Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.
Что это за документ?
Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.
Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.
На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.
Включает в себя:
- Наименование отделов, присвоение им кода.
- Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
- Количество сотрудников, оклад, надбавки.
Штатное расписание призвано:
- Сформировать организационную структуру предприятия.
- Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
- Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
- Установить надбавки и их размер.
- Облегчить подбор персонала на вакансии.
Что говорит закон?
Нормативная база
- Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
- Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.
Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.
С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.
Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.
Ответственные лица. Кто подписывает?
Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.
Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.
При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.
Когда и как вносить изменения?
Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.
Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.
При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.
Внесение изменений возможно несколькими способами:
- Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
- Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.
Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.
Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .
При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.
Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:
- Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
- Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
- Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
- Запись полученных изменений в трудовую книжку.
Как составить штатное расписание правильно?
Порядок, этапы и правила заполнения
При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.
Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.
Этапы внесения данных в стандартизированную форму:
- Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
- Указать код ОКПО.
- Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
- В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
- В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
- Заполняются графы.
Разделы, графы и их особенности
Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»
Вносятся отделы, представительства, филиалы.
Данные вносятся сверху вниз.
В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.
После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.
Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).
Раздел 2 «Код структурного подразделения»
С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.
С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.
Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.
Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»
Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.
Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.
Раздел 4 «Количество штатных единиц»
Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.
На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.
Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.
Пример штатного расписания со ставкой 0,5:
Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»
В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.
С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.
Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.
Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).
Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.
Данные указываются в рублях.
Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»
Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).
Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.
Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.
Раздел 9 «Итого»
Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.
Раздел 10 «Примечание»
В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.
Когда составляется и утверждается?
Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.
В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.
Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.
Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.
Образец заполнения 2019:
Важные нюансы
Округление штатных единиц
При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.
Существует два варианта округления штатных единиц:
- Округление осуществляется по каждому подразделению.
- Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.
При этом:
- Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
- Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
- Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
- Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
- Свыше 0,87 — полная ставка.
Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей
Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.
Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.
При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.
Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.
Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении
Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.
Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.
Ознакомление сотрудников
В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.
Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.
Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.
Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.
Штатное расписание: быть или не быть
Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.
К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.
Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).
При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.
Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.
В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.
Утверждаем расписание
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.
Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.
Выбираем способ
Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.
Сделать это можно двумя способами:
— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;
— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).
Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.
Приказ об утверждении
Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.
Изменения
Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР.
Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.
Реквизиты
Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).
Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.
Вновь созданные организации
Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:
— либо указывается только руководитель;
— либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.
Филиалы и представительства
Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.
В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.
Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.
Заполнение отдельных граф
Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.
Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.
При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере:
Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании .
Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).
Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.
Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).
Выписка из штатного расписания
Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму Выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).
Штатная расстановка
Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).
Штатная расстановка.
Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»
(ООО «СпортИнвест»)
Штатная расстановка на 03.11.2014
| Структурное подразделение | Должность | Коли чество штатных единиц | Фамилия И. О. | Оклад, (руб.) | Надбавки, доплаты | Премии | Итого (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10) | Дополнительная информация | ||||
| Основание | Сумма (руб.) | Основание | Сумма (руб.) | |||||||||
| Наименование | Код | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
| Дирекция | 01 | Генеральный директор | 1 | Авакумов А. В. | 60 000 | 55 000 | ||||||
| Секретарь | 1 | Белкина Н. А. | 30 000 | За знание иностранных языков | 2000 | 32 000 | Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014 | |||||
| Системный администратор | 0,75 | Волгин И. Л. | 21 330 | 15 997,50 | Работник по основному месту работы | |||||||
| <…> | ||||||||||||
| Бухгалтерия | 02 | Бухгалтер | 1 | Громова К. Т. | 25 000 | Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010) | 5550 | 30 550 | ||||
| Бухгалтер | 1 | Древко О. К. | 25 000 | 24 850 | Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу) | |||||||
| Бухгалтер | 1 | Еремина Е. М. | 25 000 | Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014) | 7850 | 32 850 | ||||||
| <…> | ||||||||||||
| Отдел продаж | 03 | Менеджер | 1 | Желудь У. А. | 30 000 | За превышение плана продаж | 5000 — 30 000 | 35 000 — 60 000 | ||||
| <…> | ||||||||||||
| Начальник отдела | 1 | Зорин И. А. | 35 000 | За превышение плана продаж | 5000 — 30 000 | 40 000 — 70 000 | ||||||
| Отдел доставки | 04 | Специалист | 0,5 | Ильин Б. Б. | 15 000 | 7500 | Совместитель внешний | |||||
| Начальник отдела | 1 | Клаус В. В. | 25 000 | 25 000 | ||||||||
| Отдел маркетинга | 05 | Специалист | 1 | Ломов Я. Р. | 24 400 | 24 400 | Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012) | |||||
| Специалист | 1 | Мишин Т. А. | 24 400 | 24 400 | ||||||||
| Начальник отдела | 1 | ВАКАНСИЯ | ||||||||||
| <…> |
Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления
В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.
Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.
С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.
Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.
Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.
Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.
Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.
В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.
Ю. Титова
Преподаватель,
Эксперт журнала
«Кадровая служба
И управление персоналом предприятия»
Подписано в печать
Когда составляется и утверждается штатное расписание на следующий год
Штатное расписание представляет собой документ, в котором указывается численный состав работников организации с перечислением:
- количества сотрудников;
- их должностей;
- оклада и особенностей начисления заработной платы.
Законодательство по общему правилу не содержит обязанности для организаций утверждать штатное расписание ежегодно. Согласно постановлению № 1 изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или лица, которое уполномочено на это надлежащим образом. Сроков издания таких приказов (распоряжений) не установлено. Постановление № 1 также не указывает на необходимость издавать приказы об изменении штатного расписания перед наступлением следующего календарного года.
Исключения имеются для отдельных видов организаций:
- Так, в соответствии с п. 2 Порядка утверждения штатных расписаний работников, утв. приказом МЧС РФ от 24.09.2008 № 563, штатные расписания подлежат ежегодному переутверждению.
- Также необходимость ежегодного издания штатных расписаний установлена для квартирно-эксплуатационных служб полков согласно Уставу внутренней службы Вооруженных Сил РФ, утв. Указом Президента РФ «Об утверждении…» от 10.11.2007 № 1495.
Утверждение штатного расписания на год: как правильно оформить
Согласно постановлению № 1 штатное расписание утверждается приказом (распоряжением).
Вопросы о необходимости проставления печати, а также о том, кто должен подписать расписание, раскрыты в нашей статье Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?
Важным представляется не просто утверждение расписания на год, а постоянное внесение в него изменений в случае изменения фактической ситуации с персоналом.
Так, если был издан приказ о прекращении трудовых отношений с работником в связи с сокращением штата или численности, то необходимо, чтобы ему соответствовал приказ об изменении штатного расписания, поскольку отсутствие таких изменений свидетельствует о том, что реальное сокращение не имело места, должность продолжает существовать и работник может быть восстановлен на работе (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 по делу № 33-3088).
Отсутствие штатного расписания может быть проблемой не только при регулировании трудовых отношений, но и при взаимодействии с госорганами. Так, для налоговых органов отсутствие расписания — один из признаков того, что организация не осуществляет хоздеятельность (постановление Арбитражного суда СЗО от 04.10.2016 № Ф07-8043/2016 по делу № А42-8673/2015).
Утвержденные расписания организаций, созданных с участием РФ, являются предметом проверки ревизорами (методические рекомендации по организации проверочной деятельности ревизионных комиссий АО с участием РФ, утв. приказом Росимущества от 26.08.2013 № 254).
Итак, при ответе на вопрос, когда утверждается штатное расписание, можно отметить, что по общему правилу штатное расписание не подлежит обязательному ежегодному переутверждению. Исключение сделано для отдельных организаций (МЧС, вооруженных сил). Правильное утверждение штатного расписания осуществляется посредством издания приказов (распоряжений) руководителя организации. Фактическое изменение ситуации с персоналом должно быть надлежащим образом оформлено и путем внесения изменений в штатное расписание, что осуществляется с соблюдением той же процедуры, которая предусмотрена для утверждения расписания — посредством издания приказа (распоряжения).
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ
РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.
Кто должен заниматься составлением штатного расписания ? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.
Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана , то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:
Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом).
Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:
Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании
:
ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов.
Для составления штатного расписания используется форма № Т-3
Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать
(все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы
, предусмотренной в смете.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.
Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда
, т.е. льготная категория при оформлении пенсии.
В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц.
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.
Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов
выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания.
При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки"
или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны.
следует утверждать не реже одного раза в год
, причем его необязательно доводить до сведения работников.
Основное назначение штатного расписания
состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.
Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя
. Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.
Вариант заполнения формы Т-3
(для увеличения изображения кликнуть по картинке)
ВАРИАНТ ПРИКАЗА
ООО «Парус»
Об утверждении штатного расписания.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2010 года штатное расписание в количестве 150 (ста пятидесяти) единиц с месячным фондом заработной платы 2 915469,14 (два миллиона девятьсот пятнадцать тысяч четыреста шестьдесят девять) рублей 14 копеек.
2. Штатное расписание от 29.10.08г. № 4 полагать утратившими силу
с 01 января 2010 года.
3. Начальнику отдела кадров Бубновой М.Ю., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Парус».
С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в штатное расписание
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.Во-первых , можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых , как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим :
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3
ВАРИАНТ ПРИКАЗА
Общество с ограниченной ответственностью «Парус»
ООО «Парус»
О внесении изменений в штатное расписание.
В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание № 462-л от 29 октября 2008 года следующие изменения с 01 января 2009 года:
1. Исключить:
1.1 Организационный отдел:
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей;
1.2 Административно-управленческое подразделение
- должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей;
2. Ввести:
2.1 Административно-управленческое подразделение
- должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей;
- должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей;
- должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей;
- должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей;
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей.
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус».
Директор подпись Н.К.Трубников
С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.
Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника . Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
Пример внесения записи:
В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ).
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника
, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника
2. Изменение окладов
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца
до введения указанного изменения
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор.
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.
ВАРИАНТ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору от 10.03.2001 № 123.
Открытое акционерное общество «Север» в лице генерального директора Колобова Константина Сергеевича, действующего на основании устава, именуемого в дальнейшем "работодатель", с одной стороны, и секретарь приемной Смирнова Марина Юрьевна, именуемая в дальнейшем "работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем:
1. Заменить в пункте 1.2 договора слово приемную на слова отдел электроники.
2. В пункте 3.2 договора словосочетание оклад в размере 7000 рублей заменить на оклад в размере 12 000 рублей.
3. Внести в договор пункта 5.6 следующего содержания: Работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск 6 календарных дней.
4. Данные изменения оформлены в двух экземплярах и являются обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между сторонами.
2.Личную карточку Т-2 (раздел.3)
ВАРИАНТ
СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору №16 от 10.10.2005г., заключенному
между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем
о внесении изменений в трудовой договор
в связи с переводом работника на другую работу
г. Самара
Общество с ограниченной ответственностью «Парус» , именуемое «работодатель», в лице генерального директора Антонова Павла Алексеевича , действующего на основании Устава, с одной стороны,
и Петров Олег Аркадьевич , именуемый «работник» (паспорт 18 04 333615, выдан 10.02.2003г. Центральным РОВД г.Самара), с другой стороны,
в связи с поступившим от работника заявлением о переводе на должность юрисконсульта,
заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
1. Исключить из трудового договора №16 от 10.10.2005г., заключенного между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем (именуемого далее – Трудовой договор) следующие пункты: п. 1.7, п.1.9.
2. Изложить в новой следующей редакции пункты 1.1, 4.1 и 5.1
Трудового договора:
«1.1. Работник принимается на должность юрисконсульта в юридический отдел работодателя.
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя.
С должностной инструкцией юрисконсульта работник ознакомлен.
Дата начала работы, то есть дата, с которой работник обязан приступить к работе в должности юрисконсульта - 20 мая 2009 года
.»
«4.1 Работнику устанавливается 40 - часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.
Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:
Понедельник - пятница
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 18.00
Предпраздничные дни
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 17.00
Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье».
«5.1.Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей».
3. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к трудовому договору, вступают в силу с 20 мая 2009 года.
5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
6. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
Реквизиты и подписи сторон
Работодатель: Работник:
ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
Что такое штатное расписание
Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».
В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.
Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Роскомстата от 06.04.2001 № 26). Сокращать данную форму нельзя, но можно вносить необходимые дополнения (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20): добавлять строки, изменять ширину граф и т. д.
Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).
Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя.
Нужно ли штатное расписание в ООО?
Штатное расписание в организации может служить следующим целям:
- Структурирование имеющегося кадрового состава и его численности, а также проведение анализа объёмов выполненных работ, трудовых загрузок сотрудников, целесообразности имеющейся организации кадров и необходимости проведения комплектации новыми штатными единицами.
- Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта. Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение положений трудового законодательства.
- Подтверждение законного увольнения сотрудника или отказа в принятии на работу в связи с отсутствием указанной соискателем должности в штатном расписании в случае судебных разбирательств. Надлежащим образом составленный и оформленный документ может стать весомым аргументом в пользу доводов организации в случае трудовых споров.
Обязательно ли штатное расписание в ООО?
Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма - № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).
Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).
Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
При необходимости должность в штатном расписании можно переименовать, воспользовавшись советами из статьи Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании .
Заполнение утверждённой формы
Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа - 0301017, что означает:
- количество экземпляров - обычно 3 (помимо копий по требованию);
- формат бланка - А4;
- срок хранения - постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях - 3 года.
Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:
- Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
- Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
- Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
- Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например, 0,4).
- Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
- К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты по закону или от работодателя, отражаемые в % или рублях.
- В графе 9 указывается сумма данных из граф 5-8 - в рублёвом эквиваленте или в процентах.
- В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.
Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.
Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ - разъяснение понятия «трудовая функция» и т. д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).
