Memorandum on informatiivne dokument, mille töötaja kirjutab kõrgemale juhtkonnale või kõrgematele asutustele teabe edastamiseks, ettepanekute, ideede, taotluste tegemiseks.
Memorandum sarnaneb paljuski memoga. Memo kirjutab aga ettevõtte üks töötaja teisele, kui ta on samal tasemel, samaväärsetel ametikohtadel, näiteks ühe osakonna töötajalt teise.
Aruanne kirjutatakse kõrgemale juhtkonnale: osakonna (osakonna) töötajast selle üksuse juhini või ülemust organisatsiooni juhini.
Kui memorandum edastatakse töötajate vahel ühe organisatsiooni sees, on see sisemist laadi. Kuid sageli saab selle saata kõrgematele asutustele, sel juhul koostab selle organisatsiooni juht ja see on oma olemuselt väline.
Selles artiklis soovitame alla laadida mitu memorandumi kujunduse näidist, lingid vormide allalaadimiseks doc-vormingus esitatud artikli lõpus.
Kuidas memo kirjutada?
Kui dokument on saadetud väljaspool organisatsiooni ja on oma olemuselt väline, saab registreerimiseks kasutada organisatsiooni kirjaplanki. Kui võtate tavalise lehe, peate märkima organisatsiooni nime, kelle nimel memorandum koostatakse.
Kui dokument on mõeldud sisemine kasutamine, siis tuleb märkida osakonna nimi, mille töötaja vormi täidab.
Vormi ülaossa kirjutatakse registreerimise kuupäev ning teistele organisatsioonidele aruande saatmisel märgitakse ka registreerimise koht.
Samuti kohustuslik rekvisiit on teave adressaadi kohta: selle isiku täisnimi, kellele vorm on mõeldud, samuti tema ametikoht.
Dokumendi pealkiri peaks olema "Memorandum" ja pealkiri "umbes...".
Aruandevormi põhiosa moodustab tekst. Tekst peaks olema üles ehitatud vastavalt järgmisele põhimõttele: olukorra kirjeldus (kirjutamise põhjus) seejärel taotlused, järeldused, ettepanekud, ideed kirjeldatud olukorra põhjal.
Mõnikord on märkuse tekst lihtsalt informatiivne ja mõnikord nõuab see juhtkonna sekkumist ja nendepoolset tegevust. Näiteks peaks töötaja töölt puudumise memorandumis teatama töötaja töökohalt puudumisest ja nõudest süüdlase suhtes distsiplinaarkaristuse kohaldamist.
Näiteks soovitame alla laadida mõned selle dokumendi versioonid:
Laadige alla töölt puudumise aruande näidis - link.
Ametikohustuste täitmata jätmise akti näidis - link.
Aruanne tööahistamise kohta – allalaadimine.
Töödistsipliini rikkumise kohta - laadige alla.
Kuidas aruannet kirjutada?
Kuidas aruannet kirjutada? Miski ei saaks olla lihtsam. Peaasi, et peate olema kindel, et teil on õigus, ja olema valmis kaitsma oma seisukohta probleemi suhtes ja mitte alla andma. Memorandum on äridokument ja see on koostatud vastavalt standardile GOST 6.30–2003. Memo kirjutamisel on kolm põhireeglit.
Ettevalmistus
Plaan koosneb tavaliselt 3 osast:
Teksti loomine
Aruande korrektseks koostamiseks peate kasutama ametlikku kirjavahetuskeelt. See ei tohiks sisaldada emotsionaalseid avaldusi ja kunstilised kirjeldused olukordi. Selle vorm on esituse selgus, lühidus ja järjepidevus. Ja dokumendi jaoks on peamine usaldusväärsus ja faktid, mitte teie isiklik arvamus. Emotsioonide mõjul raportit kirjutada ei saa!
Teie organisatsiooni kontoritööl on tõenäoliselt standardsed dokumendivormid, näidised äriline kirjavahetus, mida saate kasutada selge näide. Aga kui neid pole, siis vaatame näiteks, kuidas õpilase kohta aruannet kirjutada:
“Õpilase üleviimise vajadusest.
Vastavalt teie korraldusele luua õpilaste seas psühholoogiline mugavus, viisin mina, 5. “B” klassi klassijuhataja Jelena Viktorovna Shubina läbi mitmeid õppetegevusi. Tänu sellele paranes oluliselt õhkkond klassi meeskonnas. Samal ajal suhtuvad õpilased Ivanov I.I.-sse negatiivselt. süstemaatilise õela suhtumise tõttu tüdrukutesse, mis mõjutab oluliselt meeskonna mikrokliimat.
Ivanova I.I. täiendõpe. praeguses klassis on samuti sobimatu õpilase kehva soorituse tõttu. Võttes arvesse koolis olemasolevat haridus- ja tootmiskallutatusega klassi, oleks minu arvates soovitatav Ivanov I. I. sinna üle viia. täiendõppeks."
Rekvisiidid
Järgige üksikasju. Oluline on meeles pidada dokumendinõudeid. Lõppude lõpuks pole see lihtsalt teabeleht, vaid olukorra mõjutamise vorm.
Seal on ainult 8 peamist detaili:
- teie organisatsiooni nimi – asub vasakus ülanurgas
- dokumendi nimi – ARUANNE – suurte tähtedega keskel või 2 tühikuga vasakust veerisest
- kuupäev – 12.12.2012 või 12. detsember 2012
- registreerimisnumber – kuupäevaga samal tasemel
- pealkiri – “õpilase üleviimise vajadusest” – vasaku veerise piirilt
- tekst ise on Times New Roman font, suurus – 14, vahe – 1,5, punase rea taane – 1,25, reavahe – 1, joondus – teksti laius.
- adressaat – paremas ülanurgas sisse nimetav kääne organisatsioonidele ja daatiivis – ametnikele
- esitaja andmed ja allkiri.
Nüüd teate, kuidas direktorile aruannet kirjutada, kuid kui töötate mitte koolis, vaid mõnes teises organisatsioonis, peate ikkagi rangelt järgima äridokumentide koostamise reegleid.
Memo töötajale
Memod võivad olla informatiivsed, algatusvõimelised ja aruandvad. Samuti on olemas aruandlus- ja seletuskirjad – viimased selgitavad tegevuste ja sündmuste põhjuseid või selgitavad dokumendi üksikuid osi.
Memo näide
Memo klassikaliseks näiteks võib olla algatusdokument tööprotsessi vajalike esemetega varustamiseks.
Sfera LLC direktor.
Pavlova N.P.
Üleval vasakul on struktuuriüksuse nimi: Dokumendihalduse osakond
Keskus: memo.
Paremal on koht: Moskva.
Allpool on pealkiri: Teave kasseti vahetamise kohta.
Tekst: Juhin teie tähelepanu, et olemasolev printerikassett on kasutusea ületamise tõttu muutunud kasutuskõlbmatuks. See asjaolu ei võimalda meil teie dokumentatsioonihaldusülesandeid lõpule viia.
Memorandumi näidis
Kavandatud memo kirjutamise näidis aitab teavitada teie ülemusi mis tahes ülesande täitmise tulemustest, sealhulgas vahepealsetest tulemustest.
Keskel all: memo.
Tekst: Noorte ehitajate kutseoskuste võistluse raames peeti esimene kvalifikatsioonivoor, millest võttis osa 14 spetsialisti. Testi sooritas edukalt 11 inimest. Võistluse teine etapp toimub 14. mail kell 14.00 majas 1A.
Punaselt joonelt: Foreman – allkiri – Semenov S.A.
Memo õpilasele
Aruanne võib olla õpilase mõjutamise mõõdupuu, kui muud õppemeetodid ei tööta. Seejärel koostab õpetaja direktorile või õppealajuhatajale märgukirja.
Näiteks: Õpilase üleviimise vajadusest
Juhin teie tähelepanu, et vaatamata vestlustele ja kohtumistele lapsevanematega on 7.b klassi õpilane Ivanov V.V. jätkab distsipliini rikkumist. 7. mail segas ta kirjandustundi ja 8. mail bioloogiatundi.
Ivanov V.V. tegevuse tulemusena. teised õpilased ei saanud teadmisi omandada. Sellega seoses teen ettepaneku otsust toetada pedagoogiline nõukogu ja kaaluma Ivanov V.V. üleandmise küsimust. 7a klassis.
Memo koolist puudumise kohta
Levinud teatise tüüp on märge juhile töötaja mõjuva põhjuseta töölt puudumise kohta.
Näiteks: Töödistsipliini rikkumine.
Juhin teie tähelepanu, et 05.07.2013 puudus raamatupidaja Nina Dmitrievna Glazkova oma töökohalt kella 09.00-13.00.
Aruande vorm
Väline memorandum kõrgemale organisatsioonile saadetakse ettevõtte kirjaplangil ja sisaldab samu üksikasju, mis tavakiri.
Sisememorandum sisaldab: struktuuriüksuse nimetust, dokumendi pealkirja - märgukirja, kuupäeva, numbrit, adressaati, tekstipealkirja, teksti ja allkirja.
Memorandum
Memorandum on teabe- ja viitedokument, mis sisaldab mõne probleemi avaldust, samuti teatud järeldusi ja ettepanekuid.
Memo kirjutamise eesmärk on teavitada juhtkonda hetkeolukorrast ja julgustada neid tegema teatud otsust.
Mõnel juhul võib aruanne olla lihtsalt informatiivse iseloomuga, s.t. teavitama tellimuste täitmisest, tööde lõpetamisest või edenemisest, ülesannetest.
Selle dokumendi saab koostada kas autori enda algatusel või juhtkonna korraldusel.
Memo võib olla sisemine või väline. Sisemine koostatakse struktuuriüksuse või organisatsiooni juhi nimele (otse alluvuse järjekorras), väline - kõrgema asutuse juhi nimele.
Kuidas memo kirjutada
Oma olemuselt ja vormilt meenutab memorandum sisememot. Nende erinevus seisneb selles, et märgukirjad saadetakse alluvalt ametnikult kõrgemale ja ühe struktuuriüksuse töötajalt või juhilt teise üksuse samaväärse ametiseisundiga töötajale.
Aruande vorm sisaldab järgmisi üksikasju:
Memode näidised ja näited
Töödistsipliini rikkumise aruanne
Teatab töötaja poolt töödistsipliini rikkumisest ja sisaldab taotlust võtta ta distsiplinaarvastutusele.
1 näidis aruanne töölt puudumise kohta
Teatab töötaja puudumisest töökohalt terve tööpäeva või olulise osa sellest ja sisaldab taotlust võtta ta distsiplinaarvastutusele.
1 näidismemo töötaja solvamise eest
Teavitab ametniku solvavast käitumisest töökohal ja sisaldab palvet võtta meetmeid sellise käitumise vältimiseks tulevikus.
1 näidis Memo ametikohustuste täitmata jätmise kohta
Teatab töötaja tööülesannete mittetäitmisest või ebaõigest täitmisest ning sisaldab taotlust võtta ta distsiplinaarvastutusele.
Memorandumi näidis boonuste kohta
Kuidas memo kirjutada?
Teatud tüüpi teabe edastamiseks organisatsiooni juhtkonnale koostatakse memorandum. See dokument on informatiivsel ja viiteotstarbel ning selle on koostanud organisatsiooni töötaja.
Memo võib sisaldada mis tahes teavet, ettepanekuid, kaebusi ja muid konkreetse organisatsiooni töö ja meeskonna suhetega seotud küsimusi, see võib olla lihtsalt informatiivne - aruanne mis tahes tellimuse või tellimuse täitmise või tellimuse täitmise kohta. teatud tegevus.
Pakume teile artikli lõpus olevate linkide kaudu alla laadida mitu memo kirjutamise näidist.
Memo kirjutab töötaja kõrgemale juhtkonnale ühe eesmärgiga – edastada juhtkonnale igasugune oluline info, mis vajab juhtkonna sekkumist. Siiski on dokument oma olemuselt sisemine.
Lisaks võidakse mõnel juhul kirjutada märgukiri kõrgematele asutustele – sel juhul on see välist laadi.
Olenemata kirjutamise põhjusest tuleb komponeerimisel järgida teatud reegleid.
Kuidas memo kirjutada?
Aruande vormil tuleb märkida organisatsiooniüksuse (osakonna) nimi, mille töötaja on dokumendi autor. Kui vorm saadetakse kõrgematele asutustele, kirjutatakse organisatsiooni nimi.
Kui aruande vorm on adresseeritud väljaspool organisatsiooni, tuleb märkida dokumendi koostamise koht - paikkonna nimi.
Kirjutada tuleb selle isiku nimi ja ametikoht, kellele märge saadetakse.
Allpool on memorandumi enda tekst, mis sisaldab olukorra kirjeldust, mis tuleb kõrgemale juhtkonnale edastada, seejärel saab sõltuvalt memo kirjutamise põhjusest üles kirjutada ettepanekud, järeldused, probleemide lahendamise viisid, taotlused.
Üldiselt on memo kirjutamine väga sarnane memo kirjutamisega, millel on ainult üks erinevus. Aruanne kirjutatakse adresseeritud kõrgemale juhtkonnale ja ametlik aruanne saadetakse samaväärsele töötajale.
Näiteks soovitame erinevatel juhtudel alla laadida mitu memode kirjutamise näidist:
Näidismemo töötaja solvamise eest – laadige alla.
Töödistsipliini rikkumise aruande näidis - lae alla.
Ametlike kohustuste täitmata jätmise kohta - laadige alla.
Üliõpilase kohta labase käitumise eest – näide.
Memo ametikohustuste täitmata jätmise kohta: näidisvorm ja vormi täitmise näide on meie tänase ülevaate teema. Iga tööandja seisab silmitsi sellise olukorraga nagu töötajate ebaõige tööülesannete täitmine. Seetõttu peate teadma, kuidas sellistes olukordades toime tulla, kuidas vältida töödistsipliini eiramist ja säilitada meeskonnas harmooniline töökeskkond. Lõppude lõpuks on selleks vaja, et iga töötaja täidaks kõik oma ametikohustused kvaliteetselt ja õigeaegselt, sellest sõltub kogu töö tulemus.
Kõige lihtsam ja tõhus meetod selliste probleemsete olukordade jaoks on olemas ametlik (aruande) memo, mis võimaldab esitada töötajale põhjendatud ametlikke pretensioone ja sundida teda kandma vastutust ametiülesannete mittenõuetekohase täitmise eest. Sellise märkuse abil saate sundida töötajat näiteks noomides oma sobimatu käitumise üle järele mõtlema. Samuti võib selline dokument olla aluseks töötaja vallandamiseks sobivatel põhjustel, üks artikkel töökoodeks.
Memo on vahend organisatsiooni juhi ametlikuks teavitamiseks konkreetse töötaja ebaõigest tööülesannete täitmisest, millel on sageli organisatsioonile tõsised tagajärjed, sageli olulise materiaalse kahju näol, samuti kohustuste kehtestamise näol. töötaja distsiplinaarvastutus. Sellistel juhtudel tehakse sageli siseauditeid. Ja kahju korral tuleb keegi selle eest vastutada, seega saab memo abil juhtkonda ametlikult teavitada konkreetse töötaja süüst juhtunus. Selle dokumendi alusel antakse juba korraldus rikkunud töötaja distsiplinaar- või muu vastutuse võtmiseks.
Seega on käesolev paber aluseks konkreetse raske vea teinud isiku vastutuse üle otsustamisel. Mõelgem üksikasjalikult, kuidas sellist aruannet õigesti koostada ja milliseid nüansse tuleks selle koostamisel arvesse võtta.
Uue töötaja töölevõtmisel on tema vahetu juht või personaliosakonna töötaja kohustatud tutvustama töötajat kõigi organisatsioonis kehtivate reeglitega. Lisaks on mõnel organisatsioonil ka täiendavaid sisemine kord või ettevõtteeetika reeglid. Organisatsioonides, kus töölevõtmine toimus kõiki vajalikke protseduure järgides, tekib tööprotsessis vähem küsimusi ja ebameeldivaid olukordi töötajate töökohustuste ja töödistsipliini järgimise kohta.
IN töö kirjeldus töötaja ja ettevõtte eetika üldreeglid või muud sarnased dokumendid sätestavad selgelt kõik töötajate kohustused ja nende õigused. Organisatsiooni töötaja peab järgima kehtestatud reeglid ja mõista, et mittejärgimine võib lõppkokkuvõttes kaasa tuua materiaalne kahju organisatsioon, mille eest ta vastutab. Kuid endiselt on juhtumeid, kus töötajad ei pööra piisavalt tähelepanu oma otsestele kohustustele, mis võib negatiivselt mõjutada organisatsiooni mõne osakonna või osakonna tegevust ja ettevõte võib saada kahju. Ja seejärel peab rikkunud töötaja vahetu juht teavitama juhtunust kõrgemat juhtkonda, näitama, kelle tegevus põhjustas ebameeldiva olukorra ja kes peaks vastutama negatiivsete tagajärgede eest.
Sellistel juhtudel esitab vahetu juht kõrgemale juhtkonnale märgukirja, milles kirjeldab juhtunu fakti ja tuvastab isiku, kes ei täitnud oma kohustusi nõuetekohaselt. Samuti võib tekkida olukord, kus töötaja ei täida süstemaatiliselt oma tööülesandeid nõuetekohaselt ja teised töötajad peavad osa tema tööülesandeid täitma või vigu parandama, sellistele juhtumitele tuleb juhtida ka juhtkonna tähelepanu.
Memo ametikohustuste täitmata jätmise kohta – üldsätted
Ettekande (ametlik) märgukiri on sisuliselt teabedokument, milles juhti teavitatakse töötaja ametiülesannete mittenõuetekohasest täitmisest ning see märgukiri on ühtlasi aluseks rikkujale distsiplinaarkaristuse määramisel. Märkuses tuuakse tavaliselt välja faktid, mis kinnitavad töötaja ebaausat ametialaste kohustuste täitmist, ja taotletakse rikkuja suhtes sanktsioonide kohaldamist. Vastutusmeetmete hulka võivad kuuluda: noomitus, noomitus ja mõnikord isegi vallandamine tööseadustiku asjakohastel põhjustel.
Juhime tähelepanu, et vahetu juht (osakonnajuhataja) koostab akti ainult siis, kui on mõjuvad põhjused ja tõendid töötaja tahtliku vastumeelsuse kohta oma kohustusi täita. töökohustused või tõsiste korduvate kohustuste täitmata jätmise ja töötaja enda õigustamiseks kaalukate argumentide puudumise kohta - kaalukas põhjus. Just need tõendid on memorandumi koostamise aluseks.
Seetõttu kuni kõigi juhtunu asjaolude selgitamiseni protokolli ei koostata.
Ja eriliselt märgime ära, et alles pärast kõigi juhtunu asjaolude analüüsimist on rikkuja vahetu juht, mitte ükski teine isik, kes teeb otsuse protokolli koostamise kohta, koostab selle ja esitab kõrgemalseisvale juhile või direktorile. tavaliselt sekretäri kaudu. Ettekande alusel võidakse rikkunud töötajat karistada rahatrahviga, noomitusega või muul viisil. Kui töötajal on juba mitu aruannet, võidakse ta tööseadustiku inetu artikli alusel vallandada.
Kehtivad õigusaktid ei näe selliste aruannete jaoks ette ühtset vormi. Dokumendi koostamisel tuleks aga sellest kinni pidada üldsätted kontoritöö kohta. Märkus koostatakse käsitsi või arvutis. Üldreeglid disain:
- Parempoolses ülanurgas märkige esmalt adressaadi täisnimi, nimelt: isiku ametikoht ja organisatsiooni nimi, täisnimi;
- taotleja täisnimi ja ametikoht;
- Järgmisena lehe keskel on pealkiri "Ametlik memo" ja tavaliselt on sisu lühidalt märgitud teises alampealkirjas - "ametikohustuste täitmata jätmise kohta";
- Järgmisena tuleb tekst, milles loetletakse täitmata kohustused;
- tõendite ja argumentide esitamine töötaja süü kohta, järeldused;
- ettepanekud rikkunud töötaja karistuste kohta;
- allkiri, taotleja ametikoht, täisnimi, töö koostamise kuupäev.
Kuna hetkel puudub dokumendil selgelt määratletud ja ühtne ühtne vorm, on võimalikud mõningad kõrvalekalded antud mallist. Ka sellist paberit võib lugeda kehtivaks.
Tavaliselt antakse täidetud dokument üle sekretärile, kes selle registreerib ja kannab sellele dokumendi järjekorranumbri ja vastuvõtmise kuupäeva. Seejärel antakse dokument üle direktorile või muule kõrgemale juhile.
Sellised dokumendid tuleb organisatsioonis registreerida, kuna märkus sisaldab ametlik teave, millel on õiguslikud tagajärjed. Räägime registreerimisviisidest ja protseduuridest veidi üksikasjalikumalt.
Tavaliselt registreerimiseks olulised dokumendid Organisatsioon kasutab ühte järgmistest vormidest:
- Ajakirja vorm. Organisatsioonil on spetsiaalne raamatupidamispäevik, kuhu registreeritakse teave kõigi organisatsiooni sisemiste ametlike dokumentide kohta. Uuele dokumendile määratakse järjekorranumber, seejärel tehakse päevikusse rida-realt sissekanded käsitsi. kronoloogilises järjekorras märkides dokumentide lühiandmed. Automaatne vorm. Dokument koostatakse arvutis ja kantakse koheselt elektroonilisse dokumendihalduse andmebaasi.
- Kaardi vorm. Iga dokumendi jaoks koostatakse eraldi kaart registreerimisnumbri ja märkme andmetega. Seejärel asetatakse kaart klassifikaatorisse. Seda meetodit kasutatakse tavaliselt osakondade asutustes.
Memode spetsiifilised omadused
Memo eesmärk on edastada kõrgemale juhtkonnale taotlus võtta rikkunud töötaja suhtes distsiplinaarvastutus. Aruandes peavad olema ära toodud kinnitatud faktid, mis näitavad töötaja otseste ametiülesannete ebaõiget täitmata jätmist.
Märkusele võib lisada kaebaja argumente toetavad dokumendid. Need võivad olla näiteks töötaja poolt valesti vormistatud paberid, videovalvesüsteemi salvestised ja muud tõendid. Märkuses märgitud asjaolude alusel võib läbi viia siseauditi. Märkuse läbivaatamise ja läbiviidud kontrollitoimingute tulemuste põhjal otsustatakse rikkunud töötaja vastutusele võtmiseks distsiplinaarvastutuse (märkused, halduslik noomitus) või isegi töötaja vallandamise vormis. tööseadustiku artikkel. See otsus vormistatakse organisatsiooni juhi korraldusega.
Nagu varem märgitud, koostab ja arvestab organisatsiooni tippjuhtkond märge vaid juhul, kui töötaja ei ole ilma mõjuva põhjuseta järginud oma otsese juhi otseseid juhiseid või oma seniseid ametialaseid kohustusi. Vastuoluliste olukordade korral tuleks läbi viia sisemine ülevaatus.
Kui organisatsioon on selliste dokumentide jaoks juba välja töötanud spetsiaalsed vormid või mallid, tuleks neid kasutada. Märkuse võib täita käsitsi vormil, arvutis või kirjutada täielikult käsitsi.
Mõnikord on organisatsiooni sisekorraeeskirjas kirjas, et ametiülesannete täitmata jätmise akt tuleb kokku leppida teatud ametnikega. Järgida tuleb ettenähtud sisemisi korda, vastasel juhul ei võeta märget direktori ega muu kõrgema astme ametniku poolt vastu.
Nagu me juba ütlesime, sisaldab ametikohustuste täitmata jätmise aruanne tegelikult taotlust rikkunud töötajale karistuse määramiseks. Kui tippjuht on teinud positiivse otsuse, et ettevõtte töötaja peaks oma eksimuse eest vastutama, siis kannab töötaja oma tegevuse eest teatud karistust, mille määrab talle organisatsiooni juhtkond, et vältida selliseid korduvaid olukordi.
Kuid juhtub, et süüdlane mõistab ja tunnistab oma käitumise või tegude viga, mille tulemusel parandab end kiiresti, püüab selliseid vigu edaspidi vältida, püüab rohkem pingutada oma tööülesannete täitmisel. , püüdes end rehabiliteerida ja usaldust taastada. Sellistel juhtudel võib õigusrikkuja otsene juht (ülemus) esitada teate karistuse või muu töötaja karistuse leevendamise kohta. Selline dokument koostatakse sarnaselt kohustuste täitmata jätmise aktiga.
Vaatame lähemalt, mida täpselt tuleb täpsustada:
- organisatsiooni juhi ametikoht ja nimi, täisnimi;
- noodikirjutaja ametikoht, täisnimi;
- pealkiri "Memo";
- allpool on link töötajale karistuse määramise korraldusele, kus on märgitud selle korralduse kuupäev ja number;
- esitama fakte töötaja uute tööedukuse ja karistuse tühistamise põhjuste kohta;
- nõuda distsiplinaarkaristuste tühistamist graafikust ees või leevendada karistust;
- memo autori nimi ja ametikoht;
- dokumendi koostamise kuupäev, taotleja allkiri.
Järeldus
Praegu ei näe Venemaa seadusandlus selliste sisememode jaoks ette konkreetset ühtset vormi ega vormi, kuid organisatsioonidel on õigus selleks otstarbeks blankette (malle) ise koostada.
Selliste dokumentide koostamisel peaksite juhinduma üldtunnustatud kontoritöö reeglitest ja märkima kõik vajalikud üksikasjad. Nende lihtsate reeglite järgimine aitab vältida vastuolulisi või isegi konfliktseid olukordi.
Dokumendi tekstis on vaja selgelt näidata, milliseid tööülesandeid töötaja ei täitnud, esitama tõendid selle asjaolu ja tema tegevuse olemasolevate tagajärgede kohta ning pakkuma välja rikkunud töötaja vastutusmeetmed.
Pange tähele, et ükski meeskond ei saa hakkama ilma tööülesannete või töödistsipliini rikkumisteta, seetõttu peaks juhtkond teadma selliste dokumentide koostamise põhireegleid ja töötajad teadma vastutusmeetmeid oma töö mittetäitmise korral. kohustusi.
Tutvusime põhireeglitega ja tööülesannete mittekohase täitmise aruande koostamisega, tutvusime erinevaid nüansse tekkida sellistes olukordades. Dokumenti ennast pole keeruline koostada, võib öelda, et see on koostatud mis tahes kujul. Mõned punktid tuleb siiski teada ja nendega arvestada. Rääkisime ka sellest, milliste juhtunu oluliste asjaoludega tuleb enne sellise teenuse koostamist arvestada.
Tõepoolest, enamikul juhtudel piisab lihtsast hästi tehtud märkusest töötajale. Või tuleb lihtsalt välja selgitada põhjused, miks töötaja ei suutnud oma tööülesandeid piisavalt täita, ka seda juhtub sageli ja põhjused ei ole alati pinnal. Mõnikord tuleb majandusolukorra muutumise tõttu muuta töömustrit antud töökohal, teha muudatusi kehtestatud korras. tootmisprotsess nõuab reguleerimist.
Iga ettevõtte dokumendivoog on erineva iseloomuga paberite kogum, mis on teatud viisil süstematiseeritud. Üks dokumentidest on memo.
Dokumendi üldtunnused ja eesmärk
Alustuseks tuleb märkida, et memorandum on äripaber, mis on informatiivne ja samas soovituslik. See on ette nähtud andmiseks ettevõtte juhile või otsesele ülemusele. Selle dokumendi võib igaüks koostada kahel põhjusel:
- Töötaja enda algatusel.
- Juhtkonna juhiste järgi.
Igal juhul sisaldab selline paber detailne info konkreetse üksiku probleemi kohta. Sisuliselt on see töötaja kirjalikult väljendatud arvamus. On aegu, mil juht peab otsuse tegemiseks teadma oma alluvate seisukohti asja asjaolude kohta. Seejärel on töötaja kohustatud koostama põhjendatud vastuse ja lõpetuseks lisama oma isikliku arvamuse konkreetsete ettepanekute ja soovituste kujul. Sellest tulenevalt muutub selline märkus konkreetse isiku privaatseks arvamuseks.
Ärge olge segaduses
Dokumendi koostamist alustades peate täpselt teadma, mida täpselt tuleb esitada. Mõned liigid on üksteisega väga sarnased ja neid võib kergesti segi ajada. Näiteks on kolme tüüpi ärimärkmeid: ametlikud, aruandlus- ja selgitavad. Samal ajal on nende vahel kolm olulisi erinevusi, mis ei luba teadlik inimene tee see viga. Need dokumendid erinevad:
1. Adressaadi järgi, st isiku järgi, kellele need on mõeldud. Erinevalt ametlikust märkusest kirjutatakse seletuskiri vahetule juhile ja lisaks saab koostada memorandumi otse ettevõtte juhile.
2. Esitatava teabe teema ja semantiline koormus. Selgitava teksti teema selgub otse pealkirjast. Ametlik kiri on osa ettevõtte struktuuriüksuste vahelisest ärikirjavahetusest. Aruande teema võib olla erinev:
- perioodiline aruandlus;
- ühekordne teabe edastamine huvipakkuva küsimuse kohta.
3. Kui ettevõttesiseseks kasutamiseks kasutatakse ametlikku ja selgitavat, võib memorandum olla nii ettevõttesisese kui ka välise iseloomuga. Esimesel juhul on see mõeldud ettevõtte juhile ja teisel juhul kõrgemale asutusele.
Millal dokument koostatakse?
Memorandum on vajalik meede. See koostatakse siis, kui hetkeolukord väljub kontrolli alt ja ähvardab ettevõtet tõsiste hädadega. Teisisõnu, asjade seis peab olema kriitiline. Siinkohal juhib töötaja teabe juhtkonna tähelepanu ja toob üksikasjalikult välja talle teadaolevad faktid. See võib ohustada plaani elluviimist või oodatava kasumi saamist. Dokumendi eesmärk on juhtida juhtide tähelepanu tekkinud probleemile ja püüda parandada hetkeolukorda. Igal spetsialistil on olukorra lahendamiseks oma viis. Raportis kirjeldab ta üksikasjalikult oma versiooni ja toob välja oma mõtted selles küsimuses. Teabe tajumise hõlbustamiseks on käesolev dokument koostatud täiesti vabas vormis. See stiil võimaldab absoluutselt igal töötajal väljendada oma seisukohta konkreetses, individuaalses küsimuses, kartmata, et teised teda valesti mõistavad.
Dokumendi koostamise põhjused
Memorandumi koostamiseks võib olla mitu põhjust. Näidis või ainulaadne mall kõigi jaoks võimalikud juhtumid Muidugi on võimalik sellist teha. Kuid iga konkreetne põhjus nõuab individuaalset esitusviisi. Põhjused võivad olla väga erinevad:
- tööle hilinemine;
- töölt puudumine;
- kohustuste rikkumine;
- konflikt töötajate vahel;
- ülevaatuse tulemuste teatis;
- vea kohta teabe tähelepanu juhtimine;
- planeeritud ülesande täitmata jätmise oht;
- teave töötajate vastuvõetamatu käitumise kohta.
Põhjuseid on palju ja igaüks neist nõuab individuaalset lähenemist ja konkreetset menetlust. Saanud info vahetu käest, peab ülemus seda põhjalikult uurima ja tegema pädeva otsuse. Sageli on vaja saada lisateavet teistelt probleemis osalejatelt. Nad on sunnitud esitama juhtkonnale oma selgitused tõstatatud probleemi kohta.
Kui keegi midagi rikkus
Tootmistingimuste rikkumised pole haruldased. Ilma nendeta on tööprotsess ja inimestevaheline suhtlus võimatu. Kõige tavalisem teade on rikkumine.Töötaja käitumine töökohal on alati mitmetähenduslik. Igasugust kõrvalekallet üldtunnustatud normist tajutakse tavaliselt rikkumisena ja sellega kaasneb asjakohane karistus. Karistuse määramise õigus on ainult ettevõtte juhil, mistõttu saavad teised töötajad, sealhulgas vahetu juht, vaid teda juhtunust teavitada ja pakkuda välja omapoolse võimaluse hooletu kolleegi mõjutamiseks. Sellise aruande koostamise algoritm on järgmine.
- Teenuse või osakonna nimi. Näidatud lehe ülemises vasakus osas.
- Adressaat (ettevõtte juht). Näidatud üleval paremal.
- Dokumendi pealkiri. See on kirjutatud just allpool suurtähtedega punasele joonele.
- Dokumendi number.
- Koostamise koht.
- Pealkiri.
- Dokumendi tekst: täisnimi ja rikkuja asukoht, rikkumise kuupäev, rikkumise liik, juhtunu põhjus, ettepanek karistuseks.
- Ametikoht, täisnimi ja dokumendi koostanud töötaja allkiri.
Kui kolleeg on süüdi
Memorandumi töötaja kohta võib koostada vahetu juht või kolleeg. Sagedamini on selle ettevalmistamise põhjused negatiivsed: rikkumine, üleastumine, vääritu käitumine. Sel juhul on märkme eesmärk tagada, et see, mis juhtus, ja takistada selle kordumist tulevikus. Pärast sellise dokumendi saamist peab juht olukorrast aru saama ja tegema otsuse. IN sel juhul Temast oleneb, kas töötajale mingi karistus määratakse või mitte.
Kui negatiivne juhtum leidis aset esimest korda, võite piirduda hoiatuse ja arendava vestlusega. Kui rikkumine läheb süsteemi, siis järgneb karistus vastavalt tööseadusandlusele. Haldur on kohustatud taotlema viisat, kuhu see kantakse otsus. Töötajate kohta saab aruandeid koostada ka muudel põhjustel. Näiteks on osakonnajuhatajal õigus koostada direktorile adresseeritud märge alluva premeerimiseks kohusetundliku töö või hästi tehtud ülesande eest. Koostamise põhimõte on sama, ainult tekst on positiivne.
Kas aruannet on raske kirjutada?
Memo kirjutamine pole keeruline. Vajadusel saab alati kirjanäidise sekretärilt. Tema käte vahelt läbib palju sarnaseid dokumente. Peaasi on juhtunu olemus selgelt välja tuua. Pärast sellise dokumendi lugemist peaks juhil olema selge ettekujutus sellest, mida selle “sõnumi” koostaja öelda tahtis. Fakte tuleb kirjeldada kronoloogiline järjestus, samm-sammult, et üldpilt tekiks selge ja selgena.
Samuti tuleb meeles pidada, et asutusesiseseks kasutamiseks koostatakse aruanne tavaliselt tavalisele A4 (või A5) formaadis paberile. Kui teave edastatakse kõrgemale organisatsioonile, tuleb tekst trükkida ettevõtte kirjaplangile. Selline dokument tuleb anda juhile allkirjastamiseks. Selle tulemusena allkirjastavad selle kaks ettevõtte esindajat: esimene on koostaja, teine direktor. Teavet saab kinnitada Lisainformatsioon. Tavaliselt esitatakse need koos põhidokumendiga nummerdatud lisadena.
Et asjad korda saaks
Selleks, et teave kõlaks, peate teadma, kuidas memot kirjutada. Selline dokument koosneb tavaliselt kolmest põhiosast.
- Sellise märkuse kirjutamise põhjus. Siin on vaja olukord selgelt välja tuua ja loetleda kõik teadaolevad faktid.
- Koostaja arvamus toimuvast. Olukorda tuleb põhjalikult analüüsida ja probleemile oma lahendus välja pakkuda.
- Üldine järeldus ja konkreetsed sammud.
Teave tuleks esitada võimalikult lühidalt ja selgelt, et saaja ei kaotaks lugemisel meelt. Vastasel juhul võidakse esitatud fakte valesti tõlgendada ja tehtud otsus ei too soovitud tulemusi. Te ei tohiks tekstis väljendada oma oletusi ega moonutada tegelikkust. See tehnika on reeglite vastane. Kui selline vajadus tekib, küsib adressaat ise algataja arvamust, et juhtunust aru saada ja lõplik otsus teha.
Järjestus
Näidet kasutades saame käsitleda konkreetset ametikohustuste täitmata jätmise juhtumit. Töötaja kohta koostab vahetu ülemus memorandumi ettevõtte juhtkonnale esitamiseks. Alustuseks antakse töötajale aega oma vigade parandamiseks. Vastasel juhul teatab vastava talituse juht 3 tunnistaja juuresolekul, et töötaja ei täitnud ülesannet ettenähtud aja jooksul. Seejärel peab rikkuja kirjutama täieliku selgituse, näidates ära põhjused.
Töötaja ei tohi seda teha. Sel juhul kaotab ta viimase kaitsevõimaluse. Seletuskiri antakse läbivaatamiseks üle juhatajale. Ta väljendab oma lõplikku otsust resolutsiooni vormis. Info saadetakse personaliosakonda inkassokorralduse koostamiseks. Karistuse määr määratakse vastavalt seadusele. Kui rikkumine osutus üsna tõsiseks ja lisaks korduvaks, võib tulemuseks olla vastava artikli alusel töölt vallandamine.
Aruanne õpilase kohta tähendab administratsiooni esindajale adresseeritud teave ja viitedokument.
Sellise dokumendi eesmärk on teavitada käitumisest, mis ületab lubatud käitumise piire ja olukordade peatamise võimatust õpilase-õpetaja tasandil. Näiteks kui asi ei piirdu paari “sabaga” või õigel ajal esitamata joonisega.
Viide!"Tippude poole" taotlemiseks peavad põhjused olema tõsisemad - süstemaatilised rikkumised või kui on ilmne, et õpilane ei jõua enam eakaaslastele järele.
Kellele ja kes kirjutab?
Tavaliselt adresseerib kuraator või õppejõud dokumendi dekaani, rektori või prorektori poole. Samuti autor võib olla näiteks rühma juht- kui õpilane ei saa meeskonnas kellegagi läbi ja asi pole mitte tegelaste sarnasuses, vaid lubamatult halvas käitumises - näiteks solvangute näol.
Sellise paberi ühtset vormi ei ole. Kuid üksikutes organisatsioonides (ja see kehtib ka haridusasutuste kohta) sisaldab kohalik dokumentatsioon tavaliselt memode näidiseid.
Millist teavet tuleks sellesse lisada:
Põhireeglid
- Memo on kirjaliku ärisuhtluse element, seetõttu peaks kirjutamisstiil olema asjalik.
- Pole vaja kasutada tülikaid, katkiseid ja mitmetähenduslikke fraase, keel peaks olema kirjaoskaja ja lühike, ilma emotsionaalsete varjunditeta, vastasel juhul selgub, et klaarite lihtsalt arveid.
- Õigekirja-, kirjavahe- ja muud kirjavead ei ole lubatud.
- "Müts" on kirjutatud vastavalt kehtestatud reeglitele lehe paremas ülanurgas. Tavaliselt sisaldub jaluses täisnimi haridusasutus, vastavalt sellele saate "päises" märkida aktsepteeritud lühendatud nime - näiteks kutsekool nr 26, mis on nime saanud. Chkalova.
- Keskele on kirjutatud pealkiri - ARUANNE ja registreerimisnumber.
- Allpool on informatiivne osa, mis algab reeglina standardlausega - "Tahaksin juhtida teie tähelepanu, et..." - ja seejärel kirjeldab probleemi olemust.
- Järgmisena tuleb kindlasti mainida, kuidas oma sõnu kinnitad – näiteks aruandekaart. Üldiselt tuleb sellesse punkti suhtuda eriti tõsiselt, vastasel juhul jäetakse teie aruanne lihtsalt tähelepanuta, kuna puuduvad tõendid õpilase ebakompetentsuse kohta.
Lisaks annab selline ettevalmistamatus tõsise hoobi kaebaja mainele – keegi ei taha saada persona non grataks ja teda kahtlustatakse isikliku armee kogumises taunitava isiku vastu.
Või koguni töö kaotada - pole ju teada, milliseid vastumeetmeid võtab üliõpilane, keda hakatakse “vaibale” kutsuma, ajavad need päris närvi, aga ei veena rektorit, et midagi on vaja. tehtud selle õpilasega.
- Pärast seda mainitakse, miks pöördute märgukirjaga ülemuste poole, mis on selle eesmärk? Näiteks ma palun teil võtta distsiplinaarmeetmeid selliste ja selliste vastu. Pärast seda - allkiri koos ärakirjaga.
Siin on näide selle kohta, kuidas selline dokument peaks välja nägema:
Kutsekooli nr 24 direktorile
Serpuhhov, Moskva piirkond
Sidorov Peter Ivanovitš
Sergeevalt Jelena Sergeevna
ARUANNE nr 9
Juhin teie tähelepanu üliõpilase Alena Gerasimovna Nikiforova üleviimise võimatusele 01.02. Sündis 2000. aastal (rühm 101, kaubandusteaduskond), kuna ta ei suutnud läbida tunnistust 8 õppeainest 20-st. Lisaks teavitati üliõpilane Nikiforova kiiresti sellise suhtumise tagajärgedest, kuid ta ei teinud mingeid jõupingutusi olukorra parandamiseks. olukord.
Palun teil anda välja korraldus Nikiforova A.G.
Lugupidamisega
Dekaan Sergeeva Jelena Sergeevna (allkiri)
Sellise dokumendi tagajärjed õpilasele
See sõltub õpilase süütegude tõsidusest ja suutlikkusest olukorda parandada. Kui tõsiasi on see, et inimene läks lihtsalt laiali, kasutades ära oma “täiskasvanuea” ja seda, et ta ei ole enam nii kontrollitud kui koolis, kuid olukord on lahendatav ega ole üldtunnistuse saamiseks kriitiline - õpilane, kes tundidest puudujatele antakse lihtsalt tähelepanu.
Reeglina hoiatatakse vanemaid. Nad saavad ilma selleta hakkama - kui näiteks inimese pilt, kellega ta tundides (loengutes või praktikumis) käib, on liiga šokeeriv.
Kuid hoopis teine asi on see, kas ta kukub enamikus ainetes läbi või jätab liiga palju tunde vahele. Või pandi süütegu toime palju kaugemale õppeasutuse tavapärasest distsipliinist. Sel juhul ähvardab õpilast väljaviskamine, millest teavitatakse viivitamatult sõjaväe registreerimis- ja värbamisametit. Pole raske arvata, mis järgneb.
Tähtis! Parim viis Intsidentide ja probleemide vältimiseks õppeasutuse juhtkonnaga on mitte rikkuda sisemisi eeskirju ja sooritada kõik testid õigeaegselt.
Lõpuks, kui koolis õpib laps suures osas oma vanematele, siis pärast kooli lõppu õpib igaüks ise.
Iga töötav inimene, eriti riigiametnikud, peab mõnikord memo kirjutama. Sageli tajutakse seda denonsseerimisena, seega on eelnõu koostamisel oluline varustada end konkreetsete andmetega.
Kuidas asjatundlikult dokumenti koostada, milliste kriteeriumide alusel memod süstematiseeritakse ja millistel juhtudel on need asjakohased?
Vorm ja klassifikatsioon
Memo on juhtkonnale suunatud dokument, mis sisaldab probleemi olemust, järeldusi ja ettepanekuid. See on kirjutatud eesmärgiga anda tõuke kõrgematele võimudele ühe või teise üle otsustamiseks probleemne olukord tulenevalt töötajast.
Olenevalt adressaadist on need sisemised ja välised.
Sisemine - adresseeritud osakonnajuhatajale või osakonnajuhatajale, kirjutatud tavalisele paberilehele.
Organisatsiooni piire ületav dokument, mis saadetakse kõrgemale asutusele (haldus, ministeerium), loetakse väliseks, see vormistatakse spetsiaalsel vormil.
| Aruannete liigitus adressaatide järgi | |||
|---|---|---|---|
| Kodune | Väline | ||
| Märkida struktuuriosakonna nimi, adressaat, dokumendi pealkiri, tekst ja pealkiri, kuupäev ja allkiri. | Lisage organisatsiooni nimi, koostamise koht, register, juhi allkiri, esitaja nimi ja kontaktid. | ||
| Klassifikatsioon sisu järgi | |||
| Teave | Initsiatiiv | Aruandlus | |
| Need koostatakse süstemaatiliselt organisatsioonis või ettevõttes, teavitades ülesannete täitmise meetoditest ja üksikasjadest. | Nende eesmärk on julgustada vastuvõtjat (tavaliselt juhtkonda) otsust vastu võtma. Tekst sisaldab peale faktide initsiatiivi (soovitusi ja ettepanekuid). | Aruanne tehtud töö või selle etapi kohta, info juhiste ja korralduste täitmise kohta. | |
Kuidas memo õigesti vormindada ja kirjutada
Koostage dokument järgmise malli abil:
- ülaosas (vasakul nurgas) märkige osakond, kust märge pärineb;
- ülaosas (paremas nurgas) tuleb märkida adressaadi asukoht, perekonnanimi ja initsiaalid;
- allpool keskel on dokumendi pealkiri;
- selle alla panevad nad kuupäeva ja numbri;
- pealkiri peab algama sõnadega "About...", "About..." või "Seoses...";
- dokumendi tekst (osa), mis koosneb sissejuhatusest, analüüsist ja järeldusest. Esimene osa sisaldab sündmuste kirjeldust, mis ajendasid märkust kirjutama. Teine on olukorra analüüs. Kolmas sisaldab dokumendi autori järeldusi ja soovitusi;
- autori amet, allkiri, perekonnanimi, initsiaalid ühel real.
Töötaja aruande näidis
Enamasti kirjutab juhile adresseeritud dokumendi osakonnajuhataja, kuid on juhtumeid, kui tavatöötajate vahel tekib eriolukord, mis nõuab kõrgema juhtkonna sekkumist - pahameel töökohal, ebasobiv käitumine.
Siin on näide sellisest dokumendist.
ARUANNE
Nr 41-07/215 03.02.2016Tööl solvamise kohta
Juhin teie tähelepanu, et 2. märtsil 2016 alandas autojuht Dobrodomov Petr Aleksejevitš oma ametikohustusi täites mind ja kasutas minu suhtes roppusi.
Taotlege P.A. Dobrodomovil. distsiplinaarkaristus.
Kuidas kirjutada seda dokumenti koolist puudumise kohta: näidiskujundus
ARUANNE
№ 43-13/228 11.05.2016Töölt puudumisest
Juhin teie tähelepanu, et eile, 10. mail 2016 ei ilmunud hankespetsialist Roman Mihhailovitš Ivanjuštšenko töökoht. Puudumine kestis terve päeva.
Saabumata jätmise põhjuseid ei kinnitatud ei dokumentidega, telefoni ega e-kirjaga.
Teen ettepaneku kaasata Ivanjuštšenko R.M. töölt puudumise eest distsiplinaarvastutusele.
