УГОДА № __________/__________ EDO
Про електронний документообіг
м. Москва «____» ____ 2011 р.
___________________” іменоване надалі «Клієнт», в особі ______________, що діє на підставі ______________ з одного боку, та
Генеральна угода про використання ЕЦП - Генеральна угода № 3/VERIF від 01.01.2001р, укладена в рамках Угоди учасників системи ЕДО між Некомерційним партнерством «Фондова біржа РТС» як засвідчуючим центром та Закритим акціонерним товариством «Депозитарна компанія «РЕГІОН» як оператор системи ЕДО;
Електронний цифровий підпис (ЕЦП)- реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису та що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі;
Електронний документ- документ в електронно-цифровій формі, що виходить від власника сертифіката ключа підпису та отримав позитивне підтвердження справжності ЕЦП згідно з процедурою, передбаченою цією угодою та додатками до неї, що є невід'ємною частиною цієї угоди.
Електронний документооберт– приймання-передача Сторонами Угоди підписаних за допомогою ЕЦП документів, передбачених цією Угодою, в електронній формі.
Криптопакет– файл з розширенням «pkt» з інформацією про зміст електронного документа та електронно-цифровим підписом, що гарантує незмінність переданих даних;
Закритий (секретний) ключ електронного цифрового підпису- унікальна послідовність символів, відома власнику сертифіката ключа підпису та призначена для створення в електронних документах електронного цифрового підпису з використанням засобів електронного цифрового підпису;
Власник сертифіката ключа підпису- фізична особа, уповноважена однією зі Сторін на підписання документації в рамках Договорів, зазначених у Додатку №2 до цієї Угоди, яка володіє відповідним закритим ключем електронного цифрового підпису, що дозволяє за допомогою засобів електронного цифрового підпису створювати свій електронний цифровий підпис в електронних документах (підписувати електронні документи);
Підтвердження автентичності електронно-цифрового підпису в електронному документі- позитивний результат перевірки на Криптосервері належності ЕЦП в електронному документі власнику відповідного сертифіката ключа підпису та відсутності змін у цьому документі після його підписання;
Посвідчувальний центр- Некомерційне партнерство «Фондова біржа РТС» (ліцензія ФАПСІ № ЛФ/17-344 від 01.01.01 року), що здійснює контроль за функціонуванням Системи ЕДО;
Система ЕДО- система електронного документообігу РТС, що представляє собою сукупність програмного забезпечення, що обслуговується засвідчуючим центром, а також обчислювальних засобів і баз даних, що належать або підконтрольних центру, що призначена для передачі підписаних ЕЦП електронних документів.
3 Предмет угоди
3.1 Відповідно до цієї Угоди Сторони домовилися здійснювати обмін документами в електронній формі з електронно-цифровим підписом у рамках Договорів, зазначених у Додатку №2 до цієї Угоди.
3.2 Перелік документів, які можуть бути передані з використанням ЕЦП щодо кожного Договору Сторони визначають у Додатку №2 до цієї Угоди.
4 Основні положення
Сторони погодилися, що:
4.1 Електронний документообіг з використанням ЕЦП у рамках Договорів, зазначених у Додатку №2 до цієї Угоди, здійснюється відповідно до Федерального закону від 01.01.01 року N 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис», Федерального закону від 6 квітня 2011 р. N 63-ФЗ «Про електронний підпис», цією Угодою та Договором про використання ЕЦП.
4.2 Інформація в електронній формі, підписана електронним цифровим підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, у разі підтвердження справжності електронного цифрового підпису в електронному документі, отриманому у порядку, передбаченому пунктом 4 цієї Угоди.
4.3 Усі правовідносини в рамках Договорів, зазначених у Додатку №2, що випливають із надання/отримання документів у паперовому вигляді, поширюються і на електронні документи, підписані ЕЦП.
4.4 Сторони керуються положеннями Угоди учасників системи ЕДО та Генеральної угоди про використання ЕЦП щодо термінології, вимог до програмного та апаратного забезпечення, порядку підтвердження справжності ЕЦП та інших аспектів технічної та технологічної взаємодії, не зазначених у цій Угоді.
4.5 Клієнт зобов'язаний компенсувати витрати СпецДепозитарію на оплату Разових платежів за реєстрацію Клієнтських комплектів (призначених для Клієнта), що здійснюються СпецДепозитарієм на користь Некомерційного партнерства “Фондова біржа РТС” на підставі Генеральної угоди про використання ЕЦП.
5 Порядок та умови взаємодії Сторін
5.1 Обслуговування Клієнта здійснюється у строки, у порядку та на умовах, визначених у Договорах, зазначених у Додатку №2, та цій Угоді.
5.2 Надання СпецДепозитарієм послуг, передбачених Договорами (Додаток), здійснюється на підставі електронних документів, поданих Клієнтом до СпецДепозитарію.
5.3 Звіти про проведені операції, а також інші документи, зазначені у Додатку №2 щодо кожного з Договорів, надаються Клієнту у вигляді електронних документів, підписаних ЕЦП.
5.4 Обмін електронними документами між Сторонами здійснюється шляхом пересилання їх електронною поштою у вигляді криптопакетів, вкладених в електронні листи. Розмір одного криптопакета не повинен перевищувати 1 Мбайт.
5.5 Формати, в яких повинні передаватися документи, зазначені у Додатку №2 до цієї Угоди.
5.6 Перелік інформації, яку мають містити електронні документи, передбачені Регламентами, що є невід'ємною частиною Договорів (зазначених у Додатку №2), узгоджується Сторонами додатково у випадку, якщо вони відрізняються від встановленого Договорами та/або Регламентами. Такі додаткові угоди є невід'ємною частиною цієї Угоди. Обсяг інформації, що міститься в електронних документах, має бути не меншим за встановлений у відповідних Договорах/Регламентах.
5.7 Для створення криптопакетів, перевірки ЕЦП та отримання початкової інформації Сторонами використовується програмне забезпечення ANR “Sign&Verify” та ANR “Sign&Region IC Verify”, розроблене в РЕГІОН». ANR “Sign&Verify” використовує:
· Компоненту RTSSign для підписання документів ЕЦП;
· API RTSVerif для перевірки криптопакетів на Криптосервері ЗАТ “ДК РЕГІОН” з можливістю підтвердження в Сховищі Сертифікатів Центру, що засвідчує;
· API RTSVerif для отримання з криптопакетів початкової інформації.
· ANR “Sign&Region IC Verify” використовує компоненту RTSSign, що містить у своїх ресурсах відомості про поточний сертифікат РЕГІОН» для підписання документів, перевірки ЕЦП РЕГІОН» та вилучення початкової інформації з криптопакетів, отриманих від РЕГІОН».
5.8 Порядок підписання електронних документів ЕЦП, їх перевірки та вилучення початкової інформації наводиться у Додатку №1, який є невід'ємною частиною цієї Угоди.
5.9 Кожна із Сторін забезпечує збереження всіх електронних повідомлень, отриманих від іншої Сторони в рамках цієї Угоди, та веде повний та хронологічний запис їх. Дані матеріали зберігаються повністю та без змін протягом термінів, встановлених для відповідних документів у паперовій формі.
6 Права та обов'язки сторін
6.1 СпецДепозитарій зобов'язується:
6.1.1 Приймати документи Клієнта, зазначені в Додатку №2 до цієї Угоди, як файли, підписані ЕЦП;
6.1.2 Передавати електронною поштою Клієнту документи у вигляді файлів, підписаних ЕЦП, у строки, передбачені відповідними Договорами з Клієнтом;
6.1.3 Перевіряти справжність електронного цифрового підпису в електронних документах, що надійшли до СпецДепозитарію від Клієнта;
6.1.4 У порядку, передбаченому п. 4.9 цієї Угоди, зберігати електронні документи, підписані ЕЦП у вигляді, що надійшов від Клієнта, та забезпечувати їх збереження протягом строків, встановлених Договорами Сторін та/або відповідними Регламентами;
6.1.5 Негайно (але в будь-якому випадку не пізніше одного робочого дня) сповіщати центр, що засвідчує, а також Клієнта про випадки зникнення, визнання неправомірності або втрати секретних ключів ЕЦП, а також про інші випадки порушення конфіденційності ключів ЕЦП;
6.1.6 Призначати власником сертифіката ключа підпису лише осіб, уповноважених у рамках цієї угоди на підписання електронної документації;
6.1.7 Забезпечувати конфіденційність ключів ЕЦП, зокрема не допускати використання ключів ЕЦП, що належать СпецДепозитарію, без його згоди, забезпечити неможливість підписання ЕЦП електронних документів особами, не уповноваженими на це розпорядженням посадових осіб СпецДепозитарію;
6.1.8 Не використовувати ключ ЕЦП за наявності підстав вважати, що конфіденційність цього ключа порушена.
6.2 СпецДепозитарій немає права:
6.2.1 Вносити будь-які зміни до електронних документів, отриманих від Клієнта в рамках цієї Угоди.
6.3 Клієнт зобов'язується:
6.3.1 Надавати документи в електронному вигляді з використанням ЕЦП у строки, передбачені відповідним Договором Сторін, а також відповідними вимогами, встановленими у Додатку №2 до цієї Угоди.
6.3.2 Забезпечувати безпеку та конфіденційність секретних ключів ЕЦП, у тому числі забезпечувати можливість доступу до них лише уповноваженим особам, а також не допускати використання ключів ЕЦП, що належать Клієнту, без його згоди;
6.3.3 Сповіщати СпецДепозитарій та Посвідчувальний центр про всі випадки порушення конфіденційності (у тому числі пропажі, визнання неправомірності або втрати) секретних ключів ЕЦП протягом двох годин з моменту виявлення зазначених у цьому пункті обставин. У разі порушення зазначених у цьому пункті термінів Клієнт не має права посилатися на зазначені обставини, у тому числі на те, що документ був підписаний неуповноваженою особою у разі виникнення спору між Сторонами;
6.3.4 Призначати власником сертифіката ключа підписи осіб, які отримали підготовку щодо застосування засобів криптографічного захисту та допущені до використання ними на підставі наказу посадових осіб Клієнта;
6.3.5 Призначати власником сертифіката ключа підпису лише осіб, уповноважених у рамках цієї Угоди на підписання електронної документації;
6.3.6 Забезпечувати неможливість підписання електронних документів особам, які не уповноважені на це розпорядженням посадових осіб Клієнта;
6.3.7 не використовувати ключ ЕЦП за наявності підстав вважати, що конфіденційність даного ключа порушена
7 Відповідальність сторін
7.1 У разі вирішення розбіжностей, що виникають при використанні ЕЦП, Сторони керуються положеннями Договору про використання ЕЦП, цієї Угоди, а також законодавством РФ.
7.2 Сторони несуть відповідальність за невиконання або неналежне виконання своїх зобов'язань за цією Угодою.
7.3 СпецДепозитарій несе відповідальність за:
7.3.1 Заподіяння шкоди Клієнту внаслідок невиконання порядку підтвердження справжності ЕЦП в електронному документі;
7.3.2 Збитки Клієнта, що виникли внаслідок свавільної зміни Спецдепозитарієм документа, підписаного ЕЦП;
7.3.3 Дії співробітників СпецДепозитарію, пов'язані з неправомірним/некваліфікованим використанням секретних ключів ЕЦП, які спричинили збитки Клієнта.
7.4 СпецДепозитарій не несе відповідальності за:
7.4.1 Збитки Клієнта, які виникли внаслідок втрати, пошкодження або неправомочного/некваліфікованого використання Клієнтом секретних ключів ЕЦП, про що СпецДепозитарій не було повідомлено у строки, передбачені п. 5.3.3 цієї Угоди або повідомлено з порушенням цих строків;
7.4.2 Дії співробітників Клієнта та передачу ними електронних документів на адресу СпецДепозитарію, що спричинили збитки Клієнта в рамках здійснення Договорів, зазначених у Додатку №2 до цієї Угоди.
7.5 Клієнт несе відповідальність за:
7.5.1 Достовірність та/або своєчасність надання інформації, пов'язаної з виконанням цієї Угоди;
7.5.2 Надання електронних документів у форматах, відмінних від описаних у цій Угоді та додатках до неї;
7.5.3 Дії співробітників Клієнта, пов'язані з неправомірним/некваліфікованим використанням секретних ключів ЕЦП, що спричинили збитки Клієнта та/або СпецДепозитарію;
7.5.4 Несвоєчасність повідомлення Спецдепозитарію про випадки зникнення, визнання неправомірності або втрати секретних ключів ЕЦП.
7.6 Клієнт не несе відповідальності за:
7.6.1 Збитки, що виникли внаслідок зміни електронних документів СпецДепозитарієм, які надійшли до СпецДепозитарію;
7.6.2 Дії співробітників СпецДепозитарію, пов'язані з неправомірним/некваліфікованим використанням секретних ключів ЕЦП, що спричинили збитки Клієнта та СпецДепозитарію
7.7 Жодна із сторін не несе відповідальності за повне або часткове невиконання зобов'язань за цією угодою, якщо невиконання зобов'язань спричинене настанням обставин непереборної сили (форс-мажор), таких як стихійні лиха, страйки, акти державних органів, вихід із ладу зв'язків (включаючи , але не обмежуючись телефонним, електронним, телетайпним та іншими видами зв'язку), та інші обставини, що знаходяться поза розумним контролем Сторін і перешкоджають передачі та прийому будь-якої зі Сторін будь-яких узгоджених Сторонами електронних повідомлень.
7.8 Сторона, щодо якої настали зазначені у п. 6.7 обставини, зобов'язана протягом одного дня з моменту настання таких обставин сповістити про це іншу Сторону. При цьому друга Сторона має право вимагати надання їй доказів, якими можуть бути довідки та свідоцтва, що видаються відповідними органами влади та управління, за винятком випадків, коли такі обставини є загальновідомими. У разі порушення строку повідомлення, зазначеного в цьому пункті, Сторони позбавляються права посилати на вищезгадані обставини як такі, що звільняють від відповідальності за невиконання своїх зобов'язань.
7.9 У разі припинення дії обставин непереборної сили Сторони зобов'язані повідомляти про це одна одну протягом одного дня з моменту припинення.
8 Порядок вирішення спорів
8.1 При вирішенні спірних питань Сторони не ставлять під сумнів юридичну силу електронних документів, що подаються як докази, відправлених, отриманих, що зберігаються відповідно до умов цієї Угоди.
8.2 Електронні документи, підписані ЕЦП, мають для Сторін юридичну силу, порівнянну (а саме рівну) з письмовим документом, скріпленим власноручними підписами та печатками.
8.3 Усі спори, що виникли з виконання Сторонами цієї Угоди, вирішуватимуться шляхом переговорів, за результатами яких Сторонами має бути підписано відповідний Протокол.
8.4 У разі недосягнення згоди щодо спірних питань шляхом переговорів Сторони передають суперечку на розгляд Арбітражного суду м. Москви.
9 Строк дії Угоди та порядок її розірвання
9.1 Ця угода набирає чинності з моменту її підписання обома Сторонами.
9.2 Термін дії цієї Угоди не може перевищувати строку дії Договору про використання ЕЦП. Щодо кожного із Договорів, перелічених у Додатку №2, ця Угода діє до моменту припинення зобов'язань за такими Договорами.
9.3 Ця угода може бути достроково розірвана за бажанням будь-якої зі Сторін. Сторона, яка бажає розірвати Угоду, письмово повідомляє про це іншу сторону. З моменту отримання повідомлення СпецДепозитарій не приймає електронні документи Клієнта, які тягнуть за собою обов'язок СпецДепозитарію здійснити будь-які юридичні дії.
9.4 Ця угода припиняється з моменту виконання Сторонами всіх своїх зобов'язань, що випливають із цієї Угоди.
9.5 У разі якщо цією Угодою передбачені інші правила взаємовідносин Сторін, ніж ті, що містяться у документах, зазначених в абз. 2 – 6 статті 1 цієї Угоди, застосовуються правила цієї Угоди.
10 Інші положення
10.1 Сторони, які отримали доступ до персональних даних, які були передані Сторонами в рамках виконання Договору, зобов'язуються не розкривати їх третім особам та не поширювати персональні дані без згоди суб'єкта персональних даних, якщо інше не передбачено федеральним законом.
10.2 Ця Угода укладена у 2-х примірниках, що мають рівну юридичну силу, по одному примірнику для кожної із Сторін. Кожен екземпляр підписується уповноваженими особами та скріплюється печатками.
10.3 Усі додатки та доповнення до цієї Угоди є її невід'ємною частиною та мають бути підписані уповноваженими представниками обох Сторін.
11 Реквізити сторін
Спецдепозитарій: Закрите акціонерне товариство «Депозитарна компанія «РЕГІОН» | Клієнт: |
Адреса: , корп. 2. У "НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ" Тел. доб. 337 , 223, 133 Факс доб.337 |
Факс |
|
_____________________ // |
________________________ / ___________./ |
додаток
до Угоди про електронний документообіг
№ _________________ EDO
від «___» ___________ 2011р.
«____» __________ 2011р.
ПЕРЕЛІК ДОГОВОРІВ,
у межах яких застосовується Угода про електронний документообіг,
а також Список документів, які можуть передаватися з використанням ЕЦП
I. Сторони погодилися, що Угода про електронний документообіг №___ від ________, застосовується щодо таких договорів:
1. Договір про надання послуг спеціалізованого депозитарію іпотечного покриття Керуючому іпотечним покриттям № _______/IP від ., укладений між Закритим акціонерним товариством «Депозитарна компанія «РЕГІОН» (далі – Спецдепозитарій) та _ _______________________________ (Далі - Клієнт).
Клієнт має право передавати на адресу СпецДепозитарію такі документи, передбачені Регламентом спеціалізованого депозитарію іпотечного покриття РЕГІОН» (далі - Регламент, з використанням ЕЦП:
· Всі види розпоряджень.
· Всі види вимог.
· Запити.
СпецДепозитарій має право передавати на адресу Клієнта такі документи, передбачені Регламентом:
· Всі види повідомлень.
· Витяги з Реєстру іпотечного покриття.
· Довідки про розмір іпотечного покриття.
· Реєстр іпотечного покриття.
2. Договір про надання послуг спеціалізованого депозитарію № _______/ СД-УКПІФвід _______________________________ ., укладений між Спецдепозитарієм та Клієнтом.
3. Договір про надання послуг із ведення реєстру власників інвестиційних паїв. № _______/ СР-УКПІФ від ______________, укладений між Спецдепозитарієм та Клієнтом.
4. Угода про оплату послуг Спеціалізованого депозитарію від _________ 2011р.
5. Депозитарний договір №____ від "___" ____________ 2011р.
ІІ. Формат передачі документів. Шаблони документів.
1. За договором, зазначеним у п.1 ст. I. цього Додатка №2 Клієнт зобов'язується надавати документи в електронному вигляді з використанням ЕЦП суворо відповідно до шаблонів, що є додатками до цієї Угоди.
Клієнт повинен передавати СпецДепозитарію документи у форматі: XML, Extensible Markup Language (кодування Windows 1251).
СпецДепозитарій повинен передавати Клієнту документи у вигляді файлів, підписаних ЕЦП, у форматі doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).
Шаблони електронних документів надаються СпецДепозитарієм Клієнту у складі пакета документації та програмного забезпечення, що передається в рамках цієї Угоди.
2. За договорами, перерахованими у п. п.2-4 ст. I. цього Додатка №2, Сторони мають право передавати один одному будь-які документи, передбачені Правилами ведення реєстру власників інвестиційних паїв пайових інвестиційних фондів спеціалізованим депозитарієм РЕГІОН», Регламентом спеціалізованого депозитарію РЕГІОН» та передбачені у вищевказаних договорах.
Сторони повинні передавати документи у форматі: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).
3. За договором, зазначеним у п.5 ст. I цього Додатка №2, Клієнт зобов'язується надавати документи в електронному вигляді з використанням ЕЦП відповідно до шаблонів.
СпецДепозитарій повинен передавати Клієнту документи передбачені «Регламентом депозитарного обслуговування РЕГІОН» та договором, зазначеним у п.5 ст. I цього Додатка №2 у вигляді файлів, підписаних ЕЦП, у форматі doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).
Клієнт повинен передавати СпецДепозитарію електронні документи, які мають один із таких форматів:
· Текстовий (кодування ASCII (American Standard Code for Information Interchange), кодова сторінка WIN1251);
· НTML, HyperText Markup Language (кодування Windows 1251).
Шаблони електронних доручень надаються СпецДепозитарієм Клієнту у складі пакету документації та програмного забезпечення, що передається в рамках цієї Угоди.
ПІДПИСИ СТОРІН
_____________________ // | ________________________ / ____________./ М. П. |
Електронний документообіг між організаціями – як це працює? Якими документами можна обмінюватись електронно, як укласти угоду з контрагентом для налагодження електронної взаємодії та що прописати у регламенті? Про це йтиметься у нашому матеріалі.
Важливим елементом будь-якого електронного документообігу є електронний документ. Щоб надати створеному в електронній формі документу юридично значущої сили обом сторонам електронного документообігу необхідно забезпечити йому 3 важливі властивості. Електронний документ повинен:
- Володіти обов'язковими реквізитами.
- Відповідати затвердженому формату.
- Засвідчуватися підписом відповідальної особи.
Якщо ви та ваш контрагент організували на своїх підприємствах формування електронних документів за встановленими форматами, необхідно технічно забезпечити вашу з ним електронну взаємодію. Як це зробити?
Щоб дві окремо взяті системи взаємно та ефективно обмінювалися документами, потрібно прописати всі нюанси документообігу у спеціальному регламенті.
Насамперед необхідно розібратися, які електронні документи мають бути підписані простим електронним підписом, а які — посиленим. Законодавчо допустимі види електронних підписів вказані на малюнку.
В електронному документообігу з контрагентами можуть брати участь документи різного ступеня значущості та конфіденційності. Наприклад, найбільш жорсткі вимоги висуваються до електронних рахунків-фактур: їх потрібно підписувати виключно УКЕП та відправляти через оператора ЕДО (наказ Мінфіну Росії від 10.11.2015 № 174н). А для внутрішніх документів компанії застосування УКЕП не є обов'язковим. Тому компанія сама вирішує, яким підписом буде підписано той чи інший внутрішній документ.
У регламенті про електронний документообіг необхідно закріпити порядок підписання електронних документів та окреслити коло відповідальних осіб, які мають право їх підписувати.
Після вирішення всіх регламентних питань з контрагентами необхідно вибрати оператора ЕДО, через якого ви обмінюватиметеся електронними документами, та укласти з ним договір. Крім того, потрібно вирішити й інші завдання:
- Організувати електронний архів отриманих та відправлених електронних документів.
- Внести доповнення до облікової політики щодо переходу на електронний документообіг.
- Забезпечити відповідальних осіб електронними підписами.
- Вирішити інші організаційні та технічні питання, необхідні для ефективної роботи системи.
Обмін документами у вигляді скан-образів: як і коли це можливо
Електронний обмін між контрагентами документами у вигляді їхніх скан-образів практикується у компаніях давно – з часів появи різноманітних поштових інтернет-сервісів. Для цього не потрібно якихось спеціальних програм чи підключення до операторів ЕДО. Проте простота використання такого способу обміну документами має низку істотних недоліків:
- Неможливість забезпечення гарантованої безпеки інформації.
- Значні витрати часу та трудових ресурсів на переведення паперового документа в електронний скан-образ.
- Необхідність наступного друку документа.
- Неможливість швидкого обміну узгодженими документами.
- Інші недоліки (відсутність можливості відстежити документ, затримки узгодження щодо ієрархії у компанії тощо).
Це призводить до звуження сфери застосування такого способу обміну документами в електронному вигляді між організаціями. Обмін скан-образами використовується переважно тим видів документів, які є підприємства юридично значимими. І надсилаються вони електронно контрагенту лише задля прискорення взаємодії (виконання умов договорів чи вирішення поточних господарських завдань). При цьому паралельно паперовий оригінал надсилається поштою або кур'єрською службою.
Коли потрібна заява про підключення до електронного документообігу
Іноді з метою зовнішньої взаємодії із зацікавленими особами компанії потрібно оформити за спеціальною формою заяву про підключення до електронного документообігу та низку інших документів. Більшість компаній стикаються з необхідністю оформлення такої заяви під час подання електронної звітності до ПФР.
У цьому випадку учасниками електронного документообігу будуть не бізнес-партнери, а компанія і позабюджетний фонд. Заяву не можна написати у довільній формі – її готовий шаблон можна знайти на сайті ПФР. Воно має містити такі дані:
- Реквізити компанії, яка входить у електронну взаємодію Космосу з фондом.
- Відомості про оператора зв'язку та засіб криптозахисту інформації.
Але однієї заяви для електронної взаємодії із фондом недостатньо. Необхідно також:
- До оформлення заяви вибрати акредитований посвідчувальний центр, що забезпечує технічні нюанси підключення документообігу з ТКС з подальшим укладанням з ним договору (угоди) на надання послуг із передачі електронних документів.
- Після подання заяви та перевірки її фахівцями фонду укласти з ПРФ угоду про підключення до електронного документообігу. Бланк можна скачати на сайті фонду.
Електронний інформаційний обмін компаній з ПФР дозволяє без відвідування фонду подавати відомості персоніфікованого обліку, своєчасно виявляти та виправляти помилки у звітності, вирішувати низку інших завдань.
Докладніше про електронну взаємодію з ПФР див. у цьому матеріалі.
Компанія сама визначає, як перейти на електронний документообіг із контрагентами. Але у будь-якому разі це переговорний процес. Пропозиція про перехід на електронний документообіг може вирішуватися в усній формі у вигляді письмового запрошення одного з бізнес-партнерів або шляхом підписання спеціальної угоди.
Щоб письмово запропонувати контрагенту налагодити електронний документообіг, можна надіслати листа на його адресу. Розсилка таких листів допомагає компанії з об'ємним документообігом запросити до електронної взаємодії нових та чинних партнерів.
У тексті листа в лаконічній формі потрібно проінформувати контрагента:
- Про законодавчо закріплену можливість електронного документообігу.
- Його переваги.
- Форми документів, якими планується обмінюватися в електронній формі.
- Дії, необхідні переходу на цю систему.
Зразок листа про перехід на електронний документообіг (витримка) наведено нижче.
Можна, не змінюючи тексту листа та підставляючи лише реквізити контрагентів, швидко проінформувати їх про ваше бажання організувати взаємний електронний обмін документами.
Угода про обмін електронними документами між юридичними особами
Нюанси безпаперової взаємодії контрагенти можуть написати в окремій угоді про електронний документообіг. Як його скласти?
Законодавством не встановлено спеціальних вимог до форми та змісту угоди про електронний документообіг між юридичними особами. Тому його склад та зміст визначаються його учасниками. При цьому необхідно дотримуватись загальних для такого роду документів стилістики та структури (обов'язково описати предмет угоди, термін дії, реквізити сторін та інші питання).
На малюнку нижче представлені основні (можливі) розділи такої угоди.
Щоб налагодити електронну взаємодію, необхідно узгодити її нюанси. Це можна зробити в усній формі, надіслати листа та (або) підписати окрему угоду. Потрібно також вирішити низку супутніх питань (прописати порядок електронного документообміну, встановити відповідальних осіб, забезпечити їх електронним підписом тощо).
Юридична особа може в усній чи письмовій формі домовитися зі своїм контрагентом та почати обмінюватися з ним через Діадок юридично значимими електронними документами. Для цього достатньо, щоб організації підключилися до Діадока та підписали ліцензійну угоду з компанією СКБ Контур.
Юридична особа може в усній чи письмовій формі домовитися зі своїм контрагентом та почати обмінюватися з ним через Діадок юридично значимими електронними документами. Для цього достатньо, щоб організації підключилися до Діадока та підписали ліцензійний договір з компанією СКБ Контур. При цьому укладати будь-яку додаткову угоду про ЕДО між двома контрагентами не потрібно.
Справа в тому, що всі документи, що передаються через Діадок, підписуються кваліфікованим електронним підписом. У п. 1 ст. 6 Федерального закону 63-ФЗ "Про електронний підпис" говориться: "Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП), визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом". Таким чином, електронний документ, підписаний КЕП, має юридичну значущість, для підтвердження якої не потрібні інші умови.
Зрозуміло, у разі потреби юридичні особи можуть скласти угоду про порядок роботи з електронними документами та прописати у ній формат електронних документів, порядок внесення виправлень до документів, зобов'язання сторін тощо.
Інші статті на тему «Документообіг з контрагентами»
Особливості поводження з УПД
УПД - альтернатива пакету з рахунку-фактури та акту. Також він може застосовуватись замість первинного облікового документа. У якій саме якості він використовується в кожному конкретному випадку, відображає його статус: 1 — для комплекту документів, 2 — для акта.
Документообіг із контрагентами
«Електронний документообіг є прогресивною та перспективною системою передачі даних:
- Система забезпечує високу достовірність та надійність обліку та контролю потоку документів, гарантоване дотримання конфіденційності інформації, що передається;
- система дозволяє спрямовувати звітність з робочого місця страхувальника у будь-який день, у будь-який час доби;
- система дозволяє оперативно виправляти помилки, виявлені органами ПФР у поданих документах, із робочого місця страхувальника неодноразово за один день;
- для бухгалтера відпадає необхідність відвідування територіального органу ПФР;
- при надсиланні звітності страхувальник отримує електронну інформацію про результати прийому звітності;
- відкривається можливість створення на підприємстві електронних архівів усього документообігу із територіальним органом ПФР.
Питання про можливість та порядок подання інформації в електронній формі вирішується територіальним органом Пенсійного фонду спільно з конкретним страхувальником та оформляється «Угодою про обмін електронними документами у системі електронного документообігу».
1 . Що необхідно для подання звітності до Управління ПФР в електронному вигляді з електронним підписом (далі – ЕП):
- програмне забезпечення для створення звітів у встановлених форматах;
- криптографічне програмне забезпечення з реалізацією необхідних функцій ЕП та шифрування (вироблення криптографічних ключів, підписання та перевірка ЕП на рівні файлу, шифрування даних). Дані функції реалізуються програмним забезпеченням, що належать до категорії засобів криптографічного захисту інформації (далі – СКЗІ), та яке при використанні в системі електронного документообігу (далі – СЕД) ПФР повинно мати сертифікат ФСБ;
- послуги засвідчувального центру зі створення та підтримки сертифікатів ключів ЕП у СЕД ПФР;
- Проведення організаційних заходів: призначення відповідальної особи за організацію використання СКЗІ, обладнання та захист від несанкціонованого доступу робочого місця, магнітних носіїв криптографічних ключів, архівів електронних документів;
- Висновок «Угоди про обмін електронними документами у системі електронного документообігу ПФР телекомунікаційними каналами зв'язку» з районним Управлінням ПФР.
З цією метою потрібно:
* Звернутися в центр, що посвідчує, вибрати необхідний Вам пакет послуг, отримати форму заявки (на виготовлення сертифіката ключа підпису керівнику), іншу документацію.
* Звернутися до районного Управління ПФР з оформленою заявкою для її погодження та укласти «Угоду про обмін електронними документами в системі електронного документообігу ПФР з телекомунікаційних каналів зв'язку».
* За готовністю до початку роботи здійснити тестовий обмін повідомленнями з Управлінням ПФР.
- Особливості електронного документообігу у ПФР.
- відомості індивідуального (персоніфікованого) обліку, що подаються до Управління ПФР, належать до категорії персональних даних. Їх підготовка, пересилання та обробка здійснюється відповідно до чинного законодавства про захист персональних даних.
- Для подання звіту до Управління ПФР потрібна одна ЕП – керівника організації.
- Відповідно до вимог федерального закону "Про електронний підпис" від 06.04.2011 № 63-ФЗ використання ЕП особою, яка не є її власником, неприпустимо. Такі дії спричиняють втрату юридичного значення підписаного документа, переведення криптографічних ключів у розряд скомпрометованих та відкликання відповідного сертифіката.
Послуги страхувальникам надають:
|
Організація |
Технологія |
Контактна інформація |
Примітка |
|
АТ «ЦентрІнформ» |
«Контур-Екстерн» |
Контактний тел. 740-54-05 - Відділ підключення |
|
|
ЗАТ «Задовольняючий центр» |
ПП «Коміта-Звіт» |
Контактний тел. |
|
|
ТОВ «Компанія «Тензор» |
«СБіС++ Електронна звітність» |
Контактний тел. |
|
|
ТОВ «АРГОС» www.argos-nalog.ru |
СЕД «Аргос - платник податків» |
Контактний тел. |
|
|
ТОВ «Такське» |
ПК «Спринтер» |
Контактний тел. |
|
|
ЗАТ «Калуга Астрал» www.astralnalog.ru |
ПК «Астрал Звіт» |
Контактний тел. 702-11-93, 309-29-23 |
|
|
ТОВ «КОРУС Консалтинг СНД» |
ПК «Сфера» |
Контактний тел. |
|
|
ТОВ «Посвідчувальний центр ГАЗІНФОРМСЕРВІС» http://ca.gisca.ru |
ПК «Такснет-Референт» |
Контактний тел. 8-800-50-50-50-2 (дзвінок безкоштовний) |
|
|
ТОВ «Русь-Телеком» www.rus-telecom.ru |
«Фельд'єгер» |
Контактний тел. представництва у м. Санкт-Петербурзі |
|
|
Внутрішній документообіг більшості компаній давно автоматизований, якими засобами і наскільки глибоко – це вже інше питання, проте доводити переваги роботи з електронними документами більше не доводиться. Сьогодні бізнес зацікавлений у «безпаперовій» взаємодії на міжкорпоративному рівні, і найважливіше у цьому питанні – домовитися з контрагентом про новий порядок обміну. У цьому процесі важливо зробити два кроки назустріч:
Інформування. Ау, контрагенти!Насамперед необхідно проінформувати партнерів про можливість передавати документи в електронному вигляді через сервіс ЕДО. Масова роботаПримушувати партнерів до нового формату роботи без пояснень, звісно, ніхто не стане. На першому етапі, як правило, ініціатори переходу на електронний обмін роблять масове розсилання листів із запрошенням розпочати обмін, публікують відповідні прес-релізи на сайті. А ось усі деталі вже обговорюються під час особистих зустрічей чи переговорів телефоном. Приклад новини про перехід на електронний документообіг Індивідуальне запрошенняУ запрошенні контрагентів може допомогти сам оператор ЕДО, тим більше, якщо йдеться про стратегічно важливого партнера. За потреби проводяться ділові зустрічі з презентаціями, обговорюються індивідуальні доопрацювання, інтеграційні та технічні рішення. Організаційне закріплення, або де завантажити зразок угоди про електронний обмін документами?Наступний крок – забезпечення організаційного порядку обміну документами в електронному вигляді. Хоча цей захід зовсім не обов'язковий, все ж таки чітке розуміння процесів і орієнтація в термінах зайвими не бувають. Як правило, компанії укладають угоду або договір обміну електронними документами або вносять додатковий пункт до чинного договору. Самостійно готувати новий документ не потрібно, достатньо запитати шаблон угоди чи договору свого оператора ЕДО. Найчастіше типові документи вже розміщені на їх сайтах, як це зроблено у Synerdocs, достатньо лише завантажити та внести свої дані.
Приклад пункту про електронний обмін Поділитися
 |
