Edu iga organisatsiooni, äriettevõtte või ettevõtte tegevuses on lahutamatult seotud käitumiskultuuri ja etiketiga. Kõik juhi ja töötajate tegevused peavad kindlasti arvestama heade kommete reeglitega ja olema olukorrale vastavad.
Üks etiketi olulisemaid osi on ärikirjavahetus.
Hinnanguliselt kulub ligi 50% tööajast paberite ja postiga tegelemisele. Kuid see on vajalik, kuna asjatundlik ärikirjavahetus võib oluliselt suurendada ettevõtte käivet ja kiirendada erinevate teenuste ja osakondade suhtlust.
Muidugi on siin teatud mustrid ja me räägime neist kindlasti selles artiklis. Reeglid äriline kirjavahetus on juba ammu standarditud. Olemasolev GOST R.6.30-2003 aitab teil teksti lehele õigesti paigutada, ütleb teile, milliseid taane, veerisid ja fonte teha. Ärikirjavahetust iseloomustab kõnemustrite ühtsus ja kordumine.
Iga kiri on aga individuaalne. Sellele jätab suure jälje saatja isik, tema positsioon, olukord ja saaja. Mingil määral on ärikirjavahetus loovuse ja raske töö kombinatsioon.
Ärikirjavahetuse liigid
Dokumendiringlus toimub paberkandjal ja e-posti teel.
Kogu ettevõttes toimuva kirjavahetuse võib jagada järgmistesse rühmadesse:
Ametlik/mitteametlik kirjavahetus;
Sisemine ja välimine.
Ametlik kirjavahetus hõlmab kommertspakkumisi, tänu- ja garantiikirju, kaubanduslepinguid, tellimusi ettevõttele, töökohustused, nõudmised, nõudmised, nõuded.
Mitteametlik kirjavahetus sisaldab erinevaid õnnitlusi äripartneritelt, klientidelt ja töötajatelt; kaastunne, vabandused, kutsed ja tänud.
Sisedokumendid liiguvad ainult ühe ettevõtte osakondade vahel, välisdokumendid aga väljuvad selle piiridest.
Ärikirjavahetuse reeglid: sisemine sisu
Peamine nõue on kirja lühidus ja selgus. Ärge venitage teksti mitme lehekülje peale. Parim variant- mahub ühte.
Ärikirjavahetuse reeglid hõlmavad keerukate, ebaselgete, võõrkeelsete ja väga spetsiifiliste sõnade ja väljendite väljajätmist tekstist. Kõik laused peaksid olema lühikesed, autori põhimõtetega ja ilma veeta.
Väldi oma kirjas topelttõlgendusi, vastasel juhul on vaidluste tekkimisel keerulisem oma seisukohta kaitsta ja tõestada, mida sa teatud fraasiga mõtlesid.
Ärikirjade kirjutamise reeglid kohustavad kirjutajat kutsuma adressaati nime ja isanime järgi, millele eelneb pealkiri “Kallis...”. Ja kasutage kindlasti sõna "sina", isegi kui teil on kirja saajaga head sõbralikud suhted.
Sissejuhatuses märgitakse lisaks perekonna- ja eesnime märkimisele ka sõnumi peamine eesmärk. Ärikirjavahetuse näited teavad sellisteks puhkudeks piisavalt malle ja klišeesid: “Seoses eelmise kirjaga...”, “Tuletame meelde...”, “Andke teada...” jt.
Pehmenda saajale ebasoodne vastus (pakkumisest keeldumine, koostööst keeldumine) lausetega: “Kahjuks ei saa me pakutud tingimusi ära kasutada...” vms.
Väline paberdokumentatsioon
Ükskõik milline ärikiri tuleb kirjutada ettevõtte kirjaplangile koos ettevõtte andmete ja kogu kontaktandmetega.
Lisage kindlasti dokumendi täpne kuupäev.
Lehe paremas ülanurgas on adressaadi initsiaalid ja saaja ettevõtte aadress.
Jagage tekst sisukateks lõikudeks, et lugejal oleks seda lihtsam mõista ja tajuda. Mitte rohkem kui 4-5 rida.
Kõigi sõnade kirjutamine suurtähtedega on halb vorm.
Kirjale võib lisada dokumendid. Sel juhul on need loetletud eraldi real lehe alumises vasakus osas. Kõrval ärietikett Vastus kirjale peab olema laekunud 10 päeva jooksul. Kui probleemi lahendamiseks kulub rohkem aega, peab adressaat sellest teatama.
Pärast kirjutamist peaksite kindlasti uuesti hoolikalt kontrollima tekstis vigu nii õigekirja- kui ka grammatikavigade suhtes. Kui teil on aega, peaksite selle kirja kõrvale panema ja selle juurde hiljem uuesti tagasi pöörduma. Reeglina avastatakse ebatäpsusi, mida alguses ei märgatud. See nõuanne on kliendi kaebusele vastamisel kõige olulisem. Kirjaoskamatult kirjutatud kirjaga ei tohiks inimest veelgi enam ärritada.
Kui dokument on paar korda kirjutatud ja kontrollitud, printige see A4 paberile. See suurus on standardsuurus, mida kasutatakse igasuguse kirjavahetuse jaoks, isegi kui tekst võtab enda alla ainult pool lehte.
Enne printimist testige printeris olevat tinti, et vältida udune või lohakas väljastus.
Mõnel juhul saate dokumendile lisada visiitkaardi ja lisada prinditud lehe läbipaistvasse faili.
Heaks vormiks peetakse ka ettevõtte logoga kaubamärgiga ümbrikut.
Ärikirjavahetuse reeglid mitteametlikus keskkonnas on sageli emotsionaalsemad kui siseruumides äripaberid, ja vähem tembeldatud. Lühendid ja värviliste omadussõnade kasutamine on siinkohal kohane, näiteks õnnitluste puhul: hämmastav, vastutulelik, lahke.
Ärimeilid
Asjaolu, et te ei saada kirjavahetust postivõrgu kaudu ümbrikus, ei tohiks olla lõõgastav. Nendel juhtudel kehtivad ka ärikirjavahetuse reeglid.
Kompetentsed ja korrektsed elektroonilised ärisõnumid loovad positiivse kuvandi nii ettevõttest kui ka konkreetsest inimesest. Maine äris on palju väärt!
E-posti teel kirjavahetuse põhireeglid
Tööline e-posti aadress Kasutage ainult ettenähtud otstarbel.
Pöörake tähelepanu postkasti nimele. Ärge kasutage töötades valesid nimesid, nagu "beebi", "supermees", isegi kui need on märgitud ingliskeelses transkriptsioonis.
Täitke alati veerg "teema", vastasel juhul võib teie kiri sattuda rämpsposti. Kirjeldused nagu "plaan", "loend", " Kommertspakkumine", "aruanne" ei tööta. Teie adressaadi postkastis võib olla üsna palju sarnaseid tähti. Märkige võimalikult täpselt, millest teie sõnum räägib. Ärge kasutage rohkem kui viis sõna. Teema kirjutage suure algustähega. Punkti lõppu pole vaja panna.
Kui vastate varem saadud meilile, eemaldage kindlasti teemarealt "Re".
Suhtlemisstiil
Hoidke kiri asjalikus vormis. Eemaldage ähvardav, paluv, käskiv toon.
Elektroonilise ärikirjavahetuse reeglid ei luba tekstis kasutada emotikone ega suurt hulka küsi- või hüüumärke.
Ole viisakas. Kohustuslik tervitus alguses ja hüvastijätt vestluskaaslasega lõpus on hea vorm. Näiteks “Austusega...” või nii: “Lugupidamisega...”.
Ärimeili kirjavahetus ja selle " kuldne reegel": ärge segage mitut ühte sõnumisse erinevaid teemasid. Parem on saata rida kirju.
E-kiri peaks olema poole pikem kui paberkiri.
Töö manustega
Kui edastatavat infot on liiga palju, ärge pange seda kõike kirja sisusse, vaid lisage see eraldi dokumentidena manustena.
Saaja mugavuse huvides nimetage koostatud dokumendid ümber talle arusaadavateks nimedeks. See näitab teie huvi ja võidab teid. Mõelge, mitu töökausta adressaadi arvutis on ja kuidas ta nende hulgast teie kirja otsib.
Kindlasti teavita adressaati saadetavatest failidest, et ta neid juhuslikuks viiruseks ei peaks. Arhiivige suuri dokumente.
Ja mis kõige parem suur investeering(alates 200 kbaitist) saata muudel meetoditel, näiteks ftp-serveri kaudu.
Mõned meiliserverid ei luba sellistel vormingutel nagu COM, EXE, CMD, PIF ja mitmed teised neid läbida ega blokeerida.
Kui teie kirja saajaid oli mitu, võtke aega, et kustutada iga kord kõik massiedastuse tõendid. Adressaat ei vaja sellist lisateavet üldse. Käsk "bcc" aitab teid.
E-posti teel tööalase kirjavahetuse reeglid nõuavad teise poole teavitamist kirjavahetuse kättesaamisest. Kui hetkel vastata ei saa, teavita sellest oma vestluspartnerit. Täiendavate küsimuste ja menetluste vältimiseks salvestage oma kirjavahetusajalugu.
Kui vastus on oluline ja kiireloomuline, on lubatud adressaati täiendavalt teavitada telefoni, Skype’i või ICQ teel. Kui isegi pärast seda ei õnnestunud teil positiivset tulemust saavutada, tuletage endale uuesti meelde.
Pole harvad juhud, kui dokumendi nõudmisel saate vastuseks tühja kirja koos lisatud failiga. See on vastuvõetamatu. Ärikirjavahetuse näited nõuavad, et asjakohane teave oleks dokumendi sisusse paigutatud. Näiteks see: "Saadan teie päringu jaoks vajalikud andmed."
Ärge unustage märkida kirja lõppu koordinaate: kõik kättesaadavad meetodidühendused, ametikoht, ettevõtte veebisait, lingid sotsiaalvõrgustikele.
Organisatsiooni kontaktide kirjutamisel esitage võimalikult palju teavet - telefoninumber suunakoodiga, aadress koos sihtnumbriga. Lõppude lõpuks ei toimu teie suhtlus ainult teie piirkonna elanikega. Kui teil on kogu teave, on teiega lihtsam ühendust võtta.
Ja viimane reegel: kes kirjavahetust alustas, peab elektroonilise dialoogi lõpetama.
Järeldus
Ärikirjavahetus on delikaatne asi. Mõnikord piisab ühest pilgust, et kujundada kindel arvamus inimese ja tema esindatava organisatsiooni kohta. Ärikirjanduse reeglite tundmine võib teie karjääri oluliselt aidata.
Edu iga organisatsiooni, äriettevõtte või ettevõtte tegevuses on lahutamatult seotud käitumiskultuuri ja etiketiga. Kõik juhi ja töötajate tegevused peavad kindlasti arvestama heade kommete reeglitega ja olema olukorrale vastavad.
Üks etiketi olulisemaid osi on ärikirjavahetus.
Hinnanguliselt kulub ligi 50% tööajast paberite ja postiga tegelemisele. Kuid see on vajalik, kuna asjatundlik ärikirjavahetus võib oluliselt suurendada ettevõtte käivet ja kiirendada erinevate teenuste ja osakondade suhtlust.
Muidugi on siin teatud mustrid ja me räägime neist kindlasti selles artiklis. Ärikirjavahetuse reeglid on juba ammu standardiseeritud. Olemasolev GOST R.6.30-2003 aitab teil teksti lehele õigesti paigutada, ütleb teile, milliseid taane, veerisid ja fonte teha. Ärikirjavahetust iseloomustab kõnemustrite ühtsus ja kordumine.
Iga kiri on aga individuaalne. Sellele jätab suure jälje saatja isik, tema positsioon, olukord ja saaja. Mingil määral on ärikirjavahetus loovuse ja raske töö kombinatsioon.
Ärikirjavahetuse liigid
Dokumendiringlus toimub paberkandjal ja e-posti teel.
Kogu ettevõttes toimuva kirjavahetuse võib jagada järgmistesse rühmadesse:
Ametlik/mitteametlik kirjavahetus;
Sisemine ja välimine.
Ametlik kirjavahetus hõlmab kommertspakkumisi, tänu- ja garantiikirju, kaubanduslepinguid, tellimusi ettevõttele, töökohustusi, palveid, nõudmisi, pretensioone.
Mitteametlik kirjavahetus sisaldab erinevaid õnnitlusi äripartneritelt, klientidelt ja töötajatelt; kaastunne, vabandused, kutsed ja tänud.
Sisedokumendid liiguvad ainult ühe ettevõtte osakondade vahel, välisdokumendid aga väljuvad selle piiridest.
Ärikirjavahetuse reeglid: sisemine sisu
Peamine nõue on kirja lühidus ja selgus. Ärge venitage teksti mitme lehekülje peale. Parim variant on mahtuda ühte.
Ärikirjavahetuse reeglid hõlmavad keerukate, ebaselgete, võõrkeelsete ja väga spetsiifiliste sõnade ja väljendite väljajätmist tekstist. Kõik laused peaksid olema lühikesed, autori põhimõtetega ja ilma veeta.
Väldi oma kirjas topelttõlgendusi, vastasel juhul on vaidluste tekkimisel keerulisem oma seisukohta kaitsta ja tõestada, mida sa teatud fraasiga mõtlesid.
Ärikirjade kirjutamise reeglid kohustavad kirjutajat kutsuma adressaati nime ja isanime järgi, millele eelneb pealkiri “Kallis...”. Ja kasutage kindlasti sõna "sina", isegi kui teil on kirja saajaga head sõbralikud suhted.
Sissejuhatuses märgitakse lisaks perekonna- ja eesnime märkimisele ka sõnumi peamine eesmärk. Ärikirjavahetuse näited teavad sellisteks puhkudeks piisavalt malle ja klišeesid: “Seoses eelmise kirjaga...”, “Tuletame meelde...”, “Andke teada...” jt.
Pehmenda saajale ebasoodne vastus (pakkumisest keeldumine, koostööst keeldumine) lausetega: “Kahjuks ei saa me pakutud tingimusi ära kasutada...” vms.
Väline paberdokumentatsioon
Iga ärikiri tuleb kirjutada ettevõtte kirjaplangile koos ettevõtte üksikasjade ja kogu kontaktandmetega.
Lisage kindlasti dokumendi täpne kuupäev.
Lehe paremas ülanurgas on adressaadi initsiaalid ja saaja ettevõtte aadress.
Jagage tekst sisukateks lõikudeks, et lugejal oleks seda lihtsam mõista ja tajuda. Mitte rohkem kui 4-5 rida.
Kõigi sõnade kirjutamine suurtähtedega on halb vorm.
Kirjale võib lisada dokumendid. Sel juhul on need loetletud eraldi real lehe alumises vasakus osas. Vastavalt ärietiketile tuleb kirjale vastus saada 10 päeva jooksul. Kui probleemi lahendamiseks kulub rohkem aega, peab adressaat sellest teatama.
Pärast kirjutamist peaksite kindlasti uuesti hoolikalt kontrollima tekstis vigu nii õigekirja- kui ka grammatikavigade suhtes. Kui teil on aega, peaksite selle kirja kõrvale panema ja selle juurde hiljem uuesti tagasi pöörduma. Reeglina avastatakse ebatäpsusi, mida alguses ei märgatud. See nõuanne on kliendi kaebusele vastamisel kõige olulisem. Kirjaoskamatult kirjutatud kirjaga ei tohiks inimest veelgi enam ärritada.
Kui dokument on paar korda kirjutatud ja kontrollitud, printige see A4 paberile. See suurus on standardsuurus, mida kasutatakse igasuguse kirjavahetuse jaoks, isegi kui tekst võtab enda alla ainult pool lehte.
Enne printimist testige printeris olevat tinti, et vältida udune või lohakas väljastus.
Mõnel juhul saate dokumendile lisada visiitkaardi ja lisada prinditud lehe läbipaistvasse faili.
Heaks vormiks peetakse ka ettevõtte logoga kaubamärgiga ümbrikut.
Mitteametliku ärikirjavahetuse reeglid on sageli emotsionaalsemad kui äripaberites ja vähem klišeelikud. Lühendid ja värviliste omadussõnade kasutamine on siinkohal kohane, näiteks õnnitluste puhul: hämmastav, vastutulelik, lahke.
Ärimeilid
Asjaolu, et te ei saada kirjavahetust postivõrgu kaudu ümbrikus, ei tohiks olla lõõgastav. Nendel juhtudel kehtivad ka ärikirjavahetuse reeglid.
Kompetentsed ja korrektsed elektroonilised ärisõnumid loovad positiivse kuvandi nii ettevõttest kui ka konkreetsest inimesest. Maine äris on palju väärt!
E-posti teel kirjavahetuse põhireeglid
Kasutage oma tööaadressi ainult ettenähtud otstarbel.
Pöörake tähelepanu postkasti nimele. Ärge kasutage töötades valesid nimesid, nagu "beebi", "supermees", isegi kui need on märgitud ingliskeelses transkriptsioonis.
Täitke alati veerg "teema", vastasel juhul võib teie kiri sattuda rämpsposti. Kirjeldused nagu "plaan", "nimekiri", "äriline ettepanek", "aruanne" ei sobi. Teie adressaadi postkastis võib olla üsna palju sarnaseid kirju. Olge oma sõnumi sisu osas võimalikult täpne. Ärge kasutage rohkem kui viis sõna. Kirjutage oma teema suurtähtedega. Punkti lõppu pole vaja panna.
Kui vastate varem saadud meilile, eemaldage kindlasti teemarealt "Re".
Suhtlemisstiil
Hoidke kiri asjalikus vormis. Eemaldage ähvardav, paluv, käskiv toon.
Elektroonilise ärikirjavahetuse reeglid ei luba tekstis kasutada emotikone ega suurt hulka küsi- või hüüumärke.
Ole viisakas. Kohustuslik tervitus alguses ja hüvastijätt vestluskaaslasega lõpus on hea vorm. Näiteks “Austusega...” või nii: “Lugupidamisega...”.
Ärimeili kirjavahetus ja selle “kuldreegel”: ära sega ühte sõnumisse mitut erinevat teemat. Parem on saata rida kirju.
E-kiri peaks olema poole pikem kui paberkiri.
Töö manustega
Kui edastatavat infot on liiga palju, ärge pange seda kõike kirja sisusse, vaid lisage see eraldi dokumentidena manustena.
Saaja mugavuse huvides nimetage koostatud dokumendid ümber talle arusaadavateks nimedeks. See näitab teie huvi ja võidab teid. Mõelge, mitu töökausta adressaadi arvutis on ja kuidas ta nende hulgast teie kirja otsib.
Kindlasti teavita adressaati saadetavatest failidest, et ta neid juhuslikuks viiruseks ei peaks. Arhiivige suuri dokumente.
Liiga suuri (üle 200 kbaiti) manuseid on kõige parem saata muul viisil, näiteks ftp-serveri kaudu.
Mõned meiliserverid ei luba sellistel vormingutel nagu COM, EXE, CMD, PIF ja mitmed teised neid läbida ega blokeerida.
Kui teie kirja saajaid oli mitu, võtke aega, et kustutada iga kord kõik massiedastuse tõendid. Adressaat ei vaja sellist lisateavet üldse. Käsk "bcc" aitab teid.
E-posti teel tööalase kirjavahetuse reeglid nõuavad teise poole teavitamist kirjavahetuse kättesaamisest. Kui hetkel vastata ei saa, teavita sellest oma vestluspartnerit. Täiendavate küsimuste ja menetluste vältimiseks salvestage oma kirjavahetusajalugu.
Kui vastus on oluline ja kiireloomuline, on lubatud adressaati täiendavalt teavitada telefoni, Skype’i või ICQ teel. Kui isegi pärast seda ei õnnestunud teil positiivset tulemust saavutada, tuletage endale uuesti meelde.
Pole harvad juhud, kui dokumendi nõudmisel saate vastuseks tühja kirja koos lisatud failiga. See on vastuvõetamatu. Ärikirjavahetuse näited nõuavad, et asjakohane teave oleks dokumendi sisusse paigutatud. Näiteks see: "Saadan teie päringu jaoks vajalikud andmed."
Ärge unustage kirja lõppu märkida koordinaate: kõik saadaolevad suhtlusviisid, ametikoht, ettevõtte veebisait, lingid sotsiaalvõrgustikele.
Organisatsiooni kontaktide kirjutamisel esitage võimalikult palju teavet - telefoninumber suunakoodiga, aadress koos sihtnumbriga. Lõppude lõpuks ei toimu teie suhtlus ainult teie piirkonna elanikega. Kui teil on kogu teave, on teiega lihtsam ühendust võtta.
Ja viimane reegel: kes kirjavahetust alustas, peab elektroonilise dialoogi lõpetama.
Järeldus
Ärikirjavahetus on delikaatne asi. Mõnikord piisab ühest pilgust, et kujundada kindel arvamus inimese ja tema esindatava organisatsiooni kohta. Ärikirjanduse reeglite tundmine võib teie karjääri oluliselt aidata.
Viimastel aastakümnetel on e-posti teel toimuv ärikirjavahetus saavutanud tohutu populaarsuse ja sellest on saanud üks peamisi ärisuhtlusmeetodeid. Tänapäeval on inimestevahelise suhtluse praktikas raske leida inimest, kes ei kasutaks e-posti. Sellest hoolimata esitavad paljud tänapäeval küsimuse: kas järgitakse kõiki reegleid? Kuidas kasutada pädevat kirja adressaadi moodustamiseks hea mulje saatja kohta?
Käesolevas artiklis kirjeldatakse e-posti teel toimuva ärikirjavahetuse eeskirju ja praktilisi nõuandeid Artiklis esitatud teave aitab teil õppida e-kirjade koostamisel õiget ärisuhtlust.
Paljud inimesed alustavad oma tööpäeva sellega, et kontrollivad oma postkasti uusi sõnumeid. Kuid kahjuks ei tea paljud, hoolimata selle teabevahetusmeetodi levimusest, ärikirjavahetuse keelt õigesti kasutada, pidades e-kirju mitteametlikuks suhtlusviisiks.
Tänu kohaletoimetamise kiirusele lihtsustab see oluliste ametlike dokumentide, blankettide, avalduste vahetamist, kuid ka siin eksivad inimesed kirjade saatmisel. Väga sageli juhtub, et meili koostamisel mis tahes failide vahetamisel ei kirjuta adressaadid mingil põhjusel kaasasolevaid esseesid ega sisesta teemasid, mis võib adressaatide tööd keerulisemaks muuta. Selle artikli eesmärk on vastata küsimusele: kuidas saata kiri e-postiga ja järgida kõiki e-posti teel kirjaliku ärilise suhtluse reegleid?
Meilide koostamisel tuleb täita kõik antud väljad
E-posti teel toimuva ärikirjavahetuse eeskiri kohustab kirja saatjat täitma kõik e-kirjas toodud väljad, näiteks kirja saaja ja saatja aadress ja nimi. Tuleb kirjeldada teemat, mis kirjeldab lühidalt saadetava kirja olemust. Väga sageli sõltub õigesti kirjeldatud teemast saadetud kirja saatus ja selles märgitud probleemi lahendamise kiirus. Ärimeil peaks algama tervitusega – see lihtne austusavaldus adressaadi vastu on kirjavahetusel väga oluline. Pärast tervitust peaks olema tekst, mida nimetatakse "kirja sisuks", ja lõppu tuleks jätta allkiri, näiteks "Austusega, Petr Ivanovitš Brisov."
Tervitused ärikirjavahetuses
Sellele punktile tasub rohkem keskenduda, kuna lugupidamise žest on ärisuhtluse mis tahes aspektis väga oluline. Optimaalne tervituslause on "Tere pärastlõunal" või "Tere". E-posti teel ärikirjade pidamine piirab saatjal fraaside "Tere õhtust" või " Tere hommikust”, kuna saaja võib kirja lugeda kaua pärast selle kättesaamist. Samuti pole õige kasutada tervitamisel kasutatavaid kõnekeelseid väljendeid.
Pärast tervitussõna või -fraasi tuleks adressaadi poole pöörduda nime ja isanime järgi ning kui nimi on saatjale teadmata, võib selle hetke vahele jätta. Seejärel saate edasi liikuda kirja eesmärgi väljaselgitamise juurde.
Manustatud failid ärimeilidesse
Kui kirja põhieesmärk pole mitte ainult kirjalik narratiiv ja probleemi olemuse esitus, vaid ka faili saatmine, siis on parem saadetud objekt esmalt manustada. Tihti juhtub, et paljud saatjad unustavad tähelepanematuse tõttu kirja põhiosas probleemi olemuse välja selgitanud vajaliku manuse. Selline hooletus võib negatiivselt mõjutada ärikirja saatja ärilist mainet.
E-posti aadress peaks olema äratuntav ja lühike
E-posti teel toimuva ärikirjavahetuse reeglid nõuavad saatjalt äratuntava elektroonilise nime olemasolu, mis peab sisaldama tõeseid andmeid saatja nime kohta. Ametlikud kirjad ja pöördumised tunduvad väga napisõnalised ja rumalad, kui meiliaadress sisaldab mitteametlikke väljendeid või sõnu, näiteks e-posti aadress “limon_petya”. See tundub täiskasvanu jaoks väga ebaväärikas. Ärikirjavahetuse pidamiseks on parem luua eraldi e-kiri ja järgida ärimeili etiketti.
Kiirvastuse (Response) funktsiooni kasutamine varem saabunud meilidele vastamiseks
Funktsioon Reply või Response (lühendatud versioonis näeb see välja nagu Re:) aitab kasutajat kiirel viisil Vastake saatja varem saadetud kirjadele. Sellel funktsioonil on ka universaalne võimalus lugeda eelnevat kirjavahetust vestluskaaslasega antud teemal. Aga e-posti teel toimuva ärikirjavahetuse eeskiri kohustab saatjat ärikirja teema ümber nimetama, kui kirjavahetuse käigus muudetakse arutelu olemust.
Enne ärikirja saatmist peaksite lugema õigekirjavigade ja kirjavahemärkide korrektuuri.
E-post lihtsustab teabevahetust, kuid ärilise kirjavahetuse ajal ei tohiks unustada vene keele reegleid, kuna hooletult tehtud viga võib mõjutada saatja autoriteeti. Enne kirja saatmist tuleks tekst mitu korda üle vaadata ja hoolikalt kontrollida, kas selles pole kirja- ja kirjavahemärke. Paljudel meiliklientidel on õigekirjakontrolli funktsioon, seega peaksite pöörama tähelepanu punasega allajoonitud sõnadele. Kui kahtlete õigekirjas, peaksite otsima abi Internetist või kontrollima õigekirja õigekirjasõnastiku abil.
Adressaadi väli tuleb täita viimasena.
Lõpetamata või muutmata kirjade saatmise vältimiseks tuleks ärikirja saaja aadress sisestada viimasel hetkel enne saatmist. See reegel sisaldub ka ärimeili kirjavahetuse põhitõdes. Juhtub, et adressaadivälja täitmisel Meil võib pakkuda nimekirja varem kasutatud adressaatidest, siin tuleks ka oma tähelepanu koondada, et mitte ekslikult saata koostatud ärikirja kolmandale isikule adressaadile.
Ärikirja struktureerimine
Teksti struktureerimise reeglid kehtivad mitte ainult paberkandjale, vaid ka e-posti teel toimuva ärikirjavahetuse reeglitele. Adressaadil ei ole alati mugav monitori ekraanilt lugeda suurtes kogustes tähtede teksti. Selle punkti lihtsustamiseks tuleks jagada tekst loogiliselt moodustatud väikesteks lõikudeks ja vältida ärikirjade teksti kirjutamisel keerulisi lauseid. Ärikirja ühe lause optimaalne pikkus ei tohiks olla pikem kui viisteist sõna.
Ärikirja olemus tuleks sisuliselt välja tuua
Lisaks ärikirja täpsustatud teemale peaks adressaadile huvi pakkuma ka põhiteksti selgelt sõnastatud esimene ja teine lause. Saatja ülesanne on kirja alguses välja tuua probleemi või probleemi olemus, millega ta adressaadi poole pöördub. Esimene lause peaks näitama ärikirja saatmise eesmärki. Näidis: „Teatame, et 01.02.2017 lepingu nr 45 „Tarnete kohta“ kohustuse tingimused puistematerjalid" on lõppemas. Lepingu pikendamiseks tuleb esitada teine dokumentide pakett.» Tänu määratud eesmärgile on saajal võimalus mõista ärikirja põhiideed. Kui kirja tekst on liiga suur, on parem kasutada objekti lisamise funktsiooni tekstidokumendi vormis manusena, kuid samal ajal tuleks tekstiväljale jätta kaasasolev essee. mis tõstab esile ärikirja. Näidis: "Saadame teile ülevaatamiseks ettevõtte Mak-Stroy LLC kirja elektroonilise koopia." Oma otsusest 01.02.2017 lepingu nr 45 “Puistematerjali tarne” pikendamise küsimuses palume teada anda kuni kirjas märgitud tähtajani.
Igal ettevõtte meilil peaks olema vastus.
Olemas negatiivseid näiteidärikirjavahetus, kui saaja eirab ärikirja mingil põhjusel. Mõnikord võib tõepoolest ette tulla juhtumeid, kus teatud olukordade tõttu ei saa vastust anda, näiteks võib probleemi lahendamine võtta mitu päeva või saaja on mõtteis ega oska püstitatud küsimusele kohe vastata. Sel juhul tuleks antud asja kohta anda lühike kommentaar, näiteks „Tere, Pjotr Ivanovitš. Sain teie kirja kätte, kuid täna on mul raske vastata, kuna pean konsulteerima kõrgema juhtkonnaga. Annan teie probleemist teada tegevjuhile meie ettevõttest ja annab ametliku vastuse nädala lõpuks. Lugupidamisega müügiosakonna juhataja Belov Ivan Gennadievitš.
Tasub meeles pidada, et kui kolme tööpäeva jooksul vastust ei antud, siis ärikirja saaja vaikimist saab hinnata kui ignoreerimist ja saatjaga suhtlemisest keeldumist.
Vastuskirju kirjutades peaksite vastama kõigile esitatud küsimustele.
Kui adressaadile saadetud kiri on küsiva iseloomuga, siis tuleks kirja koostamisel anda küsimustele vastused selles järjekorras, mis on saabunud ärikirja tekstis. Kui küsimusi on küsitud, loodab saatja saada neile konkreetsed vastused. Kirja koostamisel ei tasu vastuseid nummerdada, vaid tuleb lihtsalt oma mõtted järjekorda panna. Kõigile esitatud küsimustele vastamiseks tuleb esmalt saabunud ärikiri mitu korda uuesti läbi lugeda ja kui küsimusi on liiga palju, on parem need eraldi välja kirjutada, et vältida nende vahelejäämist. Kui mõnele esitatud küsimusele ei ole võimalik vastata, tasub märkida, et hetkel ei saa mingil põhjusel vastust anda.
Ärge liialdage lühendeid, emotsionaalset kujundust ja suurtähti
On negatiivseid näiteid ärikirjavahetusest, kui saatjad lahjendavad seda emotikonide kujul olevate mitteametlike märkide abil. Nende kasutamine on suheldes populaarne sotsiaalvõrgustikesÄrikirjavahetuse reeglid ei toeta aga selliseid emotsioonide ilminguid, kuna adressaat ei pruugi teada nende tegelikku tähendust ja peab neid arusaamatuks kirjavahemärkideks.
Samuti peaksite vältima teksti kirjutamist suurtähtedega. Internetis nimetatakse suurte tähtedega kirjutatud sõnade kogumit "torkavateks fraasideks" ja sageli on sellistel fraasidel negatiivne varjund. Adressaat võib elektroonilist ärikirja lugedes sellist fonti negatiivselt hinnata, mis mõjub tähenduse tajumisele halvasti. Kui ärikirjas on vaja rõhutada mõne punkti olulisust, on parem kasutada sissejuhatavaid fraase, näiteks: „Pange tähele, et hiljemalt 10.02.2017 peate esitama lepingu uuendamiseks dokumentide paketi. ” või „Pange tähele, et lepingu pikendamise dokumendid tuleb esitada hiljemalt 02.10.2017.”
Ärge edastage tundlikku teavet e-posti teel
Isikliku või konfidentsiaalse teabe edastamisel on parem keelduda elektroonilistest postkastidest, kuna on oht, et ründajad püüavad teavet omakasupüüdlikul eesmärgil kasutada. Selline teave võib sisaldada: telefoninumbreid, paroole pangakaardid, isiklikud pangakontod jne. Oluline on meeles pidada, et teave salvestatakse postiagendi serverisse ja selle võib häkkimise korral varastada.
Kirja lõpus peab olema saatja allkiri.
Nagu varem mainitud, peab iga saadetud kiri sisaldama kindlat allkirja. Sageli võtavad postkastiarendajad kasutusele allkirjaploki funktsiooni, millesse saab sisestada oma ametinimetuse, nime ja kontakttelefoni. Seejärel ilmub see plokk automaatselt iga tähe lõppu, mis muudab tippimise lihtsamaks. Tähtis on allkirja korrektne kirjutamine, et saajal oleks kirjale vastates võimalus õigesti saatja poole pöörduda. Allkirja näide võib välja näha selline: "Lugupidamisega Nikolai Aleksandrovitš Petrov, +79810000000."
Järeldusi tehes võib märkida, et e-posti teel ärikirjavahetuse mõistmiseks ei pea te omandama täiendavaid ja keerulisi põhitõdesid. Peate lihtsalt kinni pidama elementaarsetest etiketireeglitest ja järgima vene keele norme.
Enne sõnumi koostamist peate meeles pidama ärikirja ja isikliku kirja etiketi erinevust. Kõige olulisem on säilitada valitud teema esitamisel enesekindlus. Adressaat on tõenäolisemalt sellest või teisest probleemist läbi imbunud ja püüab tõstatatud küsimuste lahendamisel kaasa lüüa, kui ta tunneb kirjaridades elavat suhtlust. Seetõttu ei lisa need, kes tunnevad kaasaegset ärikirjade etiketti, teksti selliseid anakronisme nagu “fakti põhjal”, “peab” või veelgi enam ununenud “käesolevaga teatan”.
Omadused
Ärikirjades on säilinud eesmärgi fookus ja selge määratlemine, faktide esitamise järjepidevus, ettepanekute ja taotluste konkreetsus ning teadete informatiivsus tegude ja tegude kohta. Ärikirju hakati kirjutama vabamalt, kuid isikliku kirjavahetuse tunnustest jäid avameelsed emotsionaalsed väljaütlemised, epiteetid ja võrdlused omandamata, siin valitseb siiani iidne ärikirja etikett. Ja ainult seetõttu, et sellise sõnumi eesmärk on nagu varemgi esitada ettepanek, millele peab tingimata järgnema konkreetne vastus, peaks ärikirja autori mõju olema väga suur, kuna see julgustab adressaati tegutsema spetsiifiline olemus. Pealegi on tekst koostatud nii, et autori seisukoht ei esinda tema enda suhtumist probleemi, vaid vastastikku kasulikke huve selle lahendamisel.
Ärikirja etikett näeb ette mitte kasutada asesõna “mina”, nagu isiklikus kirjavahetuses tavaks, siin on asjakohane rõhk teisele asesõnale - “sina”. Kui ärisõnum on kirjutatud vigadeta, hoolikalt trükitud, tekst on paigutatud vastavalt kõikidele reeglitele ja kehtivatele nõuetele ning seetõttu loetakse seda mitte ainult lihtsalt, vaid ka mõnuga, siis kirjavahetus kindlasti jätkub. Kuigi tänapäevalgi on väga sageli vaja dešifreerida keerukalt väänatud fraase, otsides subjekti ja predikaati, et jõuda neisse põimitud tähenduse põhjani. Ärikirjanduse reeglid muutuvad tänapäeval väga kiiresti. Kui hea vorm oli käsitsi kirjutada. Siis võite olla kindel, et sõnum ei olnud koopia. Kui palju isikupära oli selles sõnumis näha ning adressaadi ja autori suhetele lisandus alati austust. Kahju, et see komme on täiesti ajale jalgu jäänud ja peaaegu kõik kirjad on nüüdseks muutunud elektrooniliseks.
Kaasaegsed reeglid
Ärikiri, mille näidis esitatakse allpool, esindab kirjavahetust kui kaasaegset tsiviliseeritud akti. Tänapäeval pole vähem erinevaid reegleid, mida tuleb järgida. Kuigi võrreldes ametlik keel, mis eksisteeris riigis umbes viiskümmend aastat tagasi, tunduvad need reeglid pigem nüansid või erilised peensused. Esiteks, nagu ärikirja reeglid ette näevad, peate enne teksti algust kasutama adressaadile suunatud isiklikus pöördumises tervitust. Kuigi praegu käib korporatsioonides ja mitte liiga väikestes organisatsioonides ISQ formaadi sisekommunikatsioon, kus küsimusele järgneb vastus, vastusele järgneb küsimus ning selles kiires kirjavahetuses pole nimepidi helistamine iga kord vajalik. Kuid õige disainÄrikiri nõuab individuaalset keskendumist ja seetõttu on vajalik isiklik pöördumine.
Kirja teema paigutatakse tänapäevases kirjavahetuses tavaliselt eraldi väljale ja see tuleb täita adekvaatselt ehk vastavalt sisule. Kirja teemarea õige sõnastamine on pool edust, sest see on esimene asi, mida adressaat näeb. Täpne sõnastus aitab tal häälestuda õige võti ning tajuda saadud teavet kiiresti ja täpselt täielikult. Ja kindlasti peate adressaati teavitama, et olete tema vastuse saanud - see on hea vorm, austusavaldus kolleegide ja partnerite vastu, seda tehti sada kakssada aastat tagasi ja isegi siis ei kiirustanud nad elama. ja teadis täpselt, kuidas ärikirja kirjutada. Täna tuleb sõnumitele kiiresti vastata, siin aitab meil – suhtlus on väga kiire. Kui kohe vastata ei ole võimalik, tuleb siiski saata sõnum, mis näitab vastuse kättesaamist, märkides ära järgmise suhtlusseansi aja.
Aeg ja koht
Tuleb meeles pidada, et psühholoogiliselt on reageerimise ajalimiit selle kriitilises väärtuses nelikümmend kaheksa tundi. Seda juhul, kui automaatvastaja funktsioon puudub. Kui kaks päeva on möödas, valdab adressaati juba kindlustunne, et tema kiri jäi järelevalveta või parimal juhul- kadunud. Ärikirja reeglid sisaldavad ka seda: ära viivita vastamisega, sest nii kaotad paratamatult kliendi ning partner hakkab muretsema ja mõtlema kõikvõimalike suhete katkestamisele. Igal juhul on tegemist jämeda ärikirjavahetuse eetika rikkumisega. Kui teil on vaja saata sama teave, saate lihtsalt adressaatide loendit laiendada. Kõigi aadresside paigutamine ühele väljale "saadaja" vähendab oluliselt kohaletoimetamise aega ja partnerlustes säilib läbipaistvus: kõik, kes kirja saavad, näevad loodud nimekirja.
Suurepärane sõnum partnerluse jätkamiseks on viisakas fraas "tänan teid ette". Kuidas see ärikirjas on kirjutatud ja millisesse ossa see paigutatakse - igaüks otsustab ise. Loomulikult peaks saaja seda nägema pärast seda, kui teave on juba omandatud ja stiimul tegutsemiseks antud. Kirja lõpus, enne kontaktiplokki - kõige rohkem parim koht selle fraasi jaoks. Muide, kontaktandmete kohta: see peaks olema igas kirjas, mitte ainult esimeses. Autori telefoninumbreid, ametikohta ja kõike muud ei saa sundida otsima. Ärikirja vormistus ei sõltu kuidagi kirjavahetuse kestusest. Reegleid tuleb alati järgida. Ja selleks, et mitte arvata, kas adressaat kirja sai, on olemas päringufunktsioon. Ainult sel juhul võite olla kindel, et see on läbi loetud. Kirjavahetuse ajalugu tuleb salvestada, uue kirjaga vastata ei saa. Kogu suhtluslindi konkreetse probleemi lahendamiseks edastamisel tuleb aga meeles pidada mitte ainult alluvust, vaid ka konfidentsiaalsust. Kui kirjavahetuses on isikuandmeid, tuleb need enne kolmandate isikute lugemist kustutada.
Igaüks meist on kirjutanud oma elus vähemalt mitu korda ametlikke kirju ja märkmeid. Kus me ka poleks ja millega tegeleme, on igal valdkonnal oma äriline kirjavahetus, mida tuleb läbi viia, et mingeid punkte täpsustada, infot täpsustada, küsimusi esitada jne. Kui varem oli see nähtus rohkem levinud pabertaotlustes ja ülemustele (ja ka äripartneritele) kirjade edastamisel, siis tänapäeval on see kategooria meid ümbritsevas keskkonnas laiemalt levinud.
Ärikirjavahetust tuleb osata õigesti pidada ka siis, kui vormistad lihtsalt mõnes veebipoes tellimuse ja soovid selle esindajaga suhelda.
Selles artiklis kirjeldame mõningaid põhipunkte, millest ärisuhtlus koosneb. Pöörame tähelepanu sellele, milliste nüanssidega tuleks arvestada partneritega kirja vahetades; mida ei saa tähelepanuta jätta, kui sa ei taha oma vestluskaaslasele ebakompetentne ja ebaviisakas tunduda ning pea meeles ka reegleid, mida tuleks igas olukorras järgida.
Kus seda kasutatakse?
Ilmselgelt kasutatakse tööprotsessis kõige sagedamini ärilist kirjavahetust. Kui töötate ettevõttes, seisate kindlasti silmitsi vajadusega seda tüüpi kirjavahetust koostada. Kuna me räägimeäriasjade puhul on lihtne aru saada, et kirjutamisstiil peaks olema sobiv – võimalikult vormistatud ja ametlik.
Sellest, kui hästi õnnestub ärikirjavahetust korraldada, sõltub edasine mulje selle ettevõtte töötajatest, kuhu kiri sinust ja sinu ettevõttest on saadetud. Seetõttu tuleks teksti kirjutamise protsessi ja selle kujundamisse suhtuda võimalikult vastutustundlikult.
Esiteks, kui otsite ärikirjavahetust, soovitame teil lugeda meie juhiseid. Selles, nagu eespool märgitud, esitame nii mõned teoreetilised punktid kui ka praktilisi küsimusi. Artikli lõpus proovime tuua mõned näited fraasidest, mis on tüüpilised formaalsele kirjutamisstiilile. Lõpuks saate selle artikli baasi kasutades iseseisvalt koostada kvaliteetseid tekste edasiseks töövõtjatega suhtlemiseks.
Kirjavahetuse liigid
Kohe, arutledes selle üle, mis on ärikirjavahetus, tahaksin juhtida tähelepanu selle tüüpidele. Seega saame eristada palvekirja ja vastavalt ka vastuskirja; teabekiri (enamasti saadetakse kliendile); tänukiri (tänumärgiks osutatud teenuse eest), teade, meeldetuletus, hoiatus; soovituskiri; garantii ja kaaskiri. Tegelikult on need kõige sagedamini kasutatavad tüübid, mis moodustavad nii reaalse kui ka elektroonilise ärikirjavahetuse. Järelikult kohtame neid praktikas kõige sagedamini.
Struktuur
Loogiline, et iga kirja kirjutamise mugavamaks organiseerimiseks oleks meil kasulik töötada selle kindla struktuuri või plaaniga. See võimaldab teil ülesande jagada väiksemateks etappideks, mida on palju lihtsam täita. Näiteks planeerige oma kirja rida nii, et see kataks teemad, mida peate võimalikult täpselt esitama. Näiteks kui kirjutate küsimust selle või teise toote hinna kohta, proovige lühidalt välja tuua motiiv: miks te ettevõttele kirjutate (kuna soovite seda või teist toodet osta või tellida); selgitage põhieesmärki (uurige, kui palju maksab teile teatud võimalustega 10 ühiku toote tellimine). Lõpuks täpsustage, millisel kujul soovite hinnapakkumist saada ja küsige, kas sellel toodangumahul on allahindlus.
Loomulikult on see teave juba ilmne - peate lihtsalt loogiliselt välja mõtlema, mida soovite kirjutada. Lisaks ei tohi unustada disaini ja nõudeid. Sellest räägime üksikasjalikumalt hiljem.
Kirjanõuded
Niisiis näevad ärikirjavahetuse reeglid ette, et kõik kirjad peavad esiteks olema lühikesed. See on peamine reegel, et seda loetakse. Nõus, meile kõigile ei meeldi, kui oleme koormatud suure hulga teabega. Kui see on ärikiri, ei tohiks see olla tohutu – sel juhul võidakse seda lihtsalt ignoreerida. Kui te ei saa teavet kohe lühendada, tehke seda pärast kirja esimese mustandi kirjutamist.
Teiseks peab teie partner (kirjavahetuses osaleja) aru saama, millest räägitakse. See tähendab, et kiri peaks olema informatiivne ja arusaadav. See peaks sisaldama teavet, mida soovite edastada nii, et vältida lisaküsimusi ega raisata aega detailide selgitamisele.
Kolmandaks tuleks kiri teha võimalikult lugupidavaks oma partneri või ettevõtte töötaja suhtes, kes seda loeb. See on tõsi – mida rohkem austust oma vestluskaaslase vastu üles näitate, seda tõenäolisem on, et ta vastab teie palvele õigesti ja lõpuks saavutate soovitud efekti.
Kirjavahetus inglise keeles
Mõnel juhul tuleks läbirääkimisi pidada inglise keeles (või mõnes muus keeles peale vene keele). See on normaalne, eriti kui on suhteid välismaiste vastaspooltega. Tähelepanuväärne on, et ärikirjavahetuse reeglid kehtivad iga keele puhul: erineda võivad ainult stiililised pöörded. Sinu ülesandeks on valida see, mis sobib kõige paremini olukorrale, millesse sina ja su partner (vestluskaaslane) satute.
Ärikirjavahetus aadressil inglise keel eeldab muidugi selle pikaajalist omamist kõrge tase Seetõttu, kui see ei puuduta teid, soovitame pöörduda professionaalsete tõlkijate poole. On oluline, et tõlke teostaks isik, kes räägib erialakõnet, mis on osa ärikirjavahetuse keelest.
Näide. Sissejuhatus
See, kuidas te seda alustate, on iga vestluse puhul väga oluline. Sellega seoses ei erine ärikirjavahetuse etikett otsesuhtlusest: esimene asi, mida peate tegema, on vestluskaaslast tervitada ja teda kuidagi vestlusesse tutvustada. Tervitus võib olla tavaline "Tere", kuid sissejuhatus peaks olema individuaalsem. Näiteks võite märkida oma kirja lühikese eesmärgi ("Võtame teiega ühendust, et täpsustada teavet teie toote kohta. Esiteks oleme huvitatud mudeli A1 maksumusest"). Teine variant: “Meie jätkuna telefoni vestlus mudeli "A1" kohta kirjutan teile küsimusega selle toote maksumuse kohta). Võite ka lihtsalt oma olukorda kirjeldada: "Kirjutan teile, kuna 2010. aastal võttis meie ettevõttega ühendust teie partner, kes pakkus teie nimel koostööd selles vallas."
Materjali esitlus
Järgmisena peaksite pärast kirja sissejuhatuse kirjutamist selgitama, miks te kirjutate. Näiteks pärast toote hinna kohta küsimuse esitamist täpsustage, mis teid huvitab. Võite kirjutada nii: "Soovime tellida N arvu ühikut toodet, mis tarnitakse aadressile X." Telefonivestluse jätkamise puhul saate oma soovi avaldada - miks te pärast temaga telefonivestlust (näiteks tehingu tegemise kavatsuse kinnitamiseks) inimesele kirjutasite: „Nimelt: oleme huvitatud toode N, tingimusel et see on varustatud valikuga X". Kui võtame arvesse kolmandat versiooni, võite hakata arendama ka oma koostöösoovi teemat ettevõttega. Kirjeldage, kuidas see on teie huvides ja kas partner saab teiega suhtlemisest konkreetset kasu, kui ta sellega nõustub: „Teid huvitab, et meie ettevõtte käekäik on muutunud ja sellest ajast alates muutunud ühtlaseks. teie ettevõtte huvidele lähemal."
Pakkumine
Igasugune äriline kirjavahetus (ka meie toodud näidetel on see omadus tingimata olemas) nõuab loogilist järjestust. Kui alguses kirjutasite, miks kirjutasite, siis peaksite seda ideed veelgi täpsustama ja laiendama. Märkige, mida soovite vestluskaaslaselt laiemalt – võib-olla looge talle võimalus saada kasu, kui nõustute teiega koostööd tegema. See osa peaks kogu loogika järgi olema teie kirjutise "tipp", omalaadse kulminatsioon. Kui algselt lähenesite sujuvalt sellele, mis teid eelkõige huvitab, siis selles osas peaksite "oma kaarte paljastama". Kogu äriline kirjavahetus (eespool toodud tähtede näited ei ole erand) peaks olema üles ehitatud nii sujuvalt ülespoole. Siis mõistab teie ridade lugeja teie meeleolu ja seega on tal mugavam teiega suhelda. Ärge tehke järske hüppeid, ärge liikuge ühelt teemalt teisele.
Nagu näited näitavad, kui teil on vaja arutada näiteks kahte omavahel mitteseotud teemat, saate artikli jagada osadeks, jagades selle lõikudeks. See on mugav nii lugejale, kes näeb visuaalselt hetke, mil liigute ühelt küsimuselt teisele; ja nii on see ka sinu jaoks, sest sel juhul kirjutad nii, nagu räägiks me kahest erinevast tähest.
Kui me räägime oma näidetest, siis peaksime kirjutama: "Lisaks soovime uuesti tellida toodet N, mille osas me teiega kuu aega varem suhtlesime." Või: „Meie tingimustele sobiva hinnaga soovime teiega selles vallas luua püsiva koostöö, suurendades müügikanalit X-Y tuhatühikut." Lõpuks saate seda teha: "Kui teie huvi meiega töötamise vastu on endiselt kehtiv, andke meile teada."
Iga teine ärikirjavahetuse näidis on selle põhimõtte järgi üles ehitatud, seega pole midagi halba. Vastupidi, pealkirjade esiletõstmine aitab sageli paremini navigeerida, kuna see eemaldab "kindla teksti" ja loob sellesse omamoodi "ankrud", mille külge saate visuaalselt kinnitada.
Lõpuosa
Lõpuks peaksite oma kirja lõpetama samas vaimus, milles te seda alustasite. Kui kirjutate tänukirja, kirjutage, et teil on hea meel teha koostööd kirjeldatava ettevõttega; kui see on äriline ettepanek, peaksite avaldama tänu teie kirjale tähelepanu pööramise eest ja lootma selle inimesega edasisele suhtlemisele. Peate mõistma, et see, kuidas te oma kirja lõpetate, määrab suuresti lõpliku arvamuse teie ja teie ettevõtte kohta. Kogu äriline kirjavahetus (kirjanäited tõestavad seda pidevalt) on üles ehitatud viisakusele – seega pidage alati meeles vajadust vestluspartnerit tänada, lootust avaldada, kiita või oma soovitus jätta. Peaksite oma tekstile valima lõpu selliselt, et see vastaks täielikult kirjas kirjeldatud probleemile.
Näited: "Loodame hoida teid oma alalise partnerina, lootes stabiilsele koostööle meie tulevastes tegevustes." Või "Oleme siiralt tänulikud teie tähelepanu eest ja loodame, et saame teiega tulevikus koostööd arendada." Või "Täname tähelepanu eest. Loodan, et saame teie huvide teenimist N-turul ka tulevikus jätkata."
Etikett ja kirjaoskus
Ärge kunagi unustage viisakust. Nagu eespool juba rõhutatud, on see oluline, kui olete huvitatud ärikirjavahetusest. Fraasid nagu „meeldiv koostööd teha“, „tänan tähelepanu eest“, „Vabandan, et häirisin“, „meil on hea meel teid näha“, „kas sa tahaksid meiega ühineda“ ja teised. Viimased kaks, muide, on seotud pigem kutsetega ettevõtte pidustustele kui ärikirjaga.
Austuse märgiks lisage fraasidele, kui see on asjakohane, alati "palun", "aitäh", "oleksid lahke" jne.
Inimkirjaoskus pole ärikirjade kirjutamise protsessis vähem oluline. Täpsemalt, kui teete kirja koostamise käigus kasvõi ühe elementaarse vea, võime öelda, et vestluskaaslane kujundab teie kohta hoopis teistsuguse arvamuse, kui seda ootate. Seetõttu proovige kirjutada võimalikult pädevalt ja kontrollige kõike mitu korda. Kui te ei tea, kuidas vigu ise leida ja parandada, kasutage korrektori või eriteenuseid. See on väga lihtne, kuid võimaldab teil oma tekstis kindel olla.
Praktika ja koolitus
Internetis, nagu eespool märgitud, on palju näiteid valmis ärikirjadest mis tahes teemal. Me ei lisanud neid siia tervikuna, sest tegelikult pole selles artiklis lihtsalt piisavalt ruumi nii suure teabehulga mahutamiseks. Selle asemel otsustasime lihtsalt välja tuua mõned põhireeglid ja põhimõtted, millega teil oli võimalus eelpool tutvuda. Kuid need ei ole muidugi kõik sammud, mida tuleks astuda ärikirjutamise õppimisel. Tegelikult on praktiline kogemus selles valdkonnas kõige olulisem.
Kui uurite näiteks 5-10 näidet valmiskirjadest ja loete ka meie artiklit ja võtate siit mõned reeglid välja, saate varsti kirjutada kirju nii, nagu vajate. Tegelikult piisab sellest mis tahes kirja loomiseks ärikirjavahetuse osana.
Valmis näited
Kuna, nagu eespool märgitud, on seda tohutult palju valmis näited, õpilastel ja alustavatel spetsialistidel on kiusatus kasutada kellegi teise valmistööd, et selle alusel toota enda projekt. Tahaks öelda, et praktikas seda ei soovita, aga koolitusel - palun.
Teistes kirjades kirjutatu uurimise käigus saate hõlpsamini navigeerida selles, mida peate oma kirjavahetuses täpsustama. See on normaalne, sest inimloomus on õppida otse kogemusest.
Tõsi, kui saate ülesande täisväärtusliku ärikirja koostamiseks, proovige esmalt näited üle vaadata ja valida oma ülesande jaoks sobivaim. Seejärel tuleb seda võimalikult palju kohandada olukorraga, mis teil üldkontseptsiooni järgi on, kuid samal ajal uuesti kirjutada, et luua oma esitus- ja kirjutamisstiil. Lõppude lõpuks suudate võib-olla paremini teavet edastada ja muuta suhtluse produktiivsemaks ja tõhusamaks.
Õpi ja harjuta! Ja sinust piisab lühike periood aeg saate luua oma ärikirjad!
