Орлова Є.В.експерт,
журнал «Російський податковий кур'єр» № 17/2008
Публікацію підготовлено за участю фахівців ФНП Росії
У організацій, які використовують у діяльності транспорт, неминуче виникають витрати, пов'язані з придбанням паливно-мастильних матеріалів. Бензин можна купувати за допомогою паливних карток. Як відобразити операції з отримання та витрачання палива у бухгалтерському та податковому обліку? Адже документи, що підтверджують придбання ПММ, фірма отримає лише за підсумками місяця.
Паливні мікропроцесорні картки (так звані смарт-картки) – це зручний та надійний в експлуатації спосіб розрахунків за паливо, найбільш привабливий для корпоративних клієнтів. Власниками паливних карток є в основному юридичні особи. Ці карти дозволяють проконтролювати, коли, скільки, на яку суму, за якою ціною, на якій АЗС, якої марки були придбані ПММ. Нині середні і великі компанії зростає попит на паливні карти.
Специфіка розрахунків із використанням смарт-карт
Паливна мікропроцесорна карта, що випускається паливною компанією або власником мережі АЗС, - це технічний засіб обліку відпуску нафтопродуктів на АЗС, на яких дозволено приймати смарт-картки. Паливна картка не вважається платіжним засобом. При цьому вона може бути лімітованою або нелімітованою.
На нелімітовану паливну картку вноситься кількість літрів кожного виду палива, придбаного організацією-покупцем у постачальника нафтопродуктів, яка може бути отримана покупцем у повному обсязі залишку на карті без добових обмежень. Покупець має можливість обмежити злив палива з нелімітованих карток добовим або місячним лімітом на основі заявки. Якщо обсяг палива на нелімітованій карті вичерпано, отримання палива припиняється.
Лімітована паливна картка - це карта, на якій встановлюється єдиний добовий або місячний ліміт (кількість літрів). За лімітованою карткою покупець отримує паливо різних видів, загальна кількість якого за добу або за місяць не повинна перевищувати встановленого ліміту незалежно від того, скільки літрів палива було отримано по карті в попередні дні. Для зміни добових або місячних лімітів на лімітованих картках необхідно переформатувати картку на основі заявки встановленого зразка, що передається до офісу постачальника палива. У заявці покупець зазначає величини нових лімітів. Наприклад, ліміт – 30 л бензину марки Аі-98 на добу. У цьому випадку власник картки може витратити за добу (з 00:00 до 24:00) не більше 30 л одноразово або за кілька заправок. При цьому сплачений обсяг палива зменшується на суму заправлених літрів. Кожний початок доби дає можливість заправляти бензином встановлений ліміт у повному обсязі.
Операцію зі списання літрів з паливної картки може бути зупинено терміналом АЗС лише з таких причин:
Величина об'єму палива, що запитується, перевищує залишок на карті або добовий ліміт;
Карта заблокована.
Як правило, технічне забезпечення функціонування системи розрахунків за допомогою паливних карток здійснює процесинговий центр (процесингова компанія) - центральний пункт збору інформації, до якого надходять усі відомості з карткових терміналів АЗС. Відомості обробляються і як актів, звітів, реєстрів розсилаються організаціям.
Щоб придбати бензин за паливними картками, компанія повинна укласти з процесинговим центром договір постачання палива або договір на заправку нафтопродуктами автотранспорту з використанням паливних карток. По суті це змішаний договір. Процесинговий центр виступає у ролі емітента паливної картки та діє за договорами комісії з власником палива.
Відповідно до названого договору постачання бензину здійснюється шляхом його вибірки на АЗС постачальника (список автозаправних станцій наведено у додатку до договору) покупцем (власником картки покупця) по паливних картках через паливороздавальні колонки з використанням облікових терміналів постачальника для ідентифікації власника картки.
Вибірка палива та передача даних починається з дати отримання компанією-покупцем паливних карток. Датою постачання вважається дата вибірки палива власником картки покупця, зазначена у чеку облікового терміналу АЗС.
Зазвичай у договорі передбачається, що право власності на нафтопродукти переходить до покупця у момент заправки на автозаправній станції транспортного засобу покупця на підставі пред'явленої представником покупця паливної картки.
Розрахунки за паливо, що купується, здійснюються шляхом перерахування організацією-покупцем на рахунок постачальника стовідсоткової передоплати замовляної кількості палива відповідно до прайс-листа постачальника за цінами, встановленими на дату виставлення рахунку. Передоплата може здійснюватися покупцем самостійно чи виходячи з рахунків, виставлених на запит покупця у сумі передоплати, розрахованої з ліміту.
У ряді випадків покупець окремо оплачує вартість багаторазових літрових паливних карток із добовим (або місячним) лімітом.
Кількість нафтопродуктів, що передаються, визначається виходячи з суми коштів на особовому рахунку організації-покупця. Гранично допустимий залишок коштів на особовому рахунку покупця визначається відповідно до умов укладеного договору (наприклад, з розрахунку споживання нафтопродуктів протягом трьох діб). При досягненні суми залишку (кількості літрів) на особовому рахунку організації-покупця за якою-небудь маркою палива значення сигнального порогу (його визначає постачальник) постачальник попереджає покупця про необхідність зробити замовлення паливо.
Документальне оформлення...
...паливних карт
Паливні картки оформляються виходячи з заявки, затвердженої уповноваженими особами покупця. При передачі паливних карток організації (її представнику) складається акт приймання-передачі або (форма № ТОРГ-12).
ПРИКЛАД 1
ТОВ «Ауріка» уклало договір №65 від 11.08.2008 з паливною компанією ЗАТ «Петрол Плюс» на придбання бензину марок Аі-98 та Аі-95 з використанням смарт-карток. На отримання паливних карток була оформлена заявка. Під час передачі карток сторони підписали акт.
Для обліку руху виданих та повернутих паливних карток організації доцільно розробити та затвердити у бухгалтерській обліковій політиці спеціальний щомісячний журнал.
ДОВІДКА
Смарт-картки на додаткові послуги автозаправок
Паливні картки можуть застосовуватися також для отримання додаткових послуг АЗС (миття кузова, полірування, чищення салону, шиномонтаж тощо). Для обліку таких послуг запроваджується поняття, наприклад, «умовна мийка». Вартість однієї одиниці умовної мийки встановлена в прайс-листі постачальника.
За ці послуги з організації-покупця списується та кількість одиниць «умовних мийок», яка відповідає спожитим послугам у перерахунку на одну «умовну мийку». Припустимо, вартість «умовного миття» складає 100 руб. Якщо миття кузова автомобіля коштує 550 руб., з паливної картки буде списано 5,5 одиниці умовної мийки. У цьому залишок одиниць даних послуг на особовому рахунку організації-покупця зменшується у сумі, рівну кількості одиниць послуг, отриманих покупцем.
Зазначимо, що якщо організація-покупець згідно з заявкою набуває одразу кількох смарт-карток, на кожну окрему смарт-картку не зараховуються ні гроші (смарт-картка не є платіжним засобом), ні літри. Передплата процесинговому центру вноситься за загальну кількість заявленого бензину за всіма паливними картами в сукупності. По суті, смарт-карта є лише технічним засобом, що видається водіям, для відпуску нафтопродуктів на АЗС. Саме тому при видачі смарт-картки її власнику (водієві) не передаються ані гроші, ані грошові документи. Відповідно використання рахунків 71 «Розрахунки з підзвітними особами» та 50 «Каса» субрахунок 50-3 «Грошові документи» у такому разі є необґрунтованим. Факт видачі фіксується лише у щомісячному журналі обліку прийому та видачі смарт-карток, а на рахунках бухгалтерського обліку не відображається.
У паливній картці з добовим (або місячним) лімітом вказується обсяг придбаного палива у літрах (а не вартість), що дозволяє власнику картки заправляти бензин у паливний бак у межах витратного ліміту, обумовленого у заявці організації-покупця.
У зв'язку з цим рекомендуємо розробити та затвердити у наказі з бухгалтерської облікової політики зразок спеціальної форми «Звіт власника смарт-картки». За основу можна прийняти, наприклад, форму авансового звіту, доповнивши її необхідними кількісними реквізитами, пов'язаними зі специфікою обігу паливної картки, яка не є платіжним засобом.
Дані щомісячного звіту (реєстру) процесингового центру про рух палива по окремо взятій карті (або по всіх картах - залежно від того, який звіт подається відповідно до умов договору) необхідно зіставляти з даними звітів власників смарт-картки та доданими до них чеками терміналів АЗС. З метою полегшення контролю організації за придбанням нафтопродуктів доцільно у додатку до наказу з бухгалтерської облікової політики визначити порядок та строки подання спеціального звіту власника смарт-картки.
...витрат на бензин
Щомісяця після обробки даних процесинговий центр представляє організації-покупцеві рахунок-фактуру, акт звіряння взаємних розрахунків, товарну накладну на обсяг та вартість обраного палива, а також щомісячний звіт (або реєстр) операцій з карток. У цих документах фіксується кількість придбаних ПММ.
Основним виправдувальним документом, що підтверджує фактичну витрату паливно-мастильних матеріалів на виробничі цілі, є дорожній лист. Його уніфікована форма затверджена постановою Держкомстату Росії від 28.11.97 № 78. У колійному листі вказуються номер і дата його видачі, номер і марка автомобіля, мета поїздки, інформація про конкретний шлях, показання спідометра, залишок пального при виїзді та поверненні. Названі реквізити є обов'язковими та відображають зміст господарської операції. З цих даних визначається фактичний витрата ПММ щодо конкретного автомобіля.
Зверніть увагу: якщо організація-покупець не визнається спеціалізованою або автотранспортною організацією, вона має право розробити форму дорожнього листа самостійно за умови, що розроблений дорожній лист міститиме необхідні реквізити, передбачені в пункті 2 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ ( див., наприклад, листи Мінфіну Росії від 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 та від 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). При цьому дорожні листи необхідно складати таким чином і з такою регулярністю, щоб на їх підставі можна судити про обґрунтованість витраченої витрати. У листі Мінфіну Росії від 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 підкреслюється, що якщо щотижневе (щомісячне, щоквартальне) складання дорожнього листа дозволяє організувати облік відпрацьованого часу та витрати паливно-мастильних матеріалів, дорожній лист, складений з такої , З додатком до нього необхідних первинних документів, що відображають придбання паливно-мастильних матеріалів, може підтверджувати витрати платника податків на бензин. Крім того, самостійно розроблена форма дорожнього листа обов'язково повинна містити інформацію про кінцевий пункт проходження автомобіля. Ці дані дозволяють судити про факт використання автомобіля співробітниками організації у службових цілях.
Таким чином, якщо організація – покупець бензину за смарт-картками використовує самостійно розроблену форму дорожнього листа, вона має бути наведена в обліковій політиці. Необхідно також зафіксувати регулярність складання цього документа.
Облік смарт-картки
При придбанні організацією смарт-картки її вартість слід відобразити у бухгалтерському обліку у складі матеріально-виробничих запасів як інші матеріали на рахунку 10 «Матеріали» субрахунок 10-6 «Інші матеріали». Підставою буде товарна накладна або акт прийому-передачі смарт-картки (на дату її отримання).
Відповідно до пункту 6 ПБО 5/01 матеріально-виробничі запаси приймаються до бухгалтерського обліку за фактичною собівартістю. Вона дорівнює сумі фактичних витрат організації придбання МПЗ, крім податку додану вартість та інших компенсованих податків. У ситуації фактичною витратою на придбання смарт-карток визнається сума, сплачена за договором процесингової або паливної компанії, без урахування ПДВ.
Оскільки придбання смарт-карток нерозривно пов'язане з купівлею бензину (самі по собі вони не використовуються в діяльності організації-покупця), наприкінці місяця вартість смарт-карток потрібно включити у вартість придбаного палива.
Для цілей оподаткування прибутку вартість паливної картки враховується у складі інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією, на підставі підпункту 49 пункту 1 статті 264 НК РФ.
Сума податку додану вартість, пред'явлена продавцем карти організації-покупцю, приймається до відрахування на підставі рахунку-фактури (п. 1 ст. 172 НК РФ) та за дотримання умов, встановлених у пункті 2 статті 171 Податкового кодексу.
Бухгалтерський облік палива, придбаного за смарт-картками
Враховуючи, що товарна накладна та звіт (реєстр) щодо операцій з паливних карток подається організації-покупцю процесинговим центром після закінчення місяця, в якому були придбані нафтопродукти з використанням смарт-карток, у організацій-покупців виникають проблеми з визнанням витрат на паливо. Адже списати на витрати вартість придбаних нафтопродуктів можна лише після ухвалення їх до обліку. У свою чергу паливно-мастильні матеріали приймаються до обліку на підставі наявних первинних облікових документів, які надходять до організації-покупця згідно з умовами договору лише наприкінці звітного місяця.
Виходячи зі специфіки розрахунків за нафтопродукти з використанням паливних карток, на думку автора, врахувати придбаний за смарт-картками бензин та списати його надалі на витрати можна декількома способами.
Прийняття до обліку та списання бензину один раз на місяць
Підставою для прийняття на облік на рахунок 10 «Матеріали» субрахунок 10-3 «Паливо» придбаного за смарт-картками бензину є товарна накладна від процесингового центру, датована останнім днем звітного місяця, а також щомісячний звіт власника смарт-картки з доданими до нього чеками автозаправних терміналів. (Дані звіту звіряються з даними чеків терміналів АЗС, отриманих водіями - власниками карток під час вибірки палива.)
Важливий момент: інформація про ціни, що міститься в чеках терміналів АЗС, є довідковою, оскільки весь обсяг заявленого палива було оплачено організацією в порядку стовідсоткової передоплати та не підлягає зміні у міру його відпустки. Водночас у чеку автозаправного терміналу вказуватимуться поточні ціни на кожну конкретну дату, які, природно, можуть бути іншими. До речі, саме в цьому полягає одна з переваг паливних карток: організація-покупець купує бензин за сьогоднішньою ціною, а використовуватиме його протягом кількох тижнів або місяців, за які вартість бензину може суттєво зрости.
Витрачений бензин списується на витрати на підставі дорожніх листів.
Методологічним обгрунтуванням викладеного порядку обліку служить пункт 15 Положення ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н. Відповідно до названої норми порядок створення первинних облікових документів та строки передачі їх для відображення у бухгалтерському обліку встановлюються відповідно до затвердженого в організації графіка документообігу.
Таким чином, організація - покупець бензину за смарт-картками має право відображати проводки щодо прийняття до обліку бензину та його подальшого списання на витрати один раз на місяць. Щоправда, за умови, що процесингова чи паливна компанія представить усі необхідні документи наприкінці звітного місяця, але не пізніше. Цей порядок слід закріпити в обліковій політиці.
У пунктах 5, 7 та 9 ПБО 10/99 визначено, що витрати, пов'язані з придбанням сировини, матеріалів, товарів та інших матеріально-виробничих запасів (у даному випадку витрати на придбання витраченого організацією бензину, а також виготовлення смарт-карток), є витратами за типовими видами діяльності, з урахуванням яких формується продукції.
Вирахування сум ПДВ, пред'явлених постачальником, здійснюється у загальновстановленому порядку, тобто при виконанні умов:
Паливо оприбутковано;
Є всі необхідні документи (у тому числі);
Паливо буде використано в операціях, що оподатковуються ПДВ.
ПРИКЛАД 2
Скористаємося умовою прикладу 1. ТОВ «Ауріка» уклало договір із паливною компанією ЗАТ «Петрол Плюс» на придбання бензину марок Аі-98 та Аі-95 із застосуванням смарт-карток.
Згідно з виставленим ЗАТ «Петрол Плюс» рахунку 12 серпня 2008 була перерахована сума 38 540 руб. (Включаючи ПДВ 5879 руб.) В якості передоплати за бензин марки Аі-98 об'ємом 1000 л за ціною 26,2 руб. за літр (включаючи ПДВ 4 руб.) та марки Аі-95 об'ємом 500 л за ціною 24,68 руб. за літр (включно з ПДВ 3,76 руб.).
Вартість виготовлення двох смарт-карток у сумі 590 руб. (Включаючи ПДВ 90 руб.) була сплачена 14 серпня 2008 року. Смарт-картки у кількості двох штук отримано за актом приймання-передачі від 14.08.2008.
Припустимо, протягом місяця весь бензин було отримано та витрачено. ЗАТ «Петрол Плюс» своєчасно представило товарну накладну на відвантаження бензину на суму передоплати, рахунок-фактуру та реєстр про рух палива за серпень. Документи датовані 31 серпня 2008 року.
Інформація реєстру про рух палива від ЗАТ «Петрол Плюс» та відомості зі звітів двох власників смарт-карток збігаються.
Виходячи з бухгалтерської облікової політики ТОВ «Ауріка» на 2008 рік, в організації:
Бензин, придбаний за смарт-картками, приймається до обліку та списується один раз на місяць;
Шляховий лист за формою, розробленою самостійно, складається щомісячно та подається до бухгалтерії в останній календарний день звітного місяця;
Звіт власників смарт-карток за формою, розробленою самостійно, складається щомісячно та подається до бухгалтерії в останній календарний день звітного місяця.
У бухгалтерському обліку ТОВ «Ауріка» було зроблено такі записи:
ДЕБЕТ 60 субрахунок «Аванси видані» КРЕДИТ 51
38540 руб. - перераховано передплату за бензин на підставі рахунку ЗАТ «Петрол Плюс»;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
590 руб. - перераховано оплату за дві смарт-картки на підставі рахунку ЗАТ «Петрол Плюс»;
ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60
500 руб. - прийнято до обліку дві смарт-картки на підставі товарної накладної;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
90 руб. - Враховано ПДВ, пред'явлений за двома смарт-картками;
90 руб. - прийнято до вирахування сума ПДВ за двома смарт-картами на підставі рахунку-фактури ЗАТ «Петрол Плюс» (дотримано вимог пункту 2 статті 171 та пункту 1 статті 172 НК РФ);
ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
32661 руб. (38 540 руб. - 5879 руб.) - Прийнятий до обліку отриманий за серпень бензин, придбаний за двома смарт-картами на підставі товарної накладної ЗАТ «Петрол Плюс», реєстру про рух палива за серпень від ЗАТ «Петрол Плюс» та двох звітів власників смарт-карток;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
5879 руб. - враховано ПДВ із вартості отриманого бензину;
ДЕБЕТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» КРЕДИТ 19
5879 руб. - прийнято до вирахування сума ПДВ із вартості фактично отриманого за серпень бензину на підставі рахунку-фактури ЗАТ «Петрол Плюс» (дотримано вимог пункту 2 статті 171 та пункту 1 статті 172 НК РФ);
ДЕБЕТ 60 субрахунок «Розрахунки із ЗАТ “Петрол Плюс”» КРЕДИТ 60 субрахунок «Аванси видані»
38540 руб. - зараховано передплату за бензин на підставі акта звірки розрахунків із ЗАТ «Петрол Плюс»;
ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 «Інші матеріали»
500 руб. - вартість двох смарт-карток включена у вартість бензину;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3
33161 руб. (32 661 руб. + 500 руб.) - визнано у складі загальногосподарських витрат вартість витраченого за серпень бензину та вартість виготовлення двох смарт-карток (на підставі дорожніх листів двох водіїв за серпень 2008 року).
Прийняття до обліку та списання бензину протягом місяця
Відповідно до цього способу бензин приймається на облік у міру заправки на підставі звітів власників карток та чеків терміналів АЗС за прийнятими в організації обліковими цінами. Такий порядок обліку ґрунтується на правилах бухгалтерського обліку невідфактурованих поставок, встановлених у пунктах 36-41 Методичних вказівок з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, затверджених наказом Мінфіну Росії від 28.12.2001 № 119н.
У пункті 37 названого документа сказано, що невідфактуровані поставки приймаються складу зі складанням акта про приймання матеріалів (форма № М-7, затверджена постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а). За потреби після отримання документів від процесингової або паливної компанії ціна коригується (якщо облікові ціни відрізняються від цін, встановлених у прайс-листі на дату виставлення рахунку).
Витрачений бензин списується на витрати у порядку, розглянутому раніше, на підставі дорожніх листів. Даний порядок обліку, а також регулярність складання звітів власників смарт-карток та дорожніх листів мають бути зафіксовані у бухгалтерській обліковій політиці організації-покупця.
Стосовно цієї ситуації прийняти до відрахування ПДВ із вартості фактично отриманого бензину можна лише після виставлення процесингової чи паливної компанією рахунка-фактури.
Зазначимо, що обидва розглянуті порядки прийняття до обліку та подальшого списання на витрати бензину, придбаного за смарт-картками, не спрощують життя головного бухгалтера.
Як показує практика, у першому випадку (при обліку один раз на місяць) дуже складно досягти від процесингових чи паливних компаній своєчасного подання всіх необхідних первинних облікових документів.
У другому випадку (при обліку протягом місяця) можуть виникнути додаткові витрати, пов'язані з необхідністю коригування цін.
На думку автора, організаціям - покупцям бензину за смарт-картками слід виробити власну професійну позицію щодо розглянутої проблеми, керуючись вимогами раціональності ведення бухгалтерського обліку та обачності відповідно до норм пункту 7 ПБО 1/98.
Податковий облік палива, придбаного за смарт-картками
Витрати організації для придбання палива враховуються або у складі матеріальних витрат (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), або у складі витрат організації утримання службового транспорту (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При цьому вони зменшують оподатковуваний прибуток під час виконання вимог пункту 1 статті 252 Податкового кодексу. Тобто зазначені витрати мають бути економічно обґрунтовані, документально підтверджені та виконані для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.
Таким чином, з метою оподаткування прибутку первинними документами, що підтверджують витрати, пов'язані з придбанням та списанням бензину, придбаного за смарт-картками, є первинні документи, які використовуються в бухгалтерському обліку для обліку зазначених витрат. Зокрема, це дорожні листи, товарні накладні від процесингової чи паливної компанії на придбані нафтопродукти, чеки терміналів АЗС, звіти власників смарт-карток, звіти про рух палива від процесингових чи паливних компаній тощо.
Для підтвердження економічної обґрунтованості витрат у податковому обліку організація має право застосовувати норми витрати палив та мастильних матеріалів.
Зверніть увагу: відповідні норми введені в дію розпорядженням Мінтрансу від 14.03.2008 № АМ-23-р. Причому нові норми витрати ПММ призначені як для автотранспортних підприємств, так і для організацій, зайнятих у системі управління та контролю, підприємців та інших осіб незалежно від форм власності, що експлуатують автомобільну техніку та спеціальний рухомий склад на шасі автомобілів на території Російської Федерації. На думку автора, при розробці експлуатаційних норм організація має право керуватися саме цим документом.
Водночас з метою оподаткування враховується вартість фактично витрачених паливно-мастильних матеріалів на підставі документів, що підтверджують.
Але найголовніше це зафіксувати сам факт передачі. Тільки за наявності приймально-передавального документа цінності вважаються переданими та отриманими. У чому особливості складання акта приймання-передачі об'єкта?
Загальні аспекти
Найчастіше акт приема-передачи різних видів майна є доповненням до документам, закрепляющим права сторін.
Будь-який договір лише визначає умови, які мають виконати учасники угоди. Підписання договору щодо передачі майна не означає його виконання.
Підтверджує виконання умов саме акт. Цей документ має бути підписаний як особою, яка передає, так і особою, яка отримує. Акт стає невід'ємною частиною договору. Але наявність такого акта потрібна і в інших випадках.
Наприклад, у будь-якій організації є співробітники, які несуть майнові цінності, товари, цінні документи чи інші активи. Іноді відповідальні особи змінюються або .
Іноді рух активів пов'язані з виробничої необхідністю тощо. Хоч би якою була причина, передачу відповідного майна треба зафіксувати. І тому використовується акт приема-передачи.
Що це таке
Акт приймання-передачі об'єкта це документ, що підтверджує здійснення передачі майна від однієї особи до іншої. Використовуватися акт може у різних ситуаціях.
Під об'єктом може матися на увазі будь-яка матеріальна цінність, яка перебуває у володінні або розпорядженні конкретної особи. Акт про прийом-передачу може знадобитися під час передачі об'єктів:
- у разі продажу;
- за договором оренди;
- як заставне забезпечення;
- у зв'язку зі зміною відповідальної особи тощо.
Акт приймання-передачі – це правовий документ. Потреба в ньому обумовлена необхідністю юридичного підтвердження факту переходу чогось і фіксації точного моменту переходу прав та обов'язків, пов'язаних з об'єктом, що передається.
Приймальний документ завжди складається в кількості не менше двох примірників. Один отримує сторона, що передає, другий – приймаюча.
У цьому неприпустимим вважається копіювання документа. Кожна із сторін має отримати справжній акт. Інакше дійсним документ не є.
Призначення документа
Як і будь-який офіційний документ, акт приймання-передачі має юридичну силу. При необхідності акт може ставати вагомим аргументом у захисті інтересів однієї із сторін процесу передачі майна чи інших цінностей.
Форму акта приймання-передачі законодавчо не затверджено. Документ складається у довільному вигляді. Але при цьому неухильною нормою є наявність деяких обов'язкових реквізитів.
Так вказуються в акті такі аспекти:
- назва документу;
- дата його складання;
- місце оформлення;
- найменування та реквізити сторін;
- ідентифікація та опис предмета, що передається.
Актом приймання-передачі об'єкта насамперед підтверджується факт передачі вказаного майна. У жодному разі акт неспроможна замінити договору чи угоди, що прописує умови майбутньої угоди.
Як окремий документ акт передачі цінностей може фігурувати всередині організації, коли здійснюється передача майна між відповідальними особами.
Але й у разі підставою стає розпорядчий документ вищого керівництва необхідність передачі об'єкта.
У зовнішній діяльності підприємства прийомопередавальний акт є обов'язковим додатком до різних , оренди та інших операцій, пов'язаних із передачею майнових цінностей.
Особливість акту в тому, що в ньому відображені всі нюанси об'єктів, що передаються. Обов'язково у документі зазначаються всі недоліки та пошкодження майна.
Якщо акт не наголошує на недоліках об'єкта, то навіть через суд довести їх наявність у майбутньому навряд чи вийде. Як тільки акт передачі підписано, вважається, що майно справді передано і саме у тому стані, який відображено в акті.
Чинна нормативна база
Як такої форми акта приймання-передачі у законодавстві не передбачено. Проте закон обговорює деякі випадки, коли наявність передавального акта вважається обов'язковим.
Наприклад, під час передачі нерухомості або здавання справ відповідальною особою. В інших випадках потреба в акті приймання як зобов'язання відсутня, але суть операції передбачає його наявність.
При спірних ситуаціях, пов'язаних із передачею цінностей, суд ґрунтується саме на наявності акта про прийом-передачу. За його відсутності навіть підписаний договір неспроможна вважатися підтвердженням факту передачі конкретного об'єкта.
Суб'єкти мають право розробляти власну форму приймально-передавального акта. Зміст його визначається з нагальних потреб.
Але у будь-якому разі бланк повинен містити обов'язкові реквізити, перелічені щодо первинної документації.
Оскільки актом підтверджується здійснення господарської операції, якою вважається передача будь-яких цінностей, документ по праву зараховується до первинної документації.
Нюанси при складанні форми акта приймання-передачі
Складаючи форму акта приймання-передачі, слід враховувати різні нюанси щодо суті документа. Насамперед, не слід плутати приймально-передавальний акт і .
Якщо остання просто підтверджує отримання чогось, то акт документ двосторонній. Упорядкування його передбачає, що учасниками є дві сторони, одна приймаюча, інша передає. У цьому документі мають бути підписи обох сторін.
Інший важливий факт це те, що акт про прийом-передачу є документом, що засвідчує відсутність у сторін взаємних претензій.
В акті докладно описується об'єкт, що передається, його характеристики, особливості, властивості. Тут же відображаються виявлені в процесі прийняття недоліки.
І якщо одержувач підписав акт, то вважається, що він згоден прийняти об'єкт у тому стані, який має бути. Після підписання акта прийому-передачі одержувач об'єкта немає права заявляти про будь-які претензії щодо. До продавця.
Таким чином, основними моментами будь-якого акта приймання-передачі майна є такі моменти, як:
- вказівка сторін, що беруть участь у передачі;
- точна ідентифікація предмета передачі за актом;
- докладний опис стану об'єкта.
Певні аспекти формування акта приема-передачи об'єкта з'являються й у з характерними особливостями конкретно передається майна.
Справ при звільненні
До договору купівлі-продажу
Укладаючи договір купівлі-продажу, продавець зобов'язується в обумовленому договором порядку передати покупцю зазначений у договорі об'єкт. Таким може бути будь-яке цінне майно, яким продавець має право власності.
Може укладатись договір нам купівлю-продаж певного вантажу. Ціль акту – підтвердити дійсність передачі майна.
У деяких випадках наявність передавального акта має рекомендаційний характер, в інших – обов'язкових. Наприклад, при купівлі-продажу нерухомості передавальний акт є невід'ємною частиною договору.
Документ про передачу входить до складу пакету документів, який подається для реєстрації права власності власника на придбану нерухомість.
Важливість акта приймання-передачі при купівлі-продажу ще й у тому, що під час підписання акта усі права та обов'язки щодо об'єкта договору переходять до нового власника.
У акті докладно описується предмет договору. Також необхідно відобразити всі недоліки предмета продажу, оскільки підписання акта означає ухвалення майна без претензій.
Спецтехніки в оренду
При передачі спецтехніки у найм одного договору недостатньо. Саме акт приймання-передачі засвідчує поточні характеристики техніки, а також визначає, у якому стані техніку слід повернути.
У передатному акті спецтехніки в оренду зазначаються:
- опис спецтехніки, що передається;
- наявність дефектів, пошкоджень чи інших вад;
- невідповідність найменувань спецтехніки із зазначеними у договорі;
- період, який спецтехніка передається у найм;
- підписи сторін.
Роль передавального акта в оренді спецтехніки, наприклад трактора, значима ще й тим, що датою підписання акта починається відлік періоду орендного використання.
Об'єктів нефінансових активів
Під час передачі нефінансових активів можна керуватися порядком, затвердженим законодавчо для бюджетних установ.
Організації, що є частиною держсектору, на даний час зобов'язані використовувати уніфіковані форми, вимоги щодо оформлення яких зумовлені Додатками та супутніми Методичними вказівками.
Акт прийому-передачі нефінансових активів оформляється за затвердженою формою 0504101 під час передачі майна між установами, організаціями та установами.
При цьому Наказ №52н не вказує на обов'язковість застосування форми 0504101 для придбання матеріальних цінностей. Але установа може закріпити цей обов'язок.
Векселі
Акт про прийом-передачу векселів документ формально не є обов'язковим. Але його наявність знижує ризики у разі судових спорів, якщо друга сторона заявить про відсутність угоди.
Складається акт з розрахунком на занесення обсягу відомостей, що конкретизує дані щодо угоди з цінними паперами. Шаблон акту включає такі дані:
- тип паперу (перекладний або простий);
- дата складання та місце;
- ідентифікують дані паперу (серія, номер, інші реквізити);
- оцінка кожного окремого векселі;
- сума оцінки всіх цінних паперів, що передаються;
- термін виплати коштів за векселями.
Також в акті зазначаються відомості про сторони, і наводиться посилання на договір за наявності такого. Приклад – типова форма та зразок заповнення акта приймання-передачі векселів.
на відповідальне зберігання
Договором зберігання передбачається передача речі з її поверненням. У цьому передача, як і повернення, здійснюється у вигляді оформлення традиційних , у яких вказується, що передача відбувається на відповідальне зберігання.
Але сам факт передачі підтверджується актом приймання-передачі. Підписання акта перекладає відповідальність за збереження майна на зберігача протягом усього терміну зберігання, зазначений у договорі.
Форма акта може бути довільною, але найчастіше застосовується затверджена . Складається акт поклажодавцем, підписується зберігачем у присутності працівників складу.
В цілому всі особливості формування акта приймання-передачі зводяться до обов'язкового докладного опису об'єкта, що передається, і ідентифікації сторін. Це виключає можливі претензії сторін щодо неналежного стану переданого майна.
Процес прийому чи передачі будь-якого устаткування вимагає документального оформлення. Факт переміщення фіксується відповідним актом. Якими особливостями відрізняється створення акта приймання-передачі обладнання? При прийнятті чи передачі устаткування обов'язково складається акт приема-передачи. Цей документ є...
Сьогодні існує безліч різних документів, пов'язаних із оформленням договору оренди, а також передачею приміщення у користування третьої особи з інших причин. Існує велика кількість різних нюансів, пов'язаних зі складання подібних документів. Одним із обов'язкових є акт прийому-передачі. Він не...
Для скачування матеріалу заповніть поле нижче та натисніть скачати.
Договір на карту Новаторрус, ЮніКардОйл - Високий октан акт прийому передачі паливної картки скачати акт передачі паливної картки водієві зразок зразок. Перехід права власності на момент передачі акт передачі паливної картки водію. Ви можете завантажити його з - Акт акт приймання-передачі акт прийому передачі паливної картки водієві зразок 1) особи Задаються обстановкою спілкування, що склалася.
У графі перераховано 100-ту передоплату за пластикові картки. Паливні картки передаються Клієнту за Актом приймання-передачі, при. Приклади акту про шлюб продукції 11 вер 2008 При передачі паливних карток організації (її повіреному) складається акт приймання-передачі або товарна збиткова (форма ТОРГ-12).
Паливна картка не є платіжним засобом та приймається на АЗС. Акт прийому-передачі автомобіля Вони шукали зло не в собі, а навколо себе і легко його знаходили. Виготовлення карток вимагає деякого часу, після чого вони будуть передані Вам у користування. Процес професійної підготовки поліцейських вважає визначення таких обстановок, що передбачає уявлення типового, прийнятного, відповідного, що може залежати від таких факторів, як вік, стать, раса, поведінка, одяг, час та місце.
Така реакція допустима тільки в тому випадку, якщо природа цього заперечення пов'язана з затребуваними для речей, що говорять.
Мета, з якою оформляється такий акт, - формалізувати процес передачі клієнту паливних карток після програмування. У разі якщо договором передбачено повернення заставної картки, аналогічним чином оформляється акт повернення.
Розробка та заповнення бланка
Зараз на державному рівні не прийнято якихось загальних норм і правил, за якими повинні оформлятися акти приймання-передачі паливних карток. Формуючи бланк такого документа, його розробники виходять насамперед із логіки та практики оформлення іншої, схожої документації.
Зазвичай, постачальники, реалізують паливні карти Роснефть , ТНК чи інші, розміщують бланки акта приема-передачи карт на своїх сайтах. Будь-який клієнт, що є юридичною особою, може завантажити собі зразок цього документа.
У різних компаніях такі бланки можуть мати незначні відмінності, але переважно всі поля збігаються. Практично у всіх випадках від клієнта потрібно вказати:
- число, місяць та рік заповнення бланка;
- найменування організації чи її номер;
- прізвище, ініціали та посада особи, яка заповнила акт;
- номер довіреності або іншого правового документа, на підставі якого представник організації може отримати паливні картки;
- кількість замовлених карток;
- прізвища водіїв, за якими будуть закріплені карти, що випускаються, а також номери їх автомобілів;
- інформацію про представника банку;
- вид паливних карт, що випускаються.
Як правило, готові паливні картки передаються особисто в руки керівнику організації, що замовила їх. У цей момент підписується акт приймання-передачі карток.
Журнал видачі паливних карток співробітникам
Наказ (розпорядження) про закріплення паливних карток за конкретними співробітниками складається у довільній формі. Для зручності контролю та простоти обліку рекомендується завести спеціальний журнал, у якому фіксувати факти видачі паливних карток водіям та їх повернення.
Журнал містить стандартну для документів таку інформацію:
- прізвище водія;
- марку та державний номер автомобіля;
- вид і марку палива, що заправляється;
- Номер картки;
- дату її видачі;
- дату повернення;
- підпис водія.
Компанія РусПетрол реалізує паливні картки юридичним особам та здійснює інформаційну підтримку своїх клієнтів. Співробітники компанії дадуть розгорнуті відповіді на всі питання, що вас цікавлять.
Акт передачі паливної картки водієві є важливою частиною документообігу компанії, яка володіє транспортом із найманими водіями. За допомогою цього паперу можна дотриматися алгоритму документального оформлення видачі бензину водіям.
ФАЙЛИ
Плюси
Переважна більшість компаній, що працюють у транспортній сфері або мають справу з перевезеннями, мають проблеми контролю використання палива. Застосування паливних карт у масовому порядку в компанії, що розширюється, дозволяє:
- Оптимізувати бухгалтерську звітність.
- За рахунок роздруківок зробити наочнішими витрати компанії, зібрати статистику, поліпшити логістичні процеси в цілому.
- Зменшити час оплати на заправних станціях.
- Зменшити витрати за рахунок корпоративної знижки, яка зазвичай надається паливними компаніями.
Одним словом, керівники компаній при інтенсивній роботі з перевезень швидко розуміють необхідність укладання договорів та видачі паливних карток своїм водіям.
Порядок юридичного оформлення
Для того, щоб у податкової організації не було питань щодо витрат на паливо, можна вдатися до наступного механізму формування паперів:
- Укласти з кожним із співробітників трудовий договір, у якому прописано моменти використання паливних карток. Якщо договори було укладено раніше, можна зробити додатки до них.
- Скласти акт прийому-передачі паливної картки для кожного із співробітників.
- Ввести систему обліку ПММ у вигляді складання дорожніх листів на кожну поїздку.
- У бухгалтерському обліку – надходити витрата палива відповідно до товарної накладної, що видається за кожною паливною карткою.
- Здійснювати списання ПММ, ґрунтуючись на підписаних дорожніх листах.
Важливий нюанс: автомобілі не повинні бути у власності водіїв. Якщо це так, попередньо необхідно оформити договір оренди авто з організацією.
Інакше у контролюючих організацій може виникнути низка питань щодо правомірності обліку витрати пального як компенсовані витрати компанії.
Заповнення акту передачі
Водій та роботодавець із цим документом приходять до угоди передачі майна у вигляді паливної картки. Для того щоб папір мав юридичну силу, він обов'язково повинен містити:
- Реквізити організації, що склала його.
- Дата.
- Місто.
- Повне найменування.
- Якщо в компанії прийнято таку практику, то реєстраційний номер. Так факт наявності буде легше зафіксувати в журналах.
Основна частина
У прикладі, що додається, представлений мінімальний набір інформації, яка повинна міститися в акті передачі паливної картки водію:
- Найменування організації.
- Представник організації, від імені якого відбувається передача. У прикладі це генеральний директор. Бажано, щоб у папері фігурувала та ж особа, на яку було оформлено договір на постачання палива з паливною компанією. Вказується ПІБ.
- З яких документів роботодавець передає водієві майно. У ТОВ такою документацією є Статут.
- Мета передачі паливної картки саме цій особі. Тут же як пояснення можна вказати номер і марку машини, до якої прикріплений водій (в ідеалі – окремим наказом). Але можна утриматися від згадки про транспортні засоби.
- ПІБ водія, якому передається карта. Важливий момент: трудовий договір із цим водієм необхідно оформляти раніше, ніж акт. Причому фігурування паливної картки та моменту передачі у договорі між співробітником та роботодавцем обов'язкове.
- Назва та номер паливної картки.
- Скільки екземплярів акта складено.
Щодо останнього пункту, то зазвичай оформлюються два документи: один для роботодавця, другий – для працівника. На обох мають стояти підписи того й іншого. Тільки так документ матиме бажану юридичну силу.
Наприкінці сторінки відведено спеціальні графи на підписи одержувача картки та того, хто її передає. Можливо, керівник забажає призначити відповідального працівника за цей процес. Тоді в документах такого плану стоятиме підпис призначеної матеріально відповідальної особи.
Вартість паливної картки
Взагалі, особливість паливної картки полягає в тому, що вона може бути видана трьома можливими варіантами:
- Безкоштовно.
- З умовою повернення. За неї водієм залишається грошова застава. При поверненні картки в бухгалтерії проводиться зворотне проведення. При цьому вартість картки не має ніде фігурувати. Тобто загальні витрати організації з цього збільшуватися чи зменшуватися нічого не винні. Це випливає із 250 статті Податкового кодексу.
- З оплатою за певну суму. У цій ситуації вартість одразу списується на рахунок виробничих витрат.
У поданому зразку акта прописано безоплатну передачу. Але якщо це інші варіанти, то вони мають фігурувати в тексті, адже по суті акт є взаємною угодою на прийом та передачу між працівником та роботодавцем.
Облік паливних карток
Для того щоб систематизувати процес видачі карток, заводять спеціальний документ – журнал обліку прийому та видачі паливних карток. За рахунок його створення та планомірного ведення можна скласти повноцінну звітність для проведення будь-якої з форм контролю обліку витрачання палива.
Документ містить основну інформацію щодо процесу видачі: номер картки, марку авто, його номер, дату видачі, ПІБ того, хто робив видачу і, природно, дані водія, який її отримав. У цьому документі може реєструватися номер акта передачі паливної картки водію.
Інший спосіб
У випадку, коли співробітників, намічених для видачі картки, багато, припустимо оформлення спеціального наказу, підписаного керівником видачу паливних карток. Там інформацію можна оформити списком чи таблицею. В одній із колонок цієї таблиці прописуватиметься водій, в іншій – карта, яка йому видається. Необхідність у складанні акта передачі паливної картки водію під час підписання наказу, природно, відпадає.
