Nema sumnje da tajne, povjerljive informacije moraju biti zaštićene. Čovječanstvo je tijekom svog postojanja izmislilo različite metode koje bi mogle spriječiti ili barem značajno otežati pristup ovim informacijama, kao i sisteme šifriranja. U 20. veku pojavile su se nove digitalne tehnologije za akumulaciju, skladištenje i prenos informacija. Računarski sistemi su omogućili kucanje, uređivanje, provjeru pravopisa i pravopisa, pretvaranje i prijenos informacija u elektronskom obliku, razumljivom gotovo svim računarima. Od tada su posebno aktuelni problemi povjerljivosti i zaštite ličnih podataka. Hakeri, industrijski špijuni, konkurenti i drugi klevetnici neprestano razvijaju nove načine da dobiju pristup informacijama pojedinaca i kompanija.
U većini softverskih proizvoda na današnjem tržištu, informacije koje se nazivaju metapodaci pohranjuju se u iste datoteke s kojima korisnik komunicira i koje razmjenjuje i koje korisnik koristi za spremanje historije uređivanja datoteka, kao i za pomoć u pronalaženju i izdvajanju informacija iz datoteke. Karakteristični primjeri metapodataka su ime i prezime autora koji su sačuvani zajedno sa dokumentom, podaci o kompaniji, naziv računara, podrška za verziju dokumenta, razne skrivene informacije itd. Ovi metapodaci se također koriste za univerzalizaciju procedure za pohranjivanje svih informacija o datoteci na jednoj unaprijed određenoj lokaciji.
Istovremeno, većina ovih povjerljivih informacija pohranjuje se kao da je standardno, ponekad na način nepoznat korisniku i na njemu nepoznatom mjestu i obliku. Nije tajna da čak i naizgled bezazlene postavke u softverskim proizvodima mogu pohraniti informacije koje će nasrtljivog korisnika obavijestiti o vlasniku proizvoda ili njegovoj kompaniji. Primjer je Microsoftov uređivač teksta Word ili bilo koja druga softverska aplikacija koja radi s elektronskim dokumentima i omogućava vam da spremite različite verzije dokumenta u istu datoteku koristeći različite načine. Razmotrite jednostavan, ali vrlo tipičan slučaj. Recimo da je naš čitatelj, kao šef odjela marketinga, proveo nekoliko sedmica radeći sa svojim timom na izradi dokumenta koji opisuje karakteristike najnovijeg razvoja. Planirano je i da se ovaj dokument pošalje u odjel prodaje radi pokretanja nove marketinške kampanje. U posljednjem trenutku odlučeno je da se iz opisa proizvoda ukloni nekoliko karakteristika radi dodatne provjere i pojašnjenja. Međutim, znalo se da će ove karakteristike svakako biti uključene u konačnu verziju marketinškog dokumenta za ovaj proizvod. Ne uzimajući u obzir da je za ovaj dokument omogućeno upravljanje verzijama i da će svaka promjena, uključujući novu verziju sa uklonjenim funkcijama, biti sačuvana u fajlu, ovaj dokument je bio najšire rasprostranjen. Recimo da je nakon slanja pisma sa navedenim fajlom odjelu prodaje ono stiglo do konkurenta. Potonji će, nakon što su pregledali različite verzije dokumenta, moći lako procijeniti vaš trenutni nivo i očekivane rezultate, kao i blagovremeno prenijeti informacije svojim programerima. Osim toga, svojstva dokumenta mogu sadržavati ime i email adresu autora dokumenta, pa će se smatrati da je on dobrovoljno dao dokument na korištenje konkurentima.
Kako organizirati zaštitu privatnih informacija i zaštititi ih od neželjenog pristupa? Pokušat ćemo odgovoriti na ovo pitanje u ovom članku. Također ćemo pogledati mjesta u dokumentu gdje se metapodaci mogu pohraniti i opisati načine na koje se ti podaci mogu ukloniti, čime se štiti dokument. Prije nego što pređemo na posao, napominjemo da su testni objekt u ovom članku engleske verzije poznatog i popularnog uređivača teksta Microsoft Word - Word 2000 i Word 2002 - uključeni u paket Microsoft Office. Treba naglasiti da, uprkos zajedničkosti i kontinuitetu ovih verzija ovog uređivača, one ipak imaju neke razlike u svojoj funkcionalnosti. Ovo prvenstveno vredi obratiti pažnju čitaocima koji odmah sjednu za svoj lični računar.
Kako pristupiti ličnim podacima
Počnimo s najjednostavnijim - pokazaćemo vam kako da dođete do ličnih podataka bez posebnih trikova. Ovo se radi sa jedinom funkcijom u programu Microsoft Word koja vam omogućava da vidite tekst bez formatiranja. Ispostavilo se da se ova funkcija može koristiti za pregled metapodataka povezanih s određenim dokumentom. Svako može pristupiti ovim podacima. Za ovo vam je potrebno:
- Pokrenite Microsoft Word editor.
- U stavci glavnog menija Datoteka kliknite na dugme Otvori.
- U dijalogu koji se pojavi, u odeljku Tipovi datoteka, postavite Oporavi tekst iz bilo koje datoteke, izaberite Microsoft Word dokument i kliknite na dugme Otvori.
Ovo će otvoriti neformatirani dokument, pažljivim pregledom koji vam omogućava da lako pronađete informacije koje sadrže ime autora dokumenta i putanju na kojoj možete pronaći sačuvani dokument.
Uzimajući u obzir sve navedeno, preporučujemo: prije dijeljenja dokumenta sa drugim korisnicima, pregledajte skrivene informacije kako biste odlučili da li ih vrijedi ostaviti u ovom dokumentu na javnom uvidu. Na primjer, odabirom Praćenje promjena iz glavnog izbornika Alati u programu Microsoft Word, a zatim odabirom Verzije iz izbornika Datoteke, ili postavljanjem načina Dozvoli brzo spremanje koristeći potvrdni okvir u podizborniku Opcije u izborniku Alati, možete pronaći sve skrivene ili izbrisane informacije koje bi potencijalno mogle ostati u uređivanom dokumentu.
Kao što vidite, pristup ličnim podacima je prilično jednostavan. Naravno, postavlja se razumno pitanje koji su načini zaštite povjerljivih informacija od znatiželjnih očiju. U nastavku, neke od najčešćih metoda će biti ponuđene pažnji čitatelja.
Uklanjanje ličnih podataka iz dokumenata
Trenutna verzija Word editora pruža korisniku najšire mogućnosti u radu s ličnim podacima, počevši od ručnog do programabilnog načina brisanja informacija. Zbog činjenice da se u okviru ovog članka ne dotičemo pitanja pisanja specijaliziranih programa, fokusirat ćemo se na najjednostavnije i najpristupačnije metode za širok krug čitatelja.
Prije svega, morate biti sigurni da su neki lični podaci izbrisani tokom pohranjivanja dokumenta. Da biste to učinili, morate izvršiti sljedeće korake:
- Iz glavnog menija programa Word izaberite Alati, a zatim podmeni Opcije. U dijalogu koji se pojavi otvorite karticu Sigurnost.
- U odeljku Opcije privatnosti, aktivirajte polje za potvrdu Ukloni lične podatke iz ove datoteke pri čuvanju i pritisnite dugme OK.
- Sačuvaj dokument.
Ovo uklanja, na primjer, sljedeće lične podatke iz dokumenta:
- svojstva datoteke: autor, menadžer, kompanija i ime osobe koja je sačuvala najnoviju verziju dokumenta;
- korisnička imena vezana za komentare i mod praćenja promjena;
- naziv Saved by je zamijenjen sa Autor;
- zaglavlje e-poruke generisano dugmetom E-pošta na traci sa alatkama.
Treba naglasiti da navedena operacija nije standardno instalirana u Word editoru. Čak i ako je takva zastavica postavljena, primjenjivat će se samo na trenutno aktivirani prozor dokumenta. Stoga se ovaj način rada mora podesiti za svaki dokument posebno.
Druga metoda koja zaslužuje pažnju je metoda ručnog brisanja ličnih podataka. Svojstva dokumenta (unutar strukture datoteke) pohranjuju informacije o samom dokumentu: naziv datoteke dokumenta, njegovu lokaciju skladištenja, datum kreiranja i druge atribute datoteke. Međutim, drugi metapodaci mogu biti pohranjeni u svojstvima dokumenta, kao što su ime autora, naziv kompanije i urednik dokumenta. Ove informacije se mogu ručno ukloniti iz svojstava dokumenta pomoću sljedećeg niza radnji:
- Otvorite dokument u Word uređivaču.
- U odeljku Datoteka glavnog menija izaberite Svojstva.
- U dijalogu na više stranica koji se pojavljuje, svaka kartica Sažetak, Statistika, Sadržaj i Prilagođeno može sadržavati povjerljive informacije. Za brisanje nepotrebnih ili neželjenih informacija, odaberite ih i izbrišite pomoću tipke DELETE.
Naravno, gore navedene procedure mogu se automatizirati i programirati, čineći ovaj proces brzim i praktičnim. Međutim, opis principa programiranja u Wordu je izvan okvira ovog članka i upućujemo čitatelja na specijaliziranu literaturu.
Gdje su skrivene informacije?
Osnovno pravilo koje se pridržavaju praktični ljudi je: "Sedam puta izmjeri - jednom seci". Ovaj životni princip se može uspešno primeniti na rad sa dokumentima. Da li je uvijek potrebno žuriti da se rastanemo sa ličnim podacima? Gdje se čuvaju skrivene informacije? Koji su načini za pregled skrivenih informacija? Odgovore na ova pitanja ćemo dobiti u ovom odeljku.
Skrivene informacije mogu se naći u praćenju promjena (praćenje promjena) i funkcijama komentiranja (komentari), koje su uglavnom za Microsoft Word editor servis. Omogućavaju vam da sačuvate međuinformacije o formatiranju, umetanju teksta, brisanju, komentarima itd., drugim riječima, mogu se aktivno koristiti u procesu rada na dokumentu od strane jednog ili više autora. U tom slučaju, odabirom načina reprodukcije svih servisnih funkcija, možete vidjeti sve promjene urađene sa imenima autora. Ovo se radi pomoću stavke menija Prikaži.
Treba imati na umu da je pri radu na bilo kojem dokumentu poželjno pridržavati se dva jednostavna pravila. Prvo pravilo kaže da je prije uklanjanja bilo koje informacije dobra ideja ispisati uređeni dokument zajedno s komentarima. Stoga će u bilo koje vrijeme biti moguće dodati ove informacije u novu verziju dokumenta. Da biste vizualizirali promjene ili komentare, potrebno je da odaberete stavku Markup u glavnom izborniku Pogled.
Drugo pravilo se uglavnom odnosi na one koji zaborave da prate prisustvo pratećih informacija u dokumentu koji se šalje ili prenosi. Za takve korisnike obezbeđen je automatski analizator za prisustvo omogućenog moda promena staza, koji će izdati upozorenje o prisutnosti informacija za uređivanje u dokumentu kada ga pokušate da ispišete, sačuvate ili pošaljete e-poštom iz Word editora. . Da biste omogućili ovaj režim, u odeljku Alati glavnog menija u okviru za dijalog Opcije izaberite karticu Sigurnost i koristite polje za potvrdu da postavite Upozori pre štampanja, čuvanja ili slanja datoteke koja sadrži praćene promene ili režim komentara (Sl. 1). Dakle, značenje drugog pravila: uvijek neka analizator promjena staza bude uključen.
Drugo mjesto gdje se osjetljive informacije mogu pohraniti je mod skrivenog teksta programa Microsoft Word. Ovaj način vam omogućava da prikažete ili sakrijete navedeni tekst pomoću posebne procedure za formatiranje znakova koja ih čini nevidljivima. Na primjer, u procesu uređivanja teksta u modu skrivenog teksta (skriveni tekst su posebni neprikazani znakovi u datoteci dokumenta), možete napraviti bilo koje bilješke za sebe. Da vidite skriveni tekst, u odeljku Alati glavnog menija izaberite stavku Opcije, a na kartici Prikaz izaberite režim skrivenog teksta u odeljku Oznake za oblikovanje (slika 2).
Kada to učinite, Word označava skriveni tekst tačkastom podvlačenjem. Nažalost, programeri uređivača nisu obezbijedili automatski analizator skrivenog teksta u dokumentu. Međutim, postoji vrlo jednostavan postupak za njegovo uklanjanje iz tijela dokumenta prilikom ispisa. Da biste to uradili, izaberite stavku Opcije u odeljku Alati glavnog menija, zatim karticu Štampanje i aktivirajte polje za potvrdu Skriveni tekst u odeljku Uključi sa dokumentom. U svim ostalim slučajevima, morat ćete ručno izbrisati tekst.
Treći izvor neželjenog curenja informacija mogu biti poništene prethodne verzije dokumenta. Word editor pruža mogućnost spremanja više verzija dokumenta u istoj datoteci. Ove verzije su prisutne u datoteci u načinu skrivenog teksta i mogu se ukloniti po potrebi. Oni su dostupni svim korisnicima i ostaju u dokumentu čak i ako je sačuvan u drugom formatu. Stoga takve verzije treba na vrijeme izbrisati, za što postoji nekoliko načina.
Prva metoda uključuje spremanje prethodnih verzija dokumenta. Trenutna verzija se čuva kao poseban dokument. Da biste to učinili, odaberite Verzije iz glavnog menija Datoteka. Zatim izaberite verziju dokumenta koju želite da sačuvate kao zasebnu datoteku. Zatim pritisnite taster Open i izaberite Sačuvaj kao iz glavnog menija File. U dijalogu koji se pojavi navedite naziv datoteke i pritisnite dugme Sačuvaj.
Drugi način je uklanjanje neželjenih verzija iz dokumenta, što će zahtijevati sljedeće korake. U glavnom meniju Datoteka izaberite stavku Verzije, a zatim verziju dokumenta koju želite da izbrišete (da biste izabrali više verzija, morate držati pritisnut taster Ctrl). Zatim morate kliknuti na dugme Delete.
Tihi čuvari skrivenih informacija
Mnogi čitaoci nisu svjesni da određene procedure u Wordu po defaultu zadržavaju metapodatke. I vjerovatno ne shvaćaju da blokiranje ovih procedura omogućava uklanjanje neželjenih metapodataka iz dokumenata. Razgovarajmo o ovome detaljnije.
Prvo, razmotrite metodu za brzo spremanje dokumenta. Imajte na umu da radi samo ako je potvrđen izbor u polju za potvrdu Dozvoli brza spremanja. Međutim, ne znaju svi da ako otvorite dokument koji je uređivan u ovom načinu kao tekstualnu datoteku, on može sadržavati informacije koje su prethodno uklonjene iz dokumenta. To je zato što način brzog spremanja dodaje promjene napravljene na kraj dokumenta, ne uzimajući u obzir sve promjene (uključujući izbrisane informacije) napravljene u samom dokumentu. Stoga, da biste u potpunosti izbrisali informacije izbrisane iz dokumenta, morate onemogućiti način brzog spremanja. Da biste to uradili, u glavnom Word meniju izaberite Alati, zatim odeljak Opcije i dijalog Sačuvaj (slika 3).
Drugo, razmotrite proceduru za kombinovanje dokumenata. Kada upoređuje i spaja dokumente, Word koristi nasumično generisane brojeve radi lakšeg kasnijeg praćenja povezanih dokumenata. Iako su ovi brojevi skriveni, potencijalno se mogu koristiti da pokažu da dokumenti imaju zajedničko porijeklo. Da biste zaustavili pohranjivanje nasumičnih brojeva tokom procesa spajanja dokumenata, morate izvršiti sljedeće korake:
- Iz menija Alati pokrenite naredbu Opcije. U dijalogu sa više stranica koji se pojavi, izaberite dijalog Sigurnost.
- Deaktivirajte potvrdni okvir Store random number da poboljšate preciznost spajanja.
Međutim, treba napomenuti da ćete morati platiti za povjerljivost - rezultat spajanja dokumenata neće biti optimalan: Word editoru će biti problematično odrediti broj povezanih dokumenata.
Znanje je moć
Svako ko je pročitao ovaj članak sigurno će steći svoje mišljenje o problemu zaštite podataka na personalnom računaru, a svako će biti slobodan da donese svoju odluku. Možete slijediti ova pravila i ne čuvati informacije, ali ih možete izgubiti ako se ne potrudite. Članak je ispitao najjednostavnije načine za sprječavanje curenja informacija. Osim toga, kao što je gore navedeno, postoji niz programa za rješavanje mnogih od navedenih problema, što će, naravno, uvelike olakšati proceduru provjere sadržaja nepoželjnih podataka u dokumentima. Međutim, ovo je tema za drugi članak. U zaključku, želio bih napomenuti da zaštitom osobnih podataka ne možete samo zaštititi svoje poslovanje, znanje i iskustvo, već i dati odlučnu odbojnost nepoštenim ljudima.
ComputerPres 10 "2002
Sigurnosti ličnih podataka treba posvetiti posebnu pažnju, budući da je prošle godine zakonodavac pooštrio odgovornost poslodavca za nepoštivanje obaveze njihove zaštite. U članku ćemo vam reći šta se smatra ličnim podacima, koje su obaveze za njihovu zaštitu utvrđene za poslodavce i kako organizovati ispravno evidentiranje i čuvanje ličnih podataka zaposlenih.
Sistematizirajte ili ažurirajte svoje znanje, steknite praktične vještine i pronađite odgovore na svoja pitanja na Računovodstvenom fakultetu. Kursevi su razvijeni uzimajući u obzir profesionalni standard "Računovođa".
Poslodavac prilikom zapošljavanja mora od njega tražiti određene podatke koji su mu potrebni u okviru radnog, poreskog i računovodstvenog zakonodavstva. Federalni zakon br. 152-FZ od 27. jula 2006. „O ličnim podacima” zahtijeva od poslodavca, koji je u ovom slučaju operater ličnih podataka i obrađuje ih, da osigura sigurnost ovih informacija.
Koji su podaci lični
Lični podaci su svaka informacija koja je direktno ili indirektno povezana sa subjektom ličnih podataka - određenom ili prepoznatljivom osobom (član 3. Federalnog zakona od 27. jula 2006. br. 152-FZ "O ličnim podacima", u daljem tekstu Zakon o ličnim podacima).
Opći lični podaci mogu uključivati sljedeće informacije:
- Puno ime;
- Datum i mjesto rođenja;
- adresa (mjesto registracije);
- obrazovanje, profesija;
- slika osobe (fotografija i video snimak), koja vam omogućava identifikaciju identiteta i koristi se od strane operatera u tu svrhu (Pojašnjenja Roskomnadzora od 30. avgusta 2013. „O pitanjima klasifikacije fotografija i video slika, podataka o otiscima prstiju i druge informacije kao biometrijski lični podaci i karakteristike njihove obrade »);
- bračno stanje, prisustvo djece, porodične veze;
- činjenice iz biografije i prethodne radne aktivnosti (mjesto rada, kazneni dosije, služenje vojnog roka, rad na izbornim funkcijama, u javnoj službi itd.);
- finansijski položaj. Podaci o plaćama su i lični podaci (pismo Roskomnadzora od 07.02.2014. godine br. 08KM-3681);
- poslovne i druge lične kvalitete koje su evaluativne;
- druge informacije koje mogu identifikovati osobu.
Osim toga, Zakon o ličnim podacima navodi:
- posebne lične podatke (koji se odnose na rasu, nacionalnost, političke stavove, vjerska ili filozofska uvjerenja, zdravstveno stanje, intimni život). Po pravilu, obrada ovih podataka nije dozvoljena. Izuzetak su slučajevi predviđeni stavom 2. člana 10. Zakona o ličnim podacima;
- biometrijski lični podaci (karakterišu fiziološke i biološke karakteristike osobe, na osnovu kojih se može identifikovati njegova ličnost). Za obradu takvih informacija potrebna je saglasnost subjekta ličnih podataka. Izuzetak su slučajevi utvrđeni čl. 2. čl. 11 Zakona o ličnim podacima.
Poslodavac ima pravo primati i koristiti samo one podatke koji karakteriziraju građanina kao stranku ugovora o radu (npr. podaci o socijalnom i imovinskom statusu osobe nisu u vezi sa njegovim procesom rada). Ove informacije sadržane su u sljedećim dokumentima koje zaposlenik prezentira prilikom prijave za posao:
- u pasošu ili drugom ličnom dokumentu;
- radna knjižica;
- dokumenti o vojnoj evidenciji, obrazovanju, sastavu porodice;
- uvjerenje o prihodima sa prethodnog mjesta rada;
- upitnik popunjen tokom zaposlenja;
- lična karta zaposlenog (obrazac T-2);
- vjenčani listovi, rođenje djeteta;
- ljekarska uvjerenja itd.
Poslodavac čuva kopije navedenih dokumenata, osim upitnika, radnih knjižica i ličnih karata.
Obrada ličnih podataka
Obrada ličnih podataka - svaka radnja (operacija) ili skup radnji (operacija) izvršenih pomoću alata za automatizaciju ili bez upotrebe takvih alata sa ličnim podacima, uključujući prikupljanje, evidentiranje, sistematizaciju, akumulaciju, skladištenje, pojašnjenje (ažuriranje, promjenu), izdvajanje , korišćenje, prenos (distribucija, pružanje, pristup), depersonalizacija, blokiranje, brisanje, uništavanje podataka (član 3. Zakona o ličnim podacima).
Zakon o ličnim podacima obavezuje poslodavca da se pridržava određenih zahtjeva za obradu ovih podataka. Na primjer, obrada ličnih podataka se vrši samo uz saglasnost zaposlenog (tačka 1, član 6, član 9 Zakona o ličnim podacima). Kako bi se izbjegao sudski spor, bolje je da je ova saglasnost u pisanoj formi. Isto pravilo vrijedi i za podnosioce zahtjeva.
U nekim slučajevima, pisani oblik pristanka je izričito predviđen zakonom (Član 4., 9. Zakona o ličnim podacima). Na primjer, potrebna je pisana suglasnost zaposlenog za obradu njegovih ličnih podataka:
1) po prijemu ličnih podataka zaposlenog od treće strane (član 3. člana 86. Zakona o radu Ruske Federacije). Ali u ovom slučaju, zaposlenik mora prvo biti obaviješten o tome i dobiti njegovu pismenu suglasnost (klauzula 3, član 86 Zakona o radu Ruske Federacije).
Obavještenje mora navesti (klauzula 3 člana 86 Zakona o radu Ruske Federacije):
- svrhu pribavljanja ličnih podataka zaposlenog od trećeg lica;
- namjeravani izvori informacija (osobe od kojih će se tražiti podaci);
- načini dobijanja podataka, njihova priroda;
- moguće posljedice odbijanja poslodavca da pribavi lične podatke zaposlenog od trećeg lica. Ukoliko zaposleni odbije da pročita obavijest o navodnom prijemu njegovih ličnih podataka od druge osobe, preporučljivo je sačiniti odgovarajući akt.
Ako se zaposleni predomisli, tada ima pravo u svakom trenutku povući saglasnost za obradu ličnih podataka (2. dio člana 9. Zakona o ličnim podacima).
U takvoj situaciji moguć je nastavak obrade ličnih podataka zaposlenog bez njegovog pristanka ako za to postoje dobri razlozi. Navedeni su u tačkama 2-11, dela 1. člana 6., dela 2. člana 10., dela 2. člana 11. Zakona o ličnim podacima (2. deo člana 9. Zakona o ličnim podacima).
Određene informacije (koje se ne odnose na svrhe navedene u stavu 1. člana 86. Zakona o radu Ruske Federacije), poslodavac nema pravo tražiti od trećih lica, čak i ako se zaposleni s tim složi.
2) prilikom prenosa ličnih podataka zaposlenog trećim licima, osim kada je to neophodno da se spreči opasnost po život i zdravlje zaposlenog (stav 2 člana 88 Zakona o radu Ruske Federacije);
3) za obradu posebnih kategorija ličnih podataka zaposlenog koji se direktno odnose na pitanja radnih odnosa (klauzula 4, član 86 Zakona o radu Ruske Federacije, tačka 1, deo 2, član 10 Zakona o ličnim podacima) . Ovi podaci uključuju informacije o rasi, nacionalnosti, političkim stavovima, vjerskim i filozofskim uvjerenjima, zdravstvenom stanju, intimnom životu.
Ako je zaposleni nesposoban, pismenu saglasnost za obradu njegovih podataka daje njegov zakonski zastupnik (roditelj, staratelj) (član 9. dio 6. Zakona o ličnim podacima). A u slučaju smrti zaposlenog, takvu saglasnost daju njegovi naslednici, osim ako je nisu dobili od samog zaposlenog za vreme njegovog života (čl. 7, član 9. Zakona o ličnim podacima).
Nije u svim slučajevima potrebna saglasnost radnika za obradu ličnih podataka. Na primjer, ako su podaci primljeni (klauzula 2, dio 1, član 6, klauzula 2.3, dio 2, član 10 Zakona o ličnim podacima, stav 1 Pojašnjenja Roskomnadzora):
- iz dokumenata (podataka) dostavljenih prilikom zaključenja ugovora o radu;
- na osnovu rezultata obaveznog preliminarnog medicinskog pregleda o zdravstvenom stanju (član 69 Zakona o radu Ruske Federacije, klauzula 3 Pojašnjenja Roskomnadzora od 14. decembra 2012. „Pitanja u vezi sa obradom ličnih podataka zaposlenih , kandidati za popunjavanje upražnjenih radnih mjesta, kao i lica u kadrovskoj rezervi" , u daljem tekstu - Pojašnjenja Roskomnadzora od 14.12.2012.);
- u iznosu predviđenom jedinstvenim obrascem br. T-2, uključujući lične podatke bliskih rođaka, iu drugim slučajevima utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije (primanje alimentacije, registracija pristupa državnim tajnama, registracija socijalnih beneficija ) (klauzula 2. Pojašnjenja Roskomnadzora od 14.12.2012.);
- iz agencije za zapošljavanje koja djeluje u ime podnosioca predstavke (stav 12. tačka 5. Pojašnjenja Roskomnadzora od 14.12.2012.);
- od podnosioca predstavke koji je sam postavio svoj životopis na Internet, čineći ga dostupnim neograničenom krugu ljudi (klauzula 10, deo 1, član 6 Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 152-FZ, stav 12, tačka 5 Pojašnjenja Roskomnadzora od 14. decembra 2012.).
Poslodavac, uz saglasnost zaposlenog, može povjeriti obradu svojih ličnih podataka drugom licu (dio 3, član 6 Zakona o ličnim podacima, stav 2, stav 5 Pojašnjenja Roskomnadzora od 14.12.2012. ). Ali u isto vrijeme, poslodavac je taj koji je odgovoran zaposlenom za radnje navedene osobe (član 5. člana 6. Zakona o ličnim podacima).
U Kontur.Shkole: promjene u zakonodavstvu, karakteristike računovodstvenog i poreznog računovodstva, izvještavanje, plaće i kadrovi, gotovinske transakcije.
Organizacija računovodstva i skladištenja ličnih podataka
Poslodavac mora osigurati zaštitu ličnih podataka zaposlenika od njihove nezakonite upotrebe ili gubitka o svom trošku (član 7, član 86 Zakona o radu Ruske Federacije).
Hajde da analiziramo korak po korak radnje poslodavca na računovodstvu i skladištenju ličnih podataka u organizaciji.
Korak 1. Poslodavac mora donijeti lokalni akt koji će regulirati pohranu i korištenje ličnih podataka. Takav akt obično je Uredba o ličnim podacima zaposlenih, s kojom se zaposleni moraju upoznati pod potpisom (član 8, član 86 Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposleni mora da se upozna sa Pravilnikom o ličnim podacima, kao i sa drugim lokalnim propisima, pre potpisivanja ugovora o radu (član 68. Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposlenog je nemoguće upoznati sa dokumentom slanjem putem e-pošte, to se neće smatrati upoznavanjem pod potpisom. U nedostatku potpisa zaposlenog, poslodavac neće moći dokazati da je zaposlenik bio upoznat sa ovim dokumentom.
Uredba o ličnim podacima, kao i svaki drugi lokalni regulatorni akt, donosi se i odobrava naredbom koju potpisuje rukovodilac organizacije ili drugo lice koje je za to ovlašćeno.
U slučaju revizije organizacije, revizorski organi mogu zatražiti ovaj dokument i provjeriti da li su zaposleni upoznati s njim. Nepostojanje takvog dokumenta ili neupoznavanje zaposlenih s njim može biti osnova za pozivanje poslodavca na odgovornost u skladu s dijelom 1. člana 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, au slučaju sličnog kršenja ponovo počinjeno, prema dijelu 2 člana 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Ovaj zaključak potvrđuje i sudska praksa (Rezolucija Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 26. oktobra 2006. br. KA-A40 / 10220-06 br. A40-20745 / 06-148-194).
Korak 2. Poslodavac odobrava dokument koji sadrži spisak ličnih podataka koji se koriste u aktivnostima organizacije. Ovaj dokument sadrži sve podatke koje zaposlenik pismeno o sebi prijavi prilikom konkurisanja za posao, kao i kasnije korištene u pripremi kadrovske dokumentacije.
Pored toga, lista treba da sadrži dokumente koji sadrže podatke o zaposlenima koje organizacija dostavlja raznim državnim organima (poreska inspekcija i inspekcija rada, organi statistike).
Korak 3. Poslodavac naredbom mora imenovati odgovorne za rad sa ličnim podacima i odgovorne za obezbjeđivanje sigurnosti ličnih podataka. Takva odgovorna osoba može biti ili određena osoba ili odjel. U ovom drugom slučaju, rukovodilac takve jedinice snosi ličnu odgovornost. Na ovu naredbu moraju se upoznati svi zaposleni u njoj navedeni, što mora biti potvrđeno svojim potpisom.
Korak 4. U slučaju provjere, kako bi se izbjegli sporovi sa inspektorima, bolje je pripremiti sljedeću dokumentaciju:
- izjave zaposlenih o pristanku na obradu ličnih podataka;
- evidencije ličnih podataka, njihovo izdavanje i prenos drugim licima i predstavnicima raznih organizacija, državnih organa;
- dnevnik provjera dostupnosti dokumenata koji sadrže lične podatke zaposlenika.
Korak 5. Naredbom rukovodioca organizacije utvrditi listu mjesta za čuvanje dokumentacije koja je nosilac ličnih podataka zaposlenih, kao i listu mjera neophodnih za osiguranje sigurnosti ličnih podataka, postupak za njihovo donošenje. Sva dokumenta koja sadrže lične podatke zaposlenih, kao što su lični dosijei, kartoteci, knjigovodstveni dnevnici, treba da se čuvaju u posebno opremljenim ormarima ili sefovima koji su zaključani i zapečaćeni. Radne knjige zaposlenih treba čuvati u sefu odvojeno od ličnih dosijea.
Sažimanje
- da li je od svih zaposlenih dobijena saglasnost za obradu ličnih podataka;
- da li su zaposleni upoznati sa lokalnim aktima kojima se utvrđuje postupak obrade ovih podataka, te sa svojim pravima i obavezama u ovoj oblasti;
- da li se skladištenje i zaštita ličnih podataka pravilno obavljaju;
- da li je dokumentacija o njihovoj obradi u skladu sa zakonskim zahtjevima i sl.
Najlakši način da se uhvatite za rep nemarnog zaposlenika ili studenta koji je eksternalizirao svoj izvještaj ili rad je da pogledate autora ili koautore dokumenta. Ove informacije se pohranjuju zajedno s drugim metapodacima datoteke i mogu ih kasnije vidjeti svi. Slučaj postaje posebno delikatnu situaciju ako se stvarni izvršilac pokaže kao osoba poznata inspektoru: radnik iste firme ili student iz istog toka. Naravno, višespratna laž će pronaći izlaz iz situacije, ali kako god onda izašla na vidjelo. Obratite pažnju na pridružene korisnike dokumenta u donjem desnom uglu
Banalni primjer, naravno, ali se na njemu obično probijaju.
Koje informacije mogu procuriti
Zvanična pomoć Microsofta pruža informacije o tome šta bi moglo predstavljati potencijalnu prijetnju vašoj reputaciji. Evo njenog odlomka:
- Tragovi prisustva drugih korisnika, kao i naznake njihovih izmjena i dodatih komentara, ako ste na dokumentu radili kao koautor.
- Promjenjene informacije sadržane u zaglavlju, podnožju i vodenom žigu.
- Word skriveni tekst, PowerPoint nevidljivi objekti, Excel skriveni redovi, kolone i listovi.
- Sadržaj koji je izvan PowerPoint područja slajdova.
- Dodatna svojstva dokumenta i drugi metapodaci, kao što su informacije o putanji štampača ili zaglavlja e-pošte.
Inspektor dokumenata
"Document Inspector" je zgodan alat za provjeru datoteka za neželjene informacije. Pogodan je i za pošiljaoca i za primaoca dokumenta. Sve što trebate učiniti je otići na "Detalji" i pokrenuti provjeru. Nekoliko klikova i pet sekundi ispostavit će sve.
Izvođaču ostaje da klikne na brisanje, a inspektoru da pregleda dokument na osnovu raspoloživih dokaza.
Zabrana čuvanja ličnih podataka
Počevši od ažuriranja za novembar i decembar 2014. za Microsoft Office 2013 i 2010, polako dodajemo brojna poboljšanja Inspektoru dokumenata (poznatom i kao Pronalazač problema) u Excelu, PowerPointu i Wordu. Inspektor dokumenata vam pomaže da pripremite Excel dokumente, prezentacije i radne knjige za objavljivanje i dijeljenje provjeravanjem objekata koji sadrže skrivene ili osjetljive informacije. Document Inspector uklanja takve objekte iz dokumenta, a ako automatsko uklanjanje nije moguće, upozorava korisnika na njih. Ako želite da saznate više o Inspektoru dokumenata, idite na Office.com da biste saznali kako alat radi u Excelu, PowerPointu i Wordu.
Ažuriranja za Microsoft Office 2013 i Microsoft Office 2010 uključuju nekoliko mehanizama za pregled, ili inspektora, za Excel, PowerPoint i Word. U nastavku smo naveli objekte koje novi inspektori provjeravaju za svaku od Microsoft Office aplikacija. Excel ima više novih inspektora nego PowerPoint i Word, jednostavno zato što su neki objekti koje pregledavate jedinstveni za tu aplikaciju.
PowerPoint i Word:
- Embedded Documents
- Embedded Documents
- Makroi, obrasci i ActiveX kontrole
- Linkovi na druge fajlove
- Zaokretne tabele, zaokretni grafikoni, formule kocke, rezači i vremenske linije*
*Vremenske linije se provjeravaju samo u programu Excel 2013 jer ih Excel 2010 ne podržava. - Funkcije koje koriste podatke u stvarnom vremenu
- Excel ankete*
*Excel ankete se provjeravaju samo u programu Microsoft Excel 2013 jer ih Excel 2010 ne podržava. - Određeni scenariji
- Aktivni filteri
- Prilagođena svojstva lista
- Skrivena imena
Bilješka. Neki novi inspektori možda neće biti dodati u Excel 2010 sa ažuriranjima za novembar i decembar za Office 2010. Biće dodati kao deo drugog ažuriranja početkom 2015.
Opis objekata koje otkrivaju novi inspektori
Zaključak
Inspektor dokumenata pomaže vam da uklonite lične i osjetljive informacije iz Excel, PowerPoint i Word dokumenata prije nego što ih objavite. Ovaj alat može biti vrlo koristan jer identificira niz objekata koji sadrže važne informacije i koji se lako zanemaruju. Međutim, kada dijelite datoteke, imajte na umu da one mogu sadržavati podatke koje Document Inspector ne može pronaći. Na primjer, u Excelu možete staviti nešto dalje od glavnih informacija, u red ili stupac što nećete primijetiti kada preletite list prije objavljivanja, a u Wordu ili PowerPointu možete umetnuti sliku na vrh informacija i zaboravi da se ispod nje nalazi nešto.
Takođe je važno shvatiti da inspektor dokumenata ne može zamijeniti uobičajeni pregled dokumenata od strane tehničara, pravnika, stručnjaka i urednika. Ne biste trebali zanemariti ni pretvaranje dokumenata u format koji ne sadrži skrivene informacije - na primjer, u imitaciju formata papirnih dokumenata (OpenXPS, PDF i drugi) ili u format web stranice u jednoj datoteci (MHT).
