работники детективного агентства;
- видеозапись использовали только для увольнения работницы; у работодателя не было никаких других более эффективных средств защиты его имущественных прав.
В итоге Европейский суд констатировал, что баланс между правом работницы на уважение частной жизни и интересом работодателя по защите его имущественных прав не нарушен8.
Именно оценка соблюдения баланса интересов и сыграла ключевую роль в деле «Bărbulescu v. Romania». Европейский суд констатировал следующее:
- аккаунт в Yahoo Messenger работник создал по заданию работодателя и он предназначался исключительно для выполнения работы, которую работодатель был вправе контролировать;
- в ходе мониторинга исследовалось только содержание рабочего мессенджера, а не другие данные и документы, которые хранились на офисном компьютере Барбулеску;
- то, что у работодателя не возникло ущерба, не является обязательным фактором, который позволяет работодателю отслеживать выполнение работниками своей профессиональной деятельности9.
Хотя сообщения в Yahoo Messenger и подпадают под понятие «частная жизнь» и в ходе рассмотрения дела презумпция ожидания ее неприкосновенности не была опровергнута, Суд все равно встал на сторону работодателя. В его пользу сыграли предусмотренное законом право работодателя на контроль за выполнением работником своих профессиональных задач, наличие локального запрета на использование ресурсов компании в личных целях и соблюдение баланса интересов.
С учетом указанных обстоятельств ЕСЧП пришел к выводу об отсутствии в данном деле нарушения права на уважение частной жизни. Вместе с тем для общего вывода о карт-бланше работодателям на мониторинг электронной почты и мессенджеров работников в рабочее время оснований в постановлении Европейского суда не содержится.
Каждая третья российская компания читает электронные письма работников, каждая пятая следит за тем, какие они посещают сайты, каждая десятая мониторит переписку в мессенджерах. Даже не очень богатым организациям доступны инструменты, которые позволяют в реальном времени контролировать всё, что происходит в компьютерах и мобильных устройствах сотрудников. Неважно, служебные это гаджеты или личные. Есть только одно исключение - разговоры по мобильному телефону. Но технологии, которые позволят их перехватывать, уже тестируются . Авторы и лоббисты «пакета Яровой» о таком могут лишь мечтать. «Секрет» расспросил эксперта в области информационной безопасности о том, как работают средства корпоративной слежки и все ли они законны.
Как следят
Программное обеспечение, которое следит за сотрудниками и контролирует их действия, делает информацию доступной работодателю сразу - ни в каком зашифрованном виде она не хранится. Такой софт действует локально и никак не связан ни с операторами, ни с провайдерами.
Во-первых, это так называемые программы-агенты, которые устанавливаются на компьютеры и считывают нажатия клавиш, делают скриншоты, фиксируют весь интернет-трафик. Таких программ на рынке сотни, так как они относительно легко пишутся. Приведу несколько примеров.
PC Pandora - скрывается в системе и контролирует весь компьютер и весь интернет-трафик. Делает снимки экрана, фиксирует клавиатурный ввод, действия на посещаемых веб-сайтах, контролирует электронную почту, мгновенные сообщения мессенджеров и собирает ещё много другой информации о работе пользователя. У программы нет папки, в которой она хранит свои данные. Всё загружается в операционную систему, и каждая новая установка на один и тот же или другой компьютер производится с новыми названиями файлов.
SniperSpy - производит мониторинг удалённого компьютера в режиме реального времени, делает снимки пользователя с веб-камеры компьютера, записывает звуки в помещении, где установлен компьютер, просматривает файловую систему, удалённо загружает файлы, просматривает и удаляет процессы системы и выполняет другие стандартные для шпионской программы функции.
Micro Keylogger - шпионская программа, которую не видно в меню, в панели задач, панели управления программами, списке процессов и в других местах компьютера, где есть возможность отслеживать работающие приложения. Она не подаёт признаков присутствия и не влияет на производительность системы, скрытно отправляет отчёт на электронную почту или FTP-сервер.
Во-вторых, есть DLP (Data Leak Prevention) - технологии предотвращения утечек конфиденциальной информации из информационной системы во внешний мир (и технические устройства для осуществления этой задачи). DLP-системы анализируют потоки данных, пересекающих периметр защищаемой информационной системы. Если в потоке обнаруживается конфиденциальная информация, срабатывает активная компонента системы и передача сообщения (пакета, потока, сессии) блокируется.
Такие решения контролируют поток, который входит, выходит и циркулирует в периметре. Сейчас речь о пространстве офиса. Физически это обычный сервер (или группа серверов), который анализирует весь офисный трафик. DLP-системы с помощью технологий инспекции пакетов (DPI) читают не только заголовки сообщений, где написано, кому должно уйти письмо, но и вообще все передаваемые данные.
Такие системы обычно работают в двух режимах: мониторинг и блокирование. В первом случае система просто мониторит и скидывает подозрительные вещи сотруднику, отвечающему за безопасность, а он это читает и решает, хорошо это или плохо. Во втором случае система настроена так, чтобы блокировать определённые вещи. Например, все сообщения, в которых содержатся медицинские термины - для этого в систему загружаются медицинские словари. Или все сообщения, в которых содержатся паспортные данные, информация про кредитные карточки, любые условия, какие вы можете вообразить. Вы пытаетесь отправить сообщение со словами, которые политика безопасности не пропускает, и у вас это сообщение просто не отправляется.
Наконец, есть специальные программы, которые предотвращают перемещение файлов на любой носитель, будь то флешка, жёсткий диск или что угодно ещё. Чаще всего такие программы являются частью большой системы безопасности и современных решений DLP. Обычно средства защиты комбинируют, потому что ни одно не защищает от всех угроз.
Что касается личных устройств в офисе, то домашние ноутбуки часто стараются запретить, их можно обнаружить с помощью программно-аппаратного комплекса класса Network Admisson Control (например, Cisco ISE). NAC - комплекс технических средств и мер, обеспечивающих контроль доступа к сети на основании информации о пользователе и состоянии компьютера, получающего доступ в сеть. Такие системы сразу видят и блокируют «чужой» компьютер. Даже если такой системы нет, с помощью системы DLP всё равно можно отследить, что с любого компьютера в сети офиса ушло за периметр.
Если человек всё время работает удалённо, на его личный компьютер ничего поставить невозможно. Другое дело, если работник что-то делает на своём домашнем компьютере, а затем подключается к корпоративной системе из дома. Для таких случаев есть решения по контролю привилегированных пользователей (CyberArk, Wallix). Они позволяют следить, что делает пользователь, работая из дома, записывая сессию на оборудовании в пределах контролируемой зоны. Речь, разумеется, только о компьютерах, которые удалённо взаимодействуют с сетью предприятия.
Если взять рабочий ноутбук домой, информация тоже будет считываться. Можно поставить такую систему, которая локально сохранит все данные и потом, как только человек придёт на работу и подключит компьютер к системе, они тут же считаются.
Слежка распространяется не только на компьютеры. Если вы сидите в интернете с телефона через рабочий Wi-Fi, система воспринимает его как обычный компьютер, ещё один узел. Всё, что вы посылаете через WhatsApp или через любое самое защищённое приложение, может быть прочитано. Раньше DLP-решения плохо справлялись с шифрованным трафиком, но современные системы могут прочитать практически всё.
Что касается мобильной связи, то пока звонки никак не отслеживаются. Но вот Наталья Касперская выступила инноватором и предлагает прослушивать разговоры работников в периметре компании. C появлением такой системы с любым телефоном, который попадает в периметр, можно будет сделать всё что угодно. Касперская говорит, что работодатели будут следить только за служебными телефонами. Но кто может это гарантировать? И сейчас компании рассказывают, что следят только за служебной перепиской, но на самом деле часто контролируется всё. Мне кажется, предложение Касперской - это очевидный перебор. С другой стороны, мы видим, что мир движется к максимальному ограничению личных свобод - и с этим, по-моему, уже ничего сделать невозможно.
Законные основания
Наше законодательство вроде бы не даёт никому права читать чужую переписку. Согласно статье №23 Конституции РФ гражданин имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений, а ограничение этого права допускается только на основании судебного решения. К тому же существует 138-я статья Уголовного кодекса РФ, которая вводит уголовную ответственность за нарушение этой тайны (штраф или исправительные работы).
Тем не менее, работодатели считают, что слежка за работниками законна и даже необходима. Они исходят из того, что корпоративная почта принадлежит компании и должна использоваться только для выполнения служебных обязанностей (выплачивая работнику зарплату, работодатель, по сути, арендует его время).
Компания оплачивает интернет-трафик, используемый работником в личных целях в рабочее время. То есть, даже если человек переписывается по личной почте или в мессенджерах с помощью рабочего ноутбука или через рабочий Wi-Fi, подобные действия рассматриваются как удовлетворение личных потребностей за счёт организации.
Работодатель понесёт убытки в случае утечки данных, поэтому, объясняя необходимость слежки, компании ссылаются на закон «О коммерческой тайне» и, в частности, статью 10, которая регулирует меры по охране конфиденциальной информации.
Как регулируется слежка
Если грубо, вся переписка, осуществляемая при помощи средств, принадлежащих организации и по оплаченным ею каналам связи, является служебной - даже если она ведётся в нерабочее время. Поэтому если вы пользуетесь рабочим компьютером или рабочим Wi-Fi (даже через личный компьютер) - это уже и есть необходимое условие для слежки.
Рабочее время никак не регламентируется, обычно систему мониторинга никогда не выключают. Ведь любой более-менее грамотный работник может настроить систему так, что после того, как он уйдёт с работы, отправится письмо на почту, где он сольёт всё, что хотел слить. Зачем нужна система, если в ней есть такая огромная дыра?
Согласие работника
По закону работник не может не знать, что за ним ведётся слежка. Юристы считают, что использование программ контроля законно только при условии наличия соответствующего соглашения между работником и работодателем. Обычно при устройстве на работу подписывают трудовой договор, где написано, что служебная переписка будет контролироваться: юристы включают в договор пункт, согласно которому работодатель оставляет за собой право контроля деятельности работников в рабочее время. Есть отдельные соглашения NDA, где даётся определение конфиденциальной информации.
В уставах организаций, как правило, указано, что компания является собственником всех материальных, технических, информационных и интеллектуальных ресурсов, в том числе и служебной переписки, которая осуществляется работниками организации с помощью всех этих средств. Кроме того, в организациях обычно действует режим коммерческой тайны. Если система безопасности вводится на уже существующем предприятии, всем работникам дают на подпись соответствующие документы.
Если работник - фрилансер, с ним заключается договор подряда и в нём прописывают соответствующий пункт. Если договор не заключается, что у нас происходит часто, и слежка ведётся, то закон при этом, конечно, нарушается. Есть ещё фрилансеры, которые работают на почасовой оплате на фриланс-биржах вроде Odesk и Elance. Эти биржи обязывает фрилансеров устанавливать софт, которые делает скриншоты экрана каждые 5–10 минут. Это позволяет работодателю понимать, что оплаченное время было потрачено на работу, а не на что-то ещё.
Работнику сообщают о слежке, но подробно разъяснять механизмы никто не обязан. «Дорогой, твою почту, твои сообщения, твои походы на сайты контролирует система, поэтому будь аккуратнее» - так никто никогда не скажет. Даже если с офицером безопасности выпить пива, он не раскроет схему, потому что это будет нарушением его служебных обязанностей.
Ещё иногда оформляют поручительство, причём не в лоб говорят: «Давай ты дашь согласие на просмотр всей твой переписки», а по-другому: «Давай ты подпишешь поручительство, что компания будет проверять электронную почту на наличие всяких вредоносных программ, порнографии, сообщений, раскрывающих коммерческую тайну. Просто чтобы ты не попал в какую-нибудь неприятную ситуацию не по своей вине». Но так грамотно у нас редко кто поступает.
У человека всегда есть выбор: он может дать согласие быть под присмотром или поискать себе другую работу. Без ведома работника за ним будут следить, только если в чём-то подозревают, но это уже незаконно.
Что компания делает с полученными данными
Компании не читают всю переписку работников ежедневно. Да, в маленькой фирме директор может видеть и читать всё, но в больших компаниях систему настраивают на критичные вещи: ключевые слова, типы файлов, виды информации.
Обычно эксперт по безопасности сразу видит критические угрозы: у него бежит лента всего, что происходит, и в этой ленте обычные сообщения подсвечиваются зелёным, а когда загорается красный, он сразу обращает внимание и начинает проверять. То есть, если вы сидите в Facebook во время работы, вероятность того, что работник безопасности прочитает вашу переписку, не очень велика. Конечно, если в компании общение в Facebook не считается критической угрозой.
Как долго хранится собранная информация, зависит от политики безопасности и мощности оборудования. Маленькие компании могут хранить информацию на сервере годами, но более крупные - обычно несколько месяцев. Хотя это зависит даже не от числа работников, а скорее от объёма трафика. В одной компании много работников-бухгалтеров, и в Сеть они вылезают раз в день. В другой люди постоянно работают в интернете: ведут переписку, мониторят сайты.
На основе полученных данных работодатель может и уволить. Но обычно заканчивается увольнением по собственному желанию или по соглашению сторон. Работника мягко шантажируют: «Давай ты лучше уйдёшь по-хорошему, потому что мы можем и в суд подать».
Может ли сотрудник обнаружить слежку
При достаточной квалификации работник может обнаружить шпионские программы-агенты или программы по предотвращению переноса на носители, которые установлены на компьютер. Они, конечно, не лежат в тех папках, где находятся программы. Но если работник грамотный, он может их найти.
А вот DLP работники обнаружить не могут никак, потому что системы не установлены на компьютерах, они стоят на периметре. Если захочется приватности, единственный вариант - пользоваться в офисе для личных переписок телефоном и не подключать его к сети компании.
Можно ли оспорить слежку
Как я уже сказал, обычно работодатели приводят следующие аргументы в пользу слежки: это служебная переписка, и она никак не связана с 23-ей статьёй Конституции; если работник дал согласие, нет никаких нарушений; вся переписка работника - собственность предприятия; закон о коммерческой тайне позволяет делать вообще всё. На самом деле все эти утверждения можно оспорить в суде.
Во-первых, тайна переписки распространяется как на частную, так и на служебную переписку, и работодатель не может прямо получить от работника разрешение на чтение всей переписки, не ограниченное ни временем, ни другими факторами.
Во-вторых, нельзя просто заставить работников написать расписку о том, что они ознакомлены с тем, что вся их почта, в том числе личная, будет прочитана и последуют санкции вплоть до увольнения.
В-третьих, нельзя признать всю переписку работника собственностью предприятия, потому что есть право на электронное письмо - это авторское право. Грамотный работник может нанять юриста и сказать: «А это литературное произведение, на него распространяются авторские права, это результат моей интеллектуальной деятельности, он принадлежит мне». Суд вполне может встать на его сторону, если с ним работает хороший адвокат.
Наконец, нельзя всю личную переписку признать содержащей коммерческую тайну.
В идеальной ситуации работник и работодатель понимают, что делают общее дело, находят правильные решения и закрепляют их во взаимовыгодных соглашениях. Но в жизни, конечно, бывает по-разному.
Чья слежка эффективнее - бизнеса или государства
Сейчас компании следят за сотрудниками так, что государство о таком контроле только мечтает, а осуществить на практике не может. Государство не будет вставлять шпионские программы в каждый компьютер и вообще вряд ли справится с таким объёмом информации.
Когда какое-то предприятие защищает свой периметр, понятно, чего оно добивается - ограничивает распространение информации, которая для него критически важна. У государства эта задача не сформулирована, государство говорит: «А мы просто хотим знать и читать вообще всё». Как это сделать, государство не знает, потому что интеллектуальных систем, которые ему нужны, оно построить не может.
Тогда государство заходит с другой стороны - и появляется «пакет Яровой». Государство как бы говорит операторам связи: «Нужную систему мы построить не можем, поэтому давайте-ка вы будете хранить все данные, чтобы мы могли в случае чего прийти к вам, всё скачать и посмотреть, что там у вас происходило в течение длительного времени». На это нужно огромное количество денег. Это действительно очень сильно бьёт по личной безопасности граждан.
Если сопоставить системы, которые нужно построить в масштабах государства, с системами, которые сегодня есть у бизнеса, получится, что власти пытаются построить гигантский самолёт на 100 000 пассажиров вместо обычного. То, что сегодня есть у бизнеса, летает прекрасно, но перевозит при этом 100, 200, 500 или несколько тысяч человек. Как должен выглядеть самолёт на 100 000 человек? С какого аэродрома он сможет взлететь? На эти вопросы никто не отвечает. По моему мнению, это ещё один ненужный проект.
Если заниматься этим всерьёз, нужно строить интеллектуальную систему, которая будет указывать на критические действия, причём в режиме реального времени, а не хранить огромный массив данных, который никто не сможет обработать. Но лучше бы, конечно, государство совсем не читало нашу переписку без решения суда. Компании работник разрешает мониторить его письма и сообщения, потому что компания платит ему деньги. А государству, наоборот, платит гражданин. Так что это государство должно перед нами отчитываться, вместо того чтобы воровать и следить, как бы кто лодку не раскачал.
Фотография на обложке: Tim Taddler / Getty Images
Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации.
Одна из важнейших частей этикета — деловая переписка
Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.
Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Существующий ГОСТ Р.6.30-2003 поможет правильно поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов.
Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда.
Виды деловой переписки
Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.
Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:
Официальная/неофициальная переписка;
Внутренняя и внешняя.
К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.
Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.
Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.
Правила деловой переписки: внутреннее содержание
Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант - уложиться в одну.
Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды».
Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.
Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)...». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения.
Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом...», «Напоминаем Вам...», «Ставим в известность...» и другие.
Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями...» или подобными.
Внешнее оформление документации на бумажных носителях
Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными.
Обязательно проставьте точную дату документа.
Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.
Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк.
Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон.
К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом.
После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом.
Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа.
Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе.
В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл.
Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании.
Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.
Деловые электронные письма
То, что вы не отправляете корреспонденцию в конверте через почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях.
Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит!
Основные правила переписки по e-mail
Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.
Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.
Всегда заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Описания типа "план", "список", "коммерческое предложение", "отчет" не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.
Если вы отправляете ответ на полученное ранее письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме.
Стиль общения
Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.
Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте.
Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением...» или так: «Искренне Ваш...».
Деловая электронная переписка и ее «золотое правило»: не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.
Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.
Работа с вложениями
Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении.
Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо.
Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом. Архивируйте объемные документы.
А лучше всего слишком большие вложения (от 200 кбайт) пересылать другими способами, например, через ftp-сервер.
Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют.
Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Вам поможет команда «скрытая копия».
Правила ведения деловой переписки по электронной почте предполагают информирование второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника. Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств.
При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или "аське". Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно.
Нередки случаи, когда при запросе какого-нибудь документа в ответ приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Это недопустимо. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Например, такой: «Высылаю необходимые данные на Ваш запрос».
Не забудьте в конце письма указать координаты: все доступные способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети.
При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.
И последнее правило: кто начал переписку, тот и должен закончить электронный диалог.
Заключение
Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере.
Работодатель может пригласить вас на собеседование, используя несколько способов на сайте hh.ru.
Важное условие: работодатель должен иметь отметку «проверенного» и доступ к базе резюме (к контактам соискателей).
Первый способ : позвонить по номеру телефона, который указан в вашем резюме.
Второй способ : написать сообщение на электронную почту самостоятельно (со своего электронного адреса).
Третий способ : воспользоваться возможностями сайта. Это может быть email-письмо и/или сообщение на номер телефона, в зависимости от того, какой приоритетный вид связи вы указали в своем резюме.
Если в вашем резюме email указан как предпочтительный вид связи , приглашение от работодателя вы получите в виде сообщения на электронную почту.
Стандартное email-сообщение отправляется от имени hh.ru.
Работодатель по своему усмотрению может поменять текст письма в зависимости от потребностей.
Если в вашем резюме телефон указан как предпочтительный вид связи , приглашение от работодателя вы получите на электронную почту плюс дополнительное сообщение отправится по номеру телефона.
Сообщение на телефон может прийти по разным каналам:
- Мы не знаем о существовании вашего аккаунта в социальных сетях, мы отправляем сообщение на номер телефона. Если вам пришло от нас сообщение — значит, соцсеть «ВКонтакте» подтвердила существование активного аккаунта на площадке.
- И даже после того, как вы получите/прочитаете сообщение, мы не узнаем о вашей странице, нам известен только статус доставки сообщения на номер телефона.
- Сообщение придет от нашей официальной группы https://vk.com/headhunter .
- Сообщение вам придет, если в последние 7 дней вы были онлайн. Если нет, придет СМС.
- Сообщение вам придет, если вы не засекретили свою страницу, а именно настройки связи (кто может отправлять сообщения).
- Мы не будем вас спамить лишними сообщениями. Только приглашения на интервью.
- Если вам неудобно получать сообщения в «ВК», можете отписаться в диалоговом окне и вам будут приходить СМС.
45% пользователей, которым пришло сообщение от нас через социальную сеть «ВКонтакте», прочитали его в течение первого часа после получения и легко смогли посмотреть информацию о предлагаемой вакансии. Будьте на связи!
После того, как вы получили приглашение от работодателя, вы увидите окно ввода сообщения на странице отклика на конкретную вакансию.
Вы можете написать сообщение работодателю в ответ на его приглашение: ответить, что вы придете на собеседование, или уточнить схему проезда или задать другие дополнительные вопросы.
Обратите внимание, что возможность написать сообщение пропадает, если:
- вакансия ушла в архив,
- работодатель отключил возможность переписки по этой вакансии (он может ее не включать изначально или отключить в процессе подбора),
- вы уже написали 5 сообщений, а работодатель пока еще не ответил,
- cуммарное количество сообщений с этим работодателем по этой вакансии достигло 100.
Работодатель, в свою очередь, тоже может написать вам после того, как направил вам приглашение на вакансию (в ответ на ваш отклик или заинтересовавшись вашим резюме).
Наличие новых сообщений в переписке с работодателем по конкретной вакансии заметно уже на странице «Мои отклики» в личном кабинете: зеленый счетчик наверху считает все новые события (приглашение, отказ, сообщение от работодателя). Также любое такое событие будет выделено цветом, пока вы не просмотрите его. Помимо этого уведомление о каждом новом сообщении работодателя по конкретной вакансии приходит на вашу электронную почту.
Ни работодатель, ни соискатель не могут написать более пяти сообщений подряд, пока не получат ответа получателя.
Когда работодатель прочитает ваше сообщение, вы увидите в переписке статус «Прочитано» рядом с последним сообщением.
