Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.
6.1. Документирование информации и информационные ресурсы
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .
Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .
Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.
Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:
зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;
зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.
Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .
Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.
Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :
порядок документирования информации;
право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
порядок правовой защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .
Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.
Электронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.
Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.
Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.
Электронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии , заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.
При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:
- в наличии должен быть . Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
- в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
- использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.
Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.
Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).
Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.
Сканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.
Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).
Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.
В процессе перевода в электронную форму документы классифицируются по трем направлениям: формализованное состояние, неформализованное и специальное.
Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).
Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.
Процедура ввода документов формализованного типа в базу данных
При использовании формализованной документации обычно встает задача автоматизированной обработки большого количества однотипных документов (анкеты, опросы). Создав электронный образ каждой анкеты, необходимо также обработать информацию, которую они содержат.
Создается строка в базе данных с соответствующей информацией. После ввода всех анкет можно сделать анализ результатов анкетирования и принять соответствующее решение (модернизировать работу отдела, повышать качество обслуживания клиентов и т.п.).
Андриянова Карина Владимировна
Кемеровский институт(филиал)РГТЭУ,г.Кемерово
С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.
История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» .
ГОСТ 6.10.1-88содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.
Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека .
В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:
1) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).
2) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:
Реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;
При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).
3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме . В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.
4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах .
5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе .
Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи.
Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
В 2005 году была предпринята попытка создать такой закон. ГД Федерального Собрания РФ внесла проект федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе». Законопроект был направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронного документа, а также в целях придания им юридической силы. Законопроект не был поддержан Правительством РФ . Положения проекта нуждались в уточнении, которые во многом дублировали ФЗ от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В настоящее время альтернативных проектов, направленных на установление правового режима электронного документа, нет.
Следовательно, проблема правового регулирования режима не получила законодательного решения.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа.В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан. Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» введены в действие такие понятия, как «копия электронного документа», целостность электронного документа. Электронный документ согласно статье 17 Закона состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными актами.
Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе». Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» . Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет несомненно положительное значение.
М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.
Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.
Итак, принятие законодательного акта об электронном документе является одним из актуальных направлений развития законодательного регулирования обеспечения юридической значимости электронных документов, позволяет снять ограничения и устранить препятствия к применению электронных документов, установить правовой режим данных документов, и, наконец, предложить единое понятие «электронный документ».
Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации. Определение документированной информации закреплено в абзаце третьем ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. «Об информатизации». В соответствии с ним документированная информация (документ) представляет собой закрепленную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Признаки документированной информации:
1) наличие материального носителя информации . В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отражение определенные сведения;
2) идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений . Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того или иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения;
3) возможность изменения форм ее закрепления . Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Информация обретает режим документированной информации в результате прохождения процедуры документирования, которая является обязательным условием включения информации в систему информационных ресурсов. Эта процедура осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность государства и преследует ряд конкретных целей , а именно:
- установить владельца информации ;
- обеспечить условия защиты информации в процессе ее хранения, обработки и передачи .
Общие требования к документированию информации определены в ст. 11 Закона Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. «Об информации». В этой статье, в частности, содержится правило о моменте обретения документом, полученным из автоматизированной информационной системы, юридической силы. Законодательство связывает наступление данного момента с подписанием документа должностным лицом в порядке, установленном законодательство. Указанная подпись может быть как графической (собственноручной), так и электронной.
Специфика применения электронной цифровой подписи в электронных документах получила закрепление в Законе Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе», установившем правила, соблюдение которых влечет признание равнозначности электронной подписи собственноручной. Применение электронной цифровой подписи становится легальным, если оно обусловлено наличием соответствующего программного обеспечения и существованием специально создаваемых систем сертификации и выдачи кодов (ключей). Для этих целей законом установлен ряд базовых понятий, которые положены в основу функционирования всей системы использования электронной цифровой подписи. В их числе понятия электронного документа, электронной цифровой подписи, закрытого и открытого ключа электронной цифровой подписи, сертификата ключа подписи, владельца и пользователя сертификата ключа подписи.
Электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе».
Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.
Средства электронной цифровой подписи - программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.
Личный ключ подписи - набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.
Открытый ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.
Карточка открытого ключа проверки подписи - документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.
Собственник информационных систем и сетей - государство, административно-территориальная единица, физическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями.
Машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
Обобщенная схема использования электронной цифровой подписи заключается в следующем. Отправитель электронного документа создает с применением известного только ему личного ключа (кода) свою электронную подпись, т.е. специальную программу кодирования и направляет электронный документ с реквизитом в виде этой программы по электронной почте адресату. Лицо (лица), которому адресован данный документ с электронной цифровой подписью, имеет возможность прочесть электронный документ и подтвердить правильность электронной подписи с помощью открытого ключа цифровой подписи. При этом получатель электронного документа лишен возможности воздействовать на содержательную сторону последнего путем внесения в него поправок, изменений и т.п.
Равнозначность электронной цифровой подписи собственноручной подписи в документе на бумажном носителе возникает при одновременном соблюдении трех условий .
Во-первых , наличие карточки открытого ключа проверки подписи, относящейся к этой электронной подписи.
Во-вторых , подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.
В-третьих , использование электронной цифровой подписи в соответствии со сведениями, указанными в карточке открытого ключа проверки подписи.
К электронному документу предъявляются следующие требования:
1) создается, обрабатывается, передается и хранится с помощью программных и технических средств;
2) имеет структуру, установленную Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе»;
3) содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать;
4) должен быть представлен в форме, понятной для восприятия человека.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной .
Общая часть электронного документа представляет информацию, составляющую содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.
Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.
Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Электронная цифровая подпись предназначена для:
1) удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа;
2) подтверждения подлинности и целостности электронного документа.
Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот документ.
Подлинность и целостность электронного документа означает, что документ в действительности создан владельцем личного ключа подписи и в данный документ не внесены изменения.
Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей проверки подписей лиц, подписавших электронный документ.
Государственные органы и юридические лица, их должностные лица, а также физические лица , в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, составляющую служебную или коммерческую информацию, а также иную информацию, распространение которой запрещено или ограничено, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Тема 4. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
Понимание термина "электронный документ" связано с определением понятия обычного документа.
В различных нормативных правовых актах даются не совсем однозначные дефиниции понятия "документ". Наиболее верное определение содержится в законе "Об информации": документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Несколько иначе понятие "документ" определяет Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (24).
Основными признаками документа являются реквизиты и связанность содержащейся информации (в т.ч. реквизитов) с материальным носителем, на котором фиксируется информация.
Реквизиты документа позволяют определить (идентифицировать) содержащуюся в тексте документа информацию.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов" к составу реквизитов как обязательным элементам оформления документа относит всего 30 наименований (25).
При подготовке и оформлении документов используют следующие основные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст документа; подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа и др.
В текстах государственных стандартов материальный носитель документированной информации определяется как материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (26).
Материальный носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией (27).
Разновидностью материального носителя документа является машиночитаемый носитель , на котором осуществляется запись документированной информации способами, обеспечивающими обработку такой информации электронно-вычислительной машиной (28).
Таким образом, материальный носитель документированной информации может быть как бумажным (традиционным), так и электронным (машиночитаемым).
Традиционный материальный носитель фиксирует документ, созданный на бумаге. Такой документ имеет основные реквизиты (подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати и др.), созданные механическими (собственноручными) способами, хотя другие обязательные элементы оформления документа (реквизиты) могут быть созданы и с помощью ЭВМ.
Электронный (машиночитаемый) материальный носитель фиксирует документ, созданный с помощью ЭВМ.
Характеристика документа
Документ должен объективно отражать обстоятельства жизни и управления обществом: что именно предпринято или решено, какое предпринято в связи с этим действие, имеющее юридическое значение.
Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится. Не менее важным требованием к документу является его использование в целях отчетности.
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (24) определяет общие требования, характеризующие документ:
1. Аутентичность.
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, необходимо устанавливать принципы и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов, тем самым гарантировать, что создатели документов могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).
2. Достоверность.
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным отражением операций или фактов, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся. Документы создаются лицами, достоверно знающими операции или факты.
3. Целостность.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.
4. Пригодность для использования.
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.
5. Системность.
Документы должны создаваться в условиях упорядоченной системы управления документами, в том числе их использования и сохранности. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.
Названные характеристики документа определяют также возможности их управления и использования. Система управления документами должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами работы с документами.
Поэтому стандарт вводит понятие "системы управления документами" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
Понятие "управление документами" (records management) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Система управления документами должна:
- включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;
- организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;
- защищать документы от несанкционированного доступа (изменения, изъятия или уничтожения);
- выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
- обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.
Все организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.
Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене или изменению.
Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.
Управление процессом доступа предусматривает следующие условия:
- документы распределяются по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
- документы могут быть доступны только лицам, обладающим статусом доступа к ним;
- засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;
- процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;
- подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
Весьма важным обстоятельством, уточняющим смысл документированной информации, является определение понятия "метаданные" (metadata) - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими (24).
Правила стандарта определяют требования, предъявляемые к метаданным:
- структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;
- в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);
- в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.
Иначе говоря, понятие "метаданные" определяет содержание, структуру и использование любого документа в условиях массового применения информационно-телекоммуникационных технологий. Поэтому понятие "метаданные", прежде всего, относится к электронной форме документа.
Закон "Об информации" дает определение понятия "электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В приведенном определении выделен главный признак электронного документа - его электронная форма, т.е. особый вид информации, который создается с помощью уникальных возможностей ЭВМ: использование специального искусственного языка (двоичной системы символов) формирования учетных записей, вычислительных возможностей и память компьютера, которые имеют физико-технические (электронные) характеристики.
Поэтому первым признаком понятия "электронный документ" является его электронная форма, которая придается ему в результате создания и обработки на ЭВМ.
Вторым признаком является специальные правила документирования, т.е. правила создания (оформления), представления и передачи электронного документа заинтересованным лицам.
Третьим признаком понятия "электронный документ" является наделение его обязательными элементами (реквизитами).
Созданная на компьютере документированная информация и "оформленная" необходимыми реквизитами по правилам - это еще не полноценный электронный документ, а всего лишь оригинал документа на бумажном материальном носителе.
Когда такой документ вводится в систему электронного взаимодействия, он становится уязвимым от внесения в него искажений и подделок. В этом случае электронный документ нуждается в специальных средствах защиты. Кроме того, такие средства необходимы для установления подлинности собственноручной подписи, т.е. для идентификации лица. Эти функции выполняет электронная подпись, которая становится основным реквизитом электронного документа.
Таким образом, электронный документ наделяется специальным реквизитом - электронной подписью.
Особые правила работы с электронными документами установлены "Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (29).
В федеральном органе исполнительной власти электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота - движения электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в электронный архив.
Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства - структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела, которые представляют собой специальную папку. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
Номенклатурой дел является систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Хранение электронных документов имеет особенности, отличные от способов хранения документов на бумажном носителе. Они объясняются техническими и технологическими особенностями создания электронной формы информации и длительного хранения. Для хранения материальных носителей электронной информации нужна особая среда хранения (влажность, температурный режим и т.д.). Кроме того, за время хранения могут измениться как технические характеристики компьютера, так и программное обеспечение использования электронных документов.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
