Облік та контроль - два основні постулати бізнесу. Тому табельний облік є актуальним для всіх компаній, які мають у штаті хоча б одного співробітника. І це не просто внутрішні документи для розрахунку винагород та виявлення порушень. Це обов'язок кожного роботодавця, встановлений законодавством РФ. Коректність ведення табельного обліку контролюють трудовий та податковий регулятори, Росстат та інспекція з праці. Тому у компанії, що має найманий персонал, має бути впроваджено весь пакет внутрішніх документів, що регламентує табельний облік.
Табель обліку робочого часу - нормативи, правила та способи ведення
Порядок і правила ведення обліку робочого дня в організації регламентовані насамперед статтею 91 Трудового кодексу РФ (частиною 4), у якій зазначено, що це роботодавці повинні вести регулярний облік трудового часу в кожному службовцю свого підприємства. Тільки на підставі цього реєстру можуть бути нараховані зарплати та премії, компенсаційні виплати на відпустку та за лікарняними листами, а також інші дотації працівникові. Щомісяця заповнювати табель обліку повинні всі підприємства, які мають найманий персонал, незалежно від їх правового статусу та організаційної форми: та юр. особи, та індивідуальні підприємці.
У другу чергу табель обліку, будучи первинним документом бухобліку та кадрового діловодства, підпорядковується нормативним вимогам, відображеним у Постанові Держкомстату Росії №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати».
Основні вимоги, які пред'являються до облікової первинки:
- Вести облік робочого дня має право лише працівник підприємства, призначений з цього функцію наказом, інакше його дії під час перевірки буде визнано неправомірними, а сам регістр - недійсним. При цьому наймач повинен спочатку запропонувати співробітнику виконувати цей функціонал за додаткову плату, а той має право відмовитися від цього обов'язку. Неоплачувана робота з ведення облікового регістру також є незаконною. У результаті початку заповнення табеля для підприємства має бути ратифікований наказ про запровадження посаду табельника з усіма реквізитами, зокрема з візою працівника про ознайомлення. Посада співробітника не має значення, це може бути:
- Способи ведення облікової первинки за відпрацьованим часом не регламентовані законодавством. Ключове правило тут - використання будь-якого із способів закріплюється локальним положенням про табельний облік та внутрішній трудовий розпорядок.
Без регламенту, який затверджує правила внутрішнього обліку, табель буде визнано недійсним
- Ще в 2013 році нормативними актами було встановлено, що кожен роботодавець має право на свій розсуд обирати той спосіб обліку, який більш зручний для підприємства, це можуть бути:
- ручний спосіб, коли табельник веде реєстр на паперовому носії, регулярно заповнюючи його від руки. Такий метод має місце в компаніях, де значиться мінімальна кількість співробітників та облік елементарний, наприклад, коли всі працюють одне й те саме кількість часу, без переробок;
- електронний вигляд, наприклад, ведення табеля у програмі excel. Це найпоширеніший для малих та середніх підприємств спосіб. Ексель дає можливість табельнику за допомогою заздалегідь внесених у файл формул автоматично рахувати підсумкові цифри по кожному співробітнику, відділу, організації та зберігати всі табелі в електронному вигляді в цілому по році;
У форматі екселю зручно вести табель
- автоматичний табельний облік - найбільш оперативний онлайн-спосіб, який, будучи пов'язаним із 1С та пропускною системою підприємства, дозволяє контролювати вхід/вихід кожного співробітника в режимі реального часу. Кожен керівник структурного підрозділу чи гендиректор має можливість подивитися по кожному підпорядкованому (і собою) відпрацьований час. Зрозуміло, що використовується такий облік на великих підприємствах, а також у відомствах та держструктурах. Такий спосіб дає можливість звести до нуля помилки, знизити вплив людського фактора та автоматизувати процес.
У програмі 1С, що з пропускним режимом, облік ведеться практично автоматично
- За формою існує чотири можливі варіанти ведення табеля обліку:
- Зберігання облікових документів має здійснюватися виходячи з вимог архівування, і навіть статті 29 закону № 402-ФЗ. Термін зберігання – 5 років.
Коректність та регулярність заповнення табеля контролюються при камеральних та виїзних перевірках. Перевірити, як ведеться табель, може й інспекція з праці. Тому контроль первинної документації – серйозний процес для всіх роботодавців.
Бере участь облік робочого дня і статистичної звітності по предприятию.
Табель корисний для коректного внутрішнього обліку за певними видами робочого дня працівників. Він дає повноцінне обгрунтування грошової демотивації, і навіть звільнення недбайливих службовців, будучи страховкою наймача при трудових суперечках (як внутрішніх, і судових). А ще табельний облік при правильному використанні - хороший аналітичний інструмент управлінського обліку, з його основі можна регулярно вибудовувати графіки та проводити аналіз ефективності використання робочого дня на предприятии.
Відеоогляд: грамотна організація табельного обліку
Як правильно заповнити табель обліку робочого часу
Насамперед слід засвоїти основні вимоги до ведення табельного обліку:
- Обліковий регістр повинен ґрунтуватися на затвердженому на рівні Уряду РФ виробничому календарі. Нормативне підставу визначення неробочих днів регламентовано статтею 112 ТК РФ. У виробничому календарі на рік визначається кількість робочих, святкових, а також скорочених на 1 годину передсвяткових днів. Регулюється кількість робочих годин за кожним кварталом, встановлюються переноси за стандартного робочого графіка.
- Табель відкривається з першого календарного дня, закривається останнім днем. При виробничій необхідності допускається проміжна звітність, яка здається п'ятнадцятого числа кожного місяця.
- Заборонено вносити дані заздалегідь. Тому табель має бути заповнений та відправлений на погодження у перші робочі дні після закінчення місяця. Таймінг процедури має бути встановлений у внутрішньому акті.
- Облік може вестися як у структурним підрозділам організації, і по підприємству загалом. Встановити цей пункт необхідно у внутрішньому регламенті з урахування. Якщо облік йде окремо, оформляється стільки табелів, скільки відділів існує у організації.
- Кожна комірка в табелі має бути заповнена.
- При оформленні працювати кожному співробітнику присвоюється табельний номер. Неправильним вважається зміна цього коду протягом трудової діяльності людини на підприємстві, тобто за зміни посади працівника він залишається тим самим. І навіть за звільнення людини його табельний номер не присвоюється нікому ще протягом трьох років.
- Під час заповнення табеля використовуються уніфіковані коди для обліку робочого часу, затверджені Держкомстатом. Тут є два варіанти на вибір - літерний та цифровий. Який з них використовуватиметься, має бути визначено в регламенті обліку.
Мінфін РФ у своїх коментарях щодо обліку робочого часу звернув увагу декларантів, що є 2 види оформлення табеля (дивись Лист №02–06–10/32007):
- суцільний метод - інформація щодо кількості відпрацьованого часу фіксується за кожен день місяця;
- метод відхилень - коли фіксуються лише показники, що не належать до стандарту виробничого процесу (людина була відсутня на роботі, була у відрядженні, перебувала в черговій відпустці або відпочивала без утримання тощо).
Покроковий алгоритм заповнення табеля
Для зразка візьмемо уніфіковану форму Т-13, що максимально повно відбиває схему. Порядок заповнення наступний:
- Насамперед оформляється шапка табеля, де мають бути вказані стандартні для кадрового обліку реквізити:
- У табличній формі заповнюються щоденні дані облікового регістру. Зміст стовпців:
- Табель в обов'язковому порядку має бути роздрукований на паперовому носії та завізований відповідальними працівниками:
Таблиця: кодові позначення табельного обліку, встановлені Держкомстатом
| Цифровий шифр | Літерний шифр | Значення | Примітка |
| 01 | Я | Явка вдень | Використовується для позначення фактичної присутності працівника |
| 02 | Н | Явка вночі | Виконання посадових функцій у період з 22.00 вечора до 6,00 ранку |
| 03 | РВ | Явка у святковий день | Виконання обов'язків у дні, які згідно із затвердженим графіком є святковими |
| 04 | З | Понаднормовий годинник | За п'ятиденного тижневого графіка робочий тиждень становить 40 годин. Перевищення цього показника вважається понаднормовим періодом. |
| 06 | До | Період відрядження | Фіксується час перебування працівника у поїздці у справах організації |
| 09 | ВІД | Період відпустки | Вказується час перебування співробітника у відпустці |
| 10 | ОД | Період додаткової відпустки | Деякі категорії громадян (наприклад, жінки, які мають дітей віком до 14 років) мають право на отримання додаткової відпустки. Він оплачується відповідно до законодавства. |
| 14 | Р | Час перебування у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами | Ставиться за наявності лікарняного листа, який надається жінці на допологовий та післяпологовий період. |
| 15 | ОЖ | Час декретної відпустки | Проставляється жінкам, які виявили бажання піти у відпустку для догляду за дитиною до трьох років. |
| 18 | ДБ | Період відпустки за свій рахунок | Позначення застосовується у випадках перебування працівника у додатковій відпустці без збереження заробітної плати |
| 19 | Б | Період хвороби | Оплачуваний лікарняний. Спочатку проставляється на підставі заяви працівника. Остаточне фіксування можливе лише після надання лікарняного листа. |
| 20 | Т | Час непрацездатності без оплати | Факт хвороби підтверджено довідкою з медичного закладу. Відсутність на роботі пов'язана з необхідністю догляду за хворим родичем без надання лікарняного. |
| 26 | У | Дні вихідних чи свят | Зазначаються дні, коли відповідно до графіка підприємство чи окремий співробітник не працює |
| 30 | ПН | Неявка на робоче місце без пояснення причин | Зазвичай тимчасове позначення, коли незрозуміла причина неявки працівника. Після пояснення причини буквене позначення може змінитися. |
Відеоінструкція: як заповнити форму Т-13
Некоректне заповнення табеля - типові помилки та алгоритм їх виправлення
Найбільш поширеною помилкою при оформленні бланка є кодова фіксація відпускних днів у період, коли виробничим календарем передбачено святкові дні. Якщо відпустка випадає на святкові дні, у табелі проставляється стандартний всім код - «В» чи «26» (вихідний день). А от вихідні у відпускному періоді не враховуються, тому у суботу та неділю у працівника має стояти «ВІД» або «09» (відпустка).
Не менш типова невідповідність - неправильне оформлення днів відрядження у вихідний або свято. Трапляється, що людина повертається з відрядження о 00.01, це за трудовим законодавством визнається днем відрядження. І якщо у авансовому звіті з відрядження фігурує цей факт, то у табелі і у вихідний, і у святковий день має стояти код «К/06» (відрядження), а не «В».
Вносити виправлення в табель нормально та допускається обліковою політикою. Якщо помилка виявляється після оформлення і підписання табеля, то табельщиком має бути складено уточнений документ. Оформляється він аналогічно первинному табелю з однією відзнакою - у шапці документа фіксується, що коригуючий бланк, і ставляться правильні коди обліку. Бланку надається наступний за первинним порядковий номер. Коригування мають бути засвідчені документально.До табеля потрібно буде додати службовку, в якій слід відобразити причини та підстави для уточнень, використавши копії документів.
Наприклад, нестандартна ситуація, коли співробітник не виходить на робоче місце та його керівник не в курсі, чому це сталося. За правилами кадрового діловодства необхідно:
- Керівнику - підготувати доповідну та акт про відсутність на роботі.
- Двом працівникам - підписати акт як свідки.
- Табельнику – вказати в документі код «НН/30» (неявка з нез'ясованої причини).
- Після повернення людини на робоче місце попросити пояснити неявку. Тут можливі варіанти:
- працівник пред'являє листок непрацездатності - у документі, що коригує, змінюють запис на «Б/19», копія лікарняного підшивається;
- документа, що підтверджує поважну причину, немає – порушник трудової дисципліни має написати пояснювальну. Якщо причина не визнається поважною, у коригувальному табелі вказується прогул. До нього прикладають копії акта та пояснювальної.
Коригувальний табель може бути заповнений двома способами:
- Продублювати у звіті показники, які не підлягають коригуванню, та внести поправки лише у ті рядки, де це необхідно.
- Заповнити лише рядки табеля, де потрібно змінити дані.
Коригуючий табель складається, коли треба внести зміни до вже підписаного документа
Відповідальність: якщо табель не ведеться, якщо є помилки
Табельний облік фіксує факт відпрацьованого часу, від нього залежать сума фонду оплати праці, розмір соціальних внесків та цифри за витратами бізнесу, що скорочують базу оподаткування. Тому, якщо при проведенні фіскального контролю ІФНС виявить помилки в табелі або взагалі його відсутність, це може спричинити визнання бізнес-витрат документально необґрунтованими. А звідси може бути 2 варіанти санкцій:
- Штраф та пені за свідоме заниження податкової бази.
- Перерахунок суми податкового збору.
Основні недоліки у веденні табельного обліку підпадають під дію статті 52.7 КоАП РФ, їй передбачені санкції:
- 1 000-5 000 ₽ - штраф, який накладається на посадову особу чи індивідуального підприємця, якщо порушення зафіксовано вперше;
- 30 000 -50 000 ₽ - штраф для організації за першого порушення;
- 10 000-20 000 ₽ - штраф для ІП або керівництва, коли порушення зафіксовано у другий та наступний рази, також за це можуть позбавити посади гендиректора компанії на строк від року до трьох років;
- 50 000 -70 000 ₽ - штраф для юр. особи за повторного порушення.
Штрафи накладаються не так на прямого виконавця - табельщика можна демотивувати лише внутрішніми актами. Відповідає за табельний облік по підприємству керівництво компанії в цілому та відповідальна особа, яка засвідчує документ.
Ведення табеля - постійна і відповідальна праця, яка має бути оплачена, і ставитись до цього обов'язку потрібно відповідно. Кожен, кому була довірена ця місія, має скрупульозно та точно фіксувати кожну хвилину робочого часу співробітників компанії. Це впливає мотивацію, регулює як внутрішні взаємини працівника і наймача, і зовнішні трудові суперечки. Є і досить серйозна відповідальність з цього питання, яка ставиться в провину і керівництву компанії (аж до дискваліфікації гендиректора), і всієї організації в цілому.
Форма 0504421 – спеціальний табель для точного обліку робочого часу співробітників. Як його заповнювати, щоб правильно нараховувати заробітну плату, поділилися експерти порталу.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Не пропустіть: головна стаття місяця від експерта практика
П'ять порад про змінний графік, коли незрозуміло, як оформити табель.
Заповнення табеля форми 0504421
Облік робочого дня в кадрової та бухгалтерської практиці є строго регламентованою процедурою, що здійснюється відповідно до вимог чинних нормативно-правових документів.
Найважливіші зміни цієї весни!
-
У роботі кадровиків відбулися важливі зміни, які треба враховувати у 2019 році. Перевірте у форматі гри, чи всі нововведення ви врахували. Розв'яжіть всі завдання та отримайте корисний подарунок від редакції журналу «Кадрова справа». -
Читайте у статті: Навіщо кадровику перевіряти бухгалтерію, чи потрібно здавати нові звіти у січні та який код затвердити для табеля у 2019 році -
Редакція журналу «Кадрова справа» з'ясувала, які звички кадровиків забирають багато часу, але майже марні. А деякі з них навіть можуть викликати подив у інспектора ГІТ. -
Інспектори ГІТ та Роскомнагляду розповіли нам, які документи тепер у жодному разі не можна вимагати у новачків при працевлаштуванні. Напевно, якісь папери з цього списку є у вас. Ми склали повний список та підібрали для кожного забороненого документа безпечну заміну. -
Якщо виплатите відпускні щодня пізніше терміну, компанію оштрафують на 50 000 крб. Зменшіть термін повідомлення про скорочення хоча б на день – суд поновить працівника на роботі. Ми вивчили судову практику та підготували для вас безпечні рекомендації.
Так, одним із найважливіших у цьому відношенні є Наказ Мінфіну Росії від 30.03.2015 N 52н «Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, які застосовують органи державної влади (державні органи), органи місцевого самоврядування, органи управління державними позабюджетними фондами, державні (муніципальними) установами, та Методичних вказівок щодо їх застосування».
Завантажте документи на тему:
Вести облік робочого часу в можна одним із способів:
- від нормального використання робочого дня;
- вести фактичних явок та неявок на роботу.
Табель застосовують для обліку використання робочого часу або реєстрації різних випадків відхилень від нормального використання робочого часу.
Задайте своє питання експертам
Після проведення всіх необхідних операцій спеціаліст повинен передати заповнений бланк до бухгалтерії для розрахунку та нарахування заробітної плати за вказаний період. На підставі отриманих даних співробітники бухгалтерії складають розрахунково-платіжну відомість на бланку, підготовленому за формою 0504401, або розрахункову відомість на бланку, що відповідає формі 0504402.
Зверніть увагу! Вибір форми розрахунку заробітної плати визначається залежно від діючих у створенні правил документообігу, затверджених локальним нормативним актом.
У разі, якщо при проведенні перевірки коректності відомостей, внесених до бланку обліку робочого часу, уповноваженим спеціалістом було виявлено неточності або порушення, він не має права вносити виправлення безпосередньо до форми, що перевіряється.
У цьому випадку йому необхідно скласти так званий коригуючий табель. Його відмітною ознакою є відповідне маркування у графі «Номер коригування». Першому коригувальному табелю надається номер 1, а далі нумерація проставляється відповідно до номерів наступних коригуючих табелів.
Зверніть увагу! У разі, якщо складається первинний табель, який не піддавався редагуванню, у цьому розділі проставляється цифра 0.
Заповнення нового табеля форми 0504421
Фактично зразок заповнення табеля форми 0504421 застосовується у практиці російського кадрового документообігу вже досить тривалий час. Так, до 2005 року на підприємствах мав ходіння Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати №421, якому було надано код форми 0504421 за стандартом ОКУД.
Потім найменування цього бланка зазнало деяких змін - з його назви було вилучено номер, проте в іншому воно залишилося незмінним. Такий варіант найменування форми діяв до 2010 року.
Після цього в практику було впроваджено новий документ – «Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати» (форма 0504421). Під цією назвою він використовується аж до теперішнього часу. При цьому правила заповнення форми 0504421 також зазнали деяких змін, і на сьогоднішній день включають низку важливих вимог.
Верхній рядок використовується для встановлення кількості годин відхилення від стандартного робочого графіка. У нижньому рядку фіксуються закодовані позначення, які застосовуються для позначення причин такого відхилення:
- В - вихідні та свята, що є неробочими днями;
- Н – виконання трудових обов'язків у нічний час;
- Г - виконання обов'язків державного та громадського характеру;
- Про - перебування в черговій або додатковій відпустці;
- Б - стан тимчасової непрацездатності, включаючи лікарняний лист, виданий у зв'язку з вагітністю та пологами;
- ОР - перебування у відпустці для догляду за дитиною;
- З - виконання роботи понаднормового характеру;
- П-прогули протягом робочого часу;
- ПН - тимчасовий код, який застосовується для позначення неявки з невстановлених причин (до з'ясування причин);
- А - неявки з дозволу адміністрації;
- ВУ – вихідні, що надаються у зв'язку з проходженням навчання;
- ОУ - додаткова відпустка, що надається у зв'язку із проходженням навчання;
- ДТ – заміщення викладача в 1 – 3 класах;
- ЗП – заміщення викладача у групах продовженого дня;
- ЗС – заміщення викладача у 4 – 11 класах;
- РП - виконання трудових обов'язків у вихідні та неробочі святкові дні;
- Ф - фактично відпрацьований годинник;
- К - знаходження у службовому відрядженні.
Зверніть увагу! Для коректнішого ведення обліку робочого дня підприємство має право самостійно доповнювати цей перелік необхідними йому кодами, що позначають ті чи інші види відхилень від стандартного графіка роботи.
Приклади заповнення табеля форми 0504421
Загалом за наявності відхилень від нормального графіка роботи у верхній частині рядка проставляється кількість годин кожного виду таких відхилень. У нижній - закодоване позначення, яке застосовується для конкретного виду нестандартного використання робочого часу.
Однак, на практиці реальні приклади заповнення табеля робочого часу форми можуть вимагати врахування додаткових нюансів. Так, наприклад, якщо працівник працював у нічний час, то годинник його роботи в цей період також підлягає занесенню в нижню частину рядка табеля форми 0504421.
Зверніть увагу! Ст. 96 ТК РФ встановлює межі нічного часу у проміжку з 22 до 6 години.
У деяких випадках роботодавець може зіткнутися з тим, що протягом одного періоду, що враховується, тобто календарного дня, у співробітника є кілька видів відхилень від стандартного графіка роботи. Наприклад, він спочатку заміняв викладача у групі продовженого дня, а потім працював у нічний час.
У цьому випадку слід записати нижню частину терміну у вигляді дробу: її чисельником буде кодове позначення виду відхилень, а знаменником - кількість годин, витрачених на відповідне заняття.
Якщо співробітник протягом календарного дня має більше двох видів відхилень від графіка, його прізвище слід проставити в табелі обліку робочого часу повторно для фіксації необхідних даних. Таким чином, третє та наступні відхилення фіксуються у нових рядках.
Таким чином, зразок заповнення табеля форми 0504421 вимагає знання значної кількості нюансів, які уповноважений співробітник повинен брати до уваги під час обліку робочого часу.
Для того, щоб необхідні відомості були внесені до бланку повністю коректно, слід керуватися методичними рекомендаціями щодо заповнення табеля форми 0504421 та актуальною практикою ведення документообігу, ґрунтуючись на чинних локальних нормативних актах підприємства.
Завантажити в .xls
Завантажити в .xls
Заповнити та роздрукувати Табель обліку робочого часу в програмі LS · Табель та графіки
Форма N Т-13" Табель обліку робочого часузастосовується для обліку робочого часу.
Складається в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передається до бухгалтерії.
Відмітки в Табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).
Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:
- у формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).
У формі N Т-13 (у графах 4, 6) верхній рядок застосовується для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижній - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.
Витрати робочого часу враховуються в Табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годинників тощо). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків тощо), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.
Форма N Т-13 "Табель обліку робочого часу" застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних.
При складанні табеля за формою N Т-13:
- при записі облікових даних для нарахування заробітної плати тільки за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених до Табеля, заповнюються реквізити "код виду оплати", "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами з 7 - 9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
- при записі облікових даних для нарахування заробітної плати за декількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками заповнюються графи 7 - 9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їх кількість перевищує чотири.
Бланки табеля за формою N Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів належать: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер тощо. - тобто дані, які у довідниках умовно-постійної інформації організації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки облікових даних.
·····Табель обліку робочого часу 2019 скачати бланк в excel безкоштовно Т-12, Т-13
08.01.2019
Уніфіковані форми табеля № Т-12 "Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці"та № Т-13 " Табель обліку робочого часу"затверджено постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 р. № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати". Є уніфікованими формами первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці).
Початок дії ухвали: 03.04.2004.
Державні установи (казенні, бюджетні, автономні) використовують форму табеля за ЗКУД 0504421 "Табель обліку використання робочого часу" затверджену наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н "Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, які застосовують органи державної влади (державні органи), органи місцевого самоврядування, органи управління державними позабюджетними фондами, державні (муніципальні) установи, та Методичні вказівки щодо їх застосування", у редакції Наказу Мінфіну Росії від 16.11.2016 № 209н тавід 17.11.2017 № 194н.
Щодо форм Т-12 і Т-13 (продовження):
Згідно з інформацією Мінфіну РФ № ПЗ-10/2012з 01.01.2013 форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими до застосування. Разом про те обов'язковими до застосування продовжують залишатися форми документів, які у ролі первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами відповідно і виходячи з інших федеральних законів (наприклад, касові документи).
Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці(Форма N Т-12)
Табель обліку робочого часу(Форма N Т-13)
Застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку оплати праці, а також для складання статистичної звітності з праці. При роздільному веденні обліку робочого дня та розрахунку з персоналом з праці допускається застосування розділу 1 "Облік робочого дня" табеля формою N Т-12 як самостійного документа без заповнення розділу 2 "Розрахунок з персоналом з праці". Форма N Т-13 застосовується обліку робочого дня.
Складаються в одному примірнику уповноваженою на це особою, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передаються до бухгалтерії.
Відмітки в Табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).
Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:
у формі N Т-12 (графи 4, 6) – два рядки;
у формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).
У формах N Т-12 та N Т-13 (у графах 4, 6) верхній рядок застосовується для позначення умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижній - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідним кодам витрат робочого дня на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.
При заповненні граф 5 та 7 табеля за формою N Т-12 у верхніх рядках проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках – кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період.
Витрати робочого часу враховуються в Табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годинників тощо). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків тощо), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.
При складанні табеля за формою N Т-12 у розділі 2 на один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок заповнюються графами 18 - 22, та при розрахунку різних за кожним працівником видів оплати та кореспондуючих рахунків заповнюються графи з 18 - 34.
Форма N Т-13 "Табель обліку робочого часу" застосовується під час автоматизованої обробки облікових даних. При складанні табеля за формою N Т-13:
при записі облікових даних для нарахування заробітної плати тільки за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених до Табеля, заповнюються реквізити "код виду оплати", "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами з 7 - 9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
при записі облікових даних для нарахування заробітної плати за декількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками заповнюються графи 7 - 9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їх кількість перевищує чотири.
Бланки табеля за формою N Т-13 із частково заповненими реквізитами можуть бути виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів належать: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер тощо. - тобто дані, які у довідниках умовно-постійної інформації організації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки облікових даних.
Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу, що представлені на титульному листі форми N Т-12, застосовуються і при заповненні табеля за формою N Т-13.
Наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 р. № 52 н «Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку» затверджено форми первинних документів та методичних вказівок щодо їх застосування.
У зв'язку з цим доводимо до Вашого відома, що з липня місяця 2015 року застосовується нова форма табеля обліку робочого часу.
Відповідно до Методичних вказівок щодо застосування форм первинних документів при заповненні та поданні табеля обліку використання робочого часу потрібно дотримуватись наступних правил:
1.Табель (ф.0504421) ведеться особами, призначеними наказом по установі, щомісяця загалом по установі чи розрізі структурних підрозділів.
2.Табель (ф.0504421) відкривається щомісячно за 2-3 дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля (ф.0504421) за минулий місяць.
3.Зміни облікового складу працівників проводяться на підставі документів з обліку праці та її оплати (обліку кадрів, використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці, листків непрацездатності). Табель заповнюється щодня.
4. У табелі реєструються фактичні витрати робочого дня. У верхньому рядку навпроти прізвища даного працівника проставляються тривалість роботи у денний час, а в нижній – умовне позначення тривалості роботи у денний час кодом «Я» та невідпрацьованого робочого часу на підставі Методичних рекомендацій, наприклад, кодом «О», «Б» тощо.
5. За працівниками, що працюють за «ковзним графіком», у верхньому рядку реєструються відпрацьовані денні години за графіком, у нижній частині — нічний годинник дробом, чисельник якого — умовне позначення, роботи в нічний час «н» а знаменник — нічний годинник.
6. При формуванні табеля в осередках календарних днів місяця розрахункового періоду до прийняття працівника або після звільнення ставиться прочерк.
7. У стовпці 2 «Обліковий номер» проставляються порядкові номери працівників.
8. У стовпці 3 "Обліковий номер" проставляються табельні номери працівників.
9. У стовпці 20 «Разом днів (годин) явок (неявок) з 1 по 15» та стовпці 37 «Усього днів (годин) явок (неявок) за місяць» необхідно фіксувати відпрацьований час, дні неявок та кількість годин за видами переробок ( заміщення, роботи у святкові дні, робота у нічний час та інших видів) та заповнити таким чином:
- за працівниками адміністративно-господарського персоналу: у верхньому рядку відпрацьовані дні та годинник дробом, чисельник якого - дні, а знаменник - відпрацьований годинник; у нижньому рядку - дні неявок та кількість годин за видами переробок (заміщення, роботи у святкові дні, робота у нічний час та інших видів);
- за працівниками, які працюють за «ковзним графіком»: у верхній частині - денні години, у нижній частині - нічний годинник дробом, чисельник якого - умовне позначення, роботи в нічний час «н», а знаменник - нічний годинник та кількість годин за видами переробок (заміщення, роботи у святкові дні, робота у нічний час та інших видів);
- за педагогічними працівниками- у днях (у верхньому рядку - відпрацьовані дні, у нижньому рядку - дні неявок), а також за педагогічними працівниками оформляється додаток до табеля обліку використання робочого часу із зазначенням кількості педагогічного навантаження.
Слід звернути увагу на те, що перелік умовних позначень доповнено таким умовним позначенням, як «Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)»: йому надано код «ПН». Знаходження співробітниць у відпустці з догляду за дитиною тепер потрібно відзначати кодом «ОР» замість «Р»
При виявленні особою, відповідальною за складання та надання Табеля (ф.0504421), неповноти наданих відомостей про облік часу (надання працівником листка непрацездатності, наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження, наказу про надання відпустки працівнику та інших документів, у тому числі у зв'язку з пізнім поданням документів), необхідно надати коригуючий Табель (ф.0504421), складений з урахуванням змін.
У рядку «Вигляд табеля» вказується значення «первинний», при наданні Табеля (ф.0504421) із внесеними до нього змінами, вказується значення «коригуючий», при цьому при заповненні показника «Номер коригування» вказується: -цифра «0» для первинного табеля, цифри, починаючи з «1», проставляються згідно з порядковим номером табеля, що коригує.
Табель (ф.0504421) містить підпис (з розшифровкою) та посаду відповідального виконавця - керівника установи, і виконавця - працівника, призначеного наказом по установі,щомісяця загалом по установі чи розрізі структурних підрозділів вести Табель (ф.0504421). Також проставляється підпис виконавця – працівника бухгалтерії про прийняття табеля обліку використання робочого часу. Нова форма Табеля (ф.0504421) вимагає затвердження керівником установи. Оформлений та підписаний відповідальним виконавцем та виконавцем Табель надаєтьсядо розрахункового відділу МБУ «УФПО МУК м. Чобоксари» у строк до 25 числа місяцящодо розрахунків.
