Pole kahtlust, et salajast ja konfidentsiaalset teavet tuleb kaitsta. Inimkond on kogu oma olemasolu jooksul leiutanud erinevaid meetodeid, mis võivad takistada või vähemalt oluliselt raskendada juurdepääsu sellele teabele, samuti krüpteerimissüsteeme. 20. sajandil ilmusid uued digitaaltehnoloogiad teabe kogumiseks, säilitamiseks ja edastamiseks. Arvutisüsteemid on võimaldanud trükkida, redigeerida, kontrollida õigekirja ja õigekirja, teisendada ja edastada teavet peaaegu kõikidele arvutitele arusaadavas elektroonilises vormis. Sellest hetkest alates on eriti aktuaalseks muutunud konfidentsiaalsuse ja isikuandmete kaitse probleemid. Häkkerid, tööstusspioonid, konkurendid ja muud pahatahtlikud arendavad pidevalt uusi võimalusi üksikisikute ja ettevõtete teabele juurdepääsuks.
Enamik tänapäeval turul olevaid tarkvaratooteid salvestab metaandmeteks nimetatavat teavet samades failides, millega kasutaja suhtleb ja mida vahetab ning mida kasutaja kasutab failide redigeerimisajaloo säilitamiseks ning failidest teabe otsimiseks ja toomiseks. Metaandmete tüüpilised näited on nende autori ees- ja perekonnanimi, ettevõtte andmed, arvuti nimi, dokumendi versioonitugi, mitmesugune varjatud teave jne, mis on koos dokumendiga salvestatud. Neid metaandmeid kasutatakse ka faili kogu teabe ühte eelmääratletud asukohta salvestamise protseduuri universaalseks muutmiseks.
Samas salvestatakse suurem osa sellest konfidentsiaalsest infost justkui vaikimisi, mõnikord kasutajale tundmatul viisil ning talle tundmatus kohas ja kujul. Pole saladus, et isegi näiliselt kahjutud seaded tarkvaratoodetes võivad salvestada teavet, mis teavitab püsivat kasutajat toote omanikust või tema ettevõttest. Näiteks võib tuua Microsofti Wordi tekstiredaktori või mõne muu tarkvararakenduse, mis töötab elektrooniliste dokumentidega ja võimaldab salvestada erinevaid režiime kasutades samasse faili dokumendi erinevaid versioone. Vaatleme lihtsat, kuid väga tüüpilist juhtumit. Oletame, et meie lugeja, olles turundusosakonna juhataja, töötas mitu nädalat oma meeskonnaga, et koostada dokument, mis kirjeldab viimase arenduse omadusi. Samal ajal oli plaanis see dokument saata müügiosakonda uue turunduskampaania alustamiseks. Viimasel hetkel võeti vastu otsus tootekirjeldusest mitmed tunnused täiendava kontrollimise ja täpsustamise eesmärgil eemaldada. Siiski oli teada, et need omadused sisalduvad kindlasti selle toote turundusdokumendi lõplikus versioonis. Võttes arvesse asjaolu, et selle dokumendi jaoks on aktiveeritud versioonide tugi ja iga muudatus, sealhulgas uus versioon, millel on eemaldatud omadused, salvestatakse faili, on see dokument saanud kõige laiema leviku. Oletame, et peale määratud failiga kirja saatmist müügiosakonda läks see konkurendile. Viimane, olles vaadanud dokumendi erinevaid versioone, saab hõlpsasti hinnata teie praegust taset ja oodatavaid tulemusi, samuti edastada õigeaegselt teavet selle arendajatele. Lisaks võivad dokumendi atribuudid sisaldada dokumendi autori nime ja meiliaadressi, mistõttu loetakse, et ta andis dokumendi võistlejatele kasutamiseks vabatahtlikult.
Kuidas korraldada privaatse teabe kaitset ja kaitsta seda soovimatu juurdepääsu eest? Püüame sellele küsimusele selles artiklis vastata. Vaatame ka kohti dokumendis, kus saab metaandmeid salvestada, ja kirjeldame viise, kuidas neid andmeid eemaldada, kaitstes seeläbi dokumenti. Enne asja juurde asumist paneme tähele, et selle artikli testobjektiks on tuntud ja populaarse tekstiredaktori Microsoft Wordi ingliskeelsed versioonid Word 2000 ja Word 2002, mis sisalduvad Microsoft Office'i paketis. Tuleb rõhutada, et hoolimata selle redaktori nende versioonide ühisusest ja järjepidevusest, on nende funktsionaalsuses siiski mõningaid erinevusi. See on esimene asi, millele tasub tähelepanu pöörata lugejatel, kes istuvad kohe oma arvuti taha.
Kuidas pääseda ligi isikuandmetele
Alustame kõige lihtsamast – näitame, kuidas pääseda isikuandmeteni ilma eriliste nippideta. Seda tehakse Microsoft Wordi ühe funktsiooni abil, mis võimaldab teil vaadata teksti ilma seda vormindamata. Selgub, et seda funktsiooni saab kasutada konkreetse dokumendiga seotud metaandmete vaatamiseks. Nendele andmetele pääseb juurde igaüks. Selleks vajate:
- Käivitage Microsoft Wordi redaktor.
- Klõpsake peamenüü üksuses Fail nuppu Ava.
- Valige kuvatavas dialoogiaknas jaotises Failide tüüp suvand Taasta tekst mis tahes failist, valige Microsoft Wordi dokument ja klõpsake nuppu Ava.
See avab vormindamata dokumendi, mille hoolikas vaatamine võimaldab hõlpsasti leida teavet, mis sisaldab dokumendi autori nime ja salvestatud dokumendi leidmise teed.
Arvestades kõike eelnevat, soovitame enne dokumendi jagamist teiste kasutajatega üle vaadata peidetud teave, et otsustada, kas see tasub jätta avalikuks vaatamiseks sellesse dokumenti. Näiteks valides Microsoft Wordi põhimenüüst Tööriistad valiku Jälgi muudatusi ja seejärel menüüst Failid Versioonid või valides menüü Tööriistad alammenüüs Suvandid märkeruudu Luba kiired salvestamised, saate jälgida peidetud või kustutatud teavet. mis võivad redigeeritud dokumenti jääda.
Nagu näete, on isikuandmetele juurdepääs üsna lihtne. Loomulikult tekib mõistlik küsimus, millised meetodid on olemas konfidentsiaalse teabe kaitsmiseks uudishimulike pilkude eest. Allpool tutvustatakse lugejatele mitut levinumat tehnikat.
Isikuandmete eemaldamine dokumentidest
Wordi redaktori praegune versioon pakub kasutajale kõige laiemad võimalused isikuandmetega töötamiseks, alustades käsitsi ja lõpetades programmeeritava teabe kustutamise meetodiga. Kuna me ei puuduta selles artiklis eriprogrammide kirjutamise küsimusi, keskendume kõige lihtsamatele meetoditele, mis on kättesaadavad paljudele lugejatele.
Kõigepealt peate veenduma, et dokumendi salvestamisel kustutati mõni isiklik teave. Selleks peate tegema järgmist.
- Wordi peamenüüst valige Tööriistad ja selles alammenüü Valikud. Avage kuvatavas dialoogiaknas vahekaart Turvalisus.
- Jaotises Privaatsusvalikud märkige ruut Eemalda salvestamisel sellest failist isiklik teave ja vajutage nuppu OK.
- Salvestage dokument.
Sellisel juhul eemaldatakse dokumendist näiteks järgmised isikuandmed:
- faili atribuudid: autor, juht, ettevõte ja dokumendi viimase versiooni salvestanud isiku nimi;
- kommentaaride ja muudatuste jälgimisega seotud kasutajanimed;
- nimi Salvestatud asendatakse nimega Autor;
- e-kirja päis, mis luuakse tööriistariba nupu E-post abil.
Tuleb rõhutada, et seda toimingut ei installita vaikimisi Wordi redaktorisse. Ja isegi kui selline lipp on seatud, rakendub see ainult hetkel aktiveeritud dokumendiaknale. Seetõttu tuleb see režiim määrata iga dokumendi jaoks eraldi.
Teine tähelepanu vääriv meetod on isikuandmete käsitsi kustutamise meetod. Dokumendi atribuudid (failistruktuuri sees) salvestavad teavet dokumendi enda kohta: dokumendi faili nimi, selle salvestuskoht, loomise kuupäev ja muud faili atribuudid. Dokumendi atribuudid võivad aga salvestada ka muid metaandmeid, nagu autori nimi, ettevõtte nimi ja dokumendiredaktor. Saate selle teabe dokumendi atribuutidest käsitsi eemaldada, kasutades järgmist toimingute jada.
- Avage dokument Wordi redaktoris.
- Peamenüü jaotises Fail valige Atribuudid.
- Ilmuvas mitmelehelises dialoogiaknas võivad kõik vahekaardid Kokkuvõte, Statistika, Sisu ja Kohandatud sisaldada konfidentsiaalset teavet. Mittevajaliku või soovimatu teabe eemaldamiseks peate selle valima ja kustutama klahvi DELETE abil.
Loomulikult saab ülaltoodud protseduure automatiseerida ja programmeerida, muutes selle protsessi kiireks ja mugavaks. Wordi programmeerimise põhimõtete kirjeldus jääb aga sellest artiklist välja ja soovitame lugejal tutvuda erialakirjandusega.
Kus on teave peidetud?
Põhireegel, mis praktilisi inimesi juhendab, on: "Mõõtke kaks korda, lõigake üks kord." Seda üliolulist põhimõtet saab edukalt rakendada dokumentidega töötamisel. Kas peaksite alati kiirustama isiklike andmete avaldamisega? Kus peidetud teavet hoitakse? Milliseid viise on peidetud teabe vaatamiseks? Nendele küsimustele vastatakse selles jaotises.
Varjatud teavet leiate rajamuutuste funktsioonidest ja kommentaarifunktsioonidest, mis on enamasti Microsoft Wordi redaktori teenindusfunktsioonid. Need võimaldavad salvestada vahepealset teavet vormindamise, teksti sisestamise, kustutamise, kommentaaride jms kohta, teisisõnu saab neid aktiivselt kasutada ühe või mitme autori dokumendiga töötamise protsessis. Sel juhul, valides kõigi teenindusfunktsioonide jaoks taasesitusrežiimi, näete kõiki tehtud muudatusi koos autorite nimedega. Seda tehakse menüükäsuga Näita.
Tuleb meeles pidada, et mis tahes dokumendiga töötades on soovitatav järgida kahte lihtsat reeglit. Esimene reegel on see, et enne mis tahes teabe kustutamist on hea toimetatud dokument koos kommentaaridega välja printida. Seega on igal ajal võimalik seda teavet dokumendi uude versiooni lisada. Muudatuste või kommentaaride visualiseerimiseks peate peamenüüst Vaade valima Märgistus.
Teine reegel puudutab peamiselt neid, kes unustavad saadetavas või edastatavas dokumendis täiendava teabe olemasolu jälgida. Selliste kasutajate jaoks on raja muutmise režiimi olemasolu tuvastamiseks automaatne analüsaator, mis annab hoiatuse dokumendi redigeerimisteabe olemasolu kohta, kui nad proovivad seda printida, salvestada või e-posti teel Sõnaredaktor. Selle režiimi lubamiseks peate dialoogiboksi Suvandid peamenüü jaotises Tööriistad valima vahekaardi Turvalisus ja märkeruut Hoiata enne jälgitud muudatusi või kommentaaride režiimi sisaldava faili printimist, salvestamist või saatmist (joon. . 1). Niisiis, teise reegli tähendus: hoidke raja muutuste analüsaator alati sisse lülitatud.
Teine koht, kus konfidentsiaalset teavet saab salvestada, on Microsoft Wordi varjatud tekstirežiim. See režiim võimaldab kuvada või peita määratud teksti, kasutades spetsiaalset märgivormingu protseduuri, mis muudab need nähtamatuks. Näiteks teksti redigeerimisel peidetud tekstirežiimis (peidetud tekst on dokumendifailis spetsiaalsed mittekuvatavad märgid) saate teha enda jaoks mõned märkmed. Peidetud teksti vaatamiseks valige peamenüü Tööriistad jaotises Valikud ja vahekaardi Vaade jaotises Vormindusmärgid (joonis 2) režiim Varjatud tekst.
See paneb Wordi peidetud teksti märkima punktiirjoonega. Kahjuks ei pakkunud toimetaja arendajad dokumendis peidetud teksti jaoks automaatset analüsaatorit. Selle printimisel dokumendi kehast eemaldamiseks on aga väga lihtne protseduur. Selleks valige põhimenüü jaotises Tööriistad üksus Valikud, seejärel vahekaart Prindi ja märkige jaotises Kaasa dokumendialaga märkeruut Peidetud tekst. Kõigil muudel juhtudel peate teksti käsitsi kustutama.
Kolmas soovimatu teabelekke allikas võivad olla dokumendi varasemad kustutamata versioonid. Wordi redaktor võimaldab salvestada samasse faili mitu dokumendi versiooni. Need versioonid on failis peidetud tekstina olemas ja neid saab vajadusel eemaldada. Need on kõigile kasutajatele kättesaadavad ja jäävad dokumenti, isegi kui see on salvestatud muus vormingus. Seetõttu tuleks sellised versioonid õigeaegselt eemaldada, mille jaoks on mitu võimalust.
Esimene meetod hõlmab dokumendi eelmiste versioonide salvestamist. Sel juhul salvestatakse praegune versioon eraldi dokumendina. Selleks valige peamenüüst Fail valik Versioonid. Seejärel valige dokumendi versioon, mida soovite eraldi failina salvestada. Seejärel vajutage avamisklahvi ja valige peamenüüst Fail käsk Salvesta nimega. Ilmuvas dialoogiaknas määrake faili nimi ja vajutage nuppu Salvesta.
Teine meetod on soovimatute versioonide eemaldamine dokumendist, mis nõuab järgmisi samme. Valige peamenüüst Fail üksus Versioonid, seejärel valige dokumendi versioon, mida soovite kustutada (mitme versiooni valimiseks peate all hoidma klahvi Ctrl). Järgmisena peate klõpsama nuppu Kustuta.
Varjatud teabe vaiksed hoidjad
Paljud lugejad ei pruugi aru saada, et mõned Wordi protseduurid salvestavad vaikimisi metaandmeid. Ja nad kindlasti ei mõista, et nende protseduuride blokeerimine võimaldab eemaldada dokumentidest soovimatud metaandmed. Räägime sellest üksikasjalikumalt.
Esiteks vaatame meetodit dokumendi kiireks salvestamiseks. Pange tähele, et see toimib, kui märkeruut Luba kiired salvestamised on märgitud. Kuid mitte kõik ei tea, et kui avate selles režiimis redigeeritud dokumendi tekstifailina, võib see sisaldada teavet, mis on varem dokumendist eemaldatud. See juhtub seetõttu, et kiirsalvestamise režiim lisab teie muudatused dokumendi lõppu, võtmata arvesse dokumendis endas tehtud muudatusi (sh kustutatud teavet). Seetõttu peate dokumendist kustutatud teabe täielikuks eemaldamiseks kiirsalvestamise režiimi keelama. Selleks tuleb Wordi peamenüüst valida Tööriistad, seejärel jaotis Suvandid ja dialoog Salvesta (joonis 3).
Teiseks vaatame dokumentide liitmise korda. Dokumentide võrdlemisel ja liitmisel kasutab Word juhuslikult genereeritud numbreid, et oleks edaspidi lihtsam vastavate dokumentide üle arvet pidada. Kuigi need numbrid on peidetud, saab neid potentsiaalselt kasutada tõendamaks, et dokumentidel on ühine allikas. Juhuslike numbrite salvestamise lõpetamiseks dokumentide liitmise ajal peate tegema järgmist.
- Käivitage menüüs Tööriistad käsk Valikud. Ilmuvas mitmelehelises dialoogiaknas valige dialoog Turvalisus.
- Ühendamise täpsuse parandamiseks keelake märkeruut Salvesta juhuslik arv.
Siiski tuleb märkida, et peate maksma konfidentsiaalsuse eest - dokumentide liitmise tulemus ei ole optimaalne: Wordi redaktoril on seotud dokumentide arvu kindlaksmääramine problemaatiline.
Teadmine on jõud
Igaüks, kes seda artiklit loeb, kujundab kindlasti oma arvamuse personaalarvuti teabe kaitsmise probleemist ja igaüks saab ise otsustada. Saate neid reegleid järgida ja teavet mitte salvestada, kuid võite selle kaotada, kui te ei pinguta. Artiklis käsitleti lihtsamaid viise teabelekke vältimiseks. Lisaks, nagu eespool märgitud, on paljude ülalnimetatud probleemide lahendamiseks mitmeid programme, mis kahtlemata lihtsustavad oluliselt dokumentides olevate soovimatute andmete sisu kontrollimise protseduuri. See on aga teise artikli teema. Kokkuvõtteks tahan märkida, et isikuandmeid kaitstes ei saa te mitte ainult kaitsta oma äri, teadmisi ja kogemusi, vaid anda ka otsustava tagasilöögi ebaausatele inimestele.
ComputerPress 10"2002
Erilist tähelepanu tasub pöörata isikuandmete turvalisusele, kuna eelmisest aastast karmistas seadusandja tööandja vastutust nende kaitsekohustuse täitmata jätmise eest. Selles artiklis räägime teile, mida loetakse isikuandmeteks, millised on nende kaitsmise kohustused tööandjatele ning kuidas korraldada töötajate isikuandmete korrektset salvestamist ja säilitamist.
Süstematiseerige või värskendage oma teadmisi, omandage praktilisi oskusi ja leidke vastused oma küsimustele Raamatupidamiskoolis. Kursused on välja töötatud arvestades kutsestandardit “Raamatupidaja”.
Tööandja peab töötajat palkades nõudma temalt teatud teavet, mis on vajalik töö-, maksu- ja raamatupidamisalaste õigusaktide raames. 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 152-FZ “Isikuandmete kohta” kohustab tööandjat, kes antud juhul on isikuandmete haldaja ja töötleb, tagama selle teabe turvalisuse.
Millised andmed on isiklikud?
Isikuandmed on mis tahes teave, mis on otseselt või kaudselt seotud isikuandmete subjektiga - konkreetse või tuvastatava isikuga (27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 152-FZ "Isikuandmete kohta" artikkel 3, edaspidi seadus). isikuandmete kohta).
Üldised isikuandmed hõlmavad järgmist teavet:
- Täisnimi;
- Sünniaeg ja sünnikoht;
- aadress (registreerimiskoht);
- haridus, elukutse;
- isiku kujutis (foto ja videosalvestis), mis võimaldab tuvastada ja mida operaator kasutab (Roskomnadzori selgitused 30.08.2013 „Foto- ja videopiltide, sõrmejälgede andmete ja muu teabe salastamise küsimustes biomeetrilised isikuandmed ja nende töötlemise tunnused ");
- perekonnaseis, laste olemasolu, perekondlikud sidemed;
- eluloolised faktid ja varasem tööalane tegevus (töökoht, karistusregister, ajateenistus, töö valitud ametikohtadel, avalik teenistus jne);
- finantsseisundit. Töötasu puudutav teave on ka isikuandmed (Roskomnadzori kiri 02.07.2014 nr 08KM-3681);
- äri- ja muud isikuomadused, mis on oma olemuselt hindavad;
- muu teave, mis võib isikut tuvastada.
Lisaks mainib isikuandmete seadus:
- erilised isikuandmed (rassi, rahvuse, poliitiliste vaadete, usuliste või filosoofiliste veendumuste, tervisliku seisundi, intiimelu kohta). Üldreeglina ei ole nende andmete töötlemine lubatud. Erand - isikuandmete seaduse artikli 10 2. osas sätestatud juhud;
- biomeetrilised isikuandmed (iseloomustada isiku füsioloogilisi ja bioloogilisi omadusi, mille alusel on võimalik tuvastada tema isiksust). Sellise teabe töötlemiseks on vajalik isikuandmete subjekti nõusolek. Erandiks on artikli 2. osas sätestatud juhud. Isikuandmete seaduse § 11.
Tööandjal on õigus saada ja kasutada ainult teavet, mis iseloomustab kodanikku kui töölepingu osapoolt (näiteks teave isiku sotsiaalse ja varalise seisundi kohta ei ole tema tööprotsessi jaoks oluline). See teave sisaldub järgmistes dokumentides, mille töötaja esitab töölevõtmisel:
- passis või muus isikut tõendavas dokumendis;
- tööraamat;
- dokumendid sõjaväelise registreerimise, hariduse, perekonna koosseisu kohta;
- tõend sissetulekute kohta eelmisest töökohast;
- töötamise ajal täidetud ankeet;
- töötaja isiklik kaart (vorm T-2);
- abielutunnistused, lapse sünnitunnistus;
- arstitõendid jne.
Tööandja säilitab loetletud dokumentide koopiad, välja arvatud küsimustikud, tööraamatud ja isiklikud kaardid.
Isikuandmete töötlemine
Isikuandmete töötlemine - igasugune toiming (toiming) või toimingute (toimingute) kogum, mis tehakse automatiseerimisvahendeid kasutades või ilma selliseid tööriistu kasutamata isikuandmetega, sealhulgas kogumine, salvestamine, süstematiseerimine, kogumine, säilitamine, täpsustamine (uuendamine, muutmine), andmete väljavõtmine, kasutamine, üleandmine (levitamine, pakkumine, juurdepääs), depersonaliseerimine, blokeerimine, kustutamine, hävitamine (isikuandmete seaduse artikkel 3).
Isikuandmete seadus kohustab tööandjat järgima teatud nõudeid nende andmete töötlemisel. Näiteks isikuandmete töötlemine toimub ainult töötaja nõusolekul (isikuandmete seaduse punkt 1, artikkel 6, artikkel 9). Õigusvaidluste vältimiseks on parem, kui see nõusolek on kirjalik. Sama reegel kehtib ka taotlejate kohta.
Mõnel juhul on kirjalik nõusolek seadusega sõnaselgelt sätestatud (isikuandmete seaduse artikli 9 4. osa). Näiteks on vajalik töötaja kirjalik nõusolek tema isikuandmete töötlemiseks:
1) töötaja isikuandmete saamisel kolmandalt isikult (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3). Kuid sel juhul tuleb töötajat sellest eelnevalt teavitada ja saada tema kirjalik nõusolek (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3).
Teatises tuleb märkida (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3):
- kolmandalt isikult töötaja isikuandmete saamise eesmärk;
- kavandatavad teabeallikad (isikud, kellelt andmeid küsitakse);
- andmete hankimise meetodid, nende olemus;
- võimalikud tagajärjed, kui tööandja keeldub kolmandalt isikult töötaja isikuandmeid hankimast. Kui töötaja keeldub tutvumast teatega tema isikuandmete kavandatava saamise kohta teiselt isikult, on soovitatav koostada vastav akt.
Kui töötaja ümber mõtleb, on tal õigus isikuandmete töötlemise nõusolek igal ajal tagasi võtta (Isikuandmete seaduse artikli 9 2. osa).
Sellises olukorras on mõjuvatel põhjustel võimalik töötaja isikuandmete töötlemine ilma tema nõusolekuta jätkata. Need on loetletud isikuandmete seaduse artikli 6 1. osa lõigetes 2–11, artikli 10 2. osas ja artikli 11 teises osas (isikuandmete seaduse artikli 9 2. osa).
Tööandjal ei ole õigust nõuda kolmandatelt isikutelt teatud teavet (mis ei ole seotud Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 lõikes 1 loetletud eesmärkidega), isegi kui töötaja on sellega nõus.
2) töötaja isikuandmete edastamisel kolmandatele isikutele, välja arvatud juhtudel, kui see on vajalik töötaja elu ja tervise ohu vältimiseks (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 88 lõige 2);
3) töötajate erikategooriate isikuandmete töötlemiseks, mis on otseselt seotud töösuhete küsimustega (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 4, isikuandmete seaduse artikli 10 teise osa punkt 1). Need andmed hõlmavad teavet rassi, rahvuse, poliitiliste vaadete, usuliste ja filosoofiliste veendumuste, tervise ja intiimse elu kohta.
Kui töötaja on teovõimetu, annab kirjaliku nõusoleku tema andmete töötlemiseks tema seaduslik esindaja (vanem, eestkostja) (isikuandmete seaduse artikli 9 6. osa). Ja töötaja surma korral annavad sellise nõusoleku tema pärijad, välja arvatud juhul, kui see on saadud töötajalt endalt tema eluajal (isikuandmete seaduse 7. osa, artikkel 9).
Kõigil juhtudel ei ole isikuandmete töötlemiseks vaja töötaja nõusolekut. Näiteks kui andmed saadakse (isikuandmete seaduse punkt 2, 1. osa, artikkel 6, punkt 2.3, 2. osa, artikkel 10, Roskomnadzori selgituste lõige 1):
- töölepingu sõlmimisel esitatavatest dokumentidest (andmetest);
- terviseseisundi kohustusliku esialgse tervisekontrolli tulemuste põhjal (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 69, Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste punkt 3 „Töötajate isikuandmete töötlemisega seotud küsimused , vabadele ametikohtadele kandideerijad, samuti personalireservis olevad isikud” , edaspidi - Roskomnadzori selgitused 14.12.2012);
- ühtse vormiga nr T-2 sätestatud ulatuses, sealhulgas lähisugulaste isikuandmed, ja muudel Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud juhtudel (alimentide saamine, riigisaladusele juurdepääsu saamine, sotsiaaltoetuste väljastamine) (punkt Roskomnadzori selgituste 14.12.2012 punkt 2);
- taotleja nimel tegutsevalt värbamisagentuurilt (Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste punkt 12, lõige 5);
- taotlejalt, kes ise postitas oma CV Internetti, tehes selle kättesaadavaks piiramatule ringile isikutele (27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 152-FZ punkt 10, 1. osa, artikkel 6, punkt 12, punkt 5 Roskomnadzori 14. detsembri 2012 selgituste kohta).
Tööandja võib töötaja nõusolekul usaldada oma isikuandmete töötlemise teisele isikule (isikuandmete seaduse artikli 6 3. osa, Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste lõike 5 lõige 2) . Kuid samal ajal on tööandja see, kes vastutab töötaja ees nimetatud isiku tegude eest (isikuandmete seaduse artikli 6 5. osa).
Kontur.Koolis: muudatused seadusandluses, raamatupidamise ja maksuarvestuse iseärasused, aruandlus, palgad ja personal, sularahatehingud.
Raamatupidamise korraldamine ja isikuandmete säilitamine
Tööandja peab omal kulul tagama töötaja isikuandmete kaitse ebaseadusliku kasutamise või kadumise eest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 7, artikkel 86).
Vaatame samm-sammult tööandja samme isikuandmete registreerimisel ja säilitamisel organisatsioonis.
Samm 1. Tööandja peab väljastama kohaliku akti, mis reguleerib isikuandmete säilitamist ja kasutamist. Selliseks aktiks on tavaliselt töötajate isikuandmete määrus, millega töötajaid tuleb oma allkirjaga tutvuda (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 8). Töötaja peab enne töölepingu allkirjastamist tutvuma isikuandmete eeskirjade ja muude kohalike eeskirjadega (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 68). Töötajat ei ole võimalik dokumendiga kurssi viia, saates selle e-postiga, seda ei loeta allkirjaga tutvumiseks. Töötaja allkirja puudumisel ei saa tööandja tõendada, et töötaja oli selle dokumendiga tuttav.
Isikuandmete määrus, nagu iga muu kohalik normatiivakt, väljastatakse ja kinnitatakse korraldusega, millele kirjutab alla organisatsiooni juht või muu volitatud isik.
Organisatsiooni kontrollimise korral võivad kontrolliasutused nõuda seda dokumenti ja kontrollida, kas töötajad on sellega kursis. Sellise dokumendi puudumine või töötajate suutmatus sellega tutvuda võib olla aluseks tööandja vastutusele võtmiseks vastavalt Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 5.27 1. osale ja samalaadse rikkumise uuesti toimepanemisel. - Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 5.27 2. osa alusel. Seda järeldust kinnitab ka kohtupraktika (Moskva rajooni föderaalse monopolivastase teenistuse 26. oktoobri 2006. a resolutsioon nr KA-A40/10220-06 nr A40-20745/06-148-194).
2. samm. Tööandja kinnitab dokumendi, mis sisaldab organisatsiooni tegevuses kasutatavate isikuandmete loetelu. See dokument sisaldab kõiki andmeid, mida töötaja enda kohta kirjalikult esitab tööle kandideerimisel, samuti seda, mida kasutatakse edaspidi personalidokumentatsiooni koostamisel.
Lisaks peab loend sisaldama dokumente, mis sisaldavad teavet töötajate kohta, mille organisatsioon esitab erinevatele valitsusasutustele (maksu- ja tööinspektsioonid, statistikaasutused).
3. samm. Tööandja peab korraldusega määrama isikuandmetega töötamise eest vastutajad ja isikuandmete turvalisuse tagamise eest vastutajad. See vastutus võib olla kas konkreetne isik või osakond. Viimasel juhul kannab sellise üksuse juht isiklikku vastutust. Sellele korraldusele tuleb juhtida tähelepanu kõikidele selles märgitud töötajatele, mida nad peavad oma allkirjaga kinnitama.
4. samm. Kontrollimise korral on inspektoritega vaidluste vältimiseks parem koostada järgmised dokumendid:
- töötajate avaldused nõusoleku kohta isikuandmete töötlemiseks;
- isikuandmete logid, nende väljastamine ja edastamine teistele isikutele ja erinevate organisatsioonide, valitsusasutuste esindajatele;
- töötaja isikuandmeid sisaldavate dokumentide olemasolu kontrollimise logi.
5. samm. Organisatsiooni juhi korraldusel koostage töötajate isikuandmete kandjaks olevate dokumentide hoiukohtade loetelu, samuti isikuandmete ohutuse tagamiseks vajalike meetmete loetelu ja nende vastuvõtmise kord. Kõik töötajate isikuandmeid sisaldavad dokumendid, nagu isikutoimikud, toimikukapid, raamatupidamispäevikud, tuleks hoida spetsiaalselt varustatud kappides või seifides, mis on lukustatud ja pitseeritud. Töötajate töödokumente tuleks hoida seifis isiklikest toimikutest eraldi.
Võtame selle kokku
- kas nõusolek isikuandmete töötlemiseks on saadud kõigilt töötajatelt;
- kas töötajad tunnevad kohalikke määrusi, mis kehtestavad selliste andmete töötlemise korra, ning tunnevad oma õigusi ja kohustusi selles valdkonnas;
- kas isikuandmeid säilitatakse ja kaitstakse nõuetekohaselt;
- kas nende töötlemise dokumentatsioon vastab seadusest tulenevatele nõuetele jne.
Aruande või kursusetöö väljast tellinud hooletul töötajal või õpilasel on kõige lihtsam sabast kinni püüda vaadata dokumendi autorit või kaasautoriid. See teave salvestatakse koos muude faili metaandmetega ja seda saavad hiljem vaadata kõik. Eriti tundlikuks läheb asi siis, kui tegelikuks tegijaks osutub inspektorile tuttav inimene: sama firma töötaja või samast voolust pärit tudeng. Muidugi leiab mitmekorruseline vale olukorrast väljapääsu, kuid see nagu ei tule hiljem päevavalgele. Pange tähele seotud dokumendi kasutajaid paremas alanurgas
See on muidugi banaalne näide, kuid see on koht, kus inimesed tavaliselt augustatakse.
Milline teave võib lekkida?
Ametlik Microsofti spikker selgitab, mis võib teie mainet potentsiaalselt ohustada. Teen sellest siin kokkuvõtte:
- Jäljed teiste kasutajate kohalolekust, samuti viited nende tehtud muudatustele ja kommentaaridele, mida nad lisasid, kui olete dokumendi kaasautor.
- Päises, jaluses ja vesimärgis sisalduv värvunud teave.
- Peidetud Wordi tekst, nähtamatud PowerPointi objektid, peidetud Exceli read, veerud ja lehed.
- Sisu väljaspool PowerPointi slaidiala.
- Dokumendi täiendavad atribuudid ja muud metaandmed, nt printeri tee teave või meilipäised.
Dokumendiinspektor
"Dokumendiinspektor" on mugav tööriist failide kontrollimiseks soovimatu teabe leidmiseks. See on mugav nii dokumendi saatjale kui ka saajale. Kõik, mida pead tegema, on avada jaotis "Üksikasjad" ja käivitada kontroll. Paar klõpsu ja viis sekundit paljastavad kõik läbi ja lõhki.
Täitajal tuleb lihtsalt klõpsata nupul Kustuta ja inspektor saab olemasolevate tõendite põhjal dokumendiga tutvuda.
Isikuandmete säilitamise keeld
Alates 2014. aasta novembri ja 2014. aasta Microsoft Office 2013 ja 2010 värskendustest oleme järk-järgult lisanud mitmeid täiustusi Exceli, PowerPointi ja Wordi dokumendiinspektorisse (tuntud ka kui probleemiotsija). Dokumendiinspektor aitab teil dokumente, esitlusi ja Exceli töövihikuid avaldamiseks ja jagamiseks ette valmistada, kontrollides, et need ei sisaldaks peidetud või tundlikku teavet sisaldavaid objekte. Dokumendiinspektor eemaldab sellised objektid dokumendist ja kui automaatne eemaldamine pole võimalik, hoiatab kasutajat nende eest. Kui soovite Document Inspectori kohta lisateavet, minge saidile Office.com, et saada teavet selle kohta, kuidas see Excelis, PowerPointis ja Wordis töötab.
Microsoft Office 2013 ja Microsoft Office 2010 värskendused sisaldavad mitmeid Exceli, PowerPointi ja Wordi kontrollimootoreid või inspektoreid. Allpool on loetletud objektid, mida uued inspektorid iga Microsoft Office'i rakenduse jaoks kontrollivad. Excel on lisanud rohkem uusi inspektoreid kui PowerPoint ja Word lihtsalt seetõttu, et osa kontrollitavaid objekte leidub ainult selles rakenduses.
PowerPoint ja Word:
- Rakendatud dokumendid
- Rakendatud dokumendid
- Makrod, vormid ja ActiveX-juhtelemendid
- Lingid teistele failidele
- Pivot-tabelid, pöördediagrammid, kuubikuvalemid, viilutajad ja ajaskaala*
*Ajaskaalasid testitakse ainult rakenduses Excel 2013, kuna Excel 2010 neid ei toeta. - Funktsioonid, mis kasutavad reaalajas andmeid
- Exceli küsitlused*
*Exceli uuringud on kinnitatud ainult Microsoft Excel 2013-s, kuna Excel 2010 neid ei toeta. - Konkreetsed stsenaariumid
- Aktiivsed filtrid
- Kohandatud lehe omadused
- Varjatud nimed
Märge. Office 2010 novembri ja detsembri värskendustega ei pruugita Excel 2010-sse lisada mõnda uut inspektorit. Need lisatakse 2015. aasta alguses teise värskendusega.
Objektide kirjeldus, mille uued inspektorid avastavad
Järeldus
Document Inspector aitab teil eemaldada Exceli, PowerPointi ja Wordi dokumentidest isikliku ja konfidentsiaalse teabe enne nende avaldamist. See tööriist võib olla väga kasulik, kuna see tuvastab hulga objekte, mis sisaldavad olulist teavet ja millest on lihtne mööda vaadata. Kuid failide jagamisel pidage meeles, et need võivad sisaldada andmeid, mida dokumendiinspektor ei leia. Näiteks võite Excelis asetada midagi põhiteabest eemale ritta või veergu, mida te enne postitamist lehte sirvides ei märganud, ja Wordis või PowerPointis võite teabe peale lisada pildi ja unustada. selle all on midagi. Seal on.
Samuti on oluline mõista, et dokumendiinspektor ei saa asendada tehniliste, juristide, ekspertide ja toimetajate tavapärast dokumentide ülevaatamist. Samuti ei tohiks unustada dokumentide teisendamist vormingusse, milles pole peidetud teavet – näiteks paberdokumente jäljendavatesse vormingutesse (OpenXPS, PDF ja teised) või veebilehe vormingusse ühes failis (MHT).
